Weltmarkt für elektronische Dokumentenmanagementsysteme. Grundlegende Konzepte und Prinzipien. Merkmale der Auswahl und Implementierung von EDMS

Schätzungen zufolge setzte sich die positive Dynamik des russischen Marktes für EDMS/ECM-Systeme im Jahr 2016 fort. Sie betrug wie im Vorjahr 10 %, während das Marktvolumen in Rubel auf 41,6 Milliarden Rubel anstieg.

Das weitere Wachstum des Marktes wird sowohl von der gesamtwirtschaftlichen Erholung als auch von einzelnen Treibern beeinflusst. Für den EDMS/ECM-Sektor ist dies ein wachsender Prozess der Importsubstitution, ein Kurs hin zu einer digitalen Wirtschaft, erhöhter Mobilität und der rasanten Entwicklung neuer Technologien.

Laut TAdviser wird die Dynamik Ende 2017 auf dem Niveau von 2016 bleiben.

Schätzungen zum Volumen des inländischen EDMS/ECM-Marktes, die von einigen Unternehmen in diesem Bereich vorgelegt werden, stimmen im Allgemeinen mit den Daten von TAdviser überein.

Ja, laut Arthur Ishkhanyan, Senior Executive Director Die Marktdynamik blieb 2016 auf dem Niveau von 2015 – etwa 10 %, und das Marktvolumen belief sich auf etwa 41,5 Milliarden Rubel.

Vladimir Kokhan, kaufmännischer Leiter, stellte fest, dass der Markt im Jahr 2016 ein weiteres Wachstum verzeichnete und das Tempo von 2015 übertraf. Seiner Annahme zufolge überstieg das Marktvolumen 42 Milliarden Rubel, und im Jahr 2017 wird die positive Dynamik anhalten.

Sergey Plaunov, Leiter der BPM&ECM-Abteilung des Unternehmens, bewertet die Marktdynamik anhand der Kundenaktivität und der Entwicklung der entsprechenden Unternehmensausrichtung. So erreichte Croc Ende 2016 ein Umsatzwachstum aus Projekten im Bereich EDMS/ECM von 14 %.

Nach der Meinung Alexey Trefilov, Direktor der Firma ELMA Der Markt zeigte ein stabiles Wachstum.
Unser Unternehmen verzeichnete ein Wachstum von über 60 %; meines Wissens haben alle führenden Unternehmen durchweg gute Ergebnisse erzielt. Zum Jahresende kam es zu einer gravierenden Belebung des Marktes – das Thema Digitalwirtschaft wird sehr intensiv diskutiert. Dies ist ein sehr wichtiger Treiber für den gesamten Markt der Automatisierungssysteme und insbesondere der EDMS/ECM-Systeme“, bemerkte er.

Vladimir Andreev, Präsident des Unternehmens verzeichnete im Jahr 2016 einen spürbaren Anstieg des Umsatzvolumens.Es ist noch zu früh, um über 2017 zu sprechen.“ Hochsaison» für EDMS – Jahresende. Prognosen seien eine undankbare Aufgabe, aber in der Regel beruhige sich der Markt im Vorwahljahr, sodass das Wachstum möglicherweise geringer ausfallen werde als im letzten Jahr, glaubt er.

Das Unternehmen geht davon aus, dass der Markt wachsen wird. Und vor allem wird dies mit Erfolg in Top-Bereichen verbunden sein – SWDO, Finanzarchiv, Integration.

Elena Ivanova, Marketingdirektorin des Unternehmens, bemerkt das Wachstum und die Belebung des Marktes im Jahr 2017.Die Aktivität potenzieller Kunden hat zugenommen. Es gibt weitere Projekte in den Regionen. Der treibende Faktor auf dem staatlichen Markt ist weiterhin die Importsubstitution, egal was man sagt, es geschieht langsam“, stellt sie fest.

Alexander Bader, Entwicklungsleiter der ECM-Leitung des Unternehmens , erwartet eine „prozentuale Steigerung von mindestens 20 %“.

Ich befürchte jedoch, dass dies höchstwahrscheinlich hauptsächlich auf einen Anstieg der Verkäufe billiger Lizenzen und Projekte mit eingeschränkter Funktionalität zurückzuführen ist. Konsumgüter regieren, das ist in Ordnung, das ist der normale Entwicklungspfad der menschlichen Zivilisation“, fügt er hinzu.

Leistungsindikatoren der Marktteilnehmer

Die meisten Teilnehmer am russischen EDMS/ECM-Markt, die in der folgenden Bewertung aufgeführt sind, zeigten Ende 2016 eine positive Umsatzdynamik aus Projekten in diesem Bereich. Nur zwei von 16 Unternehmen verzeichneten negative Indikatoren. Gleichzeitig schrieben alle inländischen Anbieter schwarze Zahlen.

Spitzenreiter war erneut das Unternehmen, dessen Umsatz aus EDMS/ECM-Projekten um 25,7 % stieg und 1,86 Milliarden Rubel erreichte. Fast ein Drittel dieses Betrags stammte aus Lizenzverkäufen, zwei Drittel aus Implementierungs- und Supportleistungen. Zu den Top Drei zählten auch die Unternehmen Croc und.

Umsatz der Teilnehmer am russischen Markt für EDMS/ECM-Systeme im Zeitraum 2015–2016

№	Unternehmen	Einnahmen aus EDMS/ECM-Projekten für 2016, Millionen Rubel.	inkl. aus Lizenzverkäufen für 2016, Millionen Rubel.	inkl. aus Implementierungsdienstleistungen und Unterstützung für 2016, Millionen Rubel.	Einnahmen aus EDMS/ECM-Projekten für 2015, Millionen Rubel.	inkl. aus Lizenzverkäufen für 2015, Millionen Rubel.	inkl. aus Implementierungsdienstleistungen und Unterstützung für 2015, Millionen Rubel.	Dynamik 2016/2015	Status
1		1860	613,8	1246,2	1480	651,2	828,8	25,7	Anbieter/Integrator
2		1381,7	n / A	n / A	1212,1	n / A	n / A	14	Integrator
3		964,2	306,2	657,9	827,4	n / A	n / A	16,5	Integrator
4		793,5	436,1	295,4	779,9	415,7	298,5	1,7	Verkäufer
5		487	136,4	350,6	418	100,3	317,7	16,5	Anbieter/Integrator
6		485,5	n / A	n / A	408,2	n / A	n / A	18,9	Integrator
7		371	72	293	318	36	240	16,7	Verkäufer
8		338	0,7	336,8	399	82,7	315,8	-15,3	Integrator
9	*	335,1	n / A	n / A	247,7	n / A	n / A	35,3	Verkäufer
10		254	n / A	n / A	386	n / A	n / A	-34,2	Integrator
11		220,6	36,6	184,0	167,9	27,3	140,6	31,4	Integrator
12		161,8	n / A	n / A	111,6	n / A	n / A	45	Verkäufer
13		92,5	18,1	74,4	58,4	10,9	47,5	58,4	Verkäufer
14		86	22	64	67	12	55	28,4	Verkäufer
15		59,1	28	31,2	55,1	34,3	20,8	7,3	Anbieter/Integrator
16		27,7	10,1	17,6	8,1	2,1	6	242	Integrator
	Gesamt	7917,8			6944,4			14
	1C (alle Franchisenehmer)***	2744,5	650,5	2094	2404	519	1885	14,2

Statistiken zu Projekten der Ratingteilnehmer im Zeitraum 2015-2016 sind in der folgenden Tabelle aufgeführt. Darin enthalten sind Daten zur Anzahl der begonnenen und abgeschlossenen Projekte sowie Informationen zur Anzahl der verkauften Lizenzen oder automatisierten Arbeitsplätze.

Unternehmensstatistiken zu umgesetzten EDMS/ECM-Projekten und Lizenzen

Unternehmen	Anzahl öffentlicher Projekte in der TAdviser-Datenbank*	Anzahl Projekte, Start. im Jahr 2016	Anzahl Projekte, Start. im Jahr 2015	Anzahl der abgeschlossenen Projekte im Jahr 2016	Anzahl der abgeschlossenen Projekte im Jahr 2015	Anzahl der Lizenzen bzw. Workstations, Implementierungen. im Jahr 2016	Anzahl der Lizenzen bzw. Workstations, Implementierungen. im Jahr 2015
	739	222	203	222	203	46152	38381
	593	826	546	814	570	48031	45063
	512	56	n / A	n / A	n / A	26100	n / A
	178	n / A	n / A	n / A	n / A	51457**	40561**
	176	61	52	47	39	15000	13500
	172	58	50	52	33	11750	7800
	66	59	54	56	53	11400	9900
	50	n / A	n / A	n / A	n / A	n / A	n / A
	47	19	22	n / A	n / A	24399	928
	27	44	49	59	58	n / A	n / A
	27	n / A	n / A	n / A	n / A	n / A	n / A
	21	15	20	12	15	n / A	20000
	20	34	16	26	12	25000***	2800
	12	9	2	5	9	720	4023
	11	10	6	8	8	4509	1400
	6	5	4	4	3	n / A	n / A
	4	58	74	22	23	1003	1639

Haupttreiber und Hindernisse des russischen Marktes für EDMS/ECM-Systeme

Treiber

Substitution importieren

Die Importsubstitution ist tief in die IT-Branche eingedrungen und die Auswirkungen dieses Prozesses sind in allen ihren Segmenten spürbar. Im Bereich EDMS/ECM-Systeme ist die Ablösung ausländischer Lösungen durch inländische Produkte einer der Haupttreiber. Dies bezeichnen insbesondere Viktor Weinstein, CEO von Business Logic, Vladimir Andreev, Präsident von DoxVision, Vladimir Kokhan, Commercial Director von Digital Design, und Arthur Ishkhanyan, Senior Executive Director von ID – Management Technologies, als Importsubstitution.

Der Staat setzt sich konsequent dafür ein, dass das Register für heimische Software voll funktionsfähig ist. Der Druck auf Unternehmen, die das Register vernachlässigen, steigt. Infolgedessen beginnen immer mehr Organisationen, inländische ECM-Systeme zu nutzen. Ich möchte anmerken, dass die Lösungen aus dem Register bereits einen ausreichenden Geschäftswert haben, da die Lizenzpolitik westlicher Unternehmen praktisch unverändert geblieben ist“, sagt Victor Weinstein.

Entsprechend Arthur Ishkhanyan Anders als 2015, als der Trend gerade erst Fahrt aufnahm, betrifft er nun viel mehr Marktteilnehmer.
Anbieter von EDMS-Lösungen stellen eine steigende Nachfrage nach inländischen Plattformen fest, die vor allem mit der gesetzgeberischen Verstärkung des Übergangs zu russischen Lösungen für Regierungsorganisationen und Regierungsstellen zusammenhängt. Dies wurde durch die Einführung eines Registers inländischer Software zur Unterstützung importsubstituierender Produkte durch das Ministerium für Telekommunikation und Massenkommunikation der Russischen Föderation erheblich erleichtert. Die darin enthaltenen IT-Systeme werden zum Kauf bei Regierungsorganisationen empfohlen.

Große Industrieunternehmen mit staatlicher Beteiligung – die Hauptkunden von EDMS-Systemen – gehen davon aus, dass sie in naher Zukunft auch ausländische Plattformen zugunsten russischer Lösungen aufgeben müssen. In diesem Zusammenhang entwickeln viele russische IT-Unternehmen, darunter auch wir, eigene Plattformen für EDMS“, sagt er.

Nach der Meinung Sergei Plaunov, Leiter BPM&ECM bei Croc Zu den Markttreibern gehören nach wie vor die Politik der Importsubstitution im öffentlichen Sektor und das Vorhandensein von Sanktionen, nach denen westliche Anbieter gezwungen sind, Updates zu verweigern und technischen Support für eine Reihe implementierter Systeme bereitzustellen elektronisches Dokumentenmanagement.

Da der Austausch eines bestehenden Großsystems jedoch mit hohen Kosten und Risiken verbunden ist, kann mit der Modernisierung schrittweise begonnen werden, beispielsweise mit der Aktualisierung der Datenbank und der Umstellung auf Open Source, insbesondere auf PostgreSQL. „Croc arbeitet derzeit an einem ähnlichen Projekt in einem großen verteilten Unternehmen“, fügt er hinzu.

Digitale Wirtschaft und digitale Transformation

Alexey Trefilov, Direktor von ELMA,Als Haupttreiber des Wachstums gilt die Flagge der „Digital Economy“.
Das Thema ist sehr ernst, wir haben es ernst genommen, ich hoffe sehr, dass das Thema gute Umsetzung und Unterstützung findet. Wichtig ist, dass wir dank der aktiven Berichterstattung in den Medien und auf thematischen Konferenzen bereits von einer kleinen Wirkung des Programms sprechen können. Die Themen „Digitale Wirtschaft“ und „Digitale Transformation“ brachten zwar inhaltlich nichts Neues – all dies wurde unter anderen Namen bereits mehrfach diskutiert – gaben den Themen Geschäftsautomatisierung und brachte frische Ideen ein, stellte der Experte fest.

Das Zeitalter der digitalen Wirtschaft, dessen Beginn unsere Regierung offiziell verkündet hat, wird irgendwann unweigerlich von Worten zur Realität werden, und das wird auch unsere Branche betreffen, - fügte Alexander Bader, Entwicklungsleiter von ECM, TerraLink, hinzu.

AAlexander Nazarov, Vertriebsleiter bei Haulmont, glaubt, dass die Gesellschaft jedes Jahr neue Schritte im digitalen Zeitalter unternimmt und sich zu einer Informationsgesellschaft entwickelt.
Wir sehen unter anderem, wie der Staat Trends zum Ausdruck bringt und mit gutem Beispiel vorangeht; elektronische Massendienste – „Gosuslugi“, „Nalog.ru“ usw. Unternehmen streben danach, neue Technologien einzuführen, um in ihrer Branche wettbewerbsfähig zu sein, sagt Nazarov.

Rasante Entwicklung der Technologie

Ein weiterer offensichtlicher Treiber des EDMS-Marktes ist die rasante Entwicklung digitaler Technologien für Unternehmen in Russland.

Laut Arthur Ishkhanyan erweitert der Einsatz moderner Tools zur Speicherung und Verarbeitung von Daten in EDMS (Blockchain, Big Data, AI) die Funktionalität von Lösungen im Bereich der Verarbeitung, Standardisierung und Analyse von Daten (BI), und EDMS werden zunehmend eingesetzt als Unternehmens-Data-Warehouses. Datenvisualisierungstools erscheinen in Systemen.
EDMS kann bereits jetzt nahtlos in die Analysesysteme des Unternehmens integriert werden, und meiner Meinung nach wird dies in Zukunft zur Veröffentlichung konvergenter Lösungen für die integrierte Arbeit mit allen Arten von Daten und Inhalten von Organisationen führen“, stellt er fest.

Marktbedarf für die Automatisierung von SWDO

In GesellschaftDer Treiber ist die allgemeine Bereitschaft und der Bedarf des Marktes für die Automatisierung des rechtlich bedeutsamen Dokumentenflusses (LSDO).
Ungefähr 50/50 gibt es Projekte, bei denen eine solche Interaktion entweder innerhalb des Unternehmens oder mit externen Teilnehmern aufgebaut wird. Dabei geht es nicht nur um den Austausch von Dokumenten mit Gegenparteien und den Einsatz elektronischer Signaturen, hier besteht Bedarf auf der Ebene vollwertiger Integrationsmechanismen, die manuelle Vorgänge minimieren und die Kontinuität der End-to-End-Prozesse im Unternehmen gewährleisten können sagt.

Entwicklung der Mobilität

Die Entwicklung des Marktes wird durch die vollständige Verlagerung des Geschäfts auf Mobilgeräte erheblich stimuliert.

Heute sind 4,8 Milliarden Menschen – mehr als die Hälfte der Weltbevölkerung – aktive Nutzer mobiler Geräte, und es kann prognostiziert werden, dass diese Zahl bis 2020 auf 6 Milliarden ansteigen wird. Natürlich werden Tablets und Smartphones zu einem alltäglichen Bestandteil der IT von Unternehmen Infrastruktur. IN momentan Besonders beliebt ist das BYOD-Konzept (Bring Your Own Device), das bedeutet, dass Mitarbeiter ihre eigenen Geräte für Arbeitsaufgaben nutzen – die Unternehmensleitung muss kein Geld für die Anschaffung mobiler Geräte ausgeben.

Infolgedessen hat die kontinuierliche Nutzung mobiler Geräte zum schnellen Empfangen und Ausführen von Aufgaben, einschließlich Dokumenten, eine ganze Branche geschaffen, die mobile Dienste für Unternehmen anbietet und die Entwicklung von Tools zum Schutz von Unternehmensdaten, Design, Entwicklung mobiler Anwendungen und Bereitstellung von Inhalten umfasst ," er sagt.

Wolken

Durch die politische Unsicherheit sind die Risiken beim Einsatz ausländischer Lösungen in Russland gestiegen, außerdem sind sie sehr teuer geworden. Während sich bis 2016 cloudbasierte EDMS, darunter auch importierte, rasch als Dienstleistung entwickelten, gibt es jetzt ein Problem mit ihrer Verwendung in Russland (und russischen im Ausland).

Sergey Evsikov, Regisseur Askon-Design-Systeme» . - Dank derselben Websites mit staatlichen Diensten stellen die Menschen Pässe aus, zahlen Steuern und erhalten Bescheinigungen von Wohnungs- und Kommunaldienstleistungen im elektronischen Format. Cloud-EDMS-Technologien werden auf Landesebene verteilt und unterstützt.

Angespannte Wirtschaftslage

Mikhail Haskelberg, Geschäftsführer von First Form.
Viele Unternehmen verlassen den Markt, und diejenigen, die noch übrig sind, kürzen ihre Investitionen und kontrollieren ihre Finanzen streng. Viele Menschen beginnen zum ersten Mal, die Effektivität ihrer Geschäftsprozesse zu bewerten und nach Möglichkeiten zu suchen, diese zu optimieren. Und die Mittel dafür sind EDMS\ECM-Systeme. Doch um unter solchen Bedingungen ein neues IT-Projekt zu starten, ist es notwendig, dessen Wirksamkeit im Detail zu belegen. Daher sind nur solche Systeme gefragt, die tatsächlich die Unternehmenseffizienz steigern“, sagt er.

Barrieren

Substitution importieren

Vladimir Andreev, Präsident des Unternehmens Die Notwendigkeit, dringend Unterstützung für die heimische Infrastruktur umzusetzen, erschwert Investitionen in vielversprechende Innovationen wie künstliche Intelligenz.

Vasily Babintsev, Marketingdirektor, fügt hinzu, dass auch eine unangemessene proaktive Importsubstitution, die Gefahr läuft, zum Selbstzweck zu Lasten der Effizienz zu werden, zu einem Hindernis werden kann.

Einschränkungen des rechtlichen Rahmens

Nadezhda Kochetkova, 1C: Document Flow-Evangelistin bei der Firma 1C stellt fest, dass das Hindernis in den Beschränkungen des Rechtsrahmens liegt. Zum Beispiel in Bezug auf den Übergang zur Interaktion durch die Verwendung von elektronische Dokumente(keine elektronischen Kopien, nämlich elektronische Dokumente, die nur in elektronischer Form erstellt und vorliegen und mit einer elektronischen Signatur signiert sind) und die mit der technischen Unterstützung verbundenen Risiken für die langfristige Sicherheit solcher Dokumente.

Psychologischer Faktor und Widerstand gegen Veränderungen

Auch ein psychologischer Faktor sei laut Nadezhda Kochetkova oft ein Hindernis.
Zum Beispiel „Rückversicherung“ von Unternehmen bei der Umstellung auf EDI und den Einsatz elektronischer Signaturen. Für eine Reihe von Unternehmen ist es klein Arbitrage-Praxis Im Hinblick auf die Verwendung elektronischer Dokumente als Beweismittel vor Gericht führt dies zu unternehmensinternen Barrieren und verhindert den Übergang zum elektronischen Dokumentenfluss“, sagt sie.

Ein weiteres Beispiel für ein Hindernis ist der Prozess der Einbindung von Gegenparteien in EDI. Unternehmen, die die Notwendigkeit der Nutzung von EDI erkannt haben, sehen sich mit der Zurückhaltung der Gegenparteien bei der Nutzung von EDI konfrontiert. In diesem Zusammenhang sind Unternehmen gezwungen, separate Projekte durchzuführen, um sie einzubinden und zu motivieren.

Zu den Marktbarrieren bei ESM Group Pro gehört der Widerstand gegen Veränderungen seitens der Endbenutzer.

Jede Innovation erfordert, dass der Prozessbeteiligte sein Denken umstrukturiert, sich an die Schnittstelle gewöhnt und dem System vertraut. Und hier ist es sehr wichtig, dass die Umsetzung in allen Phasen gut geplant ist. Inbetriebnahmephase neues System immer aufschlussreich. Wenn Sie eine Erstschulung durchführen, ist es leicht, die wahren Emotionen der Benutzer zu erkennen. Wenn das Projekt kompetent organisiert wurde, der Kunde den Ausgleich interner Interessen berücksichtigte und die Idee der Umsetzung allen Benutzerebenen vermitteln konnte und der Projektumsetzer in einem angemessenen Zeitrahmen eine komfortable und moderne Lösung implementierte , dann wurzelt das System schnell,- heißt es in der Firma.

Er fügt hinzu, dass das elektronische Dokumentenmanagement für die meisten kommerziellen Organisationen ein infrastruktureller, unterstützender Geschäftsprozess und nicht der wichtigste ist. Unternehmen denken manchmal, dass die Einführung eines EDS keine spürbaren Gewinne oder lebensverändernden Veränderungen bringen wird. In Behörden, in denen der Dokumentenfluss oft die Haupttätigkeit ist, haben sie dagegen Angst, den gewohnten Ablauf zu stören und die Transparenz der Prozesse zu erhöhen.

Fehlen eines einzigen Standards, Vorschriften und unzureichende Vereinheitlichung von EDMS

Nach der Meinung Arthur Ishkhanyan, leitender Geschäftsführer von ID – Management Technologies Das Haupthindernis für den Markt ist das Fehlen eines einheitlichen Standards, der Vorschriften und der unzureichenden Vereinheitlichung elektronischer Dokumentenmanagementsysteme in russischen Unternehmen. So sind Mitarbeiter von Industrieunternehmen es gewohnt, neben Standardberichten auch viele technische Dokumente zu nutzen: zum Beispiel Zeichnungen im AutoCAD-Programm. Dies erschwert den Übergang zu einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem.

Welche wichtigen Veränderungen und Ereignisse fanden in den Jahren 2016-2017 auf dem russischen Markt für EDMS/ECM-Systeme statt?

Gesetzesänderungen, die auf den Einsatz inländischer Bürosoftware im öffentlichen Sektor abzielen

In den Jahren 2016-2017 fanden wichtige Gesetzesänderungen statt, die den Ansatz zur Implementierung von IT in Regierungsbehörden radikal verändern werden. Im Jahr 2016 wurde das Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 26. Juli 2016 Nr. 1588-r erlassen, das föderale Exekutivbehörden und staatliche außerbudgetäre Mittel verpflichtet, auf inländische Bürosoftware umzusteigen. Darüber hinaus gaben zusätzliche Anforderungen an Bürosoftware, die durch das Dekret der Regierung der Russischen Föderation Nr. 325 vom 23. März 2017 genehmigt wurden, und die im Juli desselben Jahres folgenden methodischen Empfehlungen einen sehr starken Marktimpuls über den Übergang von Regierungsbehörden zu inländischer Software, genehmigt vom Ministerium für Telekommunikation und Massenkommunikation.

Wir können sagen, dass nach dem Donnerschlag die Bundes-, Regional- und Kommunalbehörden sowie die Verwaltung zu reagieren begannen und ihrerseits Befehle für die nachgeordneten staatlichen Einheitsunternehmen, staatlichen Haushaltsinstitutionen und kommunalen Einheitsunternehmen erließen. Es ist sehr wichtig, dass in der veröffentlichten methodische Empfehlungen Es wurden durchaus realistische Zielwerte festgelegt. Es werden auch Maßnahmen ergriffen, um diesen Prozess finanziell zu unterstützen. Natürlich wird die Finanzierung nie für einen schnellen und vollständigen Übergang ausreichen, aber sie reicht aus, um den Prozess zu starten und systematisch voranzuschreiten.“ bemerkt Vladimir Andreev, Präsident von DoxVision.

Er fügt hinzu, dass diese Änderungen einen allgemeinen Kurs hin zur Abkehr von Papiermedien und zur Bereitstellung elektronischer Dienstleistungen proklamierten. Obwohl diese Regulierungsdokumente immer noch nur eine begrenzte Anzahl von Regierungsbehörden betreffen, ist die Einhaltung dieser Anforderungen seiner Meinung nach bereits ein wichtiges Kriterium für die Auswahl eines EDMS/ESM für Subjekte Russische Föderation, und für Unternehmen mit staatlicher Beteiligung.

Das Unternehmen Digital Design ist einer der wenigen inländischen Entwickler, die mit seinen SDU-Produkten „Priority“ und „ am Pilotprojekt des russischen Ministeriums für Telekommunikation und Massenkommunikation zur Umstellung der föderalen Exekutivbehörden auf den Einsatz inländischer Bürosoftware teilgenommen haben. Secure Mobility“ und hat bereits erfolgreich die Kompatibilität mit inländischen DBMS, Betriebssystemen und Office-Suiten bestätigt“, sagt er.

Dmitry Golosovsky, Leiter der Marketingabteilung der Firma Intertrust, sieht, dass es zunehmend Anfragen von Regierungsbehörden nach EDS-Lösungen gibt, die eine Importsubstitution bestehender ausländischer Plattformen sicherstellen würden. Angesichts des gesetzgeberischen Drucks seitens der Regulierungsbehörden könnte dies in naher Zukunft zur Hauptaufgabe von Regierungsorganisationen werden, glaubt er.
Im Wesentlichen wird ein plattformübergreifendes EDMS benötigt, das unabhängig von der zugrunde liegenden Software ist und Kunden die Möglichkeit bietet, die IT-Infrastruktur auszuwählen, die den Anforderungen im Bereich der Importsubstitution entspricht. Das System muss im einheitlichen Register russischer Programme für elektronische Computer und Datenbanken eingetragen sein, -fügt Dmitry Golosovsky hinzu.

Sergey Plaunov, Leiter BPM&ECM bei Croc stellt fest, dass das Aufkommen neuer Kriterien für die Aufnahme von Software, einschließlich elektronischer Dokumentenverwaltungssysteme, in das Register russischer Software im Wesentlichen eine Verschärfung der Anforderungen darstellt. Beispielsweise gibt es Anforderungen an die Betriebssysteme, auf denen die in der Registry enthaltene Software sowohl im Server- als auch im Client-Teil laufen muss – sie muss auf mindestens einem System aus der Registry (Varianten von Linux) und Windows funktionieren. Darüber hinaus muss der Webclient des im russischen Softwareregister enthaltenen elektronischen Dokumentenmanagementsystems mehrere Internetbrowser unterstützen, darunter zwei aus dem Register.

Insbesondere als wir eine neue Version unseres Corporate Electronic Document Management Systems (KSED 3.0) entwickelten, haben wir es zunächst plattformübergreifend entwickelt. Bei dieser Version des Systems handelt es sich um ein vollständig russisches Produkt, das auf den Erfahrungen und Entwicklungen von Croc im Bereich des Aufbaus großer ECM-Systeme für Tausende und Zehntausende von Benutzern basiert und von russischen Regierungskunden zu diesem Zweck genutzt werden kann Importsubstitution. „Wir schließen derzeit die Vorbereitungsarbeiten ab, um einen Antrag auf Aufnahme des Systems in das Register für heimische Software einzureichen“, sagt ein Croc-Vertreter.

Er fügt hinzu, dass aufgrund der allgemeinen Politik der Importsubstitution der Anteil ausländischer ECM-Plattformen am Markt zurückgegangen sei.

Kurs zur digitalen Wirtschaft

Der Kurs in Richtung digitale Wirtschaft bietet dem russischen IT-Markt im Allgemeinen und dem EDMS/ECM-Systemmarkt im Besonderen enormes Potenzial und viele neue Chancen.

Elektronisches Dokumentenmanagement, Bereitstellung öffentlicher Dienstleistungen in elektronischer Form, Entwicklung von Portalen – all diese Bereiche seien tatsächlich Elemente der digitalen Wirtschaft, und in unserem Land seien diese Technologien völlig im Einklang mit den globalen, glaubt er Elena Ivanova, Marketingdirektorin von Electronic Office Systems (EOS).

Der Übergang zur digitalen Wirtschaft wird sicherlich weitere Veränderungen mit sich bringen. Die Prognosen liegen auf der Hand: ein lawinenartiges Wachstum der Menge und Vielfalt digitaler Informationen, die Einbindung aller Mitarbeiter in intensive elektronische Kommunikation, die Digitalisierung von „Papier“ und die Aktivierung damit verbundener Geschäftsprozesse. Und EDMS wird gezwungen sein, all diese Trends zu berücksichtigen – fügt Elena Ivanova hinzu.

Übernahme der Produktlinie und des Geschäfts von Documentum durch OpenText

Eines der wichtigsten Ereignisse der letzten Jahre, das den russischen ECM-Markt beeinflusst hat, ist natürlich die Übernahme der Enterprise-Content-Abteilung von EMC Dell, insbesondere der Documentum-Produktlinie, durch OpenText.

Wie bereits erwähnt Arthur Ishkhanyan, leitender Geschäftsführer von ID – Management Technologies Diese strategische Partnerschaft zwischen ehemaligen Wettbewerbern zeigte einen zunehmenden Trend zur Marktkonsolidierung. Jetzt aktualisiert der Anbieter die Lösung weiter (eine neue Version 7.3 wurde 2017 veröffentlicht) und macht sie für Benutzer zugänglicher, die kommerzielle Datenbanken zugunsten von Open Source aufgeben konnten.

Alexander Bader, Entwicklungsleiter für ECM bei TerraLink, fügt hinzu, dass die Übernahme der Documentum-Produktlinie und des Geschäfts durch OpenText die positivsten Auswirkungen auf die Stimmung und Erwartungen der Benutzer haben wird.

Zuallererst werden natürlich die Benutzer der Documentum-Reihe profitieren, da OpenText nicht nur offiziell seine Absicht angekündigt hat, die Entwicklung von Produkten dieser Linie fortzusetzen, sondern bereits begonnen hat, seine Versprechen zu erfüllen. Diejenigen Unternehmen, die den Kauf von SAP- und OpenText-Produkten zur Automatisierung ihres Content-Managements in Betracht ziehen, erhalten neue Chancen und werden aufgrund der Importsubstitutionspolitik auch gezwungen, die Wahl dieser Systeme noch ernster, sorgfältiger und verantwortungsvoller zu nehmen. Was sich zweifellos sehr positiv auf die Qualität der getroffenen Designentscheidungen auswirken wird – sagt Alexander Bader.

Änderungen im Bereich der EDI-Regulierung

Aus Sicht des unternehmensübergreifenden Dokumentenflusses gab es im Laufe des Jahres solche wichtige Änderungen im Bereich der EDI-Regulierung.

Wie erklärt Vasily Babintsev, Marketingdirektor bei Directum, neue Formate sind erschienen, Pläne zur Umstellung auf elektronische Formate Arbeitsbücher und Vereinbarungen mit Mitarbeitern, zahlreiche Rechtsakte, die die praktischen Aspekte des elektronischen Austauschs klären.

Kryptovirus-Angriffe lösten ein erhöhtes Interesse an EDMS aus

Die jüngsten Kryptovirus-Angriffe haben aufgrund der Möglichkeit der zentralen Speicherung von Unternehmensinhalten ein wachsendes Interesse an EDMS geweckt. Darüber spricht er insbesondere Sergey Evsikov, Direktor von Askon Design Systems.

Ihm zufolge gehörten die Inhalte vor der Einführung des EDMS rechtlich dem Unternehmen, tatsächlich waren sie jedoch auf Festplatten und anderen Speicherorten „verteilt“. Wenn ein Virus einen Arbeitsplatz befällt, sind diese Daten in keiner Weise geschützt und gehen verloren. Durch die Zentralisierung können Sie einen wirksamen Schutz eines bestimmten Punkts und Backup-Daten gewährleisten.

Allerdings wird oft die Bedeutung eines Ereignisses, zu dem diese Angriffe wurden, überbewertet und führt dazu, dass die Reaktion übertrieben ist. Es besteht das Risiko, dass ein verbesserter Schutz vor solchen Angriffen den normalen Betrieb blockiert. Ein Dokumentenmanagementsystem und die Eliminierung von Papier sollten die Arbeit der Organisation erleichtern. Wenn Sie jedoch beim Schutz vor hypothetischen Angriffen zu weit gehen, wird die Arbeit mit einem EDMS schwieriger als mit Papier. Unsere Lösung umfasste zunächst integrierte Schutzmechanismen und Tools, die auch zum Schutz vor Kryptoviren wirksam sind – bemerkt Sergey Evsikov.

Wie wird sich der russische EDMS/ECM-Markt in den nächsten 5 Jahren verändern? Expertenprognosen

Betrachtet man die Entwicklung elektronischer Dokumentenmanagementsysteme, so deckten diese vor 10 Jahren ausschließlich Büroarbeitsaufgaben ab. Vor etwa 5 Jahren kam es zu einer deutlichen Erweiterung des Spektrums unternehmensinterner Aufgaben; Unternehmen begannen, Fragen der unternehmensübergreifenden Interaktion zu lösen. Wir gehen davon aus, dass der Übergang zu MKDO in den nächsten 5 Jahren weit verbreitet sein wird.
Es werden Rechtsvorschriften im Bereich des elektronischen Austauschs und der Langzeitspeicherung von Primärdokumenten entwickelt. Der Unternehmenssektor wird von inländischen Lösungen (proprietäre und Open-Source-Software), einschließlich Cloud-Lösungen, besetzt sein.
Dank der digitalen Transformation wird es mehr elektronische Inhalte und weniger Papierinhalte geben. Die Interaktion wird digitalisiert – es werden mehr Prozesse auftauchen, die keine vordigitale Anwendungsgeschichte haben. Chatbots und Mechanismen der künstlichen Intelligenz in Systemen werden sich weiter verbreiten. Vasily Babintsev, Marketingdirektor bei Directum

Die Anzahl der Informationssysteme im Unternehmen wird reduziert, immer mehr Prozesse auf Basis von EDMS/ESM werden automatisiert, die Arbeit mit Big Data, künstlicher Intelligenz, maschinellem Lernen und Blockchain wird entwickelt. Der Dokumentenaustausch wird zunehmend elektronisch erfolgen. Eine vollständige Umstellung auf das Arbeiten mit mobilen Geräten wird möglich sein. Das mobile Gerät wird nicht nur als Gerät zum Arbeiten in Web-Clients von Systemen verwendet, sondern auch als Werkzeug, beispielsweise zum Erkennen eines Dokuments anhand eines Fotos mit anschließender Registrierung im System.
Diese Veränderungen vollziehen sich reibungslos und natürlich, da Systembenutzer und -manager durch eine Generation ersetzt werden, die daran gewöhnt ist, dass ein mobiles Gerät ihr wichtigstes Arbeitswerkzeug ist. In dieser Hinsicht sind der Komfort von Schnittstellen, die Verwendung von UX-Technologien usw. wichtig andere moderne Methoden zur Erstellung praktischer Anwendungen. Vladimir Kokhan, kaufmännischer Leiter von Digital Design

Ich denke, zunächst einmal wird sich das Verständnis dessen, was ein ECM-System grundsätzlich ist, radikal ändern.

Möglicherweise werden eigenständige ECM-Systeme ganz verschwinden. Angesichts der zunehmenden allgemeinen Erkenntnis, dass das ECM-System ein einziger Unternehmensdienst ist, der sowohl mit unstrukturierten als auch mit schwach strukturierten Informationen arbeitet, ist es möglich, dass seine Schnittstelle fast vollständig hinter der Funktionalität von Geschäftssystemen wie ERP, CRM usw. verschwindet. HCM, EAM usw.

Ich glaube, dass sich das Bild des ECM-Marktes und das Verständnis der Benutzer darüber, was ein ECM-System ist, radikal ändern werden, nachdem OpenText eine konvergente Lösung herausgebracht hat, die die Fähigkeiten/Technologien von OpenText Content Server-Lösungen und Documentum-Lösungen kombiniert, die jetzt als OpenText bekannt ist.

Auch der Anteil der direkt von Anbietern produzierten Lösungen mit einem hohen Grad an Standardisierung und Einsatzbereitschaft wird zunehmen, was den Projektvektor von der Entwicklung zur Adaption verändern wird. Alexander Bader, Entwicklungsleiter ECM, TerraLink

In den kommenden Jahren wird es keine grundlegenden Veränderungen am Markt geben. Es werden weiterhin große Projekte zur Umstellung von EDMS auf ECM-Plattformen umgesetzt, auf denen verschiedene Dienste aufbauen werden.
Es ist jedoch nicht auszuschließen, dass in den nächsten 10 bis 15 Jahren ein tektonischer Wandel eintreten und völlig andere Content-Management-Systeme auf den Markt kommen werden. Vielleicht gehören die Konzepte „Content“, „Content-Plattform“ und „ECM-Service“ der Vergangenheit an. Aber mindestens 10 Jahre Berufserfahrung im ECM-Bereich reichen für uns alle. Und natürlich müssen Sie sich auf die Zukunft vorbereiten: Studieren Sie Blockchain, künstliche Intelligenz, Content Analytics und andere neue Technologien, bereiten Sie Ihre Lösungen und Ihr Unternehmen auf die sich verändernde Realität vor. Victor Weinstein, CEO des Unternehmens Business Logic

Es ist schwierig, solche Zeiträume in der modernen Welt vorherzusagen. Märkte existieren heute in einem agilen Modus – von einer Revolution zur nächsten. Eines ist klar: Der Markt wird erheblich wachsen, der Dokumentenfluss in Papierform wird vollständig der Vergangenheit angehören. Vladimir Andreev, Präsident von DoxVision

Der ECM-Markt wird definitiv noch mobiler, cloudbasierter und die Grenzen des Einsatzes von ECM-Systemen in den Geschäftsprozessen von Organisationen werden sich weiter erweitern. Die Rolle und Nachfrage nach elektronischen Dokumentenspeichersystemen wird zunehmen. In den nächsten ein bis zwei Jahren wird künstliche Intelligenz in ECM-Systemen zum Einsatz kommen. Elena Ivanova, Marketingdirektorin von Electronic Office Systems (EOS)

ECM-Systeme werden spielen entscheidende Rolle im Haupttrend der letzten Jahre – der digitalen Transformation von Organisationen. Es ist das EDMS der Unternehmensklasse, das die Bildung eines einzigen Informationsraums in der verteilten Struktur der Organisation ermöglicht, in dem die elektronisch dokumentierte Interaktion aller Mitarbeiter, Abteilungen und Niederlassungen durchgeführt wird, um einen durchgängigen Dokumentenfluss sicherzustellen und durchgängige Geschäftsprozesse zwischen allen Strukturelemente. Der Dokumentenfluss wird sich von einem spezialisierten Dokumentenregistrierungssystem zu einem Dienst zur Dokumentation aller Geschäftsaktivitäten in einer Organisation, einem Informationsverteilungszentrum, das Daten aus verschiedenen Informationssystemen berücksichtigt, und auch zum Hauptdatenlieferanten für tiefgreifende umfassende Analysen in BI entwickeln Systeme.

Ein solches System wird neue Möglichkeiten bieten, unter denen die intellektuelle Komponente von ECM von besonderem Interesse ist, die eine vollständige Automatisierung von Routineabläufen und proaktiven Analysen auf der Grundlage der Verarbeitung großer Datenmengen aus verschiedenen Systemen in Echtzeit ermöglicht und Organisationen dabei hilft, schnell zu realisieren Wettbewerbsvorteile. Ohne ein vollwertiges ECM wird die digitale Transformation einer Organisation unmöglich sein. Dmitry Golosovsky, Leiter der Marketingabteilung der Firma Intertrust

Unserer Meinung nach gibt es mehrere Haupttrends, die den EDMS/ECM-Markt verändern:

• EDMS/ECM wird zunehmend in die IT-Landschaft des Unternehmens integriert und verbessert die Integrationsmechanismen seiner Produkte mit anderen Lösungen und Plattformen;
• Die Anforderungen an die Geschwindigkeit der Informationsverarbeitung werden steigen und damit auch die Entwicklung von EDMS/ECM auf mobilen Geräten und dem Web-Client;
• EDMS/ECM wird als Cloud-Service entwickelt;
• EDMS/ECM wird Mechanismen zur Verwaltung von Inhalten, Dokumenten und Prozessen in den B2B- und B2G-Bereichen verbessern;
• EDMS/ECM wird neue Kommunikationsdienste entwickeln, um unterschiedliche Informationsflüsse in den digitalen Interaktionsprozess einzubeziehen. Nadezhda Kochetkova, 1C: Document Flow-Evangelistin bei der Firma 1C

Der Markt reift. Ich hoffe, dass in 5 Jahren niemand mehr an die „Automatisierung des Büros“ denkt. Nein, ich schlage nicht vor, auf Dokumente zu verzichten – ich spreche vielmehr von einer Herangehensweise an das Thema Automatisierung. Immer mehr Kunden erkennen die Notwendigkeit der Automatisierung von Geschäftsprozessen und der korrekten Verwendung von Dokumenten in diesen Geschäftsprozessen. Das sind sehr wichtige und positive Veränderungen; ich bin sicher, dass solch korrektes Prozessdenken in Zukunft zur Norm werden wird.
Es gibt immer Marktführer, die moderne Technologien maximal nutzen und das Potenzial nutzen technische Mittel nur geringfügige, oft willkürliche Lösung kleinerer lokaler Probleme. Generell lässt sich festhalten, dass der Löwenanteil der ECM\EDMS-Implementierungsprojekte heutzutage auf die gleiche Standard-Vertragsverwaltung, ein- und ausgehende Korrespondenz sowie organisatorische und administrative Dokumentation entfällt.
Das Unternehmen ELMA fördert aktiv den Prozessansatz und die Implementierung von ECM\EDMS-Systemen speziell unter dem Gesichtspunkt der Automatisierung von Geschäftsprozessen. Das heißt, wenn das Dokument nur ein Artefakt des Prozesses ist und nicht als zentrales Objekt der Automatisierung betrachtet wird. Solche Projekte und Kunden sind natürlich keine Seltenheit, aber in vielen Fällen müssen wir ernsthaft daran arbeiten, das Bewusstsein, die Prioritäten und die Ansätze zur Automatisierung neu zu strukturieren.
In den letzten Jahren gab es jedoch positive Trends, und tatsächlich geht die Implementierung von ECM-Systemen zunehmend über das Dokumentenmanagement hinaus. Darüber hinaus stelle ich fest, dass der Ansatz, „Geschäftsanwendungen“ zu erstellen, allmählich aus dem Westen zu uns kommt. Alexey Trefilov, Direktor der Firma ELMA

Ich möchte zwei Dinge hervorheben, die den Markt verändern können. Erstens handelt es sich um Blockchain – eine Trendtechnologie zur dezentralen Bestätigung der Legitimität, Bedeutung und Integrität eines Dokuments. Jetzt hören wir im Zusammenhang mit dem Kryptowährungs-Hype von Blockchain, aber die Technologie selbst hat ein breites Anwendungsspektrum. Zunächst kam es zum Finanzsektor, denn dort ist es von besonderer Bedeutung, eine dritte Instanz, die die Legitimität einer Transaktion bestätigt, durch einen Mechanismus zu ersetzen, der den unnötigen Vermittler eliminiert. Gemessen an der Geschwindigkeit der Entwicklung wird die Blockchain-Technologie schon bald Einzug in industrielle Industrielösungen und Beziehungen innerhalb von Unternehmen halten. Ihre Integration in das EDMS sieht sehr vielversprechend aus. Schließlich ist Blockchain eine grundlegend andere Möglichkeit, Dokumente zu schützen, die auf dem Aufbau einer sicheren Datenkette basiert. Dabei ist nicht jedes einzelne Dokument geschützt, sondern die gesamte Kette, und man kann ein einmal erstelltes Dokument nicht unbemerkt herausreißen oder ersetzen, ohne es zu zerstören. Ja, eine elektronische Signatur schützt ein Dokument vor Änderungen, schützt jedoch nicht davor, dass dieses Dokument aus dem EDMS entfernt wird. Im klassischen EDMS können Sie ein Dokument spurlos vernichten; die Blockchain lässt dies nicht zu. Daher setzen sich beispielsweise Notare aktiv mit der Technologie auseinander.

Darüber hinaus wird die Integration von EDMS mit DLP-Lösungen den Markt verändern. Kunden erwarten zunehmend, dass EDMS über eine integrierte Lösung zum Schutz vor Datenlecks verfügt, obwohl es sich ursprünglich um eine eigene Klasse von Systemen handelte, die noch dazu recht teuer waren. Sergey Evsikov, Direktor von Askon Design Systems

Innerhalb von 5 Jahren der Anteil der Verwendung von Russisch Software und Open-Source-Software in EDMS-Projekten, während der Anteil westlicher, proprietärer Software stetig zurückgehen wird. Arthur Ishkhanyan, leitender Geschäftsführer von ID – Management Technologies

Ich denke, dass die wichtigste Veränderung, die den ECM-Markt in den kommenden Jahren beeinflussen wird, darin liegt, dass einige Systeme von den Kunden nicht mehr nachgefragt werden. Die Hauptanforderung der EDMS-Kunden ist nun eine benutzerfreundliche Oberfläche und schnelle Reaktion des Systems. Und zu diesen beiden Anforderungen kommt in Zukunft noch die Notwendigkeit einer Reihe von Diensten für die Nutzer hinzu. Daher werden diejenigen EDMS, die derzeit nicht in diese Richtung arbeiten, höchstwahrscheinlich einfach aufhören zu existieren. Alexander Nevinchany, stellvertretender Generaldirektor der Corus Consulting Group of Companies

Viele von Ihnen nutzen EDMS schon seit langem in Ihrer Arbeit, einige befinden sich in der Implementierung, aber es gibt auch diejenigen, die noch genau hinschauen. Allerdings Wissen über moderne Systeme Die Verwaltung von Unternehmensdokumentationen und -informationen ist sowohl für Anfänger als auch für erfahrene Benutzer hilfreich. Kriterien für die Auswahl eines EDMS

Es ist kein Geheimnis, dass gut aufgebaute und optimierte Geschäftsprozesse der Schlüssel zum Erfolg eines Unternehmens sind. Einer der wichtigsten und ressourcenintensivsten Prozesse ist der Prozess der Dokumentationsunterstützung für das Management. Dies sind in erster Linie Zeitkosten (Koordination, Genehmigung, Unterzeichnung, Ausführungskontrolle), Arbeitskosten (die Notwendigkeit, einen Spezialisten für den Dokumentenfluss des Personals zu beauftragen), ganz zu schweigen von den Kosten für Verbrauchsmaterialien und Büroausstattung. EDMS ist darauf ausgelegt, diesen Prozess zu optimieren und damit die Kosten für seine Bereitstellung erheblich zu senken.

Trotz schwieriger wirtschaftlicher Bedingungen ist EDS auf dem Markt Informationstechnologien gehören nach wie vor zu den beliebtesten Systemen, da sie Folgendes ermöglichen:

• die Effizienz der Unternehmensführung steigern, indem dem Management alle für die Entscheidungsfindung notwendigen Informationen zur Verfügung gestellt werden;
• die Arbeit der Mitarbeiter mit Dokumenten optimieren;
• Bewahren Sie kritische Informationen und immaterielle Vermögenswerte des Unternehmens (Informationen, die durch Entlassung oder Reduzierung von Mitarbeitern verloren gehen können), d. h. stellen Sie die Kontinuität des Geschäfts oder der Geschäftsprozesse sicher.

Natürlich sind Informationen über den Nutzen moderner Technologien für Bürofachkräfte nicht neu. Wenn Sie diese Zeilen lesen, liegt Ihnen dieses Thema am Herzen. Vielleicht nutzen viele von Ihnen EDMS schon seit langem in Ihrer Arbeit, einige befinden sich in der Implementierung, aber es gibt auch diejenigen, die noch genau hinschauen.

Dennoch sind Kenntnisse über moderne Unternehmensdokumentation und Informationsmanagementsysteme sowohl für Einsteiger als auch für erfahrene Anwender von Nutzen.

Der Markt entwickelt sich aktiv; es gibt viele Produkte, Geschäftslösungen und zusätzliche Optionen zur Lösung einer Vielzahl von Problemen. Und selbst wenn Ihr Unternehmen bereits über eine Lösung für Büroautomatisierung und Mitarbeiterzusammenarbeit verfügt, fragen Sie sich jetzt wahrscheinlich, wie Sie diese optimieren können.

Es ist wichtig zu verstehen, dass in einem Unternehmen implementierte elektronische Dokumentenmanagementsysteme keine eingefrorene Einheit, sondern ein lebender Organismus sind, der erhebliche Aufmerksamkeit, Kontrolle und Entwicklung erfordert. Wird das System nicht rechtzeitig weiterentwickelt, ist es sehr bald veraltet und wird von den Mitarbeitern nicht mehr genutzt.

DOW-Service – Kunde des EDMS

Vielleicht stellen Sie sich jetzt die Frage: „Warum müssen wir als Angestellte den EDMS-Markt verstehen, wenn es „IT-Spezialisten“ gibt und es ihr Brot und Butter ist, Programme auszuwählen?“

Es ist naiv zu glauben, dass IT-Spezialisten dieses Problem für Sie lösen werden! Die meisten Dokumente werden heute elektronisch erstellt, verarbeitet und gespeichert. Die Mitarbeiter koordinieren viele Dokumente über ICQ, Skype und E-Mail. Darüber hinaus werden Dokumente in verschiedenen Formaten erstellt und gespeichert. Und es ist die Aufgabe der Sachbearbeiter, diese Informationen zu verwalten.

Ich kenne viele Fälle, in denen Sachbearbeiter tatsächlich Entwickler elektronischer Dokumentenmanagementsysteme wurden und die Anforderungen an das System „von Grund auf neu“ aufschrieben. Hier begannen ihre Qualen und die langen Prozesse der Entwicklung, Verfeinerung und Implementierung des Systems.

Zunächst fungierten sie als Business-Analysten und beschrieben alle Prozesse des Dokumentenflusses. Dann in der Rolle des Testers, der die erzielten Ergebnisse akzeptiert. Nun, und dann in der Rolle von Lehrern, die Mitarbeiter ihrer Organisation für die Arbeit mit dem System schulen. Natürlich sind alle diese Prozesse sehr langwierig und nehmen viel Zeit in Anspruch – im besten Fall mehrere Monate, im schlimmsten Fall Jahre. Sie gaben mir später zu, dass sie sich selbst viel Mühe und Zeit und ihrem Unternehmen viel Geld gespart hätten, wenn sie früher am Auswahlprozess hätten teilnehmen können! Aber das Wichtigste ist, dass sie die gemeinsame Arbeit im System längst organisiert haben – ihre und die der Mitarbeiter des Unternehmens.

Entwickler individueller Lösungen konzentrieren sich in den meisten Fällen auf die Benutzeranforderungen. Sie berücksichtigen jedoch nicht, dass Anwender oft nicht wissen, welche Anforderungen sie stellen müssen und welche Möglichkeiten es gibt, ihre Aufgaben umzusetzen.

Die Kenntnis der auf dem Markt befindlichen Produkte und das Verständnis ihrer Funktionsprinzipien verschaffen Ihnen einen Vorteil bei der Auswahl und ermöglichen Ihnen letztendlich, die effektivste Lösung zu wählen und dem Unternehmen Aufwand, Nerven und Geld zu sparen.

Welche Lösung sollten Sie wählen?

Sie haben sich also entschieden, die Situation auf dem EDMS-Markt zu verstehen und ein geeignetes System zur Lösung Ihrer Probleme zu finden. Sie öffnen das Internet und dort...

Und es gibt so viele Namen, Beschreibungen, Diagramme von Analyseunternehmen, diverse Vergleiche dass man in diesem Meer an Informationen einfach ertrinken kann. Hier nur einige Zahlen zur Anzahl der Produkte auf dem russischen Markt.

Mit Stand Februar 2010 umfasste der Katalog elektronischer Dokumentenmanagementsysteme auf der TAdviser-Website etwa 179 Artikel, die Docflow-Katalogliste umfasst 170 Produkte und es gibt auch verschiedene unabhängige Portale zu Dokumentenmanagementsystemen, deren Lösungsliste 45 Artikel umfasst. Das Beratungsunternehmen DSS hebt Lösungen von etwa 15 bis 20 Unternehmen hervor, die über mehrere Zeiträume hinweg mehrere und erfolgreiche Implementierungsprojekte durchgeführt haben.

Wie Sie sehen, bietet der russische Markt eine Vielzahl von Lösungen aus der Klasse der elektronischen Dokumentenmanagementsysteme.

Systeme können unterschiedlich bezeichnet werden: „Büroautomatisierungssystem“, „elektronisches Büro“, „System“. Betriebsführung Unternehmen“, „Content-Management-System“, „ECM-System“ usw.

Es scheint, was ist der Unterschied? Schließlich erfüllen alle Systeme praktisch das Gleiche: Sie sorgen für die Verwaltung elektronischer Dokumente. Und der Dokumentenfluss ist ein ziemlich formalisierter Bereich und alle Lösungen für seine Automatisierung sollten einander sehr ähnlich sein.

Der Markt für Softwareprodukte ist jedoch sehr vielfältig – es gibt teure Systeme und Lösungen der Economy-Klasse, es gibt hochspezialisierte Systeme und Designer, mit denen Sie die Pläne jedes Kunden umsetzen können. Diese Marktvielfalt ergibt sich aus der Tatsache, dass dieselben funktionalen Anforderungen auf unterschiedliche Weise, auf unterschiedlichen Plattformen und mit unterschiedlichen Technologien umgesetzt werden.

Derzeit hat der Markt einen gewissen Reifegrad erreicht, seine Spitzenreiter unter den EDMS sind hervorgetreten und es erscheinen weiterhin neue Lösungen, was darauf hindeutet, dass der Prozess der Systementwicklung weitergeht. Im Gegensatz zum Markt für Buchhaltungssoftware, auf dem 1C zweifellos führend ist, ist der EDMS-Markt nicht so polarisiert; der Käufer hat eine extrem große Auswahl: von den weltweit führenden Herstellern bis hin zu maßgeschneiderten Entwicklungen, die die Eigenschaften eines bestimmten Kunden berücksichtigen. Es ist schwer herauszufinden, nicht wahr?

Das Problem bei der Auswahl eines EDMS

Aufgrund der Fülle an Angeboten auf dem Markt für Bürosoftware entsteht das Problem der Auswahl. Aufgrund des Fehlens objektiver Kriterien und allgemein anerkannter Methoden zur Bewertung der Qualität des vorgeschlagenen EDMS und seiner Übereinstimmung mit den tatsächlichen Bedürfnissen der Organisation besteht jedoch die Gefahr, das „falsche“ System zu erwerben: zu schwach oder im Gegenteil , redundant zur Lösung spezifischer Probleme. Das Risiko kann sich während der Implementierungsphase noch verschärfen gutes System kann so konfiguriert werden, dass die Arbeit darin nicht effektiv ist.

Daher entscheiden sich die meisten Organisationen auf eigene Gefahr und Gefahr für Softwarelösungen im Bereich des elektronischen Dokumentenmanagements, geleitet von ihren eigenen Kriterien, ihrer Intuition oder im Vertrauen auf die Versprechen von Entwicklern und Spezialisten, die das System implementieren.

Der Grund für das Scheitern liegt meist weniger in der Qualität der Softwarelösung als vielmehr in deren falscher Auswahl und Fehlern bei der Implementierung aufgrund fehlender gut formulierter Anforderungen an das EDMS.

Ende 2008 - Anfang 2009. Das Beratungsunternehmen DSS führte eine Studie unter Unternehmen durch, die EDMS im Jahr 2008 einführten. Auf die Frage: „Wie entscheiden sich Unternehmen für EDMS?“ Die beliebtesten Antworten waren:

• aufgrund von Empfehlungen ausgewählt;
• analysierte Informationen im Internet;
• wählte die erste verfügbare Lösung;
• Die Entscheidung sei „von oben herabgebracht“ worden.

Die Erfahrung vieler Unternehmen zeigt, dass die Folgen einer erfolglosen EDS-Wahl nicht nur materielle, vorübergehende organisatorische Verluste sind, sondern vor allem auch die Nichterreichung der Ziele der Organisation und Entwicklungsverzögerungen.

Folglich besteht ein echter Bedarf an Informationen, die es ermöglichen würden, auf der Grundlage einer Analyse des Dokumentationsunterstützungssystems für Management- und Geschäftsprozesse der Organisation Anforderungen an das EDMS zu formulieren, basierend auf objektiven Kriterien zur Bewertung und zum Vergleich des vorgestellten EDMS den Markt, um ein geeignetes Produkt auszuwählen und dessen effektive Verwendung sicherzustellen.

Kriterien für die Auswahl eines EDMS

Bevor wir uns einem recht umfangreichen Thema zuwenden, werfen wir einen Blick auf die aktuelle Situation auf dem russischen und internationalen Markt Informationslösungen dieser Klasse sowie der Analyse spezifischer Lösungen konzentrieren wir uns auf die Hauptkriterien, auf die unabhängig von der Klasse des Softwareprodukts und dem besetzten Marktanteil geachtet werden muss.

Das EDMS einer Organisation muss eine Vielzahl von Problemen lösen und gleichzeitig komfortabel und flexibel konfigurierbar sein, damit es vom Kunden unterstützt werden kann. Natürlich können Sie mit einer ECM-Plattform eine hochgradig individuelle Lösung erhalten, die alle Geschäftsprozesse des Unternehmens berücksichtigt, aber die Implementierung solcher Systeme dauert in der Regel mehrere Monate bis zu einem Jahr oder länger und erfordert erhebliche finanzielle Kosten. Sie möchten jedoch immer, dass die Implementierungszeit minimal ist und die Personalschulung schnell und möglichst ohne Unterbrechung durch die Produktionsaktivitäten erfolgt.

Am häufigsten wird die Auswahl eines EDS anhand der folgenden Kriterien getroffen:

• die Kosten für EDMS-Lizenzen und andere notwendige Komponenten (Hardware, DBMS);
• Kosten für die Implementierung und Unterstützung von EDMS;
• die Möglichkeit, das System durch zusätzliche Module und Integration mit anderen Produkten zu erweitern;
• Informationssicherheit;
• verwendete Plattform und Technologien;
• Ruf des Entwicklers und Lieferanten (Organisation, die das System implementiert);
• funktionale Vollständigkeit.

Betrachten wir die Bedeutung der oben genannten Kriterien.

Die Kosten für Lizenzen waren schon immer eines der Hauptkriterien bei der Auswahl eines Systems. EDMS-Kunden wissen längst, dass ein günstiges Produkt nicht immer gut ist.

Das System muss zugänglich sein, damit der Kunde einige Systemeinstellungen selbst vornehmen kann, beispielsweise Wörterbücher, Nachschlagewerke, Standarddokumentenrouten usw. selbstständig anbinden und konfigurieren kann, ohne erneut auf die Dienste von Entwicklern oder Systemintegratoren zurückgreifen zu müssen. Die Betriebskosten des Systems werden geringer sein.

Das System sollte eine Lösung sein, die eine weitere Erweiterung durch das Hinzufügen neuer Module und Funktionen ermöglicht.

Der durch Zusatzmodule erweiterte Leistungsumfang kann sowohl die Integration in bestimmte Anwendungen als auch die Erweiterung der Systemfunktionalität umfassen.

Bei der Auswahl eines Systems wird besonderes Augenmerk auf dessen Informationssicherheit gelegt, auf die Umsetzung der Grundsätze zum Schutz vertraulicher Daten, auf die Organisation des Zugangskontrollsystems und darauf, ob das System den Einsatz elektronischer Signaturen und Verschlüsselung unterstützt.

Bei der Auswahl eines Systems wird in der Regel berücksichtigt, auf welcher Plattform es aufbaut und welche Technologien zum Einsatz kommen. Und hier steht nicht die Neuheit im Vordergrund, sondern Stabilität und Zuverlässigkeit. Eine wichtige Rolle bei der Auswahl spielen das verwendete Datenbankmanagementsystem (DBMS) und die Entwicklungstools.

Wenn eine Organisation bereits über einen Unternehmensstandard für ein DBMS verfügt, ist es logischer, wenn das EDMS diesem folgt. Es ist nicht ratsam, die Liste der unterstützten DBMS zu erweitern, es sei denn, dies ist unbedingt erforderlich. Dasselbe gilt auch für Entwicklungstools. Je bekannter und verbreiteter sie sind, desto mehr Spezialisten kennen sie und können zusätzliche Komponenten für das EDMS entwickeln und desto geringer ist das Risiko, dass Projekte aufgrund des Mangels an solchen Spezialisten scheitern.

Bei der Auswahl eines EDMS-Entwicklers werden in der Regel Faktoren wie die Dauer seiner Präsenz auf dem EDMS-Markt, der Ruf bei Benutzern und Wettbewerbern, die Qualität des technischen Supports und die Häufigkeit von Systemaktualisierungen beurteilt. Ebenso wichtig ist die Wahl eines zuverlässigen Unternehmens – eines EDMS-Lieferanten, wenn das Entwicklungsunternehmen nicht direkt mit Kunden zusammenarbeitet.

In der Auswahlphase ist es notwendig, die Erfahrung erfolgreicher Projekte und Umsetzungen sowie das Qualifikationsniveau des Personals im Detail zu bewerten. Die Möglichkeit, das Informationssystem innerhalb angemessener Zeit (zu akzeptablen Preiskonditionen) an die Besonderheiten des Unternehmens anzupassen, hängt vom Lieferantenunternehmen ab.

Das vielleicht wichtigste Kriterium ist die funktionale Vollständigkeit des Systems. Unabhängig davon, wie gut das System ansonsten ist, besteht seine Hauptaufgabe darin, die Implementierung elektronischer Dokumentenmanagementfunktionen sicherzustellen.

Bisher haben Kunden es kaum genutzt Systemansatz Um die funktionale Vollständigkeit des EDMS zu beurteilen, verlassen Sie sich dabei auf Ihre subjektive Meinung, die auf dem Studium von Marketingmaterialien oder bestenfalls auf einer oberflächlichen Bekanntschaft mit dem Produkt an einem Prüfstand basiert. Dies reicht für den erfolgreichen praktischen Einsatz von EDMS nicht aus.

Tun richtige Wahl Ohne eine umfassende Bewertung und einen Vergleich von Systemen, vor allem hinsichtlich funktionaler Parameter, ohne Berücksichtigung der strategischen Ziele und aktuellen Aufgaben des Kunden, ist dies praktisch unmöglich.

Bei der Lösung dieses Problems kann eine vorläufige Analyse des Marktes helfen: eine erste Bekanntschaft mit seinen Hauptteilnehmern, Produkten auf dem Markt, Schlüsseltechnologien und Systematisierung nach den wichtigsten Parametern.

1. Einleitung

2 Grundkonzepte und Prinzipien

3 Geschichte der Entwicklung elektronischer Dokumentenmanagementsysteme

4 Moderne EDMS-Funktionalität

5 Merkmale des russischen EDMS-Marktes

6 Überprüfung moderner elektronischer Dokumentenmanagementsysteme

7 Gesetzliche Regelungen und Standards im Bereich EDMS

8 Referenzen

Einführung

In einer modernen Organisation werden elektronische Dokumentenmanagementsysteme (EDMS) zu einem wesentlichen Element der IT-Infrastruktur. Mit ihrer Hilfe steigern Handelsunternehmen und Industrieunternehmen die Effizienz ihrer Aktivitäten und in Behörden werden auf Basis elektronischer Dokumentenmanagementtechnologien die Aufgaben der internen Verwaltung, der abteilungsübergreifenden Interaktion und der Interaktion mit der Bevölkerung gelöst. Die allgemein akzeptierte Abkürzung ist EDMS, es werden aber auch SAD (Office Automation System), EDMS (Electronic Document Management System) und SADO (Document Automation System) verwendet.

Das elektronische Dokumentenmanagementsystem (EDMS) ist ein organisatorisches und technisches System, das den Prozess der Erstellung, Zugriffskontrolle und Verteilung elektronischer Dokumente in Computernetzwerken sicherstellt und außerdem die Kontrolle über den Dokumentenfluss in der Organisation gewährleistet.

Ursprünglich galten Systeme dieser Klasse nur als Werkzeug zur Automatisierung klassischer Büroarbeitsaufgaben, doch im Laufe der Zeit deckten sie ein immer breiteres Aufgabenspektrum ab. Heute konzentrieren EDMS-Entwickler ihre Produkte auf die Arbeit nicht nur mit Korrespondenz und ORD (Organisations- und Verwaltungsdokumente), sondern auch mit verschiedenen internen Dokumenten (Verträge, Regulierungs-, Referenz- und Projektdokumentation, Dokumente zu Personalaktivitäten usw.). EDMS werden auch verwendet, um angewandte Probleme zu lösen, bei denen eine wichtige Komponente die Arbeit mit elektronischen Dokumenten ist: Verwaltung von Interaktionen mit Kunden, Bearbeitung von Bürgeranfragen, Automatisierung der Arbeit einer Serviceabteilung, Organisation des Projektdokumentenflusses usw. Tatsächlich ein elektronisches Dokument Flow-System ist jedes Informationssystem, das die Arbeit mit elektronischen Dokumenten ermöglicht.

In den letzten Jahren war der EDMS-Markt eines der sich am dynamischsten entwickelnden Segmente der heimischen IT-Branche. Laut IDC zeigte dieses Segment im Jahr 2009 vor dem Hintergrund eines Rückgangs des Volumens des gesamten Softwaremarktes in Russland um fast 50 % eine hohe Stabilität. Sein Rückgang betrug den Daten für 2009 zufolge nicht mehr als 20-25 %. Zahlenmäßig beträgt das Volumen des EDMS-Marktes laut CNews Analytics heute etwa 220-250 Millionen Dollar.

Verbraucher elektronischer Dokumentenmanagementtechnologien sind Organisationen unterschiedlicher Größe und spezifischer Aktivitäten. Der Hauptabnehmer von EDMS bleibt traditionell der öffentliche Sektor. Experten zufolge werden etwa 30 % der Projekte zur Implementierung elektronischer Dokumentenmanagementtechnologien von Regierungsbehörden durchgeführt. Wichtig ist, dass gerade das staatliche Interesse die Grundlage für die Stabilität des EDMS-Marktes bildete, der auch in der Krise deutliche Entwicklungsimpulse erhielt. Als zentrales Element des „Electronic Government“-Konzepts wurde das elektronische Dokumentenmanagement genannt, dessen Umsetzung dazu beitragen soll, bürokratische Hürden im Zusammenspiel von Staat, Bevölkerung und Wirtschaft zu beseitigen und Korruption einzudämmen. Als Merkmal der Umsetzung von Projekten in Regierungsbehörden und großen staatlichen Institutionen sind die gestiegenen Anforderungen an die Informationssicherheit hervorzuheben. Wir sprechen über den Aufbau (Entwicklung) sicherer elektronischer Dokumentenmanagementsysteme auf Basis replizierter Softwareprodukte.

Grundlegende Konzepte und Prinzipien

Unter Dokumentenfluss versteht man die Bewegung von Dokumenten in einer Organisation vom Zeitpunkt ihrer Erstellung oder ihrem Empfang bis zum Abschluss der Ausführung oder des Versands; Komplex der Arbeit mit Dokumenten: Empfang, Registrierung, Verteilung, Kontrolle der Ausführung, Bildung von Dateien, Speicherung und Wiederverwendung von Dokumentationen, Nachschlagewerk.

Das elektronische Dokumentenmanagement (EDF) ist ein einheitlicher Mechanismus für die Arbeit mit elektronisch übermittelten Dokumenten unter Umsetzung des Konzepts der „papierlosen Büroarbeit“.

Ein maschinenlesbares Dokument ist ein Dokument, das zum automatischen Lesen der darin enthaltenen Informationen geeignet ist und auf magnetischen, optischen und anderen Speichermedien aufgezeichnet ist.

Ein elektronisches Dokument (ED) ist ein mit Computer-Informationsverarbeitungstools erstelltes Dokument, das mit einer elektronischen Signatur (ES) signiert und in Form einer Datei im entsprechenden Format auf Computermedien gespeichert werden kann.

Eine elektronische Signatur (ES) ist ein Analogon einer handschriftlichen Signatur, die ein Mittel zum Schutz von Informationen darstellt und die Möglichkeit bietet, die Integrität zu kontrollieren und die Authentizität elektronischer Dokumente zu bestätigen.

Grundprinzipien des elektronischen Dokumentenmanagements:

 Einzelregistrierung eines Dokuments, wodurch das Dokument eindeutig identifiziert werden kann.

 Möglichkeit der parallelen Ausführung von Vorgängen, wodurch die Zeit für die Bewegung von Dokumenten verkürzt und die Effizienz ihrer Ausführung erhöht werden kann

 Kontinuität der Dokumentbewegung, die es ermöglicht, die für die Ausführung des Dokuments (Aufgabe) verantwortliche Person zu jedem Zeitpunkt im Leben des Dokuments (Prozesses) zu identifizieren.

 Eine einheitliche (oder koordinierte verteilte) Datenbank mit Dokumentinformationen, die die Möglichkeit der Duplizierung von Dokumenten ausschließt.

 Ein effektiv organisiertes Dokumentensuchsystem, mit dem Sie ein Dokument mit minimalen Informationen darüber finden können.

 Entwickeltes Berichtssystem für verschiedene Status und Attribute von Dokumenten, das es Ihnen ermöglicht, die Bewegung von Dokumenten durch Dokumentenflussprozesse zu steuern und Managemententscheidungen auf der Grundlage von Daten aus Berichten zu treffen.

Geschichte der Entwicklung elektronischer Dokumentenmanagementsysteme

Elektronische Dokumentenmanagementsysteme sind erst vor relativ kurzer Zeit auf den Markt gekommen und haben mittlerweile einen festen Platz in der Informationsstruktur des Unternehmens eingenommen. Ihre Aufgabe bestand zunächst ausschließlich darin, den Dokumentenfluss einfach zu automatisieren, also den Sachbearbeitern zu helfen, aber keineswegs die im Unternehmen zirkulierenden Dokumentenflüsse zu ersetzen.

Vieles änderte sich, als EDMS-Hersteller begannen, nicht nur Unternehmensprozesse zu kopieren, die den Transport von Papierdokumenten sicherstellen, sondern auch die Aufgaben zu berücksichtigen, denen sich diese Prozesse im Besonderen und der gesamte Dokumentenfluss im Allgemeinen gegenübersehen.

Die Einsicht, dass der Dokumentenfluss eines Unternehmens dazu gedacht ist, sein Managementsystem zu unterstützen, hat das EDMS nicht sofort erreicht. Darüber hinaus verwenden viele moderne Bundes- und Kommunalbehörden immer noch das einfachste EDMS, dessen Aufgaben lediglich darin bestehen, den Dokumentenfluss in Papierform zu duplizieren, nicht jedoch zu ersetzen oder die Verwaltungsstruktur zu optimieren und zu unterstützen.

Wenn man die Entwicklungsstadien elektronischer Dokumentenmanagementsysteme chronologisch aufteilt, lohnt es sich, die erste davon hervorzuheben, die in den 80er Jahren des 20. Jahrhunderts begann und praktisch bis zu ihrem Ende andauerte. Diese Zeit ist durch fragmentierte Lösungen gekennzeichnet, die darauf zurückzuführen sind, dass Unternehmen, deren Management die Notwendigkeit der Automatisierung des Dokumentenflusses bereits erkannt hatte, noch nicht über die einheitlichen Tools verfügten, die zur Lösung solcher Probleme erforderlich waren.

Betrachten wir die Gründe, die ursprünglich zur Notwendigkeit führten, den Dokumentenfluss zu automatisieren. Im letzten Viertel des 20. Jahrhunderts hatte der Umfang der Managementdokumentation von Unternehmen noch kein kritisches Niveau erreicht, allerdings führte die bestehende territoriale Zersplitterung der Struktureinheiten dazu, dass Genehmigungsverfahren durch Manager auf verschiedenen Ebenen teilweise Wochen dauern konnten Fälle sogar Monate. Die Einführung von Ringmail-Diensten in solchen Unternehmen ermöglichte die Optimierung nur sequentieller Koordinierungsmechanismen, während die fächerbasierte oder, wie man es heute nennt, parallele Koordinierung einen sehr hohen Zeitaufwand erforderte, weshalb ihre Verwendung erforderlich war auf ein Minimum reduziert und möglichst ausschließlich innerhalb desselben Gebäudes genutzt werden.

Als sich in vielen großen Industrieunternehmen und Regierungsbehörden das Volumen des Dokumentenflusses kritischen Werten näherte, wurde klar, dass die Prozesse des Dokumentenflusses einem radikalen Reengineering, also einer Umstrukturierung, unterzogen werden mussten, wodurch unter Beibehaltung der Aufgrund der allgemeinen Anforderungen an die Ergebnisse der Prozesse mussten die Prozesse selbst optimiert werden und mussten daher deutlich weniger Zeit in Anspruch nehmen.

So wurden die ersten EDMS vollständig individualisiert und mit internen Ressourcen direkt bei den Unternehmen entwickelt, für die sie erstellt wurden. Die offensichtlichen Vorteile dieses Ansatzes (eindeutige Übereinstimmung des aufgebauten EDMS mit den tatsächlich regulierten Dokumentenflussprozessen, Gesamtintegration in die Informationsinfrastruktur der Organisation) wurden durch einen grundlegenden Nachteil mehr als ausgeglichen: Ein solches System wurde in der Regel in der Organisation selbst entwickelt nicht skalierbar und es war nahezu unmöglich, die Struktur der automatisierten Prozesse zu ändern, was die Entwicklung eines solchen Systems unmöglich machte. Und da das auf diese Weise erhaltene EDMS untrennbar mit dem Managementmodell der Organisation verbunden war, kam es zu einem Moment, in dem die Entwicklung des Unternehmens vollständig zum Erliegen kam, da das verwendete elektronische Dokumentenmanagementsystem selbst langsamer wurde, was es eigentlich tun sollte verbessern: Die Wirksamkeit des in der Organisation eingeführten Managementsystems begann schnell zu sinken und das Unternehmen war gezwungen, Anstrengungen zu unternehmen, um ein angemessenes EDS zu schaffen, das das Management unterstützen und die Entwicklung des Unternehmens effizienter gestalten konnte.

Mehrere Mitte der 90er Jahre gegründete Unternehmen übernahmen gleichzeitig die Lösung dieser Probleme: Sie begannen mit der Entwicklung eines universellen EDMS, das sich leicht an die Bedürfnisse fast aller Kunden anpassen ließ, und die Technologie zur Erstellung der endgültigen EDMS-Lösung wurde zu einem zweistufigen Prozess: In der ersten Phase erstellte das Unternehmen ein einheitliches Kern-EDMS, in der zweiten Phase erfolgte die Implementierung – die Anpassung der Prozesse an die Bedürfnisse eines bestimmten Kunden. Dieser Ansatz ermöglichte es, die Kosten der Endlösungen zu senken, und da er gleichzeitig viel funktionaler war, bot er Möglichkeiten für eine organisatorische und funktionale Skalierung des Systems.

Seit dem Ende des 20. Jahrhunderts begann sich der Ansatz zur Automatisierung des Dokumentenflusses qualitativ zu verändern: In Russland kamen neue Managementansätze, die es ermöglichten, seine Effizienz methodisch zu steigern. So entstand bei uns das Konzept des Qualitätsmanagements und damit auch der Prozessansatz des Managements. Informationssysteme reagierten fast sofort auf diese Trends und entwickelten das Konzept von WorkFlow – Arbeitsabläufen, bei denen es sich um einzelne Instanzen dokumentenorientierter Geschäftsprozesse handelte. Moderne EDMS reagierten auf ihr Aufkommen mit der Implementierung prozessorientierter Engines (WorkFlow-Engines), die gleichzeitig zu einem neuen methodischen Schritt wurden, der es modernen EDMS ermöglicht, sich noch schneller und effizienter an die Bedürfnisse schnell wachsender Unternehmen anzupassen. Die Ankunft westlicher Entwickler (IBM Lotus, Documentum) auf dem russischen Markt, die Plattformen für diese Systeme produzierten, führte das Konzept von ECM – Enterprise Content Management – ​​ein. Methodisch unterschieden sich EDMS der ECM-Kategorie von den anderen dadurch, dass in ihnen eine klare Unterteilung auftrat: das Dokument selbst, seine Informationskomponente (Inhalt). Das ECM-System arbeitete mit Dokumentinhalten über seine Metadaten – ausgewählte Informationen, die für die Organisation von gewisser Bedeutung sind. So könnten bei einem ausgehenden Brief die Metadaten der Adressat, das Datum der Unterzeichnung und des offiziellen Unterzeichners, die Registrierungsnummer sowie Angaben zu Versand und Zustellung sein.

Der Einsatz von Workflow ermöglichte es den Spezialisten von Unternehmen, die elektronische Dokumentenmanagementsysteme betreiben, kontinuierliche Änderungen im automatisierten Prozess sicherzustellen, um eine maximale Übereinstimmung mit den Prozessen des Unternehmens sicherzustellen. Natürlich war das ein großer Sprung nach vorne.

Auch die Architektur der Lösungen änderte sich: War das EDMS zunächst ein Beispiel für eine zweistufige Architektur (DBMS – Anwendung), so wurde 2005 de facto die Anforderung einer dreistufigen Architektur des DBMS – Anwendungsservers – Benutzeroberfläche Industriestandard, und Organisationen, die Ausschreibungen für die Lieferung von EDMS durchführen, geben genau diese Anforderung an die Systemarchitektur als wünschenswert oder obligatorisch an.

Die günstige Wirtschaftslage dieser Zeit trug zum schnellen Wachstum von Unternehmen aller Branchen bei und schuf gleichzeitig günstige Bedingungen für die Markteinführung neuer EDMS-Produktlösungen. Zu dieser Zeit bildete sich schließlich ein Kreis von EDMS-Herstellern, die auf dem russischen Markt und den Märkten der Nachbarländer tätig waren.

Moderne EDMS-Funktionalität

Insbesondere Unternehmensinformationssysteme und elektronische Dokumentenmanagementsysteme sind Lösungen, die in erster Linie für die Verwaltung der Informationsressourcen mittlerer und großer Unternehmen konzipiert sind. Die Hauptgründe für diese Schichtung sind zunächst der recht hohe Preis der „Eintrittskarte“ zu diesem Markt. Der Erwerb eines vollwertigen, hochwertigen und sicheren Datenbankverwaltungssystems (DBMS), das es mit modernen Mitteln zum kryptografischen Informationsschutz ausstattet, sowie die Notwendigkeit, hochqualifiziertes Personal aus Analysten, Beratern und Implementierern für Implementierungsprojekte zu gewinnen, führten dazu Aufgrund der Tatsache, dass das Unternehmen auf die Notwendigkeit kam, ein so leistungsstarkes Tool zur Verwaltung von Unternehmensinhalten wie EDMS zu erwerben, musste es zu einem Zeitpunkt recht hohe finanzielle Kosten auf sich nehmen, die sich einzelne Unternehmer und kleine Unternehmen nicht leisten konnten. So wurden EDMS zu Instrumenten zur Verbesserung des Managements speziell in großen Unternehmen, und geografisch verteilte kommerzielle Holdingstrukturen konnten eine maximale Rendite aus der Implementierung gewährleisten.

Die Entwicklung der EDMS-Funktionalität führte dazu, dass immer mehr dokumentenorientierte Verwaltungsabläufe automatisiert wurden und immer mehr Bereiche des täglichen Geschäftsbetriebs von deren Funktionalität abgedeckt wurden.

Der aktuelle Standard moderner EDMS sind heute folgende Tätigkeitsbereiche:

 allgemeine Büroarbeit – Bearbeitung eingehender Korrespondenz und Anfragen von Bürgern, Vorbereitung ausgehender Briefe und Dokumente, interne und organisatorische Dokumentation, Überwachung der Ausführung von Aufträgen;

 Die Personalaktenverwaltung ist ein streng regulierter Bereich des privaten Dokumentenflusses, der es ermöglicht, Verfahren zur Einstellung und Entlassung von Mitarbeitern, zur Entsendung von Mitarbeitern auf Geschäftsreisen, zur Gewährung von geplantem Urlaub und anderen Urlaubsarten zu unterstützen. Solche Systeme gewährleisten die Führung aller genehmigten Formen der Personalakten: eine Anordnung zur Einstellung eines Mitarbeiters (Formular T-1), eine Anordnung zur Kündigung Arbeitsvertrag(Formular T-8, T-8a), Anordnung zur Versetzung des Arbeitnehmers an einen anderen Arbeitsplatz (Formular T-5), Personalkarte des Arbeitnehmers (Formular T-2, T-2GS, T-2MS), Besetzungstabelle (Formular . T-3), Urlaubsplan (Formular T-7);

Archival Records Management ist ein Bereich der privaten Aktenverwaltung, der den Lebenszyklus der Dokumente einer Organisation abschließt und die folgenden Verfahren unterstützt: die Bildung von Beständen nach genehmigten Formularen, die Übertragung von Dateien zur Archivspeicherung, die Prüfung des Wertes von Dokumenten und Akten im Allgemeinen, die Vernichtung von Dokumenten und Akten, die für die Organisation, ihre Mitarbeiter, den Staat und die Gesellschaft keinen Wert mehr haben, die Übermittlung einzelner Akten zur Aufbewahrung an die Strukturen des Bundesarchivamtes (Rosarchiv);

kollegiale Arbeit – ermöglicht die Automatisierung der Dokumentenunterstützung für die Aktivitäten kollegialer Leitungsorgane – Sitzungen, Sitzungen, Vorstände, Aktionärsversammlungen. Es ermöglicht auch die Erstellung, Koordination und Genehmigung von Tagesordnungen (Planungsdokumentation) und Protokollen (Ergebnisdokumentation);

 Kundenbeziehungsmanagement – ​​CRM-Funktionalität (Customer Relationship Management) ist mittlerweile in allen EDMS bis zu einem gewissen Grad implementiert, mit Ausnahme der ältesten, für deren Benutzer diese Funktionalität jedoch nicht besonders gefragt ist.

Merkmale des russischen EDMS-Marktes

Der russische Markt für elektronische Dokumentenmanagementsysteme wird von Experten derzeit monetär auf 170 Millionen US-Dollar geschätzt und zeichnet sich durch hohe Wachstumsraten aus – verschiedenen Schätzungen zufolge von 25 bis 40 Prozent pro Jahr. Dies macht es auch für mächtige ausländische Unternehmen sehr attraktiv, sodass sich die Situation in der Branche leicht ändern kann. Natürlich haben einerseits in einem ungesättigten Markt grundsätzlich alle Anbieter bei ausreichender Aktivität große Entwicklungschancen. Aber andererseits können wir jetzt sagen, dass sich der Pool der Hauptakteure praktisch gebildet hat.

Bisher teilten sich ausländische und russische Entwickler den Markt monetär ungefähr gleich auf, doch in Bezug auf die Anzahl der Implementierungen ist das Verhältnis eindeutig nicht zugunsten ausländischer Entwicklungen. Aufgrund der hohen Kosten für die Lizenzierung ausländischer Programme sowie der teuren und arbeitsintensiven Anpassung an die Anforderungen russischer Standards werden sie hauptsächlich in großen Unternehmen und Regierungsbehörden eingesetzt, für die die Preisfrage nicht so dringlich war. KMU-Unternehmen neigen aufgrund ihrer Flexibilität und geringen Kosten eher dazu, inländische Entwicklungen zu nutzen, und die Situation wird sich hier wahrscheinlich nicht ändern. Allerdings greifen große Unternehmen zunehmend auf russische EDMS zurück. Je weiter, desto größer wird der Marktanteil wahrscheinlich von einheimischen Systemen erobert werden: Sie werden von Jahr zu Jahr funktionsfähiger, deutlich kostengünstiger in der Implementierung und, was sehr wichtig ist, sie werden speziell für die russische Realität entwickelt.

Ausländische Entwickler von Plattformen und Lösungen machen mehr als 50 % des EDMS-Marktes aus. Den größten Anteil des EDMS-Marktes (etwa ein Drittel) nehmen Lösungen ein, die auf der Documentum-Plattform basieren. Die an der Studie beteiligten Unternehmen, die ihre Systeme auf Basis der IBM Lotus Domino/Notes-Plattform entwickeln (BOSS-Referent, STC IRM, Interprokom Lan, InterTrust Company, ComputerAge), besitzen einen Marktanteil von 12–15 %. Unter den russischen Unternehmen nehmen folgende bedeutende Marktpositionen ein: EOS, Lanit, Directum und Cognitive Technologies. Der Anteil des von jedem dieser Unternehmen entwickelten Systems macht mehr als 5 % des EDMS-Marktes aus. Upscale Soft, Docsvision und Naumen haben ebenfalls recht starke Positionen. Das EDMS berücksichtigt nicht andere Lösungen, die auf Basis von IBM-Plattformen erstellt wurden, die für die Entwicklung von ECM-Lösungen verwendet werden (Lotus Notes, Content Manager usw.), sowie Lösungen auf Plattformen für die Entwicklung von ECM-Anwendungen von Microsoft und Oracle Unternehmen und Lösungen russischer Entwickler, nicht derjenigen, die an der CNA-Studie teilgenommen haben. Dieses Segment des russischen EDMS-Marktes wird von Experten auf 45 bis 55 Millionen US-Dollar geschätzt. Angesichts der Tatsache, dass IBM-Plattformen zur Erstellung elektronischer Dokumentenmanagementsysteme in Russland weit verbreitet sind, kann der Anteil von Lösungen, die auf IBM-Technologien basieren, deutlich höher sein Gesamtanteil der Befragten von CNA-Unternehmen, auch durch eigene Entwicklungen. Generell lassen sich drei Hauptbereiche des Marktwachstums identifizieren, um die neue und bestehende Player konkurrieren können. Erstens können wir mit einem Anstieg der Nachfrage seitens staatlicher Stellen rechnen, sobald der entsprechende Regulierungsrahmen entwickelt ist. Da der öffentliche Sektor in Russland der dominierende Verbraucher elektronischer Informationssysteme ist und etwa 40 % des Marktes ausmacht, hängt viel davon ab, welchen Weg der Staat bei der Schaffung einer entwickelten abteilungsübergreifenden Struktur für den Informationsaustausch wählt. Zweitens streben große Handelsstrukturen, die EDMS schon seit längerem aktiv nutzen, jedoch nur in einigen Abteilungen, danach, verteilte Niederlassungen in einem einzigen Informationsraum zu vereinen und die erfolgreiche Praxis auf das gesamte Unternehmen auszudehnen. Und drittens haben mittlere und kleine Unternehmen in den letzten zwei bis drei Jahren immer mehr Systeme zur effizienteren Organisation von Arbeitsabläufen eingeführt und die damit verbundenen Vorteile bereits erkannt.

Das Marktvolumen elektronischer Dokumentenmanagementsysteme (EDMS) in Russland betrug im Jahr 2008 nach vorläufigen Schätzungen von CNews Analytics etwa 210 Millionen US-Dollar. Der größte Kunde von EDMS in Russland bleibt der öffentliche Sektor, mit dem auch Hoffnungen auf weiteres Wachstum verbunden sind Regierungsinitiativen. Hoffnungen auf eine weitere Entwicklung sind nach wie vor mit dem öffentlichen Sektor, den Banken, der Telekommunikation sowie der Öl- und Gasbranche verbunden, die diesen Markt in Russland zunächst „angehoben“ haben. Bei der Einschätzung der Größe des EDMS-Marktes in Russland berücksichtigen die Experten von CNews Analytics sowie die Befragten – Entwicklungsunternehmen und Integratoren – die Kosten für Systemkomponenten, Beratungsdienste, Implementierung und Aktualisierung des Systems sowie Schulungen und Technik Unterstützung. Entsprach laut der Umfrage von 2007 der Anteil der Implementierungsleistungen in etwa den Kosten des Systems (ca. 36 %), so gaben die Befragten im Jahr 2008 an, dass der Anteil der Implementierungsleistungen leicht gestiegen sei – 40 % gegenüber 35 % (Systemkosten). ). Diese Veränderung war unter anderem auf das rasante Wachstum des gesamten heimischen IT-Dienstleistungssektors zurückzuführen, vor dem die Kosten für Beratertätigkeiten spürbar und rasch anstiegen. Mit Beginn der krisenhaften Veränderungen im Land erwarteten die Kunden sehnsüchtig, dass die Preise für diese Dienstleistungen bald sinken würden. Tatsächlich ist es jedoch noch nicht zu einer deutlichen Senkung der Kosten für professionelle IT-Dienstleistungen gekommen, obwohl dieser Markt als erster in die Risikozone gerät.

Reis. 1. Kostenstruktur für die Implementierung von EDMS.

Überprüfung moderner elektronischer Dokumentenmanagementsysteme

Schauen wir uns die acht häufigsten EDMS in Russland an: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Document Flow (1C), Boss-Referent (BOSS - Referent, IT Co . Group), DELO (EOS), EUFRATES (Cognitive Technologies). Die vorgestellte Sichtweise von EDMS ist ein Versuch, die Fähigkeiten und Bereitschaft von Softwareprodukten zur Lösung aktueller Probleme bei der Organisation des elektronischen Dokumentenmanagements in einem Unternehmen zu bewerten.

Die in der Überprüfung hervorgehobenen Kriterien werden dazu beitragen, die Leistungsfähigkeit der betrachteten Lösungen im Hinblick auf die technische Umsetzung bestimmter EDMS-Aufgaben zu analysieren. Alle Fähigkeiten sind in sieben Automatisierungsbereiche unterteilt:

Büroarbeit;

Allgemeiner Dokumentenfluss;

Vertragsmanagement;

Elektronisches Archiv;

Mit Bürgerappellen arbeiten;

Projektmanagement;

Arbeiten mit der QMS-Dokumentation.

Tabelle 1 enthält eine Reihe offensichtlicher Kriterien, die allen betrachteten Systemen (und im Prinzip allen Systemen der EDMS-Klasse) innewohnen und die es uns ermöglichen, Lösungen voneinander zu unterscheiden. Im Allgemeinen ist die Funktionalität der Systeme gleich und nur eine detaillierte Aufschlüsselung einiger grundlegender Aufgaben des Dokumentenflusses und der Merkmale ihrer Umsetzung ermöglicht einen Vergleich verschiedener Lösungen. Es ist erwähnenswert, dass es für alle im Testbericht vorgestellten Systeme eine recht umfangreiche Implementierungspraxis gibt. Diese Systeme werden von Hunderten von Organisationen zur Automatisierung des Dokumentenflusses eingesetzt. Zusätzlich zu diesen Lösungen gibt es mehr als 50 Softwareprodukte auf dem Markt, die nicht weit verbreitet sind.

Wenn wir neue Versionen von Systemen analysieren, die führende Positionen auf dem Markt einnehmen, ist es erwähnenswert, dass ihre Entwicklung in den letzten drei Jahren hauptsächlich auf die Verbesserung der Servicefähigkeiten abzielte, da die grundlegenden Fähigkeiten in der einen oder anderen Form bereits früher implementiert wurden . Wenn wir über neue technische Möglichkeiten sprechen, können wir das Potenzial für die Entwicklung von EDMS in Richtung der Verwaltung verschiedener Arten von Inhalten (Multimedia), der Verwendung automatischer Verarbeitungstechnologien und der Analyse von Dokumentinhalten feststellen. Bisher ist eine solche Funktionalität für EDMS jedoch nicht zwingend erforderlich, und vor allem ist die Nachfrage danach in Russland noch nicht vollständig ausgeprägt.

Tabelle 1. Allgemeine Merkmale der beliebtesten EDMS

Schauen wir uns das vorgestellte EDMS nach dem Preis-/Funktionsverhältnis an, das jeder versteht:

Reis. 2. „Optimaler Preis/Funktionalität“ von EDMS (DiagrammGärtner)

Dieses Diagramm basiert auf dem Prinzip des „Gartner Magic Quadrant“, bei dem Systeme im Quadrant I das optimale Verhältnis nach dem Kriterium „optimaler Preis/Funktionalität“ aufweisen. Die Quadranten II und IV des Diagramms enthalten Systeme, die keine ausgewogenen Preis- und Funktionalitätsindikatoren aufweisen.

Das für die Studie gewählte Kriterium ermöglicht es uns, verschiedene EDMS im Hinblick auf ihre Bereitschaft zur Lösung realer Probleme des elektronischen Dokumentenmanagements in einem modernen Unternehmen zu bewerten. Zur Führungsgruppe gehörten die Systeme Directum, DocsVision und EUFRAT. Die restlichen Systeme befinden sich im II. und IV. Quadranten.

Gesetzliche Regelungen und Standards im Bereich EDMS

Heutzutage sind die Aktivitäten von EDMS-Entwicklern praktisch nicht reguliert. Bei der Entwicklung von Softwareprodukten und der Umsetzung von Implementierungsprojekten orientieren sich Entwickler und Lieferanten in gewissem Maße an den folgenden regulatorischen und rechtlichen Dokumenten:

GOST R 51141-98. Aufzeichnungen und Archivierung. Begriffe und Definitionen (genehmigt durch das Dekret des Staatlichen Standards der Russischen Föderation vom 27. Februar 1998 Nr. 28);

Bundesgesetz vom 10. Januar 2002 Nr. 1-FZ „Über die elektronische digitale Signatur“ (in der Fassung vom 8. November 2007);

GOST R 6.30-2003. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Anforderungen an die Erstellung von Dokumenten (genehmigt durch Beschluss des Staatsstandards der Russischen Föderation vom 3. März 2003 N 65-st);

Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 22. September 2009 Nr. 754 „Über die Genehmigung der Verordnungen über das System der abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung“;

Bundesgesetz vom 27. Juli 2006 Nr. 149-FZ „Über Informationen, Informationstechnologien und Informationsschutz.“

Bei der Umsetzung von Projekten zur Implementierung eines EDMS müssen bei der Arbeit mit personenbezogenen Daten die Anforderungen der Bundesgesetze vom 27. Juli 2006 N 152-FZ „Über personenbezogene Daten“ und vom 27. Dezember 2009 N beachtet werden 363-FZ „Über Änderungen der Artikel 19 und 25 des Bundesgesetzes „Über personenbezogene Daten“.

Da GOSTs beratenden Charakter haben, berücksichtigen die Entwickler maximale Flexibilität in ihren Lösungen, sodass je nach Kunde verschiedene Schemata für die Arbeit mit Dokumenten auf Basis des Systems umgesetzt werden können. Oftmals müssen die Architektur und Logik des Systems unterschiedliche und manchmal gegensätzliche Ansätze zur Dokumentenautomatisierung bieten. Das Fehlen allgemein anerkannter Standards ist nicht nur für Entwickler, sondern auch für Kunden ein Problem, da die Auswahl der Anforderungen an ein EDMS zu einer zu subjektiven Aufgabe wird. Regeln und Vorschriften für die Arbeit mit Dokumenten können von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein, nicht nur innerhalb derselben Branche, sondern sogar innerhalb derselben Unternehmensgruppe. Und obwohl der Aufgabenkomplex des elektronischen Dokumentenmanagements im Allgemeinen recht klar ist, sind die Methoden zu ihrer Umsetzung sehr unterschiedlich. Es stellt sich heraus, dass eine der Hauptanforderungen an Entwickler eines modernen EDMS darin besteht, unabhängig von den Besonderheiten der Arbeit des Kunden eine Lösung anzubieten, die in Preis, Qualität und Implementierungszeit angemessen ist (d. h. alle Besonderheiten erfüllt).

15. September 2015 14:04 Uhr

Für FragenPCWoche antwortet Istomin Konstantin, Geschäftsführer des UnternehmensDIRECTUM. Die Fragen wurden im Rahmen einer Rezension zur Feier des 20-jährigen Jubiläums von PC Week/RE gestellt.

Was waren die Schlüsselmomente und Phasen seiner Entwicklung, als das EDMS/ECM-Systemsegment in Russland Gestalt annahm?

Die Entstehung des Segments begann im Jahr 1995, als die ersten auf Büroarbeit ausgerichteten Vertriebssysteme sichtbar wurden. Beispiele für solche Systeme waren Euphrat und Del. Die russische Tradition des vertikalen Dokumentenflusses, bei dem ein Dokument die Verwaltung durchlaufen muss, bevor es den Auftragnehmer erreicht, bestimmte die Merkmale der ersten Automatisierungssysteme. Die Hauptaufgaben der Automatisierung waren die Registrierung und Kontrolle der Ausführung von Dokumenten sowie die Erstellung von Berichten. Die Arbeit in solchen Systemen basierte auf Registrierungskarten. Zum jetzigen Zeitpunkt ist es noch zu früh, über Enterprise Content Management zu sprechen, aber dies markiert den allerersten Anfang der Entwicklung des Segments.

In der nächsten Phase, die etwa von 1997 bis 2000 dauerte, erschienen elektronische Dokumentenarchive auf dem russischen Markt. Einer der Vertreter ist das DOCS Open-System. Dieser Bereich erfuhr zu dieser Zeit in Russland keine große Entwicklung, wiederum aufgrund der spezifischen Tradition der Aufzeichnungen und des Dokumentenflusses.

Etwa zur gleichen Zeit erschienen die ersten Workflow-Systeme, die ausschließlich auf die Automatisierung der Interaktion abzielten und isoliert von Dokumentenverwaltungsprozessen arbeiteten. Als Beispiele können wir das russische OPTIMA WorkFlow-System und Western Staffware nennen.

Komplexe Systeme erschienen in den Jahren 2002-2003. Sie kombinieren Workflow-Mechanismen und die Möglichkeit, elektronische Dokumentenarchive zu organisieren. In diesem Stadium können wir über die Entstehung vollwertiger elektronischer Dokumentenmanagementsysteme sprechen, die es ermöglichten, mit dem Inhalt von Dokumenten zu arbeiten. Ein technologischer Meilenstein ist derzeit die Schaffung eigener Entwicklungsplattformen basierend auf den Fähigkeiten des Microsoft SQL Servers und/oder Oracle DBMS. Ein gutes Beispiel für diese Zeit war die Ausstellungskonferenz DOCFLOW 2004. Damals ähnelte die Veranstaltung eher einer Ausstellung: Die Teilnehmer versammelten sich, um Jukeboxen, leistungsstarke Industriescanner, die im Ausland weit verbreitet waren, zu sehen ... Ein paar Jahre später fand die Konferenz statt hat einen eher sachlichen Charakter angenommen und bei den Teilnehmern ist das praktische Interesse an der Nutzung von Lösungen spürbar. Prominente Vertreter des Komplexes Russische Systeme zu Docsvision und DIRECTUM wurde, begann das westliche Documentum-System in Russland mit der aktiven Förderung. Darüber hinaus wurden inländische Systeme auf Basis von Lotus Notes aktiv als eigenständiger Zweig entwickelt.

2006 kann als das Jahr der Entstehung moderner ECM-Systeme bezeichnet werden, die Funktionalitäten für Dokumentenmanagement und Interaktion vereinen. Gleichzeitig formulierte das Forschungsunternehmen Gartner die Kriterien, die ECM-Systeme erfüllen müssen. Auch neue Versionen russischer integrierter Systeme spiegeln das neue ECM-Konzept wider. In dieser Zeit begann auch die aktive Entwicklung verschiedener Geschäftslösungen, die darauf abzielten, eine Vielzahl von Problemen von Unternehmen auf Basis einer ECM-Plattform zu lösen.

Von 2011 bis heute ist im ECM, aber auch im gesamten IT-Bereich, ein klarer Trend zur Benutzerorientierung zu erkennen: Systeme werden komfortabler, wobei der Schwerpunkt auf der Schaffung intuitiver Oberflächen liegt. Überall werden mobile Lösungen entwickelt, die in den letzten Jahren kein Trend mehr, sondern eine notwendige Voraussetzung für die Existenz moderner ECM-Systeme geworden sind. Der Trend zur Entwicklung von Cloud-Produkten nimmt zu, der Markt signalisiert, dass Kunden bereit für SaaS-Lösungen im Bereich Dokumentenmanagement sind. Allerdings liegt Russland hier 2-3 Jahre hinter den westlichen Märkten zurück.

Wie hat dieses Segment des IT-Marktes die Krisen von 1998 und 2008 überstanden?

Im Jahr 1998 existierte der russische EDMS/ECM-Markt als solcher noch nicht (er war sehr klein). Als Hauptmerkmal der Krise lässt sich die Ablehnung westlicher Systeme durch Nutzer bezeichnen – ein Zahlungsausfall mit allen damit verbundenen Folgen.

Im Jahr 2008 gab es im EDMS/ESM-Segment ein aktives Wachstum und großes Kundeninteresse. Aufgrund des allgemeinen wirtschaftlichen Abschwungs in der IT-Branche litt dieses Segment am wenigsten. Die Verkäufe gingen zurück, aber es gab keine ernsthaften Schocks; die Erholung dauerte etwa ein Jahr.

Wie unterscheidet sich die Situation von der während der Krisen 1998 und 2008? Wie sind die Aussichten für dieses Marktsegment in naher Zukunft?

Die gegenwärtige Situation ähnelt der Krise von 2008 in ihren „normalen“ Krisenausprägungen. Es ist ein allgemeiner Rückgang der Geschäftstätigkeit zu verzeichnen und die Umsatzdynamik hat nachgelassen.

Generell unterscheidet sich die aktuelle Situation deutlich von 2008.

Erstens scheint die aktuelle Krise langwierig zu sein, denn Die grundlegenden Gründe für Russland – Ölpreise und Sanktionen – werden sich wahrscheinlich nicht schnell ändern; die Erholung wird zwei bis drei Jahre dauern.

Zweitens hat der ECM-Markt heute seine Reife erreicht: Kunden wissen, was sie von Systemen benötigen, und es werden recht klare Anforderungen an Lösungen gestellt. Der Gesamtansatz zum Thema Automatisierung hat sich verändert: Effizienz ist zu einem greifbaren Indikator geworden. Und wenn der Kunde die Vorteile der Einführung eines ECM-Systems „in Zahlen“ sieht, trifft er eine völlig bewusste und informierte Entscheidung.

Nach wie vor besteht bei großen Unternehmen ein echter Automatisierungsbedarf, bei dem Skaleneffekte es ihnen ermöglichen, die Vorteile der Implementierung von ECM-Lösungen besser einzuschätzen. Die wichtigsten Marktstimulatoren sind Vertreter der Öl- und Gasindustrie, der Verteidigungsindustrie und staatliche Unternehmen sowie exportorientierte Unternehmen.

Auch die aktive Haltung des Staates gegenüber dem IT-Sektor gibt Unterstützung: Hürden bei der Nutzung elektronischer Dokumente wurden deutlich reduziert, der Trend zur Importsubstitution vor dem Hintergrund eines steigenden Dollars und westlicher Sanktionen erhöht die Chancen inländischer Entwickler.

Es wird erwartet, dass das Volumen des EDMS/ECM-Marktes in Zukunft deutlich stärker wachsen wird als das des gesamten IT-Marktes, wobei die Wachstumsrate während der Krisenzeit von der Wirtschaftslage abhängt. Der Wachstumstrend wird sich vor allem bei Großunternehmen fortsetzen; mittelständische Unternehmen werden leichtere, vorgefertigte und kostengünstige Lösungen bevorzugen. In diesem Teil scheinen Cloud-Technologien vorteilhaft zu sein. Aufgrund starker Budgetkürzungen wird bei den Behörden mit einem stärkeren Rückgang gerechnet. Der Markt für unternehmensübergreifendes Dokumentenmanagement, der sich zwar etwas vom ECM unterscheidet, aber mit diesem verwandt ist, befindet sich derzeit in der Anfangsphase seiner Entstehung, sein starkes Wachstum wird erwartet, was neue Möglichkeiten schafft.

21.04.2011, Andrey Kolesov

Ausgabe: PC Week

Elektronische Dokumentenmanagementsysteme gewinnen in unserem Land für Wirtschaft und Staat immer mehr an Bedeutung. Der Anwendungsbereich solcher Lösungen erweitert sich, die „Tiefe“ der Kundennutzung ihrer Funktionalität nimmt zu und es findet eine allmähliche Verlagerung vom Dokumentenfluss auf Papier hin zum elektronischen statt. Gleichzeitig gibt es Hindernisse für die Entwicklung all dieser positiven Prozesse. Experten führender IT-Anbieter in diesem Markt teilen ihre Meinungen zum aktuellen Stand der Dinge in der heimischen EDMS-Branche, ihren Problemen und Lösungsmöglichkeiten.

Momentane Situation

Das Gespräch begann mit Fragen des Übergangs zu einem umfassenderen elektronischen Dokumentenfluss, und hier stellen Experten einhellig fest, dass im Allgemeinen gemischte Systeme, wo es beide Arten von Dokumenten gibt – Papier und elektronisch. Fast alle sind sich einig, dass es aufgrund unserer regulatorischen Anforderungen (Gesetze, Verordnungen usw.) nicht möglich ist, schnell auf den Dokumentenfluss in Papierform zu verzichten.

Unter den neuen Trends in diesem Bereich wies Andrey Akulov darauf hin, dass EDMS die Aufgabe übernehmen, Geschäftsprozesse zu beschleunigen, ihre Effizienz zu steigern, die tägliche Arbeit der Menschen zu optimieren und die Kontrolle über die Aktivitäten des Unternehmens zu erleichtern: „Wenn wir früher die Automatisierung näher an das Geschäft gebracht hätten Prozesse, jetzt haben wir oft EDMS die Nase vorn – so erscheint in Verbindung mit den vorgegebenen Regeln das Dokument, bevor die Aufgabe im Geschäftsprozess entsteht. Dies ist eine neue Richtung für die Entwicklung von EDMS, die bereits in der Praxis eingesetzt werden.“

Laut Philip Kalashnikov sind EDMS in Russland derzeit für fast alle eine der beliebtesten Klassen von Unternehmenssoftwareprodukten. Die Vorteile der Implementierung solcher Lösungen sind inzwischen offensichtlich: „EDS bringt Ordnung in den Dokumentenfluss des Unternehmens, und das nur deshalb.“ Einige Kunden sparen jedes Jahr Millionen von Dollar, da die Höhe der Bußgelder und anderer Verluste aufgrund der verspäteten Ausführung von Verträgen und anderen Finanzdokumenten deutlich zurückgeht. Und obwohl EDMS-Kunden immer noch überwiegend große Unternehmen sind, ist es in letzter Zeit bei mittleren und kleinen Unternehmen in Mode gekommen, über ein kostengünstiges EDMS zu verfügen. Darüber hinaus konzentrieren sich gerade mittlere und kleine Unternehmen darauf, EDMS nicht so sehr für reine Bürodokumente, sondern für die Verwaltung von Verträgen und anderen Finanzdokumenten zu nutzen.“

Allerdings bestehen Zweifel an der aktiven Umstellung auf die elektronische Dokumentation. Yuri Dubrovsky glaubt, dass EDMS in Wirklichkeit in den meisten Fällen zur Verwaltung von Papierdokumenten und zur tatsächlichen Durchführung von Dokumentenbuchhaltungsaufgaben verwendet wird: „In EDMS werden Dokumente registriert, Beschlüsse und Anweisungen eingegeben und die Ausführung überwacht.“ Büroarbeiten, interne Korrespondenz und Vertragsarbeiten werden in der Regel automatisiert.“ Gleichzeitig gebe es jedoch, so stellte er fest, separate Projekte zur Organisation nicht nur des allgemeinen (administrativen) Dokumentenflusses, sondern auch spezifischer Projekte. Er glaubt, dass EDMS in Bereichen wie der Registerführung bereits einen herausragenden Platz eingenommen haben. Dadurch können Kunden Daten in strukturierter Form speichern und gleichzeitig auf elektronische Bilder dieser Dokumente zugreifen, eine Historie der Änderungen an einem Buchhaltungsobjekt und Dokumenten speichern (bis hin zur Namensliste der Mitarbeiter, die Änderungen vorgenommen haben) und diese verwalten Lebenszyklus eines Buchhaltungsobjekts.

Es entwickelt sich eine Richtung wie das elektronische Archiv, vor allem für Dokumente zur betrieblichen Aufbewahrung. Solche Archive werden auf der Grundlage erstellt Professionelle Aktivität und berücksichtigen Sie seine Besonderheiten. Zum Beispiel Archive von Finanz- und Buchhaltungsdokumenten, Archive von Konstruktionsunterlagen, Bankdateien; bei Bedarf können sie in andere Informationssysteme integriert werden, beispielsweise in ERP oder CRM. Im SMB-Segment ist jedoch keine spürbare Erholung zu verzeichnen. Die herkömmliche Implementierung eines EDMS ist für sie zu teuer und hat keine geschäftliche Priorität. Möglicherweise wird es eine Nachfrage im Segment der Dienste geben, die mithilfe der SaaS-Technologie bereitgestellt werden.

Ein separates Thema ist die Rolle des immer häufiger erwähnten automatisierten Managerarbeitsplatzes als Teil des EDMS. „Wie sollte der Arbeitsplatz einer Führungskraft aussehen? Die Meinungen der Entwicklungsunternehmen zu diesem Thema gehen weit auseinander, sagt Yuri Dubrovsky. - Wir glauben, dass es sich um eine mobile, ergonomische Lösung handeln sollte, die an die Aufgaben eines bestimmten Managers angepasst werden kann und ihm je nach Tätigkeitsbereich und Entscheidungsbefugnissen Zugriff auf verschiedene Informationsressourcen bietet. Der Arbeitsplatz des Managers ist der Teil des Projekts, in dem sich seine wirtschaftliche Wirkung weitgehend auswirkt, da die Einführung eines EDMS für das Management zwangsläufig alle Mitarbeiter zum EDMS führen wird.“

Welche Aufgaben mit Hilfe von EDMS gelöst werden, hängt in hohem Maße von der ECM-Reife des Unternehmens und den vorhandenen Erfahrungen in der Automatisierung von Geschäftsprozessen ab – Sergey Bushmelev weist auf diesen Aspekt hin. Unternehmen und Automatisierungsteams, die gerade ihre ersten Erfahrungen sammeln, automatisieren Routineprozesse – Büroarbeiten, Memos. Organisationen, die in Bezug auf die Verwaltung von Unternehmensinhalten „fortgeschrittener“ und erfahrener sind, lösen Probleme auf der nächsten Ebene – der Verwaltung des Lebenszyklus von Verträgen, der Schaffung eines einheitlichen Finanzarchivs, also Fragen der Effizienz, Interaktion und des Risikomanagements. Für Regierungsbehörden und Beteiligungen sei es laut Sergei wichtig, dass elektronische Dokumentenmanagementsysteme in bestehende und geplante Dokumenten- und Datenaustauschkreisläufe integriert werden können. Für KMUs ist es notwendig, dass die Amortisationszeit minimal ist, damit sie der Hauptverbraucher kompletter Geschäftslösungen sind.

„Da es für Russland typisch ist, eine Organisation über Dokumente zu verwalten („Wenn eine Entscheidung nicht dokumentiert ist, existiert sie nicht“), wird vom EDMS in erster Linie erwartet, dass es Managementprozesse unterstützt“, betonte Vadim Ipatov. - Daher bestehen die am häufigsten verfolgten Ziele darin, den Dokumentenfluss zu vereinheitlichen und zu rationalisieren, die Effizienz der Informationsbereitstellung (hauptsächlich des Managements) zu steigern, den Zeit- und Organisationsaufwand für die Suche nach Informationen zu reduzieren, Beziehungen und gegenseitige Beeinflussung von Dokumenten herzustellen, die Ausführungskontrolle zu erhöhen und sicherzustellen Transparenz der Ausführung, Reduzierung der Materialkosten für die Dokumentationssicherheit.“ Heutzutage sind es die „fortgeschrittensten“ Verbraucher von EDMS Großunternehmen, Unternehmen und Beteiligungen. Sie prägen vor allem das Erscheinungsbild moderner heimischer EDMS und die Richtung ihrer Entwicklung. Die Ähnlichkeit der Einstellungen zum Dokumentenmanagement zwischen Großunternehmen und dem öffentlichen Sektor führt dazu, dass Lösungen, die für Großunternehmen entwickelt wurden, im öffentlichen Sektor gefragt sind. Für KMUs ist der Ansatz des regulierten Dokumentenmanagements und der Unternehmensführung mithilfe von Dokumenten nicht so relevant. Doch die verstärkte Geschäftsorientierung von EDMS macht sie für KMUs attraktiver. Dies wird insbesondere durch die Einbindung des Fallmanagements in das EDMS erleichtert.

Denis Levinsky glaubt, dass in Russland die meisten Unternehmen EDMS bereits und einige sogar mehrmals implementiert haben, obwohl sich der Einsatz hauptsächlich auf Aufgaben der grundlegenden Büroarbeit (ORD, eingehende und ausgehende Korrespondenz) bezog. Mit dem Wachstum der Unternehmensgröße und der Menge der verarbeiteten Dokumente entschieden sich große Unternehmen erneut für Produkte für die EDMS-Automatisierung, erweiterte Funktionalität, zusätzliche Integrationsanforderungen und die Möglichkeit, Prozesse, Produktivität und Fehlertoleranz zu automatisieren. Die Neuimplementierung war aus vielen Gründen insgesamt schwieriger, jedoch ist dieser Prozess in vielen Unternehmen bereits abgeschlossen oder befindet sich in der Endphase.

Heutzutage haben große Unternehmen ihre Aufmerksamkeit auf ECM-Themen (Enterprise Content Management) gerichtet. Einer der Gründe für dieses Interesse besteht darin, dass Unternehmen nach der Implementierung von Systemen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen (ERP, BPM, CRM) und dem Empfang vieler Dokumente von diesen vor dem Problem standen, die Speicherung von Inhalten zu verwalten (unter Speicherung verstehen wir komplexe Verfahren). im Zusammenhang mit der Eingabe - Informationsausgabe, Zugriffsrechte, Unterstützung für Vorschriften, Hardware-Speicherverfahren usw.). Der öffentliche Sektor ähnelt von den Aufgaben her den Großunternehmen, ist jedoch weniger agil und daher noch nicht so weit, ECM einzusetzen. Was KMU betrifft, entscheiden sich die Unternehmen hier häufiger für „einfache“ Lösungen, ohne ein starkes Wachstum und eine starke Entwicklung einzuplanen. Zudem gilt: Je kleiner das Unternehmen, desto häufiger wird E-Mail als EDS genutzt.

Natalya Khramtsovskaya ist zuversichtlich, dass das russische EDMS die Automatisierung nahezu aller Geschäftsprozesse im Zusammenhang mit der Verarbeitung von Papier- und elektronischen Dokumenten ermöglicht, einschließlich traditioneller Büroarbeit und der Umsetzung von Vorschriften im Zusammenhang mit der Erbringung von Dienstleistungen. Sie sieht das Hauptmerkmal Russlands darin, dass bisher ein erheblicher Teil seines Lebenszyklus (einschließlich ausgestellter und gespeicherter Dokumente) in Papierform vorliegt und auch der Dokumentenfluss zwischen Abteilungen und Unternehmen auf Papier erfolgt. Daher konzentrieren sich inländische EDMS weniger auf die Erstellung und Speicherung elektronischer Originale als auch auf die elektronische Interaktion zwischen Abteilungen und Unternehmen.

Der Einsatz eines EDMS ist jedoch eine Möglichkeit, den Umlauf von Papierdokumenten innerhalb einer Organisation zu vermeiden und kann die Effizienz, die Geschwindigkeit der Arbeit mit Dokumenten, deren Zugänglichkeit und die Transparenz der Genehmigungen im Laufe der Zeit steigern. Kein einziges Unternehmen mit mindestens 100 Mitarbeitern kommt ohne ein solches System aus. Das meint Andrey Lubenets: „Unternehmen haben eine Menge schlecht strukturierter Inhalte angesammelt, deren manuelle Verwaltung mittlerweile unbequem geworden ist. Während der Krise haben viele Organisationen ihre Kostenstruktur überprüft, was angesichts des rasanten Wachstums der russischen Wirtschaft nicht immer geschehen ist. Wie sich herausstellte, beansprucht die Arbeit mit Dokumenten, einschließlich der Eingabe von Informationen aus Papierdokumenten in Unternehmensinformationssysteme, viele Ressourcen und es besteht ein klares Potenzial zur Reduzierung der Ausgabenkomponente von Budgets. Dies war der Anstoß für die Einführung von EDMS sowie Streaming-Systemen für die Dokumenten- und Dateneingabe usw.“

Und hier Georgy Podbutsky stellt fest, dass die Begriffe „Dokumentenflusssystem“ und EDMS in verschiedenen Organisationen und Branchen nicht als dasselbe verstanden werden, ganz zu schweigen von der Tatsache, dass einige EDMS überhaupt keine solchen, sondern Buchhaltungssysteme sind. Das Problem ist, dass verschiedene Branchen sehr unterschiedliche Prioritäten im Bereich der Dokumentenautomatisierung hatten und haben. Daher sind bei Behörden klassische Dokumentenmanagementsysteme gefragt, die die Automatisierung traditioneller russischer bürokratischer Abläufe bei der Arbeit mit Dokumenten unterstützen. Und gerade solche Lösungen sind auf unserem Markt von russischen Herstellern grundsätzlich recht gut vertreten. Aber es gibt noch mehr, fährt fort Georgy Podbutsky und Gewerbebauten, bei denen die Büroautomatisierung eine Nebenaufgabe darstellt. Sie sind zunächst an der Implementierung von Systemen interessiert, die bestimmte dokumentenorientierte Prozesse unterstützen können. Beispielsweise ist für geografisch verteilte Beteiligungen die Aufgabe, die zentrale Verarbeitung finanzieller, gestalterischer oder rechtlicher Dokumentation zu automatisieren, von großer Relevanz. Für Versicherungsunternehmen ist die Bearbeitung von Versicherungsfällen der Schlüsselprozess, dessen Automatisierung Priorität hat.

Elena Strelkova stimmt dieser Meinung im Allgemeinen zu: „Der tatsächliche Stand der Dinge beim Einsatz von EDS variiert radikal je nach Branche, Marktsegment und vor allem je nach Thema. Am aktivsten bei der Implementierung und Nutzung von EDMS sind Branchen mit einem großen Dokumentenfluss- und Archivvolumen, wie z. B. der öffentliche Sektor, sowie Branchen mit starkem internen Wettbewerb und der Notwendigkeit, Kosten zu senken, unter anderem durch Optimierung der Kerngeschäftsprozesse. wie etwa dem Finanzsektor. Die Bedürfnisse von Unternehmen in Bezug auf die Funktionen, die das EDMS implementiert, verlagern sich heute von einfachen Buchhaltungsfunktionen, Ausführungskontrolle und Automatisierung des Genehmigungsprozesses hin zur Automatisierung komplexerer Geschäftsprozesse, die nicht auf einzelne Abteilungen und Systeme beschränkt sind, und deren Unterstützung intelligente Arbeit mit dem Inhalt von Dokumenten.“

Die gleiche Idee wird von Roman Shchemelov fortgeführt: „Heutzutage gehen die Anforderungen an Dokumentenmanagementsysteme über die Büroautomatisierung und die Rationalisierung des Managementdokumentenflusses hinaus.“ Dokumentenmanagement wird zunehmend umfassender betrachtet, in Kombination mit anderen Informationsmanagementsystemen – Kollaborationssystemen, Unified Communications, Geschäftsprozessmanagement, Suche, Textanalyse usw. Dies führt zur Einbindung verschiedener Benutzergruppen in das EDMS. Entsprechend ändern sich auch die Anforderungen an Schnittstellen von Dokumentenmanagementsystemen. Heutzutage soll die Benutzeroberfläche für den durchschnittlichen Benutzer so einfach und komfortabel wie möglich sein und das System sollte von überall und von fast jedem Gerät aus zugänglich sein. Die zweite wichtige Anforderung ist die Flexibilität des Systems, die es ermöglicht, Prozesse für die Arbeit mit Dokumenten während ihres gesamten Lebenszyklus zu unterstützen: vom Moment der Erstellung und Zusammenarbeit mit ihnen bis zum Moment der Genehmigung, Archivierung und anschließenden Vernichtung.“

Olga Yakovenko beurteilt die Situation auf dem russischen EDMS-Markt optimistisch, als einen Zustand der „Bereitschaft für einen großen Sprung“. Es liegen bereits Erfahrungen mit der erfolgreichen Implementierung von EDS vor, und der hohe Bedarf an der Verwendung eines solchen Systems war historisch in den bürokratischen Apparat von Regierungsbehörden eingebaut, obwohl die Lösung meistens als einzigartiges Werkzeug für die Aktivitäten einer bestimmten Person entwickelt wurde Struktur. Allerdings beschränkte sich die Liste der Aufgaben auf die Registrierung der Hauptmerkmale von Dokumenten und die Aufzeichnung des Dokumentenstatus: in Entwicklung, Prüfung, zur Signatur, im Archiv usw.

Für große Unternehmen ist die Automatisierung des Dokumentenflusses von entscheidender Bedeutung, um Raum für eine schnelle Entscheidungsfindung zu schaffen. Hier ist das Aufgabenspektrum grundlegend anders als im öffentlichen Sektor: schnelle Suche nach beliebigen Parametern, einschließlich Kontext; Speicherung einer Reihe von Dokumenten in jedem Format, die Möglichkeit, Dokumente zu verarbeiten, Berichte basierend auf verschiedenen Stichprobenkriterien zu erstellen usw. Starke russische und ausländische EDMS-Entwickler sind auf den Markt gekommen. Gegenstand ihres Interesses waren Großbetriebe und Bundesbehörden, die die dokumentarischen Verfahren bereits kannten. Mittlere und kleine Unternehmen sind noch immer nicht abgedeckt.

Auf dem Weg zum papierlosen Dokumentenfluss

Was die Marktbewegung hin zum elektronischen Dokumentenmanagement angeht, so ist die allgemeine Meinung: Der Verzicht auf Papier sollte kein Selbstzweck sein, zumal ein völlig papierloses Dokumentenmanagement zumindest in der sichtbaren historischen Perspektive eine Utopie ist. Wenn man über Probleme spricht, identifiziert jeder zwei: regulatorische Anforderungen und die vorherrschende Mentalität.

„Es gibt Geschäftsprozesse, bei denen die Kosten für die Erstellung, Zustellung und Aufbewahrung von Papierdokumenten erhebliche Beträge ausmachen. Dies sind die ersten Kandidaten für die Analyse der Möglichkeit, Interaktion in elektronische Form zu übertragen“, erläuterte Sergei Bushmelev seine Position. - Aber sowohl in diesen als auch in anderen Fällen ist es notwendig, zunächst die Kosten für die Übersetzung und Aufrechterhaltung des elektronischen Dokumentenflusses sowie die entstehenden Risiken abzuschätzen. Ich denke, dass der moderne Dokumentenfluss noch eine ganze Weile elektronisch und auf Papier bleiben wird.“

Natalya Khramtsovskaya glaubt, dass wir jetzt eine elektronische Interaktion etablieren müssen, wenn Abteilungen und Organisationen zunächst elektronische Dokumente oder beglaubigte elektronische Kopien von Papierdokumenten austauschen, was die anfängliche Erstellung vieler Dokumente auf Papier durch den Absender und deren anschließenden Ausdruck durch den Empfänger nicht ausschließt . „Ein vollständig papierloser Dokumentenfluss ist nur für bestimmte Arten von Dokumenten möglich und im Allgemeinen ist dies noch nicht die Hauptaufgabe“, ist der Experte überzeugt und weist darauf hin, dass im vergangenen Jahr die meisten bestehenden Hindernisse für die flächendeckende Nutzung elektronischer Dokumente beseitigt wurden wurden entfernt und die verbleibenden werden beseitigt. Die Störungen gehen in rasantem Tempo weiter. Darüber hinaus forciert der Staat mancherorts bereits sowohl eigene Strukturen als auch kommerzielle Organisationen Verwenden Sie ausschließlich elektronische Dokumente anstelle von Papierdokumenten. Es wird jedoch betont, dass Organisationen auch ohne externe Einmischung interne Hindernisse überwinden müssen – die mangelnde Vorbereitung des Managements und der Mitarbeiter auf eine neue Arbeitsweise, die Zurückhaltung, vertraute Geschäftsprozesse neu aufzubauen und erhebliche Mittel in die Entwicklung zu investieren Informationsinfrastruktur und bei der Einstellung und Umschulung von Mitarbeitern.

Roman Shchemelov setzt das Thema der Hindernisse beim Übergang zum vollständig papierlosen Dokumentenfluss fort und identifiziert mehrere Hauptprobleme. Erstens handelt es sich hierbei um gesetzliche Anforderungen, bei denen für einige Arten von Dokumenten eine „nasse“ Unterschrift und die anschließende Speicherung in Papierform vorgeschrieben sind. Zweitens ist die Beteiligung der Top-Manager des Unternehmens an der Arbeit mit dem EDMS gering: Es kommt häufig vor, dass zu einem bestimmten Zeitpunkt ein im EDMS erstelltes Dokument auf einem Drucker ausgedruckt und in Papierform auf dem Schreibtisch des Managers abgelegt wird. Daher weisen einige Experten übrigens darauf hin, dass die Einführung von EDS nicht zu einer Reduzierung, sondern zu einer Erhöhung des Papierverbrauchs führt. Diese Situation entsteht insbesondere dadurch, dass sich viele für die Büroautomation geschaffene EDMS naturgemäß nicht an Führungskräfte und normale Mitarbeiter richten, was die Arbeit mit EDMS erheblich erschwert und in bestimmten Phasen zu einer teilweisen Nutzungsverweigerung führt Es. Schließlich wird der Übergang zum papierlosen Dokumentenfluss auch durch das Fehlen einheitlicher Standards für das Dokumentenmanagement erschwert, was den Austausch rechtlich bedeutsamer elektronischer Dokumente zwischen Gegenparteiunternehmen erschwert.

Yuri Dubrovsky ist der Ansicht, dass von einem völlig papierlosen Umlauf von Dokumenten nur noch in Bezug auf den internen Dokumentenfluss des Unternehmens gesprochen werden kann, und selbst dann mit Ausnahmen – Dokumente mit dauerhafter Haltbarkeit (z. B. Bestellungen für Kernaktivitäten) müssen in Papierform erstellt werden zur weiteren Übergabe an das Archiv. Manchmal werden sie von Regulierungsbehörden verlangt, die die Bestellung noch nicht in elektronischer Form annehmen, aber Letzte Änderungen Die Gesetzgebung verschärft die Verantwortung, was Risiken für Manager birgt, die von Papiertraditionen abweichen.

Aber auch bei der Fokussierung auf Papiermedien ist der Einsatz eines EDMS sinnvoll – in diesem Fall hilft es, die Notwendigkeit zu vermeiden, dass nur das Original und sein elektronisches Bild gespeichert werden müssen; Tatsächlich können die Phasen der Vorbereitung und Genehmigung von Dokumenten sowie die Arbeit mit internen Dokumenten auf papierlose Technologien übertragen werden. In der Speicherphase ist es notwendig, elektronische Archive mit Papierkopien zu duplizieren, aber z operative Arbeit Um die Suche zu beschleunigen, werden elektronische Bilder verwendet.

„Sie ziehen es immer noch vor, Vereinbarungen auf dem Papier zu schließen“, bemerkte der Experte. - Es ist zu schwierig, die Eignung einer elektronischen Signatur vor Gericht nachzuweisen, obwohl nur wenige Anwälte dies tun, steckt die gerichtliche Praxis zur digitalen Signatur noch in den Kinderschuhen. Die Übersetzung externer Korrespondenz in elektronische Form ist für Regierungsorganisationen recht problematisch. Laut Gesetz beträgt die Aufbewahrungsdauer fünf Jahre, bei der Prüfung wird die Aufbewahrungsdauer jedoch von den Archivbehörden häufig in „dauerhaft“ umgestuft, was bedeutet, dass die Aufbewahrung an das Staatsarchiv übergeben werden muss. Wie kann ich die Korrespondenz in elektronischer Form einreichen? Die Methodik ist gesetzlich nicht vorgesehen. Daher sind Büroverwaltungsdienste nicht bereit, vollständig auf elektronische Korrespondenz umzusteigen. Wir müssen EDMS und Papierdokumentfluss individuell für jeden Kunden kombinieren.“

Das Problem des Übergangs zum papierlosen Dokumentenfluss hängt nicht nur mit dem Fehlen oder der Unvollkommenheit des rechtlichen und regulatorischen Rahmens zusammen, sondern in größerem Maße mit der unzureichenden Reife des elektronischen Dokuments selbst. Vadim Ipatov machte auf diesen Aspekt des Problems aufmerksam. Seiner Meinung nach bestehen heute keine grundsätzlichen Hindernisse dafür, dass zwei Organisationen untereinander eine Vereinbarung über den Austausch von Dokumenten in elektronischer Form treffen. Doch die Fragen zur Bekämpfung der Risiken des Verlusts von Integrität, Authentizität und Zuverlässigkeit sind noch nicht vollständig gelöst. Ein elektronisches Dokument ändert ständig sein Format und seine Speichermethode („Medium“). Die Grundsätze für die Aufbewahrung von Kopien elektronischer Dokumente, die in Repositorien interagierender Parteien gespeichert sind und die gewährleisten würden, dass das Dokument bei späteren Vorgängen oder Aktivitäten zuverlässig verwendet werden kann, sind noch nicht vollständig klar. Es besteht eine zwiespältige Haltung gegenüber offiziellen Informationen, die zusammen mit dem Inhalt mit einer elektronischen Signatur versiegelt werden. „Die Liste lässt sich fortsetzen“, stellte der Experte fest. - Aber auch die Umsetzung des internen papierlosen Dokumentenflusses ist problematisch. Denn im Hinblick auf den internen Dokumentenfluss sind papierlos und elektronisch nicht gleichbedeutend. Tatsache ist, dass ein elektronisches Textdokument nicht immer bequem zu verwenden ist, weshalb möglicherweise immer wieder Papierkopien davon erscheinen. Große Hoffnungen auf eine Veränderung der Situation sind mit der wachsenden Beliebtheit von Web 2.0-Tools und mobilen Geräten verbunden.“

Philip Kalashnikov glaubt jedoch, dass der interne Dokumentenfluss eines Unternehmens problemlos völlig papierlos ablaufen kann, räumt jedoch ein, dass die Situation bei externen Dokumenten, wie z. B. Verträgen, trotz durchaus spürbarer Fortschritte bei den Vorschriften die Gleiche sei dieses Thema. Gleichzeitig stellte er fest, dass die Mehrheit der Kunden mit der Tatsache, dass das EDMS den Papierdokumentenfluss nicht durch einen elektronischen ersetzt, sondern für Ordnung bei der Verwaltung des Papierdokumentenflusses sorgt, sehr zufrieden sind.

Auch wenn der Papierdokumentfluss aufrechterhalten wird, ermöglicht die Implementierung von EDMS die Lösung von Problemen der Datenduplizierung, der Übertragung derselben Daten in das System und der Überprüfung von Informationen. Angesichts dieser Tatsache betonte Andrey Akulov, dass Kunden an schnellen, effizienten Prozessen in der Organisation und einer Kostensenkung durch die Einführung von EDMS interessiert seien.

Denis Levinsky identifiziert zwei Haupthindernisse für den Übergang zum vollständig elektronischen Dokumentenmanagement. Erstens ist dies die Gewohnheit, mit Papierdokumenten zu arbeiten, die sich im Laufe der Jahre entwickelt hat und sowohl für große Unternehmen als auch für den öffentlichen Sektor charakteristisch ist, was wiederum die Wirksamkeit bereits implementierter EDMS verringert. Der zweite Grund sind die Regulierungsbehörden, die häufig nicht über genügend elektronische Dokumente verfügen und Papierkopien bereitstellen müssen. Dennoch verändert sich die Situation heute rasant in beide Richtungen: Einerseits kommen neue Manager, von denen viele westliche Erfahrungen übernehmen, andererseits beginnt der Staat, diesem Thema immer mehr Aufmerksamkeit zu schenken papierloser Dokumentenfluss.

Auch Andrey Lubenets ist optimistisch: „Heute gibt es viele Regierungsbehörden und kommerzielle Organisationen (insbesondere Unternehmen, die in diesem Bereich tätig sind). Netzwerkvertrieb, Versicherungen, Banken usw.) stellen aktiv auf den papierlosen Dokumentenfluss um. Sie gehörten zu den ersten, die die Wirksamkeit der Einführung aller Dokumentgenehmigungsprozesse in elektronischer Form erkannten und elektronische Archive mit der Möglichkeit erstellten, Dokumente nach Text zu durchsuchen, was besonders wichtig für Dokumentenarchive im Wert von mehreren Millionen Dollar ist, die sich in großen Organisationen angesammelt haben über viele Jahre."

In Fortsetzung dieses Themas stellt er fest, dass der Übergang zum papierlosen Dokumentenfluss in unserem Land immer noch durch gesetzgeberische Aspekte behindert wird, insbesondere durch die Tatsache, dass das Konzept eines elektronischen Dokuments immer noch nicht gesetzlich verankert ist. Das einzige gesetzlich vorgeschriebene elektronische Dokument sind heute Rechnungen. Im Allgemeinen tauchen rechtlich bedeutsame elektronische Dokumente gerade erst auf. Und die wichtigsten Dokumente sollten vorerst auf Papier aufbewahrt werden. Darüber hinaus lösen Papierdokumente ganz einfach und klar die Probleme des wirtschaftlichen Funktionierens von Unternehmen – Verträge abschließen, Gesetze unterzeichnen, Rechnungen ausstellen und bezahlen. Jeder versteht, wie man das auf dem Papier macht. Um jedoch einen Vertrag elektronisch abzuschließen und vor allem Rechnungsdaten auszutauschen, ist eine Standardisierung des EDMS für den Datenaustausch zwischen Organisationen erforderlich. Doch noch sind nicht alle Unternehmen, insbesondere Kleinbetriebe, bereit, teure Informationssysteme einzuführen.

Im Gegensatz zu vielen anderen Experten ist Olga Yakovenko davon überzeugt, dass staatliche Stellen allen anderen Branchen bei der Umsetzung von EDS voraus sind, was durch gezielte staatliche Förderung unterstützt wird. In Unternehmen wird die schnelle Einführung von EDS ihrer Meinung nach aus zwei Gründen behindert. Dies ist das Fehlen eines regulierten Dokumentenflusses, selbst in Papierform. Und das Fehlen eines klaren Verständnisses des Einflusses dieser Verordnung auf die Geschwindigkeit und Richtigkeit betrieblicher Entscheidungen. Und für kleine Unternehmen gab es bisher noch einen dritten Grund – das Fehlen einer einfachen, kostengünstigen Lösung – mittlerweile gibt es entsprechende Produkte auf dem Markt. „Unserer Erfahrung nach verkürzt das Vorhandensein eines regulierten Dokumentenflusssystems oder besser noch eines QMS (Qualitätsmanagementsystems) in einem Unternehmen die Zeit eines Projekts zur Automatisierung der finanziellen und wirtschaftlichen Aktivitäten eines Unternehmens erheblich und gewährleistet eine hohe Qualität. Qualitätsergebnis“, bemerkte sie.

„Der Hauptfaktor für den erfolgreichen und schnellen Übergang einer Organisation zum papierlosen internen Dokumentenfluss ist der Wille des Managers“, sagte er Georgy Podbutsky. -Die Implementierung einer Geschäftsanwendung führt in der ersten Phase immer zur Ablehnung durch den Benutzer. Wenn mit der Einführung des Systems eine Überarbeitung der Regelungen für die Unternehmensarbeit mit Dokumenten einhergeht und erst recht, wenn der Manager selbst beginnt, das EDMS aktiv zu nutzen, ist die Durchsetzung des Systems absolut sicher. In unserer Praxis gab es einen Fall, in dem der Leiter einer Organisation die Mitarbeiter warnte, dass „ab dem Tag der Inbetriebnahme des EDMS das einzige Dokument, das er in Papierform berücksichtigen kann, ein Kündigungsschreiben ist.“ Und das System begann zu funktionieren; heute hat es mehrere tausend Benutzer.“

Gleichzeitig skizzierte er aber auch die Kehrseite der Frage des Übergangs zum papierlosen Dokumentenaustausch – das ist die Ebene des abteilungs-/konzernübergreifenden Dokumentenflusses. Hier ist alles viel komplizierter, da der Status und die Rechtmäßigkeit eines elektronischen Dokuments noch keine klare rechtliche Definition erhalten haben. Es gibt jedoch eine Tendenz zu einem schrittweisen Übergang zum elektronischen Dokumentenaustausch – die Hersteller sind bereit, technologische Lösungen anzubieten, der Staat stärkt schrittweise die rechtlichen Rahmenbedingungen und beginnt sogar selbst, auf Systeme wie MEDO umzusteigen.

Probleme bei der Erstellung von Archiven elektronischer Dokumente

Das Archiv akzeptiert derzeit keine elektronischen Dokumente zur Langzeitspeicherung und plant dies auch in naher Zukunft nicht, da es technische Probleme beim Support gibt Langzeitlagerung, obwohl die Langzeitspeicherung elektronischer Dokumente eines der Hauptprobleme beim Übergang zum papierlosen Dokumentenfluss darstellt. Alle Experten sind sich einig und weisen nur auf verschiedene Nuancen hin.

Das Verständnis für die Notwendigkeit, elektronische Archive zu erstellen, entwickelt sich allmählich. Noch vor fünf Jahren waren die meisten Unternehmen nicht bereit, dieses Problem zu lösen, doch heute ändert sich die Situation. Sowohl der öffentliche Sektor als auch kommerzielle Organisationen, insbesondere Versicherungen und Banken, denken über die Einrichtung elektronischer Archive nach. Sie zielen darauf ab, elektronische Archive von Kundenakten zu erstellen, was es ermöglicht, die Bearbeitung beispielsweise von Versicherungspolicen und Kreditdokumenten zu beschleunigen und die Kosten zu senken sowie die Sicherheit von Dokumenten zu erhöhen.

„Im Großen und Ganzen steht der Erstellung elektronischer Archive nichts im Wege, aber bis vor Kurzem hat nichts die meisten Organisationen dazu veranlasst, sich dieser Aufgabe zu widmen, die erhebliche finanzielle, materielle und personelle Ressourcen erfordert. Jetzt tauchen solche Anreize auf, sagt Natalya Khramtsovskaya. „Der Prozess der Einführung elektronischer Archive wird reibungsloser verlaufen, wenn staatliche Stellen entsprechende Anforderungen formulieren, und ich würde mir wirklich wünschen, dass sich die Anforderungen beispielsweise der Zentralbank, des Steuerdienstes und anderer Abteilungen nicht als diametral herausstellen.“ dagegen.“

Philip Kalashnikov beurteilt die Situation sehr optimistisch: Es gibt keine besonderen Hindernisse für die Nutzung elektronischer Archive – weder technologisch noch organisatorisch. Alle führenden EDMS umfassen elektronische Archivmodule, die von Kunden sowohl im Rahmen der Funktionalität dieser Lösungen als auch unabhängig davon aktiv genutzt werden. Gleichzeitig gibt es auf dem Markt eine ganze Reihe von Angeboten, auch von unabhängigen Anbietern elektronischer Archive, die kein EDMS als Teil ihrer Lösungen haben.

Elena Strelkova glaubt, dass sich die meisten Projekte, die Kunden heute als „elektronisches Archiv“ bezeichnen, eher auf die betriebliche als auf die langfristige Speicherung beziehen. Bei der betrieblichen Aufbewahrung kommt es vor allem auf die Schnelligkeit des Zugriffs auf Dokumente im Arbeitsalltag an. Heutzutage beschäftigen sich nur noch wenige Menschen mit den Problemen der Langzeitspeicherung elektronischer Dokumente, da die Speichersysteme immer billiger werden und es den Anschein hat, dass das Volumen des Betriebsarchivs einfach unbegrenzt erhöht werden kann. „Aber die Frage der Langzeitspeicherung stellt sich auf die eine oder andere Weise immer noch – nach mehreren Jahren der Arbeit im System“, bemerkte Elena. - Dies geschieht, wenn der Kunde versteht, dass für den Zugriff auf Dokumente, die zwei oder drei Jahre alt sind, deren Aufbewahrung anders organisiert werden muss als im Betriebsarchiv. Ich denke, dass sich Kunden mit mehr als drei bis fünf Jahren Erfahrung mit EDMS bald mit Anfragen zur Organisation einer Langzeitlagerung an uns wenden werden. Unsere Technologien sind dafür bestens gerüstet, aber bisher gibt es noch nicht sehr viele solcher Anfragen.“

Wenn man über elektronische Archive spricht, muss man bedenken, dass sie immer noch sehr unterschiedlich sind. „Der Digitalisierung von Bibliotheken steht heute nichts mehr im Wege als der Wunsch und die Verfügbarkeit von Fördermitteln. Aber bei Archiven beispielsweise mit Unternehmenscharakter kommt es auf die Amortisation solcher Lösungen für den Kunden und die gesetzliche Regelung der Aufbewahrungsfristen für eine Reihe von Dokumenten an, - sagte Georgy Podbutsky. - Der Aufbau eines vollwertigen ECD ist keine billige Lösung. Deshalb Wirtschaftlichkeit Für eine große Holdinggesellschaft oder ein Unternehmen mit einem großen Dokumentenfluss ist die Einrichtung eines elektronischen Unternehmensarchivs eine Selbstverständlichkeit. Es gibt deutliche Einsparungen durch die Reduzierung des Speicherplatzes, die Zugänglichkeit von Dokumenten und die Reduzierung der Kosten für deren Sammlung und Verarbeitung.“ Das Problem hierbei ist jedoch, dass die aktuelle Situation in diesem Bereich kaum von Lösungsanbietern abhängt. Der IT-Markt ist bereits bereit, Kunden sowohl Plattformen für solche Systeme als auch branchenspezifische Lösungen anzubieten. Können Hersteller direkt Einfluss nehmen, ohne den gesetzlichen Rahmen zu ändern? Der Experte hat zu dieser Frage eine eher negative Meinung. Gleichzeitig macht er jedoch darauf aufmerksam, dass eine Nachfrage nach ECD besteht und die allgemeine Entwicklung des Informatisierungsgrads und das jährliche Wachstum der Informationsmengen in geometrischer Progression den Markt auf die eine oder andere Weise in Richtung beides technologisch drängen werden und gesetzgeberische Entwicklung.

Zu den Problemen in diesem Bereich weist Andrey Lubenets darauf hin, dass jeder Manager, der mit großen Papierarchiven zu tun hat, über die Effizienz der Arbeit mit Dokumenten nachdenken sollte. Setzen Sie sich hin und berechnen Sie, wie viel es kostet, ein Dokument aufzubewahren, unter Berücksichtigung der Raummiete und wie lange die Suche dauert das erforderliche Dokument in einem Papierarchiv. Wie viel Zeit und Papier ist erforderlich, um auf Anfrage eine Kopie eines Dokuments anzufertigen? Wie lange dauert es, Dokumente per Post zwischen Büros einer Organisation zu versenden – zum Beispiel für Zweigstellen eines Bundesministeriums in verschiedenen Regionen (dies ist ein sehr wichtiger Faktor für Russland)? Schließlich müssen Sie verstehen, wie viele Dokumente verloren gehen oder nicht gefunden werden können. Die Implementierung eines elektronischen Archivs sowie jedes anderen Informationssystems ist mit der Schaffung von Ordnung in den Geschäftsprozessen der Organisation verbunden. Daher ist hier die Beteiligung und der Wille von Top-Managern erforderlich.

„Wenn sich jemand für die nötigen Informationen an das Archiv wendet, weiß er, wie lange es dauert, die nötigen Informationen zu finden. Es gibt auch Fehler – sie haben gesucht und gesucht, nicht gefunden und dann plötzlich – da sind Daten! Dabei kann es sich um Fragen der Höhe einer Rente oder eines Erbschaftsanspruchs sowie um andere wichtige Fragen handeln“, bemerkte Juri Dubrowski. - Die Lösung dieser Probleme besteht darin, den Archiven ein System zur schnellen Suche nach gespeicherten Daten zur Verfügung zu stellen, für die Dokumente in elektronischer Form vorliegen müssen. Es entsteht ein Widerspruch: Für die Langzeitspeicherung werden Dokumente in Papierform benötigt, für die Suche jedoch in elektronischer Form. Vielleicht können wir also Dokumente sowohl in elektronischer als auch in Papierform zur Aufbewahrung annehmen? Das Papier ist zur Langzeitspeicherung bestimmt und die Probleme der operativen Suche werden dank der Verfügbarkeit elektronischer Kopien gelöst.“

Andrey Akulov teilt ungefähr den gleichen Standpunkt: „Mit der elektronischen Speicherung können Sie eine schnelle End-to-End-Suche in Archiven organisieren. Da EDMS Papierdokumente jedoch nicht vollständig ersetzen kann, werden sie gemeinsam verwendet. Die Suche nach Dokumenten oder die Erteilung von Meldeinformationen erfolgt in einem elektronischen System, der Zugriff auf die Originale erfolgt auf Papier.“

„Elektronische Speicher als Speichermedium für Unternehmen Informationsvermögen in elektronischer Form sind in Russland nicht weit verbreitet. In der Regel verwandeln sie sich sehr schnell in elektronische Müllhalden und das Interesse daran verschwindet“, bemerkte Vadim Ipatov. Im wirklichen Leben ist es schwierig und teuer, die Speicherung, Rückkonvertierung und Zuordnung gezielt und gewissenhaft zu organisieren. Daher sind Lösungen, die den staatlichen (und abteilungsbezogenen) Regulierungsvorschriften im Bereich der Archivierung entsprechen, stärker gefragt. Ein solches elektronisches Archiv löst die Probleme der letzten Phase des Dokumentenlebenszyklus und schließt den gesamten Prozesskomplex der Dokumentenverarbeitung im EDMS ab. Für diese Aufgabe sind die Verfahren formalisiert und klar. Die Bedeutung solcher Entscheidungen liegt auf der Hand.

Der Experte weist auch darauf hin, dass spezialisierte Archive wie Technologie-, Referenz- und Normarchive usw. einen klaren praktischen Wert haben. Die Fragmentierung und Spezialisierung von Archivsystemen ist natürlich, da jedes von ihnen seine eigenen Regeln hat. Die Sicherstellung ihres Zusammenspiels ist durch eine serviceorientierte Architektur und durchgängige Geschäftsprozesse, die mehrere Informationssysteme abdecken, durchaus möglich.

Russische Organisationen beginnen gerade erst, sich den Herausforderungen und Problemen der Langzeitspeicherung elektronischer Dokumente zu stellen. Dieselbe Zentralbank hat bereits Empfehlungen für die Langzeitspeicherung von Geschäftstagsdokumenten entwickelt. Unter Berufung auf dieses Beispiel sagte Sergei Bushmelev, dass der Katalysator für ein besseres Verständnis der Bedeutung dieses Themas das explosionsartige Wachstum elektronischer Dokumente sein wird, die im Rahmen der Bereitstellung elektronischer Regierungsdienste erstellt werden, die Einführung elektronischer Rechnungen in den Umlauf und die Umstellung Behörden bis zum elektronischen Dokumentenmanagement. Mit anderen Worten, wenn ein elektronisches Dokument keine Kopie eines Papierdokuments ist, sondern im Gegenteil das einzige Original, wenn es nicht mehr möglich ist, sich hinter „Papierstücken“ zu verstecken.

Natalya Khramtsovskaya macht auf die rechtlichen Aspekte des Problems aufmerksam: „Es gibt zahlreiche Bestimmungen von Gesetzen und Vorschriften, die Organisationen dazu verpflichten, viele Arten von Dokumenten über einen langen Zeitraum und dauerhaft aufzubewahren.“ Sobald wir damit beginnen, diese Art von Dokumenten in elektronische Form zu überführen, stellt sich sofort die Frage, wie ihre Sicherheit innerhalb des festgelegten Zeitrahmens gewährleistet werden muss. Darüber hinaus reicht die bloße Aufbewahrung elektronischer Dokumente nicht aus – sie muss so erfolgen, dass ihre rechtliche Bedeutung nicht in Frage gestellt wird und ihre Beweiskraft gewahrt bleibt.“

Sie weist darauf hin, dass der Großteil der ursprünglich elektronischen Dokumente bisher Dokumente waren, die nicht länger als fünf Jahre aufbewahrt werden mussten (in Wirklichkeit waren die allermeisten davon nach einem Jahr nicht mehr von Interesse). Darüber hinaus wurden diese Dokumente selten von Regulierungsbehörden angefordert und selten als Beweismittel in Rechtsstreitigkeiten verwendet. Nun ändere sich die Lage rasant, heißt es bereits Entscheidungen getroffen werden die Langzeitlagerungsdokumente elektronisch erstellt, auch solche, die bei verschiedenen Arten von Kontrollen vorgelegt werden müssen. Dies ist einer der Gründe, warum die Erstellung elektronischer Archive zu einer dringenden Aufgabe wird. Darüber hinaus sammeln sich in Organisationen zunehmend Informationen in Form von elektronischen Dokumenten, E-Mail-Nachrichten, Datenbanken usw. an, die für ihre Geschäftstätigkeit wertvoll sind, und daher stellt sich die Frage, wie die Sicherheit dieser Informationen gewährleistet werden kann.

Olga Jakowenko macht darauf aufmerksam, dass die jüngste Wirtschaftskrise das Niveau erhöht habe Finanzverwaltung Für russische Unternehmen hat die Bedeutung der Analyse der Geschichte der Beziehungen zu Partnern dazu geführt, dass nicht nur die Möglichkeit geschaffen werden muss, Daten für verschiedene Zeiträume der Unternehmensaktivität zu vergleichen, sondern auch direkt auf Dokumente zuzugreifen: Verträge, Korrespondenz, Projektdokumente. Das Arbeiten mit dem elektronischen Archiv ist komfortabel und zuverlässig technische Unterstützung diese Möglichkeit. Sie weist insbesondere auf das schnelle Wachstum neuer „Cloud“-Technologien und die Zentralisierung der Verarbeitung und Speicherung großer Informationsmengen hin.

Das Problem der Erstellung von Archiven zur Langzeitspeicherung elektronischer Dokumente wird dadurch erschwert, dass in großen Organisationen in der Regel bereits historisch akkumulierte „Archive“ elektronischer Dokumente vorhanden sind – im EDMS, auf Dateiservern etc. und der Umfang dieser Archive nimmt ständig zu. Roman Shchemelov macht auf diesen Punkt aufmerksam und entwickelt seine Gedanken weiter: „Obwohl es auf dem Markt ausreichend Lösungen für die Organisation elektronischer Archive gibt, besteht die Aufgabe in einer solchen Situation darin, vorhandene Informationen zu systematisieren, Vorschriften und verbindliche Attribute dafür zu entwickeln.“ Die Erstellung und Speicherung von Dokumenten sowie die Umsetzung all dieser Regeln und die Unterstützung ihrer Umsetzung scheinen sehr arbeitsintensiv und schwierig umzusetzen zu sein. In der Regel nehmen sie es gar nicht erst auf oder hören schnell auf, es zu versuchen. Ein Ansatz zur Lösung dieses Problems besteht jedoch darin, Dokumente auf der Ebene der Präsentation für den Benutzer über ein Unternehmenssuchsystem zu kombinieren.“ Er wies auch darauf hin, dass moderne Suchsysteme es ermöglichen, mithilfe von Inhaltsverarbeitungsfunktionen die in Archiven gesammelten Informationen nach automatisch aus dem Dokumententext extrahierten Attributen (Arten von Dokumenten, Auftragnehmern, Städten, Autoren, Unternehmen usw.) zu systematisieren und zu strukturieren. Duplikate löschen und bereitstellen effektive Wege Arbeiten mit Informationen, die auf dem Portal oder in anderen EDMS gefunden werden.