Eine Analogie ist die Bestellung einer Kopie eines Briefes. Zehn Regeln der Geschäftskorrespondenz. Allgemeine Regeln für das Schreiben von Geschäftsbriefen

Was ist E-Mail? In der modernen Geschäftswelt ist das:

• Dein Gesicht. Mithilfe von E-Mails können Sie in den Augen der Gegenpartei ein positives Bild erzeugen oder den ersten Eindruck verderben.
• Ihr Arbeitsgerät. Ein Großteil der Kommunikation mit der Außenwelt erfolgt über E-Mail. Wenn Sie also dieses Instrument beherrschen, können Sie Ihr Leben viel einfacher machen.
• Eine starke Ablenkung. Die Außenwelt versucht, Sie per E-Mail zu erreichen, abzulenken und in die Irre zu führen.

Schauen wir uns aus dieser Perspektive die Arbeit mit E-Mails an. Beginnen wir mit etwas Einfachem.

Einen Brief formatieren

Ich verwende den E-Mail-Client Mozilla Thunderbird und verwende ihn daher als Beispiel. Lassen Sie uns einen neuen Brief erstellen und die Liste der Felder von oben nach unten durchgehen.

An wen. Kopieren. Versteckte Kopie

Einige wissen es vielleicht nicht, aber „An“ in Mozilla kann in „Cc“ oder „Bcc“ geändert werden.

• An wen: Wir schreiben den Hauptempfänger oder mehrere Empfänger durch ein Semikolon getrennt.
• Kopieren: Wir schreiben an jemanden, der den Brief lesen soll, von dem wir aber keine Reaktion erwarten.
• Versteckte Kopie: Wir schreiben an jemanden, der den Brief lesen soll, den anderen Empfängern des Briefes aber unbekannt bleiben soll. Besonders geeignet für Massenmailings Geschäftsbriefe, wie z. B. Benachrichtigungen.

Falsch Geben Sie bei Massenmailings Empfänger über die Felder „Kopieren“ oder „An“ an. Mehrmals im Jahr erhalte ich Briefe, in denen im Feld „Cc“ 50–90 Empfänger aufgeführt sind. Es liegt eine Verletzung der Privatsphäre vor. Nicht alle Ihre Empfänger müssen wissen, mit wem Sie sonst noch an einem ähnlichen Thema zusammenarbeiten. Es ist gut, wenn das Leute sind, die sich kennen. Was ist, wenn auf der Liste konkurrierende Unternehmen stehen, die nichts voneinander wissen? Sie müssen mindestens auf unnötige Erklärungen vorbereitet sein und höchstens auf die Beendigung der Zusammenarbeit mit einem von ihnen. Nicht so.

Betreff des Briefes

Professionelle Mailing-Dienste schreiben in ihren Unternehmensblogs oft (manchmal sinnvoll) über die Bedeutung der E-Mail-Betreffzeile. Am häufigsten sprechen wir jedoch von Verkaufsbriefen, bei denen der Betreff des Briefes das Problem „Die E-Mail sollte geöffnet werden“ löst.

Wir besprechen die tägliche Geschäftskorrespondenz. Hier löst das Thema das Problem „Der Brief und sein Autor sollten leicht identifiziert und dann gefunden werden.“ Darüber hinaus wird Ihr Fleiß in Form von Karma zahlreicher Antwortbriefe, nur mit Präfixen, zu Ihnen zurückkehren Re: oder FWD, unter denen Sie suchen müssen der richtige Buchstabe Zu diesem Thema.

Zwanzig Briefe sind der Umfang der eintägigen Korrespondenz eines mittleren Managers. Ich spreche überhaupt nicht von Unternehmern und Geschäftsinhabern, deren Anzahl an Briefen manchmal bei 200 und mehr pro Tag liegt. Deshalb noch einmal: Senden Sie keine E-Mails mit einem leeren Betreff.

Wie formuliert man also die Betreffzeile einer E-Mail richtig?

Fehler Nr. 1 : Nur der Firmenname im Betreff. Zum Beispiel „Sky“ und das war’s. Erstens sind Sie wahrscheinlich nicht der Einzige in Ihrem Unternehmen, der mit dieser Gegenpartei kommuniziert. Zweitens bringt ein solches Thema keine Bedeutung, da der Name Ihres Unternehmens bereits aus der Adresse ersichtlich ist. Drittens: Ratet mal, wie euer eigenes Postfach mit diesem Korrespondenzansatz aussehen wird? Etwas wie das.

Ist es bequem, nach solchen Themen zu suchen?

Fehler Nr. 2 : auffällige, verkaufende Schlagzeile. Es ist großartig, wenn Sie wissen, wie man solche Schlagzeilen schreibt. Aber ist es sinnvoll, diese Fähigkeiten in der Geschäftskorrespondenz einzusetzen? Denken Sie an den Zweck einer geschäftlichen E-Mail-Betreffzeile: nicht um zu verkaufen, sondern um Identifikation und Suche zu ermöglichen.

Text des Briefes

Es gibt viele Schreibratgeber für unterschiedliche Anlässe. Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin und andere Meister der Worte verfügen beispielsweise über viele nützliche Informationen. Ich rate Ihnen, ihre Artikel zu lesen, zumindest um die allgemeine Lese- und Schreibkompetenz zu verbessern und den allgemeinen Stil der schriftlichen Rede zu verbessern.

Beim Schreiben eines Briefes müssen wir nacheinander mehrere Entscheidungen treffen.

Eine Frage der Höflichkeit . Zu Beginn des Briefes können Sie in Höflichkeiten oder sogar Zärtlichkeit verschmelzen, im Sinne von „Mein lieber Rodya, es ist mehr als zwei Monate her, seit ich schriftlich mit Ihnen gesprochen habe, worunter ich selbst gelitten habe und teilweise sogar nicht geschlafen habe.“ Nächte, Nachdenken.“ Sehr höflich und sehr kostspielig, sowohl im Hinblick auf die Zeit, eine solche Einleitung zu schreiben, als auch im Hinblick auf die Zeit des Gesprächspartners, sie zu lesen. Korrespondenz ist ein Geschäft, erinnern Sie sich? Kein Briefaufsatz für einen Wettbewerb oder ein Brief an Raskolnikows Mutter, sondern eine Geschäftskorrespondenz.

Wir respektieren unsere Zeit und die des Empfängers!

Es macht nur Sinn, sich im ersten Brief nach einem flüchtigen Treffen auf einer Messe vorzustellen und an die Umstände Ihrer Bekanntschaft zu erinnern. Wenn es sich um eine Fortsetzung der Zusammenarbeit oder eine laufende Korrespondenz handelt, schreiben wir im ersten Brief des Tages: „Hallo, Ivan“, im zweiten und den folgenden: „Ivan, ...“.

Appellieren . Mich beschäftigt schon immer die Frage, an wen man sich in einem Brief wenden soll, wenn es mehrere Empfänger gibt. Kürzlich habe ich einen Brief an drei Mädchen namens Anna geschrieben. Ohne Zweifel schrieb ich „Hallo, Anna“ und machte mir keine Sorgen. Aber so viel Glück ist nicht immer der Fall.

Was ist, wenn es drei oder sogar sieben Empfänger gibt und diese nicht denselben Namen haben? Sie können sie namentlich auflisten: „Guten Tag, Rodion, Pulcheria, Avdotya und Pjotr ​​Petrowitsch.“ Aber es ist lang und braucht Zeit. Sie können schreiben: „Hallo, Kollegen!“

Für mich selbst wende ich die Regel an, die Person im „An“-Feld namentlich anzusprechen. Und kontaktieren Sie die Personen in der Kopie überhaupt nicht. Diese Regel ermöglicht es Ihnen auch, den Adressaten des Briefes und den Zweck dieses Briefes genauer zu bestimmen (einen!).

Zitat . Oftmals handelt es sich bei der Korrespondenz um eine Kette von Briefen mit Fragen und Antworten – kurz gesagt, um einen Dialog. Es gilt als bewährte Vorgehensweise, den Korrespondenzverlauf nicht zu löschen und Ihre Antwort an den Anfang des zitierten Textes zu schreiben, damit Sie, wenn Sie eine Woche später zu dieser Korrespondenz zurückkehren, den Dialog problemlos von oben nach unten und nach Datum absteigend lesen können.

Aus irgendeinem Grund ist die Standardeinstellung in Mozilla „Cursor nach zitiertem Text platzieren“. Ich empfehle, es im Menü „Extras“ → „Kontooptionen“ → „Verfassen und Adressieren“ zu ändern. Es muss so sein.

Zweck des Briefes . Es gibt zwei Arten von Geschäftsbriefen:

• wenn wir den Gesprächspartner lediglich informieren (z. B. einen Bericht über die für den Monat geleistete Arbeit);
• und wenn wir etwas vom Gesprächspartner wollen. Beispielsweise damit er die beigefügte Rechnung zur Zahlung freigibt.

In der Regel gibt es um ein Vielfaches mehr Aufmunterungsbriefe als Meldebriefe. Wenn wir beim Gesprächspartner etwas erreichen wollen, ist es sehr wichtig, dies in einem Brief im Klartext zu sagen. Der Aufruf zum Handeln sollte mit einem Namen versehen sein und der letzte Satz im Brief sein.

Falsch : „Porfiry Petrowitsch, ich weiß, wer die alte Frau zu Tode gehackt hat.“

Rechts : „Porfiry Petrovich, ich habe die alte Frau zu Tode gehackt, bitte ergreifen Sie Maßnahmen, um mich zu verhaften, ich habe das Leiden satt!“

Warum sollte der Korrespondent für Sie darüber nachdenken, was mit diesem Brief geschehen soll? Schließlich könnte er die falsche Entscheidung treffen.

Unterschrift im Text . Sie muss sein. Darüber hinaus haben Sie bei allen E-Mail-Clients die Möglichkeit, eine automatische Signaturersetzung zu konfigurieren, beispielsweise das klassische „Mit freundlichen Grüßen …“. In Mozilla geschieht dies im Menü „Extras“ → „Kontooptionen“.

Ob Kontakte in die Signatur geschrieben werden oder nicht, ist für jeden eine persönliche Angelegenheit. Wenn Sie jedoch in irgendeiner Weise mit dem Verkauf zu tun haben, schreiben Sie unbedingt. Auch wenn der Deal aufgrund der Kommunikation nicht zustande kommt, werden Sie in Zukunft über die Kontakte aus der Signatur leicht gefunden.

Abschließend noch eine Funktion des Briefkörpers für diejenigen Gesprächspartner, die Ihre Briefe nicht beantworten möchten (können, wollen, keine Zeit haben). Bitte geben Sie die Standardeinstellung im Text des Briefes an. Zum Beispiel: „Porfiry Petrowitsch, wenn Sie nicht vor Freitag 12:00 Uhr kommen, um mich zu verhaften, betrachte ich mich als amnestiert.“ Natürlich muss die Deadline real sein (den Text aus dem Beispiel solltest du nicht am Freitag um 11:50 Uhr verschicken). Der Empfänger muss körperlich in der Lage sein, Ihren Brief zu lesen und darauf zu reagieren. Ein solches „Schweigen“ entbindet Sie von der Verantwortung für die Nichtantwort des Gesprächspartners. Wie immer müssen Sie die Verwendung dieser Funktion mit Bedacht angehen. Wenn eine Person rechtzeitig und regelmäßig auf Ihre Briefe antwortet, kann ein solches Ultimatum sie, wenn nicht sogar beleidigend, ein wenig stressen oder zu der Entscheidung führen, den Brief nicht jetzt zu beantworten, sondern Sie zu zwingen, bis Freitag zu warten.

Anhänge

Briefen sind oft Anhänge beigefügt: Lebensläufe, kommerzielle Angebote, Kostenvoranschläge, Zeitpläne, Scans von Dokumenten – ein sehr praktisches Werkzeug und gleichzeitig eine Quelle häufiger Fehler.

Fehler : riesige Größe Anhänge. Ich erhalte oft E-Mails mit Anhängen von bis zu 20 MB Größe. In der Regel handelt es sich hierbei um Scans einiger Dokumente im TIFF-Format mit einer Auflösung von 600dpi. Das E-Mail-Programm des Korrespondenten wird bei dem vergeblichen Versuch, eine Vorschau des Anhangs zu laden, mit ziemlicher Sicherheit mehrere Minuten lang einfrieren. Und Gott bewahre, dass der Empfänger versucht, diesen Brief auf einem Smartphone zu lesen ...

Ich persönlich lösche solche Briefe sofort. Sie möchten nicht, dass Ihre E-Mail vor dem Lesen im Papierkorb landet? Überprüfen Sie die Höhe der Investition. Es wird empfohlen, dass die Größe nicht mehr als 3 MB beträgt.

Was tun bei Überschreitung?

• Versuchen Sie, Ihren Scanner auf ein anderes Format und eine andere Auflösung umzukonfigurieren. Beispielsweise erzeugen PDF und 300 dpi gut lesbare Scans.
• Denken Sie an Programme wie WinRar oder 7zip Archiver. Einige Dateien werden perfekt komprimiert.
• Was tun, wenn der Anhang riesig ist und Sie ihn nicht komprimieren können? Beispielsweise wiegt eine fast leere Buchhaltungsdatenbank 900 MB. Cloud-Informationsspeicher werden Abhilfe schaffen: Dropbox, Google Drive und dergleichen. Einige Dienste wie Mail.ru wandeln große Anhänge automatisch in Links zum Cloud-Speicher um. Da ich meine in der Cloud gespeicherten Informationen jedoch lieber selbst verwalte, begrüße ich die Automatisierung durch Mail.ru nicht.

Und noch eine nicht ganz offensichtliche Empfehlung zu Investitionen – ihre Name . Es muss für den Empfänger verständlich und akzeptabel sein. Es war einmal, als wir in Gesellschaft kochten kommerzielles Angebot im Namen... sei es Fjodor Michailowitsch Dostojewski. Ich erhielt einen Brief vom Manager mit einem CP-Entwurf zur Genehmigung, und der Anhang enthielt eine Datei mit dem Namen „ForFedi.docx“. Der Manager, der mir das geschickt hat, hatte einen Dialog, der etwa so ablief:

Sehr geehrter Manager, sind Sie persönlich bereit, sich diesem angesehenen Mann zu nähern und ihn ins Gesicht Fedya zu nennen?

Irgendwie, nein, er ist ein angesehener Mann, jeder nennt ihn beim Vornamen und Vatersnamen.

Warum haben Sie den Anhang „Für Fedi“ genannt? Wenn ich es ihm jetzt schicke, glauben Sie, dass er mit diesem CP Äxte von uns kaufen wird?

Ich wollte es später umbenennen ...

Warum eine Zeitbombe vorbereiten – Ablehnung potenziellen Kunden- oder sich durch das Umbenennen der Datei zusätzliche Arbeit machen? Warum den Anhang nicht gleich richtig benennen: „Für Fjodor Michailowitsch.docx“ oder noch besser – „KP_Sky_Axes.docx“.

Wir haben E-Mails also mehr oder weniger als „Gesicht“ aussortiert. Kommen wir zur Rezension Email als Werkzeug für effektives Arbeiten und sprechen wir über seine ablenkende Komponente.

Arbeiten mit Buchstaben

E-Mail ist eine starke Ablenkung. Wie jede Ablenkung muss auch mit E-Mails durch strengere Regeln und die Einführung von Arbeitsplänen umgegangen werden.

Sie müssen mindestens ALLE Benachrichtigungen über eingehende E-Mails deaktivieren. Wenn der E-Mail-Client standardmäßig konfiguriert ist, werden Sie mit einem akustischen Signal benachrichtigt, ein Symbol neben der Uhr blinkt und eine Vorschau des Briefes wird angezeigt. Mit einem Wort, sie werden alles tun, um Sie zunächst von der mühsamen Arbeit loszureißen und Sie dann in den Abgrund ungelesener Briefe und ungelesener Mailings zu stürzen – minus ein oder zwei Stunden Ihres Lebens.

Manche Menschen haben eine starke Willenskraft, die es ihnen ermöglicht, sich nicht von Benachrichtigungen ablenken zu lassen, sondern gewöhnliche Menschen Es ist besser, das Schicksal nicht herauszufordern und sie auszuschalten. In Mozilla Thunderbird erfolgt dies über das Menü „Extras“ → „Einstellungen“ → „Allgemein“ → „Wenn neue Nachrichten erscheinen“.

Wenn keine Benachrichtigungen vorliegen, wie können Sie dann erkennen, dass ein Brief angekommen ist?

Sehr einfach. Sie selbst nehmen sich bewusst Zeit, Ihre E-Mails zu sortieren, Ihren E-Mail-Client zu öffnen und alle ungelesenen Nachrichten anzuzeigen. Dies kann zweimal täglich erfolgen, beispielsweise mittags und abends, oder während erzwungener Stillstandzeiten, beispielsweise im Stau.

Die Leute fragen oft: Wie sieht es mit Reaktionszeiten und dringenden Briefen aus? Ich antworte: Sie haben keine dringenden Briefe in Ihrer Post. Es sei denn, Sie arbeiten in der Kundendienstabteilung (diese Abteilung hat ihre eigenen Regeln für die Arbeit mit E-Mails).

Bei dringenden Briefen werden Sie vom Absender über andere Kanäle – Telefon, SMS, Skype – darüber informiert. Dann gehen Sie bewusst in Ihren E-Mail-Client und bearbeiten dringende Post. Alle Zeitmanagement-Gurus (zum Beispiel Gleb Arkhangelsky mit seinem „Time Drive“) erklären eine Standardantwort auf E-Mails innerhalb von 24 Stunden. Dies ist eine normale Regel des guten Benehmens – Sie sollten von Ihrem Gesprächspartner keine sofortigen Antworten per E-Mail erwarten. Wenn Sie einen dringenden Brief erhalten, benachrichtigen Sie ihn über schnellere Kommunikationskanäle.

Deshalb haben wir die Benachrichtigungen deaktiviert und schalten nun den E-Mail-Client gemäß unserem Zeitplan ein.

Was tun, wenn wir zur Post gehen und uns einer Aktivität namens „E-Mails aussortieren“ widmen? Wo ist der Anfang und das Ende dieser Arbeit?

Ich habe viel über das Zero-Inbox-System gehört, aber leider habe ich noch keinen einzigen Menschen getroffen, der es nutzt. Ich musste mein Rad neu erfinden. Es gibt Artikel zu diesem Thema auf Lifehacker. Zum Beispiel, " ". Im Folgenden werde ich in meiner Interpretation über das Zero-Inbox-System sprechen. Ich wäre dankbar, wenn GTD-Gurus Kommentare abgeben und das beschriebene System ergänzen oder verbessern würden.

Es ist wichtig zu verstehen und zu akzeptieren, dass E-Mail kein Aufgabenplaner oder Archiv für Ihre Aktivitäten ist. Daher sollte der Posteingangsordner immer leer sein. Wenn Sie mit dem Durchsuchen Ihres Posteingangs beginnen, hören Sie nicht auf und lassen Sie sich durch nichts ablenken, bis Sie diesen Ordner geleert haben.

Was tun mit E-Mails in Ihrem Posteingang? Sie müssen jeden Buchstaben nacheinander durchgehen und löschen. Ja, markieren Sie einfach und drücken Sie die Entf-Taste auf Ihrer Tastatur. Wenn Sie sich nicht dazu durchringen können, den Brief zu löschen, müssen Sie entscheiden, was Sie damit machen möchten.

1. Können Sie es in drei Minuten beantworten? Muss ich darauf antworten? Ja, es ist notwendig, und die Antwort wird nicht länger als drei Minuten dauern, dann antworten Sie sofort.
2. Sie müssen antworten, aber die Vorbereitung einer Antwort dauert mehr als drei Minuten. Wenn Sie einen Aufgabenplaner verwenden, der es Ihnen ermöglicht, eine E-Mail in eine Aufgabe umzuwandeln, wandeln Sie die E-Mail in eine Aufgabe um und vergessen Sie sie für eine Weile. Ich nutze zum Beispiel den absolut wunderbaren Service Doit.im. Es ermöglicht Ihnen, eine persönliche E-Mail-Adresse zu generieren: Sie leiten den Brief an diese weiter und er wird zu einer Aufgabe. Wenn Sie jedoch keinen Aufgabenplaner haben, verschieben Sie den Buchstaben in den Unterordner „0_Run“.
3. Nachdem Sie schnell auf einen Brief geantwortet, ihn in eine Aufgabe umgewandelt oder ihn einfach gelesen haben, müssen Sie entscheiden, was als nächstes mit dieser Nachricht geschehen soll: Löschen Sie sie oder senden Sie sie zur langfristigen Speicherung in einen der Ordner.

Hier sind die Ordner für Langzeitlagerung Ich habe.

• 0_Ausführen. Ich habe keinen solchen Ordner, aber wenn Sie keinen Planer haben, können Sie, ich wiederhole, Briefe, die detaillierte Arbeit erfordern, hier ablegen. Dieser Ordner muss ebenfalls regelmäßig gereinigt werden, jedoch mit einem sorgfältigen Ansatz zu einem speziell dafür vorgesehenen Zeitpunkt.
• 1_Ref. Hier habe ich Briefe mit Hintergrundinformationen eingefügt: Willkommensbriefe mit Logins von verschiedenen Webdiensten, Tickets für bevorstehende Flüge und so weiter.
• 2_Projekte. Hier wird ein Archiv der Korrespondenz zu Partnern und Projekten gespeichert, zu denen aktuelle Beziehungen bestehen. Selbstverständlich wurde für jedes Projekt bzw. jeden Partner ein eigener Ordner angelegt. In den Ordner des Partners habe ich nicht nur Briefe seiner Mitarbeiter gelegt, sondern auch Briefe von Neb-Mitarbeitern, die mit diesem Partner in Zusammenhang stehen. Sehr praktisch: Bei Bedarf ist die gesamte Korrespondenz zum Projekt mit wenigen Klicks zur Hand.
• 3_Museum. Hier habe ich die Briefe abgelegt, deren Löschung schade wäre und deren Nutzen nicht offensichtlich ist. Außerdem werden Ordner mit geschlossenen Projekten aus „2_Projekte“ hierher migriert. Kurz gesagt, das „Museum“ lagert die ersten Kandidaten für die Entfernung.
• 4_Dokumente. Hier finden Sie Briefe mit elektronischen Mustern von Dokumenten, die in Zukunft für die Buchhaltung nützlich sein können, zum Beispiel Abgleichsberichte von Kunden, Tickets für unternommene Reisen. Der Ordner hat viele Ähnlichkeiten mit den Ordnern „2_Projects“ und „1_Reference“, nur Buchhaltungsinformationen werden darin gespeichert und Verwaltungsinformationen werden im Ordner „2_Projects“ gespeichert. In „4_Dokumente“ gibt es tote Informationen und in „2_Projekte“ gibt es Live-Informationen.
• 5_Wissen. Hier stelle ich nur wirklich nützliche Newsletter ein, zu denen ich nach einer Weile zurückkehren möchte, um mich inspirieren zu lassen oder Lösungen zu finden.

Es gibt weitere E-Mail-Client-Einstellungen, die für den Betrieb dieses Systems wichtig sind. Erstens gibt es in Thunderbird standardmäßig das Kontrollkästchen „Nachrichten als gelesen markieren“. Ich mache das lieber bewusst, also runter mit der Fahne! Gehen Sie dazu in das Menü „Extras“ → „Einstellungen“ → „Erweitert“ → „Lesen und Anzeigen“.

Zweitens verwenden wir Filter . Früher habe ich aktiv Filter eingesetzt, die Briefe basierend auf der Absenderadresse automatisch in die entsprechenden Ordner weitergeleitet haben. Beispielsweise wurden Briefe eines Anwalts in den Ordner „Anwalt“ verschoben. Ich habe diesen Ansatz aus mehreren Gründen aufgegeben. Erstens: Briefe eines Anwalts beziehen sich in 99 % der Fälle auf ein Projekt oder einen Partner, das heißt, sie müssen in den Ordner dieses Partners oder Projekts verschoben werden. Zweitens: Ich habe beschlossen, das Bewusstsein zu stärken. Sie müssen selbst entscheiden, wo ein bestimmter Brief gespeichert werden soll. Bequemer ist es, nach unbearbeiteten Nachrichten nur an einem Ort zu suchen – im Posteingang. Jetzt verwende ich Filter nur noch zum Organisieren automatischer regulärer Briefe aus verschiedenen Systemen in Ordnern, also Briefen, bei denen ich keine Entscheidungen treffen muss. Filter in Mozilla Thunderbird werden im Menü „Extras“ → „Nachrichtenfilter“ konfiguriert.

Bei richtiger Herangehensweise sollte der E-Mail-Versand je nach Korrespondenzvolumen zwischen 10 und 60 Minuten pro Tag in Anspruch nehmen.

Ja, und noch etwas. Haben Sie die Benachrichtigungen über den Eingang neuer Briefe bereits deaktiviert? ;)

Alle nachfolgend aufgeführten Grundregeln beziehen sich in erster Linie auf die Geschäftskorrespondenz mit Ihren Partnern, Kollegen, Kunden und Leistungsträgern. Ihre Verwendung in der persönlichen Korrespondenz ist für jeden eine Privatsache. Das Befolgen dieser Regeln in der persönlichen Korrespondenz wird jedoch nur einen guten Eindruck von Ihnen hinterlassen.

Ethik in geschäftlichen E-Mails

Wenn Sie plötzlich keine Lust mehr haben, weiterzulesen, beschränken Sie sich zumindest auf die folgenden Grundregeln:

• Verwenden Sie beim Antworten die Schaltfläche „Allen antworten“. Dadurch werden die Empfänger der ersten E-Mail in CC gesetzt, sodass Ihre Antwort nicht an sie weitergeleitet wird. Ich empfehle dringend, die Schaltfläche „Antworten“ in den Schnittstelleneinstellungen auszublenden. Bei Bedarf können Sie unerwünschte Empfänger manuell löschen.
• Lassen Sie das Feld „Betreff“ nicht leer. Die Personen, mit denen Sie korrespondieren, erhalten möglicherweise Hunderte von E-Mails pro Tag und nutzen dieses Feld, um schnell die Wichtigkeit und den Inhalt der E-Mail einzuschätzen.
• Zitatbriefe. Beginnen Sie Ihre Antwort nicht mit einer neuen E-Mail, klicken Sie in der empfangenen E-Mail auf „Allen antworten“ und deaktivieren Sie die Funktion „Anführungszeichen beim Antworten“ und „Weiterleiten“ in den Einstellungen Ihres E-Mail-Clients nicht.
• Mit vollständigem Zitat(Wenn Sie auf den gesamten Brief antworten) schreiben Sie den Text der Antwort am ANFANG des Briefes und nicht am Ende unten.

SOLLEN WIR WEITER MACHEN?

Briefe empfangen

1. Die eingegangenen Briefe müssen gelesen werden. Wenn Sie einen Brief erhalten haben, bedeutet das, dass ihn jemand aus irgendeinem Grund gesendet hat (Spam wird hier natürlich nicht berücksichtigt). Wenn eine Person Briefe hat, die als ungelesen markiert sind und diese älter als einen Tag sind, weiß sie nicht, wie sie mit Post umgehen soll. Dies kann jedoch verzeiht werden, wenn:
   • die Person ist gestorben oder unerwartet erkrankt;
   • Die Arbeit mit Post gehört nicht dazu berufliche Verantwortung(dann braucht er keine Service-E-Mail).
2. Wenn Sie kein Manager sind, überprüfen Sie Ihre E-Mails mindestens zweimal täglich: morgens und nachmittags. Wenn Sie eine Produktionsfrage von Ihnen nicht beantworten, kann dies die Arbeit anderer Leute behindern und die Lösung von Problemen verzögern.
3. Wenn Sie ein Manager sind, sollte Ihr Arbeitstag mit der Einführung eines E-Mail-Clients beginnen, der den ganzen Tag aktiv bleibt und Ihre E-Mails automatisch überprüft. Richten Sie die automatische Zustellung/Empfang von E-Mails mindestens alle 10 Minuten (vorzugsweise 1–3 Minuten) ein.
4. Sie haben einen Brief erhalten. Wenn Sie sehr beschäftigt sind, beurteilen Sie sofort, von wem der Brief stammt, welchen Betreff er hat und überfliegen Sie ihn – so können Sie schnell entscheiden, ob der Brief dringend beantwortet werden muss oder etwas warten kann.
5. Wenn Sie können, antworten Sie bitte umgehend. Dies ist die einfachste und effektive Methode Bewegen Sie die Dinge und vermeiden Sie das Sammeln von Post.
6. Wenn Sie verstehen, dass Sie nicht innerhalb von 24 Stunden antworten können, ist es besser, sofort zu schreiben: „Ich werde innerhalb von ein paar Tagen antworten“ oder zumindest „Ich werde etwas später antworten.“

Felder „An“, „Cc“, „Bcc“

1. Denken Sie daran, dass es Felder „An“, „CC“ und „BCC“ gibt. Ihr weiteres Handeln (und das Handeln Ihrer Korrespondenzpartner) nach Erhalt des Briefes hängt von ihnen ab:
   • „An“ („An“) – der Brief und die darin enthaltenen Informationen oder Fragen sind direkt an den Empfänger gerichtet. Wenn Sie eine Frage senden, erwarten Sie eine Antwort von dem im Feld „An“ angegebenen Adressaten. Wenn Sie der Empfänger sind, sollten Sie derjenige sein, der antwortet.
   • „CC“ („Kopie“) – Empfänger, die in Kopien erscheinen, erhalten ein Schreiben „zu Ihrer Information“, zur Information oder werden „als Zeuge eingeladen“. Der Empfänger der Kopien sollte grundsätzlich nicht auf das Schreiben antworten; Darüber hinaus gilt es als höflich, wenn Sie bei Bedarf mit dem Satz „Entschuldigung für die Einmischung“ beginnen.
   • „BCC“ („Blind Copy“) ist ein Feld für „Palastintrigen“. Indem Sie in diesem Feld einen Empfänger angeben, senden Sie diesen Brief „heimlich“ an ihn: Die Tatsache, dass der Brief an diese Person gesendet wurde, wird weder dem Hauptempfänger noch denen in den Kopien bekannt sein. Wird auch verwendet für massen Versendung sodass Ihr Adressbuch nicht allen Empfängern bekannt ist.
2. Verwenden Sie beim Antworten die Schaltfläche „Allen antworten“. Dadurch wird eine Kopie für die Empfänger der ursprünglichen E-Mail gespeichert, sodass Ihre Antwort nicht an sie weitergegeben wird.
3. Entfernen Sie die von Ihrem Korrespondenten hinzugefügten Personen NICHT aus den Kopien des Briefes. Wenn Sie etwas Persönliches beantworten möchten, damit andere Korrespondenten Ihre Antwort nicht erhalten, löschen Sie alle Personen aus den Kopien außer demjenigen, der den Brief geschrieben hat (ja, wir verwenden niemals die Schaltfläche „Antworten“).
4. Wenn in einem empfangenen Brief mehr als zwei Empfänger im Feld „An“ angegeben sind, bedeutet dies, dass beide Korrespondenten oder einer von ihnen antworten müssen. Bedenken Sie, dass BEIDE antworten sollten – wenn der Brief an Sie und an jemand anderen gerichtet ist, antworten Sie auch (auch wenn es eine Antwort wie „Diese Frage ist definitiv nichts für mich, lassen Sie den und den antworten“) ist.
5. Es wird wiederum dringend empfohlen, NICHT mehr als einen Adressaten im Feld „An“ anzugeben. Auf einen an zwei Personen gesendeten Brief erhalten Sie von keinem eine Antwort, da jeder davon ausgeht, dass der andere antworten wird. Nicht jeder hat diesen Artikel gelesen.
6. Die Weiterleitung privater Korrespondenz an eine Mailingliste ohne Zustimmung der Korrespondenzteilnehmer ist unethisch!

Betrefffeld

1. Lassen Sie es nicht leer.
2. Die Betreffzeile des Briefes sollte kurz sein, aber den Hauptinhalt und das Thema des Briefes widerspiegeln. Titel wie „Frage“, „Hallo!“ oder leere Überschriften verraten, dass Sie ein Anfänger sind, dem grundlegende Fähigkeiten im Schreiben von Geschäftstexten fehlen.
3. Wenn Sie auf eine von mehreren E-Mails mit unterschiedlichen Betreffzeilen antworten, antworten Sie auf die richtigen. Antworten Sie auf den Brief mit dem Betreff „Treffen am Dienstag, 18. April“ über das Treffen und auf den Brief „Druckmaterialien“ über Druckmaterialien. Dazu gehört es, frühere Korrespondenz zu zitieren (siehe Abschnitt „Briefschreiben“ weiter unten).
4. Wenn Sie regelmäßig E-Mails wie wöchentliche Berichte versenden müssen, versuchen Sie, den Header konstant zu halten oder zumindest einen Teil davon konstant zu halten, damit der Empfänger automatische Regeln zum Sortieren solcher E-Mails einrichten kann.

Die Bedeutung des Schreibens

1. Wenn das Schreiben Informationen zu dringenden Änderungen, den Vertragstext oder andere Informationen enthält, auf die Sie zuerst achten müssen, verwenden Sie die Wichtigkeit „hoch“, dadurch wird das Schreiben im Posteingang hervorgehoben.
2. Verwenden Sie „hohe“ Wichtigkeit nicht umsonst – „laute“ Leute sind nervig, seien Sie bescheidener.
3. Für einen persönlichen Brief an einen Geschäftskorrespondenten oder einen Brief mit einem lustigen Bild oder Link markieren Sie die Wichtigkeit als „gering“.

Briefe schreiben (Antworten)

1. Beginnen Sie mit einer Begrüßung, das ist höflich. „Hallo, Gria!“ weist darauf hin, dass Sie zu faul sind, den Namen der Person zu schreiben. Sogar nur „Andrey!“ oder „Guten Tag!“ recht höflich und ausreichend.
2. Sprechen Sie mit der Person dieselbe Sprache. Dies gilt nicht nur für die russische/englische Sprache, sondern auch für die Form des Textes. Wenn Sie einen formellen Brief erhalten, wäre eine informelle Antwort darauf respektlos gegenüber dem Befragten und ein Ausdruck Ihrer eigenen niedrigen Kultur. Eine formelle Antwort auf einen informellen Einspruch ist entweder eine Aufforderung zur Einhaltung von Vorschriften oder dies ist einfach durch Unternehmensregeln vorgeschrieben.
3. Versuchen Sie, immer auf den letzten Buchstaben in der Korrespondenzkette zu antworten und nicht auf einen Zwischenbrief.
4. Ne ispolzuyte translit außer in Fällen, in denen Briefe unter Bedingungen gesendet werden, in denen es schwierig ist, Text anders einzugeben (z. B. von einem Mobiltelefon oder von einem Computer ohne russisches Tastaturlayout).
5. Wenn Ihr E-Mail-Client die russische Sprache nicht unterstützt oder die Kodierung beeinträchtigt, fügen Sie den Antworttext als Anhang bei.
6. Ein Geschäftsbrief sollte präzise, ​​prägnant und spezifisch sein:
   • Genauigkeit – geben Sie unbedingt die genauen Details an, auf die Sie sich beziehen (Datum und Betreff einer anderen E-Mail, Besprechungsdatum, Tagesordnungspunkt der Besprechung, Dateiname, Link zum Online-Dokument usw.).
   • Prägnanz – manche Leute präsentieren auf drei Seiten, was in drei Sätzen geschrieben werden könnte. Wer klar denkt, spricht klar, und Ihr Korrespondent sieht das.
   • Spezifität – aus dem Brief sollte genau klar hervorgehen, WAS GENAU vom Empfänger verlangt wird, welche Maßnahmen er von ihm möchte.
7. Geschäftskorrespondenz ist kein Ort für Briefübungen und kein Ort für den Ausdruck von Emotionen. Zu diesem Zweck gibt es Foren, Chats und andere Möglichkeiten der elektronischen zwischenmenschlichen Kommunikation. Ein lakonischer Geschäftstext bedeutet keine Trockenheit, sondern Zeitersparnis und Präzision des Denkens.
8. Wenn der Brief mehrere Fragen, Themen oder Aufgaben enthält, strukturieren Sie diese und unterteilen Sie sie in Absätze mit oder ohne Nummerierung. Ein kontinuierlicher „Gedankenstrom“ ist schwer zu lesen, und es ist leicht, den Kerngedanken des Briefes zu übersehen. Darüber hinaus neigen manche Leute dazu, einen schlecht strukturierten Brief sofort in den Papierkorb zu werfen (obwohl dies wahrscheinlich Extremismus ist).
9. Denken Sie daran, dass die Antwort auf eine Anfrage oder Aufgabe „Lass es uns tun!“ lautet. unvollständig „Wir werden es bis zu diesem und jenem Datum tun“, „in so vielen Tagen“, „nach diesem und jenem Ereignis“ sind eindeutigere und genauere Antworten.
10. Wenn der Brief so formuliert ist, dass er mit einem einfachen „OK“ beantwortet werden kann, dann wird die Antwort höchstwahrscheinlich viel schneller eingehen. Wenn es beispielsweise mehrere Optionen für die Vorgehensweise gibt, bieten Sie eine Standardoption an.
11. Der Text darf keine Fehler enthalten. Ochepyatki sind nicht beängstigend, aber wenn Sie in jedem Buchstaben ein Wort falsch schreiben und buchstabieren, fällt dies sehr schnell auf und Ihr „C“ mit einem Minus im Russischen wird offensichtlich (sowie spekulative weitere Schlussfolgerungen über Ihr Wort). allgemeines Niveau Bildung und Kultur).
12. Versuchen Sie, für den Brief keine HTML-Formatierung zu verwenden. Leider ist dieses Format zum Schreiben von Briefen in Outlook die Standardeinstellung, doch bei der Verwendung, insbesondere beim Zitieren (Beantworten und Weiterleiten), tauchen viele Fragen auf.
13. Wenn Sie einen Brief im HTML-Format erhalten haben, ändern Sie ihn NICHT in Klartext um, da dies die Informationswahrnehmung des Absenders beeinträchtigt, wenn er Ihre Antwort erhält. Je wichtiger Ihr Korrespondent für Sie ist, desto wichtiger ist es, eine angemessene Wahrnehmung von ihm aufrechtzuerhalten. Sie können Ihre Antworten in HTML-Zitaten farblich hervorheben, oder Sie können auch die Schaltfläche „Einrückung reduzieren“ im HTML-Formatierungsfenster verwenden (obwohl es dort kapriziöse Nuancen gibt).
14. Zitieren Sie den Text des Originalbriefes. Was würde das Ihrer Meinung nach bedeuten? Ich weiß es auch nicht: An: AIST ist ein kreativer Vogel Betreff: Re: Re: Re: Frage Ok! Wasja
15. Bearbeiten Sie niemals den Text einer anderen Person, wenn Sie ihn zitieren! Dabei handelt es sich um eine Art Brieffälschung.
16. Wenn Sie vollständig zitieren (wenn Sie auf den gesamten Brief antworten), schreiben Sie den Text der Antwort am ANFANG des Briefes und nicht am Ende.
17. Wenn Sie Punkt für Punkt mit einem Zitat antworten, trennen Sie das Zitat durch Leerzeilen oben und unten und verwenden Sie Großbuchstaben am Satzanfang. Versuchen Sie hier die Antworten zu finden: > wir schlagen vor, das Logo durch das mitgelieferte zu ersetzen, > da dieser sehr farbenfrohe Hintergrund das Logo nicht im Anhang gefunden hat > ​​korrigieren Sie die Aufschrift – statt „Fisch“ sollten Sie „Sklave“ schreiben! > sonst werden wir missverstanden, die Inschrift wurde korrigiert, sorry > und das Letzte...

    Die Kommunikation per E-Mail ist ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit eines jeden modernen Büroangestellten. Und Buchhalter sind keine Ausnahme. Wie führt man Korrespondenz so, dass die Geschäftskommunikation produktiv, emotional angenehm und äußerst ethisch ist? Ich gebe den Lesern einige praktische Ratschläge.

    TIPP 1. Vernachlässigen Sie in Ihren Briefen nicht die persönliche Ansprache des Adressaten

    Dadurch demonstrieren Sie Ihre Aufmerksamkeit für die Persönlichkeit der Person. Wenn ein Brief an einen bestimmten Empfänger geschrieben ist, wirkt das Fehlen einer persönlichen Adresse darin falsch und unhöflich.

    Wenn Sie einen Ihrer ersten Briefe an den Adressaten schreiben, stellt sich oft die Frage: Wie spricht man ihn am besten an – einfach mit seinem Vornamen oder mit seinem Vor- und Vatersnamen? In diesem Fall müssen Sie sich ansehen, was in der Unterschrift steht, mit der der Brief der Person an Sie endet. Wenn dort beispielsweise der Name (ohne Vatersnamen) angegeben ist „Svetlana Kotova“, dann kontaktieren Sie mich gerne namentlich. Und wenn die Unterschrift sagt „Svetlana Vasilievna Kotova, Hauptbuchhalterin von Trenzor LLC“, dann müssen Sie den Empfänger entsprechend ansprechen. Auf jeden Fall ist die zweite Option äußerst richtig und daher eine Win-Win-Situation.

    Ich empfehle nicht, sich auf die Informationen im Feld „Von“ zu verlassen. Denn oft wird es zunächst nicht vom Inhaber der E-Mail-Adresse, sondern vom IT-Spezialisten des Unternehmens bei der E-Mail-Einrichtung ausgefüllt.

    Ich rate Ihnen übrigens dringend davon ab, bei der Ansprache eines Geschäftspartners oder Kunden die Kurzform des Namens zu verwenden („Sash“ statt „Sasha“, „An“ statt „Anya“), egal wie demokratisch die Schreibweise ist Stil und egal wie alt Ihre Korrespondenz ist. Was normalerweise klingt mündliche Rede, schriftlich sieht es zu einfach aus.

    TIPP 2: Achten Sie besonders auf die Form Ihrer Begrüßung

    Sie sollten den Ausdruck nicht verwenden "Guten Tag!". Selbst wenn Sie die gute Absicht haben, die Zeitzone des Empfängers anzupassen, klingt dieser Satz geschmacklos, ich würde sogar sagen vulgär. Es ist besser, neutrale Optionen zu verwenden: "Guten Tag...", "Guten Tag...". Und natürlich fügen Sie der Begrüßung den Namen des Empfängers hinzu, wenn Sie ihn kennen. Ich persönlich finde es zum Beispiel viel angenehmer als gesichtslos "Guten Tag!" persönlich werden „Hallo, Tamara!“.

    Denken Sie daran, dass Sie auf diese Weise dem Empfänger Zeit sparen. Schließlich kann er den Inhalt des erhaltenen Briefes sofort beurteilen und schnell über dessen Priorität und Wichtigkeit entscheiden.

    Die Betreffzeile sollte kurz sein, aber gleichzeitig den Betreff der Korrespondenz genau wiedergeben. Zum Beispiel, „Vereinbarung, Rechnung, Handlung von Alpha LLC“ statt „Dokumente“. Wenn sich Aspekte des zur Diskussion stehenden Themas ändern, klären Sie das Thema. Zum Beispiel, „Kooperation mit Perm“ → „Kooperation mit Perm. Datum der Verhandlungen“ → „Zusammenarbeit mit Perm. Vertragsentwurf".

    Wenn Sie während der Korrespondenz feststellen, dass das Feld „Betreff“ von Ihrem Adressaten zufällig oder gar nicht ausgefüllt wird, ergreifen Sie die Initiative und probieren Sie eines von zwei Szenarios aus.

    SZENARIO 1. Wenn Sie antworten, füllen Sie das Feld „Betreff“ selbst aus. Wenn der Empfänger aufmerksam ist, reicht das vielleicht schon aus, um Ihre Korrespondenz in eine adäquate Form zu bringen.

    SZENARIO 2. Wenn der Empfänger das Ausfüllen des Feldes „Betreff“ weiterhin ignoriert, schreiben Sie ihm einen Brief mit etwa dem folgenden Inhalt: „Alla, ich schlage vor, dass Sie sofort den Betreff des Briefes im Feld „Betreff“ angeben. Ich denke, dass wir so die Effektivität unserer Kommunikation deutlich steigern werden.“.

    TIPP 4. Achten Sie auf die Felder „An“ und „Cc“.

    Sie müssen den allgemein akzeptierten Zweck dieser Felder in einem Geschäftsumfeld klar verstehen:

    • <если>im Feld „An“ werden nur Sie aufgeführt – das bedeutet, dass der Absender des Briefes auf eine Reaktion Ihrerseits auf seine Frage oder Bitte wartet;
    • <если>Es gibt mehrere Empfänger im Feld – der Absender wartet auf eine Antwort von jedem oder einem der Empfänger. Speichern Sie in diesem Fall bei der Beantwortung die vom Absender festgelegte Empfängerliste über die Funktion „Allen antworten“ (natürlich vorausgesetzt, Sie möchten nicht bewusst nur dem Verfasser des Briefes antworten und so den Kern Ihrer Antwort verbergen). vom Rest der Korrespondenzteilnehmer);
    • <если>Ihr Name erscheint im Feld „Kopie“ – der Absender möchte Sie auf die Frage aufmerksam machen, erwartet aber keine Antwort von Ihnen. Das bedeutet, dass Sie zu diesem Thema keine Korrespondenz führen sollten. Wenn Sie sich dennoch dazu entschließen, wäre es ein Zeichen guter Form, den Brief mit einem der folgenden Sätze zu beginnen: „Wenn möglich, würde ich mich gerne an der Diskussion zu diesem Thema beteiligen ...“, „Lassen Sie mich meine Meinung äußern ...“.

    Was den BCC-Bereich betrifft, ist er aus wirtschaftsethischer Sicht das umstrittenste E-Mail-Tool. Manchmal wird es als Werkzeug fast geheimer Beobachtung und Information wahrgenommen. Denn im BCC platzierte Empfänger sind für andere Empfänger nicht sichtbar. In einigen, meist großen Unternehmen, die in Sachen Ethik besonders gewissenhaft sind, ist die Verwendung dieses Feldes in der Unternehmenskorrespondenz, mit Ausnahme von Massenmailings, strengstens verboten. In den meisten Unternehmen wird es jedoch unter Beachtung der folgenden Regeln verwendet:

    • Beim Versenden eines Briefes mit ausgefülltem Feld „Bcc“ wird davon ausgegangen, dass der Autor des Briefes die verborgenen Empfänger über den Grund und Zweck dieser Nachrichtenform informiert hat (oder dies tun wird);
    • Der versteckte Empfänger muss keine Korrespondenz aufnehmen.

    Bei Schulungen wird mir oft die Frage gestellt: Gibt es allgemein anerkannte Standards hinsichtlich der Zeit, innerhalb derer auf einen Brief eines Kunden oder Kollegen geantwortet werden muss? Aber man kann darauf keine allgemeingültige Antwort geben.

    

    Wenn wir über interne Korrespondenz sprechen, wird hier alles von der Geschwindigkeit und dem Lebensrhythmus des Unternehmens selbst bestimmt. Es gibt Unternehmen, in denen eine Reaktionsverzögerung von mehr als eineinhalb Stunden als schlechtes Benehmen gilt. Und irgendwo im Laufe des Tages liegt die Antwort in der Ordnung der Dinge.

    Von allgemeine Regel Als akzeptabelste Antwortzeit auf einen Brief gelten 2-3 Stunden. Dies ist die sogenannte angenehme Wartezeit, wenn der Absender auf eine Antwort wartet und durch das Schweigen seines Adressaten kein inneres Unbehagen verspürt.

    Was aber, wenn Sie nach Erhalt und Lektüre des Briefes feststellen, dass Sie ihn nicht innerhalb von 24 Stunden vollständig beantworten können? Benachrichtigen Sie dann den Absender gemäß den Regeln der guten Sitten über den Erhalt des Briefes und den ungefähren Zeitrahmen für die Beantwortung. Zum Beispiel: „Hallo, Sergej Wassiljewitsch! Ich habe deinen Brief bekommen. Ich werde in den nächsten Tagen antworten“ oder „Andrey, ich habe den Brief erhalten. Danke! Um zu antworten, benötige ich weitere Informationen. Ich werde versuchen, spätestens zu antworten ...“.

    TIPP 6. Befolgen Sie die Grundregeln für die Darstellung von Informationen in einem Brief

    Davon gibt es nicht viele:

    • Beim Lesen eines Briefes passt die angenehmste Lautstärke maximal „auf einen Bildschirm“ – auf eine A4-Seite;
    • Das Volumen der versendeten Anhänge sollte 3 MB nicht überschreiten. Größere Dateien können dazu führen, dass die E-Mail beim Empfänger einfriert.
    • Verwenden Sie beim „Verpacken“ von Anhängen die universelle ZIP- oder RAR-Kodierung. Andere Erweiterungen können während der Übertragung blockiert oder unterbrochen werden und dem Empfänger Probleme bereiten;
    • Beginnen Sie niemals eine Antwort als neuen Brief (ohne den Korrespondenzverlauf zu speichern). Andernfalls ist der Empfänger gezwungen, Zeit mit der Suche nach der ursprünglichen Nachricht zu verschwenden;
    • Schreiben Sie in einer Sprache, die für den Empfänger möglichst verständlich ist. Viele Menschen fragen sich, ob es angemessen ist, berufliches oder unternehmensinternes Vokabular, Slang, Abkürzungen und Anglizismen zu verwenden.

    Dies muss im Einzelfall gesondert entschieden werden.

    So ist die interne Unternehmenskorrespondenz in einem Unternehmen fast immer mit Slang und Abkürzungen gespickt: Sie sind für alle Beteiligten vertraut und verständlich und sparen Zeit. Sie müssen sie jedoch in der Korrespondenz mit Gegenparteien sorgfältig verwenden.

    In meiner Praxis gab es einen solchen Fall. Eine Kollegin bereitete Materialien für einen Verlag vor und in ihrem letzten Brief schrieben sie ihr: „Mascha, bitte schick uns alle deine Materialien so schnell wie möglich.“. Mascha kam zu dem Schluss, dass es sich hierbei um die Bezeichnung eines ihr unbekannten Formats handelte, in das der Text übersetzt werden musste. Sie hat viel Zeit verschwendet, um herauszufinden, wie sie der Bitte des Verlegers nachkommen kann. Stellen Sie sich vor, wie verärgert die Maschine ist, als sie zwei Tage später erfährt, dass das mysteriöse „asap“ eine Abkürzung für das im englischen Sprachraum weit verbreitete Wort „as Soon as möglich“ ist. Aber Masha konnte Materialien innerhalb einer halben Stunde nach Erhalt der Anfrage verschicken!

    TIPP 7: Beenden Sie jeden Brief mit einem Unterschriftsblock und Ihren Kontakten

    Unabhängig davon, wie genau Sie den Empfänger kennen und wie lange Ihre Korrespondenz bereits läuft, sollte jeder Ihrer Briefe einen Block bestehend aus einer Unterschrift und Kontaktinformationen enthalten. Dies ist ein integraler Bestandteil der Kultur der Geschäftskommunikation.

    Der Block muss enthalten:

    • Ihr Vor- und Nachname. Es besteht keine Notwendigkeit, Abkürzungen zu verwenden. Anstatt „T.L. Worotynzew" in meiner Signatur gebe ich an „Tamara Leonidowna Worotynzewa“ oder „Tamara Worotynzewa“ damit der Adressat versteht, wie er mich in einem Antwortschreiben kontaktieren kann;
    • Dein Standpunkt. Dies gibt dem Empfänger die Möglichkeit, die Grenzen Ihrer Autorität und Fachkompetenz bei der Lösung von Problemen zu verstehen;
    • Kontaktinformationen (Telefon, E-Mail, Firmenname, Website). Auf diese Weise bieten Sie dem Empfänger bei Bedarf die Möglichkeit einer zusätzlichen betrieblichen Kommunikation.

    Zu allem, was gesagt wurde, möchte ich hinzufügen: Ihr E-Mails- die gleiche Kleidung, mit der sie dich begrüßen. Mit anderen Worten: Wenn Sie die Etikette der Geschäftskorrespondenz beachten, hinterlassen Sie bei Ihrem Empfänger den angenehmsten Eindruck.

    Andrey Grishchenko
    Produzent von Spieleprojekten (externe Entwicklung) bei 1C seit 2003. Verantwortlich für die Suche nach vielversprechenden Projekten und Teams, die Organisation der Entwicklung und Veröffentlichung. Bei 1C war und ist er für mehrere Dutzend Projekte verantwortlich, darunter „No Time for Dragons“, „Stalingrad“, „XIII Century“, Spiele der „Full Drive“- und „Brothers Pilots“-Reihe. Jetzt lindert er die Schmerzen der Wehen mit Cryptosis: Sleep of the Mind, von dem er sicher ist, dass es gesund und schön sein wird.

    Lieber Leser!

    Dieser Text wurde bereits im April 2006 auf meinem dtf.blog veröffentlicht. Die Anzahl der verteilten Links und die wiederholten Anfragen, die Notiz in Form eines Artikels „erneut zu veröffentlichen“, veranlassten mich zu dieser einfachen Arbeit. Ich danke allen, die diesen Blog kommentiert haben – Ihre nützlichen Kommentare und Ergänzungen wurden berücksichtigt. Besonderer Dank geht an Dmitry Devishev (Nival Online).

    Um eine Kultur der schriftlichen Kommunikation zu entwickeln, wird vorgeschlagen, das Material frei (ohne Quellenangabe) zu verwenden, auch in Schulungen zur Geschäftskorrespondenz (einschließlich kommerzieller Korrespondenz).

    

    ***

    Sie werden lachen und sagen: „Das ist so einfach, Watson!“ Aber Sie werden es nicht glauben, einige der Befragten, die ich bei der Arbeit getroffen habe, erfüllen nicht einmal ein Viertel dieser Standards! Mein Respekt vor diesen Menschen erlaubt es mir nicht, ihnen ihre Fehler „ins Gesicht zu zeigen“, deshalb werde ich sie hier auflisten.

    Alle nachfolgend aufgeführten Grundregeln beziehen sich in erster Linie auf die Geschäftskorrespondenz mit Ihren Partnern, Kollegen, Kunden und Leistungsträgern. Ihre Verwendung in der persönlichen Korrespondenz ist für jeden eine Privatsache. Das Befolgen dieser Regeln in der persönlichen Korrespondenz wird jedoch nur einen guten Eindruck von Ihnen hinterlassen.

    Grundlagen

    • Verwenden Sie beim Antworten die Schaltfläche „Allen antworten“. Dadurch werden die Empfänger der ersten E-Mail in CC gesetzt, sodass Ihre Antwort nicht an sie weitergeleitet wird. Ich empfehle dringend, die Schaltfläche „Antworten“ in den Schnittstelleneinstellungen auszublenden. Bei Bedarf können Sie unerwünschte Empfänger manuell löschen.
    • Lassen Sie das Feld „Betreff“ nicht leer. Die Personen, mit denen Sie korrespondieren, erhalten möglicherweise Hunderte von E-Mails pro Tag und nutzen dieses Feld, um schnell die Wichtigkeit und den Inhalt der E-Mail einzuschätzen.
    • Zitatbriefe. Beginnen Sie Ihre Antwort nicht mit einer neuen E-Mail, klicken Sie in der empfangenen E-Mail auf „Allen antworten“ und deaktivieren Sie die Funktion „Anführungszeichen beim Antworten“ und „Weiterleiten“ in den Einstellungen Ihres E-Mail-Clients nicht.

    

    • Wenn Sie vollständig zitieren (wenn Sie auf den gesamten Brief antworten), schreiben Sie den Text der Antwort am ANFANG des Briefes und nicht am Ende unten.

    Sollen wir weiter machen?

    Briefe empfangen

    1. Die eingegangenen Briefe müssen gelesen werden. Wenn Sie einen Brief erhalten haben, bedeutet das, dass ihn jemand aus irgendeinem Grund gesendet hat (Spam wird hier natürlich nicht berücksichtigt). Wenn eine Person Briefe hat, die als ungelesen markiert sind und diese älter als einen Tag sind, weiß sie nicht, wie sie mit Post umgehen soll. Dies kann jedoch verzeiht werden, wenn:

    Ö die Person ist gestorben oder unerwartet erkrankt;

    Ö Die Arbeit mit Post gehört nicht zu seinen beruflichen Aufgaben (dann braucht er keine Service-E-Mail).

    2. Wenn Sie kein Manager sind, überprüfen Sie Ihre E-Mails mindestens zweimal täglich: morgens und nachmittags. Wenn Sie eine Produktionsfrage von Ihnen nicht beantworten, kann dies die Arbeit anderer Leute behindern und die Lösung von Problemen verzögern.

    3. Wenn Sie ein Manager sind, sollte Ihr Arbeitstag mit der Einführung eines E-Mail-Clients beginnen, der den ganzen Tag aktiv bleibt und Ihre E-Mails automatisch überprüft. Richten Sie die automatische Zustellung/Empfang von E-Mails mindestens alle 10 Minuten (vorzugsweise 1–3 Minuten) ein.

    4. Sie haben einen Brief erhalten. Wenn Sie sehr beschäftigt sind, beurteilen Sie sofort, von wem der Brief stammt, welchen Betreff er hat und überfliegen Sie ihn – so können Sie schnell entscheiden, ob der Brief dringend beantwortet werden muss oder etwas warten kann.

    

    5. Wenn Sie können, antworten Sie bitte umgehend. Dies ist die einfachste und effektivste Möglichkeit, Dinge zu erledigen und keine Post einzusammeln.

    6. Wenn Sie verstehen, dass Sie nicht innerhalb von 24 Stunden antworten können, ist es besser, sofort zu schreiben: „Ich werde innerhalb von ein paar Tagen antworten“ oder zumindest „Ich werde etwas später antworten.“

    Felder „An“, „Cc“, „Bcc“ („An“, „CC“, „BCC“)

    7. Denken Sie daran, dass es Felder „An“, „CC“ und „BCC“ gibt. Ihr weiteres Handeln (und das Handeln Ihrer Korrespondenzpartner) nach Erhalt des Briefes hängt von ihnen ab:

    Ö „An“ („An“) – der Brief und die darin enthaltenen Informationen oder Fragen sind direkt an den Empfänger gerichtet. Wenn Sie eine Frage senden, erwarten Sie eine Antwort von dem im Feld „An“ angegebenen Adressaten. Wenn Sie der Empfänger sind, sollten Sie derjenige sein, der antwortet.

    Ö „CC“ („Kopie“) – Empfänger, die in Kopien erscheinen, erhalten ein Schreiben „zu Ihrer Information“, zur Information oder werden „zur Zeugenaussage eingeladen“. Der Empfänger der Kopien sollte grundsätzlich nicht auf das Schreiben antworten; Darüber hinaus gilt es als höflich, wenn Sie bei Bedarf mit dem Satz „Entschuldigung für die Einmischung“ beginnen.

    Ö „BCC“ („Blind Copy“) ist ein Feld für „Palastintrigen“. Indem Sie in diesem Feld einen Empfänger angeben, senden Sie diesen Brief „heimlich“ an ihn: Die Tatsache, dass der Brief an diese Person gesendet wurde, wird weder dem Hauptempfänger noch denen in den Kopien bekannt sein. Es wird auch für den Massenversand verwendet, sodass Ihr Adressbuch nicht allen Empfängern bekannt ist.

    

    8. Verwenden Sie beim Antworten die Schaltfläche „Allen antworten“. Dadurch wird eine Kopie für die Empfänger der ursprünglichen E-Mail gespeichert, sodass Ihre Antwort nicht an sie weitergegeben wird.

    9. Entfernen Sie die von Ihrem Korrespondenten hinzugefügten Personen NICHT aus den Kopien des Briefes. Wenn Sie etwas Persönliches beantworten möchten, damit andere Korrespondenten Ihre Antwort nicht erhalten, löschen Sie alle Personen aus den Kopien außer demjenigen, der den Brief geschrieben hat (ja, wir verwenden niemals die Schaltfläche „Antworten“).

    10. Wenn in einem empfangenen Brief mehr als zwei Empfänger im Feld „An“ angegeben sind, bedeutet dies, dass beide Korrespondenten oder einer von ihnen antworten müssen. Bedenken Sie, dass BEIDE antworten sollten – wenn der Brief an Sie und an jemand anderen gerichtet ist, antworten Sie auch (auch wenn es eine Antwort wie „Diese Frage ist definitiv nichts für mich, lassen Sie den und den antworten“) ist.

    11. Es wird wiederum dringend empfohlen, NICHT mehr als einen Adressaten im Feld „An“ anzugeben. Auf einen an zwei Personen gesendeten Brief erhalten Sie von keinem eine Antwort, da jeder davon ausgeht, dass der andere antworten wird. Nicht jeder hat diesen Artikel gelesen.

    12. Die Weiterleitung privater Korrespondenz an eine Mailingliste ohne Zustimmung der Korrespondenzteilnehmer ist unethisch!

    Betrefffeld

    13. Lassen Sie es nicht leer.

    14. Die Betreffzeile des Briefes sollte kurz sein, aber den Hauptinhalt und das Thema des Briefes widerspiegeln. Titel wie „Frage“, „Hallo!“ oder leere Überschriften verraten, dass Sie ein Anfänger sind, dem grundlegende Fähigkeiten im Schreiben von Geschäftstexten fehlen.

    

    15. Wenn Sie auf eine von mehreren E-Mails mit unterschiedlichen Betreffzeilen antworten, antworten Sie auf die richtigen. Antworten Sie auf den Brief mit dem Betreff „Treffen am Dienstag, 18. April“ über das Treffen und auf den Brief „Druckmaterialien“ über Druckmaterialien. Dazu gehört es, frühere Korrespondenz zu zitieren (siehe Abschnitt „Briefschreiben“ weiter unten).

    16. Wenn Sie regelmäßig E-Mails wie wöchentliche Berichte versenden müssen, versuchen Sie, den Header konstant zu halten oder zumindest einen Teil davon konstant zu halten, damit der Empfänger automatische Regeln zum Sortieren solcher E-Mails einrichten kann.

    Bedeutung des Briefes („Priorität“)

    17. Wenn das Schreiben Informationen zu dringenden Änderungen, den Vertragstext oder andere Informationen enthält, auf die Sie zuerst achten müssen, verwenden Sie die Wichtigkeit „hoch“, dadurch wird das Schreiben im Posteingang hervorgehoben.

    18. Verwenden Sie „hohe“ Wichtigkeit nicht umsonst – „laute“ Leute sind nervig, seien Sie bescheidener.

    19. Für einen persönlichen Brief an einen Geschäftskorrespondenten oder einen Brief mit einem lustigen Bild oder Link markieren Sie die Wichtigkeit als „gering“.

    Briefe schreiben (Antworten)

    20. Beginnen Sie mit einer Begrüßung, das ist höflich. „Hallo, Gria!“ weist darauf hin, dass Sie zu faul sind, den Namen der Person zu schreiben. Sogar nur „Andrey!“ oder „Guten Tag!“ recht höflich und ausreichend.

    

    21. Sprechen Sie mit der Person dieselbe Sprache. Dies gilt nicht nur für die russische/englische Sprache, sondern auch für die Form des Textes. Wenn Sie einen formellen Brief erhalten, wäre eine informelle Antwort darauf respektlos gegenüber dem Befragten und ein Ausdruck Ihrer eigenen niedrigen Kultur. Eine formelle Antwort auf einen informellen Einspruch ist entweder eine Aufforderung zur Einhaltung von Vorschriften oder dies ist einfach durch Unternehmensregeln vorgeschrieben.

    22. Versuchen Sie, immer auf den letzten Buchstaben in der Korrespondenzkette zu antworten und nicht auf einen Zwischenbrief.

    23. Ne ispolzuyte translitaußer in Fällen des Versendens von Briefen unter Bedingungen, unter denen es schwierig ist, Text anders einzugeben (z. B. von einem Mobiltelefon oder von einem Computer ohne russisches Tastaturlayout).

    24. Wenn Ihr E-Mail-Client die russische Sprache nicht unterstützt oder die Kodierung beeinträchtigt, fügen Sie den Antworttext als Anhang bei.

    25. Ein Geschäftsbrief sollte präzise, ​​prägnant und spezifisch sein:

    Ö Genauigkeit – geben Sie unbedingt die genauen Details an, auf die Sie sich beziehen (Datum und Betreff einer anderen E-Mail, Besprechungsdatum, Tagesordnungspunkt der Besprechung, Dateiname, Link zum Online-Dokument usw.).

    Ö Prägnanz – manche Leute präsentieren auf drei Seiten, was in drei Sätzen geschrieben werden könnte. Wer klar denkt, spricht klar, und Ihr Korrespondent sieht das.

    Ö Spezifität – aus dem Brief sollte genau klar hervorgehen, WAS GENAU vom Empfänger verlangt wird, welche Maßnahmen er von ihm will.

    

    26. Geschäftskorrespondenz ist kein Ort für Briefübungen und kein Ort für den Ausdruck von Emotionen. Zu diesem Zweck gibt es Foren, Chats und andere Möglichkeiten der elektronischen zwischenmenschlichen Kommunikation. Ein lakonischer Geschäftstext ist keine Trockenheit, sondern spart Zeit und Denkgenauigkeit.

    27. Wenn der Brief mehrere Fragen, Themen oder Aufgaben enthält, strukturieren Sie diese und unterteilen Sie sie in Absätze mit oder ohne Nummerierung. Ein kontinuierlicher „Gedankenstrom“ ist schwer zu lesen, und es ist leicht, den Kerngedanken des Briefes zu übersehen. Darüber hinaus neigen manche Leute dazu, einen schlecht strukturierten Brief sofort in den Papierkorb zu werfen (obwohl dies wahrscheinlich Extremismus ist).

    28. Denken Sie daran, dass die Antwort auf eine Anfrage oder Aufgabe „Lass es uns tun!“ lautet. unvollständig „Wir werden es bis zu diesem und jenem Datum tun“, „in so vielen Tagen“, „nach diesem und jenem Ereignis“ sind eindeutigere und genauere Antworten.

    29. Wenn der Brief so formuliert ist, dass er mit einem einfachen „OK“ beantwortet werden kann, dann wird die Antwort höchstwahrscheinlich viel schneller eingehen. Wenn es beispielsweise mehrere Optionen für die Vorgehensweise gibt, bieten Sie eine Standardoption an.

    30. Der Text darf keine Fehler enthalten. Ochepyatki sind nicht beängstigend, aber wenn Sie in jedem Buchstaben ein Wort falsch schreiben und buchstabieren, fällt das sehr schnell auf, und Ihr „C“ mit einem Minus auf Russisch wird offensichtlich (sowie spekulative weitere Rückschlüsse auf Ihr allgemeines Bildungs- und Kulturniveau). ).

    31. Versuchen Sie, für den Brief keine HTML-Formatierung zu verwenden. Leider ist dieses Format zum Schreiben von Briefen in Outlook die Standardeinstellung, doch bei der Verwendung, insbesondere beim Zitieren (Beantworten und Weiterleiten), tauchen viele Fragen auf.

    

    32. Wenn Sie einen Brief im HTML-Format erhalten haben, ändern Sie ihn NICHT in Klartext um, da dies die Informationswahrnehmung des Absenders beeinträchtigt, wenn er Ihre Antwort erhält. Je wichtiger Ihr Korrespondent für Sie ist, desto wichtiger ist es, eine angemessene Wahrnehmung von ihm aufrechtzuerhalten. Sie können Ihre Antworten in HTML-Zitaten farblich hervorheben, oder Sie können auch die Schaltfläche „Einrückung reduzieren“ im HTML-Formatierungsfenster verwenden (obwohl es dort kapriziöse Nuancen gibt).

    33. Zitieren Sie den Text des Originalbriefes. Was würde das Ihrer Meinung nach bedeuten? Ich weiß auch nicht:

    34. An: Andrey Grishchenko

    35. Betreff: Re: Re: Re: Frage

    36. Ok!

    Wasja

    37. Bearbeiten Sie niemals den Text einer anderen Person, wenn Sie ihn zitieren! Dabei handelt es sich um eine Art Brieffälschung.

    38. Wenn Sie vollständig zitieren (wenn Sie auf den gesamten Brief antworten), schreiben Sie den Text der Antwort am ANFANG des Briefes und nicht am Ende.

    39. Wenn Sie Punkt für Punkt mit einem Zitat antworten, trennen Sie das Zitat durch Leerzeilen oben und unten und verwenden Sie Großbuchstaben am Satzanfang. Versuchen Sie hier Antworten zu finden:

    40. > Wir empfehlen, das Logo durch das mitgelieferte zu ersetzen.

    41. > da dieser im Hintergrund sehr bunt ist

    42. Ich habe das Logo im Anhang nicht gefunden

    43. > Korrigieren Sie die Inschrift – statt „Fisch“ sollten Sie „Sklave“ schreiben!

    

    44. >sonst werden wir missverstanden

    45. Die Inschrift wurde korrigiert, sorry

    In der Geschäftskorrespondenz nimmt E-Mail in letzter Zeit einen immer wichtigeren Platz ein. Die Vorteile liegen auf der Hand: Effizienz, Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit. Es sei daran erinnert, dass die elektronische Korrespondenz ihre eigenen Nuancen hat.

    Briefe empfangen

    1. Überprüfen Sie Ihre E-Mails mindestens zweimal täglich – morgens und nachmittags. Andernfalls können Sie die Arbeit anderer Personen behindern und die Lösung von Problemen verzögern.
    2. Wenn Sie einen Brief erhalten haben, bedeutet das, dass ihn jemand aus irgendeinem Grund gesendet hat. Daher müssen die eingegangenen Briefe gelesen werden. Spam wird hier natürlich nicht berücksichtigt;
    3. Wenn Sie ein Manager sind, sollte Ihr Arbeitstag damit beginnen, einen E-Mail-Client zu starten, der nicht den ganzen Tag über lädt und E-Mails automatisch prüft. Richten Sie die automatische Zustellung/Empfang von Post mindestens alle 10 (oder besser 2–3) Minuten ein;
    4. Wenn Sie sehr beschäftigt sind und einen Brief erhalten haben, bewerten Sie den Absender und den Betreff und überfliegen Sie ihn. So können Sie schnell erkennen, ob der Brief eine dringende Antwort erfordert oder ob er etwas warten kann.
    5. Der einfachste und effektivste Weg, die Dinge voranzubringen und keine Poststapel anzuhäufen, besteht darin, sofort auf Briefe zu antworten. Wenn Sie also nicht an einem Gespräch oder einer anderen Aktivität beteiligt sind, die keine Unterbrechung duldet, antworten Sie sofort auf den Brief.

    Felder „An“, „Cc“, „Bcc“

    Sie sollten die Felder „An“, „Cc“ und „Bcc“ verstehen, sich merken und richtig verwenden. Davon hängen Ihr Verhalten bei Erhalt des Briefes bzw. das Verhalten des Empfängers ab.

    1. "An wen". Wenn Sie eine Frage senden, erwarten Sie eine Antwort von dem im Feld „An“ angegebenen Adressaten. Wenn Sie der Empfänger sind, müssen Sie antworten. Das heißt, der Brief und die darin enthaltenen Informationen oder Fragen richten sich direkt an den in diesem Feld angegebenen Empfänger.
    2. "Kopieren". Empfänger in diesem Bereich erhalten ein Auskunftsschreiben oder werden „als Zeugen geladen“. Der Empfänger der Kopien sollte grundsätzlich nicht auf das Schreiben antworten. Darüber hinaus gilt es als höflich, bei Bedarf mit dem Satz „Es tut mir leid, dass ich mich eingemischt habe“ zu beginnen.
    3. „Versteckte Kopie“. Die Tatsache, dass der Brief an die im Feld „Bcc“ angegebene Person gesendet wurde, ist weder dem Hauptempfänger noch denjenigen bekannt, die sich in den Kopien befinden. Dieses Feld wird auch für den Massenversand verwendet, sodass Ihr Adressbuch nicht allen Empfängern bekannt ist.

    Vergessen Sie beim Antworten nicht die Schaltfläche „Allen antworten“ – dadurch werden Kopien der ursprünglichen Briefempfänger gespeichert und Ihre Antwort wird nicht an ihnen vorbeigehen. Sie können unerwünschte Empfänger jederzeit entfernen oder andere hinzufügen.

    Wenn der empfangene Brief mehr als zwei Empfänger im Feld „An“ enthält, bedeutet dies, dass beide Korrespondenten oder einer von ihnen antworten müssen. Entscheiden Sie, wer antworten soll. Seien Sie jedoch vorsichtig, wenn Sie Briefe mit mehr als zwei Empfängern im Feld „An“ versenden: Wenn Sie einen Brief an alle senden, besteht die Gefahr, dass Sie von niemandem eine Antwort erhalten.

    Betrefffeld

    Sie sollten dieses Feld nicht leer lassen. Die Personen, mit denen Sie korrespondieren, erhalten möglicherweise Hunderte von E-Mails pro Tag und nutzen dieses Feld, um schnell die Wichtigkeit des Inhalts der E-Mail einzuschätzen.

    Die Betreffzeile sollte kurz das Thema des Briefes widerspiegeln. Titel wie „Frage“, „Hallo!“ oder leere Überschriften verraten, dass Sie entweder Anfänger sind oder es Ihnen an Grundkenntnissen in der Geschäftskorrespondenz mangelt.

    „Die Bedeutung des Schreibens“

    Wenn der Brief Informationen zu dringenden Änderungen, den Vertragstext oder andere Informationen enthält, auf die Sie zuerst achten müssen, verwenden Sie die Wichtigkeit „hoch“, dadurch wird der Brief im Posteingang hervorgehoben.

    • Verwenden Sie „hohe“ Wichtigkeit nicht umsonst!
    • Ein persönlicher Brief an einen Geschäftskorrespondenten oder ein Brief mit einem lustigen und nicht geschäftlichen Bild oder Link sollte mit „geringer“ Wichtigkeit gekennzeichnet werden.

    Eine Antwort schreiben

    1. Beginnen Sie mit einer Begrüßung, das ist höflich.
    2. Sprechen Sie mit der Person dieselbe Sprache. Dies betrifft nicht nur die russische/englische Sprache, sondern auch die Form des Textes. Eine informelle Antwort auf einen formellen Brief ist Respektlosigkeit gegenüber dem Befragten und ein Beweis für die eigene niedrige Kultur.
    3. Verwenden Sie keine Transliteration, außer beim Versenden von E-Mails über mobile Geräte. Wenn Ihr E-Mail-Client die russische Sprache nicht unterstützt oder die Kodierungen beschädigt sind, fügen Sie bitte den Text der Antwort im Anhang hinzu.
    4. Ein Geschäftsbrief sollte präzise, ​​konkret und prägnant sein.
       • Genauigkeit– Geben Sie die genauen Details an, auf die Sie sich beziehen (z. B. Besprechungsdatum, Tagesordnungspunkt der Besprechung, Datum und Betreff einer anderen E-Mail oder Dateiname).
       • Spezifität– Aus dem Brief sollte genau hervorgehen, WAS GENAU vom Empfänger verlangt wird.
       • Prägnanz. Wer klar denkt, spricht klar, und Ihr Empfänger sieht es. Deshalb sollten Sie nicht auf drei Seiten zusammenfassen, was in drei Sätzen geschrieben werden könnte. Ein lakonischer Geschäftstext bedeutet keine Trockenheit, sondern Zeitersparnis und Präzision des Denkens.
    5. Wenn der Brief mehrere Fragen, Themen oder Aufgaben enthält, strukturieren Sie diese und trennen Sie sie voneinander. Ein kontinuierlicher „Seifenstrom“ ist schwer zu lesen und man kann tatsächlich die Hauptfrage des Briefes übersehen.
    6. Beantworten Sie die im Brief gestellten Anfragen so genau wie möglich. Die Antwort auf eine Anfrage oder Aufgabe lautet: „Lass es uns tun!“ unvollständig „Wir werden es bis zu diesem und jenem Datum tun“, „in so vielen Tagen“, „nach diesem und jenem Ereignis“ ist eine eindeutigere und genauere Antwort.
    7. Der Text darf keine Fehler enthalten! Tippfehler sind nicht schlimm, aber wenn Sie in jedem Buchstaben Wörter falsch schreiben, fällt das sehr schnell auf und hinterlässt einen negativen Eindruck in Ihrem Image als Geschäftspartner.
    8. Senden Sie niemals einen Brief, ohne zu lesen, was Sie geschrieben haben! Lesen Sie Ihre Antwort und stellen Sie sicher, dass sie präzise, ​​genau, klar und spezifisch ist und keine Inhalte enthält grammatische Fehler. Überprüfen Sie, ob alle erforderlichen Empfänger angegeben sind und dass diese in den Feldern „An“ und „Cc“ korrekt platziert sind. Suchen Sie nach Grammatikfehlern.
    9. Zitieren Sie den Text des Originalbriefes.
    10. Wenn Sie vollständig zitieren (wenn Sie auf den gesamten Brief antworten), schreiben Sie den Text der Antwort am ANFANG des Briefes und nicht am Ende!
    11. Wenn Ihre Antworten Punkt für Punkt sind, trennen Sie das Zitat durch Leerzeilen oben und unten.

    Anhänge

    1. Hängen Sie keine Dateien in den Formaten EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR an Briefe an – viele E-Mail-Clients oder Server blockieren solche Anhänge streng und der Empfänger wird sie nie lesen. Packen Sie diese wie in eine Shell in ein Archiv (zip, rar) und fügen Sie sie in dieser Form ein.
    2. Es gilt als normal, Anhänge mit einer Größe von bis zu 2-3 Megabyte ohne Vorwarnung zu versenden. Wenn Sie einen größeren Anhang versenden möchten, erkundigen Sie sich beim Korrespondenten, ob eine solche Datei über seinen Server läuft oder in sein Postfach passt.
    3. Vermeiden Sie Investitionen in zweifelhafte Inhalte: Erstens teilt Ihr Korrespondent möglicherweise nicht Ihren Geschmack, und zweitens können Sie einer Person Ärger bereiten, die in einer Organisation arbeitet, in der E-Mail-Zensur angewendet wird.

    Elektronische Unterschrift

    1. Seine Anwesenheit ist nützlich (Ihre Kontaktinformationen sind dort) und es guter Ton, um Ihre Professionalität unter Beweis zu stellen.
    2. Die Signatur sollte 5-6 Zeilen nicht überschreiten. Es muss mindestens Ihren Vor- und Nachnamen enthalten. Darüber hinaus ist es ratsam, Ihre Telefonnummer, E-Mail-Adresse, den Namen und die physische Adresse des Unternehmens sowie die Adresse seiner Website anzugeben.
    3. Für die elektronische Signatur gibt es zwei Möglichkeiten: für Initiativbriefe mit vollständiger Signatur

    Ein Geschäftsbrief sollte einen klaren Aufbau haben, dessen Vorteile sind:

    • Sparen Sie Zeit und die des Empfängers.
    • garantieren, dass der Adressat den Brief liest und seinen Kern richtig versteht;
    • eine verständliche, klare Antwort erhalten.

    Aufbau eines Geschäftsbriefes

    Appellieren

    Es befindet sich im Kopf des Briefes und enthält die Position und den vollständigen Namen des Adressaten. Für offizielle Geschäftskorrespondenz lautet die Standardadresse „Sehr geehrte Damen und Herren“, die mit Großbuchstaben und in der Mitte der Seite geschrieben wird. Und dann gibt es viele Möglichkeiten, je nachdem, was sie schreiben und an wen. So ist es in Russland in Unternehmen aus dem Westen üblich, Menschen mit Namen und Vatersnamen anzusprechen Unternehmenskultur- nur mit Namen. Wenn Sie Ihren Partner persönlich kennen, können Sie ihn so ansprechen: „Sehr geehrter Andrej Petrowitsch“, wenn Sie es nicht wissen, „Sehr geehrter Herr Smirnow.“ Übrigens: Bei der Anrede einer Person darf das Wort „Herr“ nicht zu „Herr“ abgekürzt werden. Und unter keinen Umständen sollten Sie „Sehr geehrter Herr A.P. Smirnov“ schreiben. Entweder „Andrei Petrowitsch“ oder „Herr Smirnow“.

    Wenn du den Leuten nicht schreibst königliches Blut, Vertreter religiöser Konfessionen, Präsidenten und Parlamentsmitglieder verschiedener Länder, können sich glücklich schätzen. Für sie gibt es offizielle Umrechnungsformeln und für jeden Rang spezielle. Bevor Sie einen solchen Brief versenden, prüfen Sie sorgfältig, ob die ausgewählte Nachricht dem Status des Adressaten entspricht. Es ist viel einfacher, sich daran zu erinnern, wie man einem Militärpersonal schreibt: „Sehr geehrter Genosse, Oberst“, auch wenn dieser Oberst eine Frau ist. Aber die Anrede „Meine Damen und Herren“ ist weltlich, und es ist besser, sie beispielsweise für eine Einladung zur Eröffnung eines Salons zu verwenden moderne Kleidung. Wenn Sie jemanden zu einer Geschäftspräsentation einladen – zum Beispiel zu neuen Bohrinseln –, dann wird nach gängiger Praxis für alle die gemeinsame Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ verwendet. IN in diesem Fall Es spielt keine Rolle, dass in dieser Organisation auch Frauen arbeiten.

    Beispiel:

    zum CEO
    LLC „Concord“
    Dobrovolsky P.I.

    Lieber Pawel Iljitsch!
    oder
    Sehr geehrter Herr Dobrovolsky!

    Präambel

    Bildet den ersten Absatz des Briefes, in dem der Zweck und der Grund dargelegt werden, der Sie zum Schreiben veranlasst hat. Nach der Lektüre der Präambel muss der Adressat den Kern des Briefes verstehen. Beispiel: Ich schreibe Ihnen, um meine Unzufriedenheit mit der Qualität der Rohstoffe für die Möbelproduktion zum Ausdruck zu bringen, die Ihr Unternehmen an uns liefert, und zähle auf Ihr Handeln zielte darauf ab, die Situation schnell zum Besseren zu verändern und die uns entstandenen Verluste auszugleichen.

    Beispiel: Im letzten Monat, beginnend am 2. Juni dieses Jahres, waren 10–15 % jeder Charge Ihrer Rohstoffe fehlerhaft. Diese Sachverhalte wurden von den Spezialisten unseres Unternehmens ordnungsgemäß dokumentiert. Kopien der Dokumente sind diesem Schreiben beigefügt. Die Verluste unseres Unternehmens durch den Erhalt fehlerhafter Rohstoffe belaufen sich auf etwa 1 Million Rubel. Wir arbeiten nun schon seit fünf Jahren mit Concord LLC zusammen und hatten bisher keinen Grund zur Beanstandung. In dieser Situation bestehen wir auf einer vollständigen Entschädigung unserer Verluste. Bei Bedarf sind wir bereit, eine gemeinsame Prüfung der beanstandeten Rohstoffe durchzuführen.

    Abschluss

    Notwendig für eine kurze Zusammenfassung des Geschriebenen und einen logischen Abschluss des Briefes.

    Beispiel: Ich bin sicher, dass Sie diese Situation verstehen werden und dass sich unsere Zusammenarbeit in naher Zukunft wieder normalisieren wird.

    Unterschrift

    Der Brief endet mit der Unterschrift (Position + vollständiger Name) des Adressaten, der die übliche Höflichkeitsform „Mit Respekt“ vorangestellt ist. Auch Optionen sind möglich: „Mit freundlichen Grüßen“, „Mit Hoffnung auf eine produktive Zusammenarbeit“, „Mit Dankbarkeit für Ihre Mitarbeit“ usw. Bei der Unterzeichnung eines Briefes ist es wichtig, den Rang des Adressaten und des Adressaten zu berücksichtigen. Das an den Generaldirektor gerichtete Schreiben muss ebenfalls unterzeichnet sein Generaldirektor oder zumindest sein Stellvertreter. In diesem Fall muss die Unterschrift mit ihrer Dekodierung übereinstimmen: Die Situation, wenn der stellvertretende Direktor einen Schrägstrich neben den Nachnamen des Direktors setzt und mit seinem eigenen Namen unterschreibt, ist inakzeptabel.

    Beispiel: Mit freundlichen Grüßen, Generaldirektor der Zarya-Möbelfabrik A.D. Kiselev

    P.S

    Postscript (P.S.) – ein Postscript am Ende eines Briefes nach der Unterschrift – wird in der Geschäftskorrespondenz eher selten verwendet. Es dient dazu, den Adressaten über ein wichtiges Ereignis nach der Abfassung des Briefes zu informieren oder ihm Informationen zu übermitteln, die indirekt mit dem Thema des Briefes zusammenhängen.

    Beispiel 1: P.S. Ich teile Ihnen mit, dass der Prozentsatz der Mängel in einer vor 3 Stunden eingegangenen Rohstoffcharge auf 17 % gestiegen ist!

    Beispiel 2: P.S. Der Leiter unserer Rohstoffannahme trifft sich morgen um 14:00 Uhr mit Ihren Spezialisten in Ihrem Betrieb.

    Anwendungen

    Anlagen sind eine optionale Ergänzung zum Haupttext des Briefes und werden daher auf separaten Blättern erstellt – jede Anlage auf einem eigenen Blatt. Es gibt keine Regeln für das Schreiben.

    Standardphrasen für die Geschäftskorrespondenz

    Hinweise

    • Wir informieren Sie, dass die Verzögerung beim Versand... auftrat aufgrund...
    • Wir möchten Ihnen mitteilen, dass die Werksleitung eine Entscheidung getroffen hat...
    • Wir teilen Ihnen mit, dass Ihr Angebot angenommen wurde.
    • Wir informieren Sie, dass wir...
    • Wir möchten Sie darüber informieren, dass...
    • Wir teilen Ihnen mit, dass wir leider nicht...

    Muster von Ausdrücken, die Motive erklären (Die häufigsten Phrasen am Anfang eines Standard-Geschäftsbriefs)

    Gemäß dem Protokoll...
    • Um den Eigentumsschutz zu stärken...
    • Als Antwort auf Ihre Anfrage...
    • Zur Bestätigung unseres Telefongesprächs...
    • Um unsere Vereinbarung zu bestätigen...
    • Um technische Hilfe zu leisten...
    • Aufgrund der schwierigen Situation...
    • Im Zusammenhang mit der gemeinsamen Arbeit...
    • Laut Brief des Kunden...

    Wenn der Autor eine juristische Person ist, werden die Aktionen übertragen:

    1. Dritte Person Singular, zum Beispiel:
       • Der Zarya-Pflanze macht das nichts aus...
       • Das russisch-englische Joint Venture Sojus K bietet...
       • Die Genossenschaft Naiv garantiert...
    2. Aus der dritten Person Plural, zum Beispiel: Das Management und der Gewerkschaftsausschuss des Werks Zarya bitten ernsthaft...
    3. Erste Person Plural:
       • Bitte...
       • Wir bestätigen...
       • Wir informieren...

    Wenn der Autor eine Einzelperson ist, werden die Aktionen übertragen:

    1. Erste Person Singular, zum Beispiel:
       • Zu Ihrer Information…
       • Fragen…
       • Ich informiere Sie...
    2. Erste Person Plural, zum Beispiel:
       • Wir genehmigen...
       • Wir haben Ihr Telegramm erhalten...
       • Glückwunsch...
       • Wir unterstützen...

    Anfrage

    • Bitte überprüfen Sie den Fortschritt der Arbeiten...
    • Bitte leg los…
    • Bitte Leistungsdaten angeben...

    Versenden von Dokumenten oder Sachwerten

    • Wir senden Maschinenmontagezeichnungen...
    • Wir versenden die für Sie interessanten Unterlagen per Einschreiben...
    • Wir senden Ihnen den von uns unterschriebenen Vertrag zu...

    Bestätigung

    • Wir bestätigen dankbar den Eingang Ihrer Bestellung und beginnen mit der Ausführung...
    • Wir bestätigen den Erhalt der Spezifikationen für...
    • Das Werk Zarya bestätigt die Lieferbedingungen für Ausrüstung...

    Angebot

    • Wir können Ihnen anbieten …
    • Wir laden Sie zum Kauf ein...
    • Wir können Sie weiterempfehlen...

    Einladung

    • Wir laden Sie ein, sich an der Diskussion des Projekts zu beteiligen...
    • Bitte beteiligen Sie sich an der Diskussion des Problems...
    • Wir laden einen Vertreter Ihres Unternehmens zu einem Besuch ein…

    Ablehnung und Ablehnung des Vorschlags (Projekts)

    • Der Entwurf der Titelliste, den Sie für Bauprojekte im Wert von ... gesendet haben, kann aus folgenden Gründen von uns nicht genehmigt werden.
    • Ihr Vorschlag (Projekt) wurde aus folgenden Gründen abgelehnt...

    Erinnerung

    • Wir erinnern Sie daran, dass Sie gemäß dem Plan der gemeinsamen Arbeit...
    • Wir erinnern Sie daran, dass Sie gemäß... Sie müssen...
    • Wir erinnern Sie daran, dass sich Ihre ausstehende Zahlung auf ... beläuft.
    • Wir erinnern Sie daran, dass die Frist für die Einreichung des Manuskripts abläuft...

    Garantien

    • Wir garantieren die Zahlung.
    • Wir garantieren Termine.
    • Wir garantieren die Qualität der Produkte.

    Interpretation der eigenen Position

    • Unsere diesbezüglichen Einsprüche führten zu keinem positiven Ergebnis.
    • Wir haben keine Einwände gegen das Design.
    • Wir können Ihnen die Ware aus folgenden Gründen nicht liefern:...

    Interpretation der Handlungen der anderen Partei

    • Eine solche Verzögerung kann dazu führen...
    • Es ist völlig unerklärlich, warum Ihre Fabrik den Versand von Formen verzögert ...
    • Die von Ihnen gemachten Versprechen werden nicht eingehalten.

    Letzte Worte

    • Wir hoffen, dass unser Wunsch erfüllt wird.
    • Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.
    • Mit Wünschen für viel Erfolg.
    • Wir bitten Sie, mit Ihrer Antwort nicht zu zögern.
    • Bitte entschuldigen Sie die Verzögerung bei der Antwort (für einen Fehler).

    Ethische Standards für Geschäftskorrespondenz

    Geschäftskorrespondenz basiert wie jede andere Form der menschlichen Interaktion auf einer Reihe ethischer Regeln und Normen, von denen die wichtigste „KORREKTHEIT UND RESPEKT GEGENÜBER IHREM PARTNER“ ist. Auch wenn der Zweck des Schreibens darin besteht, eine Beschwerde auszudrücken, sollte der Text keine unhöflichen Worte oder falschen Ausdrücke enthalten, die Ihre Gegenpartei beleidigen könnten. Indem Sie darauf achten, die Würde Ihres Empfängers zu wahren, wahren Sie damit Ihre eigene.

    • Beginnen Sie die Nachricht mit einer Ablehnungserklärung. Zunächst sollten Sie Ihre Motivation darlegen. Entscheidung getroffen und machen Sie deutlich, dass das Thema unter bestimmten Umständen erneut geprüft werden kann;
    • Dem Adressaten das erwartete Ergebnis der Frage aufzwingen, zum Beispiel: „Bitte prüfen Sie das Problem und lösen Sie es positiv“ oder „Bitte genehmigen Sie diese Kandidatur.“
    • Ermutigen Sie den Adressaten mit den Worten „dringend“, „sofort“, „in kürzerer Zeit“ zur Eile bei der Entscheidungsfindung. Verwenden Sie besser die Etikette-Formeln „Ich bitte Sie, bis zu diesem und jenem Datum zu antworten“, „Ich bitte Sie dringend, mir Ihre Entscheidung unverzüglich mitzuteilen.“
    • Hinweis an den Adressaten auf seine eingebildete Unaufmerksamkeit und Inkompetenz, indem in den Text des Briefes eine Formulierung wie „Ich schlage vor, sorgfältig zu studieren ...“ eingefügt wird.

    Für den Empfänger von Geschäftsbriefen gelten aus ethischer Sicht zwingende Anforderungen:

    • Ablehnung des Antwortformulars, bei dem ein Anfrage- oder Angebotsschreiben mit den darauf befindlichen Antwortinformationen an den Autor zurückgesandt wird;
    • schnelle und klare Antwort an die entsendende Organisation. Eine Verzögerung oder mangelnde Reaktion kann als unkooperativ angesehen werden.

    Das Befolgen der oben aufgeführten ethischen Standards der Geschäftskorrespondenz erfordert keine große Leistung und wird mit der Zeit einfach und zur Gewohnheit. Darüber hinaus verschafft es Ihnen den Ruf eines taktvollen Menschen und bringt Ihnen sogar bei, wie Sie Gegner zu Verbündeten machen können.

    Allgemeine Regeln für das Schreiben von Geschäftsbriefen

    Ein weiterer wichtiger Bestandteil eines kompetenten Geschäftsbriefes ist neben der Struktur auch die übersichtliche Gestaltung.

    Informationsbrief

    Informationsbrief- Das Servicebrief, Benachrichtigung des Adressaten über offizielle Informationen.

    Die Länge des Newsletters reicht von einem Absatz bis zu mehreren Seiten.

    Allgemein, Newsletter werden vom Leiter der Organisation unterzeichnet und enthalten im Falle eines Massenversands (z. B. an alle Kunden des Unternehmens) möglicherweise überhaupt keine manuelle Unterschrift. Informationsschreiben sind häufig Standardbriefe.

    Eine Anfrage– ein offizielles Schreiben, um offizielle Informationen oder Dokumente zu erhalten.

    Im Allgemeinen werden Anfrageschreiben auf die gleiche Weise verfasst wie Antragsschreiben. Antragsschreiben werden in der Regel vom Leiter der Organisation oder einem amtlich bevollmächtigten Beamten unterzeichnet.

    Der Text des Anforderungsschreibens muss eine Begründung für die Notwendigkeit der Bereitstellung von Materialien oder Informationen sowie die konkrete Formulierung der Anforderung enthalten.

    Ein Anfrageschreiben erfordert ein Antwortschreiben.

    

    Antwortschreiben

    Ein Antwortschreiben ist ein Serviceschreiben, das als Antwort auf ein Anfrage- oder Anforderungsschreiben verfasst wird.

    Die Antwort kann negativ (Ablehnungsschreiben) oder positiv sein.

    Der Text des Antwortschreibens sollte dieselbe Sprache und dasselbe Vokabular verwenden wie der Autor im Initiativschreiben, vorausgesetzt, dass das Anforderungsschreiben sprachlich korrekt verfasst ist.

    Sie sollten im Text des Antwortschreibens keinen Link zum erhaltenen Schreiben einfügen („Zu Ihrem Schreiben vom _______#__…“).

    Informationen zum Initiativschreiben sind in der Registrierungsnummer des Antwortschreibens enthalten. Es empfiehlt sich, ein Ablehnungsschreiben mit einer Begründung für die Ablehnung zu beginnen: „Im Zusammenhang mit …“, da eine negative Antwort nicht begründet werden muss lehnen Sie eine Anfrage einfach ohne Begründung ab.

    

    Bestätigungsbrief

    Ein Bestätigungsschreiben ist ein offizielles Schreiben, in dem der Adressat zuvor getroffene Vereinbarungen, Absichten, den Erhalt von Informationen, Dokumenten oder anderen Materialien usw. bestätigt.

    Die zentrale Sprachformel dieses Brieftyps lautet: „Wir bestätigen (Eingang der Unterlagen, vorläufige Vereinbarung, Zustimmung zu ...).“

    Bei der Bestätigung einer vorläufigen Vereinbarung muss der Text des Schreibens dessen Wesentliches kurz darlegen.

    Wenn der Eingang der Dokumente bestätigt ist, sollten Sie diese benennen usw. Das Bestätigungsschreiben kann mit einer Bitte, einem Wunsch oder einem Vorschlag enden.

    

    Beschwerdebrief

    Ein Beschwerdebrief ist ein Initiativ-Geschäftsbrief, dessen Zweck darin besteht, dem Adressaten eine Beschwerde oder Unzufriedenheit zum Ausdruck zu bringen.

    Abschließend sollten konkrete Wünsche oder Vorschläge zur Korrektur der Situation geäußert werden.

    

    Garantieerklärung

    Garantiebriefe sollen dem Adressaten schriftliche Garantien geben, um bestimmte Versprechen oder Bedingungen, Absichten oder Handlungen des Autors (sendender Organisation) zu bestätigen, die auf die eine oder andere Weise die Interessen des Adressaten berühren.

    Garantiebriefe richten sich an eine Organisation oder eine Einzelperson. Das Wort „Garantie“ darf im Text des Schreibens überhaupt nicht vorkommen, das Schreiben bleibt jedoch ein Dokument, das eine Garantie enthält.

    Gewährbar sind die Bezahlung der geleisteten Arbeit, der Zeitpunkt ihrer Fertigstellung, die Qualität der Arbeit, die Qualität des Produkts, der Zeitpunkt der Lieferung, die Bezahlung der erhaltenen Produkte usw. Diese Aspekte können den Inhalt der Arbeit bilden ganzen Brief oder als dessen Bestandteil in den Text des Briefes eingefügt werden.

    Garantieerklärungen sind ausdrücklich rechtlicher Natur und entsprechen in ihrem Status Dokumenten vertraglicher Natur. Am häufigsten werden Garantiebriefe ausgestellt, um die Zahlung zu bestätigen.

    In diesem Fall ist die Angabe der Vertragsnummer und der Rechnung, nach der die Zahlung erfolgen soll, zwingend erforderlich.

    Garantieschreiben zeichnen sich durch Klarheit, Genauigkeit und eindeutige Formulierung aus – denn es geht darum, dem Adressaten im Namen und im Namen einer Organisation oder eines Beamten Garantien zu geben. Es muss die Art der durchzuführenden Operation angeben.

    Solche Briefe können mit einer Darstellung des Wesens der dem Adressaten gewährten Garantien beginnen, zum Beispiel: „Mit diesem Brief garantiere ich …“.

    In anderen Fällen kann ein Garantieschreiben eine Darlegung der Gründe für die Absicht des Autors enthalten, sich bereit zu erklären, dem Adressaten bestimmte Garantien zu geben. In diesem Fall wird die entsprechende Aussage im letzten Satz formuliert, zum Beispiel: „Wir garantieren die Zahlung“ oder „Ich garantiere die rechtzeitige und vollständige Zahlung.“

    Eine Besonderheit dieser Art von Briefen besteht darin, dass neben der Unterschrift des Verfassers (z. B. des Direktors einer Organisation) auch die Unterschrift eines Beamten vorhanden ist, der direkt für finanzielle oder andere Angelegenheiten verantwortlich ist. Wenn eine Garantieerklärung als Zahlungsverpflichtung für einen Kauf, eine erbrachte Dienstleistung usw. versandt wird, muss dies darauf hingewiesen werden Bankdaten Kostenträgerorganisation.

    Im Schlüsselsatz Garantiebrief kann Wörter und Ausdrücke enthalten:

    • Wir garantieren...
    • Wir garantieren, dass...
    • Das Partnerunternehmen garantiert...
    • Bitte per Nachnahme an unsere Adresse senden (Art der Garantie)…
    • Wir garantieren die Zahlung...
    • Hiermit garantieren wir...

    

    Zusammenfassung

    Ein Lebenslauf ist eine Art Geschäftsbrief, der darauf abzielt, einem Arbeitgeber eine möglichst vollständige und vorteilhafte Präsentation eines Spezialisten zu bieten.

    Beim Verfassen eines Lebenslaufs sollten Sie eine Reihe von Regeln strikt befolgen:

    1. Stelle dich vor
    2. Ausbildung
    3. Berufserfahrung
    4. Muss ich die gewünschte Gehaltsstufe angeben?
    5. Muss ich zusätzliche Angaben zu meiner Person machen?
    6. Benötigen Sie persönliche Daten?
    7. Passen Sie Ihren Lebenslauf an die Anforderungen des Arbeitgebers an
    8. Einstellung zu Geschäftsreisen
    9. Verfügbarkeit von Empfehlungen
    10. Motivationsschreiben

    Es gibt und kann keinen einzigen Lebenslauf für alle Gelegenheiten geben, der unverändert an alle Unternehmen versendet werden könnte.

    Jedes Mal sollten Sie zunächst darüber nachdenken, auf welche Eigenschaften Wert gelegt wird neue Arbeit und ändern Sie den Lebenslauf entsprechend. Die im Lebenslauf enthaltenen Informationen müssen zuverlässig sein. Lassen Sie in Ihrem Lebenslauf keine leeren Stellen.

    Und das Wichtigste: Der Lebenslauf sollte kurz sein: nicht mehr als eine bis eineinhalb Seiten. Ihre Fähigkeit, klar zu formulieren und kurz zu präsentieren, ist ein Indikator für ein hohes Maß an allgemeiner Kultur.

    Ein Foto in Ihrem Lebenslauf ist willkommen.

    

    1. Bestätigung der Tatsachen und Arbeitsbedingungen in der Organisation, Brief Informationüber ausgeübte Positionen und ausgeübte Aufgaben (bei einem Empfehlungsschreiben einer Privatperson gibt dieser Absatz an, für welchen Zeitraum und in welcher Funktion der Verfasser des Schreibens die empfohlene Person kennt). In der Aufgabenliste sind die Qualifikationen der empfohlenen Person anzugeben. Wenn die empfohlene Person verschiedene Positionen innehatte, dann Daten zu den ausgeübten und ausgeübten Positionen berufliche Verantwortung werden für jedes Zeitintervall angezeigt. Beispiel: Sidorov Vladimir Aleksandrovich arbeitete vom 12. März 1998 bis 16. März 2002 bei der Firma Vector, davon vom 12. März 1998 bis 16. März 2002 – als Leiter der Handels- und Einkaufsabteilung, vom 17. März bis 25. November 2002 – als ein leitender Manager in derselben Abteilung. Seine Aufgaben als Manager bestanden darin, die Lieferung von Komponenten zu organisieren, und als leitender Manager - in der Organisation der Interaktion zwischen Unternehmen, die Komponenten liefern, und der Produktion.
    2. Eine kurze Beschreibung der empfohlenen beruflichen, geschäftlichen und persönlichen Qualitäten sowie der während seiner Tätigkeit in der Organisation erzielten Erfolge. Diese sollten aufgegeben werden gebräuchliche Worte, als zuverlässig, kompetent, gewissenhaft usw., konzentrieren Sie sich jedoch auf bestimmte Fakten, die die empfohlene Person hinsichtlich ihrer beruflichen Qualitäten und ihrer Fähigkeit zur Bewältigung bestimmter Aufgaben charakterisieren. Hier können Sie sich auf Kategorien wie den Kenntnisstand und die Sorgfalt konzentrieren Erfüllung grundlegender Aufgaben, Fähigkeit zur Bewältigung atypischer Aufgaben, Einfallsreichtum, Initiative, Lernfähigkeit, Anpassungsfähigkeit an verschiedene Situationen, emotionale Stabilität, Führungsqualitäten. Hier können Sie auch einen ungefähren Vergleich der Arbeit der empfohlenen Person mit der geben Arbeit seiner Kollegen, geben Sie die bedeutendsten Erfolge, Projekte an, die für sie persönlich entwickelt und umgesetzt wurden. Beispiel: Er beherrschte selbstständig die Software, führte selbstständig und erfolgreich Geschäftsverhandlungen, beaufsichtigte effektiv seine Untergebenen usw.
    3. Gründe für einen Arbeitsplatzwechsel (Verlassen der Organisation, Umzug an einen anderen Ort). Dies kann eine Änderung des Profils der Organisation, die Schließung einer Abteilung, personelle Veränderungen in der Organisation, ein Wohnortwechsel usw. sein.
    4. Schlussfolgerungen. Eine kurze und spezifische Einschätzung der Kompetenz, der geschäftlichen Qualitäten der empfohlenen Person, seiner kreatives Potenzial und Möglichkeiten Karriere Wachstum. Empfehlungen zur Besetzung einer oder mehrerer bestimmter Positionen (in manchen Fällen empfiehlt es sich, hier anzugeben, inwieweit Sie eine Person für die gewünschte Position empfehlen: unbedingt, dringend, mit Vorbehalt, nicht empfehlen). Beispiel: Vladimir Aleksandrovich Sidorov spricht fließend Technologie... (verfügt über umfangreiche Erfahrung in der Arbeit mit Serversoftware... oder... kann selbstständig mit Firmenkunden arbeiten... usw.). Ich glaube, dass Herr Sidorov die Aufgaben eines Abteilungsleiters effektiv erfüllen kann, indem er als Abteilungsleiter und stellvertretender Leiter der Computerabteilung eines mittelständischen Unternehmens arbeitet.
    5. Kontaktdaten der Person, die den Brief unterzeichnet. Dieser Punkt ist insbesondere für Empfehlungsschreiben von Privatpersonen relevant, da dies durchaus möglich ist neuer Arbeitgeber, nachdem ich gelesen habe Empfehlungsschreiben, möchte einige Details klären.

    

    Pressemitteilung

    Eine Pressemitteilung ist eine Informationsbotschaft für die Medien Massenmedien, deren Aufgabe darin besteht, die Aufmerksamkeit auf ein bestimmtes Ereignis (eingetretenes oder bevorstehendes) zu lenken, um die Berichterstattung über dieses Ereignis in den Medien zu maximieren.

    Pressemitteilungen werden von Pressediensten von Unternehmen und Organisationen erstellt und versendet und unterliegen bestimmten Schreibregeln:

    • in der Kopfzeile des Dokuments müssen das Wort „Pressemitteilung“ und das Datum der Veröffentlichung angegeben sein;
    • Der Titel der Pressemitteilung sollte das Thema und die Botschaft der Informationsbotschaft möglichst klar widerspiegeln.
    • Der Kern des Titels der Pressemitteilung kann im Untertitel ausführlicher dargelegt werden (dies ist jedoch nicht erforderlich).
    • Der erste Absatz der Pressemitteilung muss unbedingt folgende Informationen enthalten: Was, wo und wann ist es passiert (wird passieren);
    • Der Umfang der Pressemitteilung sollte eineinhalb Seiten maschinengeschriebenen Textes nicht überschreiten. In diesem Fall ist es ratsam, sich auf eine Seite einschließlich der Unterschrift und der Fußzeilen des Briefkopfes der Organisation zu beschränken;
    • Die Pressemitteilung kann Zitate von Nachrichtenmachern enthalten – verantwortlichen Sprechern der Organisation;
    • die Pressemitteilung wird auf dem Briefkopf der Organisation verfasst;
    • In der Unterschrift zur Pressemitteilung müssen der vollständige Name des Ansprechpartners, der weitere Informationen zum Thema der Pressemitteilung geben kann, sowie seine Kontaktinformationen angegeben werden: Telefon (vorzugsweise Mobil), E-Mail, ICQ-Nummer.

    

    Glückwunschschreiben

    Das Format „Herzlichen Glückwunsch“ gehört zur Kategorie der persönlichen Geschäftskorrespondenz.

    Es wird auf einem Grußformular oder einer Postkarte verfasst und bei der Erstellung kann und sollte ein kreativer Ansatz vorherrschen. Dies gilt sowohl für den Text des Briefes als auch für dessen Gestaltung.

    Glückwünsche können persönlich (Herzlichen Glückwunsch zum Geburtstag) oder massenhaft (z. B. Frohes Neues Jahr) sein.

    Im ersten Fall muss die Anrede an den Adressaten persönlich sein – mit Namen und Vatersnamen; im zweiten Fall kann es allgemein sein, zum Beispiel „Liebe Freunde!“

    In beiden Fällen muss der Absender die Glückwünsche persönlich unterschreiben (bei der Versendung von Massenglückwünschen wird ein Fax verwendet).

    Persönliche Glückwünsche

    

    Massenglückwünsche

    

    Einladungsbrief

    Das Format „Einladung“ gehört zur Kategorie der persönlichen Geschäftskorrespondenz.

    Sie wird auf offiziellem Briefpapier oder auf einer Postkarte ausgestellt und soll den Adressaten auf eine bestimmte besondere Veranstaltung aufmerksam machen, zu der er eingeladen ist.

    Die Einladung muss Angaben zu Ort und Zeit der Veranstaltung sowie deren Namen enthalten.

    In der Einladung muss die akzeptable Kleiderordnung (z. B. Schwarz und Krawatte) sowie die Anzahl der Personen angegeben werden, für die die Einladung gilt.

    Eine Einladung ist in der Regel persönlicher Natur, bei öffentlichen Veranstaltungen kann sie jedoch auch unpersönlich sein.

    Persönliche Einladung

    

    Masseneinladung

    

    Dankesbrief

    Das Format „Dankeschön“ gehört zur Kategorie der persönlichen Geschäftskorrespondenz und zielt darauf ab, dem Adressaten Dank auszudrücken.

    Die Danksagung erfolgt in der Regel auf dem offiziellen Briefkopf der Organisation, kann aber auch als Postkarte erfolgen.

    Der Text des Dankesbriefes ist in einem prägnanten, freundlichen und offiziellen Stil verfasst und bezieht sich auf das Ereignis, das den Absender dazu veranlasst hat, dem Adressaten seinen Dank auszusprechen. Auf Wunsch können auch weitere Verdienste des Adressaten aufgeführt werden. Dankbarkeit wird durch die persönliche Unterschrift des Absenders und in manchen Fällen durch das Siegel der Organisation beglaubigt.

    Beispiel: Botschaft des britischen Premierministers an den Vorsitzenden des Rates der Volkskommissare der UdSSR (25. April 1942) „Ich bin Ihnen für Ihre Botschaft vom 23. April sehr dankbar. Selbstverständlich freuen wir uns über den Besuch von Herrn Molotow, mit dem wir sicher viel erreichen können nützliche Arbeit. Ich freue mich sehr, dass es Ihnen möglich ist, diesen Besuch zu ermöglichen, der sicherlich sehr wertvoll sein wird.“

    

    Kondolenzschreiben

    Das Format „Beileid“ gehört zur Kategorie der persönlichen Geschäftskorrespondenz und soll dem Adressaten Mitgefühl und Unterstützung für ein anderes trauriges Ereignis oder einen Verlust zum Ausdruck bringen.

    Beim Verfassen einer Kondolenzbotschaft ist es sehr wichtig, die richtigen aufrichtigen Worte zu wählen, die den Empfänger in seiner Trauer wirklich unterstützen können.

    Gleichzeitig ist es wichtig, Ihre Gefühle und Erfahrungen bezüglich des Geschehens auszudrücken.

    Kondolenzen werden in diskretem, korrektem Stil auf offiziellem Briefpapier oder einer besonderen Postkarte ausgesprochen und durch die persönliche Unterschrift des Absenders beglaubigt.

    

    Geschäftsbrief- ein Dokument, das zur Kommunikation und Übermittlung von Informationen über eine Distanz zwischen zwei Korrespondenten verwendet wird, bei denen es sich sowohl um juristische als auch um natürliche Personen handeln kann.

    Aufgrund der Art seiner Tätigkeit muss ein Manager oder Managementspezialist viele Geschäftsbriefe verfassen.

    Zu den Geschäftsbriefen gehören Leistungsbeschreibungen, Lebensläufe, Empfehlungsschreiben, Erinnerungs- und Dankesschreiben, Einladungsschreiben zu einem Vorstellungsgespräch oder einer Präsentation, Ablehnungsschreiben, Klageschriften, Beschwerden usw.

    So schreiben Sie einen Geschäftsbrief richtig

    • Geschäftsbriefpapier sollte sein gute Qualität, absolut sauber, ordentlich beschnitten;
    • Es ist wünschenswert, dass das Geschäftsbriefformular das Logo der Organisation, ihren vollständigen Namen, Post- und Telegrafenadressen, Telefon-, Fax-, E-Mail- und Bankdaten enthält;
    • offizielle Geschäftsbriefe werden ohne Markierungen auf der Vorderseite des Blattes gedruckt; alle Seiten außer der ersten sind mit arabischen Ziffern nummeriert;
    • die Breite des Randes auf der linken Seite des Blattes muss mindestens 2 cm betragen, der Absatz beginnt mit einer roten Linie mit einem Abstand von fünf Intervallen vom linken Rand der Linie; der Text wird in eineinhalb bis zwei Abständen gedruckt; Es wird empfohlen, Zeilenumbrüche zu vermeiden;
    • in der oberen rechten Ecke eines Geschäftsbriefs wird unter der Adresse der sendenden Organisation das Datum angegeben, vorzugsweise vollständig (z. B. 2. Januar 2007);
    • auf der linken Seite des Blattes steht der Name der Organisation oder der Nachname und die Adresse der Person, an die der Geschäftsbrief gesendet wird;
    • unten, vom Rand der Linie oder in der Mitte des Blattes, wird eine höfliche Anrede geschrieben; zum Beispiel „Lieber Iwan Iwanowitsch“; Nach einer Adresse ist ein Komma erforderlich, häufig wird jedoch ein Ausrufezeichen verwendet, um den nächsten Satz mit einer roten Linie und einem Großbuchstaben zu beginnen.
    • der Geschäftsbrief endet mit Dankesworten für die Zusammenarbeit und dem Ausdruck der Hoffnung auf deren Fortsetzung;
    • die Unterschrift wird auf der rechten Seite des Blattes platziert, nach dem letzten Höflichkeitssatz, zum Beispiel „Mit Respekt ...“, wird der Nachname des Unterzeichners unter seiner handschriftlichen Unterschrift gedruckt;
    • Beschlüsse über eingehende Korrespondenz aller Art müssen mit Bleistift oder auf gesonderten Blättern gefasst werden; ein Geschäftsbrief wird mit dem Text darin gefaltet, und die wichtigsten Geschäftsbriefe werden nicht gefaltet, sondern in großen dicken Umschlägen verschickt;
    • eine telegraphische Anfrage sollte innerhalb von 3 Tagen beantwortet werden, ein Geschäftsbrief - 10; Wenn die Anfrage eine eingehende Prüfung erfordert, sollten Sie innerhalb von 3 Tagen mitteilen, dass der Geschäftsbrief berücksichtigt wurde, und innerhalb von 30 Tagen eine endgültige Antwort geben.
    • Genauigkeit und Klarheit der Gedankendarstellung – kurze Wörter, kurze Sätze, kurze Absätze
    • maximale Zugänglichkeit des Textes zum Verständnis, Verwendung einfacher Phrasen, die das Wesentliche genau und eindeutig ausdrücken
    • Alphabetisierung
    • Richtigkeit