Aufbewahrung von Dokumenten im Abteilungsarchiv. T.2. Aufbau und Entwicklung der Abteilungsdokumentenspeicherung. Abschnitt IV. Vervollständigung des Archivs mit Dokumenten aus dem Archivfonds der Russischen Föderation und anderen Archivdokumenten

Einführung

1.1 Fallbearbeitung

1.3 Design der Gehäuseabdeckung

1.4 Erstellung einer Fallinventur

Abschluss

Einführung

Gleichzeitig mit der Entstehung des Geschäftsschreibsystems nahm das Informationsspeichersystem Gestalt an. Abhängig von der Sichtweise eines bestimmten Historikers kann ein Archivierungsprojekt mehrere „Geburtstage“ feiern.

Mit dem Aufkommen der ersten Dokumente entstand auch die Aufgabe, diese Dokumente aufzubewahren, und der Larnik, der für die Sicherheit der Dokumente und deren „Befestigung“ verantwortlich war, kann als erster Archivar angesehen werden.

Mit dem Aufkommen des Systems staatlicher Institutionen – Anordnungen – wurde das System der Speicherung, Aufzeichnung und Verwendung von Dokumenten erheblich verbessert. Der 16. Juli 1712 ist ein besonderes Datum in der Geschichte der Archivangelegenheiten, verbunden mit dem Dekret über die Schaffung des ersten Archivs im Staat aus den Fällen und „Urteilen“ des Regierungssenats. Im 18. bis 19. Jahrhundert. Die Zahl der historischen Archive wuchs, es wurde nach dem besten Schema für ihre Systematisierung gesucht – Archive wurden erstellt, zusammengelegt, neu zugewiesen und manchmal auch liquidiert. Die erste Erwähnung der gezielten Sammlung aufbewahrter Dokumente stammt aus dem Jahr 1829, als Nikolaus I. den Beschluss hinterließ: „Sortiert, was wichtig ist, um es mitzunehmen, der Rest kann vernichtet werden.“ Am 1. Juni 1918 wurde das Dekret „Über die Neuorganisation und Zentralisierung der Archivangelegenheiten in der RSFSR“ erlassen, das den Grundstein für das nationale System der Archivangelegenheiten in Russland legte.

Nach dem Zusammenbruch der UdSSR Mitglieder des Commonwealth unabhängige Staaten Am 6. Juni 1992 wurde eine Nachfolgevereinbarung in Bezug auf die ehemaligen Archive der UdSSR geschlossen. Gemäß dem verabschiedeten Dokument existierte die Hauptarchivdirektion des Ministerrats der UdSSR nicht mehr und alle zentralen Staatsarchive der UdSSR wurden dem System der russischen Staatsarchive angeschlossen.

Kapitel I. Vorbereitung von Dokumenten für die Archivspeicherung

1.1 Fallbearbeitung

Firmen, Institutionen und Unternehmen erhalten im Rahmen ihrer Tätigkeit eine Vielzahl von Dokumenten und erstellen diese. Nach ihrem Einsatz im operativen Geschäft zur Lösung aktueller Probleme kommt an erster Stelle die Funktion des Dokuments – die Sammlung und Speicherung von Informationen. Dokumente werden zu Hütern von Informationen, deren Bedarf dadurch erneut entstehen kann bestimmte Zeit, d.h. Sie fungieren als Erinnerung an die Institution.

Eine schnelle Suche und Nutzung solcher Dokumente ist nur mit deren eindeutiger Klassifizierung möglich. Die einfachste Klassifizierung von Dokumenten besteht darin, sie in Fällen zu gruppieren. Der staatliche Standard definiert einen Fall als „eine Reihe von Dokumenten oder Dokumenten, die sich auf ein Thema oder einen Tätigkeitsbereich beziehen und in einem Umschlag untergebracht sind“. Fälle gelten ab dem Zeitpunkt als eingeleitet, an dem das erste ausgeführte Dokument darin enthalten ist. Sie werden in Struktureinheiten zusammengefasst und dort bis zur Übergabe an das Archiv der Einrichtung aufbewahrt. Der letzte Schritt der Arbeit mit Dokumenten in der aktuellen Büroarbeit ist die Verarbeitung von Dateien für deren spätere Speicherung und Verwendung. In Strukturgliederungen müssen Unterlagen über das Ende des laufenden Jahres hinaus noch ein weiteres Jahr aufbewahrt werden. In dieser Zeit werden sie häufig um Informationen gebeten. Nach Ablauf dieser Frist müssen die Fälle bearbeitet und dem Archiv der Einrichtung übergeben werden.

Die Bearbeitung von Fällen zur Aufbewahrung umfasst die Prüfung des wissenschaftlichen und praktischen Werts von Dokumenten, die Registrierung von Fällen sowie die Erstellung einer Bestandsaufnahme von Fällen mit dauerhafter und langfristiger Aufbewahrungsdauer. In großen Institutionen erfolgt diese Arbeit unter der Leitung und mit methodischer Unterstützung des Archivpersonals der Institution.

Die Menge der Details eines Dokuments spiegelt seine Form wider. Damit ein Dokument seinen Zweck erfüllt, muss es daher in Übereinstimmung mit der für diese Dokumentenkategorie geltenden Form erstellt werden. Ihre Rechtskraft hängt von der Vollständigkeit und Qualität der Ausführung von Dokumenten ab, da sie als Beweis und Bestätigung bestimmter Tatsachen, Phänomene und Ereignisse dienen.

Der Beschluss des Staatlichen Standards Russlands vom 31. Juli 1997 Nr. 273 wurde angenommen und am 1. Juli 1998 in Kraft gesetzt. GOST R 6-30.97. „Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation.“ Diese Norm legt die Zusammensetzung der Einzelheiten von Organisations- und Verwaltungsdokumenten, die Regeln für deren Ausführung, die Platzierung auf Dokumenten, Anforderungen an die Erstellung von Formularen und Anforderungen an die Registrierung von Formularen mit Wiedergabe des Staatswappens fest Russische Föderation, Wappen der konstituierenden Einheiten der Russischen Föderation.

Auflösung. Der Beschluss enthält Anweisungen zur Umsetzung der im Dokument festgehaltenen Entscheidung, Verordnung usw. Der Beschluss wird vom zuständigen Beamten auf einem Dokument niedergeschrieben und enthält die Namen der Testamentsvollstrecker, den Inhalt des Beschlusses, die Ausführungsfrist, die Unterschrift und das Datum.

Sind in dem Beschluss mehrere Namen aufgeführt, ist der zuständige Testamentsvollstrecker angegeben, liegen keine Weisungen vor, ist der Testamentsvollstrecker die im Beschluss zuerst genannte Person. Auf Dokumenten, die keiner weiteren Weisung zur Ausführung bedürfen, sind im Beschluss der Testamentsvollstrecker, die Unterschrift des Urhebers des Beschlusses und das Datum anzugeben. Es ist zulässig, den Beschluss auf einem gesonderten Blatt zu verfassen.

Die Texte der Dokumente werden in russischer Sprache verfasst, wenn sie an folgende Adresse gesendet werden:

an föderale Regierungsstellen, Regierungsstellen der Teilstaaten der Russischen Föderation;

an Unternehmen, Organisationen und deren Verbände, die nicht der Gerichtsbarkeit einer bestimmten Körperschaft der Russischen Föderation unterliegen oder sich auf dem Territorium anderer Körperschaften der Russischen Föderation befinden.

Dokumenttexte können in Form eines Fragebogens, einer Tabelle, eines verbundenen Textes oder einer Kombination davon dargestellt werden.

Ein zusammenhängender Text besteht in der Regel aus zwei Teilen. Im ersten Teil werden die Gründe, Gründe und Zwecke für die Erstellung des Dokuments aufgeführt. Im zweiten - Entscheidungen, Schlussfolgerungen, Anfragen, Vorschläge, Empfehlungen. Der Text darf nur den Schlussteil enthalten.

Im Text eines Dokuments, das auf der Grundlage von Dokumenten anderer Organisationen oder zuvor veröffentlichten Dokumenten erstellt wurde, werden deren Einzelheiten angegeben: Name des Dokuments, Name der Organisation, Autor des Dokuments, Datum des Dokuments, seine Registrierungsnummer, Titel zum Text.

1.2 Wertprüfung von Dokumenten

Eine Prüfung des Werts von Dokumenten in der Büroarbeit erfolgt bei der Erstellung einer Fallliste und deren Entstehung. Organisation und Durchführung einer Wertprüfung von Dokumenten, Auswahl und Vorbereitung für die Überführung in die staatliche Aufbewahrung sowie Kontrolle der Richtigkeit der Zuordnung von Dokumenten zu verschiedenen Fällen und Bereitstellung methodischer Unterstützung bei der Durchführung einer Wertprüfung eines Dokuments, Es werden ständige Expertenkommissionen (EPC) gebildet. Es wird eine Verordnung entwickelt, die ihre Funktionen, Rechte und Betriebsabläufe definiert.

Neben der Organisation der jährlichen Auswahl der aufzubewahrenden Unterlagen haben die Sachverständigenkommissionen folgende Aufgaben: Prüfung der jährlichen Aktenteile auf dauerhafte, langfristige (über 10 Jahre) Aufbewahrung, einschließlich Personalakten, Entscheidungen über die Zuweisung zur Vernichtung Dokumente und Akten, die keiner weiteren Aufbewahrung unterliegen, über irreparable Schäden an Dokumenten der dauerhaften Aufbewahrung und über die Nichterkennung von Fällen, die der Überführung in die staatliche Aufbewahrung unterliegen; Fragen zur Annahme von Dokumenten persönlicher Herkunft zur dienstlichen Aufbewahrung; Ausarbeitung und Einreichung von Vorschlägen zur Festlegung und Änderung der Aufbewahrungsfristen für Dokumente beim EPC; Durchsicht von Dokumentenverzeichnissen, Falllisten, Weisungen für Büroarbeiten etc.

Die Auswahl der aufzubewahrenden oder zu vernichtenden Dokumente ist das Ergebnis einer Prüfung des Wertes der Dokumente.

Die Wertprüfung von Dokumenten erfolgt in mehreren Schritten, beginnend bei der laufenden Büroarbeit und endend im Staatsarchiv.

Als ersten Schritt der Wertermittlung von Dokumenten kann die Erstellung einer Fallnomenklatur angesehen werden, bei der die Aufbewahrungsfristen für die zu erstellenden Dokumente sozusagen vorgegeben sind.

Das zweite Mal erfolgt die Prüfung des Wertes der Dokumente selbst zwei Jahre später, als die Dokumente herauskamen operative Arbeit, wenn Dokumente für die Langzeitspeicherung oder die Lieferung an die Archive einer Institution vorbereitet werden.

Zum dritten Mal wird der Wert von Dokumenten erneut geklärt, wenn sie vom Archiv der Anstalt in das Staatsarchiv zur dauerhaften Aufbewahrung überführt werden.

Die Prüfung des Werts von Dokumenten erfolgt in Institutionen unter der Leitung einer ständig tätigen Expertenkommission (EK), in großen Institutionen gibt es zentrale Expertenkommissionen (KEK), die die Arbeit der EK bündeln und koordinieren strukturelle Unterteilungen.

Das Verfahren zur Organisation der Arbeit der Zentralen Wahlkommission (EK) und ihre Aufgaben sind in den „Grundregeln für den Betrieb des Departementsarchivs“ festgelegt. Das EC wird im Auftrag der Führungskraft aus qualifizierten Mitarbeitern mit langjähriger Berufserfahrung, Leitern der Geschäftsstelle, des Abteilungsarchivs und dem Leiter der Buchhaltung (3-5 Personen) gebildet. In kleinen Unternehmen gehören zum EC eine Sekretärin und ein Buchhalter.

Aufgaben des EC (CEK):

Aktendokument des Abteilungsarchivs

Prüfung des Entwurfs der Nomenklatur der Angelegenheiten der Institutionen und ihrer Strukturgliederungen;

Organisation der jährlichen Auswahl von Dokumenten zur Aufbewahrung und Vernichtung;

Berücksichtigung jährlicher Abschnitte der Lagerbestände an Dauerlagerkisten und Lagerbeständen an Zwischenlagerkisten (über 10 Jahre), auch für Personal etc.

Die Prüfung des wissenschaftlichen und praktischen Werts von Dokumenten sollte systematisch erfolgen. Spezifische Aufbewahrungsfristen für Dokumente werden anhand von Dokumentenverzeichnissen festgelegt, die speziell von Archivinstitutionen erstellt und genehmigt wurden und die Aufbewahrungsfristen für verschiedene Dokumentenkategorien angeben.

Archivinstitutionen haben Standardlisten entwickelt. Sie legen die für die meisten Institutionen, Organisationen und Unternehmen typischen Aufbewahrungsfristen für die Dokumentation fest und spiegeln diese wider allgemeine Funktionen und Fragen ihrer Aktivitäten (Management, Kontrolle, Planung, Buchhaltung, Berichterstattung, Finanzierung, Arbeitsorganisation, Lieferung und Verkauf von Produkten).

Abhängig von der Bedeutung der Dokumente werden deren Aufbewahrungsfristen dauerhaft oder vorübergehend (1, 3, 5, 10, 15 usw. Jahre) festgelegt. Die Frist wird ab dem 1. Januar des Jahres berechnet, das auf das Jahr der Beendigung des Falles folgt.

Für eine Reihe von Personalakten gibt die Liste eine Aufbewahrungsdauer von „75 Jahren EKP-v“ an, d. h. Es wird davon ausgegangen, dass das Alter der Person berücksichtigt wird, die Aufbewahrungsdauer einer solchen Datei entspricht der Differenz von 75 Jahren minus dem Alter der Person.

Die Auswahl der Dokumente zur dauerhaften Aufbewahrung erfolgt auf der Grundlage der Nomenklatur der Unternehmensakten mit einer obligatorischen seitenweisen Durchsicht der Akten. Bei der Einsichtnahme in Akten mit dauerhafter Aufbewahrungsfrist unterliegen Urkundenduplikate, Entwürfe, ungestaltete Urkundenkopien und Urkunden mit vorübergehender Aufbewahrungsfrist der Pfändung. Wenn in einem Fall festgestellt wird, dass sich neben den Dokumenten zur dauerhaften Aufbewahrung auch eine erhebliche Anzahl von Dokumenten zur vorübergehenden Aufbewahrung darin befinden, wird der Fall neu formatiert und die Dokumente zur dauerhaften Aufbewahrung von den temporären Dokumenten getrennt. Enthält die Akte Dokumente zur vorübergehenden Aufbewahrung, die jedoch unterschiedlichen Wert und unterschiedliche Aufbewahrungsfristen haben, wird die Aufbewahrungsfrist für die gesamte Akte auf die wertvollste Dokumentation festgelegt, d. h. mehr. Gleichzeitig erfolgt eine Auswahl von Dokumenten und Dateien zur vorübergehenden (bis zu 10 Jahre) Aufbewahrung mit abgelaufenen Aufbewahrungsfristen.

Es gibt 4 Fallgruppen:

dauerhafte Aufbewahrung, vorbehaltlich der späteren Übergabe an das Staatsarchiv;

Langzeitlagerung im Archiv der Einrichtung (über 10 Jahre);

vorübergehende Lagerung (bis zu 10 Jahre);

unterliegen der Vernichtung wegen Ablauf der Aufbewahrungsfristen.

Die Organisation ist verpflichtet, Personaldokumente und Dokumente zur vorübergehenden Aufbewahrung (über 10 Jahre) systematisch zu beschreiben, deren Sicherheit und Buchhaltung zu gewährleisten.

Auf der Grundlage der Ergebnisse der Wertprüfung von Dokumenten werden Akteninventare für dauerhafte und vorübergehende (über 10 Jahre) Aufbewahrungsfristen sowie Aktenzuweisungsakte zur Vernichtung erstellt.

Die Registrierung eines Falles ist ein Komplex von Arbeiten zu seiner Neuregistrierung, der Nummerierung der Blätter, der Erstellung einer Beglaubigungsinschrift und der internen Dokumenteninventur. Sie beginnt mit der Beglaubigung des Falls in der Büroarbeit und endet mit der Vorbereitung zur Übergabe an das Abteilungsarchiv nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Fall eröffnet wurde. Die Erfassung der Fälle erfolgt durch Mitarbeiter des Büromanagementdienstes. Je nach Speicherdauer erfolgt eine vollständige oder teilweise Erfassung der Fälle. Die dauerhafte, langfristige (über 10 Jahre) Aufbewahrung und Personalakten unterliegen der vollständigen Registrierung. Fälle der vorübergehenden (bis einschließlich 10 Jahre) Aufbewahrung unterliegen der Teilregistrierung; sie können in Ordnern, ohne interne Neusystematisierung von Dokumenten, ohne Nummerierungsblätter und ohne Erstellung eines Beglaubigungsvermerks aufbewahrt werden.

Die Vorbereitung der Dateien vor der Archivierung umfasst zwei Hauptvorgänge: Registrierung und Beschreibung der Dateien. Die Registrierung der Fälle erfolgt durch die für die Dokumentenbearbeitung zuständige Person. Je nach Wert der Unterlagen und entsprechend der Aufbewahrungsdauer der Akten erfolgt eine vollständige oder teilweise (vereinfachte) Erfassung der Akten. Fälle der vorübergehenden (bis einschließlich 10 Jahre) Speicherung unterliegen der vereinfachten Registrierung. Zunächst wird ihr Vorliegen entsprechend der Nomenklatur der Fälle aufgedeckt. Die Akten werden auf korrekte Formatierung überprüft, sie verbleiben in Ordnern, die Blätter werden nicht nummeriert, Beglaubigungsvermerke werden nicht erstellt, sie werden nach der Nomenklatur der Akten systematisiert und dem Archiv übergeben. Das Hauptaugenmerk liegt auf Fällen dauerhafter, langfristiger (über 10 Jahre) Aufbewahrungsfristen und Personalangelegenheiten. Gemäß den Anforderungen des „Landesdokumentationsmanagementsystems“ und der „Grundregeln für den Betrieb der Abteilungsarchive“ erfolgt deren vollständige Registrierung, die Folgendes umfasst:

Neuordnung der Falldokumente in direkter chronologischer Reihenfolge von Januar bis Dezember;

Archivierung oder Bindung von Dateien;

Nummerierung der Blätter;

Erstellung einer Beglaubigungsnotiz (Beglaubigungsblatt) des Falles;

Erstellung eines internen Inventars der Falldokumente (falls erforderlich);

Registrierung aller Details der Fallabdeckung.

1.3 Design der Gehäuseabdeckung

Bei der Erstellung von Aktenhüllen für die dauerhafte, langfristige (über 10 Jahre) Aufbewahrung und für Personal müssen folgende Angaben gemacht werden: Name der Einrichtung und deren unmittelbare Unterstellung; Name der Struktureinheit, Fallindex; Anmerkung zu Falldokumenten (für dauerhafte Aufbewahrungskoffer mit besonders wertvollen Dokumenten); Datum des Falles (Band, Teil); Anzahl der Blätter im Koffer; Aufbewahrungsfrist für die Datei; Archivcode des Falles. Darüber hinaus ist auf den Umschlägen der Dauerakten Platz für den Namen des Staatsarchivs und der Staatsanstalt vorgesehen.

Es ist besonders zu beachten, dass der Archivcode auf den Umschlägen der Dauerakten im Abteilungsarchiv erst dann mit Tinte angebracht wird, wenn die Fälle in die jährlichen Abschnitte der zusammenfassenden Fallinventare aufgenommen wurden, die vom EPC der jeweiligen staatlichen Einrichtung genehmigt wurden Archivdienst (davor ist es mit Bleistift angebracht). Archivcodes auf den Umschlägen von Langzeitaufbewahrungskoffern (über 10 Jahre) und für Personal werden mit Tinte eingestempelt, nachdem die Koffer in die jährlichen Abschnitte der zusammenfassenden Fallinventare aufgenommen wurden, die vom Zentralen Exekutivkomitee (EC) der Institution genehmigt wurden. mit dem EPC der jeweiligen Einrichtung des Staatsarchivdienstes (für Fallinventare für Personal) abgestimmt und vom Leiter der Einrichtung genehmigt.

Bei der Ausfüllung der Angaben zur Deckung des Falles sind folgende Voraussetzungen zu beachten: Der Name der Einrichtung ist vollständig mit Angabe der Unterstellung im Nominativ anzugeben oder der amtlich anerkannte abgekürzte Name ist anzugeben; Titel und Nummer des Falles werden aus der Nomenklatur auf den Umschlag übertragen (es empfiehlt sich, diesen auf dem Rücken des Koffers anzubringen, um die Suche nach Koffern bei vertikaler Lagerung zu erleichtern).

Am Ende des Amtsjahres werden die notwendigen Abklärungen zur Gestaltung der Deckung eines Falles der dauerhaften oder langfristigen (über 10 Jahre) Lagerung vorgenommen. Wenn sich der Name der Institution (obere Abteilung, Struktureinheit) geändert hat oder der Fall an eine andere Institution (Struktureinheit) übertragen wurde, wird der Name dieser Institution der Struktureinheit in das Deckblatt aufgenommen. Der Titel des Falles auf dem Umschlag wird aus der Nomenklatur der Fälle der Organisation übernommen, die mit dem EPC der zuständigen Einrichtung des Staatsarchivdienstes vereinbart wurde. In erforderlichen Fällen (z. B. wenn der Titel auf dem Umschlag nicht den Inhalt der Akten des Falles wiedergibt) werden zusätzliche Informationen und Erläuterungen hinzugefügt.

In den Überschriften von Akten, die Kopien von Dokumenten enthalten, muss die Kopiennummer angegeben werden. Die Echtheit der Akten wird im Titel nicht angegeben. Beziehen sich die Angaben zur Kopienzahl der Dokumente auf alle Dokumente des Falles, so werden sie hinter den Titel gesetzt (in einer Zeile, nach einem Punkt, mit Großbuchstaben), und wenn sich die Daten auf einen Teil der Dokumente beziehen oder zu einem von ihnen, dann werden sie nach der Beschreibung der Dokumente geschrieben (in Klammern mit einem Kleinbuchstaben). Wenn ein Fall aus mehreren Bänden (Teilen) besteht, sind der allgemeine Titel des Falles und der Titel jedes Bandes (Teils) auf dem Umschlag jedes Bandes (Teils) angebracht.

Ein wichtiges Detail des Fallschutzes ist das Datum des Falles, d. h. Jahre der Etablierung und Erledigung des Falles in der Büroarbeit. Die korrekte Datierung von Fällen hängt von einer umfassenden Betrachtung der Art und Art der darin erstellten Dokumente ab. Das Datum eines Falles, der administrative, gestalterische und sonstige Unterlagen (Berichte, Abschriften, Briefe usw.) enthält, bei denen es auf eine genaue Datierung ankommt, sowie Fälle, die aus mehreren Bänden (Teilen) bestehen, sind die Extremdaten der Dokumente, d.h. e. Datum, Monat, Jahr der Registrierung (Erstellung) des frühesten und neuesten der im Fall enthaltenen Dokumente.

Das Datum eines Falles, der Protokolle von Sitzungen von Kollegialorganen, Kommissionen usw. enthält, ist das Datum der Erstellung des ersten und letzten Protokolls oder das Datum ihrer Genehmigung (sofern sie genehmigt werden). Als Datum der Personalakte gilt das Datum der Unterzeichnung der Aufnahme- und Entlassungsbeschlüsse der Person, für die sie angelegt wurde.

Am Ende jedes Falles einer dauerhaften, langfristigen (über 10 Jahre) Lagerung wird zur Erfassung der Menge und zur Festlegung der Merkmale der Nummerierung der Blätter auf einem separaten Blatt eine Bescheinigungsvermerk erstellt, in der die Anzahl der Blätter angegeben ist nummerierte Blätter werden in Zahlen und Worten und separat durch das „+“ (Plus)-Zeichen angegeben – die Anzahl der Blätter im internen Inventar (falls vorhanden). Die Beglaubigung ist leserlich unter Angabe der Position des Erstellers und des Erstellungsdatums verfasst und wird vom Ersteller mit einer Niederschrift der Unterschrift unterzeichnet. Spätere Änderungen in der Zusammensetzung und Lage des Falles (Mangel an Dokumenten, Hinzufügung neuer Dokumente, Ersetzen von Originaldokumenten durch Kopien usw.) werden in einer Beglaubigungsvermerk unter Bezugnahme auf die entsprechende Handlung vermerkt.

Für bestimmte Kategorien von Akten mit dauerhaften und langfristigen (über 10 Jahren) Aufbewahrungsfristen, deren Aufzeichnung auf die Besonderheiten der darin enthaltenen Unterlagen zurückzuführen ist (insbesondere wertvolle Personal-, Gerichts- und Ermittlungsakten, Fälle der Verleihung akademischer Grade usw.) (Verleihung akademischer Titel, Fälle von Urheberrechtsurkunden und Patenterfindungen etc.) sowie nach Typen gebildete Dokumente, deren Überschriften ihren konkreten Inhalt nicht erkennen lassen, wird ein internes Dokumenteninventar erstellt.

1.4 Erstellung einer Fallinventur

Die Landesnorm „Büroarbeit und Archivierung. Begriffe und Definitionen“ definiert ein Inventar als ein archivarisches Nachschlagewerk, das eine systematische Auflistung von Aufbewahrungseinheiten enthält und auch zu deren Erfassung und Konsolidierung der Systematisierung bestimmt ist.“

Das Inventar dient somit als zentrales Abrechnungs- und Nachschlagewerk in Büroarbeit und Archiven. Vor der Aufnahme vollständig abgeschlossener Fälle in das Inventar werden diese systematisiert, d.h. in einer streng definierten Reihenfolge angeordnet.

Zur Erfassung von Dokumenten bestimmter Kategorien der dauerhaften und vorübergehenden (über 10 Jahre) Aufbewahrung, die durch die Besonderheiten dieser Dokumentation bedingt sind (Aufträge für Kerntätigkeiten, Personalakten, Akten für Urheberrechtsbescheinigungen etc.), wird zudem ein internes Inventar erstellt . Auch bei dauerhaften und vorübergehenden (über 10 Jahren) Aufbewahrungsfristen ist ein internes Inventar der Fallunterlagen zu erstellen, gegliedert nach Dokumentenarten, deren Überschriften den konkreten Inhalt der Dokumente nicht erkennen lassen. Da Akten zur dauerhaften Aufbewahrung, Akten mit einer Aufbewahrungsdauer von mehr als 10 Jahren und Personalakten getrennt erstellt werden, erfolgt die Systematisierung der Akten für jede angegebene Gruppe gesondert. „Die Grundregeln für die Arbeit der Abteilungsarchive“ schlagen auch vor Erstellung separater Fallverzeichnisse, bestehend aus spezifischen Dokumenten, die nur für eine bestimmte Organisation charakteristisch sind (gerichtliche Ermittlungsfälle, wissenschaftliche Berichte usw.) und Verzeichnissen offizieller Veröffentlichungen.

Am Ende des Amtsjahres werden alle abgeschlossenen Dauer- und Zwischenlagerkisten, die die Wertprüfung bestanden haben, in das Inventar eingetragen. Das Fallinventar ist eine systematische Liste der Falltitel, die deren Zusammensetzung und Inhalt offenlegt und die Systematisierung der Fälle innerhalb des Fonds sowie deren Abrechnung festlegt. Darüber hinaus ist das Inventar sowohl ein Buchhaltungsdokument als auch der wichtigste wissenschaftliche Referenzstandard, der die operative Abrechnung von Fällen und Inventaren ermöglicht.

Vor der Einreichung der Fallunterlagen werden Metallbefestigungen von ihnen entfernt, ein leeres Formular des Zertifizierungsblatts eingefügt und in Fällen, in denen ein internes Inventar für den Fall erstellt wird, werden interne Inventarformulare eingefügt. Alle Blätter der Mappe sind mit einem schwarzen Graphitstift (die Verwendung von Tinten- oder Buntstiften ist verboten) oder mit einer Nummer in der oberen rechten Ecke nummeriert, ohne dass sich dies auf den Text des Dokuments auswirkt. Die internen Inventarblätter sind gesondert nummeriert. Das Zertifizierungsblatt ist nicht nummeriert. Wenn ein Fall mehrere Bände umfasst, wird jeder Band separat nummeriert. Ein Blatt beliebigen Formats, das an einer Kante gesäumt ist, wird als ein Blatt nummeriert (auch wenn es gefaltet ist). Ein in der Mitte gefaltetes und in der Mitte abgelegtes Dokument wird als zwei Blätter nummeriert. Bildmaterialien und Fotos sind auf der Rückseite nummeriert. In der Hülle abgelegte Umschläge mit Aufschriften oder Anhängen werden unabhängig voneinander nummeriert. Der Anhang im Umschlag ist mit der nächsten Nummer nach dem Umschlag nummeriert.

Werden Blätter übersprungen oder mit einer Nummer nummeriert, werden sie mit den Nummern der vorherigen Blätter unter Hinzufügung der Buchstaben a, b, c usw. gekennzeichnet. Alle diese Korrekturen werden am Ende des Falles in der Beglaubigungsinschrift vermerkt. Wenn bei der Nummerierung der Blätter viele Fehler gemacht werden, werden die Nummern durchgestrichen und der gesamte Fall erneut nummeriert. Am Ende des Falles wird zur Berücksichtigung der Anzahl der Blätter auf einem gesonderten Beglaubigungsblatt des Falles eine Beglaubigungsinschrift erstellt, in der die Anzahl der Blätter in Zahlen und in Worten sowie alle Merkmale in angegeben sind die Nummerierung und der physische Zustand der Dokumente im Fall werden angegeben.

Die Formulare des Zertifizierungsbogens sind nicht identisch, die Zusammensetzung der in die Formulare eingegebenen Informationen ist jedoch gleich.

Für Fälle mit besonders wertvollen Dokumenten, für Personen-, Gerichts- und Ermittlungsfälle, für Fälle der Verleihung von akademischen Graden und Titeln, für Fälle von Urheberrechtszertifikaten und Patenten usw. Zur Vorbereitung der Übermittlung an das Archiv wird, sofern diese nicht innerhalb eines Jahres gepflegt wird, ein internes Dokumenteninventar erstellt. Es wird außerdem empfohlen, eine interne Bestandsaufnahme für Fälle zu erstellen, deren Titel den Inhalt der Dokumente nicht vollständig offenlegen. In diesem Fall erleichtert die interne Bestandsaufnahme die Nutzung der Falldokumente und die Suche nach den erforderlichen Informationen.

Am Ende der internen Bestandsaufnahme des Falles wird ein Schlussprotokoll erstellt, das in Zahlen und Worten die Gesamtzahl der in der Bestandsaufnahme enthaltenen Dokumente des Falles und die Anzahl der Blätter der Bestandsaufnahme angibt.

Strukturelle Abteilungen der Einrichtung übertragen Akten der dauerhaften, langfristigen (über 10 Jahre) Aufbewahrung und Personalakten in das Abteilungsarchiv. Die Übergabe der Fälle erfolgt nur nach Bestandsaufnahme. Zusammen mit den Akten werden auch Melde- und Kontrollkarten des Büroarbeitsdienstes der Einrichtung (Büro, Sekretariat, Allgemeine Abteilung etc.) in das Archiv übertragen. Der Titel jeder Datei ist im Inventar enthalten.

Die Richtigkeit der Fallbildung und -abwicklung, die Übereinstimmung ihrer Anzahl mit dem Inventar und der Nomenklatur der Fälle wird vorab im Stadium der Vorbereitung der Fälle für die Übergabe an das Abteilungsarchiv durch Struktureinheiten von einem Archivmitarbeiter überprüft. Werden bei der Gestaltung und Durchführung von Fällen Mängel festgestellt, sind Mitarbeiter der Strukturabteilungen verpflichtet, diese zu beseitigen.

Kapitel II. Abgabe der Akten an das Abteilungsarchiv

Von der Einrichtung bis zur Übergabe an das Abteilungsarchiv werden die Akten in Arbeitsräumen oder eigens dafür vorgesehenen Räumlichkeiten aufbewahrt. Die Koffer werden in verschlossenen Schränken untergebracht, die die Sicherheit der Dokumente gewährleisten sollen, und mit dem Rücken nach außen gerichtet platziert.

Die Beschlagnahmung und Herausgabe von Unterlagen aus Dauerarchiven ist nur in Ausnahmefällen (z. B. auf Antrag gerichtlicher Ermittlungsbehörden) mit Zustimmung des Anstaltsleiters möglich. In diesem Fall müssen eine genaue beglaubigte Kopie des Dokuments und eine Begründung der Beschlagnahme des Originals in die Akte aufgenommen werden. Kopien und Auszüge aus Dokumenten zur Verwendung für die Arbeit der Einrichtung oder im Interesse einzelner Bürger werden mit Genehmigung der Leitung oder der Beamten angefertigt, denen durch die entsprechende Dienstanweisung ein solches Recht eingeräumt wird.

Der Büroleiter, die Sekretärin, der Sachbearbeiter usw. sind für die Sicherheit der Dokumente verantwortlich, die sich in der Büroarbeitsphase befinden. Sie müssen die Kontrolle über die Sicherheit von Dokumenten in Struktureinheiten und einzelnen Künstlern gewährleisten und etwaige Verstöße unverzüglich der Leitung der Einrichtung melden.

Die Übergabe von Akten aus einer Struktureinheit an das Archiv der Anstalt, sofern vorhanden, erfolgt nach einem vom Archiv erstellten, mit den Leitern der Struktureinheiten vereinbarten und vom Anstaltsleiter genehmigten Zeitplan. Diese Arbeiten müssen jährlich durchgeführt werden. Fälle mit dauerhaften Aufbewahrungsfristen, Aufbewahrungsfristen über 10 Jahren und Personalakten werden nach Bestandsaufnahme vom Archiv übernommen.

Die Aktenannahme erfolgt durch einen Mitarbeiter des Abteilungsarchivs im Beisein eines Mitarbeiters der Struktureinheit. In diesem Fall wird auf beiden Exemplaren des Inventars zu jedem Fall ein Vermerk über dessen Vorhandensein vermerkt. Nach Erhalt aller Fälle gemäß dem Inventar wird am Ende jeder Kopie des Inventars eine Beglaubigungsunterschrift erstellt, aus der in Zahlen und Worten die tatsächliche Anzahl der in das Archiv übertragenen Fälle und die Anzahl der fehlenden Fälle (sofern vorhanden) hervorgehen. Unter der Beglaubigungsunterschrift sind das Datum der Annahme und Übergabe der Fälle sowie die Unterschriften der Personen, die diese durchgeführt haben, angebracht.

Die durch die Bestandsaufnahme überprüften Akten werden ausgewählt und zu Archivbündeln mit einer Stärke von bis zu 20 cm zusammengebunden. Die Akten werden in aufsteigender Anzahl gestapelt, mit Rücken auf beiden Seiten. Die Übergabe der Fälle an das Abteilungsarchiv erfolgt durch Mitarbeiter der Struktureinheit. Die Ämter übermitteln Melde- und Kontrollakten zusammen mit den Akten an das Abteilungsarchiv und nehmen diese in den Bestand auf.

Fälle mit vorübergehender Aufbewahrung (bis zu 10 Jahre) werden entsprechend der Nomenklatur der Fälle an das Abteilungsarchiv übergeben. Da die Archive in vielen Einrichtungen nicht über ausreichend Platz verfügen, erlaubt die „Grundordnung des Abteilungsarchivs“ die Aufbewahrung dieser Akten „durch die Zentrale Dienststelle oder in Struktureinheiten“ bis zum Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist, danach erfolgt die Aufbewahrung unterliegen der Zerstörung in in der vorgeschriebenen Weise.

In neu gegründeten Handelsgesellschaften muss der Sekretär nach zwei Jahren die erforderliche Bearbeitung der Fälle durchführen und diese an ein anderes Büro übergeben, das den Beginn des künftigen Archivs der Gesellschaft bildet.

2.1 Speicherung von Dokumenten in elektronischer Form

Mit der Umstellung der Büroarbeit auf computergestützte Technologien stellt sich die Frage nach einer Rationalisierung und Organisation der Speicherung elektronisch erstellter Dokumente.

Dokumente in im elektronischen Format kann von Mitarbeitern der Organisation auf Computern erstellt werden, bezogen von Email, von der herkömmlichen Papierform in elektronische Form übersetzt (durch Scannen). Das erstellte oder empfangene Dokument muss im Speicher des Computers gespeichert – als Datei auf die Festplatte geschrieben werden. Dokumente können auf der Festplatte eines Computers oder auf einem speziell dafür vorgesehenen Computer (Dateiserver) oder auf Wechselmedien gespeichert werden.

Auf der Festplatte werden Ordner (Verzeichnisse) erstellt, in denen Dokumente abgelegt werden. So wie Papierdokumente in Akten abgelegt werden, so werden auch Akten in Ordnern abgelegt. Jeder Ordner kann Unterordner enthalten, die wiederum eigene Unterordner haben können. Jedem Ordner wird ein „Name“ zugewiesen. Der „Name“ sollte mit der Art der Dokumente (Anordnungen, Akten, Berichte usw.) beginnen, weshalb der Inhalt der Dokumente durch Informationen über die Urheberschaft, das Problem, den Korrespondenten und den Zeitraum, für den die Dokumente (Akten) gruppiert sind, verdeutlicht wird .

Aktuelle Büroarbeitsdateien werden auf der Festplatte des Computers gespeichert. Beim Arbeiten in einem Netzwerk hat der Benutzer möglicherweise Zugriff auf Festplatten oder Verzeichnisse auf anderen Computern. In diesem Fall verfügen sie über fortlaufende Buchstabennummern und können als Geräte auf Ihrem eigenen Computer verwendet werden. Zu diesem Zweck wird auf dem Computer, der über die erforderlichen Ressourcen verfügt, die Berechtigung zum gemeinsamen Zugriff auf eine bestimmte Datei festgelegt. Der Zugriff kann entweder durch die Verwendung eines Passworts für vollständigen und schreibgeschützten Zugriff oder durch die Beschränkung des Zugriffs auf nur bestimmte Benutzer eingeschränkt werden. Sie können ein Passwort eingeben, um den Zugriff auf den Ordner einzuschränken.

Organisationen mit einer großen Menge gemeinsam genutzter Dokumente verwenden dedizierte, äußerst zuverlässige Computer – Dateiserver –, die für den kontinuierlichen Betrieb ausgelegt sind und den gleichzeitigen Zugriff auf Daten von mehreren Einheiten bis hin zu Dutzenden, Hunderten oder sogar Tausenden von Benutzern ermöglichen.

Alle zur Büroweitergabe eingegangenen Dokumente müssen in allgemeinen Ordnern gespeichert werden, die gemäß der Nomenklatur der Angelegenheiten der Einheit (Organisation als Ganzes) auf der Grundlage von Standardklassifikatoren erstellt werden.

Eines der Hauptthemen, die den erfolgreichen Einsatz von Computertechnologie im Büro bestimmen, ist die Zuverlässigkeit der Speicherung von Dokumenten in elektronischer Form. Die Sicherheit von Dokumenten besteht aus:

nachhaltige Stromversorgung;

Reserveexemplar;

Virenschutz;

Prävention und Diagnose mit speziellen Dienstprogrammen (Hilfsprogrammen).

Die Besonderheit der elektronischen Speicherung besteht darin, dass Dokumente unmittelbar nach Abschluss der Arbeit mit ihnen im Büro an ein elektronisches Archiv gesendet werden. Dadurch können Sie die Sicherheit von Dokumenten, deren zentrale Speicherung, die schnelle Suche und den verteilten Zugriff auf Dokumente mit beiden gewährleisten lokales Netzwerk und per Fernzugriff (per Telefon und über das Internet).

Im Zuge der Registrierung wird eine Datenbank mit Dokumenten erstellt.

Daten zu Dokumenten des vergangenen Jahres werden auch dann separat gespeichert, wenn alle Dokumente des vergangenen Jahres ausgeführt wurden. Die Datenbank dient ausschließlich als Nachschlagewerk und kann auf ein externes Speichermedium kopiert werden. Je nach Informationsmenge kann es sich um eine Diskette, ein Magnetband, eine CD-ROM oder ein anderes Archivmedium handeln.

Dokumente von permanenten und langfristig Aufbewahrungsdokumente werden in der Regel auf CD-ROM aufgezeichnet, und Dokumente mit vorübergehender Aufbewahrungsfrist werden in der Regel auf Medien aufgezeichnet, die nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht und neu beschrieben werden können.

Die Aufbewahrungsfristen für Dokumente sind unabhängig von der Existenzform – in Papierform oder elektronisch – und werden durch spezielle Verzeichnisse – Dokumentenverzeichnisse mit Angabe der Aufbewahrungsfristen – festgelegt.

Die Mindestaufbewahrungsfrist für Dokumente wird durch das Bundesgesetz festgelegt „Über die Buchhaltung“ – fünf Jahre mit dem Recht auf Vernichtung nur nach einer Prüfung. Eine zwingende Voraussetzung ist die Überprüfung der Qualität der Aufzeichnung nach der Übermittlung der Daten und die regelmäßige Überprüfung der Sicherheit der Daten während der Speicherdauer der Speichermedien.

Somit haben Organisationen, die vollständig auf den papierlosen Dokumentenfluss umgestellt haben, die Möglichkeit, erheblichen Platz einzusparen, der zuvor für die Archivspeicherung belegt war. Automatisierte Technologien können die Büroarbeitsabläufe bei der Vorbereitung von Dateien für die Archivierung erheblich beschleunigen.

Am Ende des Amtsjahres wird die gesamte Dokumentendatenbank der Einrichtung, die im Laufe des Jahres im Rahmen der Dokumentenerfassung entstanden ist, nach Fällen sortiert. Anhand der Daten zu den Dokumenten der Organisation des vergangenen Jahres wird eine nach Fällen gruppierte Bestandsaufnahme aller Dokumente erstellt. Innerhalb der Akte werden die Dokumente in der Reihenfolge ihres Eingangs geordnet. Bei Dauer- und Langzeitaufbewahrungsfällen wird ein solches Verzeichnis der Fallunterlagen in Form einer internen Bestandsaufnahme ausgedruckt und zu Beginn des Falles abgelegt.

Die Archivordnung sieht die Erstellung von Aktenbeständen für die dauerhafte und langfristige Aufbewahrung vor. Verfügbarkeit automatisiertes System Mit der Buchhaltung können Sie dokumentarische Inventuren erstellen, die mit herkömmlicher Papiertechnologie aufgrund ihrer Arbeitsintensität bisher nicht möglich waren. Solche Inventare erleichtern und beschleunigen die Suche nach notwendigen Dokumenten im Archiv erheblich und gewährleisten deren Erfassung und Sicherheit.

Im Falle der Überführung von Dokumenten in die staatliche Aufbewahrung auf Antrag der Archivbehörden können auf der Grundlage der Dokumenteninventare problemlos generalisierte Inventare für dauerhafte und langfristige Aufbewahrungsfälle erstellt werden.

Abschluss

Daher ist die letzte Phase des Papierkramprozesses die Vorbereitung der ausgeführten Dokumente zur Aufbewahrung und Verwendung. Der Hauptzweck der Organisation und Aufbewahrung ausgeführter Dokumente besteht darin, Bedingungen für ihre Verwendung im Nachschlagewerk von Institutionen und zur Auffüllung des Staatsarchivfonds der Russischen Föderation zu schaffen. Die schnelle Suche und Nutzung solcher Dokumente hängt von der korrekten Erfassung der Fälle und deren Inventarisierung ab. Archivdatenbanken sind für das Land von großem Wert.

Im Rahmen der Erstellung dieser Studienarbeit habe ich mich mit dem Verfahren zur Bearbeitung und Einreichung von Fällen sowie dem Verfahren zur Übermittlung dieser Fälle an das Abteilungsarchiv befasst. Der Büroleiter, die Sekretärin, der Sachbearbeiter usw. sind für die Sicherheit der Dokumente verantwortlich, die sich in der Büroarbeitsphase befinden. Sie müssen die Kontrolle über die Sicherheit von Dokumenten in Struktureinheiten und einzelnen Künstlern gewährleisten und etwaige Verstöße unverzüglich der Leitung der Einrichtung melden. Das Inventar dient als zentrales Abrechnungs- und Nachschlagewerk in der Büroarbeit und im Archivwesen. Darüber hinaus ist das Inventar sowohl ein Buchhaltungsdokument als auch der wichtigste wissenschaftliche Referenzstandard, der die operative Abrechnung von Fällen und Inventaren ermöglicht.

Aufgrund der Umstellung der Büroarbeit auf computergestützte Technologien wurde besonderes Augenmerk auf die Speicherung von Dokumenten in elektronischer Form gelegt. Die Frage der Zuverlässigkeit der Speicherung von Dokumenten in elektronischer Form wurde berücksichtigt und Methoden zu deren Sicherstellung aufgelistet, wie zum Beispiel: Gewährleistung einer stabilen Stromversorgung, rechtzeitige Sicherung, obligatorischer Virenschutz sowie Prävention und Diagnose mithilfe spezieller Dienstprogramme (Hilfsprogramme). ).

Somit haben Organisationen, die vollständig auf den papierlosen Dokumentenfluss umgestellt haben, die Möglichkeit, erheblichen Platz einzusparen, der zuvor für die Archivspeicherung belegt war.

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Abteilung für Geschichte und Dokumentation des Außenministeriums Russlands (IDD MFA der Russischen Föderation). Archiv Außenpolitik des Russischen Reiches (AVP RI) und das Außenpolitische Archiv der Russischen Föderation (AFP RF) sind zwei Bestandteile des IDD des Außenministeriums der Russischen Föderation.

Archiv des Innenministeriums der Russischen Föderation. Archiv der Russisch-Orthodoxen Kirche.

Seminar 1. Grundlagen des Kurses „Staats-, Kommunal- und Ressortarchive“

Mehrere Umstrukturierungen von Ministerien und Abteilungen haben die Verwaltung und Abrechnung von Dokumenten, die sich im Abteilungsspeicher befinden, sowie deren Vorbereitung für die Übermittlung an den Staat erschwert. Archiv. Erhöhung des Dokumentenvolumens in den Abteilungen mit der Problematik des „Archivregals“ im Staatsarchiv. Es gilt, die Effizienz sicherzustellen. Arbeiten Sie mit der Dokumentation von der Papierkramphase bis zur Übergabe an den Staat. Bogen. Das ist möglich. basierend auf der Interaktion zwischen Regierungsmitarbeitern Geschäftsangelegenheiten und Veden. Bogen. Dienstleistungen

Die Neuordnung der Struktur der Bundesorgane führte zu Veränderungen in den Veden. Viele Probleme der Veden. - traditionell. die sich inzwischen verschärft haben, aber es gibt auch neue: eine Zunahme der Zahl der untersuchten Fälle. Lagerung, Überlastung, Mangel an bedarfsgerechten Räumlichkeiten, Lagerung von Bundesdokumenten, Organen in com-eigenen Räumlichkeiten. Strukturen, wodurch die Anzahl der Architekten reduziert wird. Arbeitskräfte; Bei Liquidationen, Umstrukturierungen von Ministerien oder Dienststellen gibt es nicht immer eine klare Definition des Rechtsnachfolgers. Es ist notwendig, die Dokumente aufzubewahren, zu organisieren und die Einrichtung eines Archivs in der neu geschaffenen oder neu organisierten Abteilung zu erreichen. Dienstleistungen. Doch es mangelt an Geld und Personal; kein Verständnis? zum Verhältnis zwischen der Aufgabenfolge der Ministerien und der Reihenfolge der Dokumentenaufbewahrung.

1998 Die Hauptkontrolldirektion Russlands und das Ros-Archiv führten eine Prüfung der Umsetzung des Bundesgesetzes durch. Behörden der Regulierungsbehörden in der Region. Bogen. Angelegenheiten. Wirtschaftsministerium mit vom Staat aufgebautem Ros-Archiv. Programm auf OSD, entstanden während der UdSSR-Zeit, inkl. eine Reihe von Maßnahmen zur Lösung dieses Problems auf Landesebene. und Ved. Lagerung. Dieses Programm wird jetzt verwendet. Erfolg, wenn gefüttert. Würden sich auch die Behörden an der Vorbereitung beteiligen? Ved. Std. Ein wesentlicher Bestandteil dieses Programms ist die Branchenregulierung bei den Aktivitäten der Veden. Bogen. Jetzt ist in vielen Minen das untergeordnete Netzwerk verloren gegangen - ?. Kann man von Zentralisierung sprechen? Auswirkungen auf den Zustand der Veden. XP oder der „Industrie“-Ansatz sind veraltet und jede Abteilung muss funktionieren Mit Dokumentieren Sie Ihr Fachwissen. Nekot gefüttert. Organe der Erhaltung Einfluss auf Untergebene. Schwester, abtropfen lassen. branchenweite Koordination, Regulierung der Profilaktivitäten. Einrichtung Und es ist notwendig, dass die Branche über eine einheitliche Rechts- und Organisationsstruktur verfügt. und die Methode der grundlegenden Arbeit von Dokumenten. Einige Entwässerungsabteilungen Kontrolle über den Zustand des Bogens. die Behörde hat versagt, sie erlässt Anordnungen, führt eine Inspektion durch (Finanzministerium, Justizministerium). Das Archiv veröffentlicht zusammen mit den Abteilungen Verwaltungsdokumente. um sie danach zu organisieren? Bedingungen von bedingt Std. deren Auswahl und Übertragung. Es ist ratsam, zur Praxis gemeinsamer Brancheninspektionen des Bundeslandes zurückzukehren. und Büroarbeit. Anschließend erfolgt die Prüfung der Ergebnisse durch Gremien.

Aber nicht alle Hexen sind damit einverstanden. wuchs als Architekt auf ? n. Chr. (98) schickte Gosstroy R. einen Brief an die örtlichen BTI-Behörden über die Schaffung von BTI-Architekturfonds auf der Grundlage dreiseitiger Vereinbarungen: Gosstroy, Roarch und die Verwaltungsleiter der Mitgliedskörperschaften. Mit diesem Brief wurde keine Einigung erzielt Rosarkh.)

Entwicklung von Normen, Handbüchern für Betriebsstoffe, Systeme. Es besteht die Möglichkeit, Unterstützung bei der Entwicklung von ungefähren Nomenklaturen und Näherungswerten zu leisten. Industrielisten Entwicklung von ungefähren Handbüchern für definierte Organe. Art, kann als wissenschaftliche Forschung zugeordnet werden. Arbeit für einen örtlichen Architekten Einrichtung über die ZMNS-Leitung. ZMNS erschien in den 70er Jahren im Ural. ZMNS-Eingang: Udmurtien, Sverdl., Kurgan., Perm., Tyum., Chel., Baschkortostan, Orenburg.

Umfang der vorgelegten Dokumente: im Staat. Bogen. nimmt jedes Jahr ab, weil In den USA gibt es keine Gebiete. Bogen. Kompliziert Empfang von Docks und eine große Anzahl (50 %) derjenigen, die nicht auf den Transfer vorbereitet sind. P/D-Status n ved Bogen. das Problem der Überarbeitung der Zusammensetzung der dem Staatsarchitekten zu übergebenden Dokumente. unter Berücksichtigung ihrer Rolle in der wissenschaftlichen Gemeinschaft.

Und daran arbeiten, Fristen für neue Docktypen auf der Grundlage von Wertkriterien festzulegen. N. Überarbeitung der Nomenklatur der Abteilungen, sodass alle dokumentarischen Informationen auf verschiedenen Medien vermittelt werden. Und die Nomenklatur muss nicht alle 5 Jahre, sondern jährlich neu genehmigt werden.

Muss untersucht werden. gefüttert org. , Identifizierung von Datenbanken, Registrierung beim Staatsarchiv Start n. Aus der Buchhaltung benötigen Sie Beschreibungen der Datenbank in den Abteilungen. Noch nicht; Wir brauchen Elektronennomenklatur, Dokumente mit Haltbarkeitsdauer, Datenbanknomenklatur,

gem. mit den Grundlagen, staatlichen Regeln. Bogen. 2002 Zustand Bogen.. Kontrolle über die Aktivitäten des Architekten ausüben. org, es gibt Inspektionen – umfassend, thematisch, kontrollierend. Bedeutung: Hilfe von Ved., Arch. Privalov stellt fest, dass viele Dokumentmängel entstehen, die behoben werden müssen

Bei der Umsetzung des Gesetzesbeschlusses im Jahr 99 – „Über Maßnahmen zur Erhaltung der AF der Russischen Föderation und zur Verbesserung der Nutzung des Bogens.“ doc-tov.“ Es werden Inspektionen der Nutzung der Räumlichkeiten in den Veden durchgeführt. Archiv. Es wurde gemeinsam mit der Bank von Russland entwickelt. Regelungen zum Verfahren für die Arbeit mit Dokumenten, die im Rahmen der Tätigkeit eines Kreditinstituts erstellt werden. im Falle einer Liquidation.

Im Namen der Regierung von 1999. führt eine Straffung der Dokumente der ehemaligen Unionsministerien durch. Die Verordnung umfasst weiterhin die Urkunden von 14 Ministerien und Dienststellen, die im Jahr 2000 abgeschafft wurden.

Auf dem Ved. Viele dauerhafte Dokumente werden im Speicher aufbewahrt. Haltbarkeit und Personal aufgrund der Arbeitsbelastung der Zivilluftfahrt; Viele Dokumente werden bei Behörden über den festgelegten Zeitraum hinaus aufbewahrt. Überreste? über das Schicksal von Doc. Organisationen - bankrott, liquidiert Kreditinstitute. In den Veden gibt es Fakten über den Verlust von Docks. Bogen. Es ist notwendig, die Aktivitäten des ZMNS-Bogens zu perfektionieren. Einrichtung Es ist wichtig, eine Diskussion zu organisieren. ? ihre Arbeit bei der Sitzung des Runden Tisches der Vorsitzenden des ZMNS.

2002 Basic Betriebsregeln von Bogenkörpern: obligatorisch x-r für org – Erwerbsquellen und empfohlen. x-r – für Nicht-Erwerbsquellen Für Organisationen behält die Katze das Geheimnis, die Dokumente werden verteilt. t. für die Arbeit UD

UA gefütterte Org. Autsch.

Zentrum, Industrie

Mitte, Bogen. Organisation oder Branchen, Fonds.

Ed. Bogen. (Dokumente aus einer oder mehreren Branchen)

Bogenorgel.

In Otech. Bogen." publ. Materialien zur Arbeit verschiedene. Erzorg (Eremenko, Kozlov, Leontiev). Dekret 03.03.93. Verantwortung für Abteilungen und Organisationen, einen Kopienbestand für besonders wertvolle Dokumente anzulegen.

Probleme der Abteilungsspeicherung (Fortsetzung). Bundesgesetz über die Archivierung in der Russischen Föderation im Abschnitt „ Allgemeine Bestimmungen„Die Grundkonzepte werden vermittelt, darunter auch das Konzept des Archivfonds der Russischen Föderation.

AF RF ist eine historisch etablierte und ständig wachsende Sammlung von Archivdokumenten, die das materielle und spirituelle Leben widerspiegeln und historische, wissenschaftliche, soziale, wirtschaftliche, politische, kulturelle Bedeutung, die ein integraler Bestandteil des historischen und kulturellen Erbes der Völker der Russischen Föderation sind, Bestandteil Informationsressourcen Russlands und unterliegen der dauerhaften Speicherung; Die Aufteilung des Archivfonds der Russischen Föderation (AF RF) in den Staat wird aufgezeichnet. und Negos. Teile

Departmental_archive ist ein Archiv, das nicht Teil des FAS-Systems ist. der jeweiligen Organisation direkt unterstellt sein oder eine strukturelle Einheit der Organisation sein.

Arten von Abteilungsarchiven:

1. Zweigstelle des Staatsfonds – Museen und Bibliotheken des Ministeriums für Kultur, Akademie der Wissenschaften.

2. Zentrales Industriearchiv eines Ministeriums oder einer Abteilung (speichert Dokumente von Industrieorganisationen auf allen Unterordnungsebenen);

3. Zentralarchiv des Ministeriums (speichert Dokumente des Zentralapparats + direkt unterstellter Organisationen);

4. Vereinigtes Abteilungsarchiv (speichert Dokumente von Organisationen, die durch Unterordnung oder ähnliche Art der Tätigkeit verbunden sind);

5. Vereinigtes abteilungsübergreifendes Archiv (speichert Dokumente mehrerer Organisationen oder Systeme). Entwickelt für die Aufbewahrung von Dokumenten für Personal,

6. ARCHIV der Institution (speichert Dokumente der Institution und öffentlicher Organisationen).

Alle Staaten Archive speichern Dokumente; abgeschlossen durch Büroarbeit. Sie behalten die Mittel ihrer Organisation und können die Mittel ihrer Vorgänger, persönliche Mittel und einen Versicherungsfonds behalten.

Die Arbeit wird durch die Grundregeln für die Arbeit der Abteilungsarchive (Moskau, 1986) + Beziehungen zwischen Abteilungs- und Staatsarchiven geregelt

Eines der Hauptprobleme ist das Problem der Abteilungsspeicherung, die die Sicherheit von Dokumenten gewährleistet. Dieses Problem wurde in der seit 1992 erscheinenden Zeitschrift „Domestic Archives“ behandelt: Eremchenko, Leontyeva (1994). Artizov (1996). Kolotiv (1997). B Nr. Für 1999 wurde Eremchenkos Artikel „Büroverwaltung und Abteilungsspeicherung von Dokumenten unter den Bedingungen der Abteilungsreform: Hauptprobleme“ veröffentlicht.

Zahlreiche Umstrukturierungen von Ministerien und Abteilungen im Zuge der Bildung eines neuen Managementsystems werden die Aufbewahrung von Dokumenten und deren Erfassung in den Abteilungen erheblich erschweren, d im Umfang der Dokumente. Die Abteilungsarchive blieben gleich. Unter diesen Bedingungen Die Hauptaufgabe Mitarbeiter, Abteilungen und FAS - um eine effektive Arbeit mit solchen Dokumenten zu gewährleisten. Dies ist nur mit der Mitarbeit der Arbeitnehmer möglich; FAS. Büro- und Abteilungsarchivdienste.

Probleme der Abteilungsspeicherung unter den Bedingungen der Neuordnung staatlicher Strukturen: I. Das Problem der staatlichen Regulierung vorschulischer Bildungseinrichtungen.

II. Das Problem der Interaktion zwischen FAS-Mitarbeitern, Büroarbeit und Abteilungsarchivdiensten bei der Organisation der Aufbewahrung von Dokumenten.

III. Abschluss von Vereinbarungen über die Aufbewahrung von Dokumenten zwischen der FAS und der branchenspezifischen Regierung. ABSCHLUSS VON VEREINBARUNGEN ÜBER DIE AUFBEWAHRUNG VON DOKUMENTEN ZWISCHEN FAS und INDUSTRIE-REGIERUNGSFONDS UND -ORGANISATIONEN

28,5 Millionen Akten werden in sektoralen Staatsfonds (Bibliotheken und Museen des Kulturministeriums, Akademie der Wissenschaften) gespeichert.

Zur Aufbewahrung von Dokumenten des Innenministeriums des FSB werden Briefe an die Kommunen über den Abschluss „der entsprechenden Vereinbarungen auf der Ebene der zuständigen Behörden der Teilstaaten der Russischen Föderation“ gesendet.

IV. VERBESSERUNG DER AUSWAHL UND ÜBERMITTLUNG VON DOKUMENTEN AN DIE STAATLICHEN ARCHIVE Das Volumen der von den Abteilungen an die Staatsarchive eingehenden Dokumente ist in den letzten Jahren aufgrund der mangelnden Ordnung in den Abteilungen und des Platzmangels in den Archiven zurückgegangen.

Heute um Bundesorgane Die Exekutive speichert über 320.000 Akten über ihre Frist hinaus. das sind 42 % mehr als 1996. 50 % dieser Fälle sind nicht für die Übergabe an Staatsarchive vorbereitet,

Derzeit stehen Staats- und Departementsarchive vor der Aufgabe, die Zusammensetzung der in Staatsarchive aufzunehmenden Dokumente zu überarbeiten. Dazu ist es notwendig: 1) die Zusammensetzung der Ministerien festzulegen, deren Dokumente überarbeitet werden sollen; 2) die Zusammensetzung der Dokumente festzulegen, deren Aufbewahrungsfristen überarbeitet werden sollen (gesellschaftlicher Wettbewerb, Erfindung). 3) zu Legen Sie die Kriterien fest, nach denen diese Arbeit durchgeführt wird.

Das Problem der Abteilungsspeicherung von Dokumenten wurde auf der Allrussischen Konferenz behandelt, die den Problemen der Abteilungsspeicherung von Dokumenten gewidmet war. Diese Konferenz fand 1996 in Jekaterinburg statt.

ZWEITE EBENE – ABTEILUNGSARCHIVE VON MINISTERIEN, ORGANISATIONEN, STAATLICHEN UNTERNEHMEN.

1. Finanzierungsprobleme, daher ~ Personalproblem (altes Personal geht, neues kommt nicht).

2. Das Problem der Kontinuität in der Arbeit. Die Kontinuität in der Arbeit der Staats- und Departementsarchive wurde durch die Einheit und Konsistenz des normativen und methodischen Rahmens gewährleistet. Dies ist nun nicht mehr der Fall – die alten Dokumente wurden storniert und es wurden keine würdigen neuen erstellt. Es wird vorgeschlagen, die Kontinuität durch die Entwicklung eines normativen und methodischen Rahmens und dessen schrittweise Verbesserung wiederherzustellen.

3. Die Notwendigkeit einer Interaktion zwischen den Abteilungsarchiven und dem FAS.

4. Die Bedingungen für die Aufbewahrung von Dokumenten in Organisationen haben sich in den 90er Jahren erheblich verschlechtert; manchmal katastrophal (Keller, Halbkeller). Kein Geld + niedriges Niveau Bewusstsein von Führungskräften. Tools können dabei helfen Massenmedien, das Problem erklärend.

5. Die Menge der über ihr Verfallsdatum hinaus aufbewahrten Dokumente hat in Archiven zugenommen. Daher werden die Archive nicht bestückt, da kein freier Speicherplatz vorhanden ist.

DRITTE EBENE – ARCHIVE VON NICHTREGIERUNGSORGANISATIONEN

Die Probleme sind immer noch die gleichen. Ausstieg: Abschluss von Verträgen und Vereinbarungen zur Dokumentenspeicherung. Arbeiten Sie an der Bewusstseinsebene der Führungskräfte in diesem Bereich.

Am 21. September traten die Regeln für die Organisation der Aufbewahrung, Beschaffung, Aufzeichnung und Nutzung von Dokumenten aus dem Archivfonds der Russischen Föderation und anderen Archivdokumenten in Regierungsbehörden, Kommunalverwaltungen und Organisationen in Kraft (genehmigt auf Anordnung des Kulturministeriums). Russlands vom 31. März 2015 Nr. 526; im Folgenden als neue Regeln bezeichnet).

Was waren Ihre Richtlinien, bevor die neuen Regeln herauskamen?

Vor der Verabschiedung der neuen Regeln orientierten sich die Archive staatlicher Behörden, Kommunalverwaltungen und Organisationen (im Folgenden als Organisationsarchive bezeichnet) bei ihrer Arbeit an den Grundregeln für den Betrieb von Organisationsarchiven und verwendeten einige Archive von Organisationen ein sehr altes Dokument – ​​die Grundregeln für den Betrieb des Abteilungsarchivs. Beide Dokumente waren keine normativen Dokumente, sondern definierten ihren Status als normatives und methodisches Dokument. Gleichzeitig hatte die Grundordnung von 1985 tatsächlich den Status eines normativen Dokuments, da sie auf Anordnung des Hauptarchivs genehmigt wurde, und die Grundordnung von 2002 wurde vom Bundesarchiv nicht genehmigt und verfügte daher nicht über die Status eines normativen Dokuments.

Aus welchem ​​Grund wurde es angesichts der Grundregeln von 2002 notwendig, ein neues und konkret normatives Dokument zur Organisation der Aufbewahrung von Dokumenten in den Archiven von Organisationen zu entwickeln?

Tatsache ist, dass im Jahr 2004 das Bundesgesetz vom 22. Oktober 2004 Nr. 125-FZ „Über Archivangelegenheiten in der Russischen Föderation“ (im Folgenden als Bundesgesetz Nr. 125-FZ bezeichnet) verabschiedet wurde, das viele Neuerungen einführte die Organisation der Archivangelegenheiten im Land:

Extraktion

aus dem Bundesgesetz Nr. 125-FZ

Artikel 13. Erstellung von Archiven

1. Landeskörperschaften, kommunale Körperschaften eines Stadtbezirks und einer kreisfreien Stadt werden zum Erstellen von Archiven benötigt zur Aufbewahrung, Erfassung, Abrechnung und Nutzung der im Rahmen ihrer Tätigkeit anfallenden Archivdokumente.

2. Organisationen und Bürger hat das Recht, Archive zu erstellen zum Zweck der Aufbewahrung von Archivdokumenten, die im Rahmen ihrer Tätigkeit anfallen, einschließlich zum Zweck der Aufbewahrung und Nutzung von Archivdokumenten, die nicht staatliches oder kommunales Eigentum sind.

Artikel 17. Verantwortlichkeiten staatlicher Stellen, lokaler Regierungen, Organisationen und Bürger, die ohne Bildung unternehmerisch tätig sind juristische Person, um die Sicherheit von Archivdokumenten zu gewährleisten

1. Staatliche Stellen, Kommunalverwaltungen, Organisationen und Bürger, die einer Geschäftstätigkeit nachgehen, ohne eine juristische Person zu bilden, sind verpflichtet, die Sicherheit von Archivdokumenten, einschließlich Personaldokumenten, während ihrer durch Bundesgesetze und andere Vorschriften festgelegten Aufbewahrungsfristen zu gewährleisten Rechtsakte Russische Föderation sowie Dokumentenlisten […]

Außerdem wurde mit diesem Bundesgesetz das Konzept des Eigentums an Archivdokumenten eingeführt (Dokumente können sich im Staatseigentum (Bundeseigentum, Eigentum der Teilstaaten der Russischen Föderation), im kommunalen Eigentum oder im Privateigentum (Nichtregierungsorganisationen und Einzelpersonen) befinden).

Darüber hinaus wurden mit Beschluss des Kulturministeriums Russlands vom 18. Januar 2007 Nr. 19 die Regeln für die Organisation der Aufbewahrung, des Erwerbs, der Aufzeichnung und der Verwendung von Dokumenten des Archivfonds der Russischen Föderation und anderen Archivdokumenten in staatlichen und Stadtarchive, Museen und Bibliotheken, Organisationen der Russischen Akademie der Wissenschaften wurden genehmigt (im Folgenden als die Regeln von 2007 bezeichnet).

Diese beiden Umstände sowie die Tatsache, dass die Grundregeln nicht den Status eines normativen Dokuments hatten, zwangen uns, uns der Entwicklung eines normativen Dokuments zuzuwenden, das das Verfahren zur Aufbewahrung von Dokumenten in den Archiven von Organisationen festlegt.

„Welche Kommentare wird es geben?“

Während der Ausarbeitung des Entwurfs der neuen Regeln wurde das Dokument zweimal ausführlich unter Archivaren diskutiert:

• das erste Mal - durch Mitarbeiter von Archivverwaltungsorganen in den Teilgebieten der Russischen Föderation, Staats- und Kommunalarchiven;
• zum zweiten Mal - von Mitarbeitern der Bundesvollzugsbehörden.

Allein aus Landes- und Kommunalarchiven kamen mehr als 400 Kommentare. Alle eingegangenen Kommentare wurden sorgfältig geprüft und letzte Stufe- eine temporäre Arbeitsgruppe, der Spezialisten aus Rosarchiw und VNIIDAD angehörten. Es sei darauf hingewiesen, dass viele Kommentare durch den Wunsch der Archivare verursacht wurden, die einzelnen Prozesse der Archivierungstechnologien so detailliert wie möglich zu beschreiben, die zur Sicherstellung der Aufbewahrung, Aufzeichnung, Beschaffung und Nutzung von Dokumenten in den Archiven von Organisationen eingesetzt werden, die in Prinzipiell war dies angesichts des Status der neuen Regeln als normatives Dokument nicht möglich.

Gleichzeitig waren einige Anmerkungen grundsätzlicher Natur, beispielsweise die Bemerkung, dass im Abschnitt „Erwerb“ des Entwurfs der neuen Regeln die Frage der Wertprüfung von Dokumenten nicht konsequent genug dargestellt wird, insbesondere aufgrund von die Tatsache, dass Bestimmungen zur Nomenklatur der Fälle ausgeschlossen wurden. In Anbetracht dessen, dass derzeit die Form der Nomenklatur der Angelegenheiten einer Organisation und das Verfahren zu ihrer Entwicklung nur in einem Dokument methodischer Natur festgelegt sind - Methodische Empfehlungen für die Entwicklung von Anweisungen für die Büroarbeit in Bundesorganen, bei der Fertigstellung des Entwurfs von Aufgrund der neuen Regeln wurde beschlossen, in den Abschnitt „Erwerb“ grundlegende Bestimmungen zur Nomenklatur der Fälle aufzunehmen, einschließlich der Form der Nomenklatur der Fälle (konsolidierte und strukturelle Einheiten).

Zweck der neuen Regeln

Die neuen Regeln richten sich an staatliche Behörden, lokale Regierungen und Organisationen, die Archive zum Speichern, Zusammenstellen, Aufzeichnen und Verwenden von Archivdokumenten erstellen, die im Rahmen ihrer Aktivitäten erstellt werden.

Sie gelten nicht für die Organisation der Aufbewahrung, Beschaffung, Aufzeichnung und Nutzung von Dokumenten aus dem Archivfonds der Russischen Föderation und anderen Archivdokumenten, die Informationen enthalten, die Staatsgeheimnisse darstellen.

Die neuen Regeln sind ein normatives Dokument. Ihr Regulierungsstatus bestimmt strengere Anforderungen an ihre Inhalte. Zu den zuvor veröffentlichten Regeln (siehe oben) gehörten nicht nur Normen (Regeln, Anforderungen), sondern auch Empfehlungen und Methoden zur Anwendung dieser Normen. Sämtliche Bestimmungen empfehlender, methodischer und beschreibender Art sind von den neuen Regeln ausgenommen. In diesem Teil wurde der Entwurf dieser Regeln während der Diskussion von Archivaren kritisiert, die ständig sagten, dass die Regeln detailliert sein sollten und nicht nur die Regeln selbst, sondern auch den Mechanismus für ihre Umsetzung enthalten sollten.

Aufbau und Inhalt der neuen Regeln

Die neuen Regeln bestehen aus sieben Abschnitten:

1. Allgemeine Bestimmungen.
2. Organisation der Aufbewahrung von Dokumenten des Archivfonds der Russischen Föderation und anderer Archivdokumente in der Organisation.
3. Abrechnung von Dokumenten aus dem Archivfonds der Russischen Föderation und anderen Archivdokumenten in der Organisation.
4. Vervollständigung des Archivs mit Dokumenten aus dem Archivfonds der Russischen Föderation und anderen Archivdokumenten.
5. Organisation der Nutzung von Dokumenten aus dem Archivfonds der Russischen Föderation und anderen Archivdokumenten der Organisation.
6. Übergabe der Organisationsdokumente zur Aufbewahrung an das staatliche (kommunale) Archiv.
7. Übertragung von Dokumenten bei Umstrukturierung oder Liquidation einer Organisation, Wechsel des Leiters des Archivs der Organisation.

Die Anhänge zu den neuen Regeln enthalten Rechnungslegungs- und andere Formen von Dokumenten, die in den Archiven von Organisationen verwendet werden.

Die Reihenfolge der Hauptabschnitte dieser Regeln entspricht dem Bundesgesetz Nr. 125-FZ und den Regeln von 2007, obwohl es, wie viele Experten in der Diskussionsphase anmerkten, logischer wäre, mit dem Erwerb zu beginnen und mit der Nutzung zu enden.

Abschnitte der neuen Regeln spiegeln die Hauptfunktionen des Archivs der Organisation wider:

• Organisation der Aufbewahrung von Dokumenten aus dem Archivfonds der Russischen Föderation und anderen Archivdokumenten;
• Dokumentenbuchhaltung;
• Vervollständigung des Archivs der Organisation mit Dokumenten;
• Organisation der Nutzung von Archivdokumenten;
• Übergabe von Dokumenten zur Aufbewahrung an das staatliche (kommunale) Archiv.

Darüber hinaus enthalten die neuen Regeln einen Abschnitt „Übertragung von Dokumenten bei Umstrukturierung oder Liquidation einer Organisation, Wechsel des Leiters des Archivs der Organisation“.

beachten Sie

Im Gegensatz zur Grundordnung von 2002 enthält die Ordnung Nr. 526 keine Bestimmungen zu den organisatorischen Aspekten der Tätigkeit des Archivs selbst (die Ziele und Zielsetzungen des Archivs, seine Funktionen, Rechte usw. sind nicht definiert). Ihr Hauptzweck besteht darin, Anforderungen für die Organisation von Prozessen zur Archivierung von Dokumenten festzulegen, von der Bestückung des Archivs der Organisation mit Dokumenten bis hin zur Organisation der Verwendung von Dokumenten.

Schauen wir uns die Abschnitte genauer an.

Abschnitt I. Allgemeine Bestimmungen

Definiert die Rechtsgrundlage für die Entwicklung und den Umfang des Dokuments und enthält außerdem Bestimmungen, die einige organisatorische Grundlagen für die Aktivitäten des Archivs der Organisation definieren.

Die neuen Regeln gelten für Regierungsbehörden, lokale Regierungsbehörden und Organisationen – Erwerbsquellen staatlicher und kommunaler Archive, in deren Tätigkeit Dokumente des Archivfonds der Russischen Föderation (im Folgenden als Organisationen bezeichnet) erstellt werden. Die Bestimmungen dieser Regeln können auch von anderen staatlichen und nichtstaatlichen Organisationen genutzt werden, deren Aktivitäten keine Dokumente des Archivfonds der Russischen Föderation generieren.

Basierend auf den Bestimmungen des Bundesgesetzes Nr. 125-FZ sehen die neuen Regeln vor, dass staatliche Stellen, lokale Selbstverwaltungsorgane eines Stadtbezirks, eines Stadtbezirks und eines innerstädtischen Bezirks verpflichtet sind, Archive zur Aufbewahrung, Zusammenstellung, Aufzeichnung und Nutzung von Archivmaterial zu erstellen Dokumente, die im Rahmen ihrer Tätigkeit erstellt wurden. Aufgaben und Funktionen des Archivs (Zentralarchiv) Regierungsbehörde, Kommunalverwaltung, Organisation – die Erwerbsquelle des Staats- und Gemeindearchivs wird durch die vom Leiter der Organisation genehmigten Vorschriften bestimmt.

beachten Sie

Die neuen Regeln gelten nicht für die Organisation der Aufbewahrung, Beschaffung, Aufzeichnung und Nutzung von Dokumenten aus dem Archivfonds der Russischen Föderation und anderen Archivdokumenten, die Informationen enthalten, die Staatsgeheimnisse darstellen.

Abschnitt II. Organisation der Aufbewahrung von Dokumenten des Archivfonds der Russischen Föderation und anderer Archivdokumente in der Organisation

Definiert das Konzept des Archivfonds einer Organisation und die Arten der Archivfonds der Organisation.

Der Archivfonds der Organisation ist Teil des Dokumentenfonds, der Dokumente aus dem Archivfonds der Russischen Föderation, Personaldokumente und Dokumente mit vorübergehender (über 10 Jahre) Aufbewahrungsfrist umfasst, die in den Buchhaltungsunterlagen des Archivs enthalten sind. Der Archivfonds muss im Archiv der Organisation aufbewahrt werden.

Arten von Archivfonds der Organisation:

• Archivfonds der Organisation, bestehend aus Dokumenten aus dem Archivfonds der Russischen Föderation und anderen Archivdokumenten;
• ein einheitlicher Archivfonds, der aus Dokumenten des Archivfonds der Russischen Föderation besteht, die im Rahmen der Aktivitäten von zwei oder mehr Organisationen gebildet wurden, und anderen Archivdokumenten, die historisch und/oder logisch bedingte Verbindungen zueinander haben;
• eine Archivsammlung bestehend aus einzelnen Archivdokumenten unterschiedlicher Herkunft, zusammengefasst nach einem oder mehreren Merkmalen (Thema, Autor, Typ, Objekt usw.).

Aufbewahrung von Papierdokumenten. Klausel 2.9 der neuen Regeln betont: Archivdokumente werden systematisch im Archivfonds aufbewahrt. Die Einheit zur Systematisierung von Archivfondsdokumenten im Archiv einer Organisation ist eine Speichereinheit. Die Regeln legen auch die Anzeichen einer Systematisierung der Lagereinheiten des Archivfonds fest:

• strukturell (Zugehörigkeit von Lagereinheiten zu strukturellen Abteilungen der Organisation);
• chronologisch (nach Zeiträumen oder Daten, zu denen Lagereinheiten gehören);
• funktional, sektoral, thematisch, fachspezifisch (unter Berücksichtigung der Funktionen der Organisation, Themen oder Fragestellungen, die den Inhalt von Lagereinheiten betreffen);
• nominal (je nach Büroarbeitsform - Arten und Arten von Dokumenten);
• Korrespondent (für Organisationen, aufgrund der Korrespondenz, mit denen Lagereinheiten gebildet wurden);
• geographisch (nach bestimmte Gebiete, Siedlungen und andere geografische Objekte, mit denen der Inhalt von Dokumenten, ihren Autoren, Korrespondenten verbunden ist);
• Autor (durch die Namen von Organisationen oder Nachnamen von Bürgern, die die Autoren der Dokumente sind).

Es werden Anforderungen zur Gewährleistung der Sicherheit von Dokumenten festgelegt (normative (optimale) Bedingungen für die Aufbewahrung von Dokumenten; rationelle Unterbringung von Dokumenten im Archivspeicher; Überprüfung der Verfügbarkeit und des Zustands von Dokumenten, Verfahren zur Suche nach Dokumenten), einschließlich Merkmale der Speicherung elektronischer Dokumente

Lagerung elektronische Dokumente. Die Regeln legen die verbindlichen Aufbewahrungsbedingungen für solche Dokumente fest:

• das Vorhandensein von mindestens zwei Kopien jeder elektronischen Dokumentenspeichereinheit im Archiv der Organisation (die Haupt- und Arbeitskopien müssen sich auf unterschiedlichen physischen Geräten befinden);
• Verfügbarkeit von technischen und Softwaretools zum Reproduzieren, Kopieren, Konvertieren und Migrieren elektronischer Dokumente sowie zur Überwachung ihres physischen und technischen Zustands;
• Gewährleistung eines Speicherregimes für elektronische Dokumente, das den Verlust, die unbefugte Verbreitung, die Zerstörung oder die Verfälschung von Informationen verhindert.

Das Format elektronischer Textdokumente, die zur Speicherung an das Archiv der Organisation übertragen werden – die Erwerbsquelle des Staats- und Gemeindearchivs – PDF/A.

Die Regeln sehen vor, dass das Archiv der Organisation im Falle einer Änderung der Software- und Hardwareumgebung, der Veralterung von Computerformaten oder einer Beschädigung der Medien Arbeiten zur Konvertierung elektronischer Dokumente in neue Formate und/oder auf neue Medien durchführt.

Zusätzlich zu den besprochenen Bestimmungen legt dieser Abschnitt das Verfahren zur Überprüfung der Verfügbarkeit und des Zustands von Archivdokumenten (Absätze 2.39-2.43), die Organisation der Suche nach nicht entdeckten Dokumenten (Absatz 2.44) und das Verfahren zur Ausgabe von Dokumenten aus den Archiven (Absätze 2.45) fest -2.48) sowie das Verfahren zur Gewährleistung der Sicherheit von Archivdokumenten während Notfallsituationen(Ziffer 2.49).

Prüfung der Verfügbarkeit und des Zustands von Papierdokumenten. Wird im Archiv der Organisation von einer Kommission oder mindestens zwei Mitarbeitern mindestens alle 10 Jahre durchgeführt, elektronische Dokumente - mindestens alle 5 Jahre.

Gemäß Abschnitt 2.11.5 des Verfahrens von 2007 werden außerordentliche einmalige Überprüfungen der Verfügbarkeit und des Zustands aller Dokumente im Archiv der Organisation oder ihrer einzelnen Teile (Gruppen) durchgeführt:

• im Fall von Naturkatastrophen, Massenbewegungen und andere Umstände, durch die Archivdokumente verloren gehen oder beschädigt werden können,
• beim Wechsel des Archivmanagers.

Basierend auf den Ergebnissen der Inspektion werden folgende Gesetze erstellt:

• Überprüfung der Verfügbarkeit und des Zustands von Archivdokumenten (Anhang Nr. 3);
• über technische Fehler in Buchhaltungsunterlagen (sofern diese festgestellt werden) (Anhang Nr. 4);
• über die Entdeckung von Dokumenten (nicht im Zusammenhang mit diesem Fonds, nicht erfasst) (Anhang Nr. 5).

Das Verfahren zur Ausstellung von Dokumenten aus den Archiven. Die Ausstellung von Dokumenten erfolgt auf der Grundlage einer schriftlichen Genehmigung des Leiters des Archivs der Organisation oder seines Stellvertreters (wenn es sich bei dem Archiv um eine Institution handelt), des Leiters der Struktureinheit der Organisation (wenn es sich bei dem Archiv um eine Struktureinheit handelt):

• Mitarbeiter struktureller Abteilungen der Organisation;
• Justiz-, Strafverfolgungs- und andere autorisierte Stellen in der vorgeschriebenen Weise;
• andere Benutzer auf schriftliche Anfrage.

Der Zeitraum für die Ausgabe von Dokumenten aus dem Archivspeicher sollte Folgendes nicht überschreiten:

• ein Monat – zur Nutzung durch Mitarbeiter der Organisation und andere Benutzer;
• sechs Monate - an Justiz-, Strafverfolgungs- und andere autorisierte Stellen.

Es ist möglich, die Frist für die Ausstellung von Dokumenten zu verlängern – mit Zustimmung des Leiters der Organisation auf der Grundlage einer schriftlichen Bestätigung des Benutzers über die Aufbewahrung/Gewährleistung der Sicherheit der Dokumente.

Elektronische Dokumente werden aus dem Archiv in Form elektronischer Kopien oder Kopien auf Papier ausgegeben.

Dokumente aus dem Archivspeicher werden nicht ausgegeben:

1. wenn ein Nutzungsfonds vorhanden ist;
2. sich in einer unbefriedigenden körperlichen Verfassung befinden.

Abschnitt III. Abrechnung von Dokumenten aus dem Archivfonds der Russischen Föderation und anderen Archivdokumenten in der Organisation

Gewidmet den Fragen von ein paar Dokumente aus dem Archivfonds der Russischen Föderation und andere Archivdokumente in Organisationen.

Wie in Abschnitt 3.1 der neuen Regeln festgelegt, unterliegen alle im Archiv der Organisation gespeicherten Dokumente der Aufzeichnung, einschließlich Personaldokumenten, Kopien von Dokumenten des Verwendungsfonds (falls vorhanden) und Verzeichnissen von Fällen und Dokumenten.

Die wichtigsten Abrechnungseinheiten für Archivdokumente sind:

Jeder Lagereinheit ist eine Abrechnungsnummer zugeordnet, die Teil des Archivcodes ist.

Unser Wörterbuch

Archivchiffre- Bezeichnung, die in der unteren linken Ecke an jeder Lagereinheit angebracht ist, um die Buchführung und Identifizierung sicherzustellen - besteht aus: der Nummer des Archivfonds; Nummern des Akteninventars, Dokumente; Nummern der Lagereinheiten.

Der Archivierungscode elektronischer Dokumente, die auf separaten elektronischen Medien gespeichert sind, ist auf der dem Medienkoffer beiliegenden Beilage angegeben. Archivverschlüsselung elektronischer Dokumente, die in gespeichert sind Informationssystem Archiv, ist Teil der Metabeschreibung (Pflichtelement der Beschreibung) des elektronischen Dokumentencontainers.

Informationen zu den Abrechnungseinheiten des Archivs spiegeln sich in den Abrechnungsunterlagen wider. Eine neue Bestimmung der Regeln in der Organisation der Dokumentenbuchhaltung ist die Bestimmung über die Zuordnung von zwei Gruppen von Buchhaltungsdokumenten im Archiv der Organisation: Hauptdokumente (obligatorisch) und Hilfsdokumente.

Zu den wichtigsten (obligatorischen) Buchhaltungsunterlagen des Archivs der Organisation gehören:

• Buch über den Eingang und die Entsorgung von Fällen und Dokumenten (Anhang Nr. 11);
• Liste der Fonds (Anhang Nr. 12);
• Fondsblatt (Anhang Nr. 13);
• Bestandsaufnahme der Fälle und Dokumente (Anhänge Nr. 14-16);
• Inventarverzeichnis (Anhang Nr. 19).

Formulare für die Inventarisierung elektronischer Dateien finden Sie in den Anhängen Nr. 17 und 18 der neuen Geschäftsordnung.

Die Zusammensetzung der Buchhaltungshilfsunterlagen ist nicht geregelt; jedes Archiv hat das Recht, diejenigen Buchhaltungsformulare als Hilfsunterlagen zu verwenden, die es im Zusammenhang mit den Besonderheiten der aufbewahrten Unterlagen oder aus anderen Gründen benötigt.

Die Regeln legen außerdem fest, dass das Archiv der Organisation Aufzeichnungen automatisiert mithilfe von Buchhaltungsdatenbanken (DB) führen kann (siehe Abschnitt 3.13). Die Buchhaltungsdatenbanken des Archivs der Organisation – die Erwerbsquelle des staatlichen (kommunalen) Archivs – müssen mit den entsprechenden Buchhaltungsdatenbanken der staatlichen (kommunalen) Archive und Archivverwaltungsorgane kompatibel sein.

Abschnitt IV. Vervollständigung des Archivs mit Dokumenten aus dem Archivfonds der Russischen Föderation und anderen Archivdokumenten

Gewidmet Fragen der Vervollständigung des Archivs der Organisation mit Dokumenten aus dem Archivfonds der Russischen Föderation und anderen Archivdokumenten. Die Vervollständigung des Archivs einer Organisation ist die systematische Auffüllung des Archivs mit Dokumenten aus den Strukturbereichen der Organisation.

Es wurde festgestellt, dass Dokumente des Archivfonds der Russischen Föderation und Dokumente mit vorübergehender (über 10 Jahre) Aufbewahrungsfrist, inkl. Personaldokumente werden frühestens ein Jahr und spätestens drei Jahre nach Abschluss der Bürotätigkeit in das Archiv der Organisation überführt. Eine Ausnahme gilt für Dokumente über das Personal entlassener Beamter im öffentlichen und kommunalen Bereich. Sie werden zehn Jahre nach dem Datum der Entlassung der Mitarbeiter in das Archiv der Organisation überführt.

beachten Sie

Fälle mit vorübergehender Aufbewahrungsfrist (bis einschließlich 10 Jahre), wie sie in der Arbeit von Organisationsarchiven seit langem üblich ist, werden nicht in das Archiv überführt, sondern in den Strukturabteilungen der Organisation aufbewahrt und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist aufbewahrt unterliegen der ordnungsgemäßen Vernichtung.

Die neuen Regeln sehen vor, dass Fälle nach einer Prüfung ihres Wertes in das Archiv der Organisation übertragen werden. Aus diesem Grund legt dieser Abschnitt das Verfahren für die Durchführung einer Wertprüfung von Dokumenten, die Vorbereitung von Fällen für die Übergabe an das Archiv der Organisation, die Erstellung von Inventaren der Angelegenheiten struktureller Abteilungen fest, auf deren Grundlage Fälle an das Archiv der Organisation übertragen werden , und betont auch, dass die Vernichtung von Dokumenten verboten ist, bevor die Wertprüfung von Dokumenten in der vorgeschriebenen Weise durchgeführt wird.

In den Bestimmungen des Abschnitts wird darauf hingewiesen, dass Inventarisierungen von Akten zur dauerhaften Aufbewahrung und Personalakten sowie Akten zur Vernichtung von Dokumenten in der Regel gleichzeitig in einer Sitzung der Expertenkommission (EK) der Organisation behandelt werden. Auf der Grundlage der Ergebnisse der Prüfung koordiniert das EK die Bestandsaufnahme der Akten, Dokumente der dauerhaften Aufbewahrung und des Personals und handelt über die Zuweisung von Dokumenten zur Vernichtung.

Organisationen - Erwerbsquellen des staatlichen (kommunalen) Archivs übermitteln Verzeichnisse von Dokumenten zur dauerhaften Aufbewahrung und nach Personal (Jahresabschnitte), die vom EK der Organisation vereinbart wurden, zur Prüfung durch die Expertenprüfungskommission (EPC) der Archiveinrichtung:

• dauerhafte Haltbarkeit – zur Genehmigung;
• bezüglich Personal - zur Genehmigung.

Nachdem das Inventar der Fälle und Dokumente vom EPC genehmigt und genehmigt wurde, werden diese Inventare und das Gesetz über die Zuteilung zur Vernichtung von Dokumenten, die nicht der Aufbewahrung unterliegen, vom Leiter der Organisation genehmigt. Darüber hinaus können die gemäß dem Gesetz zur Vernichtung vorgesehenen Fälle vernichtet werden.

Organisationen, deren Aktivitäten keine Dokumente des Archivfonds der Russischen Föderation erstellen, sollten die Bestände der Personalakten nicht mit dem EPC der Archiveinrichtung koordinieren.

beachten Sie

Klausel 4.13 der neuen Regeln legt fest, dass elektronische Dateien mit Abgelaufen Lagereinrichtungen unterliegen grundsätzlich der Vernichtung, danach erfolgt die physische Vernichtung oder die Vernichtung durch Soft- und Hardware mit entsprechendem Vermerk im Gesetz.

Besonderes Augenmerk wird in diesem Abschnitt der Geschäftsordnung auf die Nomenklatur der Angelegenheiten der Organisation gelegt. Nach den wesentlichen Bestimmungen gilt:

• konsolidiert die Klassifizierung (Gruppierung) der ausgeführten Dokumente in Dateien (elektronische Dateien) und ist das wichtigste Buchhaltungsdokument, das die Zusammensetzung und Organisation des Dokumentenfonds der Organisation widerspiegelt;
• ist die Grundlage für die Erstellung von Fallinventaren, Dokumenten mit dauerhafter und vorübergehender (über 10 Jahre) Aufbewahrungsfrist sowie für die Erfassung von Fällen mit vorübergehender (bis einschließlich 10 Jahre) Aufbewahrungsfrist;
• wird auf der Grundlage von Standard-, Abteilungs- und anderen Listen von Dokumenten mit Angabe von Aufbewahrungsfristen, anderen regulatorischen Rechtsakten sowie Standard- und ungefähren Nomenklaturen von Fällen entwickelt;
• erstellt in der vorgeschriebenen Form (Anlage Nr. 25) auf der Grundlage der Sachverzeichnisse der Strukturgliederungen (Anlage Nr. 26).

Organisationen, die Quellen für den Erwerb staatlicher (kommunaler) Archive sind, einigen sich alle fünf Jahre mit dem Zentralen Exekutivkomitee (EC) der Organisation auf die Nomenklatur der Dateien und legen sie dem zuständigen EPC oder staatlichen (kommunalen) Archiv zur Genehmigung vor entsprechend den ihr übertragenen Befugnissen. Organisationen, deren Aktivitäten keine Dokumente des Archivfonds der Russischen Föderation erstellen, genehmigen die Nomenklatur der Dateien unabhängig.

Die Regeln legen die Reihenfolge fest Vorbereitung zur Übermittlung elektronischer Dokumente an die Archive der Organisation. Insbesondere ist vorgesehen, dass für Speichereinheiten elektronischer Dokumente dauerhafter Aufbewahrung, vorübergehender (über 10 Jahre) Aufbewahrungsfristen, inkl. durch Personal. Formulare für die Bestandsaufnahme elektronischer Fälle sind, wie bereits erwähnt, in den Anhängen Nr. 17, 18 der neuen Geschäftsordnung enthalten.

Abschnitt V. Organisation der Nutzung von Dokumenten des Archivfonds der Russischen Föderation und anderen Archivdokumenten der Organisation

In diesem Abschnitt werden Standards für die Organisation der Nutzung von Dokumenten aus dem Archivfonds der Russischen Föderation und anderen Archivdokumenten der Organisation festgelegt. Die wichtigsten Bestimmungen der Regeln in diesem Teil sind die folgenden:

Zu Ihrer Information

Die neuen Regeln regeln die Nutzungsformen von Archivdokumenten. Die wichtigsten sind:

Informationsunterstützung für die Mitarbeiter der Organisation;

Ausführung von Benutzeranfragen, inkl. Anfragen von Bürgern sozialer und rechtlicher Art;

Herausgabe von Dokumenten und Dateien zur vorübergehenden Verwendung, Bereitstellung von Kopien von Archivdokumenten auf Benutzeranfrage, inkl. in Form elektronischer Dokumente.

Besonderes Augenmerk wird in den neuen Regeln auf die Organisation der Arbeit mit Benutzeranfragen gelegt. Definiert:

• Arten von Anfragen (thematisch und sozialrechtlich);
• Anforderungen an eine schriftliche Anfrage (ihre Form, die Zusammensetzung der Informationen, die in der Anfrage enthalten sein müssen);
• Verfahren zur Bearbeitung von Anfragen (Zeitrahmen für Registrierung, Prüfung, Weiterleitung nicht zum Kerngeschäft gehörender Anfragen, Vorbereitung von Antworten auf Benutzeranfragen in Form eines archivierten Zertifikats, eines archivierten Auszugs und einer archivierten Kopie);
• Merkmale der Arbeitsorganisation mit über das Internet eingegangenen Anfragen.

Die neuen Regeln definieren Fälle, in denen das Archiv die Ausstellung von Archivdokumenten verweigern kann:

• Verfügbarkeit eines Nutzungsfonds;
• schlecht Körperlicher Status Unterlagen;
• die Dokumente wurden (vor Abschluss dieser Arbeiten) keiner wissenschaftlichen Beschreibung und technischen Gestaltung unterzogen;
• Nutzungsbeschränkungen, die durch die Gesetzgebung der Russischen Föderation oder des Fondsgründers festgelegt sind.

R Abschnitt IV. Übergabe der Organisationsdokumente zur Aufbewahrung an das staatliche (kommunale) Archiv

Legt das Verfahren für die Übermittlung von Organisationsdokumenten zur Aufbewahrung an das staatliche (kommunale) Archiv fest. In diesem Abschnitt wird Folgendes festgelegt:

• Organisationen - Quellen für den Erwerb staatlicher (kommunaler) Archive. Übertragen Sie diese nach Ablauf der vorübergehenden Aufbewahrung von Dokumenten des Archivfonds der Russischen Föderation im Archiv der Organisation zur dauerhaften Aufbewahrung an das entsprechende staatliche (kommunale) Archiv gemäß Regeln Nr. 19;
• Staatliche und nichtstaatliche Organisationen, die keine Quellen für den Erwerb staatlicher (kommunaler) Archive sind, können auf der Grundlage von Vereinbarungen Dokumente des Archivfonds der Russischen Föderation, die bei ihrer Tätigkeit anfallen, an staatliche (kommunale) Archive übertragen.

Die neuen Regeln legen das Verfahren für die Übermittlung von Dokumenten fest. Sie betonen, dass Dokumente zur dauerhaften Aufbewahrung in einem ordnungsgemäßen Zustand mit dem entsprechenden wissenschaftlichen Referenzapparat übergeben werden und die Übergabe von Dokumenten an das staatliche (kommunale) Archiv durch einen Akt der Annahme und Übergabe von Dokumenten zur Aufbewahrung formalisiert wird (Anhang Nr. 30). ).

Abschnitt VII. Übertragung von Dokumenten bei Umstrukturierung oder Liquidation einer Organisation, Wechsel des Leiters des Archivs der Organisation

Definiert die Reihenfolge Übertragung von Dokumenten während der Umstrukturierung oder Liquidation einer Organisation, Wechsel des Leiters des Archivs der Organisation. In diesem Abschnitt wird festgelegt, dass die Übertragung von Dokumenten an eine liquidierte Organisation in die Zuständigkeit der für die Übertragung von Angelegenheiten und Eigentum gebildeten Kommission fällt.

Bei der Liquidation von Organisationen, die Quellen für den Erwerb staatlicher (kommunaler) Archive sind, wird ein Vertreter des staatlichen (kommunalen) Archivs in die Liquidationskommission einbezogen.

Bei einem Wechsel des Leiters des Archivs der Organisation (der für das Archiv der Organisation verantwortlichen Person) erfolgt die Annahme und Übergabe von Dokumenten aus dem Archiv-, Buchhaltungs- und wissenschaftlichen Referenzapparat an diesen gemäß einem Gesetz.

Zusammenfassung

1. Die neuen Regeln sind eine Reihe von Vorschriften, die alle wichtigen Prozesse abdecken, die im Archiv der Organisation durchgeführt werden:

• Organisation der Dokumentenaufbewahrung,
• Abrechnung der Dokumente im Archiv,
• Vervollständigung des Archivs mit Dokumenten
• Verwendung von Archivdokumenten.

2. Da es sich bei diesen Regeln um ein normatives Dokument handelt, ist es möglich, dass im Prozess ihrer praktischen Anwendung eine methodische Ergänzung des Dokuments erforderlich sein kann (Entwicklung von Empfehlungen, methodische Empfehlungen gemäß den Regeln als Ganzes oder einzelnen Abschnitten der Regeln).

3. Grundlagen grundlegender Unterschied Der Unterschied zwischen den neuen Regeln und anderen Dokumenten besteht darin, dass es sich bei diesen Regeln um ein normatives Dokument handelt. Die Grundregeln von 2002 haben beratenden Charakter. Die Grundregeln von 1985 waren ein normatives und methodisches Dokument. Aus diesem Grund ist der Anwendungsbereich der neuen Regeln deutlich kleiner: Sie enthalten nur diejenigen Bestimmungen (Regeln, Anforderungen), die unbedingt angewendet werden müssen. Alles weitere – also wie es geht – bleibt den Archivaren überlassen.

4. Wir können sagen, dass es weniger Anforderungen gibt. Die Anzahl der obligatorischen Dokumentenformulare wurde reduziert. Bisher waren es mehr als 40 davon: in der Grundordnung Nr. 263 - 44 Formulare, in der Grundordnung - 48, jetzt in der neuen Ordnung - 30. Das bedeutet, dass Archive bei Bedarf ihre Formulare verwenden können. In der Praxis war dies der Fall.

5. Die neuen Regeln richten sich in erster Linie an Organisationen, die Quellen für den Erwerb staatlicher und kommunaler Archive sind. Da dies jedoch nicht direkt im Dokument angegeben ist, ist es richtiger zu sagen, dass sich die Regeln an Organisationen richten, die über eigene Archive verfügen .

Genehmigt durch Beschluss des Hauptarchivs der UdSSR vom 5. September 1985 Nr. 263 (im Folgenden als Grundregeln von 1985 bezeichnet). Tatsächlich verloren sie ihre Gültigkeit mit der Veröffentlichung der Verordnung Nr. 526 des russischen Kulturministeriums vom 31. März 2015, mit der die neuen Regeln genehmigt wurden, die wir in dem Artikel behandeln.

Wenn das Archiv einer Organisation unterstellt ist, die nicht Teil des staatlichen Archivdienstes ist oder eine Struktureinheit eines Unternehmens darstellt, wird es als Abteilung bezeichnet. In diesem Artikel werden wir über die Besonderheiten der Organisation und die Betriebsregeln der Abteilungsarchive sprechen.

Aus dem Artikel erfahren Sie:

Für die Arbeit im Bereich Archivangelegenheiten gibt es eigens geschaffene Archiveinrichtungen, aber darüber hinaus verfügt jedes Unternehmen über ein eigenes Archiv – das Abteilungsarchiv (im Folgenden VA genannt).

VAs sind nicht Teil des staatlichen Archivdienstsystems, aber gleichzeitig eine wichtige Quelle für die Auffüllung seiner Mittel.

Es ist zu beachten, dass der Begriff „Abteilungsarchiv“ das Zentralarchiv der Abteilung, das Archiv der regionalen Einrichtung usw. umfasst Archiv ein eigenständiges Unternehmen. In diesem Material werden wir über Letzteres sprechen.

Dokumente des Abteilungsarchivs

Die VA des Unternehmens sorgt für die Aufbewahrung der im Rahmen der Tätigkeit dieser Organisation erstellten oder erhaltenen Geschäftspapiere.

Zur Festlegung des Profils der VA wird eine entsprechende Regelung hierzu erarbeitet. Es gibt eine Reihe von Standardbestimmungen, die allen VA-Typen gemeinsam sind. Nach diesen Bestimmungen müssen in der VA folgende Unterlagen aufbewahrt werden:

• Dokumente mit dauerhafter Aufbewahrungsfrist, die sich auf die Aktivitäten der Organisation beziehen und durch aktuelle Büroarbeiten ergänzt werden;
• Dokumente mit einer vorübergehenden Aufbewahrungsdauer (mehr als 10 Jahre) sowie Personaldokumente;
• Dokumente zur dauerhaften Aufbewahrung und zum Personal im Zusammenhang mit der Tätigkeit von Organisationen, die Vorgänger dieses Unternehmens sind;
• persönliche Mittel von Wissenschaftlern und Künstlern, die mit dieser Organisation verbunden sind.

Die VA kann auch Kopien von wertvollen Dokumenten, gedruckten Publikationen und Referenzpublikationen aufbewahren, die für die Arbeit erforderlich sind.

Zu den Hauptaufgaben der VA gehören:

Durchführung von Aktivitäten zur Vervollständigung des Fonds;

Lagerung und Abrechnung von Fondsanteilen;

Bereitstellung des Zugriffs auf Daten und Arbeit mit Dokumentation;

methodische Arbeit und Kontrolle des Dokumentenflusses.

Vereinigtes Abteilungsarchiv

Abhängig vom aktuellen Aktenverwaltungsbedarf des Unternehmens kann die Übergabe der Fälle an das einheitliche Abteilungsarchiv (UDA) 2-3 Jahre nach deren Abschluss erfolgen.

Wenn Fälle von anderen Organisationen an die OBA angenommen werden müssen, müssen Sie zusätzlich zum Standardinventar einen Akt der Materiallieferung erstellen. Das Gesetz muss die Tatsache der Fallübertragung sowie den gesamten Buchhaltungs- und Referenzapparat (Karteien, Karteien, Blätter und Akten des Fonds) festhalten.

Das Ausfüllen von Buchhaltungsunterlagen ist der letzte Vorgang zur Annahme von Geschäftspapieren bei OVA.

Eine ziemlich häufige Situation ist, dass nicht alle Fälle in der OVA in den staatlichen Speicher übertragen werden. Die Weitergabe der Dokumente erfolgt durch die staatliche Verwaltung. Dabei werden Materialien berücksichtigt, die sich im Rahmen verschiedener Fonds im Archiv befinden.

Im OVA können Dokumente des AF der Russischen Föderation gespeichert werden. Gleichzeitig unterliegen sie der zentralen staatlichen Rechnungslegung. Mittel zur Durchführung dieser Abrechnung ist die Fondskarte.

Enthält die OVA Geschäftspapiere mehrerer unterschiedlicher Fonds, ist die Erstellung einer Fondsliste und eines Buchungsbuches über Zu- und Abgänge von Fondsanteilen erforderlich.

Die Hauptziele der OVA sind:

1. Bereitstellung der erforderlichen Informationen für Führungskräfte und Strukturbereiche des Unternehmens und Bearbeitung von Anfragen nach den erforderlichen Daten;
2. Sicherstellung der Erfüllung sozialer und rechtlicher Anforderungen;
3. Arbeit an der Informationsunterstützung der Kultur- und Bildungsveranstaltungen des Unternehmens;
4. Bereitstellung der notwendigen Informationsquellen für die im OVA-Lesesaal tätigen Mitarbeiter.

Rekrutierungsprozess für die Regierung Archiv und OVA haben viel gemeinsam. Es umfasst die Ermittlung von Erwerbsressourcen, die Erstellung einer Liste der Geschäftspapiere, die im Staatsarchiv abgelegt werden sollen, und die Übernahme der Unterlagen in das Archiv. Die Arbeiten zur Bildung der OVA sollten mit Hilfe und unter Anleitung von GAS-Spezialisten durchgeführt werden.

Lesen Sie auch:

Grundregeln des Abteilungsarchivs

Die VA-Regeln stehen in engem Zusammenspiel mit den Funktionen dieser Struktur:

1. Erwerb des Fonds, Annahme von Geschäftspapieren aus den Strukturbereichen des Unternehmens und anderen nachgeordneten Strukturen. Durchführung einer jährlichen Bewertung des Werts der im OVA befindlichen Dokumentation. Durchführung der Auswahl von Geschäftspapieren zur weiteren Aufbewahrung und deren entsprechende Registrierung.
2. Sorgen Sie für eine ordnungsgemäße Konservierung der Fondskomponenten, halten Sie die erforderlichen Temperatur- und Feuchtigkeitsbedingungen sowie die erforderlichen sanitären und hygienischen Bedingungen ein. Organisieren Sie Dokumentationsaufzeichnungen, prüfen Sie die Verfügbarkeit von Fällen, desinfizieren Sie Dokumente umgehend, führen Sie Restaurierungsarbeiten und Topographie durch und bereiten Sie die Übergabe von Fällen an das staatliche Lager vor.
3. Stellen Sie die Fähigkeit zur Nutzung von Dokumenten sicher, informieren Sie Management und Mitarbeiter über die Zusammensetzung der in den Dateien enthaltenen Daten und erfüllen Sie die entsprechenden Anfragen von Organisationen und Bürgern.
4. Überwachen Sie die Arbeit der Bürodienste und leisten Sie ihnen die notwendige Unterstützung. Erstellen Sie eine Fallliste und beteiligen Sie sich an der Arbeit von Expertenkommissionen. Überprüfen Sie die Übereinstimmung der Fallregistrierung mit den aktuellen Standards und Regeln und überprüfen Sie die Arbeit Archiv in untergeordneten Strukturen angesiedelt.

Mehr detaillierte Liste Die Aufgaben des OVA sind in den „Grundregeln für den Betrieb des Abteilungsarchivs“ geregelt.

Aufbewahrung von Dokumenten in Abteilungsarchiven

Um ordnungsgemäße Bedingungen für die Aufbewahrung von Dokumenten im VA zu gewährleisten, ist es notwendig, eine Reihe von Verfahren durchzuführen, die darauf abzielen, geeignete Bedingungen zu schaffen, die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten und eine ordnungsgemäße Sicherheit der Dokumentation zu gewährleisten, wobei die Möglichkeit eines unbefugten Zugriffs oder Datenverlusts ausgeschlossen wird sowie die Aufrechterhaltung eines optimalen physischen Zustands der Informationsmedien (Papier oder elektronisch).

Der VA muss entweder ein eigens dafür errichtetes oder umgebautes Gebäude oder isolierte Räumlichkeiten zur Verfügung gestellt werden.

Es ist verboten, Räume mit hoher Luftfeuchtigkeit, schlecht belüftet und unbeheizt sowie heruntergekommene Gebäude für VA auszuweisen. Dazu gehören auch Keller und Dachböden sowie Räumlichkeiten neben Lebensmittellagern, Gastronomiebetrieben sowie Organisationen, die sich mit der Lagerung, Herstellung oder Verwendung von Chemikalien und Sprengstoffen befassen.

Die Organisation, die die Folgenabschätzung erstellt, muss über Folgendes verfügen:

1. Lagereinrichtung für Archivbestände;
2. ein spezieller Raum für die Organisation des Empfangs, der Zwischenlagerung und der Akklimatisierung von Geschäftspapieren;
3. spezielle Räume für die Arbeit von Forschern;
4. separate, vom Lager isolierte Räume für VA-Mitarbeiter.

Die für die VA-Unterbringung zugewiesenen Räumlichkeiten müssen die folgenden Anforderungen erfüllen:

der Hauptdurchgang zwischen den Regalreihen sollte 120 cm betragen;

der Abstand zwischen den Gestellen sollte 75 cm betragen;

die Außenwand des Gebäudes und die dazu parallelen Regale sollten einen Abstand von 75 cm haben;

das Ende des Schranks oder Racks sollte einen Abstand von 45 cm von der Außenwand haben;

Die untere Ablage des Regals sollte mindestens 15 cm über dem Boden liegen.

Die Form der Aufbewahrung von Dokumenten auf Regalen sind Kartons oder Bündel. Das Ablegen von Geschäftspapieren auf dem Boden oder Fensterbrettern ist strengstens untersagt.

Wenn die Raumwand ein Fenster hat, sollten die Regale senkrecht dazu installiert werden. Der Abstand zu Fenstern und Zentralheizungsheizkörpern muss mindestens 0,6 m betragen. Das Aufstellen von Schränken und Regalen in der Nähe von Wänden und Heizkörpern ist nicht gestattet.

Die wissenschaftlichen Referenzgeräte der VA und die Buchhaltungsunterlagen müssen in eigens dafür angeschafften Tresoren und Metallschränken aufbewahrt werden. Diese Maßnahmen dienen dazu, Verlust, Beschädigung oder unbefugten Zugriff auf Daten zu verhindern.