Einführung von Mitarbeiterzeitnachweisen. Wir ergänzen die Eingabedaten mit Excel-Funktionen. Beispiel für das Ausfüllen eines Stundenzettels

Das Abrechnungsblatt wird durch das Dekret des Staatlichen Statistikausschusses Nr. 1 vom 01.05.2004 festgelegt (das Ausfüllen des Abrechnungsblatts ist obligatorisch, das Gesetz sieht jedoch keine strengen Beschränkungen für die Form des Dokuments vor). Es wird ein Fachformular erstellt, das von der Personalabteilung oder der Buchhaltung ausgefüllt wird. Dieses Dokument ist notwendig, um die Arbeitszeit der Mitarbeiter eindeutig zu kontrollieren und zu berücksichtigen. Für Buchhalter wird dieses Formular zur Grundlage für die Überwachung der Rechtmäßigkeit aller Arten von Rückstellungen. Für Angestellte Personalabteilung Mit dieser Arbeitszeittabelle können Sie die Anwesenheit von Mitarbeitern an zugewiesenen Arbeitsplätzen nach einem zuvor festgelegten Zeitplan verfolgen, der Arbeitstage und Wochenenden umfasst. Der Stundenzettel hilft auch dabei, Strafen zu verhängen, wenn der eine oder andere Mitarbeiter systematisch gegen diesen Zeitplan verstößt.

Mit dem Stundenzettel können Sie Verspätungen, An- und Abwesenheiten von Mitarbeitern kontrollieren, d. h. es ist die Grundlage für die Überwachung der Einhaltung des Arbeitsplans. Mit Hilfe des Stundenzettels ist es möglich, für jeden Mitarbeiter offizielle Informationen zum Thema Arbeitszeit einzuholen. Dementsprechend ist dieses Dokument für die spezielle statistische Berichterstattung und die Vergütungsbildung von nicht geringer Bedeutung.

Tatsächlich ist ein Stundenzettel eine gut entwickelte Form eines Dokuments, das in Form einer Tabelle dargestellt wird. In die Tabelle werden Daten über den Mitarbeiter eingegeben, außerdem alle Daten zu seiner Arbeitszeit, Anwesenheit und Nichterscheinen, die Gründe für das Nichterscheinen werden angegeben und dann die Gesamtzahl dieser Tage sowie die geleisteten Stunden Angezeigt wird die Gesamtleistung, die der Mitarbeiter in einem übersichtlichen Zeitraum geleistet hat. bestimmten Zeitraum Zeit. Beim Ausfüllen des Dokuments werden Codes verwendet, um die Gründe für die Abwesenheit bestimmter Mitarbeiter von der Arbeit anzugeben. Der Gesetzgeber sieht die Möglichkeit vor, eine eigene Form dieses Dokuments zu entwickeln, auf deren Grundlage die geleistete Arbeitszeit erfasst werden soll.

Das T-13-Zeugnisformular ist nicht obligatorisch, da im Jahr 2013 bestimmte Gesetzesänderungen vorgenommen wurden, die vorsahen, dass der Arbeitgeber die Verwendung dieses Dokuments verweigern kann. Aber in Teil 4 der Kunst. 91 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation besagt, dass alle Arbeitgeber verpflichtet sind, ein Dokument zu erstellen, das die Arbeitszeit aller Arbeitnehmer berücksichtigt. Das heißt, es ist möglich, ein eigenes Dokument zu erstellen, dessen Ausfüllen für die Mitarbeiter Ihres Unternehmens bequem ist. Traditionell verwenden Unternehmen das T-13-Formular.

Wer leitet die T-13 in der Organisation?

Die Gesetzgebung legt nicht fest, wer genau das Stundenzettel führen soll. Aber Verhaltensregeln Primärdokumentation Definieren Sie Folgendes:

• Der Stundenzettel ist zu pflegen und es werden Wartungsarbeiten durchgeführt berechtigte Person;
• Zur Unterzeichnung des Dokuments ist der Leiter einer gesonderten Einheit verpflichtet, die Unterschrift erfolgt zusätzlich durch eine Fachkraft der Personalabteilung;
• Auf Basis des Stundenzettels wird die Lohnberechnung erstellt und dementsprechend das Dokument an die Buchhaltung übermittelt.

Die bevollmächtigte Person, die den Stundenzettel ausfüllt und pflegt, wird von der Geschäftsleitung benannt, wobei alle Verpflichtungen in diesem Bereich im Arbeitsvertrag beschrieben werden. Außerdem wird ein Dokument (Auftrag) erstellt, aus dem die Position des Mitarbeiters und seine individuellen Daten hervorgehen. In großen Unternehmen wird in jeder Abteilung ein Mitarbeiter ausgewählt, der die Erfassung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit aller Mitarbeiter der Organisation durchführt. Innerhalb eines Monats füllt der Mitarbeiter das Formular aus und legt es anschließend dem Abteilungsleiter zur Prüfung und Unterschrift vor. Der Chef wiederum übergibt das Dokument an den Personalmitarbeiter. Die Daten werden überprüft und andere Daten werden ausgefüllt. Erforderliche Dokumente, und der Stundenzettel wird an die Buchhaltung übermittelt, sodass Sie den Lohn korrekt berechnen können. In kleinen Organisationen erfolgt das Ausfüllen des Stundenzettels in der Regel durch einen Mitarbeiter der Personalabteilung.

Verfahren zur Pflege des Formulars T-13

Jeder Arbeitgeber kann die Reihenfolge der Dokumentenführung selbstständig überwachen und kontrollieren. Am besten erarbeiten Sie ein Handbuch oder eine Anleitung, die dem Mitarbeiter klare Anweisungen zu allen Fragen im Zusammenhang mit der Erstellung der Primärdokumentation gibt. Und es wird auch eindeutig die Grundlage für die Wahl sein eine bestimmte Form Abrechnung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit (das Gesetz definiert zwei Hauptdokumentformen - T-12 und T-13, der Gesetzgeber erlaubt dem Arbeitgeber auch, ein eigenes Dokumentformular zu entwickeln) usw. In den Anweisungen oder Anleitungen zur Erstellung eines Formulars für Um die Zeit zu erfassen, die ein Mitarbeiter tatsächlich gearbeitet hat, sollten Sie am besten die folgenden Hauptpunkte hervorheben:

1. Wenn das Unternehmen groß ist, geben Sie an, dass die Arbeitszeittabelle nach Abteilungen erstellt wird. Das heißt, in jeder Abteilung gibt es einen zugewiesenen einzelner Mitarbeiter Wer wird die von den Abteilungsmitarbeitern geleistete Arbeitszeit im Auge behalten?
2. Eine Beschreibung der Struktur zur Auswahl des verantwortlichen Mitarbeiters, der den Prozess der Führung der Anwesenheitsaufzeichnungen aller Mitarbeiter der Organisation durchführt, wird entwickelt;
3. Erstellen Sie eine Beschreibung aller zusätzlichen Codes, die zur Feststellung der Abwesenheit oder der Rückkehr eines Mitarbeiters an den Arbeitsplatz verwendet werden können (in den meisten Fällen geben die Codes den Grund für die Abwesenheit an);
4. Definieren vollständige Bestellung Ausfüllen des Abrechnungsformulars: Geben Sie an, wie sich die Tatsachen An-/Abwesenheit, Verspätung, Gründe für die Abwesenheit usw. widerspiegeln;
5. Bestimmen Sie ein Verfahren, das dabei hilft, Exit-/Non-Exit-Daten in nicht standardmäßigen Situationen widerzuspiegeln.

Methoden zum Ausfüllen des T-13-Formulars, grundlegende Codes zum Ausfüllen der Arbeitszeittabelle

Werden gebildet Verschiedene Optionen Registrierung eines Formulars zur Erfassung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit. Hierbei kann es sich um eine Widerspiegelung aller Daten für jeden Tag handeln, wobei Daten angegeben werden müssen, die sich auf die An- oder Abwesenheit von Mitarbeitern beziehen. Es gibt auch eine zweite Möglichkeit zum Ausfüllen des Dokuments, bei der nur Abweichungen von der Norm angegeben werden. Das heißt, es wird tatsächlich eine Beschreibung von Abwesenheiten und Verspätungen erstellt.

Es werden zwei Varianten von Codes bestimmt, anhand derer Informationen im Zeugnis wiedergegeben werden. Erinnern wir uns daran, dass es sich bei der Arbeitszeittabelle um eine spezielle Tabelle handelt, in der es einfach unmöglich ist, alle Daten schriftlich anzugeben. Daher gibt es allgemein anerkannte Codes, mit deren Verwendung Sie den Stundenzettel schnell und einfach ausfüllen können.

• Anwesenheit der Mitarbeiter bei Arbeitsplatz an einem klar definierten Tag wird es mit dem Buchstaben „I“ oder mit dem digitalen Code 01 angezeigt;
• Die Standardurlaubsoption, die durch den Zeitplan der Organisation bestimmt wird und als jährlich bezahlt gilt, wird im „OT“-Blatt oder mit einem digitalen Wert – 09 – vermerkt;
• Wenn es sich um Urlaub handelt, der Frauen während der Schwangerschaft und Geburt gewährt wird, wird die Buchstabenbezeichnung „P“ verwendet, oder die digitale Bezeichnung ist 14;
• Wenn ein Mitarbeiter Urlaub im Zusammenhang mit der Betreuung eines kleinen Kindes erhält, wird „OL“ oder 15 angegeben;
• Urlaub ohne Bezahlung, also auf eigene Kosten, ist mit „VOR“ oder 16 gekennzeichnet;
• Wird ein Mitarbeiter auf eine Geschäftsreise geschickt, wird der Buchstabe „K“ angegeben und im digitalen Wert als 06 vermerkt;
• Kommt es zu einer Abwesenheit vom Arbeitsplatz, wird unter Berücksichtigung der Tatsache, dass die Umstände dieses Ereignisses noch nicht bekannt sind, „NN“ mit einem digitalen Wert von 30 angegeben;
• Der Krankheitsurlaub wird im Dokument als „B“ oder 19 ausgewiesen.

Das Dokument muss Angaben zum Arbeitgeber enthalten. Im Kopfteil müssen Sie den Namen der Organisation und Informationen zum OKPO-Code eingeben. Darüber hinaus wird der Name der Abteilung angegeben, wenn es sich um ein Zeugnis handelt, das für eine klar definierte Abteilung des Unternehmens ausgefüllt wird. Die Informationen werden in Form des Datums und der Dokumentnummer angegeben, d. h. anhand dieser Informationen können Sie den genauen Zeitraum des Dokuments ermitteln.

Im Folgenden finden Sie Informationen zum Mitarbeiter. Jedem Mitarbeiter wird eine bestimmte Personalnummer zugewiesen. Diese Nummer wird anschließend zur Erstellung aller weiteren internen Dokumente des Unternehmens verwendet. Anzugeben sind Angaben zur Position und individuelle Angaben zum Mitarbeiter (vollständiger Name). In bestimmten Unternehmen werden in dieser Spalte auch Informationen darüber angezeigt, auf welcher Grundlage der Mitarbeiter im Unternehmen eingestellt wurde, d. h. die Einzelheiten des Auftrags zur Einstellung der Stelle werden angegeben.

Der Stundenzettel enthält alle Daten zu den Arbeitszeiten aller Mitarbeiter (pro Person). Das heißt, in der Spalte für jeden Mitarbeiter wird täglich eine Beschreibung aller Daten zu Anwesenheit, Abwesenheit, Urlaub, arbeitsfreiem Tag usw. gebildet. Alle Daten werden in alphabetischen oder numerischen Werten angegeben.

Das Dokument spiegelt auch die Gesamtzahl der im Unternehmen geleisteten Arbeitstage und -stunden wider, wobei alle im Stundenzettel angegebenen Daten zur Arbeitszeit berücksichtigt werden. Die zweite und vierte Zeile, die sich unterhalb der Anwesenheitszeilen befinden, bestimmen die Notwendigkeit der Angabe der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit in Stunden. Diese Zeilen dürfen nicht im Dokument enthalten sein, daher gilt ihre Ausfüllung nicht als obligatorisch.

Das Dokument verfügt über eine Spalte, in der Sie alle Daten zu Nichterscheinen eintragen können. Das heißt, hier werden tatsächlich Informationen wiedergegeben, die sich auf die Gründe beziehen, die zur Grundlage für die Abwesenheit des Arbeitnehmers von seinem Arbeitsplatz an einem bestimmten Tag wurden. Das Dokument enthält eine Angabe über die Stunden, in denen der Arbeitnehmer vom Unternehmen abwesend war. Außerdem wird angegeben, wie viele Tage der Arbeitnehmer aus dem einen oder anderen Grund abwesend war (z. B. hat der Arbeitnehmer zehn Tage lang nicht gearbeitet, 4 Tage wegen einer Dienstreise und 6 Tage wegen Urlaub auf eigene Kosten).

Nach der Erstellung des T-13-Formulars durch den zuständigen Mitarbeiter erfolgt zwangsläufig die Unterzeichnung des Dokuments, die ihm tatsächlich rechtliche Bedeutung verleiht und es dann zu einer Art Grundlage für die Ansammlung von Geldern in Form von Löhnen macht. Das Dokument wird von der verantwortlichen Person, dem Abteilungsleiter sowie einem Mitarbeiter der Personalabteilung unterzeichnet.

Der Urlaub ist auf dem Arbeitszeitkontrollblatt anzugeben. IN in diesem Fall wird festgelegt, welche Art von Urlaub gewährt wird, und die Daten angegeben, an denen die Person diesen Urlaub nimmt. Es gibt verschiedene Buchstabenbezeichnungen, die in das Dokument eingetragen werden. Die Standardoption ist ein weiterer Urlaub, der mit „VON“ gekennzeichnet ist, aber wenn wir darüber sprechen zusätzlicher Urlaub, die vom Arbeitgeber gezahlt wird, ist mit „OD“ gekennzeichnet. Wird der Urlaub nicht bezahlt, wird „VOR“ angezeigt. Oftmals führen Arbeiter parallel aus Fernstudium, und für die Studienzeit – Sitzungen – wird bezahlter Urlaub gewährt, der in den Unterlagen als „U“ ausgewiesen ist. Es gibt Situationen, in denen ein Arbeitnehmer an einer Schulung teilnimmt, aber weiterhin seinen direkten Aufgaben im Unternehmen oder Betrieb nachkommt; in diesem Fall ist die Verwendung eines verkürzten Arbeitstages vorgesehen, und im Abrechnungsblatt wird dieser Umstand in Form des Formulars widergespiegelt Buchstabenwert „UV“. Der mit der Geburt verbundene Urlaub sowie die Schwangerschaft werden mit dem Wert „P“ und für die Kinderbetreuung mit „OZ“ angegeben. In bestimmten Fällen wird auch unbezahlter Urlaub gewährt, in diesem Fall wird der Buchstabenwert „OZ“ gebildet.

Wie wird die Abwesenheit vom Arbeitsplatz gekennzeichnet?

Für die Anzeige einer vorübergehenden Abwesenheit vom Arbeitsplatz steht außerdem ein spezieller Code zur Verfügung. Alle Daten im Stundenzettel werden in Buchstabenform angezeigt, sodass die Buchhaltungsmitarbeiter alle Feinheiten der Berechnung klar erkennen können Löhne, und notwendigerweise Urlaubsgeld und Krankengeld. Wenn eine Person nicht zur Arbeit geht, aber mitteilt, dass sie krank ist, wird eine vorübergehende Behinderung unter dieser Bedingung durch den Buchstaben „B“ angezeigt. Es gibt Situationen, in denen es zu einer Entlassung aus dem Berufsleben kommt. Auf dem Zeugnis ist „NB“ vermerkt. Wenn das Unternehmen den Lohn nicht zahlt, hat der Arbeitnehmer gemäß den gesetzlichen Bestimmungen das Recht, seiner Arbeit nicht nachzukommen und die im Arbeitsvertrag festgelegten Verpflichtungen nicht zu erfüllen. Diese Tatsache spiegelt sich im Zeugnis mit den Buchstaben „NZ“ wider, was tatsächlich auf eine Arbeitsunterbrechung aufgrund der Nichterfüllung aller Zahlungsverpflichtungen des Arbeitgebers für die geleistete Arbeit hinweist. Wenn die Entlassung aus dem Berufsleben mit Abgrenzung der Zahlung vom Arbeitgeber erfolgt, wird in diesem Fall der Wert „ABER“ angegeben, der es den Buchhaltern ermöglicht, den Zahlungsbetrag abzurechnen Arbeitstätigkeit unter Berücksichtigung der Tatsache, dass der Arbeitnehmer an bestimmten Arbeitstagen nicht anwesend war.

Wie werden Ausfallzeiten im Zeugnis vermerkt?

Es sollte unbedingt beachtet werden, dass es in Unternehmen so etwas wie Ausfallzeiten gibt. Das heißt, der Arbeitnehmer ist zwar an seinem Arbeitsplatz anwesend, bestimmte Arbeitsvorgänge werden jedoch nicht durchgeführt. In diesem Fall enthält der Arbeitsvertrag zunächst Daten, die die Struktur der Lohnberechnung für den Fall festlegen, dass Ausfallzeiten auf ein Verschulden des Arbeitnehmers, des Arbeitgebers oder aus Gründen zurückzuführen sind, die nicht vom Arbeitnehmer oder Arbeitgeber zu vertreten sind. Die Arbeitszeittabelle enthält auch Daten zu Ausfallzeiten. Wenn die Ausfallzeit durch ein Verschulden des Arbeitnehmers verursacht wird, wird „VP“ angegeben, wenn ein Verschulden des Arbeitgebers vorliegt, wird „VR“ angegeben, wenn die Ausfallzeit jedoch durch andere Faktoren verursacht wird, wird „NP“ angegeben.

Gemäß dem Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation müssen Arbeitnehmer freie Tage erhalten. In bestimmten Fällen fallen die freien Tage jedoch nicht auf das Wochenende des Arbeitnehmers, d. h. der Arbeitnehmer muss am Wochenende arbeiten, jedoch in erhöhtem Umfang. Das Gesetz sieht vor, dass ein Arbeitnehmer, der an Feiertagen und Wochenenden arbeitet, einen höheren Lohn erhält. Kommt es aufgrund eines arbeitsfreien Tages zu Fehlzeiten, wird im Stundenzettel „B“ vermerkt; ist der arbeitsfreie Tag unvollständig, wird „NV“ angegeben. Der Arbeitgeber kann auch einen zusätzlichen freien Tag gewähren, der bei Bezahlung auf dem „OB“-Blatt vermerkt wird. Wenn der zusätzliche freie Tag nicht bezahlt wird, wird dies im Dokument mit den Buchstaben „NV“ ausgewiesen.

Nicht standardmäßige Situationen beim Ausfüllen einer Arbeitszeittabelle

Es gibt ungewöhnliche Situationen, in denen Spezialisten nicht wissen, wie sie bestimmte Werte im Abrechnungsblatt richtig markieren. Stellen Sie sich zum Beispiel eine Situation vor, in der ein Mitarbeiter gerade erkrankt ist Jahresurlaub. Die Gesetzgebung sieht vor, dass bei Krankheit eines Arbeitnehmers im Urlaub eine Krankenstandsbescheinigung ausgestellt wird und der Urlaub um einen genau festgelegten Zeitraum verlängert wird, der gegebenenfalls durch die Krankenstandsbescheinigung bestimmt wird. Das Zeugnis ist mit „B“ anstelle von „OT“ gekennzeichnet. Kehrt der Arbeitnehmer nach dem Urlaub nicht zur Arbeit zurück, wird „NN“ angegeben, d. h. es wird darauf hingewiesen, dass die Abwesenheit aus unbekanntem Grund erfolgte. Nach Vorlage von Unterlagen, die das Vorliegen eines triftigen Grundes für das Nichterscheinen belegen, z. B. Krankheitsurlaub, wird im Zeugnis „B“ anstelle von „NN“ eingetragen.

Wo finde ich Codes zum Ausfüllen des T-13-Formulars?

Bei der Erstellung des T-13-Formulars werden die Buchstabenwerte verwendet. Da es einfach unrealistisch ist, alles in Worten anzugeben. Am häufigsten werden bereits entwickelte Ergänzungen in Form von Codes verwendet, die in Anhang 1 der offiziellen Verordnung des Föderalen Steuerdienstes Russlands vom 10. September 2015 Nr. ММВ-7-11/387@ enthalten sind. Der Manager kann jedoch eigene Codewerte entwickeln. In diesem Fall wird eine besondere Ergänzung zu den Anweisungen zur Erstellung des Stundenzettels in Form einer recht einfachen Tabelle erstellt.

Was sind die Unterschiede zwischen den T-13- und T-12-Uniformen?

Wie Sie bereits wissen, gibt es zwei ausgereifte Formulare des Dokuments, und der Gesetzgeber schränkt den Arbeitgeber nicht in der Wahl des Formulars ein, das im Rahmen der Arbeitszeiterfassung ausgefüllt werden kann. Diese Formen sind nahezu identisch, es gibt jedoch dennoch gewisse Unterschiede. Die Praxis zeigt, dass moderne Arbeitgeber am häufigsten dem T-13-Formular den Vorzug geben, da es einfacher vorzubereiten ist.

Formunterschiede:

1. Das Formular T-12 enthält auch Spalten für die Tage des Monats, die sich auf einen klar definierten Mitarbeiter beziehen, diese Zeilen sind jedoch horizontal angeordnet. Das T-13-Formular ist in zwei Teile geteilt und parallel. Das heißt, im T-13-Formular geben Sie in den ersten Zeilen alle Daten zur Besuchsarbeit an, in den zweiten Zeilen geben Sie die Gesamtarbeitszeit in Stunden an. Es ist bequemer;
2. Es sollte auch erwähnt werden, dass für jeden Mitarbeiter im T-13-Formular vier Zeilen zu den Gründen für die Abwesenheit vom Arbeitsplatz vorgesehen sind, sodass Sie alle Nuancen der Abwesenheit und Anwesenheit kontrollieren können gute Gründe. Im T-12-Formular werden solche Daten ebenfalls wiedergegeben, ihnen sind jedoch nur zwei Zeilen zugeordnet;
3. Das Formular T-13 enthält einen Schlussteil, der im Formular T-12 nicht enthalten ist. Tatsächlich spiegelt die erste Option nicht nur Informationen über die An- und Abwesenheit jedes Mitarbeiters wider, sondern auch die Codes der Zahlungsarten, was es Buchhaltern ermöglicht, sich schnell bei der Berechnung der Bezahlung für geleistete Arbeit zurechtzufinden.

In dem angegebenen Formular gibt es eine spezielle Abteilung, die alle Daten über den Mittelzufluss als Vergütung für Tätigkeiten unter Berücksichtigung der geleisteten Arbeitszeit, Urlaubsgeld, Abwesenheiten usw. widerspiegelt. Das heißt, indem alle erfassten Daten angegeben werden Gesamtarbeitszeit, die Gelegenheit wird korrekt und schnell genug gebildet Geld in der Buchhaltung. Das Dokument muss Codes enthalten Barzahlung. Diese Codes werden ausschließlich in digitalen Werten angegeben:

• 2000 - aufgelaufene Löhne werden in Form von Löhnen bereitgestellt;
• 2012 – die Höhe des Urlaubsgeldes, die durch den nächsten Urlaubsplan für jeden Mitarbeiter bestimmt wird.

In diesem Abschnitt wird auch unbedingt das entsprechende Konto angegeben, also ein Spezialkonto, von dem alle Kosten für die Bezahlung von Aktivitäten abgeschrieben werden.

Unter Berücksichtigung wird auch die Anzahl der geleisteten Arbeitstage bzw. Arbeitsstunden angegeben bestimmter Typ Löhne. Beispielsweise werden Regelarbeitszeiten (Anwesenheitstage) sowie Informationen zum Reise- und Urlaubsgeld erfasst. Der Code der Zahlungsart und die Kontonummer, von der aus die Gutschrift der Zahlung für bestimmte Arbeitsstunden des Mitarbeiters durchgeführt wird.

Schlussfolgerungen

Ein Zeugnis ist ein Pflichtdokument, das in jedem Unternehmen ausgefüllt werden muss. Schließlich werden auf Basis dieses Dokuments folgende Prozesse durchgeführt:

• Überwachung der Arbeit aller Spezialisten im Unternehmen;
• Überwachung der pünktlichen Anwesenheit während der Arbeitszeit;
• Kontrolle der geleisteten Arbeitsstunden unter Berücksichtigung der Möglichkeit einer korrekten Lohnberechnung.

Mit anderen Worten, der Stundenzettel ist ein Dokument, bei dessen Verwendung der Vorgesetzte alle notwendigen Daten über die Verantwortung der Mitarbeiter und deren Erfüllung der Bedingungen des Arbeitsvertrags erhält, sowie Besetzungstisch. Und Buchhalter haben auf der Grundlage dieses Dokuments die Möglichkeit, die Löhne korrekt zu berechnen, um alle arbeitsrechtlichen Normen einzuhalten.

Der Gesetzgeber stellt keine strengen Anforderungen an die Erstellung eines Formulars zur ordnungsgemäßen Arbeitszeiterfassung, sondern bestimmt die Notwendigkeit dieser Erfassung. Es gibt zwei entwickelte Formen, deren Nuancen wir oben mit Ihnen besprochen haben; eigentlich muss man sie nur studieren diese Information um zu lernen, wie man selbst ein Dokument verfasst. Es ist auch zu beachten, dass es spezielle Programme gibt, mit denen Sie die Arbeitszeiterfassung vereinfacht durchführen können; um die Nuancen und Funktionen solcher Programme zu studieren, laden wir Sie ein, sich dieses Video anzusehen.

Das Arbeitsrecht verpflichtet Arbeitgeber, Aufzeichnungen über die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit zu führen. Unabhängig davon müssen Organisationen die geleisteten Arbeitsstunden erfassen Rechtsstellung Und Einzelunternehmer. Speziell zu diesem Zweck hat das staatliche Statistikkomitee die Formulare N T-12 und N T-13 entwickelt und genehmigt.

Wir stellen Ihnen eine Anleitung zum Ausfüllen zur Verfügung, die Ihnen hilft, die Daten korrekt wiederzugeben und den Stundenzettel sinnvoll zu nutzen.

Warum benötigen Sie einen Stundenzettel?

Das durch den Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses vom 5. Januar 2004 Nr. 1 genehmigte Arbeitszeitblatt hilft der Personaldienst- und Buchhaltungsabteilung des Unternehmens:

• die vom Arbeitnehmer geleistete bzw. nicht geleistete Arbeitszeit berücksichtigen;
• Überwachung der Einhaltung des Arbeitsplans (Anwesenheit, Abwesenheit, Verspätung);
• über offizielle Informationen über die von jedem Mitarbeiter geleistete Arbeitszeit verfügen, um die Löhne zu berechnen oder statistische Berichte zu erstellen.

Es hilft dem Buchhalter, die Rechtmäßigkeit der Abgrenzung oder Nichtabgrenzung von Löhnen und Vergütungsbeträgen für jeden Mitarbeiter zu bestätigen. Der Personalverantwortliche muss die Anwesenheit überwachen und ggf. die gegen den Mitarbeiter verhängte Strafe begründen.

Unter einem Stundenzettel versteht man die Formulare von Dokumenten, die einem Arbeitnehmer bei der Entlassung zusammen mit ausgestellt werden Arbeitsmappe auf seinen Antrag (Artikel 84.1 der Abgabenordnung der Russischen Föderation).

Es ist zu beachten, dass die einheitlichen Formen der Stundenzettel N T-12 und N T-13 ab dem 1. Januar 2013 nicht mehr verwendet werden müssen. Arbeitgeber sind jedoch verpflichtet, Aufzeichnungen zu führen (Artikel 91 Teil 4 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Organisationen und Einzelunternehmer können die Zeit, die Mitarbeiter bei der Arbeit verbringen, auf andere Weise kontrollieren. Tatsächlich ist das von Gostkomstat entwickelte Formularformat jedoch recht praktisch und wird weiterhin überall verwendet.

Wer führt das Stundenzettel in der Organisation?

Gemäß den Anweisungen zur Verwendung und zum Ausfüllen von Formularen für primäre Buchhaltungsdokumente:

• der Arbeitszeitnachweis für 2019 wird von einer befugten Person erstellt und geführt;
• das Dokument wird vom Abteilungsleiter und dem Personalmitarbeiter unterzeichnet;
• Anschließend wird es an die Buchhaltung weitergeleitet.

Wie wir sehen, legen die Regeln nicht die Position des Mitarbeiters fest, der die Arbeitszeittabelle führt. Die Geschäftsführung hat das Recht, jeden mit der Ausführung dieser Aufgabe zu beauftragen. Hierzu wird ein Auftrag unter Angabe der Position und des Namens der verantwortlichen Person erteilt. Erfolgt kein Auftrag zur Einstellung eines solchen Arbeitnehmers, so ist die Pflicht zur Führung von Aufzeichnungen im Arbeitsvertrag festzulegen. Andernfalls ist es rechtswidrig, von einem Mitarbeiter die Führung von Aufzeichnungen zu verlangen. In großen Organisationen wird in jeder Abteilung ein solcher Mitarbeiter ernannt. Er füllt das Formular innerhalb eines Monats aus, übergibt es dem Abteilungsleiter zur Unterschrift, der wiederum das Formular nach Prüfung der Daten an den Personalreferenten weitergibt. Der Mitarbeiter der Personalabteilung prüft die Angaben, füllt auf dieser Grundlage die für seine Arbeit notwendigen Unterlagen aus, unterschreibt den Stundenzettel und übergibt ihn an den Buchhalter.

In kleinen Unternehmen wird eine so lange Kette nicht eingehalten – die Abrechnung wird von einem Personalmitarbeiter geführt und dann sofort an die Buchhaltung weitergeleitet.

Was ist der Unterschied zwischen den Formularen N T-12 und N T-13 Arbeitszeittabellen?

Zwei zugelassene Themenformen unterscheiden sich; eine davon (T-13) wird in Institutionen und Unternehmen verwendet, in denen ein spezielles Drehkreuz installiert ist – ein automatisches System, das die Anwesenheit der Mitarbeiter kontrolliert. Und das T-12-Formular gilt als universell und enthält darüber hinaus einen zusätzlichen Abschnitt 2. Es kann Abrechnungen mit Arbeitnehmern über Löhne widerspiegeln. Aber wenn das Unternehmen Zahlungen mit Personal als abrechnet getrennte Arten Buchhaltung bleibt Abschnitt 2 einfach leer.

Ausfüllen eines Stundenzettels

Es gibt zwei Möglichkeiten, den Stundenzettel auszufüllen:

• kontinuierliche Besetzung – alle An- und Abwesenheiten werden täglich erfasst;
• Auffüllen bei Abweichungen – nur Verspätungen und Nichterscheinen werden vermerkt.

Lassen Sie uns als Beispiel eine Anleitung zum Ausfüllen des T-13-Formulars mit der kontinuierlichen Ausfüllmethode geben.

Schritt 1 – Name der Organisation und Struktureinheit

Geben Sie oben den Namen des Unternehmens (vollständiger Name des einzelnen Unternehmers) und den Namen der Struktureinheit ein. Dies kann eine Vertriebsabteilung, eine Marketingabteilung, eine Produktionsabteilung usw. sein.

Schritt 2 – OKPO-Code

OKPO ist ein gesamtrussischer Klassifikator von Unternehmen und Organisationen. Es ist in Rosstat-Datenbanken enthalten und besteht aus:

• 8 Ziffern für juristische Personen;
• 10 Ziffern für Einzelunternehmer.

Schritt 3 – Dokumentnummer und Erstellungsdatum

• Die Belegnummer wird der Reihe nach vergeben.
• Als Erstellungsdatum gilt in der Regel der letzte Tag des Berichtsmonats.

Schritt 4 – Berichtszeitraum

Die Arbeitszeitnachweise werden pro Monat eingereicht – in unserem Fall der Zeitraum vom ersten bis zum letzten Tag im August.

Schritt 5 – Mitarbeiterinformationen

Für jeden Abteilungsmitarbeiter wird eine eigene Zeile ausgefüllt.

• Seriennummer im Zeugnis.
• Nachname und Position des Mitarbeiters.

• Jedem Mitarbeiter ist eine Personalnummer zugeordnet, die in allen internen Buchhaltungsbelegen verwendet wird. Es verbleibt beim Arbeitnehmer während der gesamten Beschäftigungszeit in der Organisation und wird nach der Entlassung mehrere Jahre lang nicht auf eine andere Person übertragen.

Schritt 6 – Angaben zur Anwesenheit und Stundenzahl

Um Informationen zur An- und Abwesenheit von Mitarbeitern auszufüllen, werden abgekürzte Symbole verwendet. Eine Auflistung davon finden Sie am Ende des Artikels in einem separaten Absatz. In unserem Beispiel für Mitarbeiter Petrov A.A. 4 verwendete Abkürzungen:

• I – Anwesenheit (bei Anwesenheit wird die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden in der unteren Zelle erfasst);
• An einem Wochenende;
• K - Geschäftsreise;
• OT - Urlaub.

Schritt 7 – Gesamtzahl der Tage und Stunden für den Monat

• Geben Sie in der 5. Spalte die Anzahl der geleisteten Arbeitstage und -stunden für jeden halben Monat an.

• In der 6. Spalte steht die Gesamtzahl der Tage und Stunden für den Monat.

Schritt 8 – Informationen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung

Der Zahlungsartencode bestimmt die konkrete Art der Barzahlung, verschlüsselt in Zahlen. Volle Liste Codes finden Sie am Ende des Artikels. Das Beispiel verwendet:

• 2000 - Gehalt (Lohn);
• 2012 - Urlaubsgeld.

• Das entsprechende Konto ist ein Buchhaltungskonto, von dem Kosten für eine bestimmte Vergütungsart abgeschrieben werden. In unserem Fall ist das Konto für die Abschreibung von Gehältern, Reisekosten und Urlaubsgeld das gleiche.

• Spalte 9 gibt die Anzahl der geleisteten Arbeitstage bzw. -stunden für jede Vergütungsart an. In unserem Fall werden in der oberen Zelle die Anwesenheits- und Dienstreisetage und in der unteren Zelle die Urlaubstage eingetragen.

Wenn eine Vergütungsart (Gehalt) für alle Arbeitnehmer im Monat gilt, werden oben der Code der Zahlungsart und die Kontonummer geschrieben, die Spalten 7 und 8 bleiben leer und geben nur die geleisteten Tage bzw. Stunden an in Spalte 9. So:

Schritt 9 – Informationen über die Gründe und den Zeitpunkt des Nichterscheinens

Die Spalten 10-12 enthalten den Code für den Abwesenheitsgrund und die Anzahl der Abwesenheitsstunden. In unserem Beispiel war der Mitarbeiter 13 Tage abwesend:

• 3 Tage - aufgrund einer Geschäftsreise;
• Ich war 10 Tage im Urlaub.

Schritt 10 – Unterschriften der Verantwortlichen

Das Abrechnungsblatt wird am Ende des Monats unterzeichnet:

• Mitarbeiter, der für die Wartung verantwortlich ist;
• Abteilungsleiter;
• Personalarbeiter.

So vermerken Sie den Urlaub auf einer Arbeitszeittabelle

Bevor Sie den Urlaub auf Ihrem Stundenzettel vermerken, ist es wichtig, die folgenden Punkte zu wissen:

• welche Art von Urlaub soll angegeben werden?
• Urlaubszeit – von welchem ​​Datum bis zu welchem ​​Datum ruht sich der Arbeitnehmer aus;
• Nach welcher Methode wird der Stundenzettel ausgefüllt – kontinuierlich oder werden nur Abweichungen erfasst?

Verschiedene Urlaubsarten werden im Zeugnis durch folgende Abkürzungen gekennzeichnet:

	regelmäßiger bezahlter Urlaub
	zusätzlich bezahlt
	administrativ (ohne Gehalt zu sparen)
	Ausbildung mit Gehaltseinbehalt
	Training on the Job (verkürzter Tag)
	Bildung, ohne Gehalt zu sparen
	für Schwangerschaft und Geburt
	Kinderbetreuung bis 3 Jahre
	ohne Gehaltseinsparung in den gesetzlich vorgesehenen Fällen
	zusätzlich ohne Gehaltseinsparung

Bei Verwendung beider Methoden zum Ausfüllen des Stundenzettels Symbol Der Urlaubsurlaub wird für jeden Tag der Abwesenheit des Mitarbeiters erfasst. Lediglich bei der kontinuierlichen Methode werden die verbleibenden Tage mit Weichen gefüllt (Bedingungscode „I“), bei der Methode der Berücksichtigung von Abweichungen bleiben sie leer.

Weitere Bezeichnungen und Codes in der Tabelle

Die im Stundenzettel verwendeten Buchstabenbezeichnungen stellen wir in Tabellenform dar.

Anwesenheit am Arbeitsplatz:

Abwesenheit vom Arbeitsplatz:

	vorübergehende Erwerbsunfähigkeit (Krankheitsurlaub) mit Auszahlung der Leistungen
	vorübergehende Erwerbsunfähigkeit ohne Leistungszahlung
	verkürzte Arbeitszeiten in den gesetzlich vorgesehenen Fällen
	erzwungene Abwesenheit wegen rechtswidriger Entfernung (Entlassung)
	Nichterscheinen im Zusammenhang mit der Wahrnehmung staatlicher (öffentlicher) Aufgaben
	Abwesenheit ohne triftigen Grund
	Teilzeitmodus
	Wochenenden und Feiertage
	zusätzlicher bezahlter freier Tag
	zusätzlicher unbezahlter freier Tag
	schlagen
	unbekannter Grund für die Abwesenheit
	Ausfallzeiten aufgrund eines Verschuldens des Arbeitgebers
	Ausfallzeiten aus Gründen, die außerhalb der Kontrolle von irgendjemandem liegen
	Ausfallzeiten aufgrund eines Verschuldens des Arbeitnehmers
	Suspendierung von der Arbeit (bezahlt)
	Kündigung ohne Gehaltseinbehalt
	Aussetzung der Arbeit im Falle einer Gehaltsverzögerung

Wir werden nur geben grundlegende digitale Codes der Vergütungsarten (Volle Liste- in der Verordnung des Föderalen Steuerdienstes Russlands vom 13. Oktober 2006 N SAE-3-04/):

Ausgefüllter Musterstundenzettel

Das Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation (Artikel 91) legt die Verpflichtung des Arbeitgebers fest, Aufzeichnungen über die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit zu führen. Zu diesem Zweck werden einheitliche Formulare des Arbeitszeitblatts für 2019 (TURV) bereitgestellt, genehmigt durch den Beschluss Nr. 1 des Staatlichen Statistikausschusses vom 5. Januar 2004. Die Verwendung dieser Formulare ist nicht obligatorisch, sodass der Arbeitgeber seine eigenen entwickeln kann eigen. Am häufigsten wird das Formular Nr. T-13 verwendet, da es zur automatisierten Verarbeitung von Anmeldeinformationen dient. Nachfolgend finden Sie das Formular des Arbeitszeitnachweises 2019.

Mit Beschluss des Finanzministeriums der Russischen Föderation vom 30. März 2015 Nr. 52n wurde das OKUD-Formular 0504421 zur Verwendung durch Behörden genehmigt Staatsmacht (Regierungsbehörden), lokale Selbstverwaltungsorgane, Verwaltungsorgane staatlicher außerbudgetärer Mittel, staatliche (kommunale) Institutionen. Die gleiche Verordnung regelt das Verfahren für deren Ausfüllen und Antragstellung. Wir empfehlen Ihnen, das entsprechende Formular auszuwählen und den Stundenzettel herunterzuladen (einfaches Formular).

Formular T-12

Formular T-13

Formular OKUD 0504421

So erfassen Sie die geleistete Arbeitszeit

Für jede Dauer Arbeitstag, unabhängig von den installierten Modi, Arbeitszeit kann auf zwei Arten in der Abrechnungstabelle widergespiegelt werden:

• Methode der kontinuierlichen Erfassung der Anwesenheit und Abwesenheit vom Arbeitsplatz;
• indem nur Abweichungen (Nichterscheinen, Überstunden usw.) erfasst werden.

Bei unveränderter Länge des Arbeitstages (Schicht) können aufgrund der Bedingungen nur Abweichungen erfasst werden Arbeitsvertrag oder interne Regeln Arbeitsvorschriften Für jeden Arbeitstag wird die Anzahl der Arbeitsstunden ermittelt.

Für den Fall, dass die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden an verschiedenen Tagen (Schichten) unterschiedlich sein kann, beispielsweise bei der Erfassung der Gesamtarbeitszeit, sollte die kontinuierliche Erfassungsmethode verwendet werden. Dies ermöglicht es, nach Ablauf des Abrechnungszeitraums mögliche Überstunden zu erkennen und die weitere Beteiligung des Arbeitnehmers an der Arbeit im Rahmen der für diese Kategorie festgelegten Norm für die geleistete Arbeitszeit anzupassen.

Vermerke auf dem Arbeitszeitblatt über die Gründe der Abwesenheit vom Arbeitsplatz, Arbeiten während der Arbeitszeit halber Tag oder auf Initiative des Arbeitnehmers oder Arbeitgebers werden Arbeitszeitverkürzungen usw. auf der Grundlage ordnungsgemäß erstellter Dokumente (Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, Bescheinigung über die Erfüllung staatlicher oder öffentlicher Aufgaben, schriftliche Abmahnung vor Ausfallzeiten, Antrag auf Teilzeitbeschäftigung) vorgenommen. Arbeitszeit, schriftliche Zustimmung des Arbeitnehmers in gesetzlich vorgesehenen Fällen usw.).

So füllen Sie den Arbeitszeitkalender (Blatt) für 2019 aus

Bei der Zusammenstellung müssen Sie sich an den Anweisungen zur Verwendung und zum Ausfüllen von Formularen der primären Buchhaltungsdokumentation zur Erfassung der Arbeit und ihrer Bezahlung orientieren, die durch den Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses Russlands vom 5. Januar 2004 Nr. 1 genehmigt wurden (im Folgenden: siehe Anleitung). In diesem Fall werden sie verwendet. Bei der Darstellung der geleisteten Arbeitszeit wird also neben dem Nachnamen des Arbeitnehmers ein alphabetischer (I) oder numerischer (01) Code eingegeben und in den unteren Zeilen wird die Dauer der geleisteten Arbeit angegeben. Fällt die planmäßige Arbeit in die Nacht, ist es möglich, das Formular durch Spalten zur Angabe der notwendigen Angaben zu ergänzen.

Beispiel für das Ausfüllen des OKUD-Formulars 0504421

Wer füllt den Stundenzettel aus?

Der Stundenzettel, dessen Blankoformular Sie oben herunterladen können, wird von einer autorisierten Person ausgefüllt. Wenn die TURV für jede Abteilung der Organisation separat geführt wird, empfiehlt es sich, bei der Ernennung einer verantwortlichen Person eine Anordnung mit Angabe der Position, des Nachnamens, des Vornamens und des Vatersnamens des für die Erstellung des Stundenzettels verantwortlichen Mitarbeiters zu erteilen strukturelle Abteilung und die Person, die ihn während seiner Abwesenheit vertritt.

Musterauftrag zur Benennung eines Verantwortlichen

Wochenenden und Feiertage im Zeugnis für 2019

Sie spiegeln sich entsprechend wider, wo alle etabliert sind Feiertage und ihre Übertragungen gemäß Regierungsverordnungen. Die freien Tage für verschiedene Mitarbeiterkategorien variieren je nach dem für sie festgelegten Arbeitsplan. Der Feiertagsabrechnungscode im Dokument kann unterschiedlich sein. Es hängt davon ab, wie die Organisation diese Tage bezahlt und auf welcher Grundlage sie bereitgestellt werden.

Ein freier Tag gemäß dem Zeitplan des Mitarbeiters wird durch einen Buchstabencode (B) oder einen Zahlencode (26) gekennzeichnet. Es hat keinen Einfluss auf die festgelegten Löhne.

Erhalten Mitarbeiter auf Initiative des Unternehmens einen zusätzlichen freien Tag und reduziert das Unternehmen für sie den monatlichen Arbeitssatz, erhalten die Mitarbeiter das volle Gehalt und diese Tage werden vom Unternehmen nicht bezahlt. Für solche Tage enthält die Arbeitszeittabelle einen alphabetischen (B) oder numerischen (26) Code.

Ein weiterer Fall, in dem ein Unternehmen einen zusätzlichen freien Tag einrichtet, ist, wenn Mitarbeiter einen freien Tag nehmen und das Unternehmen diese Tage nach dem Durchschnitt vergütet. Es stellt sich heraus, dass Arbeitnehmer ein Gehalt für geleistete Arbeitstage und ein Durchschnittsgehalt für zusätzlich bezahlte freie Tage erhalten. Für einen solchen Fall enthält das Zeugnis einen alphabetischen (OB) oder numerischen (27) Code.

Aufbewahrungsfrist für Stundennachweise

Eine solche Abrechnungstabelle ist ein Dokument Personalüber die Arbeitsorganisation, für die Art. 22.1 des Gesetzes über Archivangelegenheiten sieht eine besondere Aufbewahrungsfrist vor, nämlich:

• fünf Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem es erstellt wurde, wenn in der Arbeitszeittabelle nur die Arbeit der Arbeitnehmer berücksichtigt wurde, die in arbeiten normale Bedingungen Arbeit;
• 50 Jahre ab dem Datum der Erstellung des TURV, wenn darin die Arbeit von Arbeitnehmern berücksichtigt wurde, die schädliche oder gefährliche Arbeiten verrichten.

Buchhaltung und Steuern

Basierend auf den in der Tabelle angegebenen Daten berechnet die Buchhaltung die Löhne und verschiedene Sozialleistungen. Diese Daten wirken sich auch auf die Zahlung von Steuern aus. Achten wir auf die Hauptrisiken.

Bei der Durchführung von Steuerprüfungen, einschließlich der Einkommensteuerprüfung, muss das Unternehmen verlässliche Daten über die Anzahl der von jedem Mitarbeiter geleisteten Arbeitstage und -stunden liefern, um die Richtigkeit der Rückstellungen zu bestätigen. Bei festgestellten Verstößen wird die in den Meldungen angegebene Höhe der Einkommensteuer als falsch angesehen, was die Verhängung von Strafen zur Folge hat.

Anhand des Einkommens des Arbeitnehmers muss die Organisation als Steuerbevollmächtigter herausfinden, ob diese Person in der Russischen Föderation steuerlich ansässig ist, um bei der Berechnung den korrekten Steuersatz verwenden zu können. Mit dem Zeugnis kann die tatsächliche Anwesenheit des Arbeitnehmers im Land bestätigt werden. Diese Funktion sollte insbesondere von Arbeitgebern berücksichtigt werden, die Arbeitnehmer auf Geschäftsreisen nach Weißrussland oder Kasachstan entsenden, da beim Überschreiten dieser Grenzen keine Vermerke im Reisepass des Bürgers vorgenommen werden. Im Streitfall kann das Unternehmen nachweisen, dass es den korrekten Steuersatz angewendet, die Einkommensteuer vollständig einbehalten und berechnet hat.

Das korrekte Ausfüllen der Arbeitszeittabelle garantiert dem Unternehmen die Fähigkeit der Sozialversicherungskasse, die Kosten für Krankheitsurlaube zu zählen, da die Anzahl der geleisteten Arbeitstage, die für die Berechnung dieser Beträge äußerst wichtig sind, nicht offiziell bestätigt werden kann.

Stundenzettel– dient als Grundlage für die Berechnung der Mitarbeitergehälter. Dieses Dokument enthält Informationen über die Anwesenheit von Mitarbeitern an ihren Arbeitsplätzen oder deren Abwesenheit unter Angabe des Grundes. Zum Ausfüllen können Sie das einheitliche Formular T-13 oder das Formular T-12 verwenden. Im Rahmen dieses Artikels gehen wir ausführlich auf die Besonderheiten beim Ausfüllen des T-13-Stundenzettels ein und geben ein Beispiel für das Ausfüllen eines Arbeitszeitnachweises am Beispiel des T-13-Formulars. Sie können beide Formulare auch unten herunterladen.

Ein Stundenzettel ist eine Tabelle, in der die An- und Abwesenheiten jedes Mitarbeiters eines Unternehmens erfasst werden. Die Gesamtzahl der für den Monat geleisteten Arbeitstage und -stunden wird angezeigt. Darüber hinaus werden Codes für die Gründe für die Abwesenheit vom Arbeitsplatz angegeben.

Stundenzettelformular T-13 - Musterausfüllung

Zunächst ist zu beachten, dass das Ausfüllen des Formulars auf zwei Arten erfolgen kann:

• Alle Anwesenheiten und Abwesenheiten von der Arbeit werden täglich erfasst;
• Lediglich Fehlzeiten, Verspätungen und sonstige Abweichungen vom normalen Arbeitsalltag werden vermerkt.

Unser Beispiel-Stundenzettel verwendet die erste Zeiterfassungsmethode.

Zunächst müssen Sie im Stundenzettel Daten über die Mitarbeiter eintragen, die im Laufe des Monats zur Arbeit gehen. Das Formular T-13 enthält hierfür eine Tabelle, in der für jeden Mitarbeiter eine eigene Zeile ausgefüllt wird.

In den Spalten 2 und 3 sind der vollständige Name, die Position des Mitarbeiters und seine Personalnummer aufgeführt.

In Spalte 4 werden Anwesenheit und Abwesenheit vom Arbeitsplatz erfasst. Für jeden Kalendertag des Monats gibt es eine eigene Zelle, oben ist die Codebezeichnung und unten die Anzahl der für diesen Tag geleisteten Arbeitsstunden angegeben. Es ist möglich, dass die untere Zelle nicht ausgefüllt ist, die Arbeitszeit jedoch in Tagen erfasst wird.

Codebezeichnungen finden Sie auf der Titelseite des Zeugnisses, Formular T-12.

Im folgenden Beispiel zum Ausfüllen des T-13-Formulars wurden die folgenden Buchstabencodes zur Erfassung der Arbeitszeiten verwendet:

• Ich – der Tag ist voll durchgearbeitet;
• B – freier Tag;
• K – der Mitarbeiter ist auf Geschäftsreise;
• B – im Krankheitsurlaub;
• OT – im Urlaub.

Am Ende des Monats sollten Sie die Anzahl der in der ersten und zweiten Monatshälfte geleisteten Arbeitstage und -stunden berechnen, dazu hat die Arbeitszeittabelle die Spalten 5, 6. In der fünften Zelle spiegelt die obere Zelle die Anzahl der geleisteten Arbeitstage wider für die erste und zweite Monatshälfte, in der unteren Zelle - die Anzahl der für jede Monatshälfte geleisteten Arbeitsstunden. Im sechsten Feld wird die Anzahl der geleisteten Arbeitstage (obere Zelle) und Stunden (untere Zelle) für den gesamten Monat angegeben. Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für das Ausfüllen der Spalten 1-6 einer Arbeitszeittabelle.

Ein Beispiel für das Ausfüllen der Spalten 1-6 einer Arbeitszeittabelle (Formular T-13)

Die Spalten 7-9 des T-13-Formulars enthalten Informationen, die für nützlich sein werden.

Für jede Vergütungsart gibt es eine eigene Codebezeichnung, zum Beispiel:

• 2000 ist ein Code für Löhne und Reisekosten;
• 2012 – Code des Stundenzettels für die Zahlung des Urlaubsgeldes;
• 2300 – Code für die Bezahlung von Krankenstand usw.

Unser Beispiel zum Ausfüllen eines Stundenzettels enthält die drei oben genannten Codes.

Wenn für alle Mitarbeiter nur eine Vergütungsart verwendet wird, sind folgende Daten auszufüllen:

• Lohnartencode – Spalte 7-9 oben, für alle Arbeitnehmer gleich;
• Korrespondenzkonto – ein Konto, dem die Kosten für eine bestimmte Vergütungsart zugeordnet werden;
• Die Spalten 7 und 8 bleiben leer;
• 9 – Anzahl der pro Monat für jeden Mitarbeiter geleisteten Arbeitstage (Stunden).

Bei Verwendung mehrerer Vergütungsarten sind alle drei Spalten auszufüllen: 7, 8, 9.

Der siebte enthält den Arbeitsentgeltcode, der achte das Konto zur Zuordnung der Kosten für diese Zahlungsart und der neunte die Anzahl der Tage oder Stunden, die dieser Zahlungsart entsprechen. Diese Daten werden für jeden im Stundenzettel angegebenen Mitarbeiter ausgefüllt.

Die restlichen Spalten der Tabelle enthalten Informationen zu den Gründen für Abwesenheiten und Verspätungen von Mitarbeitern.

Es gibt auch eigene Codes für die Abwesenheitsgründe, zum Beispiel:

• K – Geschäftsreise;
• B – Krankheitsurlaub;
• OT – Urlaub usw.

Neben dem Ursachencode wird die Anzahl der Stunden oder Tage angegeben, die der Mitarbeiter aus diesem Grund abwesend war. Das Ausfüllen der Arbeitszeitnachweise liegt in der Regel in der Verantwortung von Abteilungs- bzw. Bereichsleitern bzw. HR-Mitarbeitern.

Ausfüllen eines Stundenzettels gemäß Formular T-13 (Spalten 7-13)

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Laden Sie das Arbeitszeitblatt herunter (Formular T-13). Muster und Formular in Excel

Unten können Sie ein Stundenzettelformular auf einem Blatt herunterladen, und als Beispiel sehen Sie unten ein ausgefülltes Musterdokument.

Videolektion „Stundenzettel. Formular T-13“

Dieses Video-Tutorial zeigt ausführliches Beispiel Ausfüllen eines Stundenzettels gemäß Formular T-13.

Betrachten wir im Artikel, was ein Arbeitszeitnachweis ist und welche Formulare verwendet werden. Regeln zum Ausfüllen des Stundenzettels, Beispiel für das Ausfüllen. Wir identifizieren die Hauptschwierigkeiten beim Ausfüllen von Stundenzetteln, die zu Fehlern bei der Lohnberechnung führen können.

Ein Stundenzettel ist ein Dokument, das die Anzahl der von jedem Mitarbeiter geleisteten Arbeitsstunden und die Anzahl der Abwesenheiten pro Monat für jeden Mitarbeiter der Organisation widerspiegelt. Darauf aufbauend werden Berechnungen durchgeführt.

Alle Organisationen sind verpflichtet, Arbeitszeitnachweise zu führen.

Zur Erfassung der Arbeitszeit gibt es zwei einheitliche Formulare T-12 und T-13, die vom Staatlichen Statistikausschuss Russlands genehmigt wurden.

Das Formular T-12 dient nicht nur der Erfassung der Arbeitszeit, sondern auch der Lohnberechnung. Daher wird in kleinen Unternehmen, wenn der Buchhalter auch die Personalabteilung leitet, dieser eingesetzt diese Form T-12.

Wenn nur Informationen über die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden und Abwesenheiten benötigt werden, verwenden Sie entweder den ersten Teil des Formulars T-12 oder das Formular T-13.

Für die Arbeitszeiterfassung können Sie jedes beliebige Formular verwenden.

Regeln zum Ausfüllen eines Stundenzettels

Der Stundenzettel wird täglich von einem Personalreferenten ausgefüllt; wenn das Unternehmen keine Personalabteilung hat, wird der Stundenzettel von einem Mitarbeiter der Buchhaltung geführt.

Vergessen Sie beim Ausfüllen des Stundenzettels nicht, den Namen der Organisation anzugeben Struktureinheit.

„Dokumentnummer“ und „Erstellungsdatum“ müssen ausgefüllt werden

In der Zelle „Berichtszeitraum“ geben wir den Anfang und das Ende des Monats ein, für den die Arbeitszeittabelle geführt wird.

- Ordnungsnummer;

– Nachname, Initialen, Position (Fachgebiet oder Beruf);

- Personal Nummer;

– Hinweise zur An- und Abwesenheit von der Arbeit pro Monat

Die oberste Zeile der Tabelle enthält für jeden Tag des Monats (Erscheinen, Dienstreise etc.) einen alphabetischen oder numerischen Arbeitszeitcode. Die Anzahl der Stunden für sie ist unten aufgeführt. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise am 3. Juli 2014 eine volle Schicht gearbeitet hat, werden im Stundenzettel für Juli in der Zelle mit der Nummer 3 gegenüber dem Nachnamen des Mitarbeiters der Code „I“ und 8 Arbeitsstunden eingetragen. Wenn ein Mitarbeiter an diesem Tag krank ist, muss „B“ eingegeben werden, und da er keine Arbeitszeiten hatte, wird die untere Zelle nicht ausgefüllt oder mit 0 eingetragen.

– Zwischen- und Endergebnisse;

– Bei Nichterscheinen werden Hinweise zu Nichterscheinen mit Begründung angezeigt.

Am Ende des Stundenzettels achten wir darauf, dass eine Unterschrift des Verantwortlichen für das Ausfüllen des Stundenzettels sowie die Unterschrift des Leiters der Struktureinheit und des HR-Mitarbeiters vorhanden ist.

Grundlegende Codes zum Ausfüllen eines Stundenzettels

Art der Arbeitszeit	Buchstabencode	Digitaler Code
Arbeitstag	ICH	01
Geschäftsreise	ZU	06
Jährlicher bezahlter Grundurlaub	AUS	09
	R	14
Elternzeit bis zur Vollendung des dritten Lebensjahres des Kindes	Kühlmittel	15
Unbezahlter Urlaub, der einem Arbeitnehmer mit Genehmigung des Arbeitgebers gewährt wird	VOR	16
Vorübergehende Erwerbsunfähigkeit mit Zuweisung von Leistungen nach dem Gesetz	B	19
	IN	26
Nichterscheinen aus unbekannten Gründen (bis zur Klärung der Umstände)	NN	30

Nicht standardmäßige Situationen beim Ausfüllen einer Arbeitszeittabelle

1. Der Mitarbeiter wurde im Urlaub krank.

Nach dem Urlaub kehrte der Arbeitnehmer an den Arbeitsplatz zurück und gewährte für die Dauer der Krankheit Krankheitsurlaub. Im Zeugnis wird anstelle des Urlaubs (OT) ab dem ersten Krankheitstag ein vorübergehender Invaliditätscode (B) eingetragen und der Urlaub selbst um die Dauer der Krankheit verlängert.

Es gibt Fälle, in denen ein Arbeitnehmer nach Abmahnung des Arbeitgebers auch nach Ablauf seines Urlaubs weiterhin krank ist. Da die Worte des Mitarbeiters nicht die Grundlage für das Ausfüllen eines Stundennachweises sind, legen wir daher nach dem Urlaub Abwesenheiten aus unbekannten Gründen (NU) fest. Nachdem der Mitarbeiter krankgeschrieben wurde, korrigieren wir den Zeitraum auf Code B.

2. Der Arbeitnehmer hatte während der Urlaubszeit Urlaub.

Der Mitarbeiter war beispielsweise vom 1. Juni bis 29. Juni 2014 im Urlaub. Im Arbeitszeitblatt tragen wir für den Haupturlaubszeitraum den Code OT ein, während der 12. Juni mit dem Code B (arbeitsfreier Feiertag) gekennzeichnet ist, da dieser Tag nicht zum bezahlten Urlaubszeitraum zählt.