Просьба о научном руководстве. Письмо-обращение: образец заполнения, стилистика и форма
(электронная переписка)
Письмо-предложение о сотрудничестве
Subject: Предложение о сотрудничестве.
Data: 20.05.0216
From: [email protected]
To: [email protected]
Председателю Правления
Союза производителей алкогольной продукции
Доброву Д.Е.
Уважаемый Дмитрий Евгеньевич!
Союз производителей алкогольной продукции (CПАП) является ведущим объединением лидеров отрасли отечественной алкогольной промышленности. Вызывает уважение активная деятельность, проводимая Вашей организацией в отношении создания в РФ цивилизованного рынка алкогольной и ликеро-водочной продукции.
Безусловно, забота о качестве и безопасности производимой продукции является одной из приоритетных задач СПАП, а его участники – добросовестные производители, уделяющие большое внимание данным аспектам.
«AIG» – один из крупнейших в мире страховых институтов. Международная компания существует на рынке страхования уже 90 лет и имеет офисы в 160 государствах. Российское подразделение компании работает уже более 15-ти лет.
Сотрудничество с производителями продуктов питания и напитков является приоритетным направлением нашей компании. Руководствуясь многолетним международным опытом «AIG» в России, была разработана уникальная программа страхования предприятий алкогольной отрасли (страхование ответственности товаропроизводителя и отзыва продукции с рынка).
Считаем, что данная программа представляет потенциальный интерес для участников СПАП, т.к. такой товар, как алкоголь, требует особенного подхода к качеству сырья, упаковки и безопасности для потребителя.
На основании вышеизложенного обращаемся к Вам с предложением обсудить потенциал сотрудничества по данному направлению.
Будем признательны за Вашу профессиональную оценку такого сотрудничества и просим установить порядок дальнейшего взаимодействия между нашими компаниями. Мы готовы рассмотреть любые Ваши предложения по формату совместной работы.
С уважением,
Андреев Павел
Вице-президент компании AIG
Тел.: 8-495-ххх-хх-хх
8-915-ххх-хх-хх
[email protected]
Письмо-приглашение
Subject: Приглашение на семинар
Data: 25.06.2016
From: Анна Симонова
To: ххх-ххх-ххх
Уважаемые Партнеры,
17 марта 2016 года приглашаем Вас присоединиться к семинару по построению международных программ страхования, который специально для партнеров AIG проведет Марк Гольденберг - региональный советник по международным программам страхования AIG.
Марк приезжает в Россию специально для проведения серии обучающих мероприятий, так как он обладает самым обширным опытом по страхованию транснациональных компаний.
Учитывая текущий опыт в области предложения международных программ для российских клиентов с международным присутствием, уверена, что данный семинар будет очень интересен и ответит на множество вопросов в данной сфере.
В приложении направляю приглашение и программу семинара.
Прошу Вас перенаправить данное приглашение коллегам, которым будет интересна данная тема.
Регистрация проводится путем ответа на данное письмо. Участие бесплатное, количество мест ограничено.
Адрес проведения семинара: Россия,125315, Москва, Ленинградский проспект, д. 72, корпус 2, этаж 3
Будем рады Вас видеть!
С уважением,
Анна Симонова
Руководитель тренинговых программ
AIG
Тел.: 495-777-11-11
8-916-777-45-56
[email protected]
Письмо-просьба об организации встречи
Subject: Организация встречи с Еленой Фирсовой
Data: 25.06.2016
From: Черкесов Илья
To: Иванова Галина
Уважаемая Галина Николаевна!
Если Ваше предложение в силе, на следующей неделе (с 06 по 10 июня) я мог бы подъехать в любое удобное для Елены Петровны время.
Я буду Вам очень признателен, если Вы сообщите мне решение госпожи Фирсовой.
С уважением,
Вадим Татаренко
менеджер компании AIG
[email protected]
Письмо-просьба о контакте
Subject: Номер телефона Елены Фирсовой
Data: 25.06.2016
From: Черкесов Илья
To: Иванова Галина
Уважаемая Галина Николаевна!
Еще раз благодарю Вас за встречу и конструктивную беседу.
Буду Вам очень признателен, если Вы пришлете его на указанный адрес или сообщите по телефону.
Заранее благодарен!
С уважением,
Вадим Татаренко
Менеджер компании AIG
Тел.: 495-777-11-11; 8-916-777-45-56
[email protected]
Письмо-ответ на агрессивное письмо клиента
Агрессивное письмо клиента:
Subject: Да вы офигели совсем!
Data: 20.02.2016
From: Петров Андрей
To: [email protected]
Как мне вернуть деньги, которые я заплатил за ваш чёртов сервис. Лучше я потрачу их еще на что-то, чем ваша порнографическая система. Пользуйтесь сами вашим долбаным servis.tutu.net.
Андрей Петров
Ответ на агрессивное письмо клиента
Subject: О возврате денег и решении вопроса! | АЛГОРИТМ РАБОТЫ |
Здравствуйте, Андрей! | |
Если я Вас правильно понимаю, Вы недовольны работой нашего сервиса и Вам хотелось бы вернуть назад деньги. | 2. Уточнение у адресата нашего понимания просьбы / претензии / вопроса. Это особенно необходимо, если письмо адресата хаотично, из него трудно понять суть проблемы. |
Сообщаю, как это можно сделать. | 3. Предельно четко и полно сообщите адресату информацию по вопросу, который его интересует. |
Андрей, мне так же, как и Вам, неприятна ситуация, в результате которой Вы готовы прекратить взаимодействие с нами. Думаю, и мы, и Вы в данном случае оказываемся в проигрыше: мы теряем клиента, а Вы возможность пользоваться нашим сервисом (уверяю Вас, сервисом достаточно удобным и эффективным!). Если Вы готовы выделить время, чтобы разобраться с ситуацией, напишите мне, что произошло такого, что Вы требуете возврата денег. Мы разберемся в причинах и поможем Вам сделать пользование нашими услугами максимально комфортным и результативным для Вас. | 4. Комментарии и эмоциональный аспект. |
P.S. Единственная просьба: давайте общаться в рамках нормативной лексики. | 5. Используя постскриптум, выразите свое отношение к использованию адресатом некорректного стиля написания. |
С уважением, Елена Иващенко Менеджер службы работы с клиентами |
Клише для выражения просьбы не употреблять ненормативную лексику в переписке:
Пожалуйста, постарайтесь не употреблять некорректную лексику. Она не способствует конструктивному решению вопроса.
Информируем Вас о том, что мы оставляем за собой право не отвечать на письма, содержащие вульгарные или грубые выражения в адрес компании или её персонала.
Письмо-отказ
Письмо клиента
Добрый день, Андрей!
Обращаюсь к Вам с официальной просьбой.
Наша фирма занимается поставками промышленного оборудования, а также запасных частей на предприятия пищевой промышленности. С 2010 года мы являемся Вашими постоянными клиентами.
Мы заранее благодарим Вас за понимание и поддержку!
С уважением,
Директор по маркетингу
ЗАО «Пищепром»
Роман Петренко
Тел.: 495-777-77-77
8-905- 777-89-45
[email protected]
Образец 1. Письмо-отказ на просьбу клиента
АЛГОРИТМ РАБОТЫ |
|
Уважаемый Роман Петрович! | 1. Обращение по имени – признак внимания к собеседнику. Помогает избежать безликости. |
Выражаем Вам искреннюю признательность за длительное сотрудничество с нашей компанией. | 2. Поблагодарите за сотрудничество с компанией (или просто за письмо). |
На текущий момент скидка Вашей компании составляет 10% . За последние 12 месяцев Ваша фирма заказала услуг на …. рублей. Следующий порог скидки – …. рублей. С него начнет действовать скидка 15%. При достижении этого порога Ваша скидка увеличится автоматически.
| 3. Изложите конкретные причины, которые не позволяют Вам удовлетворить просьбу (используйте историю данного вопроса, цифры, сроки, процедуры). |
В случае решения воспользоваться услугой отсроченного платежа, обращайтесь к Ирине Михайловой (тел.: 495-777-89-21; [email protected] ). | 4. Выразите понимание, что предмет просьбы действительно важен. 5. Предложите альтернативное решение, если это возможно.
|
6. Выразите надежду на продолжение партнерских отношений. |
|
С уважением, Андрей Иванов |
Образец 2
Subject: О прекращении сотрудничества
Data: 20.03.2016
From: [email protected]
To: Петренко Иван
Уважаемый Иван Николаевич!
Мы были рады сотрудничать с Вашей фирмой в течение 7-и лет. Нас всегда удовлетворял хороший уровень сервиса и качество продукции. Однако за последний год произошел ряд инцидентов, как-то: регулярное нарушение сроков поставок, неудовлетворительное качество товара, некорректное отношение к данным ситуациям сотрудников Вашей фирмы. В результате всего этого наше взаимодействие зашло в тупик.
В связи с этим мы, к сожалению, вынуждены прекратить сотрудничество с Вами по истечении срока действия договора. Спасибо за годы обслуживания.
С уважением,
Директор
ООО «Макулатура»
Малахов Геннадий Викторович
Тел.: 8-945-ххх-хх-хх
[email protected]
_____________________________________________________________________________________________
Образец 3
Subject: Отказ в выплате компенсации
Data: 20.06.2015
From: aig.ru
To: Евгений Кныш
Уважаемый Евгений!
Благодарим Вас за длительное сотрудничество с нашей компанией!
К нашему сожалению, мы вынуждены отказать Вам в выплате требуемой компенсации в размере … рублей.
На данный момент в компании установлена другая процедура по принятию решений о страховой компенсации, о чем Вы неоднократно оповещались.
(В приложении см. копию данного оповещения).
Кроме того, указанные Вами в исковом заявлении претензии №4-6 не являются страховыми, так как были нарушены пункты 12.1-12.2 Договора.
Мы хорошо понимаем Вашу ситуацию и, в случае, если в дальнейшем Вы хотите избежать подобных прецедентов, предлагаем заключить с нашей компанией дополнительное соглашение, позволяющее компенсировать потери, связанные с бизнес-рисками, подобно Вашим. (См. доп. соглашение в приложении)
Надеемся на Ваше понимание и продолжение сотрудничества!
С уважением,
Менеджер AIG
Тучков Владимир
Тел.: 8-495-ххх-хх-хх
8-903-ххх-хх-хх
[email protected]
Письмо-ответ на обоснованную претензию
Subject: Ответ на претензию.
Data: 12.05.2016
From: [email protected]
To: Анна Колесникова
Уважаемая Анна!
От лица всего коллектива нашей фабрики хочу выразить Вам искренние сожаления и принести извинения за сложившуюся ситуацию.
Наша фабрика уже много лет стабильно и качественно работает на рынке пошива и ремонта одежды.
Ваша ситуация относится к редким случаям, виной которому так называемый человеческий фактор.
Мы провели расследование, и лица, виновные в нарушении сроков исполнения и грубости, наказаны. Согласно приказу фабрики от 13.04..2016 № 78/2 сменному мастеру Волковой В. В. объявлен выговор, закройщик А. П. Гусев переведен портным в бригаду по пошиву мужской верхней одежды.
Администрация приняла срочные меры для выполнения Вашего заказа. Он будет готов 15.05.2016. В любое удобное для Вас время курьер доставит его по указанному Вами адресу.
Поверьте, нам так же, как и Вам, неприятна сложившаяся ситуация!
6.2.1. Деловые встречи и визиты
Ведение деловой деятельности предполагает активные контакты с партнерами и клиентами, причем зачастую они носят характер личных встреч. Кроме того, в деловой деятельности практикуется обмен специалистами, их обучение и подготовка. Договоренности о таких встречах и визитах обычно достигаются в результате обмена соответствующим письмами.
Примеры таких писем приведены в данном разделе.
Письмо-предложение о встрече для обсуждения делового сотрудничества. Необходим ответ
Информируем Вас о том, что господин. может посетить офис Вашей фирмы днем после обеда (дата).
Этот визит позволил бы нам обсудить вопросы, представляющие взаимный интерес, и изучить возможности дальнейшего развития наших деловых отношений.
Господин. уполномочен вести дела от имени нашей компании.
Мы хотели бы получить от Вас подтверждение даты встречи. Если эта дата Вас не устраивает, сообщите нам, пожалуйста, другую дату.
Письмо-ответ на предложение о встрече
Благодарим Вас за извещение относительно визита господина. в наш офис __ (дата). Рады будем встретить его и готовы обсудить с ним наши взаимные деловые интересы и перспективы сотрудничества.
Письмо-предложение о встрече для обсуждения делового сотрудничества
Во время работы Московской ярмарки Вы посетили наше представительство и проявили интерес к нашим новым товарам, в частности, к стоматологическому оборудованию.
Я был бы рад обсудить с Вами возможность продажи медицинской техники в Вашем регионе и, таким образом, установить связи с Вашей компанией. Мы могли бы встретиться в нашем центральном офисе в Москве или, по вашему усмотрению, в офисе Вашей компании в Новосибирске.
Рассчитываю на скорую встречу с Вами.
Письмо-приглашение
Я обращаюсь к Вам, чтобы выяснить, не согласитесь ли Вы принять приглашение от ____ (название фирмы). Позвольте заверить, что мы очень хотим видеть Вас здесь и сделаем все от нас зависящее, чтобы Ваше пребывание у нас было приятным. Если Вы готовы принять наше приглашение, прошу сообщить, какие даты для Вас наиболее удобны.
Хотелось бы знать, не сочтете ли Вы возможным приехать в. и сделать для нас сообщение о Ваших последних работах, обратив особое внимание на проблемы. Если это приемлемо для Вас, я бы предложил апрель, хотя, разумеется, мы будем рады организовать этот визит к любой дате, удобной для Вас. Нам будет очень приятно показать Вам наше предприятие.
Письмо-приглашение с просьбой о выступлении на семинаре
Как сообщили нам из местной торгово-промышленной палаты, Вы посетите наш город в следующем месяце.
Мы были бы очень рады, если бы Вы приняли участие в нашем семинаре для. по __ (тема) 24 октября с 10.00 до 13.00. Обычно мы устраиваем лекцию примерно на 1 час с последующим обсуждением. Присутствовать будут около 40 человек.
Вы можете выступить на любую тему, связанную с нашей деятельностью. Если Вы не можете приехать именно в этот день, мы готовы перенести семинар на другой день недели, начиная с 20 октября, или даже на следующую неделю по Вашему усмотрению.
При необходимости мы можем забронировать Вам гостиничный номер.
Мы будем Вам весьма признательны, если Вы примите это приглашение.
Письмо-просьба о встрече
Наша компания начала работать над. и я недавно узнал, что Вашей фирмой ведутся работы по той же проблеме, поэтому я был бы Вам очень признателен, если бы Вы смогли пригласить меня для встречи с Вами и Вашими коллегами. Такая встреча была бы очень полезна для нас и, надеюсь, для Вас тоже.
Прошу сообщить, сможете ли Вы принять меня и, если да, то когда.
Письмо-согласие о принятии приглашения
С удовольствием сообщаю, что текущий год позволяет мне принять Ваше любезное приглашение посетить Вашу компанию. На этот год запланирована моя поездка в Калининградскую область, что позволит мне увязать эту поездку с Вашим приглашением. Я могу представить Вам график моей поездки, что, надеюсь, поможет Вам в подготовке визита.
Письмо-благодарность за организацию визита
Благодарю Вас за доброжелательную помощь в подготовке, связанной с моим предстоящим визитом в Карелию. Я полностью удовлетворен всеми организационными мерами, предпринятыми Вашей фирмой, и искренне благодарю Вас за Ваш интерес к этому делу.
Письмо-просьба о встрече
Я взял на себя смелость написать Вам для того, чтобы попросить о встрече в любой удобный для Вас день. Я был бы признателен, если бы Вы могли уделить мне час или около того, чтобы обсудить. Если Вы можете принять меня, пожалуйста, сообщите день и время, когда мне прийти.
Письмо-благодарность за оказанный прием с приглашением нанести ответный визит
Мы хотели бы выразить Вам признательность за дружеский прием, оказанный Вами сотруднику нашей компании господину. Мы убеждены, что соглашения, достигнутые в ходе этой встречи, дадут положительные результаты для обеих сторон.
Мы подтверждаем договоренность, согласно которой господин. представитель Вашей фирмы, нанесет нам визит в. в конце месяца для дальнейших переговоров. Заверяем Вас, что господин. будет находиться на положении гостя в течение всего времени его визита.
Письмо-просьба об организации приема конкретного лица
Сообщаем Вам, что (имя) прибудет (место, дата), и мы были бы признательны, если бы Вы организовали для него (посещение завода, встречу с клиентами и т.д.) во время его визита.
(Имя) прибудет (каким транспортным средством), и мы также просили бы Вас встретить его и зарезервировать номер в гостинице на срок. дней. Необходимые удобства (характеристика номера).
Просим сообщить, что Вам удалось сделать для приема данного лица.
Мы хотели бы поблагодарить Вас за гостеприимство (дружеский прием), оказанное нашему представителю г-ну.
Письмо предложение о встрече
Письмо #1:
Уважаемый Иван Иванович ,
Мы получили Вашу жалобу о [проблема] и хотели бы встретиться и обсудить ваши проблемы. Мы назначаем встречу на 15 июня 2013 г. в 13:00 . Пожалуйста, давайте обсудим ваши проблемы и пути их решения.
Благодарим за желание улучшить нашу организацию и за ваши честные высказывания. Мы надеемся встретиться с вами и выработать положительное решение.
Письмо #2:
Уважаемый Иван Иванович ,
Я был бы рад, если бы Вы присоединились к нашей компании. Вы знаете, что я искал кого-то с вашими навыками в течение многих месяцев. Я думаю, что Вы были бы идеальным кандидатом для нашей организации.
Я хотел бы встретиться с Вами 10 июня 2013 г. чтобы обсудить возможность вашего перехода к нам. Пожалуйста, позвоните мне, чтобы мы могли договориться о встрече. Надеюсь на скорую встречу.
Без названия
Образец официального письма для деловой встречи
1500 , 2000 New: , - 35 , . : , 2013 , XP, :Windows Roman:
Деловое письмо-просьба на английском языке
Этим Вы поможете в развитии нашего сайта!
Очень часто возникает потребность обратиться к кому-либо с письменной деловой просьбой на английском языке. Существует множество видов деловой просьбы, вот только немногие из них:
Как написать деловое письмо-просьбу
Структура делового письма-просьбы на английском языке, как и правила общения при его написании, практически не отличается от стандартного делового письма на английском языке.
Однако есть несколько простых правил составления делового письма-просьбы, соблюдая которые вы можете увеличить шансы получить согласие на то, что вы просите сделать.
Будьте проще. В первом же абзаце письма укажите получателю причину вашего обращения к нему.
В случае необходимости, дайте человеку, которому вы пишете, соответствующую информацию, чтобы помочь ему вспомнить вас. Например, если вы пишете бывшему своему преподавателю, объясните, в каком году и на каком факультете вы у него учились. В случае письма бывшему руководителю, напомните ему, когда вы работали с ними. Эти данные помогут получателю вашей просьбы вспомнить вас.
Кратко объясните, что именно вы просите у него. Если у вашей просьбы есть срок выполнения, то укажите его сразу после самой просьбы.
Дайте читателю всю информацию, которая должна соответствовать вашей просьбе.
Добавьте любую вспомогательную информацию, которая может потребоваться получателю вашей просьбы.
Укажите свою контактную информацию, включая полное имя, почтовый адрес, номер телефона и адрес электронной почты в теле письма. Попросите читателя связаться с вами, если у него возникнут какие-либо вопросы или сомнения по поводу вашего запроса.
Поблагодарите человека за оказанную помощь.
Это послание сдается в регистрирующий орган и оформляется по запросу арендатора: тойота альтеза руководство по ремонту.
В деловом документообороте формат письма-просьбы используется очень часто, когда возникает необходимость получить согласие второй стороны или определенную услугу от нее. Готовые образцы и примеры по разным ситуациям, а также правила составления подобных писем вы найдете в этой статье.
Традиция и правила составления письма-просьбы сложились исключительно в практическом документообороте – т.е. на законодательном уровне не утверждено каких-либо бланков или инструкций. Тем не менее, в общем виде следует придерживаться такой структуры:
- Как обычно, сначала заполняется «шапка», в которой указывается полное название организации-отправителя с соответствующими контактными данными, а также имя конкретного сотрудника (обычно директора компании) и название организации-получателя.
- Далее следует сам текст, который состоит из описания ситуации и обоснования просьбы. Текст должен быть по возможности кратким – обычно достаточно 1-2 абзацев. Важно конкретно и однозначно изложить свою просьбу, чтобы собеседник хорошо понимал суть вашего обращения.
- Затем следует подпись, расшифровка подписи и дата составления.
Таким образом, оформляется оно по стандартному для таких документов варианту – бланк приводится ниже.
Готовый образец можно использовать на примере такого.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Решение указывать или не указывать название документа (т.е. прописать посередине «Письмо-просьба») принимает сам отправитель. Как правило, это необходимо в тех случаях, если уместно подчеркнуть характер документа и цель, которую одна компания пытается добиться от другой.
Поскольку в данном случае речь идет о том, что одна компания рассчитывает на некоторую услугу или даже уступку со стороны своего партнера, разумеется, к написанию письма, его оформлению и даже к отправке следует отнестись очень серьезно. Впечатление может произвести любая деталь, поэтому лучше учесть даже малозначащие на первый взгляд нюансы:
- Прежде всего, лучше отправить его с помощью физической почты – обычной Почты России или еще лучше частной организации, которая доставляет корреспонденцию от двери до двери и намного быстрее. Сообщение в электронном виде или тем более переданное с помощью факса часто воспринимается более безлико, как спам.
- К тому же физический способ оформления документа (т.е. как обычное почтовое отправление) позволяет произвести благоприятное впечатление за счет более дорогой бумаги, конверта, марки и других средств оформления.
- Для написания текста всегда выбирается фирменный бланк – это позволяет придать просьбе больше официальности.
- В тексте лучше избегать явных канцеляризмов – т.е. устойчивых слов и выражений, которые принято использовать в деловой среде. Они буквально «сушат» повествование и производят в целом негативное впечатление. Их легко заменить более оригинальными вариантами – например, «Прошу Вас рассмотреть» на «Надеюсь на Ваше понимание и содействие в разрешении этого вопроса».
- Наконец, стоит в целом придерживаться традиций деловой переписки, т.е. текст преимущественно пишется в официально-деловом стиле. Лирических отступлений, слишком сложных синтаксических конструкций, двояких (по смыслу) фраз быть не должно. Следует позаботиться о том, чтобы собеседнику было очень легко воспринимать сообщение – как в плане понимания, так и психологически.
СОВЕТ. Если есть возможность написать текст от руки, лучше воспользоваться именно таким способом. Рукописное письмо позволяет выделить его на фоне всех остальных. Однако лучше доверить написание специалисту, владеющему приемами каллиграфии.
Разновидности
В зависимости от конкретной ситуации существуют свои варианты писем. В основном просьбы касаются финансовых вопросов – например, предоставление скидки, снижение оплаты за услугу или отсрочка. Меньшая часть писем-просьб посвящена содействию в решении каких-либо других вопросов. Наиболее распространенные случаи и готовые примеры писем рассмотрены далее.
О выделении денежных средств
Просьба о выделении денег даже на благотворительные цели – довольно серьезный запрос. Поэтому при составлении важно предельно конкретно описать ситуацию и к тому же понятно указать, на что именно требуются деньги, и по какой причине их невозможно взять из другого источника.
При составлении можно взять за основу такой образец.
От НКО «Радуга»
Депутату Законодательного Собрания
г. Санкт-Петербурга Милошникову И.Н.
Уважаемый Илья Николаевич! Вас приветствует директор некоммерческой организации Радуга». Наша организация была основана в 2012 году и на протяжении всех этих лет беспрерывно занимается оказанием финансовой помощи детям, страдающими острыми формами лейкемии. Основное направление нашей деятельности – закупка соответствующих лекарственных средств и проведение сложных операций.
Все эти годы основным источником финансирования нашей деятельности было предприятие ООО «…». Однако в апреле текущего 2017 года объемы финансирования резко сократились, и в данный момент мы не можем осуществлять благотворительные акции в том же объеме.
По нашим данным, ежегодный бюджет фонда с учетом частных пожертвований должен составлять 10 млн руб. Таким образом, в связи с прекращением финансирования необходимо покрыть разницу в сумме 8 млн руб. ежегодно. Мы надеемся на ваше содействие, поскольку найти спонсоров в настоящий момент не представляется возможным.
С уважением, Cветозаров В.К.
О поставке товара
Здесь важно продемонстрировать свою заинтересованность и желание сотрудничать. Поэтому нужно найти правильные слова, чтобы собеседник проникся доверием и принял соответствующее решение. За основу можно взять такой образец.
Генеральному директору ООО «…»
Некрасову Н.К.
От директора компании ООО «…»
Елизарова В.М.
Приветствую Вас, Николай Константинович! На региональной выставке по сельскому хозяйству, которая проходила в мае этого года, наша компания заинтересовалась образцами техники и оборудования, которые были предложены с вашей стороны.
Мы бы хотели начать сотрудничество с Вами с поставки пробной партии товара (полный список прилагаем отдельным документом к этому письму). Гарантируем своевременное проведение платежей за товары и услуги. Выражаем надежду на длительное и взаимовыгодное сотрудничество.
Наши контактные данные:
С уважением, Елизаров В.М.
О предоставлении скидки
В настоящее время Это довольно распространенный тип, поскольку экономические условия по многим показателем ухудшились. Как показывает опыт, убедить контрагента в предоставлении скидки получается Особенно хорошо в таких случаях:
- если компании сотрудничают достаточно давно, например, более года;
- если приобретается сразу большое количество товара.
Генеральному директору
ООО «Авантаж» Филиппову Г.В.
От директора ООО «Верес»
Александрова К.Н.
Здравствуйте, Геннадий Викторович. Мы рады отметить тот факт, что наши компании сотрудничают уже более 2 лет. Выражаем Вам признательность за неизменно высокое качество ваших услуг, а также за содействие в решении ряда текущих вопросов.
Полагаем, для Вас не секрет, что за последний год экономическая ситуация в нашей рыночной нише значительно ухудшилось. К сожалению, в данный момент мы испытываем определённую нехватку доходов, что связано со снижением квартальной прибыли.
В связи с этими обстоятельствами Мы надеемся на Ваше понимание и согласие в предоставлении скидки в размере 10% на услуги, которые будут оказаны в следующем 2018 календарном году. Разумеется, что такая мера имеет временный характер, и мы настроены на полноценное сотрудничество на взаимовыгодных условиях в случае стабилизации экономической ситуации.
С уважением, Александров К.Н.
О снижении арендной платы
В данном случае обоснование своей просьбы в письме будет примерно таким же, как было рассмотрено в предыдущем примере.
Генеральному директору
ООО «Авантаж» Филиппову Г.В.
От директора ООО «Верес»
Александрова К.Н.
Здравствуйте, Геннадий Викторович. В завершившемся в 2016 финансовом году наша компания понесла убытки, которые превысили ожидавшиеся на 10%. Вынуждены констатировать, что нашу компанию коснулся финансовый кризис. Это выражается в снижение клиентского потока на 15-20% собственников.
В связи с этим мы надеемся на Ваше согласие предоставить скидку на арендную плату на 10%. Обращаю внимание, что мы являемся довольно крупными арендаторами и вместе с тем за все время нашего пятилетнего сотрудничества не допустили ни одной задержки платежа, а также заполняли все остальные условия договора. Мы исходим из того, данная мера временная, поэтому готовы продолжать вносить плату в полном объёме, как только ситуация на рынке стабилизируется.
С уважением, Александров К.Н.
Об отсрочке платежа
В данном случае важно признать, что вы действительно не совершили оплату вовремя и подробно пояснить причину. Разумеется, нужно точно указать сроки погашения всей суммы.
Директору ООО «Грузодар»
Вакулову Н.Ю.
От директора ООО «Параболия»
Аксакова Т.Г.
Здравствуйте, уважаемый Николай Юрьевич. В сентябре 2017 года мы не внесли очередную за ваши услуги в сумме 100000 руб. О невозможности совершения платежа мы официально уведомляли вас за месяц. В настоящий момент поясняем, что компания нашла средства для выплаты. Мы просим вас предоставить рассрочку на два месяца: октябрь и ноябрь (по 50000 рублей).
От своих финансовых обязательств и задолженности мы не уклоняемся и обращаем ваше внимание на то, за все 3 года нашего сотрудничества мы ни разу не нарушали договора. Надеемся на Ваше понимание и рассчитываем на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.
С уважением, Аксаков Т.Г.
Просьба оплатить за другую компанию
Такие просьбы могут возникнуть в тех случаях, когда одна компания возьмется за выполнение финансовых обязательств другой фирмы на определенных условиях. В качестве примера можно использовать такой шаблон.
ИП Благодарову А.К.
от ИП Инина А.А.
Здравствуйте, уважаемый Анатолий Константинович. Как известно у вас существует задолженность передо мной в сумме 100000 руб. За истекший финансовый год у меня также появился долг перед 3 компании в сумме 50000 руб. Предлагаю вам оплатить мою задолженность в полном объеме. Со своей стороны гарантирую предоставление рассрочки на весь остаток вашего долга на срок 6 месяцев.
Неотъемлемой и важной частью современной деловой переписки является письмо-просьба. Образцы и примеры формулировок, представленные в статье, а также обозначенные правила его написания помогут вам грамотно составить нужную текстовку и оформить ее в соответствии с обычаями делопроизводства. Предлагаем вам поэтапное руководство по написанию данного вида обращений.
Общие сведения
Письмо-просьба актуально в тех случаях, когда его автору необходимо получить от других лиц какую-либо информацию, документы, совершить сделку или иные действия делового характера. Оно может быть направлено как на имя конкретного лица (руководитель, директор, начальник отдела и пр.), так и в адрес всей организации в целом. Ваша просьба о помощи должна соответствовать общепринятым в деловой переписке правилам.
Письмо - это лицо компании, значение имеют даже мелочи. Печатайте его на фирменном бланке за подписью уполномоченного лица и с печатью (при наличии). Отнеситесь ответственно к выбору шрифта, его размеру и расположению текста на странице. Не пренебрегайте полями, красной строкой и абзацами. Зачастую первое впечатление складывается именно при одном только взгляде на документ.
Этап 1: Указание адресата
Если вы пишете обезличенное письмо в адрес конкретной компании, то, скорее всего, оно попадет в приемную или канцелярию, затем к руководителю и в итоге к непосредственному исполнителю. Указывайте в «шапочке» текста правильное полное наименование организации, лучше всего добавить еще и юридический адрес.
Как уже было сказано выше, оптимальным считается вариант с указанием конкретного адресата, то есть персонально адресованная просьба о помощи. Всегда старайтесь обращаться по имени и отчеству. Например, «Уважаемый Александр Викторович!» или «Уважаемый господин Шварц!». Таким образом вы, во-первых, выразите лицу свое уважение, а во-вторых, просьба, адресованная конкретному человеку, накладывает на него определенные обязательства, ответственность за ее рассмотрение и выполнение.
В некоторых ситуациях логично будет использовать в качестве адресата группу лиц, определенный коллектив или его часть. Актуально это и в тех случаях, когда письмо-просьба отправляется по нескольким адресам. Используйте такие формулировки, как: «Уважаемые коллеги!», «Уважаемые бухгалтера!» и пр.
Этап 2: Комплимент
Хорошо, если служебное письмо-просьба будет содержать комплимент по отношению к его адресату. Делая его, вы как бы отвечаете на его закономерный вопрос: «Почему с этим вопросом вы именно ко мне обращаетесь?». Можно отметить былые заслуги и личные качества человека, статус компании и т.д. Используйте в частности следующие формулировки: «Ваша фирма является ведущим поставщиком…», «Вы помогли многим в решении сложных вопрос данной области…», «Ваша организация - ведущий эксперт на рынке в области…» и пр. Не забывайте о том, что уместным комплимент будет тогда, когда письмо-просьба (образцы и примеры по тексту) имеет нестандартный характер и адресата нужно к себе расположить. Обратите его внимание на качества и заслуги, которые актуальны для выполнения вашей просьбы. Однако не рекомендуем переступать очень тонкую грань между хорошим и правильным комплиментом и грубой лестью.
Этап 3: Обосновываем просьбу
Любая просьба должна быть аргументирована, ведь адресат должен знать, почему вы обращаетесь именно к нему. Поэтому имеет смысл ввести его в суть дела. На данном этапе рекомендуем вам подобрать три наиболее убедительных аргумента, которые следует выстроить в тексте письма по схеме: средней силы, слабый, наиболее сильный.
Просьба может иметь различный уровень сложности, и нужно быть готовым к тому, что адресат не всегда будет заинтересован в ее выполнении. В связи с этим его необходимо убедить в том, что ее реализация несет в себе для него потенциальную выгоду. Заинтересуйте адресата, чтобы он принял с полной серьезностью ваш документ.
Письмо-просьба может содержать в себе предложение о реализации определенной привлекательной для него возможности.
Примеры формулировок
- «Во все времена предприимчивые и деловые люди стремились не только к материальному успеху, но и к личностному росту, чтобы навсегда запомниться людям своими добрыми делами, завоевать их уважение».
- «Безусловно, ваша основная цель - это повышение уровня жизни граждан города». Можно использовать в частности данную формулировку, когда составляется письмо-просьба депутату, к примеру, о предоставлении помещения для детского сада, обустройстве детской площадки и пр.
Также вы можете озвучить актуальную для адресата проблему, покажете ему, каким образом ваша просьба может ему помочь в ее решении или в реализации определенных возможностей.
Бывает так, что предложить другой стороне вам нечего, либо это неуместно в данном контексте. В этом случае самый оптимальный выход - рассказ о значимости вашей просьбы. Описывайте ситуацию максимально достоверно и полно, так, чтобы брало, что называется, за душу. Если же душещипательный момент в вашей истории отсутствует априори, приводите факты и делайте акцент на причинно-следственные связи. Расскажите, о том, что будет, если вам откажут или, напротив, согласятся помочь.
Этап 4: Излагаем просьбу
Когда адресат морально подготовлен к восприятию вашей просьбы, ее можно излагать. Составляйте краткий текст, избегая длинных и замысловатых предложений, а также двусмысленности или недосказанности. Письмо-просьба (образцы и примеры формулировок по тексту) должно быть лаконичным и четким по смыслу. Так, если вы просите приобрести какое-либо оборудование для компании, то укажите комплектность, цену и количество:
«Для оснащения отделения скорой помощи больнице требуется новый автомобиль, стоимость которого равна 3.5 млн рублей. Просим Вас помочь нам в его приобретении».
Или, к примеру, просьба о снижении арендной платы должна быть конкретизирована: «Просим Вас снизить плату за аренду помещения до уровня 500 руб. за кв.м до стабилизации экономического положения».
Этап 5: Резюмируем
В завершении письма свою просьбу нужно резюмировать. Повторите ее еще раз и сделайте акцент на том факте, какую выгоду получает адресат в случае, если окажет вам запрашиваемую помощь. Однако при этом следует немного видоизменить текст просьбы. Возвращаясь все к тому же примеру о снижении арендной платы, предлагаем следующую формулировку:
«В случае вашего согласия снизить арендную плату до уровня 500 руб. за кв.м на время стабилизации сложившегося экономического положения вы сможете поспособствовать сохранению более 20 рабочих мест, а также не понесете убытков из-за полного отсутствия оплаты».
Помните, важно повторить не только просьбу, но и выгоду, которая может быть получена от ее выполнения, причем она не обязательно должна быть материальной. Многие крупные компании охотно выступают в качестве спонсоров, инвесторов и занимаются благотворительностью.
Думаем, что теперь, после изучения процесса поэтапно, перед вами не возникнет вопроса о том, как составить-письмо просьбу. Достаточно лишь учесть все правила деловой переписки и некоторые нюансы. Предлагаем вам также изучить еще один пример.
Пример
Уважаемый Феликс Петрович!
Ваше предприятие уже не первый год организует производственную практику студентов на предприятии, помогая им реализовать полученные в университете знания на практике.
Вы как начальник отдела кадров являетесь лицом, заинтересованным в привлечении новых сотрудников, молодых и перспективных инженеров, высококвалифицированных специалистов. На сегодняшний день данная профессия является одной из наиболее востребованных. Многие студенты хотели ли бы узнать о ее возможностях, тонкостях и значимости.
В связи с этим просим вас организовать встречу главного инженера с абитуриентами и студентами 1-2 курсов 25 апреля в 17:00 на базе вашего предприятия.
Рассказав о преимуществах и секретах профессии сегодня, Вы закладываете надежный фундамент для подготовки специалистов и профессионалов завтра. Возможно, спустя несколько лет именно один из них выведет ваше предприятие на новый уровень развития.
С уважением и благодарностью,
Ректор Университета И.Ж.Бычков
Изучив информацию о том, каким требованиям должно соответствовать письмо-просьба, образцы и примеры формулировок, вы легко сможете справиться с его написанием на практике.
Письменное обращение, адресованное представителям организации (обычно отсылается на имя руководителя) или определенному лицу, составленное с целью получения информации, обеспечения доступа к деловым бумагам либо с просьбой о выполнении какой-либо работы, называется письмо-просьба. По правилам делопроизводства, адресат корреспонденции в обязательном порядке должен предоставить ответ на такое письмо.
Образец письма просьбы
Правила для составления письма-просьбы согласуются с общепринятыми канонами деловой переписки. Форма обращения письма, содержащего просьбу, является наиболее распространенной в деловой переписке, поэтому предусматривает разнообразие в вариантах написания. Самые общие рекомендации, которые можно дать в помощь составителю такого письма – придерживаться простого и краткого стиля изложения с обязательной конкретикой тех действий, которые необходимо выполнить, пример: «Прошу оказать содействие…», «Прошу Вас …» (далее указывается конкретное действие), «Надеюсь на Вашу поддержку в получении…» и т.п.Как правило, официальное письмо с просьбой излагается на фирменном бланке отправителя и по своей структуре включает такие разделы:
- реквизиты с указанием номера регистрации исходящей корреспонденции и даты создания письма;
- персональные данные автора корреспонденции (должность и ФИО);
- название письма, характеризующее суть просьбы;
- уважительное обращение к адресату послания, которое чаще всего начинается с «Уважаемый…»;
- суть просьбы с упоминанием действия, которое отправитель хочет инициировать своим обращением;
- в тексте письма в некоторых случаях уместно использование фразы о предположительно успешном решении дела, например «Заранее благодарим за проявленное участие…»;
- подпись автора письма-просьбы с указанием его данных.
В том случае, когда характер корреспонденции допускает обозначение временного промежутка для рассмотрения просьбы и получения результата, в тексте письма необходимо корректно выразить желание о получении ответа в установленный срок.
В обязательном порядке деловое письмо должно содержать контакты отправителя. Эти данные указываются для того, чтобы в случае необходимости у получателя письма была возможность связаться с отправителем просьбы напрямую.
