Ein offizieller Brief mit einem Musteranhang. Verwenden Sie den richtigen Ton. Geschäftsbrief nach einem Meeting

Geschäftskorrespondenz zwischen Partnern kann viel verraten werden – nicht nur, was klar geschrieben steht, sondern auch, was „zwischen den Zeilen“ verborgen ist. Es ist nicht nur wichtig, was geschrieben wird, sondern auch, wie es gemacht wird. Schließlich ist es übrigens zusammengesetzt und ein Brief wurde herausgegeben, die man von jedem Unternehmen erhält, kann man ziemlich genaue Rückschlüsse auf die Kultur der Büroarbeit, das Niveau der Führungskultur des Unternehmens und damit auf seine Solidität ziehen.

Es gibt verschiedene Definitionen von Schrift als Dokument. So oder so Servicebrief ist eine verallgemeinerte Bezeichnung für Dokumente unterschiedlichen Inhalts (offener Brief, Bestätigung, Ablehnung, Vorschlag, Auftrag, Nachricht, Anschreiben, Einladung, Dankbarkeit, Mitteilung, Informationsschreiben, Erinnerung, Garantieschreiben, Anfrage, Antwort auf eine Anfrage, Beschwerde, Anspruch, mehrdimensionaler Brief), einer Gruppe zugeordnet, da sie alle als Kommunikationsmittel zwischen Rechts- und Rechtsträgern dienen Einzelpersonen und gleichzeitig vom Autor an den Adressaten gesendet.

Die Methoden zur Übermittlung eines Dokuments können unterschiedlich sein:

im System elektronisches Dokumentenmanagement zwischen getrennten und entfernten Strukturabteilungen innerhalb eines Unternehmens und

per Post, E-Mail, Telegraf, Fax, wenn die Korrespondenz zwischen verschiedenen Unternehmen erfolgt.

Es hängt alles von der Praxis ab, die sich in Ihrer Organisation entwickelt hat, vom Niveau der technischen Ausstattung.

In unserem Unternehmen erfolgt die Korrespondenz per Briefversand sowohl innerhalb des Unternehmens als auch mit externen Adressaten. Briefwechsel innerhalb des Unternehmens entsteht dadurch, dass regionale Niederlassungen, die keine juristischen Personen sind, als strukturelle Abteilungen fungieren und in erheblicher Entfernung voneinander und von der Generaldirektion liegen. Der Informationsaustausch innerhalb der Strukturabteilungen und innerhalb der Generaldirektion erfolgt jedoch durch den Versand von Memos.

Dienstbriefe werden auf Briefpapier erstellt. Die Formulare werden in jeder Organisation individuell entwickelt und von ihrem Leiter genehmigt.

Vorschriften

Bei der Entwicklung eines Dokuments zur Festlegung der Unternehmensanforderungen für Erstellen von Geschäftsbriefen, sollten Sie sich auf folgende Dokumente verlassen:

GOST R 6.30-2003 „Einheitliche Dokumentationssysteme. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Anforderungen an die Dokumentenerstellung“;

GOST ISO 8601-2001 „Darstellung von Datums- und Tageszeiten. Allgemeine Anforderungen";

GOST R 1.5-2004 „Standardisierung in Russische Föderation. Nationale Standards der Russischen Föderation. Regeln für Konstruktion, Darstellung, Gestaltung und Notation.“

Bei der Ausarbeitung von Empfehlungen sollten Sie sich auf die örtlichen Vorschriften stützen, die die Befugnisse der Beamten und das Verfahren zur Vereinbarung und Unterzeichnung von Dokumentenentwürfen in Ihrem Unternehmen regeln (sofern solche Dokumente in Ihrem Unternehmen vorhanden sind).

Vorgehensweise zum Arbeiten mit Briefen

Im Laufe der Zeit entwickelt jedes Unternehmen seine eigene Praxis, einen Brief in die eine oder andere Art zu klassifizieren, die das Verfahren für die Ausführung, Genehmigung und Unterzeichnung bestimmt. Es empfiehlt sich, die etablierte Praxis in Form von Anleitungen oder anderen lokalen Maßnahmen zu festigen normativer Akt. Zumindest Folgendes sollte aus dem allgemeinen Bereich herausgelöst und einheitlichen Regeln unterworfen werden: Arten von Buchstaben:

an höhere Organisationen, Bundesbehörden und Behörden der Mitgliedskörperschaften des Bundes;

zu strukturellen Spaltungen;

Werbebriefe an Dritte.

Unser Unternehmen hat ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (EDMS) implementiert.

Gemäß den „Vorschriften zur Organisation des Dokumentenflusses“ erfolgt die Korrespondenz zwischen der Generaldirektion und den Zweigstellen ausschließlich über ein EDMS.

Korrespondenz mit externe Organisationen durchläuft alle Phasen der Vorbereitung von Briefen an das EDMS, mit Ausnahme des Versands des Originals, das per Post, Fax und anderen Kommunikationsmitteln versendet wird.

Die Bearbeitungsschritte ausgehender Briefe sind in unserem Unternehmen im Rahmen der „Regeln für die Arbeit im elektronischen Dokumentenmanagementsystem“ in einem gesonderten Abschnitt „Ausgehende Dokumente“ beschrieben. IN allgemeiner Überblick diese Beschreibung sieht so aus:

ein Entwurf für einen ausgehenden Brief kann von jedem Mitarbeiter erstellt werden;

Die Genehmigung erfolgt so, dass jeder Genehmiger alle seit Beginn des Genehmigungsprozesses eingegangenen Beschlüsse sieht.

Wenn bei der Genehmigung oder Unterzeichnung mindestens ein negatives Visum vorliegt, wird das Dokument zur Überarbeitung an den Autor zurückgesandt.

darüber hinaus kann das Dokument vom Autor selbst zurückgezogen werden;

Wenn der Dokumententwurf von allen Genehmigern genehmigt wird, geht er automatisch in die Unterzeichnungsphase über und wird anschließend im System registriert.

wenn das Dokument per Post verschickt werden muss, wird das Originaldokument zum Versand an den DOW-Dienst übergeben; in allen anderen Fällen übermitteln die Auftragnehmer das Dokument selbst;

Die Originale der ausgehenden Dokumente werden, sofern sie nicht per Post versandt wurden, vom Testamentsvollstrecker im Fall gemäß der Nomenklatur der Fälle aufbewahrt.

Zusammensetzung und Formatierung von Briefdetails

Briefform

Zum Verfassen offizieller Briefe wird ein spezielles Formular verwendet. Das Briefformular für die Korrespondenz innerhalb Russlands muss folgende Angaben enthalten:

Requisiten „10 – Name des Dokumenttyps“ in Briefen wird nicht ausgegeben. Und die Erklärung ist einfach. Briefe haben eine eigene Form, die sich von anderen Dokumenttypen unterscheidet. Und wenn Sie ein ausgeführtes Dokument in die Hand genommen (oder auf dem Monitorbildschirm gesehen) haben Briefkopf, dann wird die Schlussfolgerung, die Sie ziehen werden, eindeutig sein. Sie brauchen das Wort „BUCHSTABE“ nicht. Sie werden bereits wissen, dass Sie es mit dieser Art von Dokument zu tun haben.

In unserem Unternehmen wird die eckige Anordnung der Details im A4-Format akzeptiert. Siehe Beispiel 1.

Darüber hinaus kann für die internationale Korrespondenz auf Anordnung des Leiters der Organisation ein spezielles Formular entwickelt und genehmigt werden (ein Muster ist in Beispiel 3 dargestellt).

Formular für den Organisationsbrief mit Eckplatzierung von Details

Formular für den Organisationsbrief mit Längsanordnung der Details

Formular für den Organisationsbrief mit Ecklage von Details für internationale Korrespondenz

Requisiten „18 – Titel zum Text“

Überschrift spiegelt Zusammenfassung Dokument und darf daher nicht zu lang sein. Es werden nicht mehr als fünf Zeilen zugewiesen, obwohl dieses Volumen aus der Sicht als überflüssig angesehen werden kann gesunder Menschenverstand. Es ist besser, zu versuchen, in eine oder drei Zeilen zu passen, die im gleichen Zeilenabstand gedruckt werden.

Der Titel sollte:

grammatikalisch mit dem Namen des Dokumenttyps übereinstimmen und

Beantworten Sie die Frage „worüber?“ oder „über wen?“,

mit Großbuchstaben geschrieben werden und

ohne Anführungszeichen,

Am Ende steht kein Punkt.

Hier Beispiele Formulierung Header. Wie Sie sehen, sind sie alle lakonisch und beantworten die Frage „Worum geht es in dem Brief?“:

Über die Bereitstellung materieller und technischer Hilfe;

Über die Bereitstellung von Informationen;

Bei Nichterfüllung vertraglicher Pflichten.

Überschrift unterhalb der Angaben „13 – Link zur Registrierungsnummer und Datum des Dokuments“ vom Rand des linken Randes platziert (ohne Einzüge). Siehe Beispiel 13.

Requisiten „11 – Dokumentdatum“

Dieses Detail wird in derselben Zeile mit der Registrierungsnummer des Dokuments platziert, die sich unter den Referenzdaten der Organisation, aber über dem Link zum initiierenden Dokument befindet. Auf dem Briefkopf sind spezielle einschränkende Markierungen zur Angabe des Datums des Dokuments vorgesehen (siehe Beispiele 1 und 2).

Datum des Briefes ist das Datum seiner Unterzeichnung. Es ist mit acht arabischen Ziffern in der Reihenfolge formatiert: jeweils zwei Ziffern für den Tag des Monats und den Monat, vier Ziffern für das Jahr. Gleichzeitig steht der Buchstabe „g.“ nicht nach Zahlen platziert.

Wenn Sie sich im Text eines Dokuments auf einen bestimmten Buchstaben beziehen möchten, wäre es richtig, zuerst die Art des Dokuments anzugeben, dann sein Datum und seine Nummer und am Ende den Titel.

Und wenn die Requisiten „11 – Datum des Dokuments„Erlaubt nur die digitale Bezeichnung. Wenn dann ein Buchstabe im Text eines anderen Dokuments erwähnt wird, kann das Datum auch alphanumerisch geschrieben werden (in diesem Fall wird „Jahr“ oder das vollständige Wort „Jahr“ am Ende geschrieben). das Datum im entsprechenden Fall). Zum Beispiel:

Schreiben vom 28. Juli 2007 Nr. 25/3923 „Über die Abschreibung von Fahrzeugen“ oder

Details „12 – Dokumentenregistrierungsnummer“

Registrierungsnummer des Dokuments- Hierbei handelt es sich um eine digitale oder alphanumerische Bezeichnung, die einem Dokument bei der Registrierung zugewiesen wird. Das Vorhandensein einer Registrierungsnummer auf einem Dokument weist darauf hin, dass es im Informationsverzeichnis des Unternehmens enthalten ist und unter der Kontrolle und Verantwortung des Unternehmens steht.

Registrierungsnummer des Briefes besteht aus einem Fallindex gemäß der Nomenklatur der Fälle und einer laufenden Nummer, zum Beispiel 01-39/64, wobei 01 der Fallverwaltungsindex, 39 die Fallnummer gemäß der Nomenklatur und 64 die laufende Nummer des Falles ist dokumentieren.

Requisiten „13 – Link zur Registrierungsnummer und dem Datum des Dokuments“

Wenn es sich bei dem Brief, den Sie vorbereiten, um eine Antwort auf ein empfangenes (Initiativ-)Dokument handelt, erhöht die Angabe seiner Daten (Nummer und Datum) die Effizienz sowohl der Mitarbeiter Ihrer Organisation als auch des Empfängers Ihres Briefes.

Bitte beachten Sie, dass einer der häufigsten Fehler beim Verfassen von Antworten auf Briefe darin besteht, Links zu Details im Text des Briefes zu wiederholen. eingehendes Dokument. Denn durch das Vorhandensein eines separaten Details, in dem die Daten zum einleitenden Dokument sofort sichtbar sind, entfällt die Notwendigkeit, diese Informationen im Text des Briefes zu duplizieren. Und dann statt der Phrase „Als Antwort auf Ihr Schreiben vom 28. Juli 2007 Nr. 25/3923 informieren wir Sie …“ Am Anfang des Textes steht:

Im Zusammenhang mit Ihrem Vorschlag...;

Wir teilen Ihnen mit, dass wir von Ihrem Vorschlag zum Kauf hergestellter Produkte unter Berücksichtigung saisonaler Rabatte Kenntnis erhalten haben...;

Danke für die Einladung...;

Auf Ihre Anfrage hin informieren wir Sie...;

Wir bestätigen den Eingang der Unterlagen...;

Wir unterstützen Ihren Antrag (Einspruch)...;

Zu den von Ihnen vorgeschlagenen Bedingungen...;

Laut Liefervertrag...

Requisiten „15 – Adressat“

An eckiger Stelle Einzelheiten auf dem Briefkopf„Adressat“ befindet sich in der oberen rechten Ecke auf der Ebene des Namens der Organisation – des Autors des Dokuments (siehe Beispiel 13). Bei Längsrichtungen werden für diese Stütze häufig Winkelbegrenzungsmarkierungen angebracht (siehe Beispiel 2).

Das Dokument kann entweder an eine bestimmte Amts- oder Struktureinheit oder an die Organisation als Ganzes gerichtet sein. Davon wird es abhängen die Zusammensetzung der in den Einzelheiten angegebenen Informationen, In jedem Fall gelten jedoch die folgenden Regeln:

die Initialen werden vor dem Nachnamen des Beamten angegeben und durch ein Leerzeichen von diesem getrennt; bei der Anrede wird der Name der Person immer im Dativ geschrieben;

Name der Organisation oder ihrer Struktureinheit immer im Nominativ angegeben;

Manchmal enthält das Attribut „Adressat“ die Postanschrift des Empfängers des Briefes. Die Adresse steht unterhalb des Namens des Empfängers. Elemente der Postanschrift werden in der durch die Regeln für die Erbringung von Postdiensten festgelegten Reihenfolge angegeben:

Hausnummer,

Büro oder Wohnung (falls an der Adresse verfügbar),

besiedeltes Gebiet (normalerweise eine Stadt),

Bezirk und Region können angegeben werden,

kann der Name des Landes sein,

Die Postleitzahl muss angegeben werden.

Beim Versenden eines Dokuments an wird die Postanschrift nicht angegeben höhere Behörden Staatsmacht und Management (an den Präsidenten der Russischen Föderation, an die Regierung der Russischen Föderation, an Staatsduma usw.), an eine übergeordnete Organisation, an untergeordnete Organisationen (Niederlassungen, Abteilungen, Repräsentanzen) und an ständige Korrespondenten.

Aber seine Anwesenheit im Attribut „Adressat“ wird praktisch, wenn Brief in einem Umschlag mit transparentem Fenster verschickt. Dann ist es nicht nötig, den Empfänger und seine Adresse auf dem Umschlag anzugeben – sie sind durch das transparente Fenster sichtbar. Besonders attraktiv wird die beschriebene Technologie, wenn Massenmailings Briefe.

Schauen wir uns nun an Beispiele Anmeldung von uns berücksichtigt Requisiten beim Adressieren eines Briefes:

Organisation (siehe Beispiel 4) unter Angabe der Postanschrift;

seine Struktureinheit (siehe Beispiel 5);

Beamter (siehe Beispiel 6);

an eine Privatperson (siehe Beispiel 7) unter Angabe ihrer Postanschrift.

Die Zeilen dieses Attributs werden mit einem Zeilenabstand gedruckt. Die Ausnahme ist der vollständige Name. amtlich, die durch einen Abstand von anderthalb Zeilen von der vorherigen Zeile getrennt sein kann (siehe Beispiel 6).

In den Beispielen unten Stützlinien Das „Ziel“ wird linksbündig ausgerichtet („Flag“-Layout). Es ist zwar auch möglich, sie jeweils zu zentrieren Stützlinien relativ zur längsten Zeile.

Allrussisch öffentliche Organisation
kleine und mittlere Unternehmen
„UNTERSTÜTZUNG RUSSLANDS“
Neuer Platz, Gebäude 8, Gebäude 2,
Moskau, 109012

Zentralbank der Russischen Föderation
Abteilung für Regulierung, Management und
Überwachung des Zahlungssystems

zum CEO
JSC „Perekrestok“
R.I. Swetoforow

LLC „Meteoprognoz“
Hauptbuchhalter
Yu.A. Wolkenlos

Perepelkin Yu.M.
St. Nadezhda Suslova, 29, App. 201,
Nischni Nowgorod, 603098

Eine der häufigsten Fragen, mit denen sich Verfasser von Briefentwürfen an den Service einer vorschulischen Bildungseinrichtung wenden, ist die Frage, wie das geht Senden Sie einen Brief an verschiedene Manager:

allgemein darauf eingehen bzw

An jeden Einzelnen einzeln senden.

IN in diesem Fall es hängt alles von den Regeln ab, die in der Organisation angenommen werden. In unserem Unternehmen ist es vorzuziehen, Briefe an jeden Manager zu richten, in denen seine Vor- und Nachnamen angegeben sind. Dies ermöglicht es, den Brief mit einem persönlichen Appell zu beginnen. Wenn beispielsweise einer der Briefe an M.A. gerichtet ist. Kotov, Direktor der Abteilung für Baumaterialien und Baukonstruktionen, dann beginnen wir den Text des Briefes mit dem Satz „Lieber Michail Alekseevich!“

Wenn die Personalisierung keine Rolle spielt, können Sie den Brief auch an mehrere Führungskräfte gleichzeitig richten, zum Beispiel an Filialleiter, dann lautet die Anrede an diese allgemein „Liebe Kolleginnen und Kollegen!“

Wird ein Brief an mehrere Adressaten verschickt, so sollten es nicht mehr als vier davon in einem Brief sein. Es ist zu beachten, dass das Wort „Kopie“ nicht vor dem zweiten, dritten und vierten Adressaten angegeben wird. Bei einer großen Anzahl von Adressaten wird ein Dokumentenverteiler mit Angabe der Korrespondenten und deren Adressen erstellt; in diesem Fall wird der Adressat allgemein auf dem Brief selbst angegeben.

Wir möchten Sie daran erinnern, dass gemäß GOST R 6.30-2003 der Name einer Privatperson oder eines Beamten im Erfordernis „Adressat“ im Dativ geschrieben werden muss. Und hier werden wir von der „großen und mächtigen“ russischen Sprache überholt, die die Ablehnung einiger Nachnamen erfordert und andere verbietet. Und Sie verstehen vollkommen, dass es zumindest unhöflich ist, bei der Anrede einer Person einen Fehler beim Nachnamen zu machen.

Die Regeln der russischen Sprache, die wir in diesem Artikel kurz und bündig auflisten, können Ihnen dabei helfen. Jetzt können Sie genau bestimmen, wie ein Nachname auszusprechen ist.

Russische und ausländische Nachnamen endet mit einem Konsonanten, geneigt, wenn sie zu Männern gehören (Lerman - Lerman, Narodovich - Narodovich, Zeiser - Zeiser, Nidens - Nidens, Petrelyak - Petrelyak). Aber sie verneigen sich nicht, wenn sie Frauen gehören (Maria Lerman, Elena Narodovich, Ksenia Tsayser, Valeria Nidens, Anna Petrelyak). Eine Ausnahme von der Regel können Nachnamen von Männern sein, die mit den Namen von Tieren übereinstimmen (Evgeniy Zhuk, Nikolai Strizh).

Nachnamen Finno-ugrisch Sprachgruppe verneige dich nicht (vor Yuri Saknyn, Vladimir Kaikonen).

Ausländische Nachnamen, endet mit einem betonten Vokal(An Igor Vaino), und der Name der Stiftung wird nicht abgelehnt.

Slawisch (Polnisch und Tschechisch) Nachnamen in -ski, -y werden nicht dekliniert (Leonid Lewinski, Anne Zakorny).

Georgisch und Japanisch Nachnamen werden normalerweise dekliniert (Okujawe, Kurosawa).

Nachnamen An -ago (-yago), -ovo, -yh (-their) verneige dich nicht (Belykh, Zadorozhnykh, Neprago).

Ukrainische Nachnamen beginnend mit -ko (-enko) verneige dich nicht (Nechipurenko, Saenko).

Bei koreanischen, vietnamesischen und burmesischen Vor- und Nachnamen wird der letzte Teil dekliniert, wenn er mit einem Konsonanten endet(Kim Il Sung).

Bei doppelten Nachnamen Der erste Teil wird dekliniert, wenn er selbst als Nachname verwendet wird (für Solovyov-Sedov), und nicht dekliniert, wenn es sich nicht um einen Nachnamen handelt (für Arseny Bill-Belotserkovsky, Victoria Grum-Grzhimailo).

Requisiten „20 – Dokumenttext“

heim Zweck des Geschäftsbriefes- überzeugen, zeigen, erklären und dadurch den Partner zum Handeln bewegen, d.h. Ergebnis zu erzielen. Sie sollten sich vorab genau überlegen, welches Ergebnis Sie beim Schreiben eines bestimmten Briefes erzielen möchten – davon hängen sowohl die lexikalische Zusammensetzung, die Sie verwenden, als auch die interne Intonation des Textes ab.

Es ist wichtig, Folgendes zu beachten: Text des Briefes sollte prägnant, konsistent, überzeugend, korrekt und einfach sein. Die präsentierten Informationen sollten eindeutig interpretiert werden (es ist angebracht, sich an das Gleichnis zu erinnern: „Ich erinnere mich an etwas nicht: Entweder wurde sein Hut gestohlen, oder er hat seinen Hut gestohlen“). Die Essenz des Briefes sollte nicht in Details „ertrinken“.

Die Struktur des Briefes enthält normalerweise zwei Teile: Einführung und Hauptteil.

Die einleitenden Anmerkungen geben die Gründe dafür an einen Brief schreiben, und es wird auf Fakten, Daten und Dokumente verwiesen (mit Ausnahme von Verweisen auf die Einzelheiten des einleitenden Dokuments, auf das dieser Brief eine Antwort darstellt). Der einleitende Teil kann mit den Worten beginnen:

Auf Grund von…;

Aufgrund der Ankunft mit großer Verspätung...;

Basierend auf der Bestellung vom... Nr....;

Gemäß der Vereinbarung vom... Nein...;

Wir haben Ihre Vorschläge berücksichtigt...;

Gemäß Ihrer Anfrage...;

Im Tausch...;

Als eine Ausnahme...

Der Hauptteil des Briefes formuliert ein Angebot, eine Ablehnung, eine Bitte.

Welche Beschwerdeform soll ich wählen?

Bei der Ansprache einer Gruppe von Mitarbeitern oder des gesamten Firmenteams wird folgende Anredeform verwendet:

Sehr geehrte Damen und Herren!

Liebe Kolleginnen und Kollegen!

Ein streng offizieller Appell richtet sich an Regierungs- und Verwaltungschefs in hohen Positionen:

Sehr geehrter Herr Vorsitzender!

Sehr geehrter Herr Bürgermeister!

Sehr geehrter Herr Stellvertreter!

Amtlich ist auch die Anrede mit dem Nachnamen:

Herr Smirnow!

Sehr geehrter Herr Chernov!

Bedenken Sie, dass die Form der Anrede davon abhängt, wie förmlich Ihre Beziehung zum Adressaten des Briefes ist. Beispielsweise ist die Ansprache einer Person mit Vornamen und Vatersnamen oder nur mit Vornamen (in der E-Mail-Korrespondenz) weniger formell:

Lieber Viktor Sergejewitsch!

Pawel Alexandrowitsch!

Lieber Andrej!

IN offizielle Briefe Es werden folgende Darstellungsformen verwendet :

erste Person Plural (zur Genehmigung eingereicht, bitte berücksichtigen);

in der dritten Person Singular (das Unternehmen erhebt keine Einwände).

Dies liegt daran, dass der Beamte, der den Brief unterzeichnet hat, im Namen seiner Organisation und nicht in seinem eigenen Namen spricht. Deshalb Zusammenfassung des Briefes erste Person Singular (bitte auflisten, ich halte es für notwendig) nur in folgenden Fällen zulässig:

Wann Der Brief wird bearbeitet auf dem offiziellen Briefkopf (und nicht auf dem Briefkopf der Organisation);

wenn der Brief vertraulich ist und nicht auf Briefkopf geschrieben ist.

In diesem Fall das Konstruktionsverb + Personalpronomen im Dativ (wir empfehlen Ihnen, wir erinnern Sie) Stilistisch unterscheidet sich die interne Intonation von der Form, die aus einem Verb besteht (vorschlagen, erinnern) mehr Weichheit.

Es gibt zwei Hauptmerkmale Art der Textkomposition Briefe: historisch und systematisch.

Bei der historischen Methode werden die Inhalte in der Reihenfolge der Ereignisse dargestellt. Diese. Zunächst wird der Hintergrund der Situation oder des Ereignisses geschildert, dann was der unmittelbare Grund (Anlass) für das Schreiben des Briefes ist, dann werden Argumente vorgebracht und es folgen Schlussfolgerungen. Diese Darstellungsmethode wird als „gewöhnliche Pyramidenmethode“ bezeichnet. Es wird in Geschäftsbriefen verwendet, die sich auf die Hauptaktivitäten (Produktion) des Unternehmens beziehen.

Bei systematisch Im ersten Absatz des Schreibens werden die Art der Darstellung, alle wesentlichen Tatsachen oder Bestimmungen aufgeführt, in den folgenden Absätzen alle Einzelheiten, konkreten und klärenden Informationen. Diese Darstellungsmethode wird als „umgekehrte Pyramidenmethode“ bezeichnet. Es wird bei der Erstellung von Einladungsschreiben, Glückwünschen, Informations- und Werbebriefen sowie Angebotsschreiben verwendet.

Für die meisten Geschäftsbriefe zeichnet sich durch Stabilität aus stilistische Wendungen. Durch den Einsatz standardisierter Sprachmodelle kann die Erstellung von Dokumententexten deutlich vereinfacht werden.

Abhängig von der Art des Schreibens werden beim Verfassen des Textes folgende Formulierungen verwendet:

Motivationsschreiben:

Senden wir Ihnen...; Wir senden Ihnen…;
Entsprechend Ihrer Anfrage senden wir...;
Gemäß der getroffenen Vereinbarung schlagen wir vor...

Erinnerung:
- Wir erinnern Sie daran...;
  
  Nach Ablauf der … Frist verliert das Angebot unseres Unternehmens seine Gültigkeit.

Bestätigung:

Die Kapitalbauabteilung bestätigt den Eingang...;

Wir bestätigen den Erhalt der Ausrüstung...;

Wir bestätigen dankbar...

Beachten:

Wir informieren Sie darüber, dass...;

Wir informieren Sie darüber, dass...;

Wir informieren Sie darüber, dass...;

Wir halten es für notwendig, Sie zu informieren...

Dankbarkeit:

Wir sind Ihnen dankbar für...;

Wir bedanken uns für…

IN Geschäftsbrief Bevorzugt werden passive Konstruktionen, die Konzentrieren Sie sich auf Wörter, die Handlungen bezeichnen, Zum Beispiel: bietet an werden bedacht, Maßnahmen ergriffen, gearbeitet.

Die Texte der Briefe verwenden Konstruktionen (Prädikatsspaltung), die nicht nur die Handlung benennen (bereitstellen, produzieren), sondern geben auch den Gegenstand der Handlung an (Unterstützung, Beistand), Zum Beispiel:

- Bieten Sie Hilfe an(anstatt zu erleichtern);

Buchhaltung durchführen (keine Buchhaltung);

- Durchführung von Aktivitäten auf...(anstatt es zu tun).

Beim Schreiben von Briefen sollten Sie Folgendes beachten Wortkompatibilität untereinander und Managementregeln auf Russisch. Achten Sie auf häufige Fehler:

Richtige Benutzung	Missbrauch
zur Prüfung einreichen Übergabe an die Geschäftsleitung Übung Kontrolle Vorschläge machen Kredit gewähren unter den Ereignissen leiden gebe Informationen an Informationen bekommen gegenwärtig im Ausland produziert Sammlung umfasst gemäß der Bestellung (Antrag)	zur Prüfung schicken Übergabe an die Geschäftsführung Kontrolle Vorschläge machen einen Kredit vergeben unter Ereignissen leiden Informationen bereitstellen Informationen erfahren vorgeben zu sein importierte Produktion Die Sammlung umfasst gemäß der Bestellung (Antrag)

Außerdem in Geschäftskorrespondenz Die folgenden Ausdrücke werden häufig verwendet: Kontrolle wird übertragen, Probleme werden gelöst, Aufgaben werden gelöst, Schulden werden zurückgezahlt, Zahlungen werden geleistet, Vereinbarungen werden getroffen, Rabatte werden gewährt und gewährt.

Bevor Sie Ihren Brief beenden, stellen Sie sich eine Frage. Möchten Sie die Zustimmung derjenigen einholen, mit denen Sie schriftlich in Kontakt treten? Seien Sie in diesem Fall aufrichtig höflich und Beenden Sie Ihre Briefe mit Etikette-Formeln:

Wir schätzen unsere Zusammenarbeit. Danke schön!

Wir hoffen, dass unsere Anfrage für Sie nicht schwierig sein wird;

Wir hoffen auf eine erfolgreiche Fortsetzung der Zusammenarbeit;

Für eine schnelle Lösung des Problems sind wir Ihnen dankbar.

Wir hoffen auf Ihr Interesse am Ausbau der Beziehungen;

MIT Beste Wünsche;

Willkommen zu unserem Seminar.

Vor dem Attribut „Signatur“ in Geschäftsbriefe Der letzte Etikette-Satz „Mit Respekt“ wird verwendet. So lautet die Anrede „Sehr geehrte ...!“ am Anfang des Briefes und der abschließende Etikette-Satz „Mit Respekt“ bilden den sogenannten Etikette-Rahmen.

Im Attribut „20 – Dokumenttext“ ist es allgemein üblich, die Schriftart zu verwenden Times New Roman mit Schriftgröße 12 - 14. In unserem Unternehmen verwenden wir für Tische eine reduzierte Größe: 11 - 12. Weil... Es gibt keine streng definierten Anforderungen an Schriftart und Schriftgröße; diese sollten in den internen lokalen Dokumenten der Organisation festgelegt werden, um sie einheitlich zu machen.

Unser Unternehmen erlaubt nicht die Verwendung anderer Schriftarten sowie das Unterstreichen von Wörtern, die Verwendung von Fettschrift, Kursivschrift usw. Darüber hinaus haben wir auf die Verwendung willkürlicher Abkürzungen und nicht akzeptierter Bezeichnungen von Maßeinheiten verzichtet.

Der Text des Dokuments wird mit eineinhalb gedruckt Zeilenabstand, im Gegensatz zu den anderen Briefdetails, die einen einfachen Zeilenabstand verwenden.

Requisiten „21 – Zeichen des Vorliegens der Bewerbung“

Unmittelbar nach dem Text befindet sich im Abstand von zwei bis vier Zeilen eine Markierung, die auf das Vorhandensein der Anmeldung hinweist.

Wenn das Dokument einen im Text nicht genannten Zweck hat, werden Titel, Anzahl der Blätter und Anzahl der Exemplare angegeben.

Bei mehrere Anwendungen verfügbar sie sind nummeriert (siehe Beispiel 14).

Im Fall von wenn der Antrag gebunden ist, die Anzahl der Blätter ist nicht angegeben, zum Beispiel:

Wenn Die Dokumentanwendung verfügt über eigene Anwendungen. ihre Anwesenheit wird wie folgt gekennzeichnet:

Wenn ein Dokument an mehrere Adressen gesendet wird und ein Antrag nur an eine davon gesendet wird, wird ein Vermerk über das Vorliegen des Antrags wie folgt erstellt:

Requisiten „22 – Unterschrift“

Unterschrift ist erforderlich Voraussetzungen des Briefes Und besteht aus:

Berufsbezeichnung die Person, die das Dokument unterzeichnet hat. Wenn das Dokument auf Briefkopf verfasst ist, wird eine gekürzte Version der Position verwendet (ohne Nennung des Namens des Unternehmens, z. B. Generaldirektor). Liegt das Dokument nicht auf Briefkopf, muss die Stelle den Namen des Unternehmens enthalten;

persönliche Unterschrift und

seine Dekodierung (Initialen mit Nachnamen).

Wird ein Dokument von mehreren Amtsträgern unterzeichnet, so werden deren Unterschriften in der Reihenfolge ihrer Positionen untereinander platziert: von höher nach unten. Das häufigste Beispiel ist die Nähe zu einem Unterschriftenschreiben von Beamten wie Generaldirektor und Hauptbuchhalter.

Requisiten „25 – Siegelabdruck“

Das Stempeln von Dokumenten in unserem Unternehmen erfolgt gemäß den „Vorschriften über das Verfahren zur Ausführung, Herstellung, Registrierung, Verwendung, Aufbewahrung und Vernichtung von Siegeln und Stempeln“, die auf Anordnung des Generaldirektors genehmigt wurden.

Von Allgemeine Regeln Briefpapierdokumente werden nicht gestempelt. Diese Regel stammt aus der sowjetischen Büroarbeit, als Dokumentenformulare durch Drucken hergestellt wurden und der Zugang zu ihnen ebenso eingeschränkt war wie zum Drucken. Mittlerweile hat sich die Situation jedoch geändert: Die meisten Dokumente werden mithilfe eines Computers und eines Druckers erstellt, sodass das Drucken eines Dokuments auf Briefkopf nicht mehr dieselben Garantien bietet.

Daher ist auf Garantiebriefen ein Siegelabdruck erforderlich. Es bescheinigt die Echtheit der Unterschrift des Beamten und wird so angebracht, dass die persönliche Verzierung, die deutlich lesbar sein sollte, nicht „in den Hintergrund gedrängt“ wird. Der Siegelabdruck muss mehrere abdecken letzte Buchstaben Berufsbezeichnung und, wenn möglich, eine persönliche Note.

Requisiten „27 – Markieren Sie den Darsteller“

Diese Requisite beinhaltet:

Initialen und Nachname (oder vollständiger Name, Vatersname und Nachname) des Testamentsvollstreckers und

seine Telefonnummer.

Dadurch kann der Empfänger des Briefes schnell Kontakt zum Absender aufnehmen.

Diese Markierung befindet sich auf der Vorder- oder Rückseite letztes Blatt des Dokuments in der unteren linken Ecke und erfolgt häufig mit einer reduzierten Schriftgröße (in unserem Unternehmen verwenden wir für diese Zwecke die Schriftart 10).

Jetzt lasst uns geben Musterbriefformat mit allen von uns beschriebenen Details:

Verschiedene Möglichkeiten, Menschen von Ihrem Standpunkt zu überzeugen

Zu diesem Thema gibt es viele Empfehlungen. Viele von ihnen sind zu Klassikern geworden, werden aber in der Praxis immer noch nicht weit verbreitet, außer im unten aufgeführten Tätigkeitsbereich gemeinsamen Namen„Förderung von Waren und Dienstleistungen.“ Allerdings sollten Briefe, die scheinbar reine „Produktions“-Themen behandeln, unter Berücksichtigung geschrieben werden psychologische Merkmale, allen Menschen gemeinsam.

Sie sollten nicht mit Themen beginnen, bei denen Sie und Ihr Partner anderer Meinung sind. Es ist besser, sich auf die Themen zu konzentrieren, in denen Sie mit ihm einer Meinung sind, und zu betonen, dass Sie das Gleiche anstreben und dass der Unterschied in Ihren Ansichten nur die Methoden und nicht das Endziel betrifft.

Eine weitere Regel ist Sie sollten eine negative Antwort nicht in kategorischer Form ausdrücken:"Nein, niemals!". „Die negative Antwort“, sagt Professor Overstreet in seinem Buch „Influencing Human Behavior“, „ist das am schwierigsten zu überwindende Hindernis.“ In jedem Fall ist es auch im Falle einer Reklamation oder Ablehnung notwendig, dem Korrespondenzprozess insgesamt eine positive Richtung zu geben. Erfahrene Kommunikatoren wissen, wie man eine Ablehnung so anwendet, dass bei der Person ein Gefühl der Zufriedenheit und Perspektive (ein positives Ergebnis) zurückbleibt. Tatsächlich beenden diese Weigerung und diese Beschwerde die Geschäftsbeziehung nicht. Aber selbst wenn Sie sich entscheiden, für immer mit einem Kunden Schluss zu machen, ist es dann notwendig, ihn darüber zu informieren?

Berühmt Technik namens „Sokrates‘ Geheimnis“: Wenn Sie einer Person sagen möchten, dass sie falsch liegt, stellen Sie ihr sanft eine Frage, die positiv beantwortet werden sollte. In der politischen Technologie wird diese Technik, die üblicherweise als „Gesetz des drei Ja“ bezeichnet wird, Agitatoren beigebracht, die mit der Bevölkerung arbeiten.

Dale Carnegie veranschaulichte beispielsweise den Einsatz der „Socratic Secret“-Technik.

Ein Stammkunde weigerte sich einmal, Motoren zu kaufen, die er viele Jahre hintereinander gekauft hatte. Als Motiv nannte er in seiner Ansprache an den Verkäufer folgendes: „Ihre Motoren werden zu heiß.“ Als Reaktion darauf stellte der Verkäufer dem Käufer kompetent mehrere Fragen, die eindeutig jeweils positiv beantwortet werden mussten (und wurden!).

Deshalb fragte der Verkäufer: „Die Vorschriften der National Association besagen, dass ein ordnungsgemäß konstruierter Motor Temperaturen von bis zu 72 Grad (Fahrenheit) über Raumtemperatur erreichen kann. Habe ich recht?" „Ja“, stimmte der Käufer zu, „das ist absolut richtig.“ Aber Ihre Motoren werden viel heißer.“ Anstatt zu streiten, fragte der Verkäufer einfach: „Wie hoch ist die Temperatur in Ihrer Werkstatt?“ „Ungefähr 75 Grad“, antwortete er. „Okay“, sagte der Verkäufer, „wenn man zur Werkstatttemperatur von 75 Grad noch 72 Grad hinzurechnet, kommt man allgemeine Temperatur bei 147 Grad. Glauben Sie, dass Sie sich die Hand verbrühen würden, wenn Sie sie unter einen Bach halten würden? heißes Wasser Temperatur 147 Grad? Der Käufer antwortete erneut mit „Ja“. „In diesem Fall“, schlussfolgerte der Verkäufer, „glauben Sie nicht, dass es klug wäre, die Hände von diesen Motoren fernzuhalten?“ Der Geschäftskontakt wurde wiederhergestellt!

Warum nutzen Sie bei der Korrespondenz mit Ihren Kunden nicht eine ähnliche Technik?

Die nächste Regel ist immer notwendig Führen Sie die Kommunikation (einschließlich Korrespondenz) im Interessenkreis Ihres Partners durch. Was erreichen Sie, wenn Sie in einem Geschäftsbrief Ihre eigenen Probleme und Bedürfnisse zum Ausdruck bringen? Aber gerade um diese Probleme zu lösen, korrespondieren Sie. Wie sein? Sie sollten nicht darüber schreiben, welche Probleme Sie lösen möchten, sondern darüber, welche positiven Dinge Ihr gemeinsames Handeln Ihrem Partner bringen wird. Ihr Vorteil soll als Geschenk an Ihren Partner „verpackt“ werden, von dem er vor Erhalt dieses Briefes nichts wusste. Diese Position hat nichts mit den leeren Plattitüden zu tun, die in schlechten Werbespots klingen: Wir arbeiten für Sie, auch trotz unseres eigenen Nutzens. Wer wird das glauben? Wir sprechen von Ihrem hohen Maß an Bewusstsein für Ihren Partner und der Überlegung Ihres Handelns: Sie selbst glauben, dass die Zusammenarbeit mit Ihnen Ihrem Partner echte Ergebnisse bringen wird, und Sie wissen, wie das geht.

Lao Tzu schrieb: „Der Grund dafür, dass Hunderte von Gebirgsbächen in Flüsse und Meere münden, liegt darin, dass die Flüsse und Meere unterhalb der Berge liegen. Daher sind sie in der Lage, über alle Gebirgsbäche zu herrschen, und der Weise, der über den Menschen stehen will, wird niedriger als sie; Er will vorne sein und gerät in Rückstand. Obwohl sein Platz über den Menschen liegt, spüren sie daher nicht sein Gewicht, obwohl sein Platz vor ihnen liegt, halten sie es nicht für ungerecht.“

Die Menschheitsgeschichte erinnert sich an Briefe, die „Wunder wirkten“.

Abraham Lincolns berühmtester Brief ist der, den er an Mrs. Beaksey schickte, in dem er sein Mitgefühl für den Tod ihrer fünf Söhne zum Ausdruck brachte, die im Kampf gefallen waren.

Der zweite und berühmteste Brief wurde 1926 für 12.000 US-Dollar versteigert (eine Summe, die höher ist als die Summe, die Abraham Lincoln in einem halben Jahrhundert harter Arbeit anhäufen konnte). Der Brief wurde in einer der dunklen Zeiten geschrieben Bürgerkrieg in Amerika (achtzehn Monate lang führten Lincolns Generäle die Armee von einer tragischen Niederlage zur nächsten) und ist an General Hooker gerichtet, der eine Reihe schwerwiegender Fehler begangen hat. Ja, das waren schwerwiegende Fehler, aber Abraham Lincoln nennt sie in seinem Brief nicht so. Er schrieb: „Es gibt Tatsachen, aufgrund derer ich mit Ihnen nicht ganz zufrieden sein kann.“

Ken Dyck, ehemaliger Vorstandsvorsitzender der American National Advertising Association, argumentierte, dass Briefe, die er an Verkäufer schickte und in denen er um die Zusendung dieser oder jener Informationen bat, selten von mehr als 3–5 % der Empfänger beantwortet wurden. Ken Dyke sagte, dass er eine Rücklaufquote von 15 % als perfekt erachten würde ungewöhnliche Sache, und wenn die Zahl der gesendeten Antworten auf 20 % steigen würde, würde er es für nichts weniger als ein Wunder halten. Aber einer von Dykes Briefen brachte eine Antwortquote von 42 %. Mit anderen Worten, dieser Brief war doppelt wundersam. Wie hat er das erreicht?

Es scheint sehr einfach zu sein. Der Brief enthielt einen Text, der dem Adressaten Freude bereitete, weil er die Bitte enthielt, dem Verfasser des Briefes einen Gefallen zu tun. Gunst ist ein Wort, das Ihrem Empfänger ein Gefühl des Selbstwertgefühls gibt. Der Brief begann mit einem Appell und dann mit dem Satz: „Würden Sie mir helfen, aus einer kleinen Schwierigkeit herauszukommen?“ In den letzten Sätzen des Briefes verstummte der Autor „Ich“ und betonte „Du“.

Geschäftsbriefe erstellen- eine verantwortungsvolle Aufgabe. Deshalb sollten wir das Sprichwort nicht vergessen: „Was mit einer Feder geschrieben ist, kann nicht mit einer Axt abgeholzt werden.“ Wir sind keine Lincolns oder Sokrates und können ihren Ratschlägen niemals wörtlich folgen. Aber das Erlernen der Regel: Beginnen Sie mit Lob und der aufrichtigen Anerkennung der Stärken Ihres Partners wird Ihnen im täglichen Geschäftskontakt, auch beim Schreiben von Briefen, sicherlich helfen. Diese psychologische Technik funktioniert unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen touristische Reisen verkauft oder Rohre mit großem Durchmesser herstellt.

Welche Sprache muss im Vertrag enthalten sein, um später die Konditionen der Transaktion per Telefon, Fax oder E-Mail vereinbaren zu können? Was ist die Kehrseite einer solchen „Effizienz“? Nach welchen Regeln legt das Gericht die Bedingungen der Transaktion auf der Grundlage vorhandener Korrespondenz und anderer Dokumente aus? Wann ist es an der Zeit, ein Protokoll zur Beilegung von Meinungsverschiedenheiten oder eine Zusatzvereinbarung zum Vertrag zu erstellen und wie geht das?

Antworten auf diese Fragen finden Sie im Artikel„Korrespondenz zwischen den Parteien aus der Sicht eines Anwalts“.

1 Siehe Artikel von E.M. Kameneva „Entwicklung von Formen organisatorischer und administrativer Dokumente“ auf Seite 20 Nr. 8` 2005 und auf Seite 40 Nr. 9` 2005

2 Zu den erforderlichen Angaben Zu den Briefen gehören zusätzlich zu den im Formular enthaltenen:

15 - Adressat;
18 - Titel des Textes (nur erforderlich, wenn Sie einen Brief im A4-Format schreiben; für ein Dokument im A5-Format ist dies nicht erforderlich);
20 - Text des Dokuments;
22 - Unterschrift;
27 - Markieren Sie den Darsteller.

Optional Für das Schreiben sind folgende Angaben erforderlich:

21 - Markieren Sie das Vorhandensein von Anträgen;
24 - Visumgenehmigung von Dokumenten;
25 - Siegelabdruck (auf Garantiebriefen angebracht);
30 – Kennung der elektronischen Signatur des Dokuments.

3 Abhängig von der Größe des Brieftextes kann nicht nur das A4-Format, sondern auch das A5-Format verwendet werden.

Das Briefformular enthält abhängig von den Gründungsdokumenten der Organisation die folgenden Details:

01 – Staatswappen der Russischen Föderation (02 – Wappen einer konstituierenden Einheit der Russischen Föderation oder 03 – Emblem einer Organisation oder Marke (Dienstleistungsmarke));
04 – Organisationscode
05 – Hauptstaatliche Registrierungsnummer (OGRN) einer juristischen Person
06 – Steueridentifikationsnummer/Grundcode für die Registrierung (TIN/KPP)
08 – Name der Organisation
09 - Hintergrundinformationen zur Organisation
sowie einschränkende Markierungen für Details:
11 - Dokumentdatum
12 - Registrierungsnummer des Dokuments
13 - Link zur Registrierungsnummer und zum Datum des Dokuments
Und ggf. Grenzmarkierungen für die oberen Grenzen der Bereiche, in denen sich Details befinden.
15 – Adressat
18 - Titel des Textes
19 - Kontrollmarke
20 - Dokumenttext

Die Buchstabenform kann anhand der Längs- oder Winkelanordnung der Details erfolgen.

Reis. 1. Lage der Details (Eckversion) des Buchstabenformulars (Maße werden in Millimetern angegeben)

Reis. 2. Lage der Details (Längsversion) des Buchstabenformulars (Maße werden in Millimetern angegeben)

Am bequemsten zu verarbeiten und wirtschaftlich im Hinblick auf die Nutzung der Blechfläche ist die Eckform. In diesem Fall können auf der rechten Seite des oberen Blattrandes die Angaben „Adressat“, „Auflösung“ platziert werden.

Die Verwendung einer Längsbuchstabenform empfiehlt sich in Fällen, in denen der Name der Organisation Folgendes enthält große Menge gedruckte Zeichen können beispielsweise der Fall sein, wenn die Einzelheiten des Formulars in zwei oder mehr Sprachen angegeben werden. In diesem Fall sollten die Angaben links in Russisch und rechts in der Landessprache auf dem gleichen Niveau gedruckt werden. Wenn die Anzahl der verwendeten Landessprachen mehr als eine beträgt, sollten die Details oben auf Russisch und unten auf Russisch angegeben werden. Landessprache, wodurch die Linie bis zum Rand des rechten Rands verlängert wird.

Das Briefformular kann für eine Organisation, eine Struktureinheit oder einen Beamten erstellt werden.

Beispiele für die Gestaltung von Briefformen:

Reis. 3. Form des Schreibens der Organisation mit eckiger (zentrierter) Anordnung der Details.

Reis. 4. Form eines Briefes der Organisation mit Eckanordnung (Flagge) der Einzelheiten.

Reis. 5. Form eines Schreibens der Organisation mit einer Längsgliederung der Einzelheiten.

Muster des allgemeinen Dokumentformulars finden Sie auch in den folgenden Dokumenten:
GOST R 6.30-2003 „Einheitliche Dokumentationssysteme. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Anforderungen an die Dokumentenvorbereitung“ (Anhang B, Abbildungen B.2, B.3, B.4);
- Standardanweisungen für die Büroarbeit in Bundesvollzugsbehörden, genehmigt auf Anordnung des Kultusministeriums und Massenkommunikationen Russische Föderation vom 8. November 2005 Nr. 536 (Anhänge Nr. 13, 14, 15, 16, 17, 18).

Im kommerziellen und bürgerschaftliche Aktivitäten Oft muss man sich an Beamte wenden.

Jede Anfrage muss schriftlich erfolgen. Offizielle Briefe werden zu den unterschiedlichsten Anlässen verschickt. Dabei kann es sich um eine Zahlungsaufforderung, eine Aufforderung zur unentgeltlichen Bereitstellung von Produkten, einen Anspruch auf Schuldentilgung usw. handeln.

Auf behördliche Anträge werden keine besonderen Formulare angewendet. Die Gesetzgebung der Russischen Föderation verlangt freies Schreiben. Darüber hinaus gibt es jedoch allgemein anerkannte Normen. Ihre Verwendung ermöglicht die Anwendung auf Briefen Rechtsstellung. Das Fehlen notwendiger Bedingungen und Merkmale lässt nicht zu, dass sie als offizielle Korrespondenz angesehen werden.

Daher müssen Sie sich vor der formellen Kontaktaufnahme mit dem Empfänger mit kostenlosen Mustern und Beispielen vertraut machen. Sie können über die Links unterhalb dieser Veröffentlichung abgerufen werden. Dieser erklärende Artikel kann eine gute Hilfe beim Schreiben sein.

Aufbau und Eigenschaften offizieller Briefe

Die offizielle Korrespondenz erfolgt auf A4-Blättern. Darüber hinaus gilt für Unternehmen ( Rechtspersonen) Briefkopf verwendet wird. Es setzt bereits das Vorliegen registrierungsidentifizierender Informationen voraus.

Diese Anforderung beseitigt nicht die Notwendigkeit einer „Obergrenze“. Es steht im oberen rechten Bereich des Blattes. Es enthält den Namen der Empfängerorganisation und des Beamten. Es ist auch möglich, den Namen des Unternehmens, der Abteilung, des Managers und des Absenders einzutragen.

Gegenüber links befindet sich ein Ort zum Anbringen von ausgehenden/eingehenden Markierungen. Sie enthalten die Nummer, das Datum und den Ort. Dementsprechend wird der ausgehende vom Absender und der eingehende vom Empfänger festgelegt. Für den Empfänger notwendige Voraussetzung ist ein Hinweis auf die Position und die Person, die das Dokument registriert.

Als nächstes (unten) folgt der Text selbst. Für einige Briefe ist es möglich, einen Titel zu schreiben (optional). Unter dem Text müssen Sie den vollständigen Namen der Position der autorisierten Person, ihren Nachnamen, Vornamen, Vatersnamen, Kontakttelefonnummer und Angaben zum Darsteller (falls erwartet) angeben. Neben diesen Daten wird eine Signatur angebracht berechtigte Person. Diese Unterschrift wird durch das Siegel der entsendenden Organisation beglaubigt.

Sprache und Art, Briefe zu schreiben

Da es sich um offizielle Korrespondenz handelt, wird davon ausgegangen, dass die Rede sachlich ist. Das heißt, der Text sollte keine literarischen Ausdrücke (Vergleiche, Metaphern, Allegorien) enthalten. Es versteht sich, dass die Person, die die Nachricht erhalten hat, höchstwahrscheinlich nicht genug Zeit hat, unnötige literarische Phrasen zu lesen.

Als Aufbau des Textes eines offiziellen Briefes gilt folgender: Am Anfang steht ein Informationsteil. Es beschreibt die Beziehung zwischen Sender und Empfänger. Weiter im Text ist es notwendig, den Kern des Problems zu beschreiben.

Die Beschreibung muss prägnant sein und durch Enddaten, Zahlen und Nachweise untermauert werden.

Danach ist es notwendig, die gewünschte Entwicklung von Maßnahmen zur Lösung des Problems vorzuschlagen.

Nachfolgend finden Sie ein Standardformular und ein Muster eines offiziellen Schreibens, dessen Version kostenlos heruntergeladen werden kann.

Geschäftsbriefe werden bei der Kommunikation mit Partnern zu fast jedem Anlass geschrieben. Vorgefertigte Beispiele und Regeln zur Erstellung solcher Dokumente finden Sie im Artikel.

Geschäftsbrief kann als ein Dokument definiert werden, das im Namen des gesamten Unternehmens an ein anderes Unternehmen, einen einzelnen Unternehmer oder eine Einzelperson (z. B. einen Investor) gesendet wird. Grundsätzlich handelt es sich bei jeder Unternehmenskorrespondenz um Geschäftsbriefe. Ihr Zweck ist sehr unterschiedlich:

über die Zusammenarbeit.
Zusammenarbeit, Verhandlungen.
Eine Erinnerung an die Notwendigkeit, Verpflichtungen aus dem Vertrag zu erfüllen.
Eine Erläuterung Ihrer Position, eine Antwort auf einen zuvor gesendeten Brief und vieles mehr.

Das Dokument wird in der Regel auf Firmenbriefpapier erstellt; es kann per Post oder per Post verschickt werden Email. Wenn der Partner jedoch eine besondere Bedeutung hat, ist es besser, ihn auf hochwertigem, dickem Papier auszudrucken und ihn persönlich oder per Kurier zu übergeben. Der Aufbau des Briefes ähnelt einem typischen Geschäftsdokument – so können Sie es schematisch darstellen.

Was ist beim Kompilieren zu beachten?

Für solche Briefe gibt es keine spezifischen Regeln oder Muster, daher hängen Aufbau, Umfang und Gestaltung weitgehend vom Einzelfall ab. Beispielsweise ist ein Benachrichtigungsschreiben recht prägnant (3–4 Absätze), eine Mitarbeiterempfehlung oder ein Geschäftsvorschlag kann jedoch mehr als eine Seite umfassen.

Allerdings gibt es einige allgemeine Regeln, die Sie beim Verfassen einer Arbeit beachten sollten:

Das Dokument selbst hat keine Rechtskraft, sondern wird nach allen Ausführungsregeln erstellt. Seine Struktur und sein Präsentationsstil müssen den allgemein anerkannten Grundsätzen des modernen Dokumentenflusses entsprechen.
Sätze sind logisch und in einer klaren Reihenfolge aufgebaut. Verschnörkelte, komplexe, emotionale und vor allem umgangssprachliche Ausdrücke fehlen. Die Tonalität ist neutral.
Die Präsentation erfolgt immer nur von 1 Person – entweder im Singular, wenn der Text direkt vom Manager verfasst wird, oder im Plural, wenn er im Namen des gesamten Unternehmens verfasst wird.
Der konkrete Zweck der Abfassung und die erwarteten Handlungen des Adressaten werden dargelegt (Senden einer Antwort, Prüfung der Kandidatur eines Mitarbeiters, Zustimmung zu Verhandlungen, Versenden eines Dokuments usw.).
Das Papier spiegelt nicht die individuellen Interessen der Führungskraft oder anderer Mitarbeiter wider, sondern die Ziele des Unternehmens als Team. Wenn Sie einen persönlichen Kontakt herstellen müssen, empfiehlt es sich, es anders zu machen und sich nicht als Vertreter des Unternehmens zu positionieren.

Die 5 größten Fehler beim Schreiben

Fehler können in zwei große Gruppen eingeteilt werden – einige beziehen sich auf das Schreiben als Text (Verstoß gegen Logik, Wortschatz usw.). Sprachnormen), andere – unter Verstoß gegen die ordnungsgemäße Geschäftsetikette:

Rechtschreib- und Zeichensetzungsfehler sind nicht zulässig – der Text des Briefes sollte vor dem Absenden immer mindestens 1-2 Mal überprüft werden.
Verstoß Geschäftsstil Präsentation, das Vorhandensein emotionaler Phrasen, übermäßige Höflichkeit oder umgekehrt Strenge.
Negativer Ton – auch Drohungen müssen ohne unnötige Worte verfasst werden – zum Beispiel: „Wir behalten uns das Recht vor, innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt dieses Schreibens vor Gericht zu gehen.“
Zu großes oder umgekehrt zu kleines Volumen. Normalerweise passt der gesamte Text auf 1-2 Seiten. Dies bedeutet jedoch nicht, dass nicht alle wichtigen Informationen an den Partner weitergegeben werden sollten. In Anwendungen können volumetrische Daten, Diagramme und Dokumentformulare eingebunden werden.
Dem Gesprächspartner das Wahlrecht entziehen. Sie sollten beispielsweise nicht schreiben: „Bitte prüfen und genehmigen.“ endgültige Version Vereinbarung."

Typische Musterphrasen

Die Verwendung geschäftstypischer Standardphrasen im Text ist völlig normal und sogar wünschenswert. Nachfolgend finden Sie eine Liste der häufigsten Klischees, die in verschiedenen Situationen verwendet werden.

Situation	Phrase
beachten	Wir informieren/Machen Sie darauf aufmerksam/Informieren/Benachrichtigen
Erklärung des Grundes, Motivs	Basierend auf/in Übereinstimmung mit/im Zusammenhang mit/für die Zwecke/aus Gründen/zur Unterstützung/zur Verfolgung
Anfrage	Bitte handeln/Bitte informieren, weiterleiten, erledigen, bestätigen...
Bestätigung	Wir bestätigen/versichern/akzeptieren Ihre Bedingungen/wir erheben keine Einwände dagegen...
Angebot	Wir empfehlen/bieten/einladen/fragen
	Wir garantieren
Ablehnung	Wir müssen aus einem bestimmten Grund ablehnen/Wir lehnen Ihr Angebot ab, weil...
Abschluss	Wir bitten Sie/Wir hoffen auf Mitarbeit, Verständnis, Hilfe/Wir bitten Sie um Entschuldigung, Führung, Hilfe...

Proben aus dem Jahr 2019

Hier sind ein paar vorgefertigte Beispiele Buchstaben, die Sie beim Erstellen Ihrer eigenen Version als Leitfaden verwenden können.

Daten anfordern

Anfrage

Kommerzielles Angebot

Garantieerklärung

Beanspruchen

Dankbarkeit

Entschuldigung

Geschäftsschreiben ist eines der wichtigsten Kommunikationsmittel in jedem Unternehmen. Ein gut geschriebener Geschäftsbrief trägt dazu bei, einen positiven Eindruck vom Unternehmen zu hinterlassen. Und ein analphabetisch geschriebener Brief kann Ihren gesamten Ruf zerstören. Über die Regeln Geschäftskorrespondenz Wir haben bereits geschrieben, jetzt schauen wir uns das an konkrete Beispiele Geschäftsbriefe.

Muster von Geschäftsbriefen

Es gibt viele Arten von Geschäftsbriefen – Geschäftsvorschläge, Anspruchsschreiben, Dankesschreiben, Ablehnungsschreiben, Anschreiben, Garantieschreiben, Informationsschreiben und so weiter. Die Prinzipien ihrer Zusammenstellung unterscheiden sich praktisch nicht voneinander. Schauen Sie noch einmal vorbei, um Fehler zu vermeiden.

Beispiele für Dankesbriefe

Beispiel einer Garantieerklärung

Muster-Antwortschreiben

Dies ist ein klares Beispiel dafür, wie ein höflicher Brief mit einer Ablehnung aussehen kann:

Beispiel eines Newsletters

Beispiel eines Beschwerdebriefes

Beispiele für Briefe auf Englisch in der Geschäftskorrespondenz

Leider verfügt nicht jeder über ein hohes Maß an Englischkenntnissen. Und oft sind Manager etwas ratlos, wenn sie einen Geschäftsbrief schreiben müssen Englische Sprache. Wenn sich die Menschen auch auf Russisch in der Korrespondenz nicht immer verstehen können, was können wir dann dazu sagen? Fremdsprache? Der beste Ausweg in dieser Situation besteht darin, nach ähnlichen Buchstaben zu suchen und in Ihrem Brief passende Phrasen daraus zu verwenden. Hier sind drei Beispiele für Geschäftsbriefe auf Englisch: ein Dankesschreiben an den Kunden, ein Brief zur Klärung der Geschäftsbedingungen und ein Antwortschreiben auf das Kaufangebot. Jede Datei enthält eine Version des Briefes auf Englisch und seine Übersetzung ins Russische.
Laden Sie einen Dankesbrief an den Kunden auf Englisch herunter.
Laden Sie den Brief mit den Vertragsbedingungen auf Englisch herunter.
Laden Sie das Antwortschreiben auf das Kaufangebot auf Englisch herunter.

Aufbau eines Geschäftsbriefes

Eine klare Struktur ist ein wesentliches Merkmal eines Geschäftsbriefes. Es hilft dem Empfänger, die Bedeutung des Geschriebenen schnell zu verstehen und verkürzt die Lesezeit. Ein Geschäftsbrief besteht aus folgenden Hauptteilen:

1. Überschrift (Betreff des Briefes). Der Titel des Briefes sollte seinen kurzen Zweck oder Kerninhalt enthalten. Sie können hier keine abstrakten Formulierungen verwenden. Schon allein aus dem Titel sollte für den Empfänger klar sein, worum es in dem Brief geht. Zum Beispiel „Über Preisänderungen bei der Lieferung von Produkten“ oder „Geschäftsvorschlag für eine Handelskooperation mit Unternehmen XXX“.

2. Begrüßung. Die Begrüßung „Lieber + Vorname und Patronym!“ gilt in Geschäftsbriefen als traditionell. Es ist jedoch nicht erforderlich, den Namen zu verwenden. Sie können den Adressaten auch über seine Position ansprechen: „Sehr geehrter Herr Direktor!“ Bedenken Sie jedoch, dass die Nennung beim Namen die psychologische Distanz etwas verringert und die etablierte Geschäftsbeziehung betont. Wenn der Brief an eine Gruppe von Menschen gerichtet ist, ist es akzeptabel, „Sehr geehrte Damen und Herren!“, „Sehr geehrte Partner!“ zu schreiben. usw. Die Verwendung der Abkürzungen „Herr“, „Frau“ oder „Initialen“ wird als respektlos empfunden und sollte daher vermieden werden.

3. Angabe des Zwecks des Briefes, seines Wesens und seiner Hauptidee. Dies ist der Hauptteil des Briefes. Hier schreiben Sie direkt den eigentlichen Grund für das Schreiben des Briefes.

4. Ihre Vorschläge zur Lösung dieses Problems, Empfehlungen, Wünsche, Beschwerden. Geschäftsbriefe erfordern fast immer eine bestimmte Reaktion des Adressaten (außer bei reinen Informationsbriefen). Daher ist es wichtig, nicht nur das Problem selbst zu beschreiben, sondern auch eigene Lösungsmöglichkeiten anzubieten. Wenn Sie eine Beschwerde verfassen, bitten Sie darum, entsprechende Maßnahmen zu ergreifen; wenn Sie ein Kooperationsangebot machen, beschreiben Sie dessen mögliche Optionen. Kurz gesagt, der Empfänger Ihres Briefes muss nicht nur verstehen, „was“ Sie von ihm wollen, sondern auch verstehen, „wie“ Sie es umsetzen wollen. Dann wird es ein echter Geschäftsbrief.

5. Kurze Zusammenfassung und Schlussfolgerungen. Am Ende können wir alles oben Genannte zusammenfassen. Allerdings ist es nicht immer möglich, dies sehr kurz zu tun. In diesem Fall lohnt es sich nicht, in mehreren Sätzen zu schreiben, was Sie bereits in den ersten beiden Absätzen beschrieben haben. erinnere dich daran bester Freund Bei einem Geschäftsbrief kommt es auf die Kürze an. Daher reicht es in den meisten Fällen aus, sich auf die Sätze „Ich hoffe auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit“, „Ich warte auf Ihre Antwort zu diesem Thema“ usw. zu beschränken.

6. Unterschrift. Ein Geschäftsbrief wird mit der Position, dem Vor- und Nachnamen des Absenders und dem traditionellen Satz „Mit Respekt“ unterzeichnet. Auch andere Optionen sind möglich: „Beste Wünsche“, „Mit freundlichen Grüßen“ usw., abhängig von der Nähe Ihres Kontakts zum Empfänger. Der Satz „Mit Respekt“ ist der allgemeingültigste. Wenn Sie also Zweifel haben, warum ein Abonnement angemessener wäre, dann verwenden Sie diesen Satz und Sie werden es mit Sicherheit nicht verpassen.

Es wäre auch eine gute Idee, Optionen zur Kontaktaufnahme in Ihrer Signatur hinzuzufügen: andere E-Mail-Adressen, geschäftliche Telefonnummern, Skype. Dies hat nicht nur den Vorteil, dass der Empfänger auf Wunsch schnell und bequem mit Ihnen in Kontakt treten kann, sondern auch, dass Sie auf diese Weise Ihre Offenheit und Kommunikationsbereitschaft gegenüber dem Empfänger unter Beweis stellen.

Und vergiss das nicht offizieller Brief ist in erster Linie ein Dokument. Wenn Sie also die Regeln für die Erstellung vernachlässigen, ruinieren Sie unwiderruflich den Ruf Ihres Unternehmens und Ihrer selbst als Spezialist.