Formular Vorabmeldung 19.04. Vorabmeldung: Was berücksichtigt werden kann, Musterbefüllung, wesentliche Transaktionen. Regeln für das Verfassen eines Berichts

Ein Mitarbeiter eines Unternehmens kann von der Kasse des Unternehmens auf ein Konto Gelder erhalten, die er für die im Ausstellungsantrag genannten Zwecke ausgeben muss. Innerhalb von drei Tagen nach Ablauf der Auslagenfrist (diese ist im Antrag angegeben) muss sich der Arbeitnehmer melden. Zu diesem Zweck erstellt er einen Vorabbericht, dessen Daten durch entsprechende Unterlagen bestätigt werden müssen.

Ein Vorabbericht ist ein Dokument, das von einer verantwortlichen Person erstellt wird, um über die zuvor für genau definierte Zwecke erhaltenen Mittel des Unternehmens Rechenschaft abzulegen.

Verantwortliche Personen können nur Mitarbeiter des Unternehmens sein. Ihre Liste, aus der auch hervorgeht, für welche Zwecke Mittel ausgegeben werden können, wie viel Zeit die Ausgaben maximal betragen und in welcher Zeit eine Meldung an die Buchhaltung eingereicht werden muss.

Das neue Verfahren zur Durchführung von Bargeldtransaktionen legt eine Liste der Ausgaben fest, für die Bargeld zur Meldung ausgegeben wird. Dazu gehören der Kauf von Büromaterial, Haushaltswaren, Kraft- und Schmierstoffen, Reisekosten, allgemeine Geschäftsausgaben, Bewirtungskosten usw.

Gelder können von der verantwortlichen Person durch bargeldlose Überweisung auf ihre Karte entgegengenommen werden. Auch in diesem Fall muss er fristgerecht eine Vorabmeldung an die Buchhaltung abgeben.

Nach der Spesenabrechnung muss der Mitarbeiter zur Buchhaltung kommen und dieses Dokument erstellen. Er kann dies manuell tun, indem er ein gedrucktes Formular ausfüllt, oder alle Belege einem Buchhalter übergeben, der in seiner Anwesenheit in einem speziellen Programm ein Vorabdokument erstellt. Im letzteren Fall prüft die verantwortliche Person nach der Ausstellung des Dokuments die Übereinstimmung des Berichts mit dem vorgelegten Dokument und unterzeichnet ihn.

Das Unternehmen verwendet das einheitliche Vorabmeldeformular AO-1 oder das auf seiner Grundlage entwickelte unternehmenseigene Formular.

Wurden die Mittel zur Anschaffung von Sachwerten verwendet, sind den Belegen Rechnungen (Eingangsbelege) für die Materialien mit Vermerk über die Lieferung an das Lager beizufügen.

Der Vorabbericht wird vom Hauptbuchhalter des Unternehmens geprüft und vom Direktor genehmigt.

Nach der Meldung ist der Restbetrag der nicht ausgegebenen Mittel gem. in die Kasse einzuzahlen und die vom Vorgesetzten genehmigte Mehrausgabe des Geldes dem Arbeitnehmer gem. auszugleichen.

Musterabfüllung im Vorfeld

Schauen wir uns genauer an, wie man einen Vorabbericht ausfüllt.

Oben im Dokument steht der Name des Unternehmens, in dem die verantwortliche Person registriert ist, sowie deren Code, unten steht der Name der Struktureinheit. Der Mitarbeiter muss seine persönlichen Daten, Position, Personalnummer angeben. Auch hier müssen Sie eine Zeile ausfüllen, die Angaben zum Zweck des zuvor erhaltenen Vorschusses enthält.

Der tabellarische Teil zeigt den Saldo bzw. die Mehrausgaben auf dem Konto an, sofern der Mitarbeiter einen solchen hat. Es ist jedoch zu beachten, dass die Ausgabe von Bargeld zur Meldung nicht zulässig ist, wenn der Arbeitnehmer die ausgegebenen Gelder nicht zuvor gemeldet hat. Das heißt, das Vorhandensein eines Barguthabens auf dem Konto dieser Person weist auf einen Verstoß gegen das Verfahren zur Durchführung von Bargeldtransaktionen hin.

Nachfolgend gibt der Mitarbeiter Informationen über den resultierenden Saldo oder die Mehrausgabe der rechenschaftspflichtigen Mittel ein. Er muss die Anzahl der Belege und die Anzahl der Blätter, auf denen sie sich befinden, angeben.

Auf der Rückseite muss der Mitarbeiter Informationen zu jedem Beleg unter Angabe der Nummer, des Erstellungsdatums, des Namens und des Gesamtbetrags notieren.

Anschließend unterschreibt die verantwortliche Person ihren Bericht.

In der Buchhaltung wird der Spesenabrechnung eine fortlaufende Nummer zugewiesen und das Datum ihrer Erstellung angegeben.

Der Abschnitt „Buchhaltungseinträge“ wird von einem Buchhalter erstellt, der die angefallenen Ausgaben auf die Buchhaltungskonten verteilt. Diese Angaben müssen mit den Angaben auf der Rückseite übereinstimmen.

Auf der Rückseite des Dokuments füllt der Buchhaltungsmitarbeiter seine Seite des Berichts („Zur Buchhaltung akzeptiert“) sowie analytische Buchhaltungsdaten für jedes Belegdokument aus.

Nach der Prüfung muss der Buchhalter ein Protokoll über sein Verhalten anfertigen und den zu genehmigenden Betrag in Worten angeben.

Der Vorabbericht wird vom Hauptbuchhalter des Unternehmens unterzeichnet, der die korrekte Ausführung und die gezielte Verwendung der Mittel überwacht.

Wenn aufgrund der Ergebnisse dieses Berichts Geld zurückgegeben oder ausgegeben wurde, unterschreibt der Kassierer dies ebenfalls und füllt die Daten der Bargeldbestellungen aus.

Der untere Teil des Dokuments enthält eine Quittung, die der Buchhalter aussondern und dem Mitarbeiter bei der Annahme zur Prüfung aushändigen muss. Es enthält die Einzelheiten des Vorabberichts, seinen Betrag und die Anzahl der bereitgestellten Belegformulare.

Bei der Genehmigung der Spesenabrechnung muss der Vorgesetzte im oberen rechten Teil des Dokuments einen entsprechenden Eintrag vornehmen und den Gesamtbetrag des Dokuments in Worten aufschreiben.

Nuancen

Bargeld kann in Fremdwährung ausgegeben werden. In diesem Fall wird in der Vorabmeldung der aktuelle Referenzkurs ausgefüllt und auf der Rückseite müssen die Gesamtindikatoren in Fremdwährung und deren Rubel-Äquivalent eingetragen werden, die mit dem auf der ersten Seite angegebenen Kurs berechnet werden.

Mit dem einheitlichen Vorabmeldeformular (AO, f. AO-1), von dem wir auf dieser Seite ein neues Muster zum kostenlosen Download in Word oder Excel anbieten, können Sie die Bestätigung der Ausgaben für rechenschaftspflichtiges Geld im Unternehmen korrekt organisieren . Durch Ausfüllen des vorgeschlagenen Formulars für Haushaltsorganisationen 0504505 anstelle des alten Analogons 0504049 kann der Mitarbeiter, der das Geld erhalten hat, der Buchhaltung zusammen mit Belegen Nachweise über die gezielte Mittelverwendung vorlegen.

Merkmale des Ausfüllens eines Vorabberichts durch den Empfänger

Eine typische Spesenabrechnung erfolgt in Form eines zweiseitigen Primärdokuments. Auf der Vorderseite (Spalte 1-6) sind neben der Ausfüllnummer und dem Ausfülldatum der Name des Unternehmens, Daten des Geldempfängers (FMO, Personalnummer, Position etc.) sowie Betrag und Verwendungszweck aufgeführt der zugewiesenen Mittel werden geschrieben. Die Tabelle links enthält Informationen über den vorherigen Vorschuss und neu erhaltene Gelder mit Angabe ihres Saldos (Ausgabe oder Mehrausgabe).

Auf der Rückseite von AO-1 sollten Sie alle Belege über die Verwendung der erhaltenen Mittel unter Angabe der entsprechenden Kosten für jeden Posten auflisten:

• Reisezertifikat;
• Reisetickets;
• Zahlungsbelege;
• Kaufbelege usw.

Belege werden ebenfalls entsprechend der Reihenfolge ihrer Erfassung nummeriert. Wenn rechenschaftspflichtige Gelder in Fremdwährung eingegangen sind, werden die entsprechenden Zeilen ausgefüllt: 1a (Vorderseite), 6 und 8 (Rückseite). Die weitere Erstellung der Vorabberichte (Spalten 7–10) obliegt den Mitarbeitern der Buchhaltung. Und die Genehmigung vorab geprüfter Dokumente erfolgt durch den Geschäftsführer des Unternehmens (IP).

Wann wird eine JSC gegründet?

In folgenden Fällen darf Bargeld nur an Personen ausgegeben werden, die mit dem Unternehmen (IP) einen Arbeitsvertrag abgeschlossen haben:

• wirtschaftliche und betriebliche Bedürfnisse;
• Vorschuss für Reisekosten;
• Erstattung der Reisekosten.

Besteht darüber hinaus im Bericht eine Schuld für den vorherigen Vorschuss, erfolgt die nächste Barauszahlung an diesen Mitarbeiter in der Regel nicht. Es ist auch verboten, dieses Geld an andere Personen, auch an nahe Verwandte, zu überweisen.

Ein Mitarbeiter, der rechenschaftspflichtige Mittel erhalten hat, muss innerhalb von drei Werktagen nach Ablauf des Zeitraums, für den der angegebene Betrag ausgegeben wurde (nach Ankunft von einer Dienstreise), einen Beleg über seine Ausgaben vorlegen.

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Vorabmeldung Formular AO-1
Vorabmeldeformular Formular 0504505

Dieser Artikel bietet einen kostenlosen Download eines Vorabberichtsformulars (Word). Wir haben dieses Formular auch als Beispiel ausgefüllt; ein Muster zum Ausfüllen einer Vorabmeldung können Sie am Ende des Artikels herunterladen.

Die Vorabmeldung hat das Standardformular AO-1. Dieses Formular wird sowohl vom Buchhaltungsmitarbeiter als auch vom Verantwortlichen selbst ausgefüllt. Bei der Ausgabe von Bargeld auf Rechnung sollten Sie darauf achten, dass der Mitarbeiter, der das Geld erhält, in der Liste der verantwortlichen Personen aufgeführt ist, die auf Anordnung des Vorgesetzten genehmigt wird (sowie für alle zuvor ausgegebenen Beträge, die er bereits gemeldet hat. Nur In diesem Fall ist es zulässig, ihm einen Geldbetrag zu geben. Die Ausgabe von Geldern für die Unterberichterstattung erfolgt auf der Grundlage einer schriftlichen Erklärung des Arbeitnehmers, von der ein Muster heruntergeladen werden kann.

Bei der Geldausgabe an den Mitarbeiter wird ein Vorabbericht erstellt, den der Mitarbeiter anschließend ausfüllen und an die Buchhaltung übermitteln muss.

Beispiel für das Ausfüllen eines Vorabberichtsformulars AO-1

Betrachten wir das Verfahren zum Ausfüllen eines Vorabberichts bei der Ausgabe von Geldern an einen Mitarbeiter für geschäftliche Zwecke.

Im Formular AO-1 müssen Sie den Namen der Organisation, den vollständigen Namen der verantwortlichen Person, ihre Personalnummer, den Namen der Einheit, ihre Position sowie den Zweck des Vorschusses (für geschäftliche Zwecke) angeben. .

Anschließend wird dem Mitarbeiter der Vorabbericht zum Ausfüllen ausgehändigt. Wenn die verantwortliche Person den Vorschussbetrag für den vorgesehenen Zweck ausgegeben hat, muss die Rückseite des AO-1-Formulars ausgefüllt werden. Zum Ausfüllen benötigen Sie Belege, die zur Bestätigung der Ausgaben gesammelt werden müssen.

Auf der Rückseite des Vorabberichtsformulars sollten Sie Folgendes angeben:

• Seriennummer des Datensatzes;
• Nummer und Datum des Dokuments zur Bestätigung der Ausgaben;
• der Name dieses Dokuments;
• Höhe der Auslagen laut Dokument;
• Die ausgefüllten Daten werden durch die Unterschrift der verantwortlichen Person bestätigt.

Anschließend wird das Formular AO-1 an die Buchhaltung weitergeleitet, deren zuständiger Mitarbeiter die Vollständigkeit prüft und auf der Vorderseite folgende Angaben einträgt:

• die Höhe des erhaltenen Vorschusses;
• der bezahlte Betrag;
• Saldo oder Überschreitung (falls vorhanden);
• Buchhaltungseintrag – ein Eintrag, der die Abschreibung des ausgegebenen Geldes widerspiegelt, und der entsprechende Betrag wird ebenfalls angegeben.

Mithilfe einer Vorabmeldung wird die Verwendung von Beträgen durch verantwortliche Personen für Vorschüsse bestätigt, die ihnen zuvor für bestimmte Zwecke gewährt wurden. Grundlage für die Gewährung von Vorschussbeträgen ist das von der Führungskraft ausgestellte Dokument, in dem Personal, Termine, Ziele und ausgegebene Mittelbeträge aufgeführt sind. Die Grundlage für die Geldausgabe an einen Geschäftsreisenden ist. Zur Bestätigung der dem Mitarbeiter entstandenen Ausgaben wird das einheitliche Formular Nr. AO-1 verwendet – es wird sowohl von der verantwortlichen Person als auch von den Mitarbeitern der Buchhaltungsabteilung ausgefüllt.

Schauen wir uns ein Beispiel für das Ausfüllen eines Vorabberichts an.

Ausfüllen des Vorabmeldeformulars durch die verantwortliche Person

Das Ausfüllen des Vorabberichts im Formular Nr. AO-1 durch die verantwortliche Person beginnt auf der Vorderseite. Zunächst werden folgende Daten eingegeben: Name der Organisation, Nachname und Initialen des Mitarbeiters, Position bzw. Beruf, Personalnummer, Datum der Dokumenterstellung, Spalte zum Zweck des Vorschusses (Vertretung bzw Geschäftsausgaben).

Als nächstes werden auf der Rückseite des einheitlichen Formulars AO-1 in den Spalten 1-6 Dokumente angegeben, die die entstandenen Kosten bestätigen, und auch die Höhe der dafür angefallenen Kosten wird eingetragen. Alle Belege sind dem Bericht beizufügen; sie müssen in derselben Reihenfolge nummeriert sein, in der sie in der Abrechnung eingetragen sind.

Spalte 1 gibt die Nummer für jedes Belegdokument an, der Reihe nach zugewiesen.

In Zeile 2 müssen Sie das Datum der Erstellung des Dokuments und in Spalte 3 dessen Nummer eingeben.

In Spalte 4 müssen Sie die Art der angefallenen Ausgaben angeben (dies können beispielsweise Bürokosten sein).

In Zeile 5 wird die Höhe der Barausgaben eingetragen, wenn diese in Rubel getätigt wurden, und wenn sie in Fremdwährung getätigt wurden, werden in Spalte 6 Angaben zu den Mitteln eingetragen.

Am Ende wird der von der verantwortlichen Person ausgegebene Gesamtbetrag je nach Währungsart entweder in Spalte 5 „Gesamt“ (in Rubel) oder Zeile 6 (in Währung) angegeben.

Ausfüllen durch den Buchhalter einer Organisation – Anweisungen

Nachdem der Verantwortliche seinen Teil des Dokuments ausgefüllt hat, übermittelt er es zusammen mit allen Belegen an die Buchhaltung. Der Buchhalter erhält von der verantwortlichen Person einen Vorabbericht im Formular Nr. AO-1, ​​unterzeichnet die Annahme des Formulars, vermerkt dessen Nummer und Datum, den Gesamtbetrag der ausgegebenen Mittel und gibt die Anzahl der Dokumente an, die die entstandenen Ausgaben bestätigen. Am Ende des Berichts wird das Datum der Einreichung des Dokuments angegeben, wonach die Quittung des Buchhalters der verantwortlichen Person ausgehändigt wird.

Nach Prüfung der korrekten Ausführung der Dokumente und der Geldausgaben füllt der Account Manager auf der Rückseite die Zeilen 7-8 aus, in denen er die zur Abrechnung akzeptierten Spesenbeträge angibt, und in Spalte 9 die Daten zur Belastungsabrechnung Es werden Konten erfasst, die auch die Ausgabenbeträge enthalten.

Weiter auf der Vorderseite des Formulars wird angegeben: der Restbetrag (oder die Höhe der Mehrausgaben) aus dem vorherigen Vorschuss, der Betrag des von der Kasse der Organisation erhaltenen Vorschusses, der dafür ausgegebene Geldbetrag, der Restbetrag von Vorschussbeträgen oder der Höhe von Mehrausgaben, eine buchhalterische Aufzeichnung der Abbildung von Geschäftsvorfällen mit deren Zuordnung zu den entsprechenden Buchhaltungskonten. Die Spalte „Buchhaltungseintrag“ wird anhand der Daten auf der Rückseite von Spalte 9 ausgefüllt.

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Erhalt einer Barbestellung

Anschließend wird die korrekte Ausführung des Dokuments, die rechnerische Übereinstimmung aller Berichtsbeträge und die bestimmungsgemäße Verwendung des Geldes überprüft. Wenn alles normal ist und keine Fehler festgestellt werden, wird die Berichterstattung dem Leiter der Organisation zur Genehmigung vorgelegt. Nach Genehmigung durch den Manager erfolgt die Abschreibung der abrechnungsfähigen Beträge sowie die endgültige Abrechnung mit der verantwortlichen Person.

Im Falle einer unvollständigen Verwendung der Vorschussbeträge muss die verantwortliche Person die restlichen Mittel auf der Grundlage an die Kasse der Organisation zurückzahlen

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Nach der geltenden Gesetzgebung der Russischen Föderation ist jeder Mitarbeiter, der einen bestimmten Geldbetrag für Reisekosten, den Kauf von Waren oder für andere Zwecke erhalten hat, verpflichtet, die von ihm ausgegebenen Beträge der Buchhaltung des Unternehmens zu melden, in dem er tätig ist er arbeitet. Dazu muss er den sogenannten Vorabbericht im Formular Nr. AO-1 ausfüllen und diesem alle Belege und Belege über die entstandenen Kosten beifügen. Das einheitliche Formular wurde durch das Dekret Nr. 55 des Staatlichen Statistikausschusses Russlands vom 1. August 2001 genehmigt.

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So füllen Sie eine Vorabmeldung richtig aus

Das Ausfüllen des Formulars beginnt auf der Vorderseite. In der obersten Zeile müssen Sie den Namen der Organisation eingeben. Der Mitarbeiter muss außerdem seinen Nachnamen mit Initialen, das Abschlussdatum, die Struktureinheit, zu der er gehört, und seine Position angeben. Außerdem ist die Angabe des Verwendungszwecks des Vorschusses erforderlich, zum Beispiel „Haushaltsbedarf“, „Reisekosten“ etc.

In der linken Spalte müssen Sie die Höhe des Restbetrags (nicht ausgegebene Mittel) oder den Betrag der Mehrausgaben (sofern ein Saldo oder eine Mehrausgabe vorlag) angeben. Anschließend müssen Sie das Formular auf der Rückseite ausfüllen und alle Dokumente zum Nachweis der entstandenen Kosten auflisten (die Bezeichnung jedes Dokuments muss in einer separaten Spalte eingetragen werden). Alle in den Unterlagen angegebenen Beträge müssen addiert und das Ergebnis in die Zeile „Gesamt“ eingetragen werden. Unten müssen Sie eine Signatur und deren Dekodierung einfügen.

Nachdem Sie die Rückseite der Spesenabrechnung gemäß der oben beschriebenen Empfehlung ausgefüllt haben, müssen Sie zur Vorderseite zurückkehren und in der Zeile „Ausgaben“ den Betrag eingeben, der in der Zeile „Gesamt“ auf der Rückseite des Formulars angezeigt wird . Nachfolgend müssen Sie die Anzahl der dem Bericht beigefügten Dokumente und die Anzahl der einzelnen Blätter angeben. Die restlichen Zeilen müssen vom Buchhalter ausgefüllt werden.

Wenn ein Mitarbeiter der Buchhaltung einen Bericht vorlegt, ist der Buchhalter verpflichtet, im Gegenzug eine Quittung auszustellen.

Falsch erstellte Berichte sind für viele Steuerprüfer das A und O. Sie werden etwas finden, worüber sie sich beschweren können – entweder wird die Mehrwertsteuer nicht ausgewiesen, es fehlt eine Quittung oder einige der angegebenen Ausgaben sind nicht produktiv. Daher sollte der Leiter eines Unternehmens seine Mitarbeiter in allen Feinheiten der Erstellung dieses Dokuments schulen.

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