Электронный офис

Грозненский Государственный Нефтяной Технический Университет
имени М.Д.Миллионщикова
Факультет Автоматизации и Прикладной Информатики
Кафедра «Информационные технологии»

КУРСОВАЯ РАБОТА
По дисциплине: «Информационные технологии»
На тему: «Технологии электронного офиса»

Выполнил ст. гр. ИСТ-09 Манаев С.М
Проверила: Моисеенко Н.А

Введение

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.
Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы.
Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации. Организация работы с документами – ключевая технология управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или огромной корпорации. Она предполагает не только единые правила документирования – оформления документов, но и единый порядок документооборота.
Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляемые как движение документов и их обработка. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

1. Понятие офиса.

Офис - это место, где совершается служба или деловые операции. Он является рабочим местом людей, облеченных доверием и властью. Традиционно организация документооборота и работа канцелярии стали главными функциями офиса. Главным условием повышения эффективности управления является автоматизация рабочих мест сотрудников офиса с целью более качественного обеспечения их информацией.

1.1 Офис – как информационная система

Из всех видов технологий информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к человеческому фактору, оказывая принципиальное влияние на квалификацию специалиста, содержание его труда, физическую и умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений. Оптимальная информационная технология, обладающая высокой гибкостью, мобильностью и адаптивностью к внешним воздействиям, является непременным условием повышения эффективности управленческого труда в любом офисе.
В системах делопроизводства доля информации, представленной на бумажных носителях, в последнее время сократилась благодаря интенсивному развитию:

современных технологий работы с документами;
средств автоматизированного ввода документов (в том числе и рукописных) в компьютер;
текстового и даже графического видов обработки документов, позволяющих просто и оперативно вносить в них изменения;
систем электронной транспортировки;
доступа к справочной информации через базы данных и др.

Главным условием успешной профессиональной деятельности офисного работника становится умение использовать компьютерные средства обработки информации.
К офисным задачам можно отнести следующие: делопроизводство, управление, контроль управления, составление отчетов, поиск информации, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями. В перечисленных выше задачах выполняется ряд стандартных типовых процедур, а именно:

обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);
сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора);
хранение поступившей информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных).

Решение перечисленных задач требует выполнения следующих условий:

работа между исполнителями должна быть скоординирована;
движение документов должно быть по возможности оптимизировано;
должна быть предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках офиса и офисов в рамках объединения.

К офисам, основным видом продукции которых является информация (документы), можно отнести офисно-бухгалтерские подразделения, страховые компании, пенсионные фонды, издательства, рекламные конторы, банки, конструкторские бюро, консалтинговые фирмы, налоговые службы и т. п. Работа исполнителей в таких офисах связана со значительными эмоциональными перегрузками ввиду монотонности труда и большого психологического напряжения.
Различные управленческие структуры верхних уровней, диспетчерские службы, конторы по сбыту продукции занимаются в основном выработкой решений. Для каждой предметной области сохраняются индивидуальные черты делового процесса принятия решений.

2. Электронный офис

Решение задач управления и принятие решений подразумевают широкое использование автоматизированных информационных технологий, другими словами - работу в электронном офисе. По степени возможности перехода к работе в электронном офисе выделяют:

электронную обработку данных, с использованием персональных компьютеров, т. е. без пересмотра методологии и организации процессов управления ведется обработка данных с решением отдельных экономических задач;
автоматизацию управленческой деятельности;
вычислительные средства, включая супер-ЭВМ и персональные компьютеры, используемые для комплексного решения функциональных задач, формирования регулярной отчетности и работы в информационно-справочном режиме для подготовки управленческих решений. Сюда же можно отнести автоматизированные информационные технологии поддержки принятия решений, которые предусматривают широкое использование экономико-математических методов, моделей и пакетов прикладных программ для аналитической работы и формирования прогнозов, составления бизнес-планов, обоснованных оценок и выводов по изучаемым процессам и явлениям производственно-хозяйственной практики.

К названной группе относятся и широко внедряемые в настоящее время автоматизированные информационные технологии, получившие название электронного офиса и экспертной поддержки решений, которые ориентированы:

на использование последних достижений в области интеграции новейших подходов к автоматизации работы специалистов и руководителей;
создание наиболее благоприятных условий выполнения профессиональных функций;
качественное и своевременное информационное обслуживание за счет полного автоматизированного набора управленческих процедур, реализуемых в условиях конкретного рабочего места и офиса в целом.

Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:

один или несколько персональных компьютеров, возможно, объединенных в сеть (локальную или глобальную, в зависимости от рода деятельности офиса);
печатающие устройства;
средства копирования документов;
модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ);
сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственное первичных документов;
стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте;
проекционное оборудование для проведения презентаций.

Определяя электронный офис как организованную для достижения общей цели совокупность специалистов, средств вычислительной и другой техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их описаний, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов, следует подчеркнуть, что главным звеном и управляющим субъектом в электронном офисе являются специалисты. Однако современные специалисты, работающие в компьютерной среде, отличаются от тех, которые трудились десять лет назад, когда преобладающей была технология централизованной обработки информации в вычислительных центрах.
Прежде всего, в условиях функционирования современных информационных технологий нет четкого различия между экономистом-пользователем системы, постановщиком задач, оператором, программистом, представителем обслуживающего технического персонала, как это было раньше. В настоящее время существуют готовые инструментальные программные средства, которые позволяют методом интерпретации быстро разрабатывать собственные программно-ориентированные продукты - пакеты прикладных программ.
В последнее время все большее распространение приобретают электронные офисы, оборудование и сотрудники которых могут находиться в разных помещениях. Необходимость работы с документами, материалами, базами данных конкретного предприятия (организации) в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению виртуальных офисов. Информационные технологии виртуальных офисов основываются на работе локальной сети, соединенной с территориальной или глобальной сетью. Благодаря этому, абонентские системы сотрудников организации независимо оттого, где они находятся, оказываются включенными в общую сеть.
Электронные офисы, решающие сложные задачи и требующие поддержки экспертных программ, составляют основу автоматизации труда специалистов-аналитиков. Специалисты таких офисов кроме аналитических методов и моделей для исследования складывающихся на рынке ситуаций (со сбытом продукции или услуг, финансовым положением предприятия и т. п.) вынуждены использовать накопленный и сохраняемый в системе опыт оценки ситуаций, т. е. сведения, составляющие базу знаний в конкретной предметной области. Обработанные по определенным правилам такие сведения позволяют формировать стратегию в области менеджмента и маркетинга, подготавливать обоснованные решения для поведения на финансовых и товарных рынках.

3. Основные компоненты и их назначение электронного офиса.

База данных. Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.
Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.
Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Он позволяет добавлять или удалять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и режимами и т.д. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.
Электронная почта. Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации.
Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.
Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.
Табличный процессор. Он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме.
Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи, или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.
Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.
Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора.
Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.
Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.
Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства - оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. страниц.
Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференции является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференции не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.
Видеоконференции. Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.
Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.
Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

Концепция электронного офиса.

Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективности деятельности персонала офиса считается концепция так называемого электронного (автоматизированного) офиса. В этом случае речь идет о комплексном использовании современных технических средст в для автоматизации процедур и функций управления (обработка текстов их редактирование, хранение и поиск, передача информации по каналам электросвязи внутри офиса и за его пределы, информационное обслуживание персонала офиса, некоторые аспекты процесса подготовки и принятия решения и т.д.), средств программной поддержки, подходов к проектированию помещений офиса, охраны труда персонала.
Одним из этапов развития электронных (автоматизированных) офисов связано создание на автоматизированных рабочих мест (АРМ). АРМ объединяются посредством коммуникационных средств в единую систему (сеть), имеющую доступ ко всем вычислительным ресурсам офиса, базам данных, а также к внешним источникам информации. При этом значительно ускоряется возможность информационного обмена между пользователями сети, автоматизируются некоторые традиционные операции, связанные с приемом и отправкой корреспонденции и других документов по каналам связи.
Обычно АРМ состоит из ПК, оснащенного при необходимости дополнительными устройствами, расширяющими его функциональные возможности, и периферийного оборудования (принтера, сканера, ксерокса). Кроме того, каждое рабочее место оснащается соответствующей оргтехникой применительно к функциям, выполняемым на данном рабочем месте.
Для каждого сотрудника (группы сотрудников) разрабатывается и оснащается АРМ, профессионально ориентированное на выполнение конкретных функций управления. Такая ориентация реализуется посредством выбора и установки соответствующего программного обеспечения.
Проблема обработки текста и его преобразования являлась одной из основополагающих задач делопроизводства и поэтому текстовые редакторы явились, пожалуй, первым компонентом электронного офиса.
Появление следующего компонента позволило реализовать с помощью компьютера функцию информационного обмена. Таким компонентом стала система электронной почты для обмена информацией между пользователями на многопользовательских компьютерах, а затем и в сетях.
Немного позже стали использоваться системы разработки баз данных, а также электронные таблицы для выполнения различных (иногда очень сложных) расчетов.
Все перечисленные компоненты служебной деятельности персонала офиса соответствуют специализированным пакетам, предназначенным для комплексной автоматизации упомянутых функций. Одним из таких пакетов является офисная система Microsoft Office. Все программные продукты этой системы не только унифицированы, но и интегрированы между собой, что позволяет в рамках решения какой-либо деловой проблемы осуществлять информационный обмен, независимо от того с каким типом документа вы работаете.
Таким образом, электронный офис позволяет делать работу сотрудников офиса легкой и быстрой, позволяет делать большой объем информации за наименьшее количество времени.

Основные концепции безбумажной технологии управления

Безбумажная технология управления основывается на использовании трех основных концепций: переходу к электронным документам, созданию систем управления документами и системы электронного документооборота.
Концепция электронного документа появилась в 80-х годах с появлением на рынке микрокомпьютеров и первого графического интерфейса пользователя (GUI). Как утверждают сотрудники компании Delphi Consulting Group, уже сегодня в некоторых областях деятельности электронным способом обрабатывается до 90 % информации.
В отличие от документов на бумажных носителях с их жесткими рамками, статичной формой и ограниченными возможностями переход к динамичным цифровым электронным документам обеспечивает особые преимущества при создании, совместном использовании, распространении и хранении информации.
Они могут увеличить производительность множества приложений, используемых в бизнесе, уменьшить требования к размерам накопителей, сократить или полностью решить проблему потерь и неверного размещения документов.
Электронные документы могут одновременно использоваться сотрудниками в рамках одной рабочей группы, отдела или всего предприятия. Доступ к ним осуществляется за несколько секунд, а не минут, часов, дней, а иногда и недель, что случается при использовании документов на бумажных носителях.
Ускоренный доступ к стратегической информации наряду со значительной экономией средств может обеспечить и важные конкурентные преимущества. Помимо перечисленного, электронные документы позволяют переместить центр тяжести компьютерной технологии с традиционных структурированных
алфавитно-цифровых данных на потоки данных, дополненные большими объемами неструктурированного текста, изображений, звука, видео и графики. Такие документы смогут также включать гипертекстовые связи, переработанные OLE-объекты, текстовые объекты и реляционные данные. Электронный документ будет ограничен такими параметрами, как его содержимое, структура данных, форматы и стандарты режима передачи и, самое важное, характер его использования. При изменении любого из этих параметров соответственно будет меняться документ. Он будет открытым, гибким, адаптируемым, многомерным.
За несколько лет концепция электронного документа получила свое развитие от обычного графического образа документа до идеи управления документами. Сегодня электронный документ - это форма знакомого вида, обработка которой происходит с помощью последовательного применения тесно взаимосвязанных технологий в рамках так называемых Систем Управления Электронными Документами (СУД) или Electronic Document Management Systems (EDMS).
Мощные системы класса EDMS, работающие чаще всего на распределенных архитектурах, основаны на комбинации технологий сбора, хранения, поиска и распространения электронных документов. Значительное повышение производительности при использовании технологии EDMS отмечено во многих отраслях: правительство, судопроизводство, юриспруденция, фармацевтика, страхование, финансовые услуги, здравоохранение, производство и систему высшего образования. Можно выделить следующие основные задачи, которые призвана решать система управления документами - уметь переводить бумажные документы в электронный вид и уметь перехватывать все создаваемые электронные документы из всех источников поступления: из приложений, которые создаются текстовыми процессорами, электронными таблицами, графическими процессорами, пакетами прикладных программ для
настольных издательств; факсовые сообщения, пришедшие через факс - сервер предприятия; входящие, исходящие и внутренние сообщения, поступающие из электронной почты; отчеты и другие документы, которые готовят функциональные информационные системы, идущие на печать или отправляемые по факсу, но их надо перехватить и отправить в хранилище электронных документов.
Содержанием третьей концепции является разработка Системы Электронного Документооборота, призванной для интеграции всех информационных приложений в единую информационную среду, обеспечивающую оперативное взаимодействие всех пользователей при выполнении ими деловых процедур и функций управления необходимой информацией. Система электронного документооборота должна позволять планировать и составлять маршруты передвижения документов, контролировать это передвижение, уметь управлять документооборотом и регулировать его. Эта концепция имеет две стадии в своем развитии от воплощения идеи использования технологии "docflow", связанной с планированием и управлением документопотоками, до технологии "workflow", предназначенной для управления деловыми процессами и процедурами, при выполнении которых используются и создаются документы. Системы, основанные на применении технологии "workflow", получили название Систем Автоматизации Деловых Процессов (САДП) и предназначены для моделирования деловых процессов и процедур, выполняемых на предприятии, контроля их исполнения, оценки и анализа эффективности их выполнения, реструктуризации системы управления фирмы.

Автоматизация деловых процессов.

Одной из основных задач, присущих электронному офису, является документационное обеспечение управления, которое состоит из различных видов офисных работ и предполагает проведение большого объема деловых процессов, включающих:

обработку входящей и исходящей информации: чтение и ответы на письма (как в электронном виде, так и обычные), написание всевозможных отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может содержать также рисунки и диаграммы;
сбор и последующий анализ некоторых данных (например, отчетности за определенные периоды времени по различным подразделениям, организациям, удовлетворяющей различным критериям выбора). Здесь, как правило, требуется представлять результаты наглядно, в виде диаграмм;
хранение поступившей информации, обеспечивающее быстрый доступ к ней и поиск необходимых данных, т. е. работу с некоторыми базами данных.

Работа должна быть хорошо скоординирована между выполняющими ее людьми; должны быть обеспечены тесные связи, позволяющие обмениваться информацией в кратчайшие сроки, процесс движения документов должен быть по возможности оптимизирован.
Анализ деловых процессов, выполняемых работниками офиса, позволяет классифицировать в общем виде как задачи, решаемые предприятием (организацией), так и исполнителями этих задач. Такая классификация задач основана на степени их интеллектуальности и сложности.
1. Наиболее простые задачи, состоящие из полностью формализуемых процедур, выполнение которых не представляет особых трудностей для исполнителей. Эти задачи легко стандартизуются и программируются. К ним относятся контроль и учет, оформление документов, их тиражирование, рассылка и т. п. Подобного рода задачи в настоящее время решаются практически всеми автоматизированными информационными системами (например, «Бухгалтерский учет», «Подготовка производства», «Кадры», «Складской учет» и т. д.). Задачи этого класса, если они используются для принятия решений, называются задачами принятия решений в условиях полной определенности. При этом случайные и неопределенные факторы отсутствуют. Такие задачи часто решаются путем разработки различного вида информационных систем с использованием средств языка системы управления базами данных.
2. Более сложные задачи - задачи принятия решений в условиях риска, т. е. в том случае, когда имеются случайные факторы, для которых известны законы их распределения. Постановка и решение таких задач возможны на основе методов теории вероятностей, аналитического и имитационного моделирования.
3. Слабоструктурированные задачи, содержащие неизвестные или не измеряемые компоненты (количественно не оцениваемые). Для таких задач характерно отсутствие методов решения на основе непосредственных преобразований данных. Постановка задач базируется на принятии решений в условиях неполной информации. В ряде случаев на основе теории нечетких множеств и приложений этой теории удается построить формальные схемы решения.
4. Задачи принятия решений в условиях противодействия или конфликта (например, необходимо учитывать наличие активно действующих конкурентов, преследующих собственные интересы). В задачах этого класса могут иметься случайные факторы, для которых известны или не известны законы их поведения. Постановка и решение таких задач возможны (правда не всегда) методами теории вероятностей, теории нечетких множеств и теории игр.
5. Наиболее сложные задачи принятия решений при отсутствии возможности формализации из-за высокой степени неопределенности. К таким задачам относится большинство проблем прогнозирования, перспективного планирования и т. п. Основой решения этого класса задач являются творческий потенциал исполнителя, особенности его личности, а также атрибуты его деятельности (информированность, квалификация, талант, интуиция, образование и т. п.). Решение таких задач возможно с применением экспертных систем.

Электронный офис организуется на предприятиях, в организациях или учреждениях в управленческих структурах.

Основными функциями электронного офиса являются:

Автоматизация рутинных работ с документами;

Организация электронного документооборота.

Для реализации перечисленных выше функций в электронном офисе выполняется ряд стандартных типовых процедур обработки документов, представленных на рис.4.6.

В состав электронного офиса входят аппаратные и программные средства реализации типовых офисных процедур обработки информации:

Программные средства электронного офиса – это пакеты прикладных программ, которые позволяют автоматизировать основные процедуры обработки информации в процессе управления.

Программные средства электронного офиса делятся на три группы, представленные на рис.4.7.

1. Программы, предназначенные для создания и редактирования документов. Основой функционирования любого офиса является документ. В электронном офисе циркулируют документы, содержащие данные разных типов (текстовую информацию, табличные данные, графические изображения и т.д.). Офисные программы для создания и редактирования документов различных типов, как правило, интегрируют в единый пакет, который позволяет работать с одним документом, включая в него различные виды данных. Существуют и самостоятельные программные продукты, ориентированные на выполнение только одного вида работ: разработку электронных таблиц, редактирование текстов, электронную верстку документов и т.д.

Для формирования и обработки каждого типа данных необходимо использовать специальные пакеты прикладных программ, ориентированных на работу с документационной информацией (табл.4.1.).

2. Организаторы работ - это пакеты программ, предназначенные для автоматизации процедур планирования использования различных ресурсов (времени, денег, материалов) как отдельного человека, так и всей фирмы или ее структурных подразделений. Выделяют две разновидности пакетов данного класса:

Программы управления проектами предназначены для сетевого планирования и управления проектами. Эти программные средства позволяют быстро спланировать проект любой величины и сложности, эффективно распределить людские, финансовые и материальные ресурсы, составить оптимальный график работ и проконтролировать его исполнение.

Программы организации деятельности человека выполняют функции электронных секретарей и предназначены для эффективного управления деловыми контактами. В них предусмотрены следующие основные функции:

Формирование графика деловой активности с автоматическим контролем со стороны программы;

Ведение электронной картотеки, полностью настраиваемой под конкретные нужды пользователя;

Обеспечение безопасности и конфиденциальности данных;

Автоматический набор телефонных номеров (с автодозвоном) и занесение даты и времени звонка в соответствующую карточку;

Работа с электронной почтой и факсом и т.д.

Наименование программы	Назначение программы
Текстовые редакторы	Программы, предназначенные для работы стекстовыми документами. Они предоставляют пользователю следующие возможности: набор текста редактирование текста автоматическая проверка правописания создание в тексте различных таблиц, графиков, диаграмм; формирование перекрестных ссылок в документе и т.д.
Настольные издательские системы	Программы, позволяющие осуществлять электронную верстку широкого спектра основных типов документов. Предусмотренные в пакетах данного типа средства позволяют: компоновать (верстать) текст, используя эталонные страницы; осуществлять полиграфическое оформление текста; обрабатывать графические изображения; обеспечивать вывод документов полиграфического качества и т.д.
Табличные процессоры	Пакеты программ, предназначенные для обработки табличным образом организованных данных. Пользователь имеет возможность: осуществлять разнообразные вычисления, строить графики, управлять форматом ввода-вывода данных, компоновать данные, проводить аналитические исследования и т. п.
Графические редакторы	Пакеты, предназначенные для обработки графической информации. Они позволяют: создавать графические иллюстраций с использованием графических элементов (дуги, окружности, эллипса, ломаных и многоугольников и т. д.); манипулировать объектами посредством их разбиения или объединения, копирования, штриховки и т.д.; обрабатывать и редактировать изображения посредством изменения опенков цветов, насыщенности, контрастности и т.д.
Системы управления базами данных (СУБд)	Программы, предназначенные для создания, ведения и редактирования баз данных. Они предоставляют возможности: создавать, хранить и извлекать данные, представленные в определенной форме; формировать запросы и отчеты на основании различных критериев отбора записей
Пакеты демонстрационной графики	Программы, предоставляющие средства для: подготовки презентаций лекций и выступлений, подготовки иллюстративного материала, визуального отображения основных тезисов текстовых докладов и отчетов и т.д.
Пакеты программ мультимедиа	Пакеты предназначены для обработки аудио- и видеоинформации. Они позволяют: управлять сценарием аудиозаписи и видеофильма; создавать группы объектов, включаемых в аудиозапись или фильм; манипулировать и генерировать анимационные изображения и т.д.
Программы распознавания символов	Программы предназначены для перевода бумажных документов в электронную форму путем сканирования и распознавания текста
Программы перевода с одного иностранного языка на другой	Программы обеспечивают разные режимы перевода текстов с одного иностранного языка на другой с использованием общих и специализированных словарей

Характеристика основных пакетов программ для формирования и редактирования
документов Таблица 4.1

3. Программы организации электронного документооборота позволяют решать следующие задачи:

Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;

Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям, обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;

Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;

Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;

Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации	К таким программным продуктам относятся электронные архивы. Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации
Системы, ориентированные на поддержку управления организацией	Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение
Системы, ориентированные на поддержку совместной работы	Задача этих систем – обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных)

Существуют следующие виды систем электронного документооборота:

Аппаратные средства электронного офиса – это устройства, обеспечивающие техническую реализацию офисных процедур обработки данных. Они подразделяются на основные и дополнительные.

Рис. 4.8. Аппаратные средства электронного офиса

1. Основными техническими средствами электронного офиса являются один или несколько ПК, объединенных в вычислительную сеть и имеющих широкий набор периферийных устройств, таких, как устройства вывода информации на печать (принтеры), устройства автоматического ввода информации (сканеры, дигитайзеры) и др. (см. рис.4.8.).

2. Дополнительные аппаратные средства электронного офиса служат для реализации операций копирования, размножения, оформления и уничтожения документов.

Под электронным офисом понимают полноценное информационное предприятие, преобразующее исходную информацию с учетом имеющихся информационных ресурсов в информационный продукт.

К основным задачам можно отнести следующие задачи делопроизводство, управление, контроль управления, составления отчетов, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятии и между предприятиями.

При решении этих задач выполняются такие типовые процедуры информационных услуг, как:

Обработка входной и выходной информации (ответы на письма, написание отчетов, которые могут включать табличный материал, графики, рисунки и т.д.);

Сбор и последующий анализ данных за определенный период (отчетность, сводки и т.д);

Хранение поступившей информации для использования ее в дальнейшем.

Электронный офис – это организованная для достижения общей цели совокупность специалистов, средств компьютерной коммуникационной и организационной техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их отношений, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов.

Основные функции электронного офиса:

Общая обработка документов управления, установление их подлинности, и оформление;

Локальное хранение документов;

Обеспечение сквозного доступа к документам без их дублирования на бумаге;

Дистанционная и совместная работа служащих над документом;

Поддержка общения без отрыва от рабочего места;

Электронная почта;

Персональная обработка данных;

Составление, воспроизведение и полиграфическое размножение документов;

Обмен информацией между базами данных, ввод данных или форм и ведение персональных баз данных;

Генерация отчетов по обработке данных;

Управление ресурсами;

Контроль исполнения;

Управление личным временем;

Контроль автоматической корреспонденции;

Передача данных;

Обеспечение разнообразия в наглядном представлении материала;

Обеспечение стилистического качества документов;

Моделирование решений и имитация их принятия;

Информационная поддержка принятия решений;

Создание адаптируемых автоматизированных рабочих мест;

Обмен локальной и персонализированной информации;

Служба видеотекста;

Обмен и интеграция программных средств;

Перенос документов с одного носителя на другой;

Полиграфическое оформление документов;

Групповой контакт через терминалы.
В условиях широкого использования возможностей локальной и глобальной информационной сети Интернет появилась возможность создания и использования особой разновидности электронного офиса – виртуального офиса, когда все необходимые функции информационного обслуживания деятельности специалистов и соответствующие ресурсы пространственно распределены в различных узлах компьютерной сети. Благодаря этому абонентские системы сотрудников организации независимо от того, где они находятся, оказываются включенными в общую сеть.

Концепция электронного офиса позволяет существенно повысить эффективность работы служащих творческого труда, требующей интенсивной обработки больших объемов сложноорганизованной информации.

Главным и управляющим звеном в электронном офисе являются специалисты, умеющие эффективно использовать современные информационные технологии.

Автоматизированные рабочие места финансовых менеджеров ориентированы в основном на непрограммирующего пользователя и решение конкретных задач финансового менеджмента:

Формирование отчетности и проверка его полноты, корректности и достоверности;

Анализ финансового состояния предприятия;

Анализ устойчивости рентабельности показателей ликвидности и др.

Анализ динамики основных показателей, выявление тенденций и прогнозирование финансового состояния предприятия;

Сравнение финансовых показателей предприятия с показателями других аналогичных фирм или со среднеотраслевыми показателями и др.
^ 2. Техническая основа электронного офиса в финансовом менеджменте.
В современном электронном офисе используются следующие технические средства:

Компьютеры;

Сетевое оборудование;

Средства коммуникации;

Устройства ввода – вывода информации;

Устройства мультимедиа;

Организационная техника;

Дополнительные средства.

Выбор персонального компьютера для автоматизации решения задач финансового менеджмента в электронном офисе зависит от размеров предприятия, объема и круга решаемых задач. Основными критериями выбора конкретной модели персонального компьютера являются необходимые объемы оперативной памяти, внешней памяти, быстродействие процессора, определяемое его тактовой частотой, состав подключаемых внешних устройств, класс монитора и др.

Для обеспечения связи с “внешним миром”, передачи и получения деловой информации в возможно более короткие сроки используют модемы (факсмодемы), телефонные и факсимильные аппараты, телефонные станции (АТС) и др.

Для ввода информации с бумажных носителей в компьютерные системы помимо традиционной клавиатуры применяются сканеры.

Для вывода информации на бумагу используются принтеры. Наиболее часто применяют матричные, струйные и лазерные.

Для обработки видео и аудиоинформации используются системы мультимедиа, обеспечивающие комплексное представление информации. Среди устройств системы мультимедиа можно назвать звуковую карту, привод CD-ROM, акустические системы, микрофон и др.

К оргтехнике, кроме названных выше телефона и факсимильного аппарата, относят множительно – копировальные устройства, предназначенные для получения копий с информации, представленной на бумажных носителях (ведущие производители Xerox, Canon и др).

К дополнительным устройствам можно отнести:

Сетевой фильтр – устройство, предназначенное для страхования скачков напряжения в сетях электропитания;

Блок бесперебойного питания для поддержки компьютерной системы в рабочем состоянии в течении некоторого времени после прекращения подачи напряжения в электросети, что может привести к уничтожению текущих результатов работы пользователя, хранящихся в оперативной памяти. Минимизация потерь важна при работе в локальной сети.
^ 3. Программные средства, обеспечивающие функционирование информационных технологий финансового менеджмента в офисе.

Для организации информационных технологий финансового менеджмента в электронном офисе необходимо наличие программной платформы, базовыми элементами которой являются:

Системное программное обеспечение для организации процесса компьютерной обработки информации и взаимодействия между компьютером и пользователем;

Офисное прикладное программное обеспечение.

^ Системное программное обеспечение включает операционную систему (ОС), сервисные программы, программы технического обслуживания.

Анализ применения различных ОС показывает преимущественное использование ОС Microsoft Windows к качестве ОС персональных компьютеров. Это многозадачная операционная система с развитым графическим интерфейсом устойчива в работе, поддерживает все виды мониторов, принтеров. Большинство офисных программ и системы мультимедиа работают только в этой среде.

К базовому офисному прикладному программному обеспечению относятся:

Текстовые процессоры для создания и обработки текстовых документов. Наиболее популярной офисной программой для обработки документов является Microsoft Word;

Табличные процессоры для автоматизации расчетов над большими объемами табличных данных, представления данных в графическом виде. Например, Microsoft Excel/

Системы управления базами данных.

Термин интеллектуальный анализ данных можно понимать двояко.

В узком смысле это попытка адекватного русского перевода термина Data Mining , который ввёл в обиход Григорий Пятецкий-Шапиро в 1992 году. Согласно его определению, Data Mining - это процесс обнаружения в сырых данных ранее неизвестных, нетривиальных, практически полезных, доступных интерпретации знаний, необходимых для принятия решений в различных сферах человеческой деятельности . Дословный перевод «раскопки (или добыча) данных» следует, по всей видимости, считать неудачным.

В широком смысле это современная концепция анализа данных, предполагающая, что

§ данные могут быть неточными, неполными (содержать пропуски), противоречивыми, разнородными, косвенными, и при этом иметь гигантские объёмы; поэтому понимание данных в конкретных приложениях требует значительных интеллектуальных усилий;

§ сами алгоритмы анализа данных могут обладать «элементами интеллекта», в частности, способностью обучаться по прецедентам, то есть делать общие выводы на основе частных наблюдений; разработка таких алгоритмов также требует значительных интеллектуальных усилий;

§ процессы переработки сырых данных в информацию , а информации в знания уже не могут быть выполнены по старинке вручную, и требуют нетривиальной автоматизации.

Необходимость интеллектуального анализа данных возникла в конце XX века в результате повсеместного распространения информационных технологий, позволяющих детально протоколировать процессы бизнеса и производства.

По составу решаемых задач Data Mining практически не отличается от стандартного набора средств, применяемых с середины XX века в области прикладной статистики, машинного обучения (machine learning), информационного поиска (information retrieval). Основное различие заключается в эффективности алгоритмов и технологичности их применения. Подавляющее большинство классических процедур имеют время выполнения, квадратичное или даже кубическое по объёму исходных данных. При количестве объектов, превосходящем несколько десятков тысяч, они работают неприемлемо медленно даже на самых современных компьютерах. За последние десятилетия значительные усилия в области Data Mining были направлены на создание специализированных алгоритмов, способных выполнять те же задачи за линейное или даже логарифмическое время без существенной потери точности.

Важная составляющая информационного обеспечения - система классификации и кодирование.
Классификация - обязательный этап предыдущей подготовки экономических данных к автоматизированному обработке, а также предпосылка рациональной организации информационной базы и моделирования информационных процессов.
Ее можно определить как составляющую информационного обеспечения любой информационной системы, которая принадлежит к языковым средствам управления. Поэтому классификация является основой для кодирования информации и следующего ее поиска.
Система классификации - это совокупность методов и правил распределения множества объектов (М) на подмножество(Мij) согласно признакам похожести или непохожести.
Объект классификации - элемент классификационного множества.
Классификационное группирование - подмножество объектов, полученных в результате классификации.
Различают два метода классификации - иерархический и фасетный.
Иерархическая классификация экономической информации - это последовательная низменность множества объектов на подчиненные классификационные группировки.
Преимущества: логичность построения, четкость определения признаков, большой объем информации, удобство использования.
Недостатки: жесткая структура, недостаток резервного объема.
Фасетный метод классификации - параллельная низменность множества объектов на независимые классификационные группировки.
Фасет - набор значений одной признаки классификации. Фасеты взаимно независимые. Каждый объект может одновременно входить в разные классификационные группировки.
Преимущества: гибкость структуры (приспособление к изменениям в задачах), дает возможность вводить новые фасеты или удалять старики.
Недостатки: недостаточно полное использование объема.
Фасетная классификация экономической информации
Кодирование - процесс присвоения условного обозначения разным позициям номенклатуры.
Код - это знак или совокупность знаков, принятых для обозначения классификационного группировки или объекта классификации.
Для кодирования информации в информационных системах применяют порядковый, сериально-порядковый, последовательный та параллельный методи кодирование.
Порядковый метод кодирования - простейший и наиболее распространенный. Построение кодов выполняется по мере роста или спадание признаков без пропуска номеров.
Сериально-порядковый метод кодирования на каждую группу признаков имеет серию порядковых номеров с резервом номеров.
Последовательный метод кодирования предусматривает выделение определенных разрядов кода под определенные признаки.
Параллельный метод кодирования тоже предусматривает выделение разрядов, но значение признаки, записанной на любом разряде кода, не зависит от значения признаков, записанных на других разрядах.
Выбор методов классификации и кодирование объектов предусматривает:
возможность расширения кодового множества объектов и внесение соответствующих изменений;
однозначность идентифицированных объектов;
минимальную длину кода;
возможность обработки информации с помощью ЭВМ;
простоту метода кодирования;
применение общепринятых обозначений.

2.4. Единая система классификации и кодирование.
Категории классификаторов
После присвоения кодов создается классификатор.
Классификатор - это систематизированное собрание однородных наименований и их кодовых обозначений.
Единая система классификации и кодирования - это комплекс взаимосвязанных классификаторов технико-экономической информации, приспособленных к обработке средствами вычислительной техники с автоматизированной системой ведения этих классификаторов.
Результатом работ из классификации и кодирования есть разработки классификаторов за типом объектов и категориями.
Госстандартом допускается использования классификаторов таких видов:
общегосударственные (государственные) классификаторы;
межотраслевые классификаторы;
отраслевые классификаторы;
классификаторы предприятий (локальные).

Приведем перечень основных общегосударственных и отраслевых классификаторов:
СПАТО - система обозначений автономий, территорий, областей;
УКФВ - украинский классификатор форм собственности;
КОПФГ - классификатор организационно-правовых форм хозяйствования;
ЕГРПОУ - единый государственный реестр предприятий, организаций Украины;
ЗКГНГ - общий классификатор областей народного хозяйства;
НИЗА - система обозначений органов государственного управления;
УКВ - украинский классификатор валют;
УКП - украинский классификатор продукции;
КОВ - классификатор единиц измерения;
УСГК - украинская стандартная отраслевая классификация;
УБК - украинская бюджетная классификация;
КВПП - классификатор видов налогоплательщиков;
КБУ - классификатор банковских учреждений;
УКОЗ - украинский классификатор основных средств;
Приведем пример кодовых обозначений:
УКУД - украинский классификатор управленческих документов.
Код унифицированной формы документа составляется с 7 цифровых десятичных знаков и контрольного числа. Структура кода формы документа за УКУД:
ХХ - класс форм;
ХХ - подкласс форм;
ХХХ - регистрационный номер;
Х - контрольное число.
УКВЕД - украинский классификатор видов экономической деятельности.
Общее кодовое обозначение объектов КВЕД выглядит так:
ХХ - раздел;
ХХ. Х - группа;
ХХ. ХХ - класс;
ХХ. ХХ. ХХ - подкласс.

Соглашение об использовании материалов сайта

Просим использовать работы, опубликованные на сайте , исключительно в личных целях. Публикация материалов на других сайтах запрещена.
Данная работа (и все другие) доступна для скачивания совершенно бесплатно. Мысленно можете поблагодарить ее автора и коллектив сайта.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

хорошую работу на сайт">

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Понятие автоматизированных информационных технологий, их значение и классификация. История развития технологии, основные типы и решаемые задачи. Особенности электронного и виртуального офиса, роль экспертной поддержки и интерактивной машинной графики.

презентация , добавлен 25.06.2013


Классификация автоматизированных информационных систем. Классические примеры систем класса А, B и С. Основные задачи и функции информационных систем (подсистем). Информационные технологии для управления предприятием: понятие, компоненты и их назначение.

контрольная работа , добавлен 30.11.2010


Разработка программных средств, облегчающих процесс проектирования программного обеспечения. Анализ развития мировых информационных ресурсов. Аппаратные средства и функции Электронного офиса, электронный документооборот. Служба обмена сообщениями ICQ.

контрольная работа , добавлен 01.10.2012


Информационные системы и технологии в экономике: основные понятия и определения. Составляющие информационных технологий, их классификация. Особенности систем ведения картотек, обработки текстовой информации, машинной графики, электронной почты и связи.

реферат , добавлен 06.10.2011


Концепция электронного офиса, макет офисного помещения. Штатное расписание организации и проектирование автоматизированных рабочих мест. Критерии выбора технических средств и программного обеспечения. Значение международных классификаций информации.

контрольная работа , добавлен 17.06.2010


Сущность автоматизации управления документооборотом. Понятие электронного документа и функции традиционного документа. Системы электронного документопроизводства. Новый подход к созданию документов и использование корпоративных информационных порталов.

реферат , добавлен 27.02.2009


Концепция программного средства, позволяющего повысить качество проектного менеджмента и снизить риски проектной деятельности. Электронный проектный офис как система поддержки принятия решений. Оценка экономической эффективности использования продукта.

дипломная работа , добавлен 15.10.2013


Применение информационных технологий при анализе финансовых потоков организации. Сущность электронного документооборота и его возможности. Принципы работы со служебной корреспонденцией. Информационные технологии управления отношениями с контрагентами.

Электронный офис организуется на предприятиях, в организациях или учреждениях в управленческих структурах.

Основными функциями электронного офиса являются:

 автоматизация рутинных работ с документами;

 организация электронного документооборота .

Для реализации перечисленных выше функций в электронном офисе выполняется ряд стандартных типовых процедур обработки документов.

1. Автоматизация рутинных работ с документами (Создание документов, офрмление документов, редактирование документов, печать и размножение документов)

2. Организация электронного документооборота (Хранение, передача документов, организация доступа к документам, контроль прохождения документов, контроль исполнения документов)

Программные средства электронного офиса  это пакеты прикладных программ, которые позволяют автоматизировать основные процедуры обработки информации в процессе управления.

1. Средства формирования и редактирования документов (Текстовые процессоры, настольные издательские системы, табличные процессоры, графические редакторы, системы управления базами данных, пакеты демонстрационной графики, пакеты программ мультимедиа, программы распознавания символов, программы перевода языков.

2. Организаторы работ (Программы сетевого планирования и управления ресурсами, электронные секретари)

3. Средства организации электронного документооборота (Системы хранения и поиска информации, системы поддержки управления предприятием, системы совместной работы.

Аппаратные средства электронного офиса ¾ это устройства, обеспечивающие техническую реализацию офисных процедур обработки данных. Они подразделяются на основные и дополнительные (рис. 4.8.).

1. Основными техническими средствами электронного офиса являются один или несколько ПК, объединенных в вычислительную сеть и имеющих широкий набор периферийных устройств, таких, как устройства вывода информации на печать (принтеры ), устройства автоматического ввода информации (сканеры , дигитайзеры ) и др. (см. рис. 4.8.).

2. Дополнительные аппаратные средства электронного офиса служат для реализации операций копирования, размножения, оформления и уничтожения документов. В офисной деятельности часто возникает необходимость в получении копий с разработанных документов. Для этих целей применяют два способа, при реализации которых используют различные средства.

25. Организационные формы обработки информации. Принципы их построения.

Так как на отдельных операциях технологического процесса обработки информации могут быть использованы различные технические средства и в различных сочетаниях, на практике существует множество вариантов организации технологического процесса. Для повышения эффективности технологии обработки данных необходимо провести ее стандартизацию .

Ориентация на стандартные технологические процессы приводит к улучшению качества обработки информации.

Основными документами, регламентирующими технологический процесс обработки информации, являются технологические и инструкционные карты.

Технологическая карта представляет собой набор последовательно выполняемых операций технологического процесса по каждой обрабатываемой задаче.

На каждую операцию технологического процесса разрабатывается инструкционная карта, в которой указываются сведения об исходной информации, о конечных результатах и о порядке выполнения конкретной работы.

Организация технологического процесса должна обеспечивать максимальную автоматизацию процессов обработки информации при использовании различных технических средств и высокую достоверность получения результатных данных при минимальных трудовых и стоимостных затратах.

К основным этапам технологического процесса обработки информации относятся следующие этапы:

1. Наподготовительномэтапе осуществляется:

¨ сбор исходных данных (например, сбор информации в технологическом процессе промышленных предприятий);

¨ регистрация информации, т. е. нанесение данных на носитель информации;

¨ контроль правильности исходных данных;

¨ ввод информации в персональный компьютер или передача данных в центр обработки.

2. Основнойэтап обеспечивает непосредственную обработку информации в средствах вычислительной техники, а также при необходимости хранение и поиск первичных и результатных данных. Основной этап занимает ведущее место среди остальных информационных этапов технологического процесса как по значимости, так и по объему.

3. Назаключительномэтапе осуществляется контроль правильности результатных данных, их вывод и передача потребителю для их использования.

26. Понятие АРМ, виды и поддержка функционирования АРМ.

В современных информационных технологиях широко используются автоматизированные рабочие места (АРМ) . Создание автоматизированных рабочих мест предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на вычислительную технику, специалист же выполняет определенную часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений . Вычислительная техника при этом работает в тесном взаимодействии с пользователем, который контролирует ее действия, меняет значения отдельных параметров в ходе решения задачи, а также вводит исходные данные для решения задач и функций управления. На практике для каждой группы работников управления такие функции регламентируются должностными инструкциями, положениями, законодательными актами и др.

Создание АРМ обеспечивает:

 доступ к современной электронной технике небольших предприятий, что было невозможно в условиях централизованной обработки информации;

 простоту, удобство и дружественность по отношению к пользователю;

 компактность размещения, высокую надежность, сравнительно простое техническое обслуживание и невысокие требования к условиям эксплуатации;

 информационно-справочное обслуживание пользователя;

 развитый диалог с пользователем и предоставление ему сервисных услуг;

 максимальное использование ресурсов системы;

 возможность ведения локальных и распределенных баз данных ;

 наличие документации по эксплуатации и сопровождению;

 совместимость с другими системами;

Автоматизированные рабочие места можно классифицировать по нескольким признакам:

¨ АРМ, построенные на базе больших универсальных ЭВМ. Они обеспечивают специалистам организационно-экономического управления возможность работать с большими базами данных при технической и программной поддержке, осуществляемой силами профессионалов в области вычислительной техники ¾ работников собственного информационно-вычислительного средства.

¨ АРМ, построенные на базе малых ЭВМ. Они несколько снижают стоимостные затраты на организацию и эксплуатацию АРМ, но сохраняют большинство недостатков, присущих АРМ, построенным на базе больших ЭВМ.

¨ АРМ, созданные на базе персональных компьютеров. Это наиболее простой и распространенный вариант автоматизированного рабочего места в современных информационных технологиях. В этом случае АРМ рассматривается как система, в которой пользователь сам непосредственно выполняет все функциональные обязанности по преобразованию информации.

По специализации можно выделить следующие виды автоматизированных рабочих мест:

¨ АРМ руководителя предназначено для выполнения функций оперативного управления и функций принятия решений. Автоматизированное рабочее место руководителя позволяет:

¨ АРМ специалиста предоставляет пользователю возможность проводить аналитическую работу, максимально используя всю необходимую информацию.

¨ АРМ технического работника позволяет автоматизировать выполняемую пользователем ежедневную рутинную работу

Функционирование любого типа АРМ требует различных видов обеспечения:

1. Техническое обеспечение АРМ ¾ это обоснованный выбор комплекса технических средств для оснащения рабочего места специалиста.

Основу технического обеспечения АРМ составляют персональные компьютеры различных мощностей и типов с широким набором периферийных устройств.

2. Информационное обеспечение АРМ ¾ это информационные базы данных, используемые на рабочем месте пользователя.

Информационная база АРМ должна удовлетворять следующим требованиям:

¨ представлять полную, достоверную и своевременную информацию для решения профессиональных задач пользователя с минимальными затратами на ее получение, накопление, поиск, обработку и передачу;

¨ способствовать осуществлению диалога пользователя с ПК, предусмотрев для этого необходимые средства и методы;

¨ сохранять адекватность содержания внешней (документной) и внутренней (на магнитных носителях прямого доступа) форм хранения информации в разрезе тех объектов, с которыми работает исполнитель;

¨ обеспечивать простоту доступа к любой информации, защиту от несанкционированного доступа к тем или иным данным и высокую производительность в работе с данными;

¨ информационная база должна быть минимально избыточна и одновременно удобна для архивирования данных.

3. Математическое обеспечение АРМ представляет собой совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации, используемых при решении функциональных задач. Математическое обеспечение включает средства моделирования процессов управления, методы и средства решения типовых задач управления, методы оптимизации исследуемых управленческих и производственных процессов и принятия решений (методы многокритериальной оптимизации, математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и т. д.). Техническая документация по математическому обеспечению содержит описание задач, задания по алгоритмизации, экономико-математические модели задач, текстовые и контрольные примеры их решения.

4. Программное обеспечение АРМ определяет его интеллектуальные возможности, профессиональную направленность, широту и полноту осуществления функций, возможности применения различных технических устройств (блоков).

5. Лингвистическое обеспечение АРМ включает языки общения с пользователем, языки запросов, информационно-поисковые языки, языки-посредники в сетях. Языковые средства АРМ необходимы для однозначного смыслового соответствия действий пользователя и аппаратной части ПК.

Основу языков лингвистического обеспечения АРМ составляют заранее определяемые термины, а также описания способов, с помощью которых могут устанавливаться новые термины, заменяться или дополняться существующие. Возможности языка во многом определяют также списки правил, на основе которых пользователь может строить формальные конструкции, соответствующие реализации информационной потребности. Например, в одних АРМ данные и конструкции представляются в виде таблиц, в других ¾ в виде операторов специального вида.

6. Технологическое обеспечение АРМ представляет собой некоторую четко установленную совокупность проектных решений, определяющих последовательность операций, процедур, этапов в соответствующей сфере деятельности пользователя .

Технологическое обеспечение АРМ должно предусматривать выполнение следующих операций:

¨ ввод информации с документов при помощи клавиатуры (с визуальным контролем по экрану дисплея);

¨ ввод данных в ПЭВМ с магнитных носителей с других АРМ;

¨ прием данных в виде сообщений по каналам связи с других АРМ в условиях функционирования локальных вычислительных сетей ;

¨ редактирование данных и манипулирование ими;

¨ накопление и хранение данных;

¨ поиск, обновление и защита данных;

¨ вывод на экран, печать, магнитный носитель результатной информации, а также различных справочных и инструктивных сообщений пользователю;

¨ формирование и передача данных на другие АРМ в виде файлов на магнитных носителях или по каналам связи в вычислительных сетях;

¨ получение оперативных справок по запросам.

7. Организационное обеспечение включает комплекс документов, регламентирующих деятельность специалистов при использовании ПЭВМ или терминала на их рабочем месте. При этом возникает необходимость:

¨ определить функции и задачи каждого специалиста;

¨ регламентировать взаимодействие работников;

¨ обеспечить персонал инструктивными материалами на всех технологических операциях автоматизированной обработки информации.

8. Методическое обеспечение АРМ состоит из методических указаний, рекомендаций и положений по внедрению, эксплуатации и оценке эффективности их функционирования. Оно включает в себя также организованную машинным способом справочную информацию об АРМ в целом и отдельных его функциях, средства обучения работе на АРМ, демонстрационные и рекламные примеры.

9. Эргономическое обеспечение АРМ представляет собой комплекс мероприятий, выполнение которых должно создавать максимально комфортные условия для использования АРМ специалистами, быстрейшего освоения технологии и качественной работы на АРМ. Комфортные условия предполагают выбор специальной мебели для размещения технической базы АРМ, организацию картотек для хранения документации и магнитных носителей.

10. Правовое обеспечение АРМ включает систему нормативно-правовых документов, которые должны четко определять права и обязанности специалистов в условиях функционирования АРМ, а также комплекс документов, регламентирующих порядок хранения и защиты информации, правила ревизии данных, обеспечение юридической подлинности совершаемых на АРМ операций и т. д.

27. Текстовые информационные технологии. Общая характеристика. Типы текстовых редакторов и процессоров.

Все информационные технологии для работы с текстами можно разделить на две группы:
1) текстовые редакторы;
2) текстовые процессоры.
Текстовый редактор - это программное средство для подготовки текстовых документов. В настоящее время существует много программных средств этой группы, начиная от самых простых до сложных издательских систем.
Текстовые редакторы представляют собой достаточно простые инструменты обработки текста, не поддерживающие форматирование (изменение внешнего вида текста), вставку рисунков, объектов и т. д. Текстовые редакторы сохраняют файлы в ASCII-формате. Основное назначение текстовых редакторов - создание и редактирование исходных текстов программ на языках программирования высокого уровня, ввод и редактирование тэгов HTML, XML, редактирование пакетных и INI-файлов и т. д. Следовательно, основными пользователями текстовых редакторов являются программисты и системные администраторы. В качестве примера текстового редактора можно привести «Блокнот», входящий в состав стандартных программ операционной системы Windows.
Текстовый процессор - это компьютерная программа, предназначенная для ввода, редактирования, форматирования, сохранения в электронном виде и вывода на печать документов.
В отличие от текстовых редакторов, создающих ASCII-файлы, текстовый процессор сохраняет файлы либо в двоичном формате (например, в формате MS Word), либо добавляет к тексту специальные тэги разметки (например, файлы в формате RTF - Rich Text Format) (подробнее о тэгах см. разд. 6.2 настоящего пособия). Каждый текстовый процессор имеет собственный формат сохранения документов; для того чтобы открыть в текстовом процессоре документ, созданный в другом текстовом процессоре, необходима специальная программа - конвертер. Существуют также и универсальные форматы документов, поддерживаемые большинством текстовых процессоров, например формат RTF . Текстовый процессор отличается от текстового редактора тем, что он позволяет не только вводить и редактировать тексты, но и форматировать их, осуществлять вставки различных графических, табличных, аудио- и видеофайлов в текст для формирования итогового документа и др.
Форматирование электронного документа - это оформление документа, т. е. определение размеров листа, выделение заголовков, выравнивание текста, настройка красной строки в абзацах, вставка рисунков, объектов и другого графического материала в текст. Подготовка документов с использованием текстовых процессоров включает в себя следующие этапы:
набор текста;
редактирование текста;
форматирование отдельных структурных элементов будущего документа;
печать документа;
сохранение документа для дальнейшего использования.

28. Понятие пользовательского интерфейса, его виды, принципы построения.

В информационных технологиях конечного пользователя важное значение имеет пользовательский интерфейс ¾ совокупность элементов, позволяющих пользователю управлять работой программы или вычислительной системы и получать требуемые результаты. Фактически, пользовательский интерфейс ¾ это канал, по которому осуществляется взаимодействие пользователя и программы.

Пользовательский интерфейс реализует работу человека на персональном компьютере посредством элементов взаимодействия.

Элемент взаимодействия ¾ это элемент пользовательского интерфейса, с помощью которого пользователь непосредственно взаимодействует с программой или вычислительной системой.

Различают активные и пассивные элементы взаимодействия:

1. Активные элементы взаимодействия (команды управления системными настройками,команды управления программными ресурсами, команды работы с файловой системой)

2. Пассивные элементы взаимодействия (информационные сообщения, подсказки, справочная система)

Развитие уровней логического представления данных прошло несколько этапов:

1-й этап. От битов к байтам . Бит ¾ фундаментальная единица информации в логической модели представления данных, однако технологически удобнее обрабатывать совокупности битов ¾ байты. Представление информации в виде байтов стало первым шагом в развитии логического уровня представления данных.

2-й этап. От байтов к блокам (сегментам) . Следующим шагом стало объединение байтов в блоки, что дало возможность обращаться и обрабатывать большие совокупности данных (блоки) как единое целое.

3-й этап. От блоков к файлам. Файл ¾ совокупность битов (байтов, блоков), имеющих собственное имя. Появление файлов стало следующей вехой в эволюции моделей представления данных. Теперь файл стал высшей формой логического представления данных, с которой работают пользователи и программное обеспечение .

4-й этап. От файлов к объектам. Переход от файлов к объектам сделан лишь на формальном уровне. Фактически объекты ¾ те же файлы или их совокупности, однако совокупности файлов ¾ есть наиболее близкий к будущему метод организации данных, когда файлы останутся «видны» лишь операционной системе , как в свое время байты остались «видны» лишь процессору.

Развитие средств взаимодействия с пользователем также прошло несколько этапов

1-й этап. Первым шагом в развитии средств взаимодействия пользователя и ЭВМ стало создание таких устройств, как монитор и клавиатура, которые позволяли вводить информацию и отображать результаты выполнения программ.

2-й этап. Средства позиционного ввода (манипуляторы типа «мышь») стали революционным прорывом в построении пользовательских интерфейсов , т. к. стало возможным организовать взаимодействие пользователей и ЭВМ не с помощью команд, которые необходимо вводить вручную в командную строку, а с помощью выбора объектов, которые обозначают данные команды.

3-й этап. Появление цветных мониторов и мультимедиа привело к созданию более эргономичных графических пользовательских интерфейсов и позволило применять более широкий спектр средств передачи информации: от однотонных звуков бипера, графических статических и подвижных изображений к полноценному качественному видео и аудио.

4-й этап. Световое перо позволило создать компьютеры планшетного карманного типа и соответствующие им графические пользовательские интерфейсы, ориентированные на работу с рукописным вводом.

5-й этап. Виртуальная реальность ¾ следующий этап развития пользовательских интерфейсов. Взаимодействие пользователя и ЭВМ осуществляется с помощью различных сенсоров, таких, как, например, шлем и перчатки, которые связывают его движения и впечатления и аудиовизуальные эффекты. Будущие исследования в области виртуальной реальности направлены на увеличение чувства реальности наблюдаемого

Согласно общепринятой классификации, существующие на практике интерфейсы можно разделить на следующие виды:

1. Командный интерфейс. Одним из основных и наиболее старых является интерфейс командной строки. Командный (командно-строчный) интерфейс получил наибольшее развитие во времена расцвета больших многопользовательских систем с алфавитно-цифровыми дисплеями. Он характеризуется тем, что пользователь осуществляет взаимодействие с ЭВМ посредством командной строки, в которую вводятся команды определенного формата, а затем передаются к исполнению.

2. Графический интерфейс пользователя является обязательным компонентом большинства современных программных продуктов, ориентированных на работу конечного пользователя. Основными достоинствами графического интерфейса являются наглядность и интуитивная понятность для пользователя, а также общность интерфейса программ, написанных специально для функционирования в графической среде. Пользователь, научившись рабо

3. SILK-интерфейс (Speech, Image, Language, Knowledge ¾ речь, образ, язык, знание). В настоящее время SILK-интерфейс существует лишь как «голосовой» (если не считать биометрических интерфейсов, применяющихся не для управления компьютером, а лишь для идентификации пользователя). Это очень перспективное направление по той причине, что вводить информацию с голоса ¾ самый быстрый и удобный способ. Но его практические реализации пока не стали доминирующими, т. к. качество распознавания устной речи пока далеко от идеала.

Пользовательские интерфейсы строятся с соблюдением принципов:

1. Принцип структуризации. Пользовательский интерфейс должен быть целесообразно структурирован. Родственные его части должны быть связаны, а независимые ¾ разделены; похожие элементы должны выглядеть похоже, а непохожие ¾ различаться.

2. Принцип простоты. Наиболее распространенные операции должны выполняться максимально просто. При этом должны быть ясные ссылки на более сложные процедуры.

3. Принцип видимости. Все функции и данные, необходимые для выполнения определенной задачи, должны быть видны, когда пользователь пытается ее выполнить.

4. Принцип обратной связи. Пользователь должен получать сообщения о действиях системы и о важных событиях внутри нее. Сообщения должны быть краткими, однозначными и написанными на языке, понятном пользователю.

5. Принцип толерантности. Интерфейс должен быть гибким и терпимым к ошибкам пользователя. Ущерб от ошибок должен снижаться за счет возможности отмены и повтора действий и за счет разумной интерпретации любых разумных действий и данных.

6. Принцип повторного использования. Интерфейс должен многократно использовать внутренние и внешние компоненты, достигая тем самым унифицированности.

Существует три основных критерия качества пользовательского интерфейса:

¨ скорость работы пользователей;

¨ количество человеческих ошибок;

¨ скорость обучения.

29. Уровни представления данных в ЭВМ.

Эталонная модель взаимодействия открытых систем состоит из семи уровней:

1. Сетезависивымые уровни (Физический, Канальный, Сетевой)

2. Сетенезависимые уровни (Транспортный, Сеансовый, Представительский, Прикладной)

Физический уровень ¾ базовый уровень в иерархии протоколов модели взаимодействия открытых систем.

Назначение физического уровня состоит в обеспечении механических, электрических, функциональных и процедурных средств для установления, поддержания и разъединения физических соединений с целью передачи последовательностей бит между объектами сети.

Канальный уровень обеспечивает надежную передачу массивов данных между сетевыми открытыми системами, непосредственно связанными некоторой физической средой передачи данных.

Назначение канального уровня заключается в управлении доступом к передающей среде и в управлении передачей данных.

Сетевой уровень служит для образования единой транспортной системы, объединяющей несколько сетей, причем эти сети могут использовать различные принципы передачи сообщений между конечными узлами и обладать произвольной структурой связей.

Назначение сетевого уровня заключается в установлении, поддержании и разъединении сетевых соединений между объектами транспортного уровня и прокладке оптимальных маршрутов для передачи пакетов данных через топологию подсетей связи.

Транспортный уровень обеспечивает приложениям или верхним уровням модели ¾ прикладному и сеансовому ¾ передачу данных с той степенью надежности, которая им требуется.

Назначение транспортного уровня : обеспечение надежного, последовательного обмена данными между пользователями с использованием сетевого уровня и управление потоком данных, чтобы гарантировать правильный прием блоков данных.

Сеансовый уровень устанавливает, управляет и завершает сеансы взаимодействия между прикладными задачами.

Назначение сеансового уровня ¾ обеспечивать управление диалогом для того, чтобы фиксировать, какая из сторон является активной в настоящий момент, а также предоставлять средства синхронизации .

Представительный уровень (уровень представления данных) отвечает за то, чтобы информация, посылаемая из прикладного уровня одной системы, была читаемой для прикладного уровня другой системы.

Назначение представительного уровня ¾ обеспечение независимости прикладных взаимодействующих объектов от использования конкретного синтаксиса (кодирования) передаваемой информации.

Прикладной уровень является границей между процессами сети и прикладными (пользовательскими) процессами.

Назначение прикладного уровня ¾ обеспечить доступ прикладных процессов к среде передачи информации для обеспечения их взаимодействия при решении общей задачи.

30. Развитие уровней представления данных и средств взаимодействия с пользователем.

Начальная стадия развития сетей LAN, MAN и WAN имела во многих отношениях хаотический характер. В начале 80-х годов XX века резко увеличились размеры сетей и их количество. По мере того как компании осознавали, что, используя сетевые технологии, они могут сэкономить значительные средства и повысить эффективность своей работы, они создавали новые сети и расширяли уже существовавшие с той же быстротой, с какой появлялись новые сетевые технологии и новое оборудование.

Однако к середине 80-х годов эти же компании стали испытывать трудности с расширением уже существующих сетей. Сетям, использовавшим различные спецификации и реализованным различными способами, стало все труднее осуществлять связь друг с другом. Компании, оказавшиеся в такой ситуации, первыми осознали, что необходимо отходить от использования фирменных (proprietary) сетевых систем.

Для решения проблемы несовместимости сетей и их неспособности осуществлять связь друг с другом международная организация по стандартизации (International Organization for Standardization - ISO) разработала различные сетевые схемы, такие, как DECnet, системная сетевая архитектура (Systems Network Architecture - SNA) и стек протоколов TCP/IP. Целью создания таких схем была разработка некоторого общего для всех пользователей набора правил работы сетей. В результате этих исследований организация ISO разработала сетевую модель, которая смогла помочь производителям оборудования создавать сети, совместимые друг с другом и успешно взаимодействовавшие. Процесс подразделения сложной задачи сетевой коммуникации на отдельные более мелкие можно сравнить с процессом сборки автомобиля.
Процесс проектирования, изготовления деталей и сборки автомобиля, если его рассматривать как единое целое, является весьма сложным. Маловероятно, что нашелся бы специалист, который смог бы решить все требуемые задачи при сборке автомобиля: собрать машину из случайным образом подобранных деталей или, скажем,
при изготовлении конечного продукта непосредственно из железной руды. По этой причине проектированием автомобиля занимаются инженеры»проектировщики, инженеры-литейщики проектируют формы для литья деталей, а сборочные инженеры и техники занимаются сборкой узлов и автомобиля из готовых деталей.

Эталонная модель OSI (OSI reference model ), обнародованная в 1984 году, была описательной схемой, созданной организацией ISO. Эта эталонная модель предоставила производителям оборудования набор стандартов, которые обеспечили большую совместимость и более эффективное взаимодействие различных сетевых технологий и оборудования, производимого многочисленными компаниями во всем мире.
Эталонная модель OSI является первичной моделью, используемой в качестве
основы для сетевых коммуникаций.
Хотя существуют и другие модели, большинство производителей оборудования и программного обеспечения ориентируются на эталонную модель OSI, особенно когда желают обучить пользователей работе с их продуктами. Эталонная модель OSI в настоящее время считается наилучшим доступным средством обучения пользователей принципам работы сетей и механизмам отправки и получения данных по сети.

Эталонная модель OSI определяет сетевые функции, выполняемые каждым ее уровнем. Что еще более важно, она является базой для понимания того, как информация передается по сети. Кроме того, модель OSI описывает, каким образом информация или пакеты данных перемещается от программ»приложений (таких, как электронные таблицы или текстовые процессоры) по сетевой передающей среде (такой, как провода) к другим программам»приложениям, работающим на другом компьютере этой сети, даже если отправитель и получатель используют разные виды передающих сред.




Похожая информация.