Мировой рынок систем электронного документооборота. Основные понятия и принципы. Особенности выбора и внедрения СЭД

По оценке , в 2016 году положительная динамика российского рынка СЭД/ECM-систем сохранилась. Как и годом ранее, она составила 10%, при этом объем рынка в рублевом выражении увеличился до 41,6 млрд рублей.

На продолжающийся рост рынка влияет как общее восстановление экономики, так и отдельные драйверы. Для сферы СЭД/ECM – это набирающий обороты процесс импортозамещения, курс на цифровую экономику, повышение мобильности и стремительное развитие новых технологий.

По мнению TAdviser, по итогам 2017 года динамика останется на уровне 2016 года.

Оценки объема отечественного рынка СЭД/ECM, представленные некоторыми компаниями из этой сферы, в целом совпадают с данными TAdviser.

Так, по мнению Артура Ишханяна, старшего исполнительного директора , динамика рынка в 2016 году осталась на уровне 2015 года – в районе 10%, а объем рынка составил приблизительно 41,5 млрд руб.

Владимир Кохан, коммерческий директор , отметил, что в 2016 году рынок показал дальнейший рост, превзошедший темпы 2015 года. Объем рынка, по его предположению, превысил 42 млрд руб., а в 2017 году положительная динамика сохранится.

Сергей Плаунов, руководитель направления BPM&ECM компании , оценивает динамику рынка по активности заказчиков и развитию соответствующего направления компании. Так, по итогам 2016 года рост выручки «Крок» от проектов в сфере СЭД/ECM достиг 14%.

По мнению Алексея Трефилова, директора компании ELMA , рынок показал стабильный рост.
Наша компания показала рост более чем 60%, насколько мне известно у всех компаний-передовиков результаты также стабильно хорошие. В конце этого года на рынке произошло серьезное оживление - очень интенсивно муссируется тема цифровой экономики. Это очень серьезный драйвер для всего рынка систем автоматизации и СЭД\ECM-систем в частности, - отметил он.

Владимир Андреев, президент компании , наблюдал заметный рост объема продаж в 2016 году. О 2017 годе говорить еще рано, «высокий сезон» у СЭД – конец года. Прогнозы – дело неблагодарное, но как правило рынок в предвыборный год затихает, так что рост может оказаться меньше прошлогоднего, - полагает он.

В компании , считают, что рынок будет расти. И в первую очередь это будет связано с успехам в топовых областях – ЮЗДО, финансовый архив, интеграции.

Елена Иванова, директор по маркетингу компании , замечает в 2017 году рост и оживление рынка. Активность со стороны потенциальных клиентов стала выше. Стало больше проектов в регионах. Драйвером на государственном рынке продолжает быть импортозамещение, что бы ни говорили, потихоньку оно идет, - отмечает она.

Александр Бейдер, директор по развитию направления ECM компании , рассчитывает на рост «процентов не менее чем на 20 %».

Однако, боюсь, что, скорее всего, в основном за счет увеличения объема продаж дешевых лицензий и ограниченных по функционалу проектов. Ширпотреб рулит, ничего страшного, это нормальный путь развития человеческой цивилизации, - добавляет он.

Показатели деятельности участников рынка

Большинство участников российского рынка СЭД/ECM, представленных в рейтинге ниже, по итогам 2016 года показали положительную динамику выручки от проектов в этой сфере. Только у двух компаний из 16 зафиксированы отрицательные показатели. При этом все отечественные вендоры оказались в плюсе.

Лидером в очередной раз стала компания , выручка которой от СЭД/ECM-проектов выросла на 25,7% и достигла 1,86 млрд рублей. Почти треть этой суммы пришлась на продажи лицензий, две трети - на услуги внедрения и поддержки. В тройку лидеров также попали компании "Крок" и .

Выручка участников российского рынка СЭД/ECM-систем в 2015-2016 годах

№	Компания	Выручка от СЭД/ECM-проектов за 2016 г., млн руб.	в т.ч. от продаж лицензий за 2016 г., млн руб.	в т.ч. от услуг по внедр. и поддержке за 2016 г., млн руб.	Выручка от СЭД/ECM-проектов за 2015 г., млн руб.	в т.ч. от продаж лицензий за 2015 г., млн руб.	в т.ч. от услуг по внедр. и поддержке за 2015 г., млн руб.	Динамика 2016/2015	Статус
1		1860	613,8	1246,2	1480	651,2	828,8	25,7	вендор/интегратор
2		1381,7	н/д	н/д	1212,1	н/д	н/д	14	интегратор
3		964,2	306,2	657,9	827,4	н/д	н/д	16,5	интегратор
4		793,5	436,1	295,4	779,9	415,7	298,5	1,7	вендор
5		487	136,4	350,6	418	100,3	317,7	16,5	вендор/интегратор
6		485,5	н/д	н/д	408,2	н/д	н/д	18,9	интегратор
7		371	72	293	318	36	240	16,7	вендор
8		338	0,7	336,8	399	82,7	315,8	-15,3	интегратор
9	*	335,1	н/д	н/д	247,7	н/д	н/д	35,3	вендор
10		254	н/д	н/д	386	н/д	н/д	-34,2	интегратор
11		220,6	36,6	184,0	167,9	27,3	140,6	31,4	интегратор
12		161,8	н/д	н/д	111,6	н/д	н/д	45	вендор
13		92,5	18,1	74,4	58,4	10,9	47,5	58,4	вендор
14		86	22	64	67	12	55	28,4	вендор
15		59,1	28	31,2	55,1	34,3	20,8	7,3	вендор/интегратор
16		27,7	10,1	17,6	8,1	2,1	6	242	интегратор
	Итого	7917,8			6944,4			14
	1С (все франчайзи)***	2744,5	650,5	2094	2404	519	1885	14,2

Статистика по проектам участников рейтинга в 2015-2016 годах представлена в таблице ниже. Она включает данные о количестве начатых и завершенных проектов, а также информацию о количестве реализованных лицензий или автоматизированных рабочих мест.

Статистика компаний по реализованным СЭД/ECM-проектам и лицензиям

Компания	Кол-во публичных проектов в базе TAdviser*	Кол-во проектов, старт. в 2016 г.	Кол-во проектов, старт. в 2015 г.	Кол-во проектов, заверш. в 2016 г.	Кол-во проектов, заверш. в 2015 г.	Кол-во лицензий или АРМ, реализов. в 2016 г.	Кол-во лицензий или АРМ, реализов. в 2015 г.
	739	222	203	222	203	46152	38381
	593	826	546	814	570	48031	45063
	512	56	н/д	н/д	н/д	26100	н/д
	178	н/д	н/д	н/д	н/д	51457**	40561**
	176	61	52	47	39	15000	13500
	172	58	50	52	33	11750	7800
	66	59	54	56	53	11400	9900
	50	н/д	н/д	н/д	н/д	н/д	н/д
	47	19	22	н/д	н/д	24399	928
	27	44	49	59	58	н/д	н/д
	27	н/д	н/д	н/д	н/д	н/д	н/д
	21	15	20	12	15	н/д	20000
	20	34	16	26	12	25000***	2800
	12	9	2	5	9	720	4023
	11	10	6	8	8	4509	1400
	6	5	4	4	3	н/д	н/д
	4	58	74	22	23	1003	1639

Основные драйверы и барьеры российского рынка СЭД/ECM-систем

Драйверы

Импортозамещение

Импортозамещение глубоко проникло в ИТ-отрасль и влияние этого процесса ощущается во всех её сегментах. В сфере СЭД/ECM-систем замена иностранных решений отечественными продуктами является одним из основных драйверов. Таковым, в частности, импортозамещение называют Виктор Вайнштейн, генеральный директор компании «Логика бизнеса», Владимир Андреев, президент «ДоксВижн», Владимир Кохан, коммерческий директор «Диджитал Дизайн» и Артур Ишханян, старший исполнительный директор «АйДи - Технологии управления».

Государство последовательно добивается того, чтобы реестр отечественного ПО заработал в полную силу. Увеличивается давление на компании, пренебрегающие реестром. В результате все больше организаций начинают использовать отечественные ECM-системы. Отмечу, что решения из реестра уже имеют адекватную ценность для бизнеса, потому что лицензионная политика западных компаний практически не изменилась, - говорит Виктор Вайнштейн.

По словам Артура Ишханяна , в отличие от 2015 года, когда тенденция только набирала силу, теперь она затрагивает гораздо больше участников рынка.
Поставщики решений СЭД отмечают рост спроса на отечественные платформы, связанный, прежде всего, с законодательным закреплением перехода на российские решения для госорганизаций и органов госуправления. Немало поспособствовал этому запуск Минкомсвязи РФ реестра отечественного ПО для поддержки импортозамещающих продуктов – попавшие в него ИТ-системы рекомендуются к закупке в госорганизациях.

Крупные отраслевые компании с государственным участием – основные заказчики систем СЭД – предполагают, что в ближайшее время им также придется отказаться от зарубежных платформ в пользу российских решений. В связи с чем, многие российские ИТ-компании, в том числе и мы, разрабатывают собственные платформы для СЭД, - рассказывает он.

По мнению Сергея Плаунова, руководителя направления BPM&ECM компании «Крок» , среди драйверов рынка остаются курс на импортозамещение в госсекторе и наличие санкций, согласно которым западные вендоры вынуждены отказывать в обновлении и оказании услуг техподдержки по ряду внедренных систем электронного документооборота.

Однако учитывая, что замене существующей масштабной системы сопутствуют высокие затраты и риски, модернизацию можно начать постепенно, например, обновления базы данных и перехода на open source, в частности, на PostgreSQL. «Крок» сейчас как раз работает над похожим проектом в крупной распределенной компании, - добавляет он.

Цифровая экономика и цифровая трансформация

Алексей Трефилов, директор компании ELMA, основным драйвером роста видит флаг «Цифровая экономика».
Тема очень серьезная, за нее взялись крепко, очень надеюсь, что вопрос получит хорошую реализацию и поддержку. Что немаловажно, благодаря активному освещению в СМИ и на тематических конференциях уже можно говорить о небольшом эффекте программы. Темы «цифровой экономики» и «цифровой трансформации», хотя с точки зрения содержимого не принесли ничего нового - все это под другими названиями уже не раз обсуждалось - придали вопросам автоматизации бизнеса новизну и привнесли свежие идеи, - отметил эксперт.

Эра цифровой экономики, начало которой официально объявлено нашим правительством, в какой-то момент неизбежно превратится из слов в реальность, и нашу отрасль это тоже коснется, - добавил Александр Бейдер, директор по развитию направления ECM, компания TerraLink.

А лександр Назаров, директор по продажам Haulmont («Хоулмонт») , считает, что общество с каждым годом делает новые шаги в цифровую эпоху и становится информационным обществом.
Мы видим в том числе, как государство озвучивает тренды и подает пример, успешно работают массовые электронные сервисы - «Госуслуги», «Налог.ру» и т.п. Бизнес стремится внедрять новые технологии, чтобы быть конкурентным в своих отраслях, - говорит Назаров.

Стремительное развитие технологий

Еще один очевидный драйвер рынка СЭД – стремительное развитие цифровых технологий для бизнеса в России.

По мнению Артура Ишханяна, использование современных инструментов хранения и обработки данных в СЭД (блокчейн, Big Data, AI) расширяет функциональность решений в области обработки, стандартизации и анализа данных (BI), и СЭД все чаще используются как корпоративные хранилища данных. В системах появляются инструменты визуализации данных.
Уже сейчас СЭД могут быть бесшовно интегрированы с аналитическими системами компании, и в будущем, на мой взгляд, это приведет к выпуску конвергентных решений для комплексной работы со всеми типами данных и контента организаций, - отмечает он.

Потребность рынка к автоматизации ЮЗДО

В компании драйвером называют общую готовность и потребность рынка к автоматизации юридически-значимого документооборота (ЮЗДО).
Примерно 50/50 встречаются проекты, где такое взаимодействие строится либо внутри предприятия, либо с внешними участниками. Это не только про обмен документами с контрагентами и использование электронной подписи, здесь потребность на уровне полноценных механизмов интеграции, которые позволяют максимально сократить ручные операции и обеспечить непрерывность сквозных процессов, - говорят в компании.

Развитие мобильности

Немало подстегивает развитие рынка тотальный уход бизнеса в мобайл.

На сегодняшний день 4,8 миллиардов человек – а это более половины населения Земли – являются активными пользователями мобильных устройств, и можно прогнозировать, что к 2020 году цифра вырастет до 6 млрд. Естественно, планшеты и смартфоны становятся обыденным элементом ИТ-инфраструктуры компаний. В настоящий момент особой популярностью пользуется концепция BYOD (Bring Your Own Device), которая подразумевает, что сотрудники пользуются собственными устройствами для рабочих задач – руководству компании не нужно тратить средства на закупку мобильного оборудования.

В итоге непрерывное использование мобильных устройств для оперативного получения и исполнения задач, в том числе с документами, сформировало целую индустрию, которая обслуживает мобайл для бизнеса и включает разработку средств защиты корпоративных данных, дизайн, разработку мобильных приложений, контент-провайдинг, - рассказывает он.

Облака

Политическая неопределенность усилила риски использования зарубежных решений на территории России, плюс они стали весьма дорогостоящими. Если до 2016 года облачные СЭД, в том числе и импортные, бурно развивались как услуга, то сейчас есть проблема их использования на территории России (а российских - за рубежом).

Сергей Евсиков, директор « Аскон-Системы проектирования » . - Благодаря тем же сайтам с госуслугами, люди оформляют паспорта, платят налоги, получают справки из ЖКХ в электронном виде. Облачные СЭД-технологии распространяются и поддерживаются на государственном уровне.

Напряженная экономическая ситуация

Михаил Хаскельберг, исполнительный директор «Первой Формы».
Многие компании уходят с рынка, а те что остаются – сокращают инвестиции и жестко контролируют финансы. Многие впервые начинают оценивать эффективность своих бизнес-процессов, искать способы их оптимизации. И средством для этого выступают СЭД\ECM-системы. Но чтобы в таких условиях запустить новый ИТ-проект, необходимо подробно обосновать его результативность. Поэтому востребованы только те системы, которые реально повышают эффективность бизнеса, - говорит он.

Барьеры

Импортозамещение

Владимира Андреева, президента компании , необходимость срочно реализовывать поддержку отечественной инфраструктуры затрудняет возможности инвестиций в перспективные инновации вроде искусственного интеллекта.

Василий Бабинцев, директор по маркетингу , добавляет, что барьером также может стать неразумное проактивное импортозамещение, которое рискует превратиться в самоцель в ущерб эффективности.

Ограничения законодательной базы

Надежда Кочеткова, евангелист «1С:Документооборота» в компании «1С» , отмечает, что барьером служат ограничения законодательной базы. Например, в части перехода на взаимодействие посредством использования электронных документов (не электронных копий, а именно электронных документов, созданных и существующих только в электронном виде, подписанных электронной подписью) и риски, связанные с техническим обеспечением долговременной сохранности таких документов.

Психологический фактор и сопротивление переменам

Также, по мнению Надежды Кочетковой, барьером зачастую служит психологический фактор.
Например, «перестраховка» компаний в переходе на ЭДО и применении электронной подписи. Для ряда компаний небольшая судебная практика в части использования электронных документов, как доказательства в суде, вызывает внутрикорпоративные барьеры и препятствует переходу на ЭДО, - говорит она.

Другим примером барьера служит процесс вовлечения в ЭДО контрагентов. Компании, пришедшие к пониманию и необходимости использования ЭДО, сталкиваются с нежеланием использования ЭДО контрагентами. В связи с этим компании вынуждены реализовывать отдельные проекты по их вовлечению и мотивации.

В "ЕСМ Групп Про" к барьерам рынка относят сопротивление переменам со стороны конечных пользователей.

Любое нововведение требует от участника процесса перестройки мышления, выработку привычки к интерфейсу, доверия к системе. И здесь очень важно, чтобы внедрение было хорошо спланировано на всех этапах. Этап ввода в эксплуатацию новой системы всегда показателен. Когда проводишь первичное обучение, легко увидеть настоящие эмоции пользователей. Если проект был организован грамотно, если заказчик учел баланс внутренних интересов и смог донести идею внедрения до всех уровней пользователей, а исполнитель проекта – воплотил удобное и современное решение в адекватные сроки, то система быстро приживается, - рассказывают в компании.

Добавляет, что для большинства коммерческих организаций электронный документооборот является инфраструктурным, поддерживающим бизнес-процессом, а не основным. Компании порой думают, что внедрение СЭД не принесет ощутимых дивидендов и каких-то судьбоносных изменений. В госструктурах, где документооборот часто является основным видом деятельности, наоборот, страшатся нарушить привычный ход вещей и увеличить прозрачность процессов.

Отсутствие единого стандарта, регламентов и недостаточная унификация СЭД

По мнению Артура Ишханяна, старшего исполнительного директора «АйДи - Технологии управления» , главным барьером рынка становится отсутствие единого стандарта, регламентов и недостаточная унификация систем электронного документооборота в российских компаниях. Так, сотрудники промышленных предприятий привыкли, помимо стандартных отчетов, использовать много инженерных документов: например, чертежи в программе AutoCAD. Это усложняет переход на электронную систему документооборота.

Какие важные изменения и события произошли на российском рынке СЭД/ECM-систем в 2016-2017 годах?

Законодательные изменения, направленные на использование в госсекторе отечественного офисного ПО

В 2016-2017 годах произошли важные законодательные изменения, которые в корне изменят подход к внедрению ИТ в госструктурах. В 2016 году вышло распоряжение Правительства РФ от 26 июля 2016 года №1588-р, обязавшее к переходу на отечественное офисное ПО Федеральные органы исполнительной власти и государственные внебюджетные фонды. Кроме того, очень мощный толчок рынку дали дополнительные требования к офисному ПО, утвержденные постановлением Правительства РФ №325 от 23 марта 2017 года, и последовавшие в июле этого же года методические рекомендации по переходу госорганов на отечественное ПО, утвержденные Минкомсвязи.

Можно сказать, гром грянул, федеральные, региональные и муниципальные органы власти и управления начали реагировать и, в свою очередь, издавать распоряжения для подведомственных ГУП, ГБУ и МУП. Очень важно, что в изданных методических рекомендациях установлены вполне реальные значения целевых показателей. Принимаются меры и по обеспечению этого процесса финансированием. Конечно, никогда финансирование не будет достаточным для быстрого и полного перехода, но для того, чтобы начать процесс и планомерно двигаться – достаточно», - отмечает Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн».

Добавляет, что эти изменения провозгласили общий курс на отказ от бумажных носителей и предоставление сервисов в электронном виде. Несмотря на то, что данные нормативные документы пока касаются ограниченного круга органов государственной власти – соответствие данным требованиям, по его мнению, уже сейчас является важным критерием выбора СЭД/ЕСM и для субъектов Российской Федерации, и для компаний с государственным участием.

Компания «Диджитал Дизайн» одна из немногих отечественных разработчиков приняла участие в пилотном проекте Минкомсвязи России по переходу федеральных органов исполнительной власти на использование отечественного офисного ПО со своими продуктами СДУ «Приоритет» и «Защищенная мобильность» и уже успешно подтвердила совместимость с отечественными СУБД, операционными системами и офисными пакетами, - говорит он.

Дмитрий Голосовский, руководитель отдела маркетинга компании «Интертраст» , видит, что со стороны госорганов усиливаются запросы на решения СЭД, которые обеспечивали бы импортозамещение существующих зарубежных платформ. Учитывая законодательное давление регулирующих органов, это может стать главной задачей государственных организаций на ближайшее время, полагает он.
По сути необходима мультиплатформенная СЭД, которая не зависит от применяемого базового ПО и обеспечивает заказчикам возможность выбрать ту ИТ-инфраструктуру, которая соответствует требованиям в области импортозамещения. Система должна находиться в Едином реестре российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных, - добавляет Дмитрий Голосовский .

Сергей Плаунов, руководитель направления BPM&ECM компании «Крок» , отмечает, что появление новых критериев включения софта, в том числе и систем электронного документооборота, в реестр российского ПО, по сути является ужесточением требований. Например, появились требования к операционным системам, на которых должно работать включаемое в реестр ПО как в серверной, так и клиентской части – оно должно работать как минимум на одной систем из реестра (вариации Linux) и Windows. Кроме того, веб-клиент включаемой в реестр российского ПО системы электронного документооборота должен поддерживать несколько интернет-браузеров, при этом два - из реестра.

В частности, когда мы занимались разработкой новой версии своей Корпоративной системы электронного документооборота (КСЭД 3.0), то мы изначально разрабатывали ее кроссплатфоменной. Эта версия системы является полностью российским продуктом, который строится на опыте и наработках «Крок» в области построения крупных ECM систем на тысячи и десятки тысяч пользователей, и может быть использована российскими госзаказчиками с целью импортозамещения. В настоящее время мы заканчиваем подготовительные работы по подаче заявки на включение системы в реестр отечественного ПО, - рассказывает представитель «Крок».

Добавляет, что за счет общего курса на импортозамещение доля иностранных ECM-платформ на рынке снизилась.

Курс на цифровую экономику

Курс на цифровую экономику дает российскому ИТ-рынку в целом и рынку СЭД/ECM-систем в частности огромный потенциал и много новых возможностей.

Электронный документооборот, оказание госуслуг в электронном виде, развитие порталов - все эти направления фактически являются элементами цифровой экономики, и в нашей стране эти технологии вполне соответствуют мировым, считает Елена Иванова, директор по маркетингу компании «Электронные офисные системы» (ЭОС) .

Курс на цифровую экономику непременно повлечет за собой дальнейшие изменения. Прогнозы очевидны: это лавинообразный рост объемов и разновидностей цифровой информации, вовлечение всех сотрудников в интенсивные электронные коммуникации, оцифровка «бумаги» и активизация сопутствующих деловых процессов. И СЭД будут вынуждены учитывать все эти тенденции, - добавляет Елена Иванова.

Приобретение OpenText продуктовой линейки и бизнеса Documentum

Одним из самых важных событий последних лет, которое повлияло и на российский рынок ECM, безусловно, является приобретение компанией OpenText подразделения корпоративного контента EMC Dell, в частности, линейки продуктов Documentum.

Как отмечает Артур Ишханян, старший исполнительный директор «АйДи - Технологии управления» , это стратегическое партнерство между бывшими конкурентами показало нарастающую тенденцию к консолидации рынка. Сейчас вендор продолжает обновлять решение (в 2017 году вышла новая версия – 7.3) и делает его более доступным для пользователей, которые смогли отказаться от коммерческих баз данных в пользу open source.

Александр Бейдер, директор по развитию направления ECM компании TerraLink , добавляет, что приобретение OpenText продуктовой линейки и бизнеса Documentum самым благоприятным образом скажется на настроениях и ожиданиях пользователей.

В первую очередь, конечно, выиграют пользователи линейки Documentum, поскольку OpenText не только официально объявил о своих намерениях продолжать развитие продуктов этой линейки, но и уже приступил к выполнению своих обещаний. Те компании, которые рассматривают приобретение продуктов SAP и OpenText для автоматизации управления своим контентом, получат новые возможности, а также будут вынуждены, в связи с политикой импортозамещения, относиться к выбору этих систем еще более серьезно, взвешенно и ответственно. Что, несомненно, очень позитивно скажется затем и на качестве принимаемых проектных решений, - говорит Александр Бейдер.

Изменения в сфере регулирования ЭДО

С точки зрения межкорпоративного документооборота за год произошли важные изменения в сфере регулирования ЭДО.

Как поясняет Василий Бабинцев, директор по маркетингу Directum , появились новые форматы, планы по переходу на электронные трудовые книжки и договоры с сотрудниками, множество правовых актов, уточняющих практические аспекты электронного обмена.

Атаки криптовирусов спровоцировали рост интереса к СЭД

Недавние атаки криптовирусов спровоцировали всплеск интереса к СЭД из-за возможностей централизованного хранения корпоративного контента. Об этом, в частности, говорит Сергей Евсиков, директор «Аскон-Системы проектирования» .

По его словам, до внедрения СЭД контент юридически принадлежит корпорации, но по факту он «размазан» по жестким дискам и другим местам хранения. При атаке вируса на рабочие места эти данные никак не защищены, они утрачиваются. Централизация позволяет обеспечить эффективную защиту одной конкретной точки и сделать резервное копирование данных.

Впрочем, часто важность какого-то события, каким и стали эти атаки, перегрета и приводит к тому, что ответные действия чрезмерны. Есть риск, что усиленная защита от таких атак может блокировать нормальную работу. Система документооборота, отказ от бумаги должны сделать работу организации проще, но если переборщить с защитой от гипотетических атак, работать с СЭД будет сложнее, чем с бумагой. В нашем решении изначально были заложены механизмы и инструменты встроенной защиты, которые эффективны в том числе и для защиты от криптовирусов, - отмечает Сергей Евсиков.

Как изменится российский рынок СЭД/ECM в течение ближайших 5 лет? Прогнозы экспертов

Если мы посмотрим на эволюцию систем электронного документооборота, то еще 10 лет назад они закрывали исключительно задачи делопроизводства. Около 5 лет назад произошло значительное расширение спектра внутрикорпоративных задач, компании начали решать вопросы межкорпоративного взаимодействия. В ближайшие 5 лет мы ожидаем, что переход к МКДО станет массовым.
Будет развиваться законодательство в области электронного обмена и долговременного хранения первичных документов. Корпоративный сектор займут отечественные решения (проприетарные и СПО), в том числе облачные.
Благодаря цифровой трансформации станет больше электронного контента и меньше бумажного. Взаимодействие будет цифровизированным - появится больше процессов, не имеющих доцифровой истории применения. Дальнейшее распространение получат чат-боты и механизмы искусственного интеллекта в системах. Василий Бабинцев, директор по маркетингу Directum

Сократится число информационных систем на предприятии, будет автоматизировано все больше процессов на базе СЭД/ЕСМ, будет развиваться работа с большими данными, искусственным интеллектом, машинным обучением, блокчейном. Обмен документами будет осуществляться все больше в электронном виде. Появится возможность полностью перейти к работе с мобильных устройств. Мобильное устройство будет использоваться не только как аппарат для работы в веб-клиентах систем, но и как инструмент, например, для распознавания документа по фотографии с последующей регистрацией в системе.
Эти изменения происходят плавно и естественно, поскольку на место пользователей систем и руководителей приходит поколение, которое привыкло, что мобильное устройство – это их главный рабочий инструмент, в связи с этим на первый план выйдут удобство интерфейсов, применение UX-технологий и другие современные способы создания удобных приложений. Владимир Кохан, коммерческий директор «Диджитал Дизайн»

Думаю, в первую очередь, радикально изменится само понимание того, что есть ECM-система, в принципе, как таковая.

Возможно, отдельно стоящие ECM-системы исчезнут вовсе. Притом, что все более распространится общее осознание того, что ECM-система есть единый корпоративный сервис, обеспечивающий работу с как неструктурированной, так и слабо структурированной информацией, возможно, что ее интерфейс почти полностью спрячется за функционалом бизнес-систем типа ERP, CRM, HCM, EAM и др.

Полагаю, что картина ECM-рынка и представление пользователей о том, что такое ECM-система радикально изменится после того, как OpenText выпустит конвергентное решение, объединяющее возможности/ технологии решений OpenText Content Server и решений линейки Documentum, который теперь, как известно, OpenText.

Также возрастет удельный вес выпускаемых непосредственно вендорами решений, обладающих высоким уровнем стандартизации и готовности к применению, что изменит вектор проектов с разработки на адаптацию.Александр Бейдер, директор по развитию направления ECM, компания TerraLink

В ближайшие годы кардинальных изменений на рынке не произойдет. По-прежнему будут реализовываться большие проекты по переходу с СЭД на ECM-платформы, над которыми будут надстраиваться различные сервисы.
Но нельзя и исключить, что в течение ближайших 10-15 лет произойдет некий тектонический сдвиг и появятся совершенно другие системы управления контентом. Возможно, в прошлое уйдут и сами понятия «контент», «контент-платформа», «ECM-сервис». Но минимум на 10 лет работы в сфере ECM нам всем хватит. И конечно, нужно готовиться к будущему: изучать блокчейн, искусственный интеллект, контентную аналитику и другие новейшие технологии, готовить свои решения и свой бизнес к изменению реальности. Виктор Вайнштейн, генеральный директор компании «Логика бизнеса»

Трудно предсказывать на такие сроки в современном мире. Рынки сейчас существуют в режиме agile – от одной революции до следующей. Очевидно одно – рынок вырастет в разы, бумажный документооборот полностью уйдет в прошлое. Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн»

Рынок ECM однозначно станет еще более мобильным, облачным, еще больше расширятся границы применения ECM-систем в бизнес-процессах организаций. Роль и востребованность систем хранения электронных документов вырастет. Уже в ближайший год-два искусственный интеллект будет применяться в ECM-системах. Елена Иванова, директор по маркетингу компании «Электронные офисные системы» (ЭОС)

Системы ECM сыграют решающую роль в главном тренде последних лет - цифровой трансформации организаций. Именно СЭД корпоративного класса позволит сформировать в распределенной структуре организации единое информационное пространство, в котором осуществляется электронное документированное взаимодействие всех сотрудников, подразделений и филиалов, обеспечить режим сквозного документооборота и сквозных деловых процессов между всеми структурными элементами. Документооборот превратится из специализированной системы регистрации документов в сервис документирования всей деловой активности в организации, центр диспетчеризации информации с учетом данных из множества информационных систем, а также главным поставщиком данных для глубокой всесторонней аналитики в BI системах.

Такая система предложит новые возможности, среди которых особый интерес представляют интеллектуальная составляющая ECM, которая позволит полностью автоматизировать рутинные операции и проактивная аналитика, основанная на обработке колоссального объема данных с различных систем в реальном времени и помогающая организациям оперативно реализовывать конкурентные преимущества. Без полноценной ЕСМ цифровая трансформация организации будет невозможна. Дмитрий Голосовский, руководитель отдела маркетинга компании «Интертраст»

На наш взгляд, есть несколько основных тенденций в изменении рынка СЭД/ECM:

• СЭД/ECM все больше будет встраивается в ИТ-ландшафт организации, совершенствуя в своих продуктах механизмы интеграции с другими решениями и платформами;
• Будут повышаться требования к оперативности обработки информации, и, как следствие, развитие СЭД/ECM на мобильных устройствах и веб-клиенте;
• СЭД/ECM будет развиваться, как облачный сервис;
• СЭД/ECM будут совершенствовать механизмы управления контентом, документами и процессами в направлениях B2B, B2G;
• СЭД/ECM будут развивать новые сервисы коммуникаций для вовлечения в цифровой процесс взаимодействия разных потоков информации. Надежда Кочеткова, евангелист «1С:Документооборота» в компании «1С»

Рынок взрослеет. Надеюсь, через 5 лет никому не придет в голову «автоматизировать канцелярию», Нет, я не предлагаю отказаться от документов - я скорее про подход к вопросу автоматизации. Все большее количество заказчиков понимает потребность в автоматизации именно бизнес-процессов и правильному использованию документов в этих бизнес-процессах. Это очень важные и позитивные изменения, уверен, в будущем такое правильное процессное мышление станет нормой.
На рынке всегда есть передовики использующие современные технологии по-максимуму, и те, кто использует потенциал технических средств лишь незначительно, зачастую бессистемно решая мелкие локальные задачи. Вообще, справедливо будет отметить, что сегодня львиная доля проектов внедрения ECM\СЭД – это все те же стандартные управление договорами, входящая и исходящая корреспонденция и организационно-распорядительная документация.
Компания ELMA активно пропагандирует процессный подход и внедрение ECM\СЭД систем именно с точки зрения автоматизации бизнес-процессов. То есть когда документ является лишь артефактом процесса, а не рассматривается как центральный объект автоматизации. Такие проекты и заказчики, конечно, встречаются нередко, но во многих случаях нам приходится проводить серьезную работу по перестройке сознания, приоритетов и подходов к автоматизации.
Впрочем, позитивные тенденции за последние годы есть и действительно, внедрение ECM-систем все чаще выходит за рамки управления документами, более того, отмечу, что к нам постепенно доходит с запада подход построения «бизнес-приложений». Алексей Трефилов, директор компании ELMA

Я бы выделил две вещи, которые способны изменить рынок. Во-первых, это блокчейн - трендовая технология децентрализованного подтверждении легитимности, значимости и целостности документа. Сейчас мы слышим про блокчейн в контексте криптовалютной шумихи, но у самой технологии широчайший спектр применения. В первую очередь она пришла в финансовый сектор, потому что там особое значение имеет замена стороннего третьего авторитета, подтверждающего легитимность транзакции, на механизм, который избавляет от лишнего посредника. Судя по скорости развития блокчейн-технологии скоро начнут «переезжать» в промышленные отраслевые решения, отношения внутри предприятий. Их интеграция в СЭД выглядит очень перспективно. Ведь блокчейн - это принципиально другой способ защиты документов на основе выстраивания защищенной цепочки данных. Здесь защищен не каждый документ в отдельности, а вся цепочка, и ты не можешь вырвать или заменить однажды созданный документ незаметно, не разрушив ее. Да, электронная подпись защищает документ от изменений, но не защищает от ситуации, когда этот документ из СЭД изымают. В классических СЭД можно уничтожить документ без следа, блокчейн этого делать не позволяет. Поэтому, например, к технологии активно присматриваются нотариусы.

Кроме того, рынок изменит и интеграция СЭД с DLP-решениями. Заказчики все чаще ожидают от СЭД встроенного решения защиты от утечки данных, хотя изначально это был отдельный класс систем, причем достаточно дорогостоящих. Сергей Евсиков, директор «Аскон-Системы проектирования»

В течение 5 лет увеличится доля использования российского программного обеспечения и СПО в проектах СЭД, при этом доля западного, проприетарного ПО будет неуклонно снижаться. Артур Ишханян, старший исполнительный директор «АйДи - Технологии управления»

Я думаю, что основное изменение, которое затронет рынок ECM в ближайшие годы связано с тем, что часть систем не будут востребованы клиентами. Основное требование заказчиков СЭД уже сейчас – это удобный интерфейс и быстрый отклик системы. И к этим двум требованиям в перспективе добавится необходимость набора сервисов для пользователей. Поэтому те СЭД, которые сейчас не работают в этом направлении, скорее всего просто прекратят свое существование. Александр Невинчаный, заместитель генерального директора ГК «Корус Консалтинг»

Многие из вас уже давно используют СЭД в своей работе, кто-то находится в процессе внедрения, но есть и такие, которые все еще присматриваются. Тем не менее знания о современных системах управления документацией и информацией компании будут полезны как новичкам, так и бывалым пользователям. Критерии выбора СЭД

Не секрет, что грамотно построенные и оптимизированные бизнес-процессы являются залогом успеха функционирования компании. Одним из наиболее важных и ресурсозатратных процессов является процесс документационного обеспечения управления. В первую очередь, это вре­менные затраты (согласование, утверждение, подписание, контроль исполнения), трудовые (необходимость иметь в штате специалиста, ответственного за документооборот), не говоря уже о затратах на расходные материалы и офисную оргтехнику. Оптимизировать данный процесс, а значит, существенно снизить издержки на его обеспечение призваны СЭД.

Несмотря на сложные экономические условия, СЭД на рынке информационных технологий остаются в числе самых востребованных систем, так как позволяют:

• повысить эффективность управления компанией, пре­доставляя руководству всю необходимую информацию для принятия решений;
• оптимизировать работу сотрудников с документами;
• сохранить критически важную информацию и немате­риальные активы компании (информация, которая мо­жет быть утеряна в результате увольнения или сокра­щения сотрудников), т. е. обеспечить непрерывность бизнеса или деловых процессов.

Естественно, информация о полезности современных тех­нологий для специалистов-делопроизводителей не нова. Если вы читаете эти строки, значит эта тема вам близка. Возможно, многие из вас уже давно используют СЭД в своей работе, кто-то находится в процессе внедрения, но есть и такие, которые все еще присматриваются.

Тем не менее знания о современных системах управления документацией и информацией компании будут полезны как новичкам, так и бывалым пользователям.

Рынок активно развивается, на нем присутствует множе­ство продуктов, бизнес-решений, дополнительных опций, рассчитанных на решение самых разных задач. И даже если в ва­шей компании уже есть решение для автоматизации делопроизводства и коллективной работы сотрудников, то, вероятно, сейчас вы задумываетесь, как его оптимизировать.

Важно понимать, что системы электронного документо­оборота, внедренные в компании, это не застывший субъект, а живой организм, который требует значительного внимания, контроля, развития. Если систему своевременно не развивать, то очень скоро она устареет и перестанет использоваться со­трудниками.

Служба ДОУ - заказчик СЭД

Возможно, сейчас вы задаете вопрос: "Зачем нам - делопроиз­водителям - разбираться в рынке СЭД, если есть "айтишники" и это их хлеб выбирать программы?".

Наивно полагать, что за вас эту задачу решат IT-специатисты! Большая часть документов сегодня создается, обраба­тывается и хранится в электронном виде. Сотрудники согла­совывают множество документов с помощью ICQ, Skype, электронной почты. Кроме этого, документы создаются и со­храняются в различных форматах. И именно задача делопро­изводителей - управлять этой информацией.

Мне известно немало случаев, когда делопроизводители становились фактически разработчиками систем электрон­ного документооборота, прописывая требования к системе "с нуля". С этого и начиналось их хождение по мукам и дол­гие процессы разработки, доработки, внедрения системы.

Сначала они выступали в роли бизнес-аналитиков - опи­сывая все процессы документооборота. Потом в роли тестировщиков, принимая полученные результаты. Ну, а затем и в роли преподавателей, обучая сотрудников своей организа­ции работе с системой. Естественно, что все эти процессы весьма длительные и на них уходит значительное количество времени - в лучшем случае несколько месяцев, в худшем - лет. Позже они признавались мне, что если бы они могли принять участие раньше в процессе выбора, то сэкономили бы себе очень много сил и времени, а своей компании приличные деньги! Но самое главное, что они уже давно бы организовали совместную работу в системе - свою и сотрудников компании.

Разработчики заказных решений в большинстве случаев ориентируются на требования пользователей. Только они не учи­тывают, что пользователи зачастую не знают, какие требования предъявить и какие существуют способы реализации их задач.

Знакомство же с продуктами, представленными на рынке, по­нимание принципов их работы дает преимущество при выборе и, в конечном счете, позволяет выбрать наиболее эффективное решение и сэкономить свои силы, нервы и деньги компании.

Какое решение выбрать?

Итак, вы решили разобраться в ситуации на рынке СЭД и най­ти подходящую систему для решения своих задач. Вы откры­ваете Интернет, а там...

А там представлено столько наименований, описаний, гра­фиков аналитических компаний, различных сравнений, что мож­но просто утонуть в этом море информации. Вот лишь некото­рые цифры о количестве продуктов на российском рынке.

На февраль 2010 г. в каталоге систем электронного доку­ментооборота на сайте TAdviser было порядка 179 наименова­ний, перечень каталога Docflow насчитывает 170 продуктов, также есть различные независимые порталы о системах доку­ментооборота, где перечень решений насчитывает 45 наиме­нований. Компания DSS Consulting выделяет решения порядка 15-20 компаний, которые имеют множественные и успешные проекты внедрения на протяжении нескольких периодов.

Как видим, на российском рынке представлено множество разнообразных решений, относящихся к классу систем элек­тронного документооборота.

Системы могут называются по-разному: "система автома­тизации делопроизводства", "электронная канцелярия", "си­стема оперативного управления компанией", "система управ­ления контентом", "ECM-система" и т. д.

Казалось бы, в чем разница? Ведь все системы делают практически одно и то же - обеспечивают управление элек­тронными документами. А документооборот - это достаточно формализованная сфера и все решения по его автоматизации должны быть очень похожи друг на друга.

Однако рынок программных продуктов весьма разнооб­разен - есть дорогие системы и решения эконом-класса, есть узкоспециализированные системы и конструкторы, которые позволяют реализовать любые замыслы клиента. Все это рыночное разнообразие проистекает от того, что одни и те же функциональные требования реализуются по-разному, на разных платформах, с использованием разных технологий.

В настоящее время рынок достиг определенной стадии зрелости, среди СЭД появились свои лидеры, продолжают по­являться новые решения, что свидетельствует о том, что процесс развития систем продолжается. В отличие от рынка программ для бухгалтерского учета, где, безусловно, лидирует фирма "1С", рынок СЭД не настолько поляризован, выбор у покупателя чрезвычайно широк: от ведущих мировых производителей до разработок, выполняемых на заказ и учитывающих особенности конкретного заказчика. Сложно разобраться, не правда ли?

Проблема выбора СЭД

Обилие предложений на рынке ПО для делопроизводства по­рождает проблему выбора. Но в связи с отсутствием объек­тивных критериев и общепринятых методик оценки качества предлагаемых СЭД и их соответствия реальным потребностям организации возникает риск приобретения "не той" системы: слишком слабой или, напротив, избыточной для решения кон­кретных задач. Риск может усугубиться на этапе внедрения, поскольку даже хорошую систему можно настроить так, что работа в ней не будет эффективной.

В итоге большинство организаций выбирает программные решения в области электронного документооборота на свой страх и риск, руководствуясь собственными критериями, ин­туицией или доверяя обещаниям разработчиков и специалистов, осуществляющих внедрение системы.

Чаще всего причиной неудачи является не столько качество программного решения, сколько его неверный выбор и ошибки, допущенные при внедрении из-за отсутствия грамотно сфор­мулированных требований к СЭД.

В конце 2008 - начале 2009 гг. компания DSS Consulting провела исследование среди компаний - пользователей СЭД, внедривших СЭД в 2008 г. На вопрос: "Каким образом ком­пании выбирают СЭД?" наиболее популярными ответами были:

• выбирали по рекомендациям;
• проанализировали информацию в Интернете;
• выбрали первое попавшееся решение;
• решение "спустили сверху".

Опыт многих компаний показывает, что последствиями неудачного выбора СЭД являются не только материальные, временные, организационные потери, но и, главное, - недостижение организацией поставленных целей и отставание в развитии.

Следовательно, существует реальная потребность в инфор­мации, которая бы позволила: на основе анализа системы документационного обеспечения управления и бизнес-процес­сов организации сформулировать требования к СЭД, на осно­ве объективных критериев оценки и сравнения СЭД, представ­ленных на рынке, выбрать подходящий продукт и обеспечить его эффективное использование.

Критерии выбора СЭД

Прежде чем приступать к достаточно обширной теме по обзо­ру текущей ситуации на российском и международном рынках информационных решений данного класса, а также к анализу конкретных решений, остановимся на основных критериях, которым необходимо уделять внимание независимо от класса программного продукта и занимаемой доли рынка.

СЭД организации должна решать широкий спектр задач и при этом быть удобной и гибкой в настройке, чтобы ее можно было поддерживать силами заказчика. Конечно, мож­но взять ECM-платформу и получить тонко настраиваемое решение, которое учитывает все бизнес-процессы компании, но внедрение таких систем, как правило, занимает от не­скольких месяцев до года и более и требует немалых финан­совых затрат. Однако всегда хочется, чтобы сроки внедрения были минимальными, а обучение персонала быстрым и же­лательно без отрыва от производственной деятельности.

Чаще всего выбор СЭД делают, основываясь на следующих критериях:

• стоимость лицензий СЭД и других необходимых ком­понентов (аппаратное обеспечение, СУБД);
• стоимость внедрения и поддержки СЭД;
• возможности расширения системы за счет дополни­тельных модулей и интеграции с другими продуктами;
• информационная безопасность;
• используемая платформа и технологии;
• репутация разработчика и поставщика (организации, осуществляющей внедрение системы);
• функциональная полнота.

Рассмотрим значение приведенных критериев.

Стоимость лицензий всегда была одним из основных критериев при выборе системы. Заказчики СЭД уже давно знают, что дешевый продукт далеко не всегда хороший.

Система должна быть доступной, чтобы заказчик мог сам осуществлять некоторые настройки системы, например самостоятельно подключать и настраивать словари, справочники, типовые маршруты прохождения документов и др., не прибегая лишний раз к услугам разработчиков или си­стемных интеграторов. Стоимость эксплуатации системы при этом будет ниже.

Система должна быть решением, которое предусмат­ривает дальнейшее ее расширение за счет добавления новых модулей и возможностей.

Спектр возможностей, расширяемый дополнительными модулями, может включать как интеграцию с определенны­ми приложениями, так и расширение функциональных воз­можностей системы.

Особое внимание при выборе системы предъявляется к ее информационной безопасности, тому, как реализованы прин­ципы защиты конфиденциальных данных, как организована система разграничения доступа, поддерживается ли системой использование электронной подписи и шифрования.

При выборе системы, как правило, принимается во вни­мание то, на какой платформе она построена и какие техно­логии используются. И здесь приоритет отдается скорее не но­визне, а стабильности и надежности. Не последнюю роль при выборе играет используемая система управления базами данных (СУБД) и средства разработки.

Если в организации уже есть корпоративный стандарт на СУБД, то логичнее, если СЭД будет ему следовать. Рас­ширять список поддерживаемых СУБД без крайней необхо­димости нежелательно. То же справедливо и в отношении средств разработки. Чем они известнее и распространеннее, тем больше специалистов, которые ими владеют и смогут разрабатывать дополнительные компоненты для СЭД и тем меньше риск срыва проекта из-за отсутствия таких специа­листов.

При выборе разработчика СЭД, как правило, оцениваются такие факторы, как срок работы на рынке СЭД, репутация среди пользователей и конкурентов, качество технической поддержки, частота выпуска обновлений системы. Не ме­нее важен выбор надежной компании - поставщика СЭД, в слу­чае если компания-разработчик не работает напрямую с заказ­чиками.

Следует на этапе выбора детально оценить опыт успеш­ных проектов и внедрений, уровень квалификации персона­ла. Именно от фирмы-поставщика зависит возможность доработки информационной системы в разумные сроки (с приемлемыми ценовыми условиями) под специфику пред­приятия.

Возможно, наиболее важный критерий - функциональная полнота системы. Как бы ни была хороша система по всем другим показателям, главная ее задача состоит в том, чтобы обеспечивать выполнение функций управления электронными документами.

До настоящего времени заказчики редко использовали системный подход к оценке функциональной полноты СЭД, полагаясь на свое субъективное мнение, основанное на из­учении маркетинговых материалов или, в лучшем случае, на беглое знакомство с продуктом на опытном стенде. Для ус­пешного практического использования СЭД этого мало.

Сделать правильный выбор, не проводя комплексной оцен­ки и сравнения систем, прежде всего по функциональным па­раметрам, без учета стратегических целей и текущих задач заказчика, - практически невозможно.

Оказать помощь в решении этой проблемы может пред­варительный анализ рынка: первичное ознакомление с его основными участниками, продуктами, представленными на рынке, ключевыми технологиями и систематизация по основным параметрам.

1 Введение

2 Основные понятия и принципы

3 История развития систем электронного документооборота

4 Современная функциональность СЭД

5 Характеристика российского рынка СЭД

6 Обзор современных систем электронного документооборота

7 Правовое регулирование и стандарты в области СЭД

8 Список литературы

Введение

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

Система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. В 2009 году, по данным IDC, на фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость. Его спад по данным за 2009 год составил не более 20-25%. В численном выражении объем рынка СЭД на сегодня, по данным CNews Analytics, составляет около 220-250 млн. долл.

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения. При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития. Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции. В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.

Основные понятия и принципы

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Машиночитаемый документ - документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.

Электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная подпись (ЭП) - аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Основные принципы электронного документооборота:

 Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

 Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

 Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

 Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

 Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

 Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

История развития систем электронного документооборота

Системы электронного документооборота, появившись относительно недавно, в настоящее время прочно заняли свое место в информационной структуре предприятия. Первоначально в их задачу входила исключительно простая автоматизация документооборота, то есть помощь делопроизводителям, но ни в коей мере не замена документных потоков, циркулирующих на предприятии.

Многое изменилось тогда, когда производители СЭД начали не просто копировать процессы предприятий, обеспечивающие движение бумажных документов, но учитывать задачи, стоящие как перед этими процессами в частности, так и перед всей документооборотом в целом.

Понимание того, что документооборот предприятия предназначен для поддержки его системы управления, пришло в СЭД далеко не сразу. Более того, многие современные федеральные и муниципальные органы власти и по настоящий момент используют простейшие СЭД, в задачи которых входит лишь дублирование бумажного документооборота, но не замена его и не оптимизация и поддержка структуры управления.

Разделяя хронологически этапы эволюции систем электронного документооборота, следует выделить первый из них, начавшийся в 80-х годах XX века и продолжавшийся фактически до его конца. Этот период характерен разрозненностью решений, которая появилась вследствие того, что предприятия, руководство которых уже понимало необходимость автоматизации документооборота, еще не имели унифицированного инструментария, необходимого для решения задач такого рода.

Рассмотрим причины, которые первоначально привели к необходимости автоматизировать документопотоки. В последней четверти двадцатого века объемы управленческой документации предприятий еще не достигли критических показателей, однако имеющаяся территориальная разрозненность структурных подразделений приводила к тому, что процедуры согласования руководителями различных уровней могли проходить неделями и в отдельных случаях даже месяцами. Введение на таких предприятиях служб кольцевой почты позволяло оптимизировать только механизмы последовательного согласования, веерное же, или как его называют сейчас, параллельное согласование, требовало очень больших временных затрат, вследствие чего его использование сводилось к минимуму и применялось, по возможности, исключительно пределах одного здания.

Когда же во многих крупных промышленных предприятиях и органах власти объемы документооборота стали подходить к критическим значениям, стало понятно, что процессы документооборота требуется подвергнуть кардинальному реинжинирингу, то есть перестройке, в результате которой при сохранении общих требований к результатам процессов сами процессы должны были быть оптимизированы и, как следствие, их прохождение должно было занимать значительно меньше времени.

Таким образом, первые СЭД были полностью индивидуализированы, разрабатывались непосредственно на предприятиях, для которых создавались силами внутренних ресурсов. Очевидные достоинства такого подхода (четкое соответствие построенной СЭД фактическим регламентированным процессам документооборота, общая интегрированность в информационную инфраструктуру организации) были с лихвой компенсированы одним принципиальным недостатком: такая система, разработанная в самой организации, обычно была немасштабируемой, а изменить структуру автоматизируемых процессов было практически невозможно, что приводило к невозможности развития такой системы. А поскольку полученная таким образом СЭД была неразрывно связана с моделью управления организацией, то наступал момент, когда развитие компании полностью останавливалось вследствие того, что используемая система электронного документооборота сама тормозила то, что должна была совершенствовать: эффективность принятой в организации системы управления начинала быстро падать и компания была вынуждена прикладывать усилия для того, чтобы создать адекватную СЭД, которая бы смогла поддержать управление и сделать развитие компании более эффективным.

Решение этих задач приняли на себя одновременно несколько компаний, созданных в середине 90-х годов: они начали создавать универсальные СЭД, которые легко масштабировались под нужды практически любых заказчиков, а сама технология создания конечного решения СЭД стала двухэтапной: на первом этапе компания создавала унифицированное ядро СЭД, на втором этапе происходило внедрение - подгонка процессов под нужды конкретного заказчика. Такой подход позволил снизить стоимость конечных решений, а будучи одновременно значительно более функциональным, обеспечивал возможности организационного и функционального масштабирования системы.

С конца XX-го века подход к автоматизации документооборота начал изменяться качественно: в Россию пришли новые подходы к управлению, позволившие повысить его эффективность уже методологически. Именно так к нам пришло понятие менеджмента качества, а вместе с ним - процессный подход к управлению. Информационные системы практически сразу отреагировали на эти веяния, как результат в них пришло понятие WorkFlow - потоков работ, представлявших из себя единичные экземпляры деловых документоориентированных процессов. Современные СЭД откликнулись на их появление реализацией процессно-ориентированных движков (WorkFlow-engines), которые стали одновременно новым методологическим шагом, позволяющим современным СЭД еще быстрее и эффективнее адаптироваться под нужды быстрорастущих компаний. Приход на российский рынок западных разработчиков (IBM Lotus, Documentum), производивших платформы для этих систем, ввел понятие ECM - enterprise content management (управления информацией предприятия). Методически СЭД, относящиеся к категории ECM, отличались от остальных тем, что в них появилось четкое разделение: сам документ, его информационная составляющая (контент). ECM-система работала с контентом документов посредством его метаданных - выделенной информации, имеющей определенную важность для организации. Так, для исходящего письма метаданными могли являться адресат, дата подписания и должностное подписывающее лицо, регистрационный номер и сведения об отправлении и доставке.

Использование workflow позволило уже самим специалистам компаний, эксплуатирующих системы электронного документооборота, обеспечить непрерывное изменение автоматизируемого процесса в целях его максимального соответствия процессам предприятия. Безусловно, это был огромный скачок вперед.

Изменилась и архитектура решений: если первоначально СЭД представляла собой пример двузвенной архитектуры (СУБД - приложение), то к 2005-му году требование трехзвенной архитектуры СУБД - сервер приложений - интерфейс пользователя стало фактическим стандартом отрасли, а организации, проводящие тендеры на поставку СЭД, стали указывать именно такое требование к системной архитектуре как предпочтительное либо обязательное.

Благодатная экономическая ситуация этого времени способствовала бурному росту предприятий всех отраслей, одновременно создавая благоприятные условия для вывода на рынок новых продуктовых решений СЭД. В это время окончательно сформировался круг производителей СЭД, работающих на российском рынке и рынках ближайшего зарубежья.

Современная функциональность СЭД

Корпоративные информационные системы и системы электронного документооборота в частности представляют собой решения, преимущественно предназначенные для управления информационными ресурсами средних и крупных предприятий. Основными причинами такого расслоения является, прежде всего достаточно высокая цена “входного билета” на этот рынок. Приобретение полноценной, качественной и безопасной системы управления базами данных (СУБД), обеспечение ее современными средствами криптографической защиты информации, а также необходимость привлечения к проектам внедрения высококвалифицированного персонала аналитиков, консультантов и внедренцев привели к тому, что компания, пришедшая к необходимости получения такого мощного средства управления корпоративным контентом, как СЭД, была вынуждена единовременно понести достаточно большие финансовые затраты, которых не могли себе позволить индивидуальные предприниматели и малые предприятия. Таким образом, СЭД становились инструментами совершенствования управления именно в крупных компаниях, а обеспечить максимальную отдачу от внедрения могли территориально-распределенные коммерческие структуры холдингового типа.

Развитие функциональности СЭД привело к тому, что все больше документоориентированных процедур управления было автоматизировано и все больше областей повседневной деятельности компаний были покрыты их функционалом.

К настоящему времени фактическим стандартом современных СЭД являются следующие области деятельности:

 общее делопроизводство - обработка входящей корреспонденции и обращений граждан, подготовка исходящих писем и документов, внутренняя и организационно-распорядительная документация, контроль исполнения поручений;

 кадровое делопроизводство - жестко регламентированная область частного документооборота, позволяющая осуществлять поддержку процедур приема на работу и увольнения работников, направления работников в командировку, предоставления планового отпуска и иных видов отпусков. Такие системы обеспечивают ведение всех утвержденных форм кадрового делопроизводства: приказ о приёме работника на работу (ф. Т-1), приказ о расторжении трудового договора (ф. Т-8, Т-8а), приказ о переводе работника на другую работу (ф. Т-5), личная карточка работника (ф. Т-2, Т-2ГС, Т-2МС), штатное расписание (ф. Т-3), график отпусков (ф. Т-7);

архивное делопроизводство - область частного делопроизводства, завершающая жизненный цикл документов организации и поддерживающая следующие процедуры: формирование описей по утвержденным формам, передача дел на архивное хранение, экспертиза ценности документов и дел в целом, уничтожение документов и дел, более не представляющих ценности для организации, ее сотрудников, государства и общества, сдача отдельных дел на хранение в структуры федерального архивного агентства (Росархива);

коллегиальная работа - позволяет автоматизировать документное обеспечение деятельности коллегиальных органов управления - совещаний, заседаний, советов директоров, собраний акционеров. Также позволяет осуществлять подготовку, согласование и утверждение повесток дня (плановой документации) и протоколов (результирующей документации);

 управление взаимоотношениями с клиентами - функционал CRM (cunsumer relationship management) сейчас в той или иной степени реализован во всех СЭД, исключая самые старые, у пользователям которых, впрочем, такой функционал не особо востребован.

Характеристика российского рынка СЭД

Российский рынок систем электронного документооборота в денежном выражении в настоящее время оценивается экспертами в 170 млн. долларов и отличается высокими темпами роста - от 25 до 40 процентов в год, по различным оценкам. Это делает его очень привлекательным, в том числе для мощных зарубежных компаний, поэтому положение в отрасли легко может измениться. Конечно, с одной стороны на ненасыщенном рынке все поставщики, проявив достаточную активность, в принципе имеют большие возможности для развития. Но, с другой стороны, сейчас уже можно говорить, что пул основных игроков практически сформировался.

Зарубежные и российские разработчики до настоящего времени делили рынок в денежном выражении примерно поровну, однако по количеству внедрений соотношение явно не в пользу иностранных разработок. Ввиду высокой стоимости лицензии зарубежных программ, а также недешевой и трудоемкой адаптации под требования российских стандартов они используются, в основном, в крупных компаниях и госучреждениях, для которых вопрос цены стоял не столь остро. Предприятия СМБ больше склонны применять отечественные разработки из-за их гибкости и дешевизны, и ситуация тут вряд ли изменится. Однако и крупные компании все чаще обращаются к российским СЭД. Чем дальше, тем большую часть рынка, вероятно, будут завоевывать отечественные системы: с каждым годом они становятся все функциональнее, существенно менее затратны во внедрении и, что очень важно, разрабатываются специально под российские реалии.

На долю зарубежных разработчиков платформ и решений приходится более 50% рынка СЭД. Большую долю рынка СЭД (около трети) занимают решения на базе платформы Documentum. Принявшим участие в исследовании компаниям, разрабатывающим свои системы на базе платформы IBM Lotus Domino / Notes («БОСС-Референт», НТЦ ИРМ, «Интерпроком Лан», «Компания "ИнтерТраст"», ComputerAge), принадлежит 12–15% рынка. Среди российских компаний значимое положение на рынке занимают: ЭОС, «Ланит», Directum и Cognitive Technologies. На долю системы, разработанной каждой из указанных компаний, приходится более 5% рынка СЭД. Довольно сильные позиции имеют также компании Upscale Soft, Docsvision и Naumen. В СЭД не учитываются другие решения, созданные на базе платформ IBM, используемые для разработки ECM-решений (Lotus Notes, Content Manager и др.), а также решения на платформах для разработки ECM-приложений компаний Microsoft и Oracle и решения российских разработчиков, не принявших участие в исследовании CNA. Указанный сегмент российского рынка СЭД оценивается экспертами в $45-55 млн. Тем не менее, учитывая, что платформы IBM, используемые для создания систем электронного документооборота, широко представлены в России, то доля решений на базе технологий IBM может оказаться значительно выше суммарной доли опрошенных CNA компаний, в том числе за счет собственных разработок. В целом можно выделить три основных направления роста рынка, за который могут побороться новые и уже действующие игроки. Во-первых, можно ожидать увеличения спроса со стороны государственных учреждений после разработки соответствующей нормативно-правовой базы. Так как госсектор является определяющим потребителем СЭД в России, на долю которого приходится порядка 40% рынка, то многое зависит от того, какой путь изберет государство при создании развитой межведомственной структуры обмена информацией. Во-вторых, крупные коммерческие структуры, уже достаточно давно активно использующие СЭД, но лишь в некоторых подразделениях, стремятся объединить распределенные филиалы в единое информационное пространство и распространить успешную практику на предприятие в целом. И, в-третьих, средний и малый бизнес в последние два-три года внедряет все больше систем повышения эффективности организации рабочего процесса и уже осознал, какие преимущества это дает.

Объем рынка систем электронного документооборота (СЭД) в России в 2008 г. составил, по предварительным оценкам CNews Analytics, около $210 млн. Крупнейшим заказчиком СЭД в России остается госсектор, и надежды на дальнейший рост также связывают с инициативами государства. Надежды на дальнейшее развитие связываются по-прежнему с госсектором, банками, телекомом и нефтегазом, изначально «поднявшим» этот рынок в России. При оценке объема рынка СЭД в России экспертами CNews Analytics, а также респондентами – компаниями-разработчиками и интеграторами – учитывается стоимость составляющих системы, услуги по консалтингу, внедрению и обновлению системы, а также обучение и техподдержка. Если по данным опроса 2007 г. доля услуг по внедрению была примерно равна стоимости системы (около 36%), то в 2008 г. респонденты указали, что доля внедрения немного увеличилась – 40% против 35% (стоимость системы). Отчасти такое изменение было связано с бурным ростом отечественного сектора ИТ-услуг в целом, на фоне которого заметно и быстро увеличивалась стоимость работ консультантов. С началом кризисных изменений в стране заказчики оживленно предвкушали, что цены на эти услуги в скором времени упадут. Однако по факту резкого удешевления профессиональных ИТ-сервисов до сих пор не произошло, при том, что этот рынок первым попадает в зону риска.

Рис. 1. Структура затрат на внедрение СЭД.

Обзор современных систем электронного документооборота

Рассмотрим восемь наиболее распространенных в России СЭД: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С:Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС - Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (Cognitive Technologies). Представленный взгляд на СЭД - попытка оценить возможности и готовность программных продуктов решать актуальные задачи организации электронного документооборота на предприятии.

Критерии, выделенные в обзоре, помогут проанализировать возможности рассматриваемых решений с точки зрения технической реализации тех или иных задач СЭД. Все возможности разбиты на семь областей автоматизации:

Делопроизводство;

Общий документооборот;

Управление договорной деятельностью;

Электронный архив;

Работа с обращениями граждан;

Управление проектами;

Работа с документацией СМК.

В таблице 1 приводится ряд очевидных критериев, присущих всем рассматриваемым системам (и всем системам класса СЭД, в принципе), и критерии, которые позволяют отличать решения друг от друга. В целом, функциональные возможности систем совпадают, и лишь подробная детализация некоторых принципиальных задач документооборота и особенности их реализации позволяют сделать сравнение различных решений. Стоит отметить, что по всем приведенным в обзоре системам имеется достаточно большая практика внедрений. Эти системы используются сотнями организаций для автоматизации документооборота. Кроме указанных решений, на рынке присутствует еще более 50 программных продуктов, не получивших большого распространения.

Если проанализировать новые версии систем, занимающих лидирующие позиции на рынке, то стоит отметить, что последние три года их развитие был направлено в основном на совершенствование сервисных возможностей, так как базовые возможности в той или иной форме уже были реализованы ранее. Если говорить о новых технических возможностях, то можно отметить потенциал развития СЭД в сторону управления различного вида контентом (мультимедиа), использование технологий автопроцессинга и разбора содержания документа. Но пока подобная функциональность для СЭД не является обязательной, и самое главное - спрос на нее в России до конца не сформировался.

Таблица 1. Общие характеристики наиболее популярных СЭД

Рассмотрим представленные СЭД по понятному всем соотношению «цена/функциональность»:

Рис. 2. «Оптимальная цена/функциональность» СЭД (диаграмма Gartner )

Данная диаграмма построена по принципу «магического квадранта Gartner», в котором оптимальное соотношение по критерию «оптимальная цена/функциональность» имеют системы, расположенные в I квадранте. Во II и IV квадрантах диаграммы располагаются системы, не обладающие сбалансированными показателями цены и функциональности.

Выбранный для исследования критерий позволяет оценить различные СЭД с точки зрения их готовности решать реальные задачи электронного документооборота на современном предприятии. В группу лидеров вошли системы Directum, DocsVision и ЕВФРАТ. Остальные системы расположились в II и IV квадрантах.

Правовое регулирование и стандарты в области СЭД

Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется. Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы:

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);

Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст);

Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

При реализации проектов по внедрению СЭД, в случае работы с персональными данными необходимо руководствоваться требованиями Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» и от 27 декабря 2009 г. N 363-ФЗ «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных».

Так как ГОСТы носят рекомендательный характер, то разработчики закладывают в свои решения максимальную гибкость, чтобы на базе системы можно было, в зависимости от заказчика, реализовать различные схемы работы с документами. Зачастую архитектура и логика работы системы должны обеспечивать различные и, порой, противоположные подходы к автоматизации документооборота. Отсутствие общепринятых стандартов является проблемой не только для разработчиков, но и для заказчиков, так как выбор требований к СЭД становится слишком субъективной задачей. Правила и регламенты работы с документами могут отличаться от предприятия к предприятию не только в рамках одной отрасли, но даже в рамках одной группы компаний. И хотя в целом комплекс задач электронного документооборота достаточно понятен, способы их реализации сильно разнятся. Получается, что одно из главных требований, предъявляемых к разработчикам современной СЭД, - предложить адекватное по цене, качеству и срокам внедрения решение независимо от специфики работы заказчика (другими словами - удовлетворяющее любой специфике).

15 сентября 2015 г. 14:04

На вопросы PC Week отвечает Истомин Константин, исполнительный директор компании DIRECTUM. Вопросы были заданы в рамках обзора, посвященного 20-летию PC Week/RE .

Когда в России начал формироваться сегмент СЭД/ECM-систем, какие можно выделить ключевые моменты и этапы в его развитии?

Началом формирования сегмента можно назвать 1995 год, когда стали заметными первые тиражные системы, ориентированные на делопроизводство. Примерами таких систем стали Евфрат и Дело. Российская традиция вертикального документооборота, при которой документ, перед тем как попасть к исполнителю, должен пройти через руководство, обусловила особенности первых систем автоматизации. Основными задачами автоматизации были регистрация и контроль исполнения документов, подготовка отчетов. Работа в таких системах строилась на регистрационных карточках. Говорить об управлении контентом предприятия на этом этапе пока рано, но так обозначилось самое начало развития сегмента.

На следующем этапе, который длился примерно с 1997 по 2000 годы, на российском рынке появились электронные архивы документов. Один из представителей - система DOCS Open. Особого развития в России это направление тогда не получило опять же ввиду специфической традиции ведения делопроизводства и документооборота.

Примерно в тот же период появились первые workflow-системы, они были направлены сугубо на автоматизацию взаимодействия и работали в отрыве от процессов управления документами. В качестве примера можно привести российскую систему OPTIMA WorkFlow и западную Staffware.

Комплексные системы появились в 2002-2003 годах. Они объединили в себе механизмы workflow и возможности организации электронных архивов документов. Как раз на этом этапе можно говорить о появлении полноценных систем электронного документооборота, позволявших работать в том числе и с содержанием документов. Технологической вехой в это время становится создание собственных платформ разработки, базирующихся на возможностях СУБД Microsoft SQL Server и/или Oracle. Хорошей иллюстрацией того периода стала выставка-конференция DOCFLOW 2004. В то время мероприятие больше напоминало именно выставку: участники собирались, чтобы увидеть распространенные за рубежом Jukebox-ы, мощные промышленные сканеры… Через пару лет конференция приобрела более деловой характер, со стороны ее участников стал заметен практический интерес использования решений. Яркими представителями комплексных российских систем стали Docsvision и DIRECTUM, начала активное продвижение в России западная система Documentum. Кроме того, отдельной веткой активно развивались отечественные системы на базе Lotus Notes.

2006 можно назвать годом становления современных ECM-систем, объединивших в себе функциональные возможности по управлению документами и взаимодействием. Тогда же исследовательской компанией Gartner были сформулированы критерии, которым должны отвечать ECM-системы. В новых версиях российских комплексных систем также нашло отражение новой концепции ECM. Также в этот период начали активно разрабатываться различные бизнес-решения, призванные закрывать самые разные задачи компаний на основе одной ECM-платформы.

С 2011 года и по настоящее время в ECM, как и во всей сфере ИТ, явно выделилась тенденция ориентации на пользователя: системы становятся более удобными, делается упор на создание интуитивно понятных интерфейсов. Повсеместно разрабатываются мобильные решения, которые стали за последние годы уже не тенденцией, а необходимым условием существования современных ECM-систем. Развивается тренд развития облачных продуктов, рынок сигнализирует о готовности клиентов к SaaS-решениям и в области документооборота. Хотя здесь Россия отстает от западных рынков по ощущениям на 2-3 года.

Как данный сегмент ИТ-рынка пережил кризисы 1998 и 2008 гг.?

В 1998 году российского СЭД/ECM-рынка как такового еще не существовало (он был весьма мал). Основной характеристикой кризиса можно назвать отказ пользователей от западных систем - сказался дефолт со всеми его последствиями.

В 2008 году наблюдался активный рост сегмента СЭД/ЕСМ, большой интерес заказчиков. Поэтому, при общем экономическом спаде ИТ-отрасли этот сегмент пострадал меньше всего. Снизился объем продаж, однако серьезных потрясений не было, восстановление заняло около года.

Чем ситуация отличается от наблюдавшейся в кризисы 1998 и 2008 гг.? Каковы перспективы данного сегмента рынка на ближайшее будущее?

Настоящая ситуация похожа на кризис-2008 «обычными» кризисными проявлениями. Наблюдается общий спад деловой активности, снизилась динамика продаж.

В целом же текущая ситуация заметно отличается от 2008 года.

Во-первых, текущий кризис видится затяжным, т.к. фундаментальные причины для России - цены на нефть и санкции - быстро вряд ли изменятся, на восстановление потребуется 2-3 года.

Во-вторых, сегодня ECM-рынок достиг своей зрелости: заказчики знают, что им нужно от систем, к решениям выдвигаются достаточно четкие требования. Изменился в целом подход к вопросу автоматизации: эффективность стала осязаемым показателем. И если заказчик видит «в цифрах» выгоду внедрения ECM-системы, он принимает вполне осознанное, взвешенное решение.

Как и ранее, реальная потребность от автоматизации есть у крупных компаний, которым эффект масштаба позволяет лучше оценить выгоду от внедрения ECM-решений. Основными стимуляторами рынка выступают представители нефтегазовой отрасли, оборонной промышленности и государственных корпораций, а также экспортоориентированные предприятия.

Поддержку оказывает и активная позиция государства в отношении ИТ-сектора: были значительно снижены барьеры использования электронных документов, тренд импортозамещения на фоне роста курса доллара и западных санкций увеличивает шансы отечественных разработчиков.

В перспективе ожидается дальнейший рост объемов рынка СЭД/ECM заметно больше ИТ-рынка в целом, при этом темпы роста в кризисный период будут зависеть состояния экономики. Главным образом, тенденция роста сохранится в крупных предприятиях, средние компании будут отдавать предпочтение более легким, готовым, недорогим решениям. В этой части выгодно выглядят облачные технологии. БОльший спад ожидается в органах государственной власти из-за сильного сокращения бюджетов. Рынок межкорпоративного документооборота, стоящий немного в стороне от ECM, но имеющий к нему отношение, сейчас находится в начальной фазе своего становления, ожидается его резкий рост, что создает новые возможности.

21.04.2011, Колесов Андрей

Издание: PC Week

Системы электронного документооборота продолжают набирать в нашей стране все большую значимость для бизнеса и для государства. Расширяется сфера применения подобных решений, повышается “глубина” использования заказчиками их функционала, постепенно происходит смещение от бумажного документооборота в сторону электронного. Вместе с тем на пути развития всех этих позитивных процессов имеются и препятствия. О текущем состоянии дел в отечественной СЭД-отрасли, ее проблемах и путях их решения своим мнениями делятся эксперты ведущих ИТ-поставщиков этого рынка.

Текущая ситуация

Разговор начался с вопросов перехода к более полному электронному документообороту, и тут специалисты единодушно отмечают, что в целом преобладают смешанные системы, где присутствуют оба вида документов — бумажные и электронные. Практически все сходятся на том, что в силу наших нормативных требований (законодательства, регламентов и пр.) быстро отказаться от бумажного документооборота не представляется возможным.

Среди новых веяний в этой сфере Андрей Акулов отметил, что СЭД берут на себя задачи ускорения бизнес-процессов, повышения их эффективности, оптимизации ежедневной работы людей, облегчения контроля над деятельностью компании: “Если раньше мы приближали автоматизацию к бизнес-процессам, то сейчас зачастую СЭД оказываются впереди - так, в связи с заданными правилами, документ появляется раньше, чем возникла задача в бизнес-процессе. Это новое направление развития СЭД, которые уже применяются на практике”.

По мнению Филиппа Калашникова, в настоящее время СЭД в России являются одним из наиболее востребованных классов корпоративных программных продуктов, практически для всех сейчас уже стала очевидной польза от внедрения подобных решений: “СЭД наводит порядок в корпоративном документообороте, и только за счет этого некоторые заказчики экономят миллионы долларов в год на резком снижении объема штрафов и других убытков от просрочки исполнения договоров и других финансовых документов. И хотя заказчиками СЭД до сих пор преимущественно являются крупные предприятия, в последнее время становится модным и среди средних и небольших компаний заводить у себя недорогую СЭД. Причем именно средние и небольшие предприятия делают упор на использование СЭД не столько для чисто канцелярских документов, сколько для управления договорами и другими финансовыми документами”.

Впрочем, по поводу активного перехода к электронной документации есть и сомнения. Юрий Дубровский считает, что реально в большинстве случае СЭД используется для управления бумажными документами, фактически выполняя задачи учета документов: “В СЭД документы регистрируют, вносят резолюции и поручения, контролируют исполнение. Автоматизируется обычно работа канцелярии, внутренняя переписка, договорная работа”. Но при этом, отметил он, есть отдельные проекты для организации не только общего (административного) документооборота, но и специфического. Он считает, что СЭД уже заняли заметное место в таких областях, как ведение реестров. Это позволяет заказчикам хранить данные в структурированном виде и одновременно иметь доступ к электронным образам этих документов, хранить историю изменений объекта учета и документов (вплоть до поименного списка сотрудников, вносивших изменения) и управлять жизненным циклом объекта учета.

Развивается такое направление, как электронные архивы, прежде всего для документов оперативного хранения. Такие архивы строятся по признаку профессиональной деятельности и учитывают ее специфику. Например, архивы финансово-бухгалтерских документов, архивы конструкторской документации, банковских досье, при необходимости их можно интегрировать с другими информационными системами, например с ERP или CRM. А вот в сегменте СМБ заметного оживления не наблюдается. Традиционное внедрение СЭД для них слишком дорого и не относится к числу приоритетных задач бизнеса. Возможно, спрос появится в сегменте услуг, предоставляемых по технологии SaaS.

Отдельным вопросом является роль все чаще особо упоминаемого автоматизированного рабочего места руководителя в составе СЭД. “Каким должно быть АРМ руководителя? Мнения компаний-разработчиков на эту тему сильно различаются, - констатирует Юрий Дубровский. - Мы считаем, что это должно быть мобильное эргономичное решение, настраиваемое под задачи конкретного руководителя, предоставляющее ему доступ к различным информационным ресурсам в зависимости от области его деятельности и полномочий по принятию решений. АРМ руководителя - это тот участок проекта, где во многом и формируется его экономический эффект, поскольку внедрение СЭД для руководства неизбежно приведет в СЭД и всех сотрудников”.

Какие задачи решаются при помощи СЭД, зависит в большей степени от ECM-зрелости компании и существующего опыта автоматизации бизнес-процессов - на этот аспект указывает Сергей Бушмелев. Компании и команды автоматизаторов, только получающие первый опыт, автоматизируют рутинные процессы - канцелярию, служебные записки. Более “продвинутые” и искушенные в части управления корпоративным контентом организации решают задачи следующего уровня - управление жизненным циклом договоров, создание единого финансового архива, иными словами вопросы эффективности, взаимодействия, управления рисками. Что касается госорганов и холдингов, то для них, по мнению Сергея, важно, чтобы системы электронного документооборота умели встраиваться в существующие и проектируемые контуры обмена документами и данными. Для СМБ необходимо, чтобы срок окупаемости был минимальным, поэтому они - основной потребитель законченных бизнес-решений.

“Поскольку для России характерным является управление организацией посредством документов (“если решение не задокументировано, его не существует”), то и от СЭД ожидается в первую очередь поддержка управленческих процессов, - подчеркнул Вадим Ипатов. - Поэтому чаще всего преследуются цели унификации и упорядочивания документопотоков, повышения оперативности доставки информации (в первую очередь управленческой), снижения временных и организационных затрат на поиск информации, установления взаимосвязей и взаимовлияния документов, повышения контроля исполнения, обеспечения прозрачности исполнения, снижения материальных затрат на документационное обеспечение”. Сегодня наиболее “продвинутыми” потребителями СЭД являются крупные компании, корпорации и холдинги. Они в основном и формируют облик современных отечественных СЭД и направления их развития. Схожесть отношения к управлению документами крупного бизнеса и госсектора делает востребованными в госсекторе решения, разрабатываемые для крупного бизнеса. Для СМБ не так актуален подход регламентированного управления документами и управления компанией с помощью документов. Но повышение бизнес-ориентированности СЭД делает их более привлекательными для СМБ. В частности, этому способствует инкорпорация кейс-менеджмента в СЭД.

Денис Левинский считает, что в России большинство компаний уже прошли через внедрение СЭД, а некоторые и несколько раз, хотя их применение главным образом касалось задач основного делопроизводства (ОРД, входящая и исходящая корреспонденция). С ростом размеров компаний и объемов обрабатываемых документов крупные компании вновь выбирали продукты для автоматизации СЭД, расширяли функциональность, добавляя требования по интеграции и возможности автоматизации процессов, производительности и отказоустойчивости. Повторное внедрение, как правило, было более сложным по многим причинам, но и этот процесс уже во многих компаниях завершен или находится на завершающей стадии.

Сегодня крупные компании обратили свой взор на вопросы ECM (управления корпоративным контентом). Одна из причин этого интереса заключается в том, что, внедрив системы по автоматизации бизнес-процессов (ERP, BPM, CRM) и получая от них массу документов, предприятия столкнулись с проблемой управления хранением контента (под хранением понимаем сложные процедуры, связанные с вводом-выводом информации, правами доступа, поддержкой регламентов, процедуры аппаратного хранения и т. д.). Госсектор в плане задач похож на крупный бизнес, но он менее поворотлив, а потому до использования ECM еще не дошел. Что касается СМБ, то здесь компании чаще выбирают “легкие” решения, не закладывая резкий рост и развитие. К тому же, чем меньше компания, тем чаще используется в качестве СЭД электронная почта.

Наталья Храмцовская уверена в том, что российские СЭД обеспечивают автоматизацию практически любых деловых процессов, связанных с обработкой бумажных и электронных документов, включая и традиционное делопроизводство, и исполнение регламентов, связанных с оказанием услуг. Главную же особенность России она видит в том, что до сих пор значительную часть своего жизненного цикла (в том числе выпускаются и хранятся) документы существуют в бумажном виде, межведомственный/межкорпоративный документооборот также осуществляется на бумаге. Поэтому отечественные СЭД в меньшей степени ориентированы на создание и хранение электронных оригиналов, а также на межведомственное/межкорпоративное электронное взаимодействие.

Но именно использование СЭД является способом избавиться от хождения бумажных документов внутри организации, может повысить эффективность, скорость работы с документами, их доступность и прозрачность согласований во времени. Без подобной системы не может обойтись ни одна компания, имеющая в своём составе хотя бы 100 человек. Так считает Андрей Лубенец: “В компаниях накопилось много слабоструктурированного контента, которым стало неудобно управлять в ручном режиме. В период кризиса многие организации взглянули на структуру своих расходов, что не всегда делалось во время бурного роста российской экономики. Как выяснилось, работа с документами, в том числе внесение информации из бумажных документов в информационные системы компаний, отнимает много ресурсов и есть явный потенциал для сокращения расходной составляющей бюджетов. Это и послужило толчком к внедрению СЭД, а также систем потокового ввода документов и данных и пр.”.

А вот Георгий Подбуцкий отмечает, что под словами “система документооборота” и СЭД в разных организациях и разных отраслях понимается не одно и то же, не говоря уже о том, что некоторые СЭД вовсе таковыми не являются, а представляют собой учетные системы. Проблема заключается в том, что в разных отраслях были и есть весьма различные приоритеты в области автоматизации документооборота. Так, в органах власти востребованы системы классического документооборота, которые поддерживают автоматизацию традиционных российских бюрократических процедур работы с документами. И как раз такие решения в принципе достаточно хорошо представлены на нашем рынке российскими производителями. Но есть еще, продолжает Георгий Подбуцкий , и коммерческие структуры, для которых автоматизация канцелярии - второстепенная задача. В первую очередь они заинтересованы во внедрении систем, которые могу поддерживать специфические документоориентированные процессы. Например, для географически распределенных холдингов весьма актуальна задача автоматизации централизованной обработки финансовой, проектной или юридической документации. Для страховых компаний ключевой процесс - работа со страховыми делами и приоритетна именно его автоматизация.

С таким мнением в целом согласна и Елена Стрелкова: “Реальное состояние дел с применением СЭД кардинально различается по отраслям и по сегментам рынка, а главное - по предметным задачам. Наиболее активны в отношении внедрения и использования СЭД отрасли с большим объемом документооборота и архива, например государственный сектор, а также отрасли с высокой внутренней конкуренцией и потребностью снижения издержек, в том числе за счет оптимизации основных бизнес-процессов, например финансовый сектор. Потребности предприятий в отношении функций, которые реализует СЭД, сегодня смещаются от простых функций учета, контроля исполнения и автоматизации процесса согласования к автоматизации более сложных бизнес-процессов, не ограниченных рамками отдельных подразделений и систем, и поддержке интеллектуальной работы с содержанием документов”.

Эту же мысль продолжает Роман Щемелов: “Сегодня требования, предъявляемые к системам управления документами, выходят за рамки автоматизации канцелярии и упорядочивания управленческого документооборота. Управление документами все чаще рассматривается более комплексно, в сочетании с другими системами управления информацией - системами совместной работы, объединенных коммуникаций, управления бизнес-процессами, поиска, текстовой аналитики и т. д. Это приводит к привлечению к работе в СЭД различных групп пользователей. Соответственно меняются и требования к интерфейсам систем управления документами. Сегодня интерфейс должен быть максимально простым и удобным для рядового пользователя, а доступ к системе должен осуществляться из любого места и практически с любого устройства. Второе важное требование - гибкость системы, позволяющая поддерживать процессы работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла: от момента создания и совместной работы с ними и до момента утверждения, архивного хранения и последующего уничтожения”.

Ольга Яковенко оценивает ситуацию на российском СЭД-рынке оптимистично, как состояние “готовность к большому прыжку”. Уже есть опыт успешного внедрения СЭД, причем высокая потребность в применении подобной системы была исторически заложена в бюрократическую машину госструктур, хотя чаще всего решение разрабатывалось как уникальный инструмент под деятельность конкретной структуры. Хотя при этом перечень задач ограничивался регистрацией основных признаков документов и фиксацией состояний документа: в разработке, рецензирование, на подписи, в архиве и т. п.

Для крупного же бизнеса автоматизация документооборота стала жизненно необходимой для обеспечения пространства оперативного принятия решений. Здесь круг задач кардинально иной, чем в госсекторе: быстрый поиск по любому параметру, включая контекст; хранение комплекта документов любого формата, возможность обработки документов, формирования отчётов по различным критериям выборки и т. д. На рынок вышли сильные разработчики СЭД, как российские, так и зарубежные. Объектом их интереса стали крупные холдинги и уже знающие документальный порядок федеральные госструктуры. Не охваченными пока остаются средние и малые предприятия.

На пути к безбумажному документообороту

Что касается движения рынка в сторону электронного документооборота, то тут общее мнение таково: отказ от бумаги не должен стать самоцелью, тем более, что абсолютно безбумажный документооборот - это утопия, во всяком случае в видимой исторической перспективе. Говоря о проблемах, все выделяют две - нормативные требования и сложившийся менталитет.

“Есть бизнес-процессы, в которых затраты на создание, доставку и хранение бумажных документов составляют значительные суммы. Это первые кандидаты на анализ возможности перевода взаимодействия в электронный вид, - пояснил свою позицию Сергей Бушмелев. - Но как в этих, так и в других случаях, предстоит сначала оценить затраты на перевод и поддержание электронного документооборота, а также возникающие риски. Думаю, еще значительное время современный документооборот будет оставаться электронно-бумажным”.

Наталья Храмцовская считает, что сейчас нам нужно наладить электронное взаимодействие, когда подразделения и организации обмениваются изначально электронными документами либо заверенными электронными копиями бумажных документов, что не исключает первоначальное создание отправителем многих документов на бумаге и последующую их распечатку получателем. “Полностью безбумажный документооборот возможен пока что лишь для отдельных видов документов, и в общем-то это пока что не основная задача, - уверена эксперт, отметив при этом, что за последний год убрано большинство существовавших препятствий для широкого использования электронных документов и процесс устранения оставшихся помех продолжается быстрыми темпами. Более того, кое-где государство уже заставляет как собственные структуры, так и коммерческие организации использовать исключительно электронные документы взамен бумажных. Но при этом подчеркивается, что даже в отсутствие внешних помех, организациям приходится преодолевать внутренние препятствия - неготовность руководства и персонала к работе по-новому, нежелание перестраивать привычные бизнес-процессы, вкладывать значительные средства в развитие информационной инфраструктуры и в наём и переподготовку сотрудников.

Продолжая тему препятствий на пути перехода на полностью безбумажный документооборот, Роман Щемелов выделяет несколько основных проблем. Во-первых, это требования законодательства, когда для некоторых типов документов обязательным является наличие “мокрой” подписи и последующее хранение в бумажном виде. Во-вторых, это низкая вовлеченность в работу с СЭД высших руководителей компании: часто бывает так, что на определенном этапе документ, создаваемый в СЭД, распечатывается на принтере и ложится на стол к руководителю в бумажном виде. Поэтому, кстати, ряд экспертов отмечает, что внедрение СЭД приводит не к сокращению, а к увеличению потребления бумаги. Такая ситуация возникает, в частности, из-за того, что многие СЭД, создаваемые для автоматизации канцелярии, по своей природе не ориентированы на руководителей и рядовых сотрудников, что существенно усложняет работу с СЭД и на определенных этапах приводит к частичному отказу от её использования. Наконец, переходу на безбумажный документооборот мешает и отсутствие единых стандартов управления документами, что делает затруднительным обмен юридически значимыми электронными документами между компаниями-контрагентами.

Юрий Дубровский полагает, что сейчас говорить о полностью безбумажном хождении документов можно только применительно к внутрикорпоративному документообороту, да и то с исключениями - документы постоянного срока хранения (например, приказы по основной деятельности) должны быть подготовлены в бумажном виде для дальнейшей передачи в архив. Иногда их требуют контролирующие органы, которые приказ в электронном виде пока не воспринимают, а последние изменения законодательства ужесточают ответственность, а значит, риски руководителей, отступающих от бумажных традиций.

Однако даже в случае ориентации на бумажные носители, использование СЭД все равно является полезным - в этом случае она помогает избежать необходимости многочисленных копий, хранят только оригинал и его электронный образ. Реально на безбумажные технологии можно перевести стадии подготовки и согласования документов, работу с внутренними документами. На этапе хранения приходится дублировать электронные архивы бумажными экземплярами, но для оперативной работы в целях ускорения поиска используются электронные образы.

“Договоры по-прежнему предпочитают заключать на бумаге, - отметил эксперт. - Слишком сложно доказывать в суде правомочность электронной подписи, пока немногие юристы за это берутся, судебная практика по ЭЦП еще только формируется. Перевод внешней переписки в электронный вид для государственных организаций достаточно проблематичен. Срок хранения ее по законодательству - пять лет, но при проведении экспертизы архивные органы часто переквалифицируют срок хранения на “постоянно”, а значит - ее нужно сдавать в государственный архив. А как сдавать, если переписка - в электронном виде? Методики законодательством не предусмотрено. Поэтому службы делопроизводства не готовы переходить полностью на электронную переписку, приходится комбинировать СЭД и бумажный документооборот индивидуально для каждого заказчика”.

Проблема перехода на безбумажный документооборот связана не только с отсутствием или несовершенством правовой и нормативной базы, но в большей степени с недостаточной зрелостью самого электронного документа. На этот аспект проблемы обратил внимание Вадим Ипатов. По его мнению, сегодня нет принципиальных препятствий для того, чтобы две организации могли заключить между собой соглашение об обмене документами в электронной форме. Но пока до конца не решены вопросы борьбы с рисками потери целостности, аутентичности, достоверности. Электронный документ непрерывно меняет свой формат и способ хранения (“носитель”). Пока до конца не ясны принципы обслуживания экземпляров электронных документов, хранящихся в репозиториях взаимодействующих сторон, которые гарантировали бы, что на документ можно рассчитывать в ходе последующих операций или деятельности. Неоднозначно отношение к служебной информации, которая вместе с содержательной частью скрепляется электронной подписью. “Перечень можно продолжать, - заметил эксперт. - Но даже реализация внутреннего безбумажного документооборота проблематична. Ведь применительно к внутреннему документообороту безбумажный и электронный не являются синонимами. Дело в том, что электронный текстовый документ не всегда удобен в работе, именно поэтому могут многократно появляться его бумажные копии. Большие надежды на изменение ситуации связаны с ростом популярности средств Web 2.0 и мобильных устройств”.

Однако Филипп Калашников считает, что внутренний документооборот компании без проблем может быть полностью безбумажным, хотя и признает, что, как только речь заходит о внешних документах, например договорах, ситуация прежняя, несмотря на вполне заметный прогресс в нормативных актах на эту тему. В то же время он отметил, что заказчики в своем большинстве вполне удовлетворяются тем, что СЭД не заменяет бумажный документооборот на электронный, а наводит порядок в управлении бумажным документооборотом.

Даже при сохранении бумажного документооборота внедрение СЭД позволяет решать проблемы дублирования данных, переноса одних и тех же данных в систему, проверки информации. Отмечая этот факт, Андрей Акулов подчеркнул, что заказчиков интересуют быстрые, эффективные процессы в организации, сокращение расходов в результате внедрения СЭД.

Денис Левинский выделяет два основных препятствия на пути перехода к полностью электронному документообороту. Во-первых, это привычка работать с бумажными документами, выработанная за годы и характерная как для крупного бизнеса, так и для госсектора, что, в свою очередь, снижает эффективность уже внедренных СЭД. Вторая - регуляторы, которым часто недостаточно электронных документов и необходимо предоставить твердые копии. Тем не менее сегодня ситуация быстро меняется по обоим направлениям: с одной стороны, приходят новые управленцы, многие из которых перенимают западный опыт, с другой стороны, и государство начинает уделять этому вопросу безбумажного документооборота все больше внимания.

Оптимистично настроен и Андрей Лубенец: “Сегодня многие государственные учреждения и коммерческие организации (в частности, компании, работающие в области сетевых продаж, страховые организации, банки и др.) активно переходят на безбумажный документооборот. Они одними из первых осознали эффективность запуска всех процессов согласования документов в электронном виде, а также создания электронных архивов с возможностью поиска документов по тексту, что особенно актуально для многомиллионных архивов документов, которые накопились в крупных организациях за много лет”.

Продолжая эту тему, он отмечает, что переходу на безбумажный документооборот в нашей стране по-прежнему мешают законодательные аспекты, в частности то, что понятие электронного документа все еще не закреплено законодательно. Единственный законодательно закрепленный электронный документ сегодня - это счета-фактуры. Если говорить в целом, то юридически значимые электронные документы только начинают появляться. И пока что наиболее важные документы должны храниться на бумаге. Кроме того, документы в бумажном виде достаточно просто и понятно решают задачи экономического функционирования предприятий - заключение договоров, подписание актов, выставление и оплата счетов. Как сделать это на бумаге, всем понятно. Но чтобы заключить договор в электронном виде, а тем более - обменяться данными счетов-фактур, нужна стандартизация, СЭД должны быть стандартизованы для обмена данными между организациями. Но пока далеко не все компании, особенно малого бизнеса, готовы к внедрению дорогостоящих информационных систем.

В отличие от многих других экспертов Ольга Яковенко считает, что госструктуры опережают все другие отрасли по внедрению СЭД, что поддерживается целенаправленным финансированием государства. В компаниях же быстрое внедрение СЭД сдерживается, по ее мнению, двумя причинами. Это отсутствие регламентированного документооборота даже в бумажном варианте. И отсутствие чёткого понимания силы влияния этой регламентации на скорость и корректность принятия оперативных решений. А для небольших компаний до настоящего времени ещё существовала третья причина - отсутствие простого, недорого решения, но сейчас на рынке уже есть соответствующие продукты. “По нашему опыту, наличие в компании регламентированной системы документооборота, а лучше СМК (системы менеджмента качества), значительно сокращает сроки проекта по автоматизации финансово-хозяйственной деятельности предприятия и обеспечивает качественный результат”, - отметила она.

“Основным фактором успешного и быстрого перехода организации на безбумажный внутренний документооборот является воля руководителя, - сказал Георгий Подбуцкий . -Внедрение любого бизнес-приложения всегда вызывает на первом этапе отторжение пользователей. Если введение системы сопровождается пересмотром регламентов корпоративной работы с документами и тем более если сам руководитель начинает активно использовать СЭД, то совершенно точно - система приживется. В нашей практике был случай, когда руководитель организации предупредил сотрудников, что “со дня запуска СЭД в эксплуатацию, единственный документ, который он готов рассматривать в бумажном виде - это заявление на увольнение”. И система заработала, сегодня в ней несколько тысяч пользователей”.

Но при этом он обозначил и другую сторону вопроса перехода на безбумажный обмен документами - это уровень межведомственного/межкорпоративного документооборота. Здесь пока все гораздо сложнее, так как статус и легальность электронного документа пока не получили четкого юридического определения. Однако движение в сторону постепенного перехода на электронный обмен документами есть - производители готовы предлагать технологические решения, государство постепенно усиливает юридическую базу и, собственно, само начинает переходить на системы типа МЭДО.

Вопросы создания архивов электронных документов

Архивы пока не принимают электронные документы на долгосрочное хранение и не планируют это делать в ближайшем будущем, ссылаясь на технические проблемы обеспечения долгосрочного хранения, притом что долгосрочное хранение электронных документов - это одна из ключевых проблем перехода к безбумажному документообороту. С этим согласны все эксперты, отмечая лишь различные нюансы.

Понимание необходимости создания электронных архивов приходит постепенно. Еще пять лет назад большинство компаний не было готово к решению этой задачи, но сегодня ситуация меняется. О создании электронных архивов задумывается как госсектор, так и коммерческие организации, в частности страховые компании и банки. Они нацелены на создание электронных архивов клиентских досье, что позволяет ускорять и удешевлять стоимость обслуживания, к примеру, страховых полисов и кредитных документов, а также увеличивать сохранность документов.

“Созданию электронных архивов по большому счёту ничто не мешает, но до последнего времени ничто особенно и не подталкивало большинство организаций к тому, чтобы заниматься этой задачей, требующей немалых финансовых, материальных и кадровых ресурсов. Теперь такие стимулы появляются, - считает Наталья Храмцовская. - Процесс внедрения электронных архивов пойдёт более гладко, если государственные органы сформулируют соответствующие требования, причём очень хотелось бы, чтобы требования, например, Центрального Банка, налоговой службы, других ведомств не оказались диаметрально противоположными”.

Филипп Калашников оценивает ситуацию весьма оптимистично: на пути использования электронных архивов нет никаких особенных препятствий - ни технологических, ни организационных. Все ведущие СЭД имеют в своем составе модули электронного архива, которые активно используются заказчиками как в составе функциональности этих решений, так и независимо. При этом на рынке присутствует довольно много предложений, в том числе от независимых поставщиков электронных архивов, не имеющих в составе своих решений СЭД.

Елена же Стрелкова считает, что большинство проектов, которые заказчики сегодня называют “электронный архив”, относятся к оперативному, а не к долговременному хранению. При оперативном хранении основной задачей является быстрота доступа к документам в ежедневной работе. Проблемами долговременного хранения электронных документов мало кто сегодня занимается в связи с тем, что системы хранения становятся все более дешевыми, поэтому создается впечатление, что объем оперативного архива можно просто наращивать до бесконечности. “Но вопрос долговременного хранения так или иначе все-таки возникает - после нескольких лет работы в системе, - заметила Елена. - Это происходит тогда, когда заказчик понимает, что для того, чтобы обращаться к документам двух-трехлетней давности, их хранение нужно организовать иначе, чем в оперативном архиве. Я думаю, что заказчики со стажем работы с СЭД более трех-пяти лет скоро станут обращаться к нам с запросами на организацию долговременного хранения. Наши технологии полностью к этому готовы, но пока таких запросов еще не очень много”.

Говоря про электронные архивы, нужно иметь в виду, что они все же довольно разные. “Ничто не препятствует сегодня оцифровке библиотек, кроме желания и наличия финансирования. Но что касается архивов, например, корпоративного характера, тут все упирается в окупаемость таких решений для заказчика и законодательное регулирование сроков хранения ряда документов, - заявил Георгий Подбуцкий . - Построение полноценного ЭХД - не дешевое решением. Поэтому экономическая эффективность создания корпоративного электронного архива хорошо очевидна для крупного холдинга или компании с большим объемом документопотока. Здесь и понятная экономия на сокращении площадей хранения, и доступность документов, и сокращение расходов на их сбор и обработку”. Но проблема тут в том, что текущая ситуация в этой сфере мало зависит от поставщиков решений. ИТ-рынок уже готов предлагать заказчикам и платформы для подобных систем, и отраслевые решения. Могут ли производители впрямую повлиять не изменение законодательной базы? На этот вопрос эксперт придерживается, скорее, отрицательного мнения. Но при этом он обращает внимание на то, что спрос на ЭХД есть, а общее развитие уровня информатизации и ежегодный рост объемов информации в геометрической прогрессии так или иначе будут толкать рынок как к технологической, так и законодательной эволюции.

Говоря о проблемах в этой сфере, Андрей Лубенец отмечает, что каждый руководитель, имеющий дело с большими бумажными архивами, должен задуматься об эффективности работы с документами. Сесть и посчитать, во сколько обходится хранение одного документа с учетом аренды площадей, сколько времени занимает поиск нужного документа в бумажном архиве. Сколько времени и бумаги требуется на изготовление копии документа по запросу. Сколько времени занимает пересылка документов почтой между офисами одной организации - например, для отделений федерального ведомства, расположенных в разных регионах (это очень существенный фактор для России). Наконец, нужно понимать, сколько документов теряется или не может быть найдено. Внедрение электронного архива, как впрочем, и любой другой информационной системы, сопряжено с наведением порядка в бизнес-процессах организации. Поэтому здесь требуется участие и воля топ-менеджеров.

“Если кто-нибудь обращался в архив за нужной справкой, он знает, сколько нужно времени на поиски нужной информации. Бывают и ошибки - искали, искали, не нашли, а потом вдруг раз - есть данные! А это могут быть и вопросы размера пенсии или прав на наследство, и другие важные вопросы, - отметил Юрий Дубровский. - Решение этих проблем - в обеспечении архивов системой быстрого поиска по хранимым данным, для чего документы должны быть в электронной форме. Возникает противоречие - для долгосрочного хранения документы нужны в бумажном виде, а для поиска - в электронном. Так, может быть и принимать документы на хранение и в электронном, и бумажном виде? Бумагу - на долгое хранение, а задачи оперативного поиска будут решены благодаря наличию электронных экземпляров”.

Примерно такой же точки зрения придерживается Андрей Акулов: “Электронное хранение позволяет организовать быстрый сквозной поиск в архивах. Однако ввиду того, что СЭД не может полностью заменить бумажные документы, ведется их совместное использование. Поиск документов или выпуск отчетной информации производятся в электронной системе, а доступ к оригиналам осуществляется по бумажным носителям”.

“Электронные хранилища как среда хранения корпоративных информационных активов в электронном виде не имеют большого распространения в России. Как правило, они очень быстро превращаются в электронные помойки и к ним пропадает интерес”, - отметил Вадим Ипатов. В реальной жизни нацеленно и скрупулезно заниматься упорядочением хранения, ретроконверсией, атрибутированием сложно и накладно. Поэтому более востребованными являются решения, соответствующие государственному (и ведомственному) нормативному регулированию в области архивного дела. Такой электронный архив решает задачи завершающей фазы жизненного цикла документов и замыкает весь комплекс процессов, связанных с обработкой документов в СЭД. Для этой задачи процедуры формализованы и понятны. Очевидна значимость подобных решений.

Эксперт указывает также на то, что практическую понятную ценность имеют такие специализированные архивы, как технологические, справочно-нормативные и т. д. Разрозненность и специализация архивных систем естественна, так как в каждой из них действуют свои правила. Обеспечение же их взаимодействия вполне реализуемо с применением сервис-ориентированной архитектуры и сквозных деловых процессов, охватывающих несколько информационных систем.

Российские организации только начинают сталкиваться с задачами и проблемами долговременного хранения электронных документов, в частности, тот же Центробанк уже разработал рекомендации по долговременному хранению документов операционного дня. Приводя этот пример, Сергей Бушмелев сказал о том, что катализатором роста понимания важности данного вопроса станет взрывной рост электронных документов, создаваемых в рамках оказания электронных госуслуг, ввод в обращение электронных счетов-фактур, переход госорганов на электронный документооборот. Другими словами, тогда, когда электронный документ будет не копией бумажного, а наоборот - единственным оригиналом, когда спрятаться за “бумажки” уже не получится.

Наталья Храмцовская обращает внимание на юридические аспекты проблемы: “Существуют многочисленные положения законов и нормативных правовых актов, требующие от организаций длительного и постоянного хранения множества видов документов. Как только мы начинаем эти виды документов переводить в электронную форму, сразу же встает вопрос об обеспечении их сохранности в течение установленных сроков. Мало того, просто сохранить электронные документы недостаточно - нужно это сделать так, чтобы не поставить под сомнение их юридическую значимость и чтобы сохранилась их доказательная сила”.

Она отмечает, что до сих пор основную массу изначально электронных документов составляли документы, которые не требовалось хранить более пяти лет (реально же подавляющее их большинство уже через год не представляло какого-либо интереса). Кроме того, эти документы редко запрашивались контролирующими органами и нечасто использовались в качестве доказательств в судебных спорах. Сейчас ситуация быстро меняется, согласно уже принятым решениям, в электронном виде будут создаваться документы длительного срока хранения, причём из числа тех, что требуется представлять при разного рода проверках. Это одна из причин, по которым создание электронных архивов становится актуальной задачей. Кроме того, в организациях информация, представляющая ценность для их бизнес-деятельности, всё больше накапливается в виде электронных документов, сообщений электронной почты, баз данных и т. д., а следовательно встает вопрос о том, как обеспечить сохранность этой информации.

Ольга Яковенко обращает внимание на то, что недавний экономический кризис, возросший уровень финансового управления российских предприятий, важность анализа истории взаимоотношений с партнёрами привели к необходимости обеспечить возможность не только сравнения данны за различные периоды деятельности предприятий, но обращения непосредственно к документам: договорам, переписке, проектным документам. Работать с электронным архивом удобно и имеется надежное техническое обеспечение этой возможности. Она, в частности, отмечает быстрый рост новых “облачных” технологий, централизацию обработки и хранения больших объёмов информации.

Проблема создания архивов для долгосрочного хранения электронных документов осложняется тем, что в крупных организациях, как правило, уже существуют исторически накопленные “архивы” электронных документов - в СЭД, на файловых серверах и т. п. и объем этих архивов постоянно увеличивается. На этот момент обращает внимание Роман Щемелов и развивает дальше свои соображения: “Поэтому, хотя на рынке и представлено достаточное количество решений по организации электронных архивов, в такой ситуации задача систематизации уже имеющейся информации, выработки регламентов и обязательных атрибутов для создания и хранения документов, а также внедрения всех этих правил и поддержки их выполнения представляется очень трудоемкой и трудновыполнимой. Как правило, за нее даже не берутся или быстро прекращают попытки. Тем не менее одним из подходов к решению данной задачи является объединение документов на уровне представления пользователю через систему корпоративного поиска”. Он отметил также, что современные поисковые системы позволяют, используя возможности обработки контента, систематизировать и структурировать накопленную в архивах информацию по автоматически вычленяемым из текста документа атрибутам (типы документов, контрагенты, города, авторы, предприятия и пр.), очистить от дубликатов и предоставить эффективные способы работы с найденной информацией на портале или в других СЭД.