Оформление отпуска: порядок оформления, пример расчета отпускных. Ежегодный оплачиваемый отпуск: длительность и порядок предоставления

Трудовое законодательство закрепляет за работником право на отдых. Одним из спо­собов его реализации является предостав­ление сотрудникам ежегодного оплачивае­мого отпуска.

Сразу отметим, что право на отпуск име­ют тол ько те сот руд н и к и, ко торые работ а ют в компании на основании трудовых догово­ров. Что же касается работников, трудя­щихся по гражданско-правовым договорам (например, по договору подряда), то на них указанные нормы Трудового кодекса не рас­пространяются (ст. 11 ТК РФ).

В общем случае продолжительность еже­годного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Но в ряде случаев время отпуска может быть увеличено. На­пример, на дополнительные дни оплачивае­мого отпуска могут претендовать трудя­щиеся во вредных или опасных условиях, занятые на работах особого характера, ис­полняющие свои трудовые обязанности в районах Крайнего Севера и приравнен­ных к ним местностях, совмещающие рабо­ту с учебой, а также работники с ненорми­рованным рабочим днем.

Дополнительные дни суммируются с еже­годным отпуском.

Казалось бы, если поход в отпуск - пра­во работника (а не обязанность), он может им не пользоваться. Однако законодатель­ство устанавливает запрет для работодате­лей на непредоставления отпусков: в тече­ние двух лет подряд; работникам в возрас­те до 18 лет; персоналу, который занят на работах с вредными или опасными усло­виями труда.

При нарушении указанных требований работодатель может быть привлечен к ад­министративной ответственности в виде штрафа. Для должностных лиц санкции установлены в размере от 1000 до 5000 руб­лей; для предпринимателей – от 1000 до 5000 рублей; для юрлиц – от 30 000 до 50 000 рублей либо приостановление дея­тельности до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ).

Основные положения

Рабочий год при определении права на отпуск исчисляется не с 1 января, а со дня поступления сотрудника на работу. Соот­ветственно работник, который только при­шел в организацию, имеет право уйти в отпуск за первый рабочий год, если отра­ботал не менее полугода.

Роструд в письме от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1 указал: в нормах Трудового ко­декса нет указаний на то, что дни отпуска предоставляются пропорционально отра­ботанному в данном рабочем году времени. Таким образом, новый сотрудник после по­лугода работы имеет право по своему требо­ванию получить отпуск в 28 календарных дней. При режиме неполного рабочего вре­мени отпуск предоставляется на общих основаниях и не может быть уменьшен или не предоставлен.

Право на следующий отпуск возникает у работника только после того, как начнет­ся второй рабочий год, третий – после на­чала третьего рабочего года и т. д.

В стаж работы, который дает право на от­пуск, включается время:

• фактической работы;
• когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место;
• вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении;
• отстранения работника, не прошедшего медицинский осмотр не по своей вине;
• отпуска без сохранения заработной пла­ты, который не превышает 14 календар­ных дней.

При этом в стаж не включается время от­сутствия сотрудника на работе без уважи­тельных причин и время отпусков по уходу за ребенком до полутора лет. Таким обра­зом, при наличии данных обстоятельств окончание рабочего года будет отодвигать­ся на то число дней, которые сотрудник отсутствовал (письмо Роструда от 14 июня 2012 г. № 854-6-1).

С согласия работодателя сотрудник мо­жет уйти в отпуск до истечения первого по­лугодия работы. Хотя существуют катего­рии трудящихся, которым работодатель не имеет права отказать в «авансовом» от­пуске. К ним относятся женщины перед от­пуском по беременности и родам или после него (письмо Роструда от 18 марта 2008 г. № 659-6-0); сотрудники до 18 лет; работни­ки, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев.

Это важно

Учитывая особенности производства (например, работа с вредными веществами) или при капитальном ремонте в офисе и др. работодатель может принять решение о предоставлении отпуска сразу целому отделу или всей организации.

Если сотрудник работает в одной и той же организации сразу по двум штатным должностям (внутреннее совместитель­ство), то ему в обязательном порядке предоставляется отпуск по ним обеим. Аналогичная ситуация и при внешнем совместитель­стве. В любом случае ежегодный отпуск должен предоставляться совместителям одновременно с отпуском по основному ме­сту работы.

При соглашении сторон ежегодный от­пуск может быть разделен на части, одна из которых должна быть не менее 14 кален­дарных дней. Оставшаяся часть отпуска при достижении согласия между работода­телем и сотрудником может предоставляться в любом размере (например, пять кален­дарных дней). При этом продление такого отпуска по решению работодателя не до­пускается. Например, если работник взял отпуск с понедельника по пятницу, руко­водство не вправе увеличить его на сле­дующие два дня (субботу и воскресенье), «отъев» таким образом остающиеся дни отпуска.

В порядке очереди

Работодатель обязан составить за две неде­ли до окончания календарного года график отпусков. В нем определяется очередность ухода сотрудников в отпуск, его продол­жительность и месяц.

Прежде чем начать составление графика, не помешает издать приказ о его разработ­ке. Это не является обязательным, но помо­гает дисциплинировать персонал и ответ­ственно подходить к разработке данного документа.

Далее составляется сам график по форме № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Его подписывает начальник кадровой службы (или лицо, уполномоченное на это) и утверждает руководитель организации (его замести­тель) с учетом мотивированного мнения вы­борного профсоюзного органа (при его на­личии) об очередности предоставления от­пусков.

В письме Роструда от 31 октября 2007 г. № 4414-6 указано, что график отпусков от­носится к локальным нормативным актам. Следовательно, работники должны быть с ним ознакомлены под роспись. Это мож­но сделать с помощью листа ознакомления либо дополнив форму № Т-7 соответствую­щей графой. Например, прописать:

«Для ознакомления сотрудников с графиком отпусков дополнить форму № Т-7 графой 11 “С гра­фиком ознакомлен. Подпись. Дата“».

Однако для изменения формы работода­тель, согласно постановлению Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20, должен из­дать соответствующий приказ.

Сотрудник должен быть уведомлен о времени начала отпуска под роспись не позднее чем за две недели до его предо­ставления. Данное извещение составляет­ся в произвольной форме. Например, мо­жет использоваться следующая формули­ровка: «Уведомляем, что, согласно графику отпусков на 2013 год, вам предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск с 3 июня 2013 года на 14 календарных дней».

В процессе работы нередко совершаются ошибки или опечатки. Так и в графике от­пусков можно неверно указать дату, период отпуска и т. д. При обнаружении ошибки следует руководствоваться положениями Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, так как график относится к пер­вичным учетным документам. Исправление должно содержать дату его внесения, а так­же ФИО и подписи сотрудников, которые составили документ.

Если при проверке обнаружится отсут­ствие графика отпусков, то в отношении организации могут быть применены санк­ции: штраф от 30 000 до 50 000 рублей или приостановление деятельности на 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ).

Основанием для предоставления отпуска является утвержденный график отпусков, поэтому заявление на отпуск от работника не требуется.

Другое дело, если работник уходит в от­пуск в первый раз или не по графику. В этом случае придется заручиться заявлением от работника. Оно составляется в произвольной форме. Например, сотруд­ник может привести следующую формули­ровку: «Прошу предоставить мне ежегод­ный оплачиваемый отпуск с 3 июня 2013 года по 16 июня 2013 года (14 календарных дней)».

В остальных случаях достаточно офор­мить приказ (распоряжение) о предоставле­нии отпуска по формам № Т-6 или № Т-6а (если речь идет о нескольких сотрудниках одновременно), утвержденным постановле­нием Госкомстата Росси и о т 5 января 20 04 г. № 1. Данный документ составляется кадро­виком или иным уполномоченным лицом, подписывается руководителем организа­ции (его заместителем), объявляется работ­нику под роспись.

На основании приказа делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а) и про­изводится расчет отпускных по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Отпуск сотрудника в табеле учета рабо­чего времени отражается кодом «ОТ» или «09», а при дополнительном – «ОД».

Учитывая особенности производства (на­пример, работа с вредными веществами) или при капитальном ремонте в офисе и др. работодатель может принять решение о предоставлении отпуска сразу целому от­делу или всей организации. Данное право закреплено в правилах об очередных и до­полнительных отпусках (утв. НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169).

Отдых вне графика

Сотрудник имеет право написать заявле­ние на отпуск на даты, которые отличаются от сведений, указанных в графике отпу­сков. В данном случае работодатель не может отказать работнику, если он отно­сится к категории тех, кто имеет право на отпуск в любое удобное время. В осталь­ных случаях руководитель может отказать в отдыхе не по графику.

При получении от сотрудника подобного заявления его нужно зарегистрировать и проставить на нем номер. Далее заявление рассматривается работодателем. Если дано добро на предоставление отпуска, в графи­ке должны быть зафиксированы фактиче­ские даты отпуска, а также указаны рекви­зиты документов, на основании которых отдых предоставлен не по графику.

Продление и перенесение

При наличии обстоятельств, которые пре­пятствуют работнику уйти на «каникулы», отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок. Например, перенести отпуск нужно в случае временной нетрудоспособ­ности работника, исполнении им во время отпуска государственных обязанностей (если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы) и в ситуациях, когда перенос предусмотрен локальным нормативным актом (например, коллективным договором).

Также перенос отпуска осуществляется, если сотруднику своевременно не были вы­плачены отпускные; работник не был пред­упрежден об уходе в отпуск менее чем за две недели до его начала; предоставление отпу­ска в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы ор­ганизации.

Если отпуск продлевается, то это проис­ходит автоматически на соответствующее число дней. Работник обязан сообщить ра­ботодателю о продлении отдыха. Не требу­ется оформлять приказ о переносе отпуска, так же как и заявление от работника. Это связано с тем, что срок продлевается авто­матически на соответствующее количество дней. В табеле учета рабочего времени фик­сируются даты временной нетрудоспособ­ности (код «Б» или «19»), а также вносятся изменения в личную карточку.

Сроки переноса отпуска законодатель­ством не определены, но он должен быть ис­пользован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который отпуск был предоставлен. Конкретная дата ухода в отпуск согласуется между организа­цией и сотрудником.

Сотрудник должен написать заявление о переносе отпуска. В данном заявлении нужно указать причины переноса, количество дней, даты начала и окончания от­пуска.

Если отдых мог быть продлен, но работ­ник захотел его перенести, то к заявлению прикладываются документы, на основании которых отпуск должен быть перенесен (на­пример, листок нетрудоспособности).

Трудовым законодательством не преду­смотрена возможность продления или пере­носа отпуска в связи с переносом выходных дней. Также если на период отпуска выпада­ют нерабочие праздничные дни, то это не рассматривается как основание для продле­ния отдыха работника. Данные дни не увели­чивают общую продолжительность отпуска, однако сдвигается дата окончания отдыха.

Например, был предоставлен отпуск с 25 февраля по 10 марта 2013 года (14 ка­лендарных дней). На период отпуска выпал нерабочий праздничный день (8 марта). Он не включается в дни отпуска, поэтому на работу сотрудник выходит 12 марта, то есть фактически он отдыхал 15 дней. Од­нако продолжительность отпуска при этом не меняется и отпускные выплачиваются только за 14 дней.

Е.Г. Чекмарев, эксперт по правовым вопросам

При уходе работников в отпуск важно не только своевременно выплатить им отпускные, но и оформить необходимые документы. Расскажем в нашей консультации о том, как правильно оформить отпуск.

Определяемся с отпуском

Чтобы определиться с тем, как оформить отпуск, необходимо вспомнить, какие виды отпусков предусмотрены действующим трудовым законодательством. Можно выделить :

• ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 114 ТК РФ) (основной и дополнительный);
• отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ);
• отпуск по беременности и родам (ст. 255 ТК РФ);
• учебный отпуск (ст. 173-ст.177 ТК РФ).

Даже если изначально запланированный отпуск был перенесен на другое время, информация о переносе отражается в графике отпусков. А значит, можно обойтись без заявления работника на отпуск.

Возможна ситуация, когда отпуск работника не отражен в графике отпусков. Например, в случае, если работник устроился к работодателю в текущем году и дополнения в график отпусков не вносились. Тогда работник должен предоставить работодателю заявление на согласованное с ним время отпуска. Сделать это нужно не позднее чем за 3 календарных дня до даты начала отпуска, ведь это минимальный срок, за который работник должен успеть получить свои отпускные (ст. 136 ТК РФ). Если этот срок будет пропущен, работодателя могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

В заявлении на отпуск без сохранения заработной платы работник указывает причину отпуска и срок, на который просит этот отпуск предоставить. Если дать отпуск за свой счет работодатель обязан, причину в заявлении нужно конкретизировать и при необходимости подтвердить документально. В остальных случаях причину отпуска можно не уточнять, указав «по семейным обстоятельствам».

Чтобы работница могла получить отпуск по беременности и родам, она предоставляет работодателю соответствующий

В соответствии со ст. 122 ТК РФ отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ), для отдельных категорий сотрудников она может быть увеличена. Например, ежегодный основной отпуск работников в возрасте до 18 лет должен составлять 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ), работающих инвалидов – не менее 30 календарных дней (ч. 5 ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации).

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным (ч. 2 ст. 120 ТК РФ).

Продолжительность ежегодного отпус­ка не зависит от длительности рабочего дня, поэтому отпуск сотрудникам, работающим в режиме неполного рабочего времени или по совместительству, предоставляется на срок, предусмотренный в данной организации для остальных работников.

Работникам, заключившим трудовой договор на срок до 2 месяцев, полагается оплачиваемый отпуск из расчета 2 рабочих дня за 1 месяц работы (ст. 291 ТК РФ). Согласно ст. 295 ТК РФ, оплачиваемые отпуска сотрудникам, занятым на сезонных работах, предоставляются из расчета 2 календарных дня за каждый месяц работы.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у сотрудника по истечении 6 месяцев его непрерывной деятельности в организации (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). По соглашению с работодателем сотрудник может получить отпуск и до истечения шестимесячного срока. Согласно ч. 4 ст. 122 ТК РФ, отпуск за второй год работы и последующие может предоставляться в любое время – в соответствии с графиком отпусков. Последний составляется по унифицированной форме № Т-7, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, и утверждается работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ).

Исполнение графика отпусков обязательно как для работника, так и для работодателя и не зависит от желания или нежелания работника уходить в отпуск. Поэтому в данном случае заявление от сотрудника не требуется. Исключение составляют некоторые категории работников. В частности, служащие силовых структур должны подавать рапорт (заявление) о предоставлении отпуска. Например, в п. 48 Инструкции о порядке предоставления отпусков сотрудникам органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, утв. Приказом ФСКН РФ от 02.10.2008 № 323, указано, что основанием для выдачи отпускного удостоверения является рапорт сотрудника, завизированный непосредственным руководителем, с резолюцией начальника, имеющего право на предоставление отпуска. Также заявление работника потребуется, если отпуск предоставляется вне графика (например, если сотрудника приняли уже после утверждения графика на текущий год).

Некоторым категориям работников ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время (в том числе и до истечения шестимесячного срока непрерывной деятельности в данной организации). К ним, в частности, относятся:

• сотрудники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• женщины – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него (ч. 3 ст. 122 ТК РФ);
• работники, усыновившие ребенка (или детей) в возрасте до 3 месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК РФ);
• совместители – им дни отдыха предоставляются одновременно с отпуском по основному месту работы (ч. 1 ст. 286 ТК РФ);
• работники, супруги которых являются военнослужащими, – отпуск предоставляется одновременно с отпуском супруга (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
• некоторые категории граждан, подвергшихся воздействию радиации (Закон РФ от 15.05.1991 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»);
• участники Великой Отечественной вой­ны, инвалиды войны, ветераны боевых действий (ст. 14–19 Федерального закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах»);
• другие категории сотрудников, на которых распространяется действие федеральных законов.

Предоставление отпуска работнику оформляется приказом (распоряжением) руководителя организации по унифицированной форме № Т-6, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Если в отпуск идут сразу несколько работников, удобнее пользоваться формой № Т-6а.

О времени начала отпуска работодатель обязан уведомить сотрудника под роспись не позднее чем за 2 недели до этой даты (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Вид и форму уведомления работодатель вправе определить самостоятельно. Наиболее юридически грамотный способ – подготовить такой документ для работника индивидуально и ознакомить с ним сотрудника под роспись.

На основании приказа о предоставлении отпуска производится расчет отпускных по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» (лицевая сторона формы заполняется кадровиком, оборотная – бухгалтером). В личную карточку работника формы № Т-2 или № Т-2ГС вносятся сведения о предоставленном отпуске с указанием его вида (основной, дополнительный). В табеле учета рабочего времени указываются дни отпуска: ОТ (09) – ежегодный основной отпуск, ОД (10) – дополнительный отпуск.

Разделение отпуска на части

Продолжительность ежегодного отпуска не зависит от длительности рабочего дня

По соглашению между работником и работодателем отпуск может быть разбит на части. В ТК РФ не установлено, сколько может быть таких частей, но хотя бы одна из них должна составлять не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Специальных правил о продолжительности перерыва между частями отпуска не существует.

Если между работником и работодателем достигнуто соглашение о разделении отпуска на части, то дни отдыха обязательно должны предоставляться и использоваться в оговоренное время. Иногда необходимость разделить отпуск возникает в период действия графика отпусков. Инициатива при этом может исходить как от работника, так и от работодателя. Главное – достижение согласия между сторонами.

Работник обратился с заявлением о предоставлении ему отпуска продолжительностью 5 календарных дней (с понедельника по пятницу). Работодатель согласился предоставить ему отпуск только на 7 календарных дней (с понедельника по воскресенье). В этом случае договоренность между сторонами не достигнута, поэтому работодатель вправе поставить на заявлении работника резолюцию «Отказать».

Продление отпуска

Ежегодный оплачиваемый отпуск в соответствии со ст. 124 ТК РФ должен быть продлен:

• в случае временной нетрудоспособности работника. Если во время отпуска сотрудник заболевает, отпуск продлевается на число дней нетрудоспособности, совпадающих с днями отдыха. О временной нетрудоспособности работник должен уведомить кадровую службу (например, по телефону), а при выходе на работу по окончании отпуска – предоставить листок временной нетрудоспособности;
• в случае исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы (ст. 170 ТК РФ). Основаниями для продления отпуска являются соответствующие документы (повестки, вызовы и пр.);
• в других случаях, предусмотренных законами, локальными нормативными актами организации.

Отпуск продлевается автоматически при предъявлении соответствующих документов. Чтобы обеспечить достоверный учет, желательно оформить приказ о продлении отпуска (приложение 1). Оплата продленного отпуска не производится, т.к. работником уже были получены соответствующие суммы.

Работнику был предоставлен очередной оплачиваемый отпуск на 8 календарных дней с 1 по 9 марта. 10 марта сотрудник позвонил в отдел кадров и сообщил, что болел с 4 по 9 марта, листок нетрудоспособности предоставит позже и просит продлить отпуск. На сколько дней увеличится отпуск? Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или дополнительного отпусков, в число календарных дней не включаются (ст. 120 ТК РФ). Следовательно, 8 марта – государственный праздник – днем отпуска не является. Поэтому отпуск должен быть продлен на 5 дней, совпавших с периодом временной нетрудоспособности работ­ника.

В табеле учета рабочего времени пос­ле­отпускной период отсутствия работника следует отметить как НН (30) – неявку по невыясненной причине. Выйдя на работу, сотрудник должен предоставить листок временной нетрудоспособности. На основании этого документа вносятся изменения: дни временной нетрудоспособности, приходящиеся на период отпуска, обозначаются кодом Б (19), а ранее проставленные отметки НН исправляются на ОТ (09) – дни нахождения в отпуске.

Перенос отпуска на другой срок

Отпуск может быть перенесен на другой срок только с согласия работника. Статья 124 ТК РФ предусматривает два случая, когда работодатель по желанию сотрудника на основании его письменного заявления обязан перенести отпуск на другой срок:

• если работнику своевременно не была произведена оплата за время отпуска. Оплата отпуска должна производиться не позднее, чем за 3 дня до его начала (ч. 9 ст. 136 ТК РФ);
• если работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за 2 недели до соответствующей даты.

В исключительной ситуации по инициативе работодателя отпуск может быть перенесен на другой срок, если отсутствие сотрудника в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе деятельности организации (п. 3 ст. 124 ТК РФ). В этом случае также необходимо согласие работника. Если тот откажется, перенос отпуска будет недопустим. После переноса отпуск должен быть использован сотрудником в срок не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

На практике иногда возникают ситуации, когда отпуск переносится по инициативе сотрудника, – это является для него более предпочтительным, чем, например, продление отпуска. Решение о переносе отпуска в этом случае принимается по соглашению между работодателем и работником. Приведем два примера.

Работник попал в аварию и сломал ногу за 7 дней до начала отпуска. По мнению медиков, на реабилитацию ему потребуется не менее полутора месяцев. Продление отпуска по окончании больничного не выгодно ни работнику (его планы о месте проведения отпуска изменились), ни работодателю (работник в таком случае будет отсутствовать на работе более двух месяцев). В итоге было достигнуто соглашение, что отпуск будет перенесен на другой срок.

За 15 дней до начала ежегодного отпуска работник получил из ВУЗа справку-вызов на сессию. Из нее следует, что учебный отпуск или его часть приходится на время ежегодного. В результате работник и работодатель пришли к выводу, что им выгоден перенос ежегодного оплачиваемого отпуска в рамках текущего рабочего года.

Перенесение отпуска оформляется приказом работодателя (приложение 2). На основании приказа в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

Отзыв из отпуска

Отозвать работника из отпуска можно только с его согласия

Отозвать работника из отпуска можно только с его согласия (ч. 2 ст. 125 ТК РФ), например по производственным причинам (для предотвращения простоя, устранения последствий аварии и т.п.). Законодательство не регламентирует, каким образом следует оформлять согласие, но целесообразно сделать это письменно. Работник может выразить свое решение как в отдельном документе (например, в предложении об отзыве из отпуска – приложение 3), так и в соответствующем приказе. В приказе об отзыве необходимо указать, когда работник сможет использовать оставшуюся часть отпуска. В соответствии со ст. 125 ТК РФ неиспользованные дни отпуска в этом случае должны быть предоставлены по выбору сотрудника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединены к отпуску за следующий год.

Если работник не согласен на отзыв из отпуска, работодатель не имеет права применять к нему дисциплинарное взыскание. В п. 37 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» указано, что работодатель имеет право досрочно отозвать сотрудника из отпуска только с согласия последнего, однако отказ работника (независимо от причин) от выполнения этого распоряжения до окончания отпуска нельзя рассматривать как нарушение трудовой дисциплины.

Не допускается отзыв из отпуска работников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и сотрудников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 3 ст. 125 ТК РФ).

Отзывая работника из отпуска, работодателю следует решить вопрос с выплаченными отпускными. Чтобы у бухгалтерии было основание начислить эти средства в счет зарплаты за отработанное время, необходимо включить в приказ об отзыве пункт о перерасчете вознаграждения (приложение 4).

Приложение 1

Пример оформления приказа о продлении отпуска

Приложение 2

Пример оформления приказа о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска

Приложение 3

Правильное и своевременное оформление отпуска работнику – одна из обязанностей специалистов отдела кадров и бухгалтерии. Если все сделано вовремя и без ошибок, человек пойдет отдыхать в запланированное время, получит для этого деньги, а его работу распределят на других сотрудников. При оформлении документов нужно помнить, что работник должен быть оповещен об уходе в отпуск не позднее, чем за две недели. И за три дня до отдыха он должен быть обеспечен отпускными деньгами. Это нужно учитывать при оформлении документов. Поэтому на многих предприятиях принято составлять графики документооборота, где устанавливать порядок подготовки документов и назначать ответственных за оформление отпусков. Опытные кадровики знают, как правильно оформить отпуск, и какие документы нужны в некоторых особенных случаях.

График отпусков

Документы, обязательные для отпуска, начинают оформлять задолго до его начала, и первым из них является график отпусков. Для его составления применяют бланк формы Т-7. Цель создания графика – равномерное распределение отпусков в течение всего года, чтобы у каждого человека была возможность отдохнуть, и не накапливались неиспользованные дни. При этом работа оставшихся сотрудников должна быть запланирована таким образом, чтобы производственный процесс не останавливался из-за одного отсутствующего специалиста. Кадровые службы обязаны оформить график за две недели до начала года и ознакомить с ним всех работников под роспись. В дате начала отпуска может быть указано точное число. Но допускается и проставление только месяца. От этого зависит оформление последующих документов.

Заявление на отпуск

Важно! Если в графике отпусков его начало записано с указанием числа, дополнительно заявление сотрудник может не писать. Считается, что дата его ухода была согласована еще в прошлом году, и повторное подтверждение уже не нужно.

Но до того как оформить отпуск, администрация должна напомнить о нем человеку. Это делается не позже, чем за две недели до окончания работы. Если в графике проставляли только месяц, сотруднику придется написать на имя руководителя заявление, с просьбой предоставить ему отпуск. В нем уже следует указывать точную дату начала. Часто на предприятиях, чтобы не оформлять никакие уведомления, просто собирают заявления со всех будущих отпускников. Это не будет нарушением, так как в итоге согласие и отпускника, и начальника получено, права работника не ущемлены, закон не нарушен. Но если кто-то из сотрудников откажется писать заявление, ссылаясь на то, что дата его отпуска уже проставлена в утвержденном графике, администрация должна будет с ним согласиться.

Читайте также Процедура расчета декретного отпуска

Человеку, желающему получить отпуск в первый год работы, заявление нужно писать обязательно. Естественно, никто не планировал заранее его отсутствие, не резервировались деньги на отпускные, и не рассматривалось его замещение. При приеме на место уволившегося сотрудника можно попроситься отгулять отпуск по его графику. Часто руководство идет навстречу, так как в этом случае и деньги на оплату отпускных, и кадровые перестановки уже намечены на конкретный месяц.

Издание приказа

Приказ составляют или на одного человека, или на группу сотрудников. В зависимости от этого применяют бланки формы Т-6 или Т-6а. В приказе, кроме данных о сотруднике, обязательно указывают время, на которое он освобождается от работы. Кроме этого, должно быть записано, за какой период работы предстоит отгуливать отпуск. В приказе, составленном для нескольких человек, информацию о каждом из них заносят построчно. После подписания документа руководителем, с ним нужно ознакомить самого будущего отпускника. Для этого на бланках отведено специальное поле. На основании приказа в личной карточке сотрудника (форма Т-2) нужно сделать отметку о том, сколько дней отпуска и за какой период отгуливает человек. Приказ передают в бухгалтерию для начисления отпускных.

Записка-расчет

Кроме приказа бухгалтеру на отпускника нужна записка-расчет. На её лицевой стороне записывают данные, указанные в приказе, касающиеся вида отпуска, продолжительности, периода, за который он назначен. Во второй части бухгалтер определяет сумму отпускных. Для этого собирают начисленную зарплату за расчетный период, которым считают календарный год до месяца наступления отпуска. Зарплату делят на отработанные дни за год. Получается среднедневной заработок. Чтобы вычислить сумму отпускных, причитающуюся работнику, нужно умножить этот среднедневной заработок на количество дней отпуска, указанных в первой части записки-расчета.

Отпускные – это такой же доход, как и зарплата за отработанные дни. Правила их выдачи требуют обязательного удержания НДФЛ. Причем бухгалтер должен перечислить его в бюджет не позднее последнего дня месяца, в котором заплатили отпускные. Например, если работник уходит в отпуск с 27 июня, то при выдаче отпускных с них сразу удержат налог. Это, несмотря на то, что основная сумма июньской заработной платы будет выдана в начале следующего месяца. При этом не будет важным, выдали наличные деньги из кассы или перечислили на счет в банке. Способ выдачи отпускных ничего не меняет. Если сотрудник платит алименты, или есть другие удержания по исполнительным листам, их сумма рассчитывается и удерживается при выдаче отпускных. Это нужно учитывать, планируя расходы на отдых.

Читайте также Печати на корректно оформленном больничном листе

Табель учета рабочего времени

Документ предназначен для учета количества отработанных часов за каждый день. Поэтому может показаться, что если человек не работал, а отдыхал, табель на него заполнять не нужно. Однако, это неверно. Если с работником заключили трудовой договор, специалист, ответственный за ведение табеля, должен делать отметки каждый день, несмотря на то, находился сотрудник на рабочем месте или отдыхал дома. Для ведения учета применяются бланки формы Т-12 и Т-13. В них во время отпуска проставляются буквенные или цифровые обозначения, различающиеся причиной, по которой работнику предоставили возможность оставить работу. Предприятие имеет право разработать свои коды присутствия и неявки на работу и утвердить их локальными нормативными документами.

Особенности оформления некоторых видов отпуска

Если ежегодные оплачиваемые отпуска встречаются часто, то для оформления отпуска по другим причинам специалисту отдела кадров иногда бывает нужно почитать справочную информацию, чтобы уточнить, какие документы нужны дополнительно. Такие ситуации нужно рассматривать индивидуально. В одних случаях достаточно правильно написать текст заявления, в других необходимо приложить подтверждающие справки.

Отпуск по беременности и родам

Этот период отсутствия оформляется на основании больничного листа, выдаваемого медучреждением. Несмотря на то, что отпуск разделяется на время до рождения ребенка и после, документ сразу оформляют на все дни. Но, перед тем как оформить отпуск в приказе, следует взять заявление от будущей мамы. В нем должно быть написано, с какого дня она намерена оставить работу. Встречаются случаи, когда сотрудница не спешит покидать рабочее место и хочет отработать дополнительно несколько дней или недель, так как сумма заработка может быть меньше пособия по больничному листу. Если она хочет так поступить, это нужно написать в заявлении. Работодатель может пойти навстречу.

Учебный отпуск

Работники, обучающиеся без отрыва от производства, имеют право быть освобожденными от трудовых обязанностей на время вступительных экзаменов, очередной сессии. Для подтверждения сроков учебных мероприятий им присылают справку-вызов из образовательного заведения. Её предоставление обязательно вместе с написанным заявлением. В дальнейшем в приказе она будет указана в качестве основания.

Каждый работник имеет право на получение ежегодного оплачиваемого отпуска, а отдельные категории работников также на дополнительные оплачиваемые отпуска. Процедура предоставления отпусков регулируется Трудовым кодексом РФ, а значит, соблюдать ее надо неукоснительно. Рассмотрим, как отправить работника в ежегодный отпуск правильно.

ШАГ 1: НАПРАВЛЯЕМ ИЗВЕЩЕНИЕ О НАЧАЛЕ ОТПУСКА ИЛИ ПОЛУЧАЕМ ЗАЯВЛЕНИЕ РАБОТНИКА

До сих пор многие кадровики сомневаются, нужно ли работнику писать заявление на отпуск. Давайте разберемся.

Как известно, очередность предоставления отпусков определяется графиком отпусков (часть первая ст. 123 ТК РФ). Работодатель утверждает график не позднее чем за две недели до начала года, на который он составлен. График утверждается с учетом мнения профсоюза (при его наличии) (часть первая ст. 123 ТК РФ). После того как график отпусков утвержден, он становится обязательным для работника и работодателя (часть вторая ст. 123 ТК РФ).

Это правило не касается тех категорий работников, которым работодатель обязан предоставить ежегодный отпуск в удобное для них время. К ним относятся:

• мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам (часть четвертая ст. 123 ТК РФ);
• ветераны боевых действий (Федеральный закон от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах», в ред. от 19.12.2016);
• «чернобыльцы» (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС», в ред. от 28.12.2016);
• работники, супруги которых являются военнослужащими (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих», в ред. от 03.04.2017);
• внешние совместители, которым предоставляется отпуск одновременно с отпуском по основной работе (часть 1 ст. 286 ТК РФ);
• Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» в ред. от 02.07.2013, с изм. от 19.12.2016).

Извещение о начале отпуска

Утвержденной формы извещения о времени начала отпуска нет, поэтому работодателю следует разработать ее самостоятельно. Однако нужно учесть, что в документе должна быть следующая информация:

• наименование организации;
• исходящий номер и дата регистрации документа;
• должность, фамилия и инициалы работника;
• наименование структурного подразделения;
• крайние даты предоставляемого ежегодного отпуска;
• подпись работодателя.

Обратите внимание! Извещение о времени начала отпуска (Пример 1) работник должен получить под роспись не позднее чем за две недели до начала отпуска (часть первая ст. 123 ТК РФ).

По утвержденному графику отпусков секретарь Ильина Н.Б. должна идти в отпуск с 17.06.2017 по 30.06.2017. Ознакомиться под роспись с извещением о времени начала отпуска в этом случае Ильина Н.Б. должна не позднее 02.06.2017.

Если в отпуск идут несколько работников, уведомить их можно одним документом (Пример 2). Следует учесть, что две недели до отпуска — это минимальный срок, можно уведомлять и ранее.

По графику работники идут в отпуск в различные дни июля - с 01.07.2017 по 31.07. 2017. Значит, всех работников, идущих в отпуск в июле, можно уведомить 12 июня. Для тех, кто идет в отпуск 01.07.2017, срок предупреждения будет минимальный, для всех остальных - больше минимального.

Заявление о предоставлении отпуска

Форма заявления о предоставлении отпуска законом также не предусмотрена, поэтому, получив заявление работника, необходимо проверить, присутствуют ли в документе все необходимые реквизиты, а именно:

• наименование организации-работодателя;
• должность, фамилия и инициалы руководителя;
• должность работника и наименование структурного подразделения;
• фамилия и инициалы работника.

В тексте заявления работник указывает, какой отпуск он просит предоставить (основной или дополнительный), дату начала отпуска и количество дней отпуска.

Работник собственноручно подписывает заявление и проставляет дату. Далее руководитель ставит на заявлении визу согласования.

Чтобы упростить процесс и снизить количество ошибок, организация может разработать бланк заявления - работникам останется только его заполнить. Однако и на заполненном бланке заявления должна стоять собственноручная подпись работника (Пример 5).

Заявление о предоставлении ежегодного отпуска нужно подавать заранее. Это позволит руководителю найти замену работнику на время отпуска, а бухгалтерии - рассчитать отпускные, которые должны быть выплачены не позднее, чем за три дня до начала отпуска (часть девятая ст. 136 ТК РФ).

Если работодатель нарушает это требование законодательства, он выплачивает работнику денежную компенсацию (ст. 236 ТК РФ). Чтобы избежать споров, лучше закрепить сроки предоставления таких заявлений в локальном нормативном акте, например, в Правилах внутреннего трудового распорядка:

Извещения о начале отпуска и заявления о его предоставлении рекомендуем регистрировать в специальном журнале (Пример 6). Это позволит избежать споров о дате предоставления заявления.

ШАГ 2. ПРОВЕРЯЕМ, КАКОЙ ОТПУСК ПОЛОЖЕН РАБОТНИКУ

По общему правилу работникам предоставляются ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Так, право на дополнительный оплачиваемый отпуск имеют :

• работники, условия труда которых относятся к вредным и опасным, - не менее 7 календарных дней (ст. 117 ТК РФ);
• работники с ненормированным рабочим днем - не менее 3 календарных дней в году (ст. 119 ТК РФ);
• лица, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях - от 8 до 24 календарных дней (ст. 321 ТК РФ, ст. 14 Закона РФ от 19.02.1993 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях», в ред. от 31.12.2014);
• врачи общей практики и их медицинские сестры за непрерывную работу в этих должностях свыше трех лет - 3 дня (постановление Правительства РФ от 30.12. 1998 № 1588 «Об установлении врачам общей практики (семейным врачам) и медицинским сестрам врачей общей практики (семейных врачей) ежегодного дополнительного оплачиваемого 3-дневного отпуска за непрерывную работу в этих должностях»);

Право на ежегодные удлиненные оплачиваемые отпуска имеют:

• работники с присвоенной группой инвалидности - 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации», в ред. от 07.03.2017);
• работники образовательных учреждений - продолжительностью 56 или 42 календарных дней в зависимости от вида учреждения и должности (постановление Правительства РФ от 14.05.2015 № 466 «О ежегодных основных удлиненных оплачиваемых отпусках», в ред. от 07.04.2017);
• штатные научные работники вузов: доктора наук - 48 рабочих дней, кандидаты наук - 36 рабочих дней (постановление Правительства РФ от 12.08.1994 № 949 «О ежегодных отпусках научных работников, имеющих ученую степень»);
• работники, занятые на работах с химическим оружием, - 56 или 49 календарных дней (ст. 5 Федерального закона от 07.11.2000 № 136-ФЗ «О социальной защите граждан, занятых на работах с химическим оружием», в ред. от 14.10.2014);
• работники организаций здравоохранения, осуществляющие диагностику и лечение ВИЧ-инфицированных больных - 36 рабочих дней (постановление Правительства РФ от 03.04.1996 № 391 «О порядке предоставления льгот работникам, подвергающимся риску заражения вирусом иммунодефицита человека при исполнении своих служебных обязанностей»).

• работники моложе 18 лет (часть 3 ст. 122, ст. 267 ТК РФ);
• работники, усыновившие ребенка (или детей) в возрасте до трех месяцев (часть 3 ст. 122 ТК РФ);
• женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него (часть 3 ст. 122 ТК РФ).

ШАГ 3: РАССЧИТЫВАЕМ СТАЖ НА ОТПУСК

После того как кадровик определился с продолжительностью основного и дополнительного отпуска, необходимо рассчитать, сколько же дней отпуска заработал работник.

Для этого следует рассчитать стаж, который дает право на получение отпуска. Ведь если работник отпуск еще не заработал, то предоставляя отпуск авансом, работодатель рискует. Не всегда при увольнении работнику начисляется зарплата, достаточная для удержания оплаты дней отпуска, использованных авансом.

Стаж, который дает право на получение ежегодного очередного оплачиваемого отпуска, исчисляется с первого дня работы у работодателя. Рабочий год исчисляется со дня приема работника на работу и заканчивается по истечении рабочего года. Рабочий год не совпадает с календарным, поэтому у каждого работника свой период рабочего года.

Аринин М.А. принят в организацию 16 мая 2016 г. Первый рабочий год работника начинается 16.05.2016 и заканчивается через 12 месяцев непрерывной работы, то есть длится по 15.05.2017. Второй рабочий год - с 16.05.2017 по 16.05.2018 и т.д.

Обратите внимание, что не все периоды, когда работник числился в организации, можно включить в стаж, который дает право на предоставление ежегодного очередного оплачиваемого отпуска (ст. 121 ТК РФ).

В стаж работы включаются:

• время работы в организации;
• время, когда работник не работал, но за ним сохранялось место работы (время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, дни временной нетрудоспособности, выходные и другие дни отдыха);
• время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на работе;
• период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине;
• время отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

В стаж для ежегодного отпуска не включаются:

• время отсутствия на работе без уважительных причин;
• время отпусков по уходу за ребенком;
• время отпусков без сохранения заработной платы, превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

• Расчет стажа для ежегодного отпуска, если работник в рабочем году использовал менее 14 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы.

Приведем пример расчета стажа на отпуск.

Аринин М.А. принят 16.05.2016. Работник подал заявление о предоставлении ему ежегодного отпуска с 05.06.2017 на 14 календарных дней. При этом работнику с 14.11.2016 по 20.11.2016 предоставлялся ежегодный оплачиваемый отпуск в количестве 7 календарных дней, а 30.12.2016 он использовал 1 день отпуска без сохранения заработной платы. Также Аринин М.А. находился на больничном с 20.02.2017 по 24.02.2017.

● За рабочий год с 16.05.2016 по 15.05.2017 Аринину М.А. по общему правилу полагается 28 календарных дней отпуска. Поскольку время ежегодных отпусков и временной нетрудоспособности включается в стаж для предоставления ежегодных отпусков, учитываем в стаж данные периоды.

● Маринин М.А. также в рабочем году использовал 1 день отпуска без сохранения заработной платы. Однако поскольку общее количество дней не превышает 14 календарных, этот день также включается в стаж.

● Из общего количества дней, полагающихся за рабочий период, нужно вычесть дни уже использованного отпуска. Таким образом, Аринину М.А. за период с 16.05.2016 по 15.05.2017 полагается:

28 к.д. ежегодного отпуска - 7 к.д. использованного отпуска = 21 к.д.

У работника накопилось необходимое количество дней отпуска, и отпуск в количестве 14 календарных дней может быть ему предоставлен.

• Расчет стажа для ежегодного отпуска, если работник в рабочем году использовал более 14 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы.

Если работник использовал отпуск без сохранения заработной платы периодом более 14 календарных дней, этот период в подсчет стажа также не включается согласно ст. 121 ТК РФ (см. также письма Роструда от 14.06.2012 № 854-6-1; от 18.12.2012 № 1519-6-1).

Работница принята 11.09.2015. Работнице с 05.12.2016 по 30.12.2016 было предоставлено 26 дней отпуска без сохранения заработной платы.

В период стажа, дающего право на предоставление ежегодного отпуска, включается только период отпуска без сохранения заработной платы в количестве 14 календарных дней. Остальные дни в отпускной стаж не входят и «сдвигают» границу рабочего года на 12 календарных дней (26 - 14 = 12) Таким образом, последний день текущего рабочего года придется не на 11.09.2017, а на 23.09.2017 (11.09.2017 + 12 дней).

• Расчет стажа для дополнительного отпуска за «вредную» работу.

Дополнительный отпуск планируется (как и ежегодный) в графике отпусков. Однако в стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными или опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в этих условиях время (часть третья ст. 121 ТК РФ).

Согласно п. 8 и 9 Инструкции о порядке применения Списка производств цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день (утверждена постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 21.11.1975 № 273/П-20, в ред. от 26.01.2017), полный дополнительный отпуск предоставляется, если работник в рабочем году фактически проработал в производствах, цехах, профессиях и должностях с вредными условиями труда не менее 11 месяцев. Если работник в рабочем году проработал во вредных условиях менее 11 месяцев, то дополнительный отпуск ему предоставляется пропорционально отработанному времени.

Для исчисления стажа работы, дающего право на указанный отпуск, необходимо подсчитать количество дней, которые работник фактически отработал во вредных условиях труда (не менее половины продолжительности рабочего дня). Далее следует определить количество полных месяцев работы во вредных или опасных условиях труда. Для расчета количества полных месяцев работы во вредных условиях труда необходимо суммарное количество дней такой работы в течение года разделить на среднемесячное количество рабочих дней. Если остаток составляет менее половины среднемесячного количества рабочих дней, он исключается из подсчета, если половину и более - округляется до полного месяца (письмо Роструда от 18.03.2008 № 657-6-0).

Работник принят на должность газорезчика 27.07.2016. Работник подал заявление о предоставлении ему ежегодного отпуска с 12.06.2017 на 14 календарных дней и ежегодного дополнительного отпуска с 26.06.2017 на 12 календарных дней (согласно коллективного договора). Работнику с 21.11.2016 по 27.11.2016 предоставлялся ежегодный оплачиваемый отпуск в количестве 7 календарных дней.

За рабочий год с 27.07.2016 по 26.07.2017 работнику по общему правилу полагается 28 календарных дней отпуска, а также 12 дней дополнительного отпуска. Рассчитаем количество дней отпуска за работу во вредных условиях труда.

На момент предполагаемого начала дополнительного отпуска работник отработает во вредных условиях с 27.07.2016 по 26.06.2017, что составляет 11 месяцев. Поскольку работник отработал не менее 11 месяцев, работнику предоставляется полный дополнительный отпуск в количестве 12 календарных дней.

Из общего количества дней, полагающихся работнику за данный период, нужно вычесть период уже использованного отпуска.

Таким образом, работнику за период с 27.07.2016 по 26.07.2017 полагается:

28 к.д. ежегодного отпуска + 12 к.д. дополнительного отпуска - 7 к.д. использованного отпуска = 33 к.д.

Работник принят на должность машиниста 24.10.2016. Он подал заявление о предоставлении ему ежегодного отпуска с 19.06.2017 на 14 календарных дней и ежегодного дополнительного отпуска с 03.07.2017 на 8 календарных дней (согласно коллективного договора). Работник свой отпуск еще не использовал.

На момент предполагаемого начала дополнительного отпуска работник отработает во вредных условиях с 24.10.2016 по 02.07.2017, что составляет 8 месяцев. Поскольку работник отработал менее 11 месяцев, необходимо рассчитать количество дней дополнительного отпуска. Для этого нужно определить количество дней, в которые работник фактически отработал во вредных условиях труда не менее половины продолжительности рабочего дня.

Например, работник работал полный рабочий день. Тогда для расчета применим формулу:

124 дня работы во вредных условиях / 29,4 (среднемесячное количество рабочих дней) = 4,22 к.д.

Таким образом, на 03.07.2017 работнику полагается 4 календарных дня дополнительного отпуска.

За рабочий год с 24.10.2016 по 23.10.2017 работнику полагается 21 календарный день основного ежегодного отпуска (9 отработанных месяцев × 2,33 дня). Также работнику полагается 4 календарных дня дополнительного отпуска.

У работника накопилось необходимое количество дней основного ежегодного отпуска. Также работодатель предоставляет работнику дополнительный отпуск в количестве 4 календарных дней.

ШАГ 4: ОФОРМЛЯЕМ ПРИКАЗ О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ОТПУСКА

Если препятствий для работника уйти в отпуск нет, можно издавать приказ. Чаще всего он составляется по унифицированной форме № Т-6 (Примеры 7, 8) (утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 11), но работодатель вправе разработать и свою форму. Работник знакомится с приказом под роспись.

ШАГ 5: ОФОРМЛЯЕМ ЗАПИСКУ-РАСЧЕТ

Для расчета причитающихся работнику других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска нужно оформить записку-расчет (Пример 9). Составляется она по унифицированной форме № Т-60 или по форме, утвержденной в организации.

Записку-расчет необходимо передать в бухгалтерию для расчета отпускных и выплаты их работнику.

ШАГ 6: ВНОСИМ СВЕДЕНИЯ В ЛИЧНУЮ КАРТОЧКУ РАБОТНИКА

После оформления приказа, кадровой службе необходимо внести данные об отпуске в личную карточку работника (форма № Т-2 или по форме организации) (Пример 10).

ШАГ 7: УЧИТЫВАЕМ ДНИ ОТПУСКА В ТАБЕЛЕ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Работодатель ведет табель учета рабочего времени по форме № Т-13 или по форме, утвержденной в организации. В табеле учета рабочего времени в обязательном порядке учитываются и дни ежегодного оплачиваемого отпуска. Дни, когда работник находится в отпуске, необходимо обозначать кодом ОТ или 09 (Пример 11).

ШАГ 8: ВНОСИМ СВЕДЕНИЯ В ГРАФИК ОТПУСКОВ

Организация должна утвердить график отпусков не позднее, чем за две недели до начала нового календарного года. При оформлении графика отпусков можно использовать унифицированную форму № Т-7, но работодатель вправе разработать и свою форму.

По мере использования работниками отпусков в график вносятся сведения о фактическом использовании отпуска.

Иногда в график вносят изменения. Например, если работник просит перенести его ежегодный оплачиваемый отпуск на другое время (и работодатель согласен), продлить работнику отпуск (например, в связи с наступившей во время отпуска нетрудоспособностью) или отозвать работника из отпуска.

После оформления заявления необходимо внести изменения в график отпусков. Иногда изменения в график вносятся приказом, однако ТК РФ не предусматривает такой обязанности. На наш взгляд, в этом случае достаточно сослаться на заявление работника в графе 8 (Пример 12).

РЕЗЮМЕ

1. Оформляя отпуск работнику по графику, необходимо направить последнему извещение о начале отпуска за две недели
до его начала.

2. Если работник желает пойти в отпуск вне графика, он должен обратиться
к работодателю с заявлением. Работодатель вправе согласиться с предоставлением отпуска вне графика либо отказать работнику.

4. По согласию работника и работодателя можно перенести отпуск по графику.

5. При подсчете стажа на отпуск необходимо учесть периоды, не входящие в стаж, который дает право на предоставление ежегодного очередного оплачиваемого
отпуска.

6. Соблюдая процедуру, кадровая служба должна издать приказ о предоставлении основного ежегодного оплачиваемого отпуска, оформить записку-расчет, внести записи в личную карточку работника, отразить отпуск в табеле учета рабочего времени и внести сведения в график
отпусков.