Persönliches Konto im Formular T 54. Warum wird es benötigt und wie füllt man das persönliche Konto eines Gehaltsmitarbeiters aus?

Persönliche Berichte von Mitarbeitern: Alles über das T-54-Formular

Persönliche Konten von Mitarbeitern Löhne Bereitstellung vollständiger Informationen über Rückstellungen, Zahlungen und Abzüge, die das Unternehmen für jeden Mitarbeiter während seiner Beschäftigungsdauer vorgenommen hat. Gemäß Absatz 4 der Kunst. Gemäß Artikel 9 des Gesetzes „Über die Rechnungslegung“ vom 6. Dezember 2011 Nr. 402-FZ ist die Führung solcher Konten nicht erforderlich. Sie werden in der Regel in großen Unternehmen eingesetzt und gehören zur Kategorie der Primärdokumente. Kleine Unternehmen oder Einzelunternehmer können sich sogar auf eine Gehaltsabrechnung (T-49 und T-51) und eine Personalkarte eines Mitarbeiters (T-2) beschränken.

Das persönliche Konto gehört zur internen Dokumentation des Arbeitgebers und wird unmittelbar nach der Einstellung des Arbeitnehmers eröffnet. Das Formular T-54 muss während der gesamten Tätigkeit in der Organisation aufbewahrt werden.

Ein verantwortungsbewusster Buchhalter sollte für das Ausfüllen persönlicher Konten verantwortlich sein. Als Grundlage für die Fertigstellung können folgende Unterlagen dienen:

Frachtbrief oder Routenblatt;
Krankenstand;
Arbeitsauftrag für Akkordarbeit;
Stundenzettel;
Produktionsberichte;
Sonstige Unterlagen.

Persönliche Konten der Arbeitnehmer auf Lohnbasis sind in die Formulare T-54 und T-54a unterteilt. Letzteres kommt bei der automatisierten Verarbeitung mithilfe von Computern und speziellen Programmen zum Einsatz. Darüber hinaus enthält dieses Formular bereits alles notwendige Details zur Lohnabrechnung.

Funktionen zum Ausfüllen persönlicher Mitarbeiterkonten

Wie jedes andere Dokument muss auch das persönliche Konto eines Mitarbeiters nach bestimmten Regeln ausgefüllt werden. Sie müssen befolgt werden, um Informationen korrekt einzugeben.

Der obere Teil des T-54 muss alle notwendigen Daten enthalten: OKPO-Code, die Abteilung, in der der Mitarbeiter registriert ist, sowie den vollständigen Namen der Organisation selbst und ihren organisatorischen und rechtlichen Status. Als nächstes müssen Sie das Formular nummerieren und den Zeitraum angeben, für den die Zahlungen berechnet werden (wenn der Mitarbeiter neu ist, muss das Datum mit dem Tag der Einstellung übereinstimmen; wenn die Person schon lange beschäftigt ist, dann das korrekte Datum). wird der erste Monat des laufenden Jahres sein). Personalkategorie (Angestellter, Arbeiter usw.) und personenbezogene Daten des Mitarbeiters, wie z. B. SNILS, Steueridentifikationsnummer, Personalnummer, Anwesenheit von Kindern, Familienstand Auf der Rechnung sind zusätzlich das Geburtsdatum und das Geburtsdatum anzugeben.

Der untere Teil besteht aus zwei Tabellen. Die erste spiegelt Daten zur Lohnberechnung wider (die als Grundlage für die Berechnung bestimmter Beträge an den Arbeitnehmer dienten), wie zum Beispiel:

Arbeitsordnung, in der die Höhe des Entgelts und die Arbeitsbedingungen festgelegt sind;
Urlaubsbestellungen;
Beträge des leistungsberechtigten Einkommens;
Dokumente über vorgenommene Abzüge usw.

Die zweite Tabelle enthält direkt die monatliche Berechnung aller aufgelaufenen Beträge, Abzüge und des endgültigen Gehaltsbetrags, den der Mitarbeiter erhält.

Somit ist das Formular T-54 eine Art Gehaltsabrechnung mit detaillierten Angaben zu den Rückstellungen. Das Konto muss jeden Monat ausgefüllt werden und am Ende des Jahres wird der Gesamtbetrag aller Zahlungen addiert.

Was Sie sonst noch über die T-54-Uniform wissen müssen

Es gibt nur noch sehr wenige Buchhalter, die Gehälter noch manuell berechnen. Um die Arbeit zu erleichtern und Zeit zu sparen, wurden seit langem spezielle Programme erfunden, in denen alle Berichte gespeichert werden, einschließlich der persönlichen Konten der Mitarbeiter. Trotzdem muss das T-54-Formular für jeden Mitarbeiter nicht nur vorhanden sein im elektronischen Format, sondern auch auf Papier ausgedruckt, vom zuständigen Mitarbeiter unterschrieben und in das persönliche Papierkonto eingefügt.

Darüber hinaus gibt es allgemeine Anforderungen zum Ausfüllen einer Rechnung, wie zum Beispiel:

Verbot der Durchführung von Korrekturen mit verschiedenen Arten von Spachtelmassen, Gummibändern und anderen Korrekturmitteln. Sollten dennoch Angaben korrigiert werden müssen, muss dies durch die für die Pflege des Formulars verantwortliche Person erfolgen. Alle Änderungen müssen durch seine Unterschrift bestätigt werden.
Wird das T-54-Formular dennoch manuell ausgefüllt, ist ausschließlich blaue oder schwarze Tinte zu verwenden.
Alle Daten sollten leserlich aufgezeichnet werden.
Das Dokument muss über eine Titelseite sowie eine Tabelle (enthält 49 Spalten) verfügen.

Die Arbeitsgesetzgebung legt großen Wert auf den Schutz der Rechte der arbeitenden Bevölkerung. Dies gilt insbesondere für die Frage der Bezahlung der geleisteten Arbeit. Um Verwirrung zu vermeiden und die gesetzlichen Rechte der Bürger zu respektieren, wurde das T-54-Formular eingeführt. Ein persönliches Konto hilft dabei, alle Informationen über alle arbeitenden Personen in der Organisation wiederzugeben, alle Abzüge zu berücksichtigen und alle Rückstellungen zeitnah zu bilden.

Nachdem wir alle Feinheiten des Ausfüllens und Führens dieser Konten verstanden haben, können wir mit Sicherheit sagen, dass ihre Präsenz in Unternehmen erheblich dazu beiträgt, die Buchhaltung zu erleichtern und Daten über Zahlungen für jeden Mitarbeiter zu organisieren. Es ist sehr wichtig, das Formular gemäß allen oben genannten Kriterien korrekt auszufüllen, damit es korrekt ist. Davon hängt die endgültige Höhe der Geldvergütung ab, die der Arbeitnehmer aufgrund der Arbeitsergebnisse erhält.

Die meisten einheitlichen Formen Primärdokumentation Seit 2013 sind sie im Hinblick auf die Instandhaltung nicht mehr verpflichtend zu nutzen Buchhaltung. Einige Formulare werden jedoch immer noch auf unabhängige Entscheidung von Unternehmen angewendet. In diesem Artikel verraten wir Ihnen, welches Formular zur Führung persönlicher Lohnkonten für Mitarbeiter verwendet wird.

Derzeit werden in der Buchhaltung zwei einheitliche Formen der Mitarbeiter-LP verwendet: Formular Nr. T-54 und Nr. T-54a. Beide Formulare wurden durch Beschluss Nr. 1 des Staatlichen Statistikausschusses vom 5. Januar 2004 genehmigt. Erinnern wir uns daran, dass mit dem Inkrafttreten des Gesetzes Nr. 402-FZ die obligatorische Verwendung einheitlicher primärer Buchhaltungsformulare abgeschafft wurde. Wenn Sie wissen möchten, wo Sie das alte Formular für das persönliche Mitarbeiterkonto erhalten, stehen unten einheitliche Formulare zum Download zur Verfügung.

Was sind persönliche Lohnkonten?

Spezialdokumente, die in der Buchhaltung verwendet werden, um Informationen über monatliche Rückstellungen, Abzüge und Zahlungen an einen Spezialisten wiederzugeben.

Die Verwendung standardisierter Formulare ist nicht erforderlich. Das Unternehmen hat das Recht, die Struktur des Dokuments unabhängig zu entwickeln, die den Merkmalen und Besonderheiten der Aktivitäten der Organisation, dem aktuellen Vergütungssystem, bedingt dauerhaften Angaben zur Lohnberechnung und anderen Informationen vollständig entspricht.

Das unabhängig entwickelte Formular sollte in den Rechnungslegungsgrundsätzen des Unternehmens genehmigt werden. Vergessen Sie bei der Erstellung eines Dokuments nicht, die obligatorischen Angaben der Primärdokumentation zu berücksichtigen (Artikel 9 des Gesetzes Nr. 402-FZ).

Was ist das persönliche Konto eines Mitarbeiters im Formular Nr. T-54?

Hierbei handelt es sich um ein einheitliches Formular, das monatliche Informationen über aufgelaufene Löhne und andere Rückstellungen für einen bestimmten Mitarbeiter sowie alle Abzüge widerspiegeln soll, die auf Daten aus der primären Buchhaltungsdokumentation für Produktion, geleistete Arbeit, geleistete Arbeitszeitstandards usw. basieren Bestellungen für verschiedene Typen Zahlung.

LS Nr. T-54

Das Dokument wird für jede Fachkraft ab Beginn des Kalenderjahres bzw. ab dem Datum der offiziellen Anstellung separat erstellt. Die Daten werden monatlich für ein Kalenderjahr eingegeben.

Dieses Dokument wird ausschließlich von einem Mitarbeiter der Buchhaltung oder einer anderen verantwortlichen Person ausgefüllt, die mit der Buchhaltung des Unternehmens betraut ist.

Was ist das persönliche Konto eines Mitarbeiters im Formular Nr. T-54a?

Dieses Formular soll Informationen über Rückstellungen und Abzüge widerspiegeln, die mithilfe automatisierter Programme und Buchhaltungssysteme vorgenommen werden. Das Formular erfasst monatliche Daten für ein Kalenderjahr zu Folgendem:

Rückstellungen (Gehalt, Zuzahlungen, Sachzahlungen, Prämien, Vergütungen);
Abzüge (Steuern, Gebühren, Unterhalt, Vollstreckungsbescheide);
Zahlungen (Vorschüsse, Abrechnungen, Neuberechnungen).

LS Nr. T-54a

Beim Ausfüllen eines Dokuments mit automatisierten Programmen allgemeine Informationen werden bei der Anmeldung des Arbeitnehmers bzw. zu Beginn des Kalenderjahres erfasst. Informationen über die geleisteten monatlichen Zahlungen müssen ausgedruckt, durch die Unterschrift der verantwortlichen Person beglaubigt und in die Personalabrechnung eines bestimmten Mitarbeiters eingefügt (angehängt) werden.

Haltbarkeit

Gemäß der geltenden Gesetzgebung müssen Informationen, die personenbezogene Daten über Rückstellungen und Abzüge für versicherte Personen (Bürger) enthalten, 75 Jahre lang gespeichert werden. Das Unternehmen ist verpflichtet, die Sicherheit der Primärdokumentation selbstständig sicherzustellen.

Verfügt das Unternehmen nicht über eine Stelle als Archivar, übertragen Sie die Verantwortung für die Aufbewahrung und Pflege des Archivs einem bestimmten Spezialisten. Listen Sie solche Verantwortlichkeiten auf Berufsbeschreibungen Machen Sie den zuständigen Mitarbeiter gegen Unterschrift mit den neuen Anweisungen vertraut.

Wichtige Informationen

Bei der Nutzung des spezialisierten Buchhaltungsprogramms „1C: Gehälter und Personalmanagement“ stehen die meisten Buchhalter vor zwei Problemen:

So drucken Sie das persönliche Konto eines Mitarbeiters aus. Wo sind die persönlichen Konten der Mitarbeiter im ZUP und wie kann man sie ausdrucken? Um die persönliche Stellungnahme eines Spezialisten in Papierform zu erhalten, gehen Sie zum Programmmenü, wählen Sie „Berichte“ und dann „Persönliches Konto im Formular Nr. T-54 (T-54a)“. Wählen Sie im angezeigten Dialogfeld „Vollständiger Name“ aus. Facharzt, für den Sie das Arzneimittel drucken möchten, wählen Sie den Berichtszeitraum (Kalenderjahr) aus, legen Sie die Druckparameter fest. Das Dokument ist zum Drucken bereit.
So registrieren Sie das Bankkonto eines Mitarbeiters für Gehaltsüberweisungen. Um die Karten- oder Bankbuchnummer eines Mitarbeiters für die Gehaltsgutschrift einzugeben, gehen Sie zum Menü des 1C-Programms „ZUP“, wählen Sie die Registerkarte „Gehaltsabrechnung nach Organisation“, gehen Sie dann zu „Bargeld und Bank“ und dann zu „Persönliche Konten der Mitarbeiter der Organisation“. . Wählen Sie dann den Punkt „Hinzufügen“ und registrieren Sie die Nummer des Girokontos des Spezialisten, das bei einer Bankorganisation eröffnet wird.

Das persönliche Konto des Mitarbeiters soll Informationen über das für frühere Zeiträume angesammelte Gehalt sowie die in jedem Monat geleistete Arbeitszeit widerspiegeln. In der Praxis wird das beschriebene Dokument verwendet, um monatliche Informationen über die im Laufe des Jahres gezahlten Gehälter wiederzugeben.

Ein Buchhaltungsmitarbeiter ist befugt, ein persönliches Konto auszufüllen. Ein persönliches Konto wird, sofern vorhanden, von den Buchhaltungsmitarbeitern eröffnet.

Das persönliche Konto spiegelt alle Rückstellungen und Abzüge vom Lohn wider. Das persönliche Konto dient als Grundlage für die Erstellung (bzw.). Eine Verfälschung und Verfälschung der Daten im persönlichen Konto ist nicht gestattet. Verwenden Sie beim Ausfüllen Geschäftsstil Rede.

Die Standardform des persönlichen Kontos eines Mitarbeiters ist T-54.

Als Beispiel empfehlen wir, ein Muster zum Ausfüllen des T-54-Formulars herunterzuladen. Der Link zum Herunterladen des Musters befindet sich am Ende des Artikels.

Das Verfahren zum Ausfüllen des persönlichen Kontoformulars T-54 eines Mitarbeiters

Das persönliche Konto enthält Informationen über die arbeitende Person, die für die Lohnanrechnung notwendig sind. Informationen zur Gehaltsberechnung müssen monatlich in Papierform in Ihrem persönlichen Konto veröffentlicht werden. Die Spalten des persönlichen Konto-Maschinendiagramms werden normalerweise auf Seite 3 des Dokuments platziert. Es ist jedoch zulässig, sie im Maschinendiagramm zu platzieren. Die zweite und vierte Seite sind mit inhärenten Codes gefüllt bestimmte Typen Zahlungen und Abzüge.

Die Zeilen, die sich oben in der persönlichen Kontotabelle befinden, werden für verschiedene Einträge verwendet. Sie werden vom Buchhalter mit Informationen ausgefüllt, die nicht an anderen Stellen des Dokuments platziert werden können.

Über ein persönliches Konto können Sie Korrekturen der im Arbeitsbuch enthaltenen Daten vornehmen, wenn die ursprüngliche Anordnung des Arbeitgebers verloren gegangen ist oder Unstimmigkeiten im Wortlaut der besetzten Stelle vorliegen.

Das persönliche Konto wird von einem Buchhalter auf der Grundlage von Primärdokumenten ausgefüllt, in denen die Leistung, die geleistete Arbeit und die geleistete Arbeitszeit erfasst werden. Diese Dokumente sollten Folgendes umfassen:

Automatisches Ausfüllen von Standarddokumentformularen
Drucken von Dokumenten mit Unterschrift und Siegelbild
Briefköpfe mit Ihrem Logo und Ihren Angaben
Hochladen von Dokumenten in den Formaten Excel, PDF, CSV
Versenden von Dokumenten per E-Mail direkt aus dem System

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Das persönliche Konto eines Mitarbeiters im Formular T-54 ist ein bestätigendes Dokument Arbeitstätigkeit Mitarbeiter. Es ist notwendig, Angaben zu Gehalt und Rente zu machen. In der Praxis werden persönliche Konten verwendet, um Informationen über die Löhne zu erfassen, die einem Arbeitnehmer während des Kalenderjahres gezahlt wurden.
Das persönliche Konto erfasst alle Arten von Zu- und Abzügen vom Gehalt eines Mitarbeiters des Unternehmens. Auf Basis des persönlichen Kontos wird anschließend ein Abrechnungs- und Einzahlungsschein des etablierten Formulars T-49 erstellt.

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So füllen Sie das Formular T-54 richtig aus

In welchen Fällen wird das persönliche Konto eines Mitarbeiters im T-54-Formular ausgestellt?
Dieses Dokument wird von der Buchhaltung bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters aufgrund einer Bestellung geöffnet.

Wer erstellt das persönliche Konto eines Mitarbeiters im Formular T-54?
Das persönliche Konto eines Mitarbeiters wird von einem Buchhaltungsmitarbeiter auf der Grundlage primärer Buchhaltungsregister ausgefüllt, die Informationen über die geleistete Arbeitszeit, die geleistete Arbeit und die Leistung für verschiedene Zahlungsarten enthalten. Dazu gehören auch folgende Dokumente: Fracht- und Laufzettel, Produktionsberichte, Akkordaufträge, Stundenzettel und Lohnabrechnungen usw.

Was steht im persönlichen Kontoformular T-54 des Mitarbeiters und wie wird es ausgefüllt?
Die erste Spalte gibt den Namen des Unternehmens an, bei dem das Privatkonto im T-54-Formular eröffnet wurde. Geben Sie anschließend in der nächsten Spalte den Unternehmenscode gemäß OKUD ein. Anschließend wird das Datum der Einrichtung des persönlichen Kontos angegeben. Anschließend werden Informationen über den Mitarbeiter eingegeben, für den das persönliche Konto eröffnet wird: sein Vollständiger Name und Geburtsdatum. Arbeitsort und Position werden erfasst und eine Personalnummer vergeben. Das Dokument gibt außerdem Auskunft über den Familienstand des Arbeitnehmers, die Anzahl der Kinder und unterhaltsberechtigten Personen sowie das Beschäftigungsdatum. Als nächstes folgen die Spalten, die sich direkt auf die Zahlungen beziehen: Rente (Art, monatlicher Betrag, Ende der Zahlung), Bedingungen für die Lohnberechnung (Position, Auftragsnummer, Werkstatt oder Abteilung, Dienstgrad, Arbeitsbedingungen usw.), Art des Urlaubs (Bestellung: Anzahl und Datum, Anzahl der Tage, Zeitraum) und die Höhe des Abzugs vom Lohn (Abzugsbetrag und -zeitraum, Abzugsbetrag pro Monat usw.).

Nach Prüfung des Sachverhalts kamen wir zu folgendem Schluss:
Bis 2013 war das einheitliche „Persönliche Konto“ das primäre Buchhaltungsdokument für Löhne, das für die monatliche Darstellung von Informationen über die während des Kalenderjahres aufgelaufenen und an den Arbeitnehmer gezahlten Löhne und die entsprechenden Abzüge obligatorisch war.
Ab dem 1. Januar 2013 sind die in den Alben einheitlicher Formen der primären Buchhaltungsdokumentation enthaltenen Formulare der primären Buchhaltungsdokumente nicht mehr verpflichtend zu verwenden. Dementsprechend sieht die Gesetzgebung seit 2013 keine zwingende Anforderung für die Führung des persönlichen Kontos eines Mitarbeiters speziell im Formular N T-54 vor. Gleichzeitig wurde die Anforderung festgelegt, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, dem Arbeitnehmer bei jeder Gehaltszahlung eine Gehaltsabrechnung auszustellen, deren Form vom Arbeitgeber unabhängig genehmigt werden kann (Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation), sowie a Verpflichtung, dem Arbeitnehmer die im Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation genannten Dokumente zur Verfügung zu stellen.
Folglich trifft der Arbeitgeber die Entscheidung, das Formular N T-54 zu verwenden oder nicht, unabhängig unter Berücksichtigung der Tatsache, dass Informationen, deren obligatorische Übermittlung arbeitsrechtlich vorgeschrieben ist, auch aus anderen Formularen zur Arbeitserfassung entnommen werden können und Löhne.
Die Organisation ist verpflichtet, persönliche Konten der einheitlichen Formulare N T-54 75 Jahre lang aufzubewahren. Sonstige Unterlagen zur Arbeits- und Lohnbuchhaltung, die auf Verlangen des Gerichts vorgelegt werden können, unterliegen mangels Personenbuchhaltung einer Aufbewahrungsfrist von 75 Jahren.

Begründung für die Schlussfolgerung:
Gemäß den Normen des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer bei jeder Lohnzahlung eine Lohnabrechnung auszustellen, auf der Folgendes angegeben sein muss:
- Lohnbestandteile für den entsprechenden Zeitraum;
- Beträge anderer aufgelaufener Beträge. Dazu gehört insbesondere eine finanzielle Entschädigung für die Nichteinhaltung der festgelegten Fristen für die Zahlung von Löhnen, Urlaubsgeld, Entlassungsentschädigungen und (oder) anderen Zahlungen durch den Arbeitgeber;
- Höhe und Grundlage der vorgenommenen Abzüge;
- der zu zahlende Gesamtbetrag.
Gemäß dem Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation muss die Form der Lohnabrechnung vom Arbeitgeber genehmigt werden. Die Verwendung eines Gehaltsabrechnungsformulars in einer Organisation, das nicht vom Arbeitgeber genehmigt wurde, stellt einen Verstoß dar Arbeitsrecht und zieht eine Verwaltungshaftung nach dem Gesetz über Ordnungswidrigkeiten der Russischen Föderation nach sich (stellvertretender Vorsitzender Oberster Gerichtshof RF vom 23. Dezember 2010 N 75-AD10-3).
In der vorliegenden Situation wurde die Arbeitgeberorganisation gebeten, Informationen über das persönliche Konto des Arbeitnehmers im Formular N T-54 für den Zeitraum von 1993 bis 2016 bereitzustellen.
Gemäß dem Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation ist der Arbeitgeber auf schriftlichen Antrag eines Arbeitnehmers verpflichtet, dem Arbeitnehmer spätestens drei Werktage nach Einreichung dieses Antrags insbesondere Kopien von Dokumenten auszustellen im Zusammenhang mit der Arbeit (Kopien eines Arbeitsauftrags, Anordnungen zur Versetzung an einen anderen Arbeitsplatz, Anordnung zur Entlassung vom Arbeitsplatz; Auszüge aus dem Arbeitsbuch; Lohnbescheinigungen, aufgelaufene und tatsächlich gezahlte Versicherungsbeiträge zur Rentenversicherungspflicht, Arbeitszeit bei einem bestimmten Arbeitgeber usw.). Ein Beispiel für eine Anfrage einer Organisation nach Dokumenten zur Erfassung von Arbeit und Löhnen im Zusammenhang mit der Zuweisung einer Rente, auch im Formular N T-54, ist die Entscheidung des Untersuchungsausschusses für Zivilsachen des Bezirksgerichts Ivanovo vom 02. 08/2016 im Fall Nr. 33-302/2016.
Gemäß dem Staatlichen Statistikausschuss der Russischen Föderation vom 5. Januar 2004 N 1 „Über die Genehmigung einheitlicher Formen der primären Buchhaltungsdokumentation für die Arbeitsabrechnung und -entlohnung“ (im Folgenden als Beschluss N 1 bezeichnet) auf der Grundlage einer Anordnung ( Anweisung) nimmt ein Mitarbeiter des Personaldienstes einen Eintrag vor Arbeitsmappe Informieren Sie sich über die Einstellung des Mitarbeiters und geben Sie die entsprechenden Informationen in die persönliche Karte (oder N T-2GS(MS)) ein. Anschließend wird das persönliche Konto des Mitarbeiters in der Buchhaltungsabteilung (oder N T-54a) eröffnet.
Mit dem „persönlichen Konto“ werden alle Arten von Rückstellungen und Abzügen vom Gehalt eines Mitarbeiters auf der Grundlage von Primärdokumenten erfasst, die die Produktion und geleistete Arbeit, die geleistete Arbeitszeit und Dokumente für verschiedene Zahlungsarten berücksichtigen. Das Formular wird von einem Buchhaltungsmitarbeiter ausgefüllt (siehe Anleitung zur Verwendung und Ausfüllung der primären Buchhaltungsdokumentationsformulare, genehmigt Nr. 1).
Bis zum 1. Januar 2013 galt das Gesetz Nr. 129-FZ „Über die Rechnungslegung“ vom 21. November 1996 (im Folgenden als Gesetz Nr. 129-FZ bezeichnet). Das Gesetz N 129-FZ legt fest, dass primäre Buchhaltungsdokumente für die Buchhaltung akzeptiert werden, wenn sie in der Form erstellt werden, die in den Alben einheitlicher Formen der primären Buchhaltungsdokumentation enthalten ist, und dass Dokumente, deren Form in diesen Alben nicht vorgesehen ist, die obligatorischen Angaben enthalten müssen durch diese Norm definiert. In Rostruda vom 22.05.2008 N 1168-6-1 erklärte das Ministerium für Gesundheit und soziale Entwicklung Russlands vom 04.02.2008 N, dass die von N 1 genehmigten einheitlichen Formen der primären Buchhaltungsdokumentation für die Erfassung von Arbeit und deren Zahlung genehmigt wurden sind für alle Arbeitgeber verpflichtend anzuwenden, unabhängig von ihrer Organisations-, Rechts- und Eigentumsform. Es stellt sich heraus, dass bis 2013 das einheitliche „Persönliche Konto“ das primäre Buchhaltungsdokument für Löhne war, genehmigt Nr. 1, obligatorisch für die monatliche Darstellung von Informationen über die im Kalenderjahr aufgelaufenen und an den Arbeitnehmer gezahlten Löhne und die entsprechende Abzüge.
Ab dem 1. Januar 2013 sind jedoch die Formen der primären Buchhaltungsdokumente, die in Alben einheitlicher Formen der primären Buchhaltungsdokumentation enthalten sind, gemäß der Verordnung N 402-FZ „Über die Buchhaltung“ vom 6. Dezember 2011 nicht mehr verpflichtend zu verwenden, mit Ausnahme der öffentlichen Branchenorganisationen (im Folgenden als Gesetz Nr. 402-FZ bezeichnet). So werden gemäß Gesetz N 402-FZ die Formen der primären Buchhaltungsdokumente vom Leiter einer Wirtschaftseinheit auf Empfehlung des mit der Buchhaltung betrauten Beamten festgelegt (siehe auch Schreiben des russischen Arbeitsministeriums vom 14. Mai). , 2013 N 14-1/3030785-2617). Rostruda vom 15. Mai 2014 N PG/4653-6-1 besagt außerdem, dass die Verwendung der in N 1 festgelegten Formulare ab dem 01.01.2013 optional ist.
Daher sieht die Gesetzgebung seit 2013 keine zwingende Anforderung für die Führung des persönlichen Kontos eines Mitarbeiters speziell im Formular N T-54 vor. Gleichzeitig wurde die Anforderung festgelegt, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, dem Arbeitnehmer bei jeder Gehaltszahlung eine Gehaltsabrechnung auszustellen, deren Form vom Arbeitgeber unabhängig genehmigt werden kann (Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation), sowie a Verpflichtung, dem Arbeitnehmer die im Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation genannten Dokumente zur Verfügung zu stellen. Daher wird die Entscheidung über die Verwendung/Nichtverwendung des von N 1 genehmigten Formulars N T-54 vom Arbeitgeber unabhängig getroffen, unter Berücksichtigung der Tatsache, dass Informationen, deren obligatorischer Charakter im Arbeitsgesetzbuch festgelegt ist B. der Russischen Föderation, kann auch aus anderen Formularen zur Erfassung von Arbeit und Löhnen bezogen werden.
Aus buchhalterischer Sicht sollte jeder Sachverhalt des Wirtschaftslebens als primäres Buchhaltungsdokument dokumentiert werden (Gesetz N 402-FZ). Gleichzeitig ist eine Tatsache des Wirtschaftslebens gemäß dem Gesetz N 402-FZ eine Transaktion, ein Ereignis oder eine Operation, die die Finanzlage einer Wirtschaftseinheit, das Finanzergebnis ihrer Tätigkeit und/oder Bewegung beeinflusst oder beeinflussen kann Geld. In diesem Sinne handelt es sich nicht um ein primäres Buchhaltungsdokument, da es nur Informationen über die Tatsachen des Wirtschaftslebens in der Organisation sammelt, insbesondere über die Berechnung der Löhne, über vorgenommene Abzüge usw. Dieses Formular gilt nicht zu Dokumenten, die Informationen über enthalten finanzielle Lage des Unternehmens, das finanzielle Ergebnis seiner Tätigkeit und Cashflows, im Gegensatz zu Dokumenten wie beispielsweise Lohn-, Abrechnungs- und Lohnabrechnungen. Daher können wir mit Sicherheit sagen, dass die Organisation nach dem 1. Januar 2013 nicht mehr zur Nutzung verpflichtet ist, sondern das Recht hat, sie zur Erhebung von Informationen zu nutzen, wenn sie dies für erforderlich hält.
Die Aufbewahrungsfristen für primäre Buchhaltungsunterlagen werden durch das Gesetz N 402-FZ vom 6. Dezember 2011 „Über die Buchhaltung“ (im Folgenden als Gesetz N 402-FZ bezeichnet) geregelt. Gemäß dem Gesetz N 402-FZ unterliegen primäre Buchhaltungsunterlagen der Aufbewahrung durch eine Wirtschaftseinheit für die gemäß den Regeln für die Organisation staatlicher Archivangelegenheiten festgelegten Zeiträume, jedoch nicht weniger als fünf Jahre nach dem Berichtsjahr. Gemäß Gesetz N 402-FZ liegt die Verantwortung für die Organisation der Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen, Buchhaltungsregistern usw Finanzberichte wird vom Leiter der Organisation getragen.
Allerdings gelten unserer Meinung nach die in N 402-FZ festgelegten Anforderungen an die Aufbewahrungsfristen für primäre Buchhaltungsunterlagen nur für die von Nr. 1 genehmigten Formulare Primärdokumente, mit Informationen über die Finanzlage einer Wirtschaftseinheit, das Finanzergebnis ihrer Tätigkeit und Cashflows. Dementsprechend gelten die Anforderungen des Gesetzes N 402-FZ nicht für andere Formen der primären Buchhaltungsdokumentation für die Arbeitsabrechnung und -zahlung, die durch Nr. 1 genehmigt wurden, einschließlich der Formulare Nr. T-54 „Persönliches Konto“.
In Kraft und Bundesgesetz vom 22. Oktober 2004 N 125-FZ „Über Archivangelegenheiten in der Russischen Föderation“ (im Folgenden als Gesetz N 125-FZ bezeichnet), Absätze. 5.2.9 Verordnungen des Kulturministeriums der Russischen Föderation, genehmigt von der Regierung der Russischen Föderation vom 29. Mai 2008 N 406 (in Kraft getreten), einheitliche Regeln für die Organisation der Aufbewahrung, Erfassung, Aufzeichnung und Verwendung von Dokumenten Archivfonds RF- und andere Archivdokumente auf dem Territorium Russlands sowie die Kontrolle über deren Einhaltung fallen in die Zuständigkeit des Kulturministeriums der Russischen Föderation. Liste der im Verlauf der Aktivität erstellten StRegierungsbehörden, lokale Regierungsbehörden und Organisationen mit Angabe der Speicherfristen (im Folgenden als Liste bezeichnet) wurden mit Beschluss des Kulturministeriums der Russischen Föderation vom 25. August 2010 N 558 genehmigt.
Gemäß Art. Gemäß Artikel 413 der Liste müssen persönliche Karten und Konten von Mitarbeitern 75 Jahre lang aufbewahrt werden (siehe auch Material: Die Organisation beschäftigt 1.700 Mitarbeiter, die monatliche Abrechnung in ihren persönlichen Konten (Formulare T-54 und T-54 (swt)) spiegelt Informationen darüber wider Löhne. Ist eine Organisation verpflichtet, persönliche Konten von Mitarbeitern 75 Jahre lang aufzubewahren, wenn man bedenkt, dass die Informationen derzeit jährlich an die Pensionskasse der Russischen Föderation übermittelt und dort gespeichert werden? (Antwort des Rechtsberatungsdienstes GARANT, September 2013)) .
Gleichzeitig in der Kunst. 412 der Liste besagt, dass Dokumente (konsolidierte Abrechnungs- (Abrechnungs- und Zahlungs-)Abrechnungen (Tabulagramme) und Dokumente dazu, Gehaltsabrechnungen für die Ausstellung von Löhnen, Sozialleistungen, Gebühren, Finanzhilfen und anderen Zahlungen) 5 Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Hier wird auch angegeben, dass, wenn keine persönlichen Konten vorhanden sind, diese 75 Jahre lang gespeichert werden.
Gemäß Art. Gemäß Artikel 393 der Liste müssen Steuererklärungen und Berechnungen von Vorauszahlungen für die einheitliche Sozialsteuer 5 Jahre lang aufbewahrt werden. Aber ohne persönliche Konten oder Gehaltsabrechnungen – 75 Jahre.
Artikel 394 der Liste legt ein ähnliches Verfahren für Lohnsteuerkarten zur Erfassung von Einkommen und Einkommensteuer fest Einzelpersonen(Formular N 1-NDFL). Sie werden 5 Jahre lang gespeichert, bei Fehlen persönlicher Konten 75 Jahre.
Die Artikel 395, 396 der Liste sehen ähnliche Bestimmungen für die Erklärung und Berechnung von Vorauszahlungen für Versicherungsbeiträge zur obligatorischen Rentenversicherung und für Informationen über das Einkommen natürlicher Personen vor (siehe auch Artikel 456, 685, 726).
Es stellt sich heraus, dass die Situation des Fehlens persönlicher Konten (Formulare N T-54) vom Gesetzgeber vorgesehen ist (die in den Artikeln der von uns zitierten Liste genannten Dokumente können die Informationen im Formular N T-54 duplizieren) und Wenn die Organisation nicht über das Formular N T-54 verfügt, kann die Organisation ihre Verpflichtungen zur Information des Arbeitnehmers und zur Ausstellung von Dokumenten auf dessen Verlangen auf der Grundlage anderer von ihr verwendeter Formulare erfüllen, ohne gegen die Normen zu verstoßen Arbeitsrecht(schließlich spricht weder das Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation noch das Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation von der Verpflichtung des Arbeitgebers, dem Arbeitnehmer das Formular N T-54 zur Verfügung zu stellen).
Ein ähnlicher Ansatz lässt sich in der Schiedsgerichtspraxis beobachten. Beispielsweise hat der Arbeitgeber im Sechsten Berufungsgericht vom 24. Juli 2014 N 06AP-1958/14 auf Antrag der Steuerbehörde bei der Prüfung der Entstehung der Einkommensteuer keine Unterlagen für 2008-2010 vorgelegt. insbesondere persönliche Konten im Formular N T-54. Das Gericht wies darauf hin, dass die Aufbewahrung umstrittener Dokumente für Steuerbevollmächtigte nicht verpflichtend sei (die persönliche Einkommensteuerabrechnung erfolgte anhand der Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Abrechnung der Zahlungen zugunsten der Arbeitnehmer erfolgte mithilfe von Computerprogrammen mit Ausdruck auf Papier, aus denen die Einkünfte erzielt wurden). und die anfallenden Kosten wurden durch bestimmte Vereinbarungen und Auftragnehmer festgelegt, die Aufsichtsbehörde hat keine Verstöße bei der Berechnung des Lohns und der bei der Zahlung einbehaltenen Einkommensteuer festgestellt.
Folgendes wurde über die Vorlage des Formulars N T-54 an einen Mitarbeiter bei der Entscheidung über die Zahlung für einen Zeitraum vorübergehender Arbeitsunfähigkeit vor dem Stadtgericht St. Petersburg vom 25. Juli 2011 N 33-11164/2011 gesagt. Auch die Forderungen des Klägers auf Ausstellung einer Kopie einer persönlichen Karte im Formular T-2 und eines persönlichen Kontos in den Formularen N T-54 und N T-54a basieren nicht auf dem Gesetz, da es sich bei diesen Formularen um Formen der primären Erfassung von handelt Dokumentation der Arbeitsbuchhaltung und deren Bezahlung. Der Kläger verfügt über alle in der T-2-Karte enthaltenen Informationen (Nachname, Vorname, Vatersname, Sozialleistungen usw.). Die Formulare N T-54 und N T-54a enthalten Informationen zur Erfassung der Arbeitszeit und zur Lohnabrechnung mit dem Personal; diese Informationen wurden dem Kläger in Form einer 2-NDFL-Bescheinigung ausgehändigt.
Das heißt, wir sehen, dass alternativ zum Formular N T-54 auf Wunsch der Inspektoren (oder des Mitarbeiters) auch andere Dokumente mit den erforderlichen Informationen eingereicht werden können. Und wir glauben, dass Sie in Ihrem Fall, wenn die Organisation nicht über die Formulare N T-54 verfügt, der Kasse Dokumente zur Verfügung stellen sollten, aus denen die relevanten Informationen entnommen werden können.
Gleichzeitig hielt das Gericht im Bürgerlichen Gesetzbuch des Moskauer Stadtgerichts vom 22. Dezember 2010 N 33-40113 bei der Beilegung eines Arbeitsstreits im Zusammenhang mit der Entlassung die Forderungen der ehemaligen Arbeitnehmerin, ihr Arbeitgeber solle ihr Bescheinigungen ausstellen, für gerechtfertigt über die Dauer der Beschäftigung bei diesem Arbeitgeber (seit 1997), persönliche Karte im Formular N T-2, persönliches Konto im Formular N T-54, Abrechnungsbescheid bei Kündigung Arbeitsvertrag(Vertrag) mit dem Arbeitnehmer im Formular N T-61, da diese Dokumente gemäß dem Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation dem Arbeitnehmer auf Verlangen vorgelegt werden müssen.
Die Tatsache, dass die Führung des Formulars N T-54 „Persönliches Konto“ für Organisationen jeglicher Organisations- und Rechtsform obligatorisch ist und daher die Anforderung dieser Dokumente gerechtfertigt ist, wurde auch im Schiedsgericht der Region Rjasan vom 28. April 2006 N festgestellt A54-961/2006C22.

Vorbereitete Antwort:
Experte des Rechtsberatungsdienstes GARANT
Galimardanova Julia

Qualitätskontrolle der Antwort:
Gutachter des Rechtsberatungsdienstes GARANT
Wirtschaftsprüferin, Mitglied der RSA Elena Melnikova

Das Material wurde auf der Grundlage einer individuellen schriftlichen Beratung im Rahmen der Rechtsberatung erstellt.