Хранение документов в ведомственном архиве. Т.2.Становление и развития ведомственного хранения документов. Раздел IV. Комплектование архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами

Введение

1.1 Обработка дел

1.3 Оформление обложки дела

1.4 Составление описи дела

Заключение

Введение

Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Архивное дело может отмечать несколько "дней рождения" в зависимости от точки зрения конкретного историка.

С появлением первых документов появилась и задача сохранения этих документов и ларник, ответственный за сохранность документов и "скреплявший" их может считаться первым архивистом.

С появлением системы государственных учреждений - приказов система хранения документов, их учёта и использования значительно усовершенствовалась. 16 июля 1712 г. - особая дата в истории архивного дела, связанная с указом о создании из дел и "приговоров" правительствующего Сената первого в государстве архива. В течении ХVIII - ХIХ вв. росло количество исторических архивов, вёлся поиск наилучшей схемы их систематизации - архивы возникали, сливались, переподчинялись, иногда ликвидировались. Первое упоминание о сознательном сборе хранившихся документов относится к 1829 г., когда Николай 1 оставил резолюцию " Разобрать, что важно отобрать, прочее можно уничтожить". Декрет, положивший начало общегосударственной системе архивного дела в России был издан 1 июня 1918 г., " О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР".

После распада СССР участниками Содружества независимых государств, 6 июня 1992 г. заключено Соглашение о правопреемстве в отношении бывших архивов СССР. В соответствии с принятым документом прекратило существование Главное архивное управление при Совете Министров СССР, а все центральные государственные архивы СССР вошли в систему Российских государственных архивов.

Глава I. Подготовка документов к архивному хранению

1.1 Обработка дел

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов на первое место выступает такая функция документа - как накопление и хранение информации. Документы становятся хранителями информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определённое время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.

Быстрый поиск и использование таких документов возможен лишь при чёткой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт даёт определение дела, как "Совокупность документов или документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещённые в одну обложку". Дела считаются заведёнными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве - обработка дел для последующего их хранения и использования. В структурных подразделениях документы должны храниться ещё год после окончания текущего года. В этот период к ним ещё часто обращаются за справками. По истечении этого срока дела должны быть обработаны и сданы в архив учреждения.

Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников архива учреждения.

Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их юридическая сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 г. № 273 принят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ Р 6-30.97. "Унифицированная система организационно-распорядительной документации". Настоящий стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления, место расположения на документах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов РФ.

Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения постановления и т.п., зафиксированного в документе. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, исполнителем является лицо, названное в резолюции первым. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставится подпись автора резолюции и дата. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Тексты документов пишут на русском языке при направлении их:

в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа. Во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.

1.2 Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля над правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.

На экспертные комиссии, кроме организации ежегодного отбора документов на хранение, возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.

Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.

Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.

Третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно, а в крупных учреждениях действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу ЭК структурных подразделений.

Порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции определены в "Основных правилах работы ведомственных архивов". ЭК создаётся приказом руководителя из числа квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, заведующих канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии (3-5 человек). В небольших фирмах в состав ЭК входят секретарь и бухгалтер.

Задачи ЭК (ЦЭК):

ведомственный архив дело документ

рассмотрение проектов номенклатуры дел учреждений и его структурных подразделений;

организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения и описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в т. ч. по личному составу и т.д.

Экспертиза научной и практической ценности документов должна проводится систематически. Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утверждённых архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.

Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учёт, отчётность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции).

В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанавливаются постоянные или временные (1, 3, 5, 10, 15 и т.д. лет). Срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела.

Для ряда дел по личному составу в перечне указан срок хранения "75 лет ЭКП-в", т.е. предполагается учёт возраста человека, продолжительность хранения такого дела равняется разности 75 лет минус возраст человека.

Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения. Если в деле обнаружено, что вместе с документами постоянного хранения в нём значительное количество документов временного хранения, дело переформируется и документы постоянного хранения отделяются от временного. Если в деле содержатся документы временного хранения, но различной ценности, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Одновременно проводится отбор документов и дел временного (до 10 лет) хранения с истёкшими сроками хранения.

Выделяются 4 группы дел:

постоянного хранения, подлежащие в последующем передачи в государственный архив;

длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);

временного хранения (до 10 лет);

подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.

Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учёт.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Оформление дела - это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

Предархивная подготовка дел включает две основных операции: оформление и описание дел. Оформление дел производится лицом, ответственным за работу с документами. В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел, проводится полное или частичное (упрощённое) оформление дел. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат упрощённому оформлению. Прежде всего выявляется их наличие в соответствии с номенклатурой дел. В делах проверяется правильность формирования, они остаются на скоросшивателях, листы не нумеруются, заверительные надписи не составляются, систематизируются по номенклатуре дел и сдаются в архив. Основное внимание сосредотачивается на делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. В соответствии с требованиями "Государственной системы документационного обеспечения управления" и "Основных правил работы ведомственных архивов" проводится их полное оформление, которое включает:

перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь;

подшивку или переплёт дела;

нумерацию листов;

составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела;

составление внутренней описи документов дела (если это необходимо);

оформление всех реквизитов обложки дела.

1.3 Оформление обложки дела

При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты: наименование учреждения и его непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения, индекс дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.

Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется карандашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел поличному составу) и утвержденных руководителем учреждения.

При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования: название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование; заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).

В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название этого учреждения структурного подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения.

В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак "+" (плюс) - количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

Для определенных категорий дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов.

1.4 Составление описи дела

Государственный стандарт "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" определяет опись, как архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учёта и закрепления систематизации".

Опись, таким образом, служит основным учётным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Перед внесением полностью оформленных дел в опись, их систематизируют, т.е. располагают в строго определённом порядке.

Для учёта документов определённых категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности, личные дела, дела на авторские свидетельства и т.д.) составляется также внутренняя опись. Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Так как на дела постоянного хранения, дела со сроком хранения свыше 10 лет и дела по личному составу описи составляют раздельно, то и систематизация дел ведётся по каждой указанной группе раздельно." Основные правила работы ведомственных архивов" предполагают также составлять отдельные описи на дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации документов (судебные следственные дела, научные отчёты и т.п.) и описи на служебные издания.

По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.

Прежде чем подшить документы дела, из них удаляются металлические скрепления, вкладывается чистый бланк формы листа-заверителя, и, в тех случаях, когда к делу будет составлена внутренняя опись, бланки форм внутренней описи. Все листы дела нумеруются черным графитным карандашом (употребление чернил или цветных карандашей запрещено) или нумератором в верхнем правом углу, не задевая текста документа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Лист заверительной надписи не нумеруется. Если дело имеет несколько томов, нумеруется каждый том отдельно. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен). Документ, сложенный пополам и подшитый за середину нумеруется как два листа. Иллюстрированные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом.

В случае пропуска или нумерации листов одной цифрой, на них ставят номера предыдущих листов с прибавлением букв а, б, в и т.д. Все эти исправления отмечаются в конце дела в заверительной надписи. Если при нумерации листов допущено много ошибок, номера зачёркиваются и всё дело нумеруется заново. В конце дела для учёта количества листов на отдельном листе-заверителе дела составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество листов, оговариваются все особенности в нумерации и физическом состоянии документов в деле.

Формы листа-заверителя не идентичны, но состав информации, вносимый в формы одинаков.

Для дел с особо ценными документами, личных, судебных и следственных дел, дел о присуждении учёных степеней и званий, дел на авторские свидетельства и патенты и т.д. при подготовке к сдаче в архив составляется, если она не велась в течении года, внутренняя опись документов. Составлять внутреннюю опись рекомендуется также и делам, заголовки которых не полно раскрывают содержание документов. В этом случае внутренняя опись облегчит использование документов дела, поиск необходимой информации.

В конце внутренней описи дела составляется итоговая запись с указанием цифрами и прописью общего количества документов в деле, включённых в опись и количество листов описи.

Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.

Глава II. Сдача дел в ведомственный архив

С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

Сдача дел из структурного подразделения в архив учреждения, если он есть, проводится по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утверждённому руководителем учреждения. Эта работа должна проводится ежегодно. Дела с постоянными сроками хранения, сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу принимаются архивом по описям.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приёма всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная подпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной подписью ставится дата приёма-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших её.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурного подразделения. Канцелярии вместе с делами передают в ведомственный архив регистрационно-контрольные картотеки, включив их в опись.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, "Основные правила ведомственных архивов" разрешают хранение этих дел " центральной службой делопроизводства или в структурных подразделениях" до истечения срока их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.

В недавно созданных коммерческих фирмах секретарь должен через два года провести положенную обработку дел и переложить их в другой шкаф, который образует начало будущего архива фирмы.

2.1 Хранение документов в электронной форме

С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме.

Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, переведены в электронную форму (путем сканирования) с традиционного бумажного вида. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера - записать в виде файла на жесткий диск. Документы могут храниться на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл - сервере), на сменных носителях.

На жестком диске создаются папки (директории), в которые будут помещаться документы. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь могут иметь свои вложенные папки. Каждой папке присваивается "имя". Начинаться "имя" должно с вида документов (приказы, акты, отчеты и т.д.), зачем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы).

Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере. Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы, устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному файлу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для определенных пользователей. Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль.

В организациях с большим объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры - файл - серверы - рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей.

Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны храниться в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.

Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в офисе - это надежность хранения документов в электронной форме. Сохранность документов складывается из:

устойчивого электропитания;

резервного копирования;

антивирусной защиты;

профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель.

Документы постоянного и долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы временного срока хранения - на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись.

Сроки хранения документов не зависят от формы существования - бумажной или электронной - и определяются специальными справочниками - перечнями документов с указанием сроков хранения.

Минимальный срок хранения документов установлен Федеральным законом о О бухгалтерском учете" - пять лет с правом уничтожения только после проведения ревизии. Обязательное условие - проверка качества записи после переноса данных и периодическая проверка сохранности данных в течении срока хранения носителей информации.

Таким образом, организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, имеют возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Автоматизированные технологии позволяют существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению.

По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течении года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления. Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета позволяет составить подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.

В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.

Заключение

Таким образом, завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов - создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ. От правильности оформления дел и их описи зависит быстрый поиск и использование таких документов. Базы архивов несут в себе большую ценность для страны.

В ходе написания данной курсовой работы мною был рассмотрен порядок обработки и оформления дел, а также порядок их сдачи в ведомственный архив. За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях. Опись служит основным учётным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.

Отдельное внимание было уделено хранению документов в электронном виде в связи переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии. Был рассмотрен вопрос надежности хранения документов в электронной форме и перечислены методы по ее обеспечению, такие как: обеспечение устойчивого электропитания, своевременное резервное копирование, обязательная антивирусная защита, а также профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

Список используемой литературы

1. ГОСТ Р 1.5-92 "Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов".М., Издательство стандартов, 2012

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.М., Издательство стандартов, 2011.

Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ). - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2012. - 144 с.

Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие/ Издание 9-е, исправленное и дополненное. - М.: ЗАО "Бизнес - школа "Интел - Синтез" совместно с ООО "Журнал "Управление персоналом", 2013.

Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е. М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело 2010. №1. с.79-83.

Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело 2011. №3. С.87-90.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.М., ВНИИДАД. 2010.

Делопроизводство: Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т. А.; под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2013.

. Делопроизводство на предприятии" - практическое пособие, А.Б. Барихин, М. 2011 г.

Кирсанова М.В., Современное делопроизводство: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 20012.

Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело 2012. №1. С.4.

Мосягина О.В., Емышева Е.М. Современные требования к формированию и оформлению дел // Секретарское дело 2010. №4. С.32-36.

Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах.М., Государственная архивная служба России, 2009.

Основные правила работы ведомственных архивов. М., 2011.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив, 2013.

Пособие по делопроизводству. Минск. Полымя 2013 г.

Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство 2010. №2. С.17.

Сотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство: образцы документов: Инструкции, ГОСТы. М.: Проспект, 2011-80 с.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Первые законодательные акты об организации хранения архивных документов в ведомствах в России. Генеральный регламент 1720 г., как первый шаг в создании нормативно-правовой базы ведомственного хранения архивных документов.

Ведомственное хранение архивных документов в России в XIХв. «Общее учреждение министерств» (1811г.) и другие нормативные правовые акты министерств и ведомств о ведомственном хранении архивных документов.

Организация ведомственного хранения архивных документов в СССР в предвоенный период (1917-1941 гг.).Архивные декреты РСФСР 1918-1920 гг. о принципах организации ведомственного хранения архивных документов в Советской республике. Вопросы ведомственного хранения документов и решения конференций и съездов архивных деятелей РСФСР 1920-х гг. I Съезд архивных деятелей РСФСР в Москве 1925 г. о проблемах «архивной части текущего делопроизводства» и необходимости формирования ведомственных архивов. Возрождение «ведомственных архивов» в советском архивном деле. «Положение об архивном управлении РСФСР (1929 г.)» о ведомственном хранении документов. Формирование в СССР системы ведомственных архивов с правом постоянного хранения архивных документов. Понятие «специального хранения» в государственных архивах.

Постановление ЦИК и СНК СССР "Об упорядочении архивного дела в народных комиссариатах и других центральных учреждениях СССР" (1936 г.) и его роль в формировании советской концепции ведомственного хранения. ГАУ НКВД СССР и ведомственные архивы: 1938-1941 гг. Организация ведомственного хранения архивных документов в СССР в годы Великой Отечественной войны.

Основные тенденции развития ведомственного хранения документов в СССР в конце 1950–1980-е гг.Постановление СМ СССР «О мерах по упорядочению режима хранения и лучшему использованию архивных материалов министерств и ведомств» (1956 г.) о проблемах советского ведомственного хранения и путях их решения. Положение о ГАФ СССР 1958 г. Переход к плановому началу и систематической передаче на госхранение документов, накапливаемых в ведомственных архивах.

Положение о ГАУ СССР и сети центральных государственных архивов (1961 г.). Дальнейшее укрепление системы ведомственных архивов с правом постоянного хранения архивных документов. Место ведомственного хранения архивных документов в общей системе архивного дела СССР.

Реформирование системы ведомственных архивов в РФ в период «перестройки».Основные правила работы ведомственных архивов (1986 г.). Попытки законодательного решения проблем ведомственного хранения документов ГАФ СССР в официальном и альтернативном проектах законов по архивному делу (конец 1980-х гг).

Проблемы формирования российского ведомственного хранения и обеспечения сохранности документов в ведомственных архивах в условиях демонтажа учреждений и ведомств СССР и РСФСР (лето - осень 1991 г.). Постановление Правительства РФ «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» (1993): общее и особенное в сравнении с советской концепцией образца 1980 г., специфика определения правового статуса ведомственных архивов. Вопросы ведомственного хранения архивных документов в РФ в «Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах» (1993) и в «Положении об Архивном фонде Российской Федерации» (1994).

Ведомственное хранение документов, как направление административной практики государственных и муниципальных учреждений РФ. Проблемы формирования российского ведомственного хранения и обеспечения сохранности документов в ведомственных архивах на современном этапе. Правовые основы ведомственного хранения архивных документов и документов АФ РФ и деятельности ведомственных архивов в РФ. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004 г.), другие федеральные законы РФ о сроках ведомственного хранения документов, порядке хранения и использования документов организаций.

Проблема стремления отдельных ведомств получить право постоянного хранения документов и Указ Президента РФ «О Министерстве иностранных дел РФ» (14.03.1995 г). Депозитарное хранение и законодательство «О государственной тайне» (1997 г), «Об обороне», «О безопасности», «О ФАПСИ», «Об органах федеральной службы безопасности в РФ» и др.

Специализированные ведомственные архивные фонды РФ. Депозитарные архивы как проблема в формировании полноценной базы исторической науки и в целом информационного общества.

Структура ведомственных архивов, состав их документов. Основные разновидности российских ведомственных архивов, их задачи и основные функции. Типы и организационные формы ведомственных архивов. Современные требования к архиву организации. Проблема создания и комплектования электронного архива, IT-технологии. Аутсорсинг в архивном деле. Особенности деятельности ведомственных архивов с традиционным и электронным составом документов. Электронные архивы организаций и учреждений: структура, формы их использования.

Новые аспекты работы Росархива с министерствами, ведомствами и отраслевыми фондами с правом депозитарного хранения архивных документов. Проблема «публичности» ведомственных архивов. Эволюция «ведомственного архива» на современном этапе развития российского государства и общества. Перспективы развития ведомственных архивов в РФ.

Наиболее значимые ведомственные архивы России федерального уровня, не входящие в систему Росархива. История архива, состав фондов, основные направления деятельности архива. Специфика хранения и использования документов архива. Научно-исследовательская и публикационная деятельность архива. Социально-правовая деятельность архива. Организация работы исследователей в читальном зале архива. Участие архива в международном архивном сотрудничестве.

Архив Президента Российской Федерации (АП РФ). Указ Президента РФ «Об Архиве Президента РФ» (31 декабря 1991 г.). Наличие ограничений на доступ к документам АП РФ. Действующее «Положение об Архиве Президента Российской Федерации».

Центральный архив Федеральной службы безопасности России (ЦА ФСБ РФ) . Указ Президента РСФСР от 24 августа 1991 г. № 84 «Об архивах КГБ». Закон РСФСР «О реабилитации жертв политических репрессий» (1991 г.). Закон РФ «Об органах федеральной службы безопасности в РФ» (1995 г. с изм. 2014 г.).

Историко-документальный департамент Министерства иностранных дел России (ИДД МИД РФ). Архив внешней политики Российской Империи (АВП РИ) и Архив внешней политики Российской Федерации (АВП РФ) - две составные части ИДД МИД РФ.

Архивы Министерства внутренних дел РФ. Архивы Русской Православной Церкви.

Семинар 1. Основы курса «Государственные, муниципальные и ведомственные архивы»

Многочнсленные реорганизации мин-в, вед-в осложнили ОСД и учет док-тов, которые находятся на ведомств., хранении, их подготовку к передаче в гос. архив. Повышение объема док-тов в ведомствах при проблеме «архивной полки» в гос арх. Нужно обеспечить эф. работу с док-тацией от стадии делопроиз-ва до передачи в гос. арх.. Это возможно осущ. на основе взаимодействия м/у работниками гос. делопро-ых и вед. арх. служб.

Реорганизация структуры фед органов привело к изменениям вед хр. Многие проблемы вед хр. - традиционны,. которые сейчас обострились, но есть и новые: повышение объема дел, находящихся на вед. хр., перегруженность, нехватка помещений, отвечающих требованиям, хранение док-тов фед, органов в помещениях, принадлежащих ком. структурам, сокращение кол-ва штатных арх. работников; не всегда четкое определение правопреемника в случаях ликвидации, реорганиз-ии мин-в, вед-ва. Нужно сохран-ть док-ты, упорядочить, добиться создания во вновь созданном или реорганизованном вед-ве арх. службы. Но не хватает средств и штатов; нет понимания? о соотношении правопреемства функций мин-ва н правопреемства хранения док-тов.

1998г. Главное контрольное управление России иРос архив провели проверку выполнения фед. органами требований нормативных актов в обл. Арх. Дела. Мин-ва экон-ки с Рос архивом разраб гос. программу по ОСД, образов-ся в период СССР., включ. комплекс мероприятий по решению этой проблемы на гос. и вед. хранении. Эту программу начинают использовать. Успех, если фед. органы б тоже участвовать в подготовке? вед. хр. Составной частью этой программы м/б отраслевое регулирование в деят-ти вед. арх. Сейчас во многих мин-ах утрачена подведомственная, сеть - ?. можно ли говорить о централизиров. воздействии на состояние вед. хр или «отраслевой» подход изжил себя и каждое ведомство д. работать с док-тами т своего апперата. Некот фед. органы сохран. влияние на подведомств. сис-му, осуш. общеотраслевую координацию, регулирование деятельности профильн. учрежд. А необходимо чтобы в отрасли действовали единые правовые, орг. и метод основы работы док-тами. Некоторые ведомства осуш. контроль за состоянием арх. подвел орган-нй, издают приказы, проводят проверку (Минфин, Минюст). Рос архив вместе с ведомствами издает распорядительные док. для их систематизации по? сроков усл. хр. их отбора и передачи Целесообразно вернуться к практике совместных отраслевых проверок состояния арх. и делопроизводства. с последующим рассмотрением на коллегиях итогов.

Но не все вед-ва согласуют с. рос арх. ? АД (98г. Госстрой Р. направил в местн. органы БТИ письмо о создании арх. фондов БТИ на основе трехсторонних соглашений: Госстроя, Роарх, н глав администрации субъектов. Это письмо не б. согласовано с Росарх.)

Разработки норм-мет, пособий для подвед, сис-м. Возможно оказание помощи в разработке примерных номенклатур и примерн. отраслевых списков Разработку примерных пособий для орган-нй опред. видов, м. поручить как научно-исслед. работу местным арх. учрежд. по линии ЗМНС. ЗМНС появились в в 70-е г. В Урал. ЗМНС вход: Удмуртия, Свердл., Курган., Перм., Тюм., Чел., Башкортостан, Оренбург.

Объем доков, которые с даются: в гос. арх. каждый год снижается, т.к. нет площадей в юс. арх. Осложн. прием доков и большое кол-во (50%) неподготовленных к передаче. П/д гос. н вед арх. проблема пересмотра состава док., подлежащих передачи в гос арх. с учетом роли их в н/к.

И работа по установлению сроков хр, для нов видов доков на основе критериев ценности. Н. переработка номенклатуры ведомств, чтобы она учит, всю док-тную инфо на разных носителях. И пере утверждать номенклатуру нужно не 1 раз в 5 лет, а ежегодно.

Нужно обследовать. фед орг. , выявление баз данных, постановки их на учет в госарх Начинать н. с учета нужно описания БД в ведомствах. Пока этого нет; нужна номенклатуры электрон, док-тов со сроками хранения, номенклатуры БД,

В соотв. с Основ, правилами гос. арх. 2002г. гос. арх.. осущ контроль за деят-тью арх. орг-нй, проверки бывают- комплексные, тематические, контрольные. Значение: помощь вед., арх. Привалов отмечает, что создаются очень много дефектов док-тов, которые нужно реставрировать

В ходе реализации решения прав-во 99г - «О мерах по сохранению АФ РФ и улучшению использования арх. док-тов.» проводятся проверки использования помещений в вед. архивах. Совместно с банком России было разраб. Положение о порядке работы с док-тами, образующимися в деят-ти кредит, организ. в случае ликвидации.

По поручению Правит-ва 99г. проводит, упорядочивание док-тов бывших союзных министерств. Продолжается упоряд, арх док-тов 14 министерств и ведомств, упраздненных в 2000г.

На вед. хранении хранится много док-тов с постоян. сроком хранения и по личному составу из-за загруженности ГА; много док-тов хранится в орган-ях сверх установленного срока. Остается? о судьбе док. организаций - банкротов, ликвидированных кредитных организаций. Есть факты утраты доков в вед. арх. Нужно совершенст-ть деят-ть ЗМНС арх. учрежд. Организ-ть обсуждение актуальн. ? их работы на заседании Круглого стола председателей ЗМНС.

2002г. Осн. правила работы арх орган-ий: обязат. х-р для орг-ий - источников комплектования, а рекомендат. х-р - для не источников комплектования Для орган-ций, кот хранят секрет, док-ты распростр. т. на работу УД

УА фед орг. вл.

Центр, отрасл.

Центр, арх. орг-ий или отраслей, фонды.

Объед. арх. (док-ты одной или нескольких отраслей)

Арх орган-ий.

В «Отеч. арх.» публ. материалы о работе разл. арх орг-ий (Еременко, Козлов, Леонтьевя). Постановление прав-ва 03.03..93. возлаг. на ведомства, орг-ни создание страх, фонда копий на особо ценные док-ты.

Проблемы ведомственного хранения (продолжение).Федеральный закон об Архивном деле в РФ в разделе "Общие положения" даны основные понятия; в том числе и понятие Архивного фонда РФ.

АФ РФ- исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, составной частью информационных ресурсов России и подлежащих постоянному хранению;Зафиксировано разделение Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ) на гос. и негос. Части

Ведомственный_архив- архив, не входящий в систему ФАС. находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации либо являющийся структурным подразделением организации .

Виды ведомственных архивов:

1. Отраслевой государственный фонд- музеи и библиотеки Министерства культуры, Академии наук.

2. Центральный отраслевой архив министерства или ведомства (хранит док-ты организации отрасли всех уровней подчиненности);

3. Центральный архив министерства (хранит документы цент-рального аппарата + организаций непосредственного подчинения);

4. Объединенный ведомственный архив (хранит документы организаций, связанных соподчиненностью или однотипных но виду деятельности);

5. Объединенный межведомственный архив (хранит док-ты нескольких организаций или систем). Создается для хранения документов поличному составу,

6. АРХИВ учреждения (хранит документы учреждения и общественных организаций).

Все гос. архивы хранят документы; законченные Делопроизводством. Хранят фонды своей организации и могут хранить фонды предшественников личные фонды и страховой фонд.

Работа регулируется Основными правилами работы ведомственных архивов (Москва, 1986) + отношения ведомственных и государственных архивов

Одна из основных проблем - проблема ведомственного хранения, обеспечение сохранности документов. Эту проблему в журнале "Отечественные архивы", выходящем с 1992 г.. освещали: Еремченко, Леонтьева (1994 г.). Артизов (1996 г.). Колотив (1997 г.). Б № На 1999 г. Вышла статья Еремченко "Делопроизводство и ведомственное хранение документов в условиях, ведомственной реформы: основные проблемы".

Многочисленные реорганизации министерств и ведомств в процессе формирования новой системы управления серьезно осложнит обеспечение сохранности документов я их учет в ведомствах, то есть в ведомствах возросли объемы документов, в том числе неупорядоченных(неописанных)но при возрастании объема документов. ведомственных архивов остались прежними. В этих условиях главная задача работников, ведомств и ФАС - обеспечить эффективную работу с такими документами. Это возможно только при условии сотрудничества работников; ФАС. делопроизводственных и Ведомственных архивных служб.

Проблемы ведомственного хранения в условиях реорганизации государственных структур: I. Проблема государственного регулирования ДОУ.

II. Проблема взаимодействия работников ФАС, делопроизводственных и ведомственных архивных служб в организации хранения документов.

III. Заключение соглашений о депозитарием хранении документов между ФАС и отраслевыми государственными ЗАКЛЮЧЕНИЕ СОГЛАШЕНИЙ О ДЕПОЗИТАРНОМ ХРАНЕНИИ ДОКУМЕНТОВ МЕЖДУ ФАС И ОТРАСЛЕВЫМИ ГО СУДАРСТВЕННЫМИ ФОНДАМИ И ОРГАНИЗАЦИЯМИ

В отраслевых государственных фондах хранится 28.5 миллиона дел (библиотеки и музеи Министерства культуры. Академии наук).

Для депозитарного хранения документов МВД ФСБ на места направляются письма о заключении «ютветствутоших соглашении на уровне соответствующих органов субъектов РФ.

IV. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОТБОРА И ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ В ГОСАРХИВЫ Объемы документов, поступающих в госархивы из ведомств, в последние годы снижаются из-за неупорядоченности в ведомствах и отсутствия в архивах площадей.

Сегодня в федеральных органах исполнительной власти хранится сверх срока свыше 320 000 дел. это на 42% больше, чем в 1996 году. 50% этих дел не подготовлены к передаче к госархивы,

В настоящее время перед государственными, и ведомственными архивами стоит задача - пересмотреть состав документов, подлежащих приему в госархивы. Для этого нужно;1) определить состав министерств, документы которых следует пересмотреть;2) определить состав документов, сроки хранения которых будут пересмотрены (соцсоревнование, изобретательство).3) определить критерии, по которым будет проводиться эта работа.

Проблема ведомственного хранения документов рассматривалась на Всероссийской конференции, посвященной" проблемам ведомственного хранения документов. Эта конференция прошла в Екатеринбурге в 1996 году.

ВТОРОЙ уровень- ВЕДОМСТВЕННЫЕ АРХИВЫ МИНИСТЕРСТВ, ОРГАНИЗАЦИЙ, ГОСПРЕДПРИЯТИЙ.

1. Проблем финансирования, отсюда ~ кадровая проблема (старые кадры уходят, новые не приходят).

2. Проблема преемственности в работе. Преемственность в работе государствениых: и ведомственных архивов обеспечивалась единством и логичностью нормативно-методической базы. Теперь этого нет - старые документы отменены, достойных новых - не создали. Предлагается восстановить преемственность благодаря разработке норматив но-методической базы и постепенного ее совершенствования.

3. Необходимость взаимодействия ведомственных архивов с ФАС.

4. Условия хранения документов в организациях в 90-е годы значительно ухудшились; подчас катастрофические (подвалы, полуподвалы). Нет денег + низкий уровень сознания руководителей. В этом могут помочь средства массовой информации, разъясняя проблему.

5. В архивах увеличился объем документов, хранящихся сверх срока. Отсюда - архивы не комплектуются, потому что нет свободных площадей.

ТРЕТИЙ УРОВЕНЬ - АРХИВЫ НЕГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

Проблемы все те же. Выход: заключение договоров и соглашений на хранение документов. Работа над уровнем сознания руководителей в этой области.

21 сентября начали действовать Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее - новые Правила).

Чем руководствовались до выхода новых Правил?

До утверждения новых Правил архивы органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций (далее - архивы организаций) руководствовались в своей работе Основными правилами работы архивов организаций , а некоторые архивы организаций использовали совсем старый документ - Основные правила работы ведомственных архивов . Оба документа не являлись нормативными документами, а определяли свой статус как нормативно-методический документ. При этом Основные правила 1985 г. действительно имели статус нормативного документа, поскольку были утверждены приказом Главархива, а Основные правила 2002 г. не утверждались Росархивом, поэтому статуса нормативного документа не имели.

По какой причине, при наличии Основных правил 2002 г., возникла необходимость в разработке нового, причем именно нормативного, документа по организации хранения документов в архивах организаций?

Дело в том, что в 2004 г. был принят Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - Федеральный закон № 125-ФЗ), который ввел множество новаций в организацию архивного дела в стране:

Извлечение

из Федерального закона № 125-ФЗ

Статья 13. Создание архивов

1. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Статья 17. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов

1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов […]

Также данным Федеральным законом было введено понятие собственности на архивные документы (документы могут находиться в государственной (федеральной, собственности субъектов Российской Федерации), муниципальной, частной собственности (негосударственных организаций и частных лиц)).

Кроме того, приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 были утверждены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее - Правила 2007 г.).

Эти два обстоятельства, а также то, что Основные правила не имели статуса нормативного документа, заставили обратиться к разработке нормативного документа, определяющего порядок хранения документов в архивах организаций.

«Какие будут замечания?»

В ходе разработки проекта новых Правил дважды проводилось широкое обсуждение документа в среде архивистов:

первый раз - работниками органов управления архивным делом в субъектах Российской Федерации, государственных и муниципальных архивов;
второй раз - работниками федеральных органов исполнительной власти.

Только из государственных и муниципальных архивов пришло более 400 замечаний. Все полученные замечания внимательно рассматривались, причем на заключительном этапе - временной рабочей группой, в которую входили специалисты Росархива и ВНИИДАД. Следует отметить, что многие замечания были вызваны желанием архивистов как можно более детально описать отдельные процессы архивных технологий, применяемых при обеспечении сохранности, учете, комплектовании и использовании документов в архивах организаций, что, в принципе, было невозможно сделать, учитывая статус новых Правил как нормативного документа.

Вместе с тем некоторые замечания носили принципиальный характер, например замечание о том, что в разделе «Комплектование» проекта новых Правил недостаточно последовательно изложен вопрос об экспертизе ценности документов, в частности, из-за того, что исключенными оказались положения, связанные с номенклатурой дел. Если учесть, что в настоящее время форма номенклатуры дел организации и порядок ее разработки изложены только в документе методического характера - Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти , при доработке проекта новых Правил было принято решение о включении в раздел «Комплектование» основных положений о номенклатуре дел, включая форму номенклатуры дел (сводную и структурного подразделения).

Назначение новых Правил

Новые Правила предназначены для органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, создающих архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Они не распространяются на организацию хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

Новые Правила являются нормативным документом. Их нормативный статус определяет более жесткие требования к их содержанию. Ранее изданные правила (см. выше) включали не только нормы (правила, требования), но и рекомендации, методики относительно того, как эти нормы следует применять. Все положения рекомендательного, методического и описательного характера из новых Правил исключены. Именно в этой части проект данных Правил в процессе обсуждения подвергался критике со стороны архивистов, которые постоянно говорили о том, что Правила должны быть подробными и содержать не только сами нормы, но и механизм их осуществления.

Структура и содержание новых Правил

Новые Правила состоят из семи разделов:

Общие положения.
Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации.
Учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации.
Комплектование архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.
Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации.
Передача документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив.
Передача документов при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации.

В приложениях к новым Правилам приводятся учетные и иные формы документов, используемых в архивах организаций.

Последовательность основных разделов данных Правил соответствует Федеральному закону № 125-ФЗ и Правилам 2007 г., хотя, как отмечали многие специалисты на этапе обсуждения, логичнее было бы начать с комплектования и закончить использованием.

Разделы новых Правил отражают основные функции архива организации:

организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
учет документов;
комплектование архива организации документами;
организация использования архивных документов;
передача документов на хранение в государственный (муниципальный) архив.

Кроме того, в новые Правила включен раздел «Передача документов при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации».

Обратите внимание

В отличие от Основных правил 2002 г., Правила № 526 не содержат положений, относящихся к организационным аспектам деятельности самого архива (не определены цели и задачи архива, его функции, права и др.). Основное их назначение - установить требования к организации процессов архивного хранения документов от комплектования архива организации документами до организации использования документов.

Рассмотрим разделы подробнее.

Раздел I. Общие положения

Определяет правовые основания разработки и сферу действия документа, а также содержит положения, определяющие некоторые организационные основы деятельности архива организации.

Новые Правила распространяются на органы государственной власти, органы местного самоуправления и организации - источники комплектования государственных и муниципальных архивов, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации (далее - организации). Положения данных Правил могут использоваться также и другими государственными и негосударственными организациями, в деятельности которых не образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.

Основываясь на положениях Федерального закона № 125-ФЗ, новые Правила говорят о том, что государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Задачи и функции архива (центрального архива) государственного органа, органа местного самоуправления, организации - источника комплектования государственного, муниципального архива определяются положением, утверждаемым руководителем организации.

Обратите внимание

Новые Правила не распространяются на организацию хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

Раздел II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации

Определяет понятие архивного фонда организации и разновидности архивных фондов организации.

Архивный фонд организации составляет часть документального фонда, включающего документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива. Архивный фонд подлежит хранению в архиве организации.

Виды архивных фондов организации:

архивный фонд организации, состоящий из документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи;
архивная коллекция, состоящая из отдельных архивных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, авторскому, видовому, объектному и др.).

Хранение бумажных документов. В п. 2.9 новых Правил подчеркивается: архивные документы хранятся в систематизированном порядке в пределах архивного фонда. Единицей систематизации документов архивного фонда в архиве организации является единица хранения. Правила определяют и признаки систематизации единиц хранения архивного фонда:

структурный (принадлежность единиц хранения к структурным подразделениям организации);
хронологический (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);
номинальный (по делопроизводственной форме - видам и разновидностям документов);
корреспондентский (по организациям, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);
географический (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);
авторский (по названиям организаций или фамилиям граждан, являющихся авторами документов).

Устанавливаются требования к обеспечению сохранности документов (нормативных (оптимальных) условий хранения документов; рациональному размещению документов в архивохранилище; проверке наличия и состояния документов, порядок розыска документов), включая особенности хранения электронных документов

Хранение электронных документов. Правила определяют обязательные условия хранения таких документов:

наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, конвертации и миграции электронных документов, контроля их физического и технического состояния;
обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Формат текстовых электронных документов, передаваемых для хранения в архив организации - источника комплектования государственного и муниципального архива, - PDF/А.

Правилами предусматривается, что в случае изменения программно-аппаратной среды и выхода из употребления компьютерных форматов, повреждения носителя архив организации проводит работу по конвертации электронных документов в новые форматы и/или на новые носители.

Кроме рассмотренных положений, в данном разделе устанавливается порядок проведения проверки наличия и состояния архивных документов (п. 2.39-2.43), организации розыска необнаруженных документов (п. 2.44), порядок выдачи документов из архивохранилища (п. 2.45-2.48), а также порядок обеспечения сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях (п. 2.49).

Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях . Проводится в архиве организации комиссией или не менее чем двумя работниками не реже одного раза в 10 лет, электронных документов - не реже одного раза в 5 лет.

Согласно п. 2.11.5 Порядка 2007 г. внеочередные единовременные проверки наличия и состояния всех документов архива организации или их отдельных частей (групп) проводятся:

в случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы,
при смене заведующих архивохранилищами.

По результатам проверки составляются следующие акты:

проверки наличия и состояния архивных документов (приложение № 3);
о технических ошибках в учетных документах (при их обнаружении) (приложение № 4);
об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных) (приложение № 5).

Порядок выдачи документов из архивохранилища. Документы выдаются на основании письменного разрешения руководителя архива организации или его заместителя (если архив является учреждением), руководителя структурного подразделения организации (если архив является структурным подразделением):

работникам структурных подразделений организации;
судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в установленном порядке;
иным пользователям по письменному заявлению.

Срок выдачи документов из архивохранилища не должен превышать:

одного месяца - для использования работниками организации и иными пользователями;
шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Предусматривается возможность продления срока выдачи документов - с разрешения руководителя организации на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении/обеспечении сохранности документов.

Электронные документы выдаются из архивохранилища в виде электронных копий или копий на бумажном носителе.

Документы из архивохранилища не выдаются:

при наличии фонда пользования;
находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Раздел III. Учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации

Посвящен вопросам учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации.

Как установлено в п. 3.1 новых Правил, учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, включая документы по личному составу, копии документов фонда пользования (при их наличии) и описи дел, документов.

Основными единицами учета архивных документов являются:

Каждой единице хранения присваивается учетный номер, являющийся частью архивного шифра.

Наш словарик

Архивный шифр - обозначение, наносимое в левом нижнем углу на каждую единицу хранения в целях обеспечения учета и идентификации - состоит из: номера архивного фонда; номера описи дел, документов; номера единицы хранения.

Архивный шифр электронных документов, хранимых на обособленных электронных носителях, указывается на вкладыше, вложенном в футляр носителя. Архивный шифр электронных документов, хранимых в информационной системе архива, является частью метаописания (обязательным элементом описания) контейнера электронного документа.

Сведения об учетных единицах архива отражаются в учетных документах. Новым положением Правил в организации учета документов является положение о выделении двух групп учетных документов в архиве организации: основных (обязательных) и вспомогательных.

В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят:

книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение № 11);
список фондов (приложение № 12);
лист фонда (приложение № 13);
опись дел, документов (приложения № 14-16);
реестр описей (приложение № 19).

Формы описей электронных дел приведены в приложениях № 17, 18 новых Правил.

Состав вспомогательных учетных документов не регламентирован, каждый архив вправе применять в качестве вспомогательных те учетные формы, которые ему необходимы в связи со спецификой документов, находящихся на хранении, или по иным причинам.

Правилами также установлено, что архив организации может вести учет в автоматизированном режиме, используя учетные базы данных (БД) (см. п. 3.13). Учетные БД архива организации - источника комплектования государственного (муниципального) архива должны быть совместимы с соответствующими учетными БД государственных (муниципальных) архивов и органов управления архивным делом.

Раздел IV. Комплектование архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами

Посвящен вопросам комплектования архива организации документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами . Комплектование архива организации - это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации.

Установлено, что документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в т.ч. документы по личному составу, передаются в архив организации не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве . Исключение составляют документы по личному составу государственных гражданских и муниципальных служащих, уволенных со службы, - они передаются в архив организации по истечении 10 лет со дня увольнения служащих.

Обратите внимание

Дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно), как это уже давно сложилось в практике работы архивов организаций, в архив не передаются, они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

В новых Правилах указано, что дела передаются в архив организации после проведения экспертизы их ценности. По этой причине в данном разделе устанавливается порядок проведения экспертизы ценности документов, подготовки дел к передаче в архив организации, составления описей дел структурных подразделений, на основании которых дела передаются в архив организации, а также подчеркивается, что до проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

В положениях раздела обращается внимание на то, что описи на дела постоянного хранения и по личному составу, акты на уничтожение документов рассматриваются на заседании экспертной комиссии (ЭК) организации, как правило, одновременно. По итогам рассмотрения ЭК согласовывает описи дел, документов постоянного хранения и по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов.

Организации - источники комплектования государственного (муниципального) архива представляют описи дел документов постоянного срока хранения и по личному составу (годовые разделы), согласованные ЭК организации, на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения:

постоянного срока хранения - на утверждение;
по личному составу - на согласование.

После того как описи дел, документов утверждены и согласованы ЭПК, эти описи и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждает руководитель организации. Далее дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, не должны проводить согласование описей дел по личному составу с ЭПК архивного учреждения.

Обратите внимание

В п. 4.13 новых Правил устанавливается, что электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте.

Особое внимание в данном разделе Правил уделено номенклатуре дел организации. Согласно основным положениям она:

закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации;
является основой для составления описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения;
разрабатывается на основании типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков хранения, иных нормативных правовых актов, а также типовых и примерных номенклатур дел;
составляется по установленной форме (приложение № 25) на основании номенклатур дел структурных подразделений (приложение № 26).

Организации - источники комплектования государственных (муниципальных) архивов один раз в пять лет согласовывают номенклатуру дел с ЦЭК (ЭК) организации и представляют ее на согласование соответствующих ЭПК или государственного (муниципального) архива, согласно предоставленным ему полномочиям. Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, утверждают номенклатуру дел самостоятельно.

Правилами устанавливается порядок подготовки к передаче в архив организации электронных документов. В частности, предусмотрено, что отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в т.ч. по личному составу. Формы описей электронных дел, как мы уже говорили, приведены в приложениях № 17, 18 к новым Правилам.

Раздел V. Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации

В данном разделе установлены нормы в отношении организации использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации. Основными положениями Правил в этой части являются следующие:

К сведению

Новые Правила определяют формы использования документов архива. Основными являются:

информационное обеспечение работников организации;

исполнение запросов пользователей, в т.ч. запросов граждан социально-правового характера;

выдача документов и дел во временное пользование, предоставление копий архивных документов по запросам пользователей, в т.ч. в форме электронных документов.

Особое внимание в новых Правилах обращено на организацию работы с запросами пользователей. Определяются:

виды запросов (тематического и социально-правового характера);
требования к письменному запросу (его форма, состав информации, которая должна содержаться в запросе);
порядок работы с запросами (сроки регистрации, рассмотрения, переадресации непрофильных запросов, подготовки ответов на запросы пользователей в виде архивной справки, архивной выписки и архивной копии);
особенности организации работы с запросами, поступающими по сети Интернет.

Новыми Правилами определены случаи, по которым архив может отказать в выдаче архивных документов:

наличие фонда пользования;
плохое физическое состояние документов;
документы не прошли научное описание и техническое оформление (до завершения этих работ);
ограничения на использование, установленные законодательством Российской Федерации или фондообразователем.

Р аздел IV. Передача документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив

Определяет порядок передачи документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив. В данном разделе устанавливается, что:

организации - источники комплектования государственных (муниципальных) архивов по истечении сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации передают их на постоянное хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив в соответствии с Правилами № 19;
государственные и негосударственные организации, не являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, могут передавать документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в их деятельности, в государственные (муниципальные) архивы на основании договоров.

Новые Правила устанавливают порядок передачи документов. В них подчеркивается, что документы передаются на постоянное хранение в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом, а передача документов в государственный (муниципальный) архив оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение № 30).

Раздел VII. Передача документов при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации

Определяет порядок передачи документов при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации . В данном разделе устанавливается, что передача документов ликвидируемой организации входит в обязанность комиссии, образованной для передачи дел и имущества.

При ликвидации организаций - источников комплектования государственных (муниципальных) архивов в состав ликвидационной комиссии включается представитель государственного (муниципального) архива.

При смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив организации) прием-передача документов архива, учетного и научно-справочного аппарата к ним осуществляется по акту.

Резюме

1. Новые Правила - это комплекс нормативных положений, охватывающих все основные процессы, выполняемые архивом организации:

организация хранения документов,
учет документов в архиве,
комплектование архива документами
использование архивных документов.

2. Поскольку данные Правила - это нормативный документ, не исключено, что в процессе применения его на практике может возникнуть потребность в методическом дополнении документа (разработке рекомендаций, методических рекомендаций по Правилам в целом или отдельным разделам Правил).

3. Основное принципиальное отличие новых Правил от других документов заключается в том, что данные Правила - это нормативный документ. Основные правила 2002 г. носят рекомендательный характер, Основные правила 1985 г. были нормативно-методическим документом . По этой причине новые Правила намного меньше по объему: они содержат только те положения (правила, требования), которые должны применяться в обязательном порядке. Все остальное - то есть, как это делать, - отдано на откуп архивистам.

4. Можно сказать, что требований стало меньше. Сокращено количество форм документов, которые носят обязательный характер. Раньше их было более 40: в Основных правилах № 263 - 44 формы, в Основных правилах - 48, теперь, в новых Правилах, - 30. Это значит, что архивы могут применять свои формы, если есть необходимость. На практике так и было.

5. Новые Правила ориентированы, прежде всего, на организации - источники комплектования государственных и муниципальных архивов, но в документе это прямо не прописано, поэтому правильнее говорить, что правила адресованы организациям, имеющим свой архив.

Утверждены приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263 (далее - Основные правила 1985 г.). Фактически утратили силу с изданием приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, утвердившего новые Правила, рассматриваемые нами в статье.

Если архив находится в подчинении организации, не входящей в систему государственной архивной службы или является структурным подразделением предприятия, то он называется ведомственным. В данной статье мы расскажем о особенностях организации и правилах работы ведомственных архивов.

Из статьи вы узнаете:

Для работы в области архивного дела существует специально созданные архивные учреждения, однако помимо них на каждом предприятии существует свой архив - ведомственный архив (далее по тексту - ВА).

ВА не входят в систему государственной архивной службы, но при этом являются важным источником пополнения ее фондов.

Следует отметить, что само понятие "ведомственный архив" включает в себя центральный архив ведомства, архив областного учреждения и архив отдельного предприятия. В данном материале речь пойдет о последнем.

Документы ведомственного архива

ВА предприятия обеспечивает хранение деловых бумаг, созданных или полученных в ходе деятельности данной организации.

Для определения профиля ВА разрабатывается соответствующее положение о нем. Существует ряд типовых положений, общих для всех разновидностей ВА. Согласно этим положениям в ВА должны хранится следующие документы:

документы постоянного срока хранения, относящиеся к деятельности организации и законченные текущим делопроизводством;
документы временного срока хранения (более 10 лет), а также документы по личному составу;
документы постоянного срока хранения и по личному составу, относящиеся к деятельности организаций, которые являются предшественниками данного предприятия;
личные фонды деятелей науки и искусства, имеющих отношение к данной организации.

В ВА также могут находиться на хранении копии ценных документов, печатные и справочные издания, необходимые для работы.

К основным задачам ВА относится:

проведение мероприятий по комплектованию фонда;

хранение и учет единиц фонда;

обеспечение доступа к данным и работы с документаций;

методическая работа и контроль документооборота.

Объединенный ведомственный архив

В зависимости от текущих потребностей делопроизводства компании передача дел в объединенный ведомственный архив (ОВА) может осуществляться через 2-3 года после их окончания.

Если возникает необходимость принять дела в ОВА из других организаций, то кроме стандартной описи, нужно оформить акт сдачи материалов. В акте нужно зафиксировать факт передачи дел, а также всего учетно-справочного аппарата (указатели, картотеки, лист и дело фонда).

Заполнение учетных документов является завершающей процедурой приема деловых бумаг в ОВА.

Достаточно распространенной является ситуация, когда на государственное хранение передаются не все дела, находящиеся в ОВА. Оборот документов осуществляется ГАС. При этом учитываются материалы, которые находятся в архиве в составе разных фондов.

В ОВА могут храниться документы АФ РФ. При этом они подлежат централизованному государственному учету. Карточка фонда является средством осуществления данного учета.

Если в ОВА находятся деловые бумаги нескольких разных фондов, то необходимо завести список фондов и Книгу учета поступлений и выбытия единиц фонда.

Основными задачами ОВА является:

обеспечение руководителей и структурных подразделений компании необходимой информацией и исполнение запросов по требуемым данным;
обеспечение исполнения социально-правовых запросов;
работа по информационному обеспечению культурно-просветительских мероприятий компании;
обеспечение сотрудников, работающих в читальном зале ОВА, необходимыми информационными источниками.

Процесс комплектования государственных архивов и ОВА имеет много общего. Он состоит из выявления ресурсов комплектования, составления перечня деловых бумаг, которые подлежат помещению в Госархив, осуществление приема документации в архив. Работа по формированию ОВА должна производится при помощи и под руководством специалистов ГАС.

Читайте также:

Основные правила ведомственного архива

Правила ВА находятся в тесном взаимодействии с функциями данной структуры:

Осуществление комплектования фонда, приема деловых бумаг из структурных подразделений компании и других подведомственных структур. Проведение экспертизы ценности документации, находящейся в ОВА, ежегодно. Проведение отбора деловых бумаг для дальнейшего хранение и соответствующее их оформление.
Обеспечивать надлежащую сохранность компонентов фонда, поддерживать необходимый режим температуры и влажности, требуемые санитарно-гигиенические условия. Организовать учет документации, проверять наличие дел, своевременно проводить дезинфекцию документов, проводить реставрационные работы и топографирование, готовить передачу дел на государственное хранение.
Обеспечивать возможность использования документов, информировать руководство и сотрудников о составе данных, содержащихся в делах, исполнять соответствующие запросы организаций и граждан.
Контролировать работу делопроизводственных служб и оказывать им необходимую помощь. Составлять номенклатуру дел и участвовать в работе экспертных комиссий. Проверять соответствие оформления дел действующим стандартам и правилам, проверять работу архивов , находящихся в подведомственных структурах.

Более подробный список функций ОВА приведен в "Основных правилах работы ведомственных архивов".

Хранение документов в ведомственных архивах

В целях обеспечения надлежащих условий хранения документов в ВА необходимо проведение ряда процедур, направленных на создание соответствующих условий, соблюдение нормативных режимов и организацию должной сохранности документации, исключающую возможность несанкционированного доступа или утрату данных, а также поддержание информационных носителей (бумажных или электронных) в оптимальном физическом состоянии.

ВА должно быть предоставлено либо специально построенное, либо переоборудованное здание или изолированные помещения.

Запрещено отводить под ВА помещения с повышенным уровнем влажности, плохо проветриваемые и неотапливаемые, а также ветхие здания. К ним также относятся подвальные и чердачные помещения и помещения, расположенные рядом с пищевыми складами, заведениями общественного питания, а также с организациями, занимающимися хранением, производством или использованием химических и взрывоопасных веществ.

Организация, создающая ВА, должна располагать:

хранилищем для хранения архивного фонда;
специальным помещением для организации приема, временного хранения и акклиматизации деловых бумаг;
специальные залы для работы исследователей;
отдельные, изолированные от хранилища, комнаты для сотрудников ВА.

Само помещение, отведенное для размещения ВА, должно отвечать следующим требованиям:

главный проход между рядами стеллажей должен составлять 120 см;

расстояние между стеллажами должно составлять 75 см;

наружная стена здания и стеллажи, параллельные ей, должны находится на расстоянии 75 см;

торец шкафа или стеллажа должны находиться от наружной стены на расстоянии 45 см;

нижняя полка стеллажа должна быть на высоте, не ниже 15 см от пола.

Форма хранения документов на стеллажах - коробки или связки. Хранение деловых бумаг на полу, подоконниках категорически запрещено.

Если стена помещения имеет окно, то стеллажи должны быть установлены перпендикулярно ей. Расстояние от окон и батарей центрального отопления должно быть не менее 0,6 м. Размещение шкафов и стеллажей вплотную к стенам и радиаторам не допускается.

Научно-справочный аппарат ВА и учетные документы должны храниться в специально приобретенных для этих целей сейфах и металлических шкафах. Эти меры предусмотрены с целью недопущения утраты, повреждения или несанкционированного доступа к данным.