Wir bitten Sie auch um Informationsunterstützung. So schreiben Sie ein Anfrageschreiben, damit der Empfänger nicht ablehnt

Die gängigsten Arten von Geschäftsbriefen sind Bitte- und Anfrageschreiben. Aufforderungsschreiben werden verfasst, um bestimmte vom Verfasser des Schreibens geforderte Maßnahmen des Adressaten einzuleiten. Antragsschreiben – um offizielle Informationen oder Dokumente zu erhalten. In welchen Situationen werden sie zusammengestellt? Wie kann man den Kern einer Anfrage oder Anfrage richtig darlegen?

Im System der Dokumentenkommunikation sind Geschäftsbriefe die beliebtesten Dokumente, und unter den Geschäftsbriefen sind Bittenbriefe und Bittenbriefe die häufigsten Arten. Wie verfasse und formatiere ich sie richtig? Dies ist für alle Sekretärinnen wichtig zu wissen.

Aufforderungsschreiben werden verfasst, um bestimmte vom Verfasser des Schreibens geforderte Maßnahmen des Adressaten einzuleiten. IN Managementtätigkeiten Es gibt eine Vielzahl von Situationen, die Anlass für die Erstellung solcher Briefe geben. Dies kann eine relativ einfache Situation sein, in der es nicht erforderlich ist, komplexe Informationen im Zusammenhang mit Ereignissen darzustellen, Argumente zu liefern oder den Adressaten zu überzeugen. In solchen Fällen ist es besser, das Antragsschreiben direkt mit der Begründung des Antrags selbst zu beginnen, zum Beispiel:

Wir bitten um Zusendung Kalenderplan Durchführung von Seminaren für das erste Halbjahr 2006. Wir bitten Sie, über die Gewährung eines Vorzugsdarlehens in Höhe von 600 Millionen Rubel an den Verband der Obst- und Gemüsebauernhöfe nachzudenken. für den Kauf von Zitrusfrüchten von der Import-Export-Firma zum Verkauf in Moskau und anderen Städten Russlands.

Allerdings sind nicht alle Situationen in der Führungstätigkeit so einfach. Großer Teil Situationen erfordern beim Verfassen von Bittenschreiben eine Begründung oder mit anderen Worten eine Erklärung, warum, warum und zu welchem Zweck das Schreiben erstellt wird. In der Regel ist eine Begründung erforderlich, um den Adressaten zu beeinflussen und ihn zu einem ganz bestimmten Verhalten zu bewegen, wie es der Verfasser des Briefes möchte oder braucht. Enthält ein Antragsschreiben eine Begründung, so steht diese zum Beispiel meist vor der Begründung des Antrags (das //-Zeichen markiert die Grenze zwischen Teilen des Brieftextes):

Auf Grund von berufliche Verantwortung Mitarbeiter der Verwaltung sind mit Fahrten durch das Gebiet des Bezirks verbunden. // Wir bitten Sie, Mittel für den Kauf von zwei neuen Wolga-Dienstwagen für den Bedarf der Verwaltung bereitzustellen. Im Zusammenhang mit der Erweiterung unseres Produktsortiments // bitten wir Sie, uns Informationen über neue technologische und gestalterische Entwicklungen von Stinol-Kühl- und Gefriergeräten zukommen zu lassen.

Die russische Sprache gehört zu den Sprachen mit einer relativ freien Wortstellung. In jedem der oben genannten Texte können wir Teile des Satzes austauschen, ohne dass die Bedeutung dadurch stark beeinträchtigt wird, zum Beispiel:

Wir bitten Sie, Mittel für den Kauf von zwei neuen Wolga-Dienstwagen für den Bedarf der Verwaltung bereitzustellen // da die Dienstpflichten der Verwaltungsmitarbeiter das Reisen durch das Gebiet des Bezirks umfassen. Wir bitten Sie, Informationen über neue technologische und gestalterische Entwicklungen von Kühl- und Gefriergeräten „Stinol“ // im Zusammenhang mit der Erweiterung unserer Produktpalette bereitzustellen.

Phrasen, in denen zuerst der Hauptgedanke des Briefes dargelegt und dann das Argument vorgebracht wird, haben eine besondere stilistische Konnotation: Sie werden immer als ausdrucksvoller wahrgenommen als Phrasen, die auf dem Prinzip „Begründung – Schlussfolgerung“ basieren. Der Business-Stil ist jedoch jeder Ausdrucksweise fremd, stilistisch neutral wird dabei fast immer der Vorzug gegeben sprachliche Mittel Daher sind Formulierungen korrekter, die zunächst eine Erklärung liefern, eine Begründung liefern und dann den Kern der Sache darlegen. Versuchen Sie beim Verfassen eines Anfrageschreibens sicherzustellen, dass die Begründung und der letzte Teil (die Anfrage) grammatikalisch ein Satz sind. Auch in Fällen, in denen die Begründung Verweise auf behördliche Dokumente enthält, Tatsachen oder Ereignisse angibt, teilen Sie die Begründung nicht in einen separaten Satz auf, andernfalls müssen Sie zur Formulierung des Antrags Formulierungen verwenden wie: „Im Zusammenhang mit dem oben Gesagten bitten wir.“ ..“, „Unter Berücksichtigung des oben Gesagten fragen wir …“, „In Verbindung damit fragen wir ...“ usw. Diese Konstruktionen enthalten keine Informationen und machen den Text sowohl strukturell als auch komplexer und aus der Sicht der Wahrnehmung. In noch komplexeren Führungssituationen können Anforderungsschreiben verfasst werden. Schematisch lässt sich diese Situation wie folgt darstellen:

Ein in einer solchen Situation geschriebener Brief wird leichter wahrgenommen, wenn der Inhalt in einer Reihenfolge präsentiert wird, die die Logik der Entwicklung der Situation selbst widerspiegelt. In diesem Fall lässt sich der Aufbau des Schreibens in drei Teile gliedern: Einleitung (Beschreibung von Ereignissen, Tatsachen, die sich unmittelbar auf die Führungssituation auswirken oder auswirken können), Begründung (Erläuterung der Gründe, warum eine Kontaktaufnahme mit dem Adressaten erforderlich ist). Anfrage), Schlussfolgerung (Anfrage), zum Beispiel ( Die kommunikativen und semantischen Teile des Briefes werden durch das Zeichen // getrennt):

Nach den uns vorliegenden Daten sollten in den Zuckerverarbeitungsbetrieben Kursk und Belgorod, die die Hauptlieferanten von Zucker nach Moskau und der Region Moskau sind, im Zeitraum März bis April dieses Jahres geplante vorbeugende Arbeiten durchgeführt werden, deren Zeitpläne vorliegen nicht vereinbart. // Aufgrund der Tatsache, dass während der Zeit der Präventivmaßnahmen die Produktion von Zucker und seine Versorgung der Verbraucher erheblich zurückgehen werden, // bitten wir Sie, ein Arbeitstreffen unter Beteiligung von Vertretern der Moskauer Regierung zum Thema Sicherstellung abzuhalten Zuckerlieferungen in die Region Moskau für die Zeit der teilweisen Stilllegung dieser Fabriken.

Unabhängig von der Struktur des Textes wird die Bitte im Brief mit dem Verb „fragen“ formuliert. In Briefen, die auf dem Briefkopf der Organisation ausgestellt werden, wird die 1. Person Pluralform des Verbs verwendet:

Wir bitten Sie um Angaben zu ..., Wir bitten Sie um Angaben zu ..., Wir bitten Sie um Anfragen zu ..., Wir bitten Sie um Durchführung von ... usw.

In Briefen, die auf offiziellen Briefköpfen verfasst sind, wird die 1. Person Singularform des Verbs verwendet:

Ich bitte Sie, sich mit dem Thema ... zu befassen, ich bitte Sie um Angaben zu ... usw.

Ein Brief kann mehrere Anfragen (vorzugsweise zu einem Thema) enthalten. In diesem Fall wird zunächst das Hauptanliegen und dann der Rest formuliert, wobei folgende sprachliche Ausdrücke verwendet werden:

Wir bitten Sie auch (überlegen, bereitstellen, durchführen...), Gleichzeitig bitten wir Sie... usw.

Zum Beispiel:

Aufgrund des unbedeutenden Gasverbrauchs der Kesselanlage Nr. 4 (weniger als 3,5 Millionen Kubikmeter pro Jahr) bitten wir Sie, dieses Unternehmen für die Heizperiode 2005–2005 aus der Gruppe der Gasverbraucher mit obligatorischem Reservebrennstoff (Heizöl) auszuschließen. 2006. Gleichzeitig bitten wir die Software „ Mosgorkhleboprodukt“ zusammen mit JSC „Mosenergo“, die Möglichkeit zu prüfen, das Kraftwerk Nr. 4 in der Heizperiode 2006–2007 an das zentrale Wärmeversorgungssystem anzuschließen.

Bei einem Antragsschreiben handelt es sich eigentlich um eine Art Antragsschreiben. In der Regel werden Anfragen gestellt, um amtliche Informationen oder Dokumente zu erhalten. IN kommerzielle Aktivitäten Bei einer Anfrage handelt es sich um einen Appell des Käufers an den Verkäufer (Importeur an den Exporteur) mit der Bitte, detaillierte Informationen über das Produkt (die Dienstleistung) bereitzustellen oder ein Angebot für die Lieferung von Waren (Erbringung bestimmter Dienstleistungen) zu senden. Im Allgemeinen gelten für Anforderungsschreiben die gleichen Regeln wie für Anforderungsschreiben, zum Beispiel:

Gemäß Absatz 10 des Regierungserlasses Russische Föderation vom 20.05.94 Nr. 498 „Über einige Maßnahmen zur Umsetzung der Rechtsvorschriften über die Insolvenz (Insolvenz) von Unternehmen“ bitten wir Sie, uns Daten über die Höhe des Staatsanteils am genehmigten Kapital der OJSC „Moscow Bakery No. 18“ zur Verfügung zu stellen “, befindet sich an der Adresse: st. Nikitinskaya, 45 Wenn die Beteiligung dieses Unternehmens verkauft, bitte geben Sie das Datum und die Art des Verkaufs an.

Bei kommerziellen Aktivitäten enthält der Text der Anfrage in der Regel Folgendes: Name der Waren (Dienstleistungen); die Bedingungen, unter denen der Verfasser des Briefes diese erhalten möchte; Quantität und/oder Qualität; Zeitpunkt der Lieferung von Waren oder der Erbringung von Dienstleistungen; Preis und andere Informationen. Die folgenden Ausdrücke werden in einer kommerziellen Anfrage verwendet:

Wir bitten Sie, uns über die Möglichkeit der Lieferung zu informieren... Wir bitten Sie, ein Angebot für die Lieferung zu erstellen... Wir bitten Sie um detaillierte Angaben zu... usw.

Zum Beispiel:

Wir bitten Sie, uns über die Möglichkeit der Lieferung von Klimaanlagen Modell AS-200 in einer Menge von 150 Stück zu informieren. im Zeitraum Februar - März 2005, sowie die Zahlungs- und Lieferbedingungen mitteilen.

Die Antwort der entsprechenden Organisation auf ein Anfrage- oder Anfrageschreiben ist ein Antwortschreiben, das eine Zustimmung oder Ablehnung sein kann. Bei kommerziellen Aktivitäten erfolgt die Antwort auf eine Anfrage in Form eines Handelsbriefes, der den Eingang der Anfrage bestätigt und dem Käufer Informationen über das Produkt liefert, an dem er interessiert ist. Die Antwort auf die Anfrage könnte sein kommerzielles Angebot(Angebot). Anforderungs- und Anfrageschreiben werden gemäß GOST R 6.30-2003 „Einheitliche Dokumentationssysteme“ erstellt. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Dokumentationsanforderungen." Bei der Erstellung und Bearbeitung von Anfragen und Bitten werden folgende Angaben verwendet: Adressat, Titel des Textes (sofern der Brieftext mehr als 4-5 Zeilen umfasst), Text, Unterschrift, Vermerk zum Ausführenden. Alle Geschäftsbriefe werden auf speziellen Formularen – Briefköpfen – erstellt.

Der Brief an den Direktor sollte kurz und prägnant sein. Sie sollten keine mehrseitigen Nacherzählungen schreiben. Eine Beispielnachricht kann unter diesem Link kostenlos heruntergeladen werden.

Brief an den Regisseur Institutionen können unterschiedliche Inhalte haben. Geschäftsanfragen von Gegenparteien, lokale Nachrichten von Organisationsmitarbeitern an Direktoren, die schriftlich erfolgen, sind effektiver als Telefongespräche und mündliche Gespräche. Die Informationsquelle auf Papier lagert auf den Schreibtischen von Direktoren, Firmenarchiven und wird eines Tages gefragt. Die Anspruchsvorlage kann über einen Direktlink kostenlos heruntergeladen werden.

Der Brief an den Direktor sollte kurz, klar und aussagekräftig sein. Sie sollten keine umfangreichen Texte oder mehrseitigen Nacherzählungen schreiben. Die Ausnahme bilden Ansprüche. Niemand interessiert sich für gewöhnliche Angebote und reguläre Hefte. Dem Appell an den Regisseur muss Einzigartigkeit verliehen werden, das Wesentliche muss in wenigen Zeilen betont werden. Nachdem Sie den Inhalt geschrieben haben, sollten Sie sich auf die weitere Entwicklung vorbereiten. Wer sich für den Text interessiert, wird viele Fragen stellen. Durchdachte Antworten werden im Voraus vorbereitet gute Ergänzung zur Präsentation hinzufügen und die Kompetenz des Autors in der Materie hervorheben.

Obligatorische Punkte in einem Brief an den Direktor

Im oberen rechten Teil steht der Name des Adressaten unter Angabe der Position und des vollständigen Namens des Managers;
Nachfolgend finden Sie Ihre eigenen Daten und Kontakttelefonnummern.
In der Mitte des Blattes wird unter Verwendung höflicher Phrasen eine Anrede mit dem Namen und dem Vatersnamen des Direktors eingetragen;
Der Einleitungsteil besteht aus einer oder zwei Zeilen;
Nach der Einleitung müssen Sie sofort mit der Erzählung fortfahren;
Jedes inhaltliche Wort muss mehrfach durchdacht und überprüft werden;
Unten steht das Datum des Schreibens, der Unterschrift und der Abschrift;

Der Stil der Präsentation von Inhalten spielt eine entscheidende Rolle für die Wahrnehmung des Lesers. Durch die richtige Formatierung eines Briefes an den Direktor besteht eine größere Chance, das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Die Einhaltung von Rändern, Titel, Unterschrift, Datum und anderen Dokumentenbestandteilen wird beobachtet und bewertet. Der Adressat bewertet immer die Einstellung des Autors zu seiner eigenen Präsentation. Der erste Buchstabe ist ein wichtiger Bestandteil der Struktur der weiteren Kommunikation. Es gibt eine ganze Wissenschaft der korrekten Darstellung von Informationen. Wenn Sie selbst eine Arbeit verfassen, müssen Sie die grundlegenden Grundlagen kennen, dann wird der Erfolg nicht lange auf sich warten lassen.

16Apr

Guten Tag! In diesem Artikel werden wir über Geschäftsbriefe sprechen.

Heute lernen Sie:

Warum Geschäftskorrespondenz nicht an Relevanz verloren hat;
Welche Arten von Geschäftsbriefen gibt es und wie sind sie gestaltet?
So schreiben Sie einen Geschäftsbrief richtig.

Jetzt ist vor unseren Fenstern die Zeit der Hochtechnologie und des Internets. Doch die Geschäftskorrespondenz hat nicht an Bedeutung und Relevanz verloren, sondern ist lediglich in andere Medien verlagert. Lassen Sie uns heute darüber sprechen, warum es wichtig ist, Geschäftsbriefe verfassen und formatieren zu können.

Warum brauchen Sie Geschäftskorrespondenz?

Dies ist zunächst einmal eine Gelegenheit, Meinungen, Anregungen und Gedanken mit Mitarbeitern oder Geschäftspartnern auszutauschen. Mithilfe der Korrespondenz bringen sie Beschwerden und Wünsche vor und klären Missverständnisse zwischen Unternehmen.

Die Geschäftskorrespondenz zählt zu den Arten der offiziellen Korrespondenz.

Unterschiede zwischen Geschäftsbriefen und anderen

Die Hauptunterschiede sind wie folgt:

Stilistik der Präsentation;
Vokabular, das keinen klaren Ausdruck von Emotionen ermöglicht;
Ausgefertigt auf dem offiziellen Briefkopf des Unternehmens;
Die Schriftart ist nicht zu klein, aber auch nicht zu groß und im gesamten Text gleich;
Beanspruchen selten mehr als eine Seite;
Vorhandensein einer strengen offiziellen Befehlskette.

Arten von Geschäftsbriefen

Alle Geschäftsbriefe lassen sich in mehrere Gruppen einteilen. Wir gehen näher auf jedes einzelne ein und geben eine kurze Beschreibung.

Briefe, die nicht beantwortet werden müssen.

Garantieerklärung;
Begleitend;
Informativ;
Verwarnungsbrief;
Erinnerungsschreiben.

Briefe, die eine Antwort erfordern.

Appellieren;
Angebot;
Anfrage;
Erfordernis;
Petition.

Nichtkommerzielle Briefe.

Einladungsbrief;
Kondolenzbriefe;
Briefe zum Ausdruck von Dankbarkeit;
Briefe, die über etwas informieren;
Briefe mit Empfehlungen;
Garantieerklärungen;
Briefe, in denen bestätigt wird, dass die Ware eingegangen ist, die Dienstleistung erbracht wurde usw.;
Glückwunschschreiben zu verschiedenen Anlässen;
Forderungsbrief;
Weisungsschreiben;
Anschreiben.

Handelsbriefe.

Sie werden in der Regel vor Vertragsabschluss sowie während der Vertragslaufzeit eingesetzt.

Diese beinhalten:

Briefe zur Beantwortung von Anfragen;
Direkte Anfrage;
– ein Brief, in dem vorgeschlagen wird, eine Transaktion durchzuführen oder eine Vereinbarung abzuschließen;
Beanspruchen;
Erinnerung;
Ein Brief mit einer Abmahnung über die Beendigung von Verträgen oder die Notwendigkeit, Verpflichtungen usw. zu erfüllen.

Wenn wir über die Klassifizierung nach Struktur sprechen, gibt es zwei Arten von Geschäftsbriefen:

Enthält den Text des Autors und ist in freier Form verfasst;
Nach einem strengen Muster zusammengestellt.

Vom Adressaten.

Rundschreiben – ein Brief, der an mehrere Adressaten gesendet wird;
Regulär – im Namen einer Person an einen Empfänger gesendet;
Kollektiv – an einen Empfänger, aber von mehreren Personen gesendet.

Briefe werden auch nach der Form, in der sie versandt wurden, unterteilt:

Als Faxnachricht gesendet;
Gesendet von Email;
Die werden in normalen Umschlägen verschickt.

Es gibt Arten von Briefen, die aus ethischen Gründen handschriftlich und nicht mit der Maschine geschrieben werden sollten. Dies gilt für Beileidsbekundungen und Glückwünsche.

Geheimnisse des richtigen Designs

Der Text des Briefes ist in Einleitungs-, Haupt- und Schlussteile gegliedert. Sie sind logisch miteinander verbunden. Der einleitende Teil umfasst die Umstände, die zur Entstehung des Briefes geführt haben, und der Hauptteil stellt den Inhalt selbst dar. Der letzte Teil fasst die Ergebnisse zusammen, die die Bitte, Ablehnung usw. zum Ausdruck bringen.

Überhaupt, Geschäftskorrespondenz Bei aller Verantwortung kann man es als Kunst bezeichnen, denn um es richtig und unter Einhaltung aller Anforderungen durchzuführen, muss man lernen. Schließlich denken wir meistens nur an die klare Präsentation der Informationen und vergessen dabei, dass der Brief als das Gesicht des Unternehmens betrachtet werden kann.

Stilistik.

Jeder Buchstabe wird strikt eingehalten Geschäftsstil Es werden Redemittel verwendet, die für amtliche Dokumente charakteristisch sind.

Anforderungen an die Darstellung von Informationen.

Alle im Schreiben enthaltenen Informationen werden wie folgt dargestellt:

Adressiert, für eine bestimmte Person bestimmt;
Alle Informationen müssen zum Zeitpunkt der Erstellung aktuell sein;
Zuverlässig;
Unparteiisch;
Begründet;
Möglichst vollständig, damit darauf basierend eine Entscheidung getroffen werden kann.

Bilden.

Zunächst wird das Schreiben auf firmeneigenem Briefpapier verfasst.

Um einen Geschäftsbrief zu schreiben, werden Blätter im A4-Format verwendet;
Der linke Rand des Formulars muss mindestens 3 cm betragen, da diese nach einiger Zeit in die Datei übernommen werden;
Angegeben sind der Name des Unternehmens, seine rechtliche und tatsächliche Anschrift sowie seine E-Mail-Adresse;
Es ist besser, die Standardschriftart Times New Roman, Größe 12, zu verwenden. Sie ist am optimalsten und leicht zu lesen;
Es ist erlaubt, Geschäftsbriefe ohne Briefkopf zu verfassen, allerdings müssen dann noch die Angaben aus dem Formular gemacht werden.

Wenn es in dem Brief um große Finanztransaktionen oder vertrauliche Informationen anderer Art geht, senden Sie solche Briefe per Fax oder im elektronischen Format Nicht empfohlen. Es ist besser auf die altmodische Art und Weise, in einem normalen Papierumschlag.

Nummerierung.

Besteht der Brief aus mehreren Seiten, werden diese ab der zweiten Seite nummeriert. Die Zahlen sind oben in der Mitte in arabischen Ziffern markiert. Neben der Nummer befinden sich keine Punkte.

Aufteilung in Teile.

Das bedeutet, den Brief in Absätze zu unterteilen. Der Text sollte nicht in einem kontinuierlichen Strom fließen, sonst wird er einfach nicht wahrgenommen. Dank der Unterteilung in Absätze können Sie erkennen, wo ein Gedanke endet und ein anderer beginnt.

Verfügbarkeit von Fixes.

Es wird nicht empfohlen, Korrekturen, Tippfehler oder Löschungen zuzulassen. Der Brief muss korrekt geschrieben sein und der Text muss in Abständen von 1,5 bis 2 gedruckt werden.

Verwendete Details.

Wir nennen nur die wichtigsten, da wir bereits etwas früher kurz darüber gesprochen haben:

Handelt es sich um ein staatliches Unternehmen, wird das Wappen der Russischen Föderation verwendet. Es befindet sich in der Mitte des offiziellen Formulars;
Vollständiger Firmenname;
Fax- und Telefonnummern;
Kontonummer;
Adressat – und der Name des Empfängerunternehmens werden im Nominativ verwendet; um die Position und den Nachnamen des Empfängers anzugeben, verwenden Sie den Dativ;
Wenn der Empfänger einen akademischen Grad oder Titel besitzt, geben Sie diesen vor dem Nachnamen der Person an;
Alle Angaben werden in einer neuen Zeile und mit Großbuchstaben geschrieben.

Geschäftsbrief nach einem Meeting

Du hast ausgegeben Geschäftstreffen, es gibt eine gewisse Aussicht darauf. Wir werden weiter besprechen, wie wir dies in einem Brief widerspiegeln können.

Geben Sie am Anfang des Briefes zunächst das Datum und die Uhrzeit Ihrer Kommunikation mit Ihrem potenziellen Partner an, auch wenn seit dem Treffen bereits einige Tage vergangen sind.
Vermeiden Sie Fehler oder zu komplexe Formulierungen: Halten Sie den Brief kurz und klar, aber so, dass der Empfänger ihn gerne lesen möchte.
Erwähnen Sie, worum es in dem Gespräch ging. Z.B: " Wir besprachen, wie viel eine Vase im venezianischen Stil kosten würde.“
Stellen Sie sicher, dass der Empfänger des Briefes seine Meinung zum Thema des Treffens äußert.
Geben Sie einen Zeitpunkt an, zu dem Sie telefonisch kommunizieren oder sich persönlich treffen können.
Lassen Sie den Empfänger wissen, dass Sie sich auf die Zusammenarbeit mit ihm freuen: „ Ich freue mich auf zukünftige Geschäftsbeziehungen mit Ihnen«.
Beenden Sie Ihren Brief mit dem folgenden oder einem ähnlichen Satz: „ MIT Beste Wünsche zu Ihnen...».

Elektronische Geschäftsbriefe

Die Anforderungen an deren Gestaltung sind nicht zu übersehen, da Briefe mittlerweile immer häufiger in elektronischer Form statt in Papierform ausgestellt werden. Schließlich ist es das 21. Jahrhundert.

Das Verfassen eines elektronischen Geschäftsbriefs ist nicht schwierig, die Formatierungsanforderungen sind mit denen herkömmlicher Briefe identisch. Das Einzige ist, dass ein solches Schreiben immer einen Titel (oder eine Betreffzeile) haben sollte, damit es im Fluss der Dokumentation nicht einfach untergeht.

Darüber hinaus ist es bei der Beantwortung eines solchen Briefes besser, den Betreff des Briefes nicht zu ändern, damit Sie schnell verstehen, worum es geht E-Mails Du bekommst eine Menge.

Außerdem sollten Sie bei der Erstellung von Anhängen zu solchen Briefen keine hochmoderne Software verwenden; es ist keineswegs eine Tatsache, dass Ihr Empfänger über eine solche verfügt. Wenn es nicht vorhanden ist, wird der Brief einfach nicht geöffnet.

Verwenden Sie keine Emoticons, wenn Sie einen Geschäftsbrief elektronisch verfassen. Technologie ist großartig, aber bleiben Sie beim Schreiben sachlich.

Was ist die Frist für die Beantwortung eines Briefes?

Wenn der Brief als antwortpflichtig eingestuft wird, hängt der Zeitpunkt der Antwort von den im Brief enthaltenen Informationen ab:

Wenn Sie eine Anfrage erhalten, bestätigen Sie bitte, dass diese innerhalb der nächsten drei Tage nach Eingang eingegangen ist. Und die endgültige Antwort kann innerhalb eines Monats gegeben werden;
Wenn es sich um Beileidsbekundungen handelt, kann diese innerhalb von zehn Tagen nach dem traurigen Ereignis verschickt werden;
Es ist zulässig, Glückwünsche innerhalb von 8 Tagen ab dem Zeitpunkt zu senden, an dem Sie von dem besonderen Datum erfahren haben;
Wenn wir darüber reden Allgemeine Regeln gute Manieren, dann ist es besser, innerhalb von sieben Tagen auf Briefe zu antworten.

So schreiben Sie einen Geschäftsbrief: in einfacher Sprache über komplexe Dinge

Unterscheiden Sie zwischen einem Geschäftsbrief und einer persönlichen Korrespondenz. Wir haben heute bereits mehr als einmal darüber gesprochen, was diese Unterschiede sind, wir sollten sie nicht vergessen. Schauen wir uns nun Schritt für Schritt an, wie man einen Brief schreibt.

Bühne 1. Wir geben den Adressaten an.

In die obere rechte Ecke des Formulars schreiben wir den Nachnamen, die Initialen und die Position der Person, an die wir den Brief richten. Wenn es sich bei dem Adressaten um eine Organisation handelt, geben Sie deren juristische Adresse an.

Stufe 2. Appellieren.

Wir platzieren es in der Mitte des Formulars. Es erfolgt respektvoll, ohne Kürzungen oder Auslassungen.

Beispiel: Lieber (Name, Vatersname)! Außerdem kann der Adressat durch die Angabe seiner Position angesprochen werden. Aber wenn Sie eine Person mit Namen ansprechen, reduziert das die psychische Belastung und zeigt an, dass die Geschäftsbeziehung stabil und etabliert ist.

Stufe 3. Absichtserklärung.

Erklären Sie den Zweck des Briefes, seinen Kern und seine Hauptgedanken. Dieser Teil ist der Hauptteil. Schreiben Sie, was Sie sagen möchten und was der Grund für Ihren Einspruch ist. Aber vergessen Sie nicht den offiziellen und neutralen Stil.

Stufe 4. Vorschläge und Empfehlungen machen.

Fast jeder Geschäftsbrief setzt voraus, dass der Adressat darauf antwortet. Lediglich bei Informationsschreiben ist dies in der Regel nicht erforderlich. Beschreiben Sie daher nicht nur das Problem, sondern schlagen Sie auch Lösungsvorschläge vor.

Wenn Sie eine Beschwerde einreichen, fordern Sie die Ergreifung bestimmter Maßnahmen. Wenn Sie eine Zusammenarbeit anbieten, teilen Sie uns mit, welche Möglichkeiten zur Verfügung stehen.

Einfach ausgedrückt: Der Empfänger des Briefes muss erkennen, dass er nicht nur etwas von ihm möchte, sondern auch verstehen, wie dies erreicht werden kann.

So beenden Sie einen Geschäftsbrief

Ein Geschäftsbrief muss perfekt geschrieben sein. Werden Schreibregeln nicht eingehalten, kann dies negative Auswirkungen auf den Ruf des Unternehmens insgesamt haben. Daher schlagen wir nun vor, näher auf die Gestaltung des letzten Teils eines Geschäftsbriefs einzugehen.

Fassen Sie am Ende des Briefes alles zusammen, was zuvor besprochen wurde. Allerdings sollten Sie Ihre Schlussfolgerungen nicht in 10 Sätzen ausdehnen, schließlich wird in Geschäftsbriefen auf Kürze und Prägnanz Wert gelegt. Es ist besser, sich auf einfache Sätze zu beschränken.

Wir werden den Schluss auf zwei Indikatoren stützen: Er sollte so höflich und korrekt wie möglich sein. Für den Aufbau gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Hier sind einige Beispiele:

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit oder Hilfe: Danke schön! (Lassen Sie mich Ihnen danken...);
Bringen Sie Ihre Hoffnungen für die Zukunft zum Ausdruck: Wir hoffen auf eine für beide Seiten vorteilhafte Zusammenarbeit (Wir hoffen, in naher Zukunft eine Antwort zu erhalten...);
Sie können einen Satz konstruieren, um dem Adressaten etwas zu versichern: Wir würden uns freuen, mit Ihnen zusammenzuarbeiten;
Eine Anfrage stellen: Wir bitten Sie, die Ergebnisse zu melden;
Bitte entschuldigen Sie die entstandenen Unannehmlichkeiten: Ich entschuldige mich für die unerwartete Zahlungsverzögerung für das Material.

So verabschieden Sie sich vom Empfänger.

Trotz der Tatsache, dass die Korrespondenz offiziell ist, können Sie sich auf unterschiedliche Weise verabschieden.

Hier sind einige Optionen:

In Bezug auf dich...;
Mit Wünschen für viel Erfolg...;
Mit besten Grüßen…

Wir unterschreiben richtig.

Geben Sie bei der Unterzeichnung des Briefes Ihre Position sowie Ihren Vor- und Nachnamen an. Wenn Sie Zweifel an der Angemessenheit eines Satzes wie: „ Mit freundlichen Grüßen" - Benutze es einfach nicht.

Sie können in der Signatur Ihre Kontakte, eine zusätzliche Telefonnummer oder E-Mail-Adresse angeben und so dem Empfänger zeigen, dass Sie bereit sind, mit ihm zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.

Im nächsten Teil unseres Artikels möchte ich über Geschäftsbriefe auf Englisch sprechen.

Geschäftsbriefe auf Englisch

Für das Verfassen solcher Briefe gibt es keine geregelte Form. Alles hängt vom Zweck des Briefes und vom Adressaten ab. Hier einige kurze Empfehlungen für die Formulierung.

Datum des Schreibens.

Wenn wir in den USA schreiben, geben wir bei der Datumsangabe zuerst den Monat, dann den Tag und erst dann das Jahr an. Bei Reisen nach Großbritannien wird das Datum wie in der Russischen Föderation eingegeben. Schreiben Sie in diesem Fall den Monat in Buchstaben, um Verwirrung zu vermeiden.

Angaben zum Empfänger.

Wenn Sie einem Mann schreiben, kontaktieren Sie ihn wie folgt: Herr (Nachnamen einfügen);
Wenn eine Frau verheiratet ist: Frau (Nachnamen einfügen);
An eine unverheiratete Dame: Fräulein (Nachnamen angeben);
Wenn Sie den Status der Dame nicht kennen: Frau (Nachnamen einfügen).

Angabe der Adresse.

Die Reihenfolge ist das Gegenteil der in der Russischen Föderation akzeptierten Reihenfolge: Büro, Hausnummer, Straßenname, Postleitzahl, Staatsname (bei Schreibweise in den USA), Kreisname und Ländername (bei Schreibweise im Vereinigten Königreich).

So kontaktieren Sie den Empfänger.

Standardanrufe:

Sehr geehrte Frau;
Lieber Herr;
Sehr geehrte Damen und Herren;
Sehr geehrte Frau;
Lieb.

Nach der Adresse setzen wir ein Komma (wenn Sie nach Großbritannien schreiben) oder einen Doppelpunkt (wenn Sie in die USA schreiben). Es ist nicht üblich, ein Ausrufezeichen zu setzen.

Thema.

Geben Sie wie in der Russischen Föderation unbedingt den Betreff des Briefes an.

Haupt Text.

Teilen Sie es in Absätze auf. Oder schreiben Sie jeden Satz in eine neue Zeile.

Wie sagt man Auf Wiedersehen.

Zum Beispiel so: „ Wir danken Ihnen für Ihre Unterstützung und verbleiben mit freundlichen Grüßen.– Danke, mein Ergebener..., obwohl es weniger formell sein könnte.

Unterschriftenregistrierung.

Wir setzen unsere Unterschrift unter den Abschiedsabsatz, geben unseren Vor- und Nachnamen, Firmennamen und Position an.

Design von Anwendungen.

Sollten Sie Unterlagen beifügen, vermerken Sie dies bitte am Ende des Schreibens: „ Enc.“ und Listenanwendungen.

Was schreibt man mit Großbuchstaben?

Nachnamen und Initialen;
Firmennamen;
Namen von Städten, Bundesstaaten usw.;
Alle Wörter, die auf die eingenommene Position hinweisen;
Die ersten Worte zum Abschied;
Eröffnungsadressen.

Bevor wir das Gespräch beenden, hier einige Beispiele für Geschäftsbriefe auf Russisch und Englisch.

Muster von Geschäftsbriefen in Russisch und Englisch

Abschluss

Zusammenfassend möchte ich sagen, dass ein Geschäftsbrief ein Kommunikationsmittel in jedem Tätigkeitsbereich ist. Wenn es richtig geschrieben ist, wird es Ihr Unternehmen auf jeden Fall in einem positiven Licht präsentieren.

Andererseits kann ein schlampig und mit Fehlern geschriebener Brief das Ganze völlig zerstören vielversprechendes Geschäft. Schreiben Sie Briefe richtig, und wir haben versucht, Ihnen zu erklären, wie es geht.

Forderungsbrief bezieht sich auf spezielle Dokumente. Mit seiner Hilfe kann eine Person eine andere Person (Adressat) mit der Bitte kontaktieren, Informationen bereitzustellen, eine Aktion durchzuführen, Hilfe (materieller oder finanzieller Art) zu leisten, eine Zahlung zu leisten usw. In diesem Material schauen wir uns Muster und Beispiele für die Formatierung von Anforderungsschreiben an, die Sie am Ende des Artikels herunterladen können.

Wenn kein Kontakt zum Adressaten besteht oder keine andere Möglichkeit zur Kontaktaufnahme besteht, a Forderungsbrief. Dem Inhalt nach hat ein solcher Brief Gemeinsamkeiten mit schriftlicher Anfrage. Es wird auf dem offiziellen Briefkopf des Unternehmens erstellt und im Journal der ausgehenden Dokumentation eingetragen. Auf dem Formular müssen die Nummer und das Datum der Registrierung des Antragsschreibens angegeben sein. Wenn überhaupt kontroverse Themen Dann können Sie jederzeit nachweisen, dass das Anforderungsschreiben gesendet wurde, und zwar unter Angabe des Datums und sogar der genauen Uhrzeit der Absendung.

Forderungsbrief. Wie schreibe ich richtig?

Im Geschäftsverkehr gibt es streng offizielle Dokumente, die nach einer einzigen Vorlage oder in Übereinstimmung mit anerkannten Normen (zum Beispiel) erstellt werden, und fast informelle Dokumente, die erstellt werden, wenn es notwendig ist, ein unerwartetes Problem zu lösen, Hilfe zu suchen oder sich auszudrücken Dankbarkeit. Es wird fälschlicherweise angenommen, dass die „freie“ Form einfacher zu verwenden ist; im Gegenteil: Um einen überzeugenden Appell oder Brief zu verfassen, müssen Sie sich viel mehr Mühe geben als das Ausfüllen eines standardisierten Formulars.

Die zweite Kategorie von Dokumenten umfasst eine Vielzahl von Anforderungsschreiben, von denen Sie unten Muster finden. Das kompetente und klare Verfassen einer solchen Nachricht ist manchmal nicht weniger wichtig als. Nachfolgend finden Sie Beispiele für Briefe mit der Bitte um Unterstützung: Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen des perfekten Dokuments und Tipps zum Versenden an den Empfänger.

Anleitung zum Verfassen eines Anfrageschreibens

Und Hilfeanfragen können aus offensichtlichen Gründen nicht nach einem einheitlichen Muster verfasst werden: Mit einem einheitlichen Formular ist es einfach unmöglich, sich an bestimmte Umstände anzupassen. Damit eine Anfrage die gewünschte Wirkung erzielt, ist es äußerst wichtig, die Persönlichkeit des Empfängers zu berücksichtigen sozialer Status, aktuelle Finanzlage und andere Faktoren. Darüber hinaus sollte der Brief eindeutig vertraulicher Natur sein: Wenn es sich um ein rein offizielles Dokument handelt, wird der Adressat, der sich in einer Standardposition befindet, höchstwahrscheinlich lieber mit einer Abmeldung antworten oder den Dialog einfach ablehnen und die Nachricht an senden der Mülleimer.

Wichtig: Während des gesamten Briefes müssen Sie einen warmen und respektvollen Ton beibehalten. Wir dürfen nicht vergessen, dass es sich bei einem Anfrageschreiben nicht um eine offizielle Aufforderung handelt; es kann vom Empfänger leicht ignoriert oder abgelehnt werden. Respekt allein führt ohne ausreichende Motivation nicht zu Ergebnissen, kann aber zumindest die Aufmerksamkeit des Lesers fesseln und ihn dazu zwingen, das Ende des Textes zu erreichen.

Bevor Sie mit dem Verfassen eines Aufforderungsschreibens zur Lösung eines Problems, Zahlungsaufschub oder Gewährung eines Rabatts beginnen, ist es sinnvoll, den Adressaten festzulegen. Abhängig von den Umständen können dies sein:

eine Privatperson – zum Beispiel ein vermögender Investor oder ein einflussreicher Wissenschaftler;
Einzelunternehmer oder Inhaber einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung;
eine juristische Person als Ganzes, wenn der Absender den Namen des Geschäftsführers nicht kennt oder für ihn nicht ersichtlich ist, wer genau auf die Nachricht antworten wird;
Beamter aller Ebenen - vom Bürgermeister Kleinstadt an den Gouverneur oder den verantwortlichen Leiter einer Struktur.

Natürlich ein Brief an einen Unternehmer mittelmäßig wird sich im Geiste stark von einer offiziellen Nachricht unterscheiden, in der der Vorsitzende der Staatsgesellschaft um Unterstützung gebeten wird. Der Aufbau aller Antragsschreiben ist jedoch in etwa gleich; Für den Compiler reicht es aus zu verstehen, welche Elemente in jedem Buchstaben vorhanden sein müssen, welche variiert werden können und auf welche besser ganz verzichtet werden sollte. Dies ist zwar deutlich schwieriger zu bewerkstelligen, aber dennoch möglich. Die folgenden Anweisungen helfen Ihnen, die Situation zu verstehen.

Der zweite Punkt, der vor dem Verfassen eines Anforderungsschreibens geklärt werden muss, ist der Aufbau des Dokuments. Wie bereits erwähnt, gibt es keine einheitliche Form der Nachricht, aber Gesamtplan Bei allen Geschäftsbriefen ist es fast dasselbe – es sollte befolgt werden. Eine offizielle oder halbformelle Bitte um Unterstützung, Unterstützung oder Dienstleistungen besteht aus den folgenden Blöcken:

"Eine Kappe". Besteht aus dem Logo der Organisation, zusätzlichen Mustern (es wird empfohlen, Ihr eigenes Design anstelle von Standarddesigns zu verwenden; es schadet nicht, dafür einen professionellen Designer zu engagieren) und dem Namen der sendenden Organisation, falls diese nicht Teil dieser Organisation ist das Logo. Entgegen der landläufigen Meinung ist es nicht erforderlich, die Staatssymbole der Russischen Föderation, einschließlich der Flagge und des Wappens, in die Kopfzeile aufzunehmen, insbesondere wenn es sich beim Absender um eine Privatperson, einen Einzelunternehmer oder ein kleines Unternehmen handelt, mit dem keine Verbindung besteht Regierungsbehörden. Das Vorhandensein einer Flagge und eines Wappens wird die Entscheidung des Empfängers wahrscheinlich nicht beeinflussen, aber (bei unsachgemäßer Verwendung) werden diese Attribute beim Leser Zweifel an der Vertrauenswürdigkeit des Antragstellers erwecken.
Einführender Teil. Es enthält:
- offizielle Namen des sendenden Unternehmens (vollständig und abgekürzt) oder Nachname, Vorname und Vatersname des Absenders des Anfrageschreibens;
- Angaben zum Empfänger, einschließlich TIN, OGRN, Statistikcodes, Registrierungsnummern und Girokonto;
- Kontaktinformationen: vollständige Adresse mit Postleitzahl, Telefonnummern, E-Mail-Adresse, Messenger-Konten usw in sozialen Netzwerken usw;
- optional - Vor- oder Nachname, Vorname und Vatersname des Empfängers, je nachdem, ob es sich um eine juristische Person oder eine natürliche Person handelt;
- eine Begrüßung, die durch eine Leerzeile vom Haupttext getrennt und durch die Verwendung einer größeren Schriftart hervorgehoben wird;
- Hinweise auf die Grundlage der Berufung (Eintreten einer Verzögerung, Analyse der Ergebnisse, Vorliegen einer mündlichen Vereinbarung, Telefongespräche usw.);
- Zweck eines Anfrageschreibens (Beseitigung von Missverständnissen, zeitnahe Lösung eines Problems oder sofortige Hilfe für eine Person).
Haupt Text. Im Hauptteil des Schreibens sollte (so kurz wie möglich, verständlich und in literarischem Russisch) der Kern der Aufforderung dargelegt werden: die Schulden zu begleichen, auszuführen Reparaturarbeiten, dem Tierheim finanzielle Unterstützung leisten oder einen Rabatt gewähren. Gleich zu Beginn des Textes muss betont werden, dass es sich bei dem Brief lediglich um eine Bitte handelt; Der einfachste Weg, dies zu tun, besteht darin, die entsprechenden Ableitungen zu verwenden: „Ich bitte aufrichtig“, „Wir bitten Sie“, „Unsere Organisation bittet“, „Ich stelle eine Bitte an Sie“ – und andere. Wie bereits erwähnt, ist ein Anfrageschreiben keine Voraussetzung, geschweige denn eine Bestellung. Daher ist es vom Anfang bis zum Ende der Nachricht notwendig, strikt einen respektvollen Ton einzuhalten und sich an die interessierte Person zu erinnern in diesem Fall- der Absender, nicht der Leser. Die einzige Ausnahme bilden Nachrichten mit der Aufforderung zur Rückzahlung der Schulden; aber auch in diesem Fall sollte man den Respekt vor dem Adressaten nicht vergessen. Es schadet auch nicht, am Anfang des Briefes ein paar herzliche Worte hinzuzufügen (wenn sich Absender und Empfänger gut kennen) oder formelle Komplimente zu machen, wenn Absender und Empfänger zuvor noch nicht kommuniziert haben oder die Interaktion im rein geschäftlichen Rahmen stattfand Rahmen. Wenn ein Brief mehrere Anfragen enthält, die sich im Wesentlichen unterscheiden oder miteinander in Zusammenhang stehen, muss jedem von ihnen ein eigener Absatz zugewiesen werden, oder noch besser, eine Liste mit Aufzählungszeichen erstellt werden, die einen deutlichen visuellen Vorteil gegenüber Fließtext bietet.
Abschluss. Wenn der Brief für den Absender eine besondere Bedeutung hat, lohnt es sich, den Leser hier noch einmal (kurz und überzeugend) zum Handeln aufzufordern. Dies kann entweder in zwei oder drei Sätzen erfolgen, die die Quintessenz des Haupttextes darstellen, oder mithilfe eines aufmerksamkeitsstarken Slogans. Sie sollten sich jedoch nicht zu sehr davon abhalten lassen; Das Anfrageschreiben muss vertraulich sein und darf keinen kommerziellen oder werblichen Charakter haben. Es ist besser, dass sein Stil unkompliziert ist, als dass er absichtlich überprüft wird und beim Leser Zweifel an der Aufrichtigkeit des Absenders weckt. Dies ist besonders wichtig, wenn der Brief eine Bitte um Hilfe oder Unterstützung enthält.
Verabschiedung und Unterschrift. wird nicht immer platziert. Wenn der Zweck der Erstellung eines Dokuments darin besteht, Hilfe oder Unterstützung zu erhalten, ist es sinnvoll, statt dieser eine andere Formel zu verwenden, zum Beispiel „Vielen Dank im Voraus“, „Vielen Dank im Voraus“, „Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit“. , „ „ Herzlichen Dank für eure Hilfe“ und so weiter. Welche Phrase auch immer verwendet wird, sie ist unbedingt und bedingungslos durch ein Komma und, sofern der Platz es zulässt, durch eine neue Zeile von der Signatur selbst zu trennen. Das Satzzeichen hat in diesem Fall keine funktionale, sondern eine grafische Bedeutung, die dem Leser die Wahrnehmung des Textes erleichtert; Das Gleiche gilt für das Verschieben der Signatur in die nächste Zeile.
Datum und Stempel. Unmittelbar nach der Unterschrift am Ende des Briefes müssen Sie das Datum seiner Abfassung oder, falls er im Voraus geschrieben wurde, das Datum des Versands angeben. Das Anbringen eines Stempels und einer persönlichen Unterschrift ist nicht erforderlich, wird jedoch dringend empfohlen: Dies ist ein weiteres Zeichen des Respekts gegenüber dem Adressaten. Auch wenn die Nachricht elektronisch übermittelt wird (obwohl die Verwendung von Papierdokumenten empfohlen wird), lohnt es sich, am Ende der Seite elektronische Kopien des Siegelabdrucks (Stempel) und der persönlichen Unterschrift des Absenders anzubringen oder das Dokument mit einem zu beglaubigen erweiterte elektronische digitale Signatur.

Beratung: Wenn es für den Adressaten wichtig ist, innerhalb einer bestimmten Frist eine Antwort auf ein Anfrageschreiben zu erhalten, ist es notwendig, dies im Haupttext zu erwähnen: zum Beispiel: „Wir warten auf Ihre Antwort spätestens ...“ “ oder „Wir hoffen auf Klarstellungen bis …“. Andernfalls könnte der Empfänger, der keinerlei Verpflichtungen in Bezug auf das Dokument hat, die Antwort verzögern, was zu zusätzlichen Schwierigkeiten für den Absender führt.

Wenn Sie ein Schreiben mit der Bitte um Hilfe oder Rückzahlung einer Schuld versenden, sollten Sie berücksichtigen, dass in Organisationen die Bearbeitung der eingehenden Korrespondenz von einer Sekretärin oder einem Sekretär übernommen wird berechtigte Person. Daher muss ein Antragsteller, der möchte, dass seine Nachricht direkt vom Leiter oder Direktor gelesen wird, auf dem Umschlag den Vermerk „Persönlich in der Hand“, „Vertraulich“ oder „Zur Prüfung ...“ (Nachname und Initialen des Adressaten) vermerken. ” Wenn das Dokument jedoch eine Anfrage enthält, die keine persönlichen, geschäftlichen oder industriellen Geheimnisse berührt, ist es nicht verhängnisvoll, wenn die Nachricht zuerst von der Sekretärin gelesen und registriert wird und erst dann an den Direktor oder Manager weitergeleitet wird.

Einige Tipps zum Schreiben einer Nachricht mit der Bitte um Hilfe:

Der Brief muss in gutem Russisch verfasst sein, ohne Fehler oder Tippfehler. Dies ist nicht nur ein Zeichen der Alphabetisierung des Absenders, sondern auch ein Beweis für seinen Respekt gegenüber dem Empfänger. Wenn sich der Autor des Dokuments nicht die Mühe gemacht hat, den Text noch einmal zu lesen, ist es zumindest unvernünftig, über die Aufrichtigkeit der warmen Worte zu sprechen, die er gegenüber dem Empfänger verwendet hat.
Wenn die Verwendung von Briefbögen nicht möglich ist (z. B. weil sie einfach nicht vorhanden sind), sollten Sie zumindest versuchen, eine attraktive Schriftart zu wählen verschiedene Größen und Stile. Ein Bittenschreiben sollte nicht nur überzeugen, sondern auch optisch ansprechend sein – sonst kann es passieren, dass der Adressat die Geduld verliert und mittendrin aufhört zu lesen, ohne auf den Punkt zu kommen.
Denken Sie daran, dass es sich bei einer Nachricht mit der Bitte um Hilfe oder Beistand nicht um ein rein offizielles Dokument handelt. Beim Verfassen sollten Sie daher versuchen, bürokratische Sprache und zu lange Sätze zu vermeiden. Je einfacher es für den Empfänger ist, das Dokument zu lesen und den Kern der Anfrage zu verstehen, desto wahrscheinlicher ist es, dass er reagiert und die erforderlichen Maßnahmen ergreift.

Fehler beim Verfassen eines Anfrageschreibens

Um die Regeln und Besonderheiten des Verfassens von Anforderungsschreiben endgültig zu verstehen, sollten Sie sich ein kleines Beispiel mit Fehlern ansehen, die für unerfahrene Autoren typisch sind:

Lieber A. D. Valensky!

Wir bitten Sie um eine Spende für unseren Naturschutzfonds wilde Igel Region Moskau jeder Betrag ab 500.000 Rubel. Wir warten auf Ihre Antwort bis spätestens 25. August dieses Jahres. Unser Girokonto lautet 1234567890.

Petrov L.M., Stellvertretender Erster Vorsitzender der Stiftung.

Liste der im Brief gemachten Fehler und Beispiele für richtige Lösungen:

„Lieber Valensky A.D.“ Korrekte Möglichkeit:„Lieber Andrey Denisovich!“ (Die Erwähnung des Vor- und Vatersnamens funktioniert für den Empfänger besser, als den Nachnamen kalt und förmlich anzusprechen.)
Im Anfrageschreiben fehlen freundliche Worte und Komplimente völlig. Korrekte Möglichkeit:„Wir wissen, dass Sie sich seit langem und produktiv für die Wiederherstellung seltener Igelpopulationen und Ihren eigenen kleinen Zoo einsetzen und außerdem Preisträger des Staatspreises „Wir helfen Igeln“ für die Jahre 2009, 2011 und 2015 sind.“
Im Beispiel gibt es kein überzeugendes Argument. Korrekte Möglichkeit:„Sie betreiben nicht nur unabhängige Forschung und kommunizieren mit führenden Experten auf dem Gebiet der Igel-Eugenik, sondern helfen auch aktiv bei verschiedenen Umweltorganisationen, und haben auch wiederholt ihren Wunsch zum Ausdruck gebracht, alle Aktionen zu unterstützen, die mit der Schaffung eines günstigen emotionalen Umfelds für diese Säugetiere zusammenhängen.“
„Wir bitten Sie um eine Spende...“ Wenn Sie an eine Person schreiben, insbesondere in einem Geschäftsbrief, und insbesondere wenn dieser eine Bitte enthält, ist es notwendig, das Pronomen „Sie“ mit einem Großbuchstaben zu schreiben. Eine andere Schreibweise verwenden - ein klares Zeichen Respektlosigkeit oder zumindest Unaufmerksamkeit gegenüber dem Compiler, was in einer solchen Nachricht völlig unangemessen ist. Richtiges Beispiel:„Wir bitten Sie um eine Spende.“
Der Hauptteil des Anfrageschreibens enthält entweder zu wenig oder zu viel Konkretheit. Das Wesentliche der Stiftungsarbeit soll näher beschrieben werden, dem Leser aber gleichzeitig die Möglichkeit gegeben werden, die Höhe der Spende selbständig zu wählen. Es besteht keine offensichtliche Notwendigkeit, das konkrete Datum des Eingangs der Antwort anzugeben: Die Erwähnung muss entweder gerechtfertigt sein oder aus dem Hauptteil des Schreibens gestrichen werden. Richtiges Beispiel: « Aufgrund Ihres Interesses an dem Problem bitten wir Sie herzlich um eine Spende an unsere Stiftung, die seit 2009 Informationen über die Größe der Igelpopulationen in der Region Moskau und ihre Existenzbedingungen sammelt und Projekte entwickelt für die Umsiedlung benachteiligter Tiere an angenehmere Orte. Sie können eine Überweisung auf unser Bankkonto 1234567890 vornehmen oder durch Kontaktaufnahme mit unserem Vertreter eine andere bequeme Möglichkeit wählen, Igeln zu helfen. Wenn es Ihnen nicht schwer fällt, antworten Sie bitte bis spätestens 25. August dieses Jahres auf den Brief: Bereits Anfang September starten wir ein großes und teures Projekt, an dem auch Sie teilnehmen können.“
Auch das obige Aufforderungs- und Schlussschreiben fehlt. Richtiges Beispiel: „ Wir hoffen auf Ihr Verständnis und Ihr Mitgefühl. Wir sind jederzeit bereit, Ihre Fragen zu beantworten und Ihre Anmerkungen zu berücksichtigen. Gesund und glückliche Igel- die Zukunft unserer Ökologie!
Die Bitte um eine Spende enthält keine abschließende Höflichkeitsformel. Dies deutet, wie die meisten anderen Fehler, entweder auf die Unfähigkeit des Absenders hin, einen Geschäftsbrief zu verfassen (wie kann man ihm dann Geld anvertrauen?) oder auf seine offensichtliche Respektlosigkeit gegenüber dem Adressaten. Richtiges Beispiel:

Vielen Dank im voraus für Ihre Hilfe!

Stellvertretender Erster Vorsitzender der Stiftung

L. M. Petrov.

Muster von Anfrageschreiben

Obwohl Anfragebriefe in freier Form verfasst werden, ist es für den Verfasser, insbesondere für jemanden, der noch nicht über solche Erfahrungen verfügt, hilfreich, sich mit Beispielen der gängigsten Nachrichten vertraut zu machen.

Über die Geldverteilung

Wenn Sie Hilfe oder Vorteile von einem Investor, Sponsor oder Kreditgeber benötigen, sollten Sie einen Brief mit der Bitte um Mittel ausstellen.

Über die Lieferung von Waren

Manchmal ist es notwendig, den Lieferanten zu bitten, die Lieferzeit der Waren in die eine oder andere Richtung zu verschieben oder so schnell wie möglich eine Bestellung für eine neue Charge aufzugeben.

Über Zahlungsaufschub

Über Mietminderung

Wenn der Vermieter beschließt, die Miete zu erhöhen, oder der Mieter einige Zeit nach Vertragsunterzeichnung erkennt, dass er weniger ausgeben könnte, können Sie versuchen, Abhilfe zu schaffen, indem Sie der Gegenpartei einen Brief mit der Bitte um eine Reduzierung der Miete zukommen lassen.

Über die Gewährung von Rabatten

Nicht immer ist es der Verkäufer eines Produkts oder einer Dienstleistung, der Stammkunden oder besonders gewinnbringenden Kunden die Teilnahme an einem Rabattprogramm anbietet. Das Versenden eines Briefes mit der Bitte um einen Rabatt trägt dazu bei, Fairness zu erreichen und gleichzeitig gute Beziehungen zwischen den Parteien aufrechtzuerhalten.

Über die Schuldentilgung

Selbst der seriöseste Kreditnehmer oder Kunde vergisst von Zeit zu Zeit die nächste Rate oder die Zahlungspflicht für einen Kauf. Ein Brief mit der Bitte um Begleichung der Schulden kann dabei helfen, sanft auf sein unangemessenes Verhalten hinzuweisen.

Informationen zur Unterstützung bei der Lösung des Problems

Wenn das Problem nicht rein finanzieller Natur ist und ein Bürger oder eine Organisation umfassende Hilfe benötigt, kann er aus der Situation herauskommen, indem er Briefe an mehrere einflussreiche Empfänger schreibt und sie um Hilfe bei der Lösung des Problems bittet.

Merkmale des Versendens eines Anfrageschreibens

Es gibt mehrere Richtlinien für das Versenden formeller Nachrichten mit der Bitte um Hilfe oder Unterstützung:

Es ist besser, Papierversionen des Dokuments zu verwenden als elektronische, per Kurier oder Einschreiben per russischer Post verschickt. Dieser Ansatz zeigt nicht nur das besondere Interesse des Absenders, sondern auch seine Bereitschaft, auf bestimmte Ausgaben eine Antwort zu erhalten, was beim Empfänger sicherlich einen positiven Eindruck hinterlassen wird.
In manchen Fällen ist es sinnvoll, einen Brief handschriftlich zu schreiben(natürlich in gut lesbarer und optisch ansprechender Handschrift) und auf gutem Papier. Es ist unwahrscheinlich, dass diese Methode geeignet ist Massenmailings, aber es wird auf jeden Fall helfen, das Interesse eines bestimmten Adressaten zu wecken.
Briefe müssen im Journal der ausgehenden Dokumente der sendenden Organisation registriert werden und nach Erhalt - im Journal der eingehenden Dokumente des Empfängers. Bei Korrespondenz zwischen Privatpersonen besteht keine Notwendigkeit, Nachrichten zu registrieren.

Fassen wir es zusammen

Ein Brief mit der Bitte um Hilfe sollte korrekt und so kurz wie möglich verfasst sein. Um ein Dokument zu gestalten, verwenden Sie besser einen Briefkopf und wenn dies nicht möglich ist, wählen Sie zumindest attraktive Schriftarten. Fertiger Brief Der Versand erfolgt am besten per Kurier oder per Post.

Die Nachricht muss eine Einleitung, ein paar warme Worte an den Empfänger sowie die Begründung und den Kern der Anfrage enthalten. Abschließend sollten Sie auf traditionelle Höflichkeitsformeln zurückgreifen: „Vielen Dank im Voraus“ oder „Mit Respekt“. Es wird empfohlen, das Dokument mit der Unterschrift des Managers und dem Siegel oder Stempel der Organisation zu verifizieren, und bei Versand per E-Mail mit gescannten Bildern der Unterschrift und dem Siegelabdruck oder mit einer elektronischen digitalen Signatur.