Personalaktendokumente. Personalakten und deren korrekte Führung im Unternehmen

Um alle Personaltransaktionen in einer Organisation zu dokumentieren, sind bestimmte Kenntnisse und Fähigkeiten erforderlich.

Die Büroarbeit im Unternehmen wird durch eigenständig erarbeitete und vom Direktor genehmigte Weisungen geregelt. Es handelt sich um einen internen Regulierungsakt, dessen Einhaltung durch alle Mitarbeiter der Geschäftseinheit verpflichtend ist. Die Personalabteilung entwickelt und überwacht die Umsetzung.

Die Gesetzgebung erfordert die Erstellung zahlreicher Dokumente zur Sicherung aller Parteien Arbeitsbeziehungen Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

Erfahrene und unerfahrene Personalverantwortliche müssen ihre Fähigkeiten verbessern. Um ihnen zu helfen, wurden Internetseiten erstellt, auf denen theoretische Kurse zur Personalverwaltung vorgestellt werden.

Personalakten spiegeln die Tätigkeit des Personals wider und bestätigen die Betriebszugehörigkeit der Mitarbeiter, die bei der Rentenberechnung eine wesentliche Rolle spielt. Das Management ist für den Dokumentationsfonds des Unternehmens verantwortlich.

Die wichtigsten Details zur Kontrolle auf Papier

Eine kompetente Organisation der Personalakten erfordert die Kenntnis der rechtlichen Rahmenbedingungen, die Verfolgung ihrer Veränderungen und die Orientierung in den verwendeten Dokumentenformen.

Zu welchem ​​Zweck wird es durchgeführt?

Das Verfahren zur Führung von Personalakten ist gesetzlich geregelt. In großen Unternehmen mit einem großen Mitarbeiterstamm wird in der Regel ein Personaldienst gebildet. Seine Mitarbeiter erstellen die entsprechenden Dokumente gemäß den Anforderungen des Rechtsrahmens der Russischen Föderation.

Papiere können eine einheitliche Form haben oder im Unternehmen entwickelt und in lokalen Gesetzen genehmigt werden.

Verwaltung von Personalakten- Hierbei handelt es sich um eine Tätigkeit, die auf die Entwicklung und Pflege von Dokumenten im Zusammenhang mit der Personal-, Arbeitszeit- und Lohnabrechnung abzielt.

Zu den Personalthemen zählen folgende Positionen:

• Registrierung der Beschäftigung;
• interne Arbeitnehmerfreizügigkeit;
• Entlassung;
• Regulierung der Beziehungen zwischen Manager und Mitarbeitern;
• Organisation des Arbeitsprozesses;
• Andere.

Die ordnungsgemäße Organisation der Personalakten hilft bei der Lösung einer Reihe von Problemen.

Seine Hauptziele sind in der Tabelle dargestellt:

Leitung der Personalarbeit	Ausgeführte Aufgaben
Buchhaltung und Kontrolle	Empfang, Buchhaltung, Entlassung von Personal.
Planung und Regulierung	Auswahl, Umsiedlung, Anpassung der Arbeitnehmer.
Berichterstattung und Analyse	Mitarbeiter studieren, ihre Arbeit bewerten; analytische Arbeit; Bericht erstellen.
Koordination und Information	Vorbereitung, Schulung, Umschulung des Personals; Empfang von Mitarbeitern in dienstlichen und persönlichen Angelegenheiten; Bearbeitung schriftlicher Anfragen von Arbeitnehmern; Archivierungs- und Nachschlagetätigkeiten.
Organisatorisch und methodisch	Dokumentation der Arbeit der Mitarbeiter; mit dem Abteilungspersonal arbeiten; Personalplanung und -management.
Dokumentarfilm	Pflege persönlicher Dateien und Arbeitsunterlagen; Erstellen von Aufträgen und Unterlagen für die personalisierte Buchhaltung; Registrierung von Krankenständen, Rentenbescheinigungen usw.

In Moskau und anderen großen Regionen der Russischen Föderation können Organisationen mit separaten Abteilungen Personalakten online führen. Zu diesem Zweck wurden entsprechende Programme entwickelt, die den Austausch von Dokumenten in elektronischer Form ermöglichen.

Der gesetzliche Rahmen

Die gesetzliche Grundlage für die Personalaktenverwaltung ist im Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation enthalten.

Diese Tätigkeit wird durch eine Reihe von Vorschriften geregelt:

• Anweisungen zum Ausfüllen und Anwenden von Primärdokumenten für die Buchhaltung und Vergütung (Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses Nr. 1 vom 01.05.04);
• einheitliche Dokumente und Anforderungen für ihre Erstellung (Gosstandart-Dekret Nr. 65-st vom 03.03.03);
• Standardanweisungen für das Büromanagement für Bundesorgane Exekutivgewalt (Beschluss des Kulturministeriums der Russischen Föderation Nr. 536 vom 08.11.05);
• Regeln für den Betrieb von Archiven (Beschluss des Vorstands von Rosarchiw vom 02.06.02);
• Regeln der Büroarbeit für föderale Exekutivbehörden (Beschluss der Regierung der Russischen Föderation Nr. 477 vom 15. Juni 2009);
• Gesetz über Informationen, ihren Schutz und Informationstechnologie Nr. 149-FZ vom 27. Juli 2006;
• Gesetz über die Prüfung von Berufungen Russische Staatsbürger Nr. 59-FZ vom 02.05.06;
• Gesetz über Staatssprache RF Nr. 53-FZ vom 01.06.05;
• Gesetz über Archivangelegenheiten Nr. 125-FZ vom 22. Oktober 2004;
• Gesetz über Geschäftsgeheimnisse Nr. 98-FZ vom 29. Juli 2004;
• Anordnung zu Arbeitsbüchern Nr. 117n vom 22. Dezember 2003;
• Beschluss über die Verabschiedung von Anweisungen zum Ausfüllen von Arbeitsdokumenten Nr. 69 vom 10.10.03;
• Beschluss zu Arbeitsbüchern Nr. 225 vom 16. April 2003;
• Anweisungen des Generalstabs der Streitkräfte der Russischen Föderation.

Obligatorische Dokumente

Das Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation verpflichtet Organisationen, über einen eigenen Rechtsrahmen zu verfügen, der eine Reihe verbindlicher lokaler Regulierungsdokumente umfasst.

Diese beinhalten:

Charta	Basic Gründungsurkunde. Es sagt aus Rechtsform Unternehmen, Gründer, Tätigkeitsbereich, Verfahren zur Einstellung und Entlassung eines Managers, seine Befugnisse. Viele interne Vorschriften Gesellschaften werden auf der Grundlage der Bestimmungen der Satzung gegründet.
Arbeitsordnung (im Folgenden „Ordnung“ genannt)	Das Vorhandensein eines Dokuments ist in Art. vorgesehen. 189, 190 Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation. Es legt das Verfahren für die Einstellung und Entlassung von Arbeitnehmern, die Rechte und Pflichten der Vertragsparteien, Arbeits- und Ruhezeiten, ein System von Anreizen und Strafen sowie andere Fragen der Arbeitsbeziehungen im Unternehmen fest. Die Regeln werden vom Direktor genehmigt. Wenn es in der Organisation eine Gewerkschaft gibt, werden deren Meinungen zur Annahme des Dokuments berücksichtigt. In Organisationen, in denen das Personal unregelmäßige Arbeitszeiten hat, muss eine Liste der relevanten Positionen und Berufe vorhanden sein. Es ist als Anhang zur Geschäftsordnung abgefasst.
Hinweise zum Schutz personenbezogener Daten	Gemäß Art. 87 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation legt die Anforderungen fest, die bei der Verarbeitung personenbezogener Daten von Arbeitnehmern erfüllt werden müssen, um deren Schutz, Verwendung und Speicherung sicherzustellen. Als personenbezogene Daten gelten Informationen über einen einzelnen Arbeitnehmer, die der Arbeitgeber für Arbeitsbeziehungen benötigt. Die Mitarbeiter müssen mit den Dokumenten vertraut sein, die das Verfahren zur Verarbeitung ihrer Daten festlegen.
Vorschriften zum Arbeitsschutz	Es ist in der Personalabteilung angesiedelt. Jeder Mitarbeiter wird mit dem Dokument vertraut gemacht. Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern müssen über eine Stelle als Fachkraft für Arbeitssicherheit verfügen.
Termin verschieben	Wird in Unternehmen mit verwendet Termin verschieben Arbeit. Das Dokument ist dringend und gültig bestimmten Zeitraum im Ermessen des Arbeitgebers.
Aufsätze zu Arbeitsnormen	Sie spiegeln den notwendigen Zeitaufwand für die Herstellung von Produkten (Arbeitsleistung) durch einen Mitarbeiter oder eine Gruppe und die Festlegung von Arbeitsnormen auf dieser Grundlage wider.

Regulierungsakte

Nach der Einstellung eines Managers wird die Anzahl der für den normalen Betrieb der Organisation erforderlichen Stellen festgelegt. Unter Berücksichtigung der erhaltenen Zahlen, des Produktionszyklus und anderer Merkmale der Unternehmensaktivitäten wird es vorbereitet.

Um ein Dokument zu erstellen, wird normalerweise ein einheitliches Formular verwendet. Sie können das Beispiel kostenlos im Internet herunterladen. Der Arbeitgeber hat das Recht, den Zeitplan nach eigenem Ermessen anzupassen.

Das Dokument listet Positionen in hierarchischer Reihenfolge auf, beginnend beim Direktor und endend beim Hilfspersonal. Für jeden von ihnen sind die Anzahl der Einheiten pro Staat, das Gehalt und die Zulagen angegeben.

Im nächsten Schritt wird ein Arbeitsplan erstellt. Es stellt Arbeitspläne für alle Mitarbeiter dar. Bei Schichten werden detaillierte Schichtpläne erstellt. Das Dokument beschreibt kurz die Anforderungen für Aussehen Mitarbeiter, Verhalten, Tagesablauf usw.

Als nächstes wird die Form des Arbeitsvertrages entwickelt. In diesem Fall müssen die Grundnormen des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation und interne Regulierungsdokumente des Unternehmens berücksichtigt werden. Ein Arbeitsvertrag wird in der Regel vom Anwalt der Organisation oder einem Außenstehenden erstellt.

Das Dokument muss folgende Elemente enthalten:

• Angaben zur juristischen Person: Name, Adresse, Telefonnummer, vollständiger Name und Position des Geschäftsführers;
• Passdaten des Mitarbeiters;
• Position des Arbeitnehmers, Vertragsarten (unbefristet oder befristet) und Arbeitsplatz (Haupt- oder Zusatzvertrag);
• eine Auflistung der Hauptaufgaben unter Bezugnahme auf die Weisungen für diese Stelle;
• Informationen zu Löhnen, Zuzahlungen, Sozialleistungen, Urlaub;
• Arbeitsplan, Bezahlung von Überstunden;
• Gründe für die Vertragsbeendigung und sonstige Bedingungen;
• Unterschriften und Angaben der Parteien, Siegel des Unternehmens.

Um die Arbeit der Personalverantwortlichen zu überprüfen und zu optimieren, kann das Management ein internes oder unabhängiges Audit durchführen. Dies trägt dazu bei, das Risiko von Verwaltungsstrafen, Streitigkeiten und Beschwerden des Personals zu verringern.

Phasen der Organisation von Personalakten von Grund auf

Um Personalakten zu erstellen, ist es praktisch, die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung zu verwenden:

Vorbereitung des Notwendigen	Um eine Personaldienstleistung zu organisieren, müssen Sie zunächst Möbel, Büroausstattung, Schreibwaren etc. anschaffen. Sie benötigen auf jeden Fall ein Personalprogramm, zum Beispiel „1C: ZUP“ und ein juristisches Referenzsystem. Dadurch wird die Überwachung durch die Mitarbeiter der Abteilung gewährleistet Letzte Änderungen Rechtsvorschriften und haben Zugriff auf die erforderlichen Dokumente. Für die Aufbewahrung von Arbeiten und wichtigen Papieren ist ein Safe erforderlich.
Registrierung des Managers	Ein Direktor ist der leitende Angestellte eines Unternehmens. Er unterschreibt die Dokumentation. Um ihn mit allen Befugnissen auszustatten, wird er im Rahmen eines Arbeitsvertrags eingestellt. Es wird eine entsprechende Anordnung erlassen, mit der er sich selbst ernennt.
Bestellung eines Personalverantwortlichen	In einem kleinen Unternehmen können diese Funktionen von einem Manager wahrgenommen werden. Wenn ein einzelner Mitarbeiter eine Bürotätigkeit ausübt, wird mit ihm ein Dokument erstellt Arbeitsvertrag. Darauf aufbauend wird eine Bestellung vorbereitet. Werden die Aufgaben einem der zuvor eingestellten Mitarbeiter übertragen, wird eine zusätzliche Vereinbarung und Bestellung erstellt.
Ausarbeitung interner Akte	Sie werden vom Direktor unterzeichnet und zusammen mit den Bestellungen in einem speziellen Ordner aufbewahrt. Zu den lokalen Dokumenten zählen die oben aufgeführten Dokumente (Abschnitt „Regulierungsgesetze“).
Dokumentation des Personalempfangs	Für jeden Mitarbeiter sollten Sie einen Ordner anlegen, in dem alle Dokumente zu seinen Daten und Arbeitsaktivitäten (Arbeitsvertrag, Arbeitsauftrag, Personalausweis) abgelegt werden.
Arbeitsbücher ausfüllen	In diesen Mitarbeiterdokumenten werden Aufzeichnungen über Aufnahmen, Versetzungen, Anreize etc. geführt. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, für einen Arbeitnehmer, der noch nie zuvor gearbeitet hat, ein neues Arbeitsbuch zu eröffnen. Arbeitsunterlagen und deren Registrierungsjournal sind in den Bürobedarfsabteilungen erhältlich. Diese Papiere müssen in einem Safe aufbewahrt werden.

Diese Anleitung ist auch für Teekannen geeignet, die keine Erfahrung in dieser Angelegenheit haben.

Wie werden Aufzeichnungen geführt?

Um Aufzeichnungen zu führen, müssen Sie den Dokumentenfluss ordnungsgemäß organisieren.

Dazu müssen Sie Folgendes tun:

• einen internen Regulierungsrahmen entwickeln;
• Erstellen Sie eine Besetzungstabelle für jede Stabseinheit.
• Personalvereinbarungen treffen;
• Arbeitsverträge vorbereiten;
• Formulare entwickeln für Personal;
• Ausgabe von T-2-Karten;
• Bewerbungsformulare für Mitarbeiter genehmigen;
• bereiten interne Aufträge vor.

Alle Personalmaßnahmen müssen bestätigt werden. Ihre Liste ist in Verordnungen festgelegt.

Zusätzliche Punkte

Die Personalabrechnung von Grund auf beginnt mit der Einstellung von Personal. Es ist wichtig, Arbeitssuchende korrekt zu registrieren und die erforderlichen Unterlagen vorzubereiten.

Personalbesetzung und Urlaub

Eines der obligatorischen Standarddokumente, die in einem Unternehmen vorhanden sein müssen, ist die Besetzungstabelle (Formular T-3).

• Liste strukturelle Unterteilungen und Positionen;
• Anzahl der Stabsstellen für jede Position;
• Gehälter, Zulagen nach Position;
• Gehaltsfonds der Organisation.

Die Abteilungen werden im Dokument entsprechend dem Grad ihrer Bedeutung für den Betrieb der Organisation angegeben. Darin sollten auch die Positionen der Mitarbeiter in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit aufgeführt werden. Berufsbezeichnungen in Arbeitsverträgen und Besetzungstisch muss passen.

Bei der Besetzungsvereinbarung handelt es sich um eine Form der Personalplanung, in der die vollständigen Namen der Mitarbeiter entsprechend ihrer Position eingetragen sind.

Der Urlaubsplan (Formular T-7) gibt Auskunft über den Zeitpunkt der Bereitstellung Jahresurlaub an alle Mitarbeiter. Ein Jahr lang zusammengestellt. Es wird vom Direktor im Einvernehmen mit dem Gewerkschaftsgremium genehmigt. Das Dokument muss mindestens 2 Wochen vor dem neuen Jahr fertiggestellt sein. Die darin eingegebenen Daten sind sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber verbindlich. Die Ausnahme gilt für Begünstigte.

Der Zeitplan enthält die folgenden Details:

• Abteilungsname;
• Berufsbezeichnung;
• Vollständiger Name und Personalnummer des Arbeitnehmers;
• Anzahl der Urlaubstage;
• Termine der geplanten und tatsächlichen Urlaubsantritte;
• Grund für die Urlaubsverschiebung, voraussichtliches Datum.

Der Arbeitnehmer wird hierüber 2 Wochen vor dem Urlaub informiert. Es wird ein Auftrag erteilt, mit dem der Mitarbeiter per Unterschrift vertraut gemacht wird. Im November können Sie für alle Abteilungsleiter eine Anordnung vorbereiten, die sie verpflichtet, bis zum 1. Dezember Urlaubspläne an die Buchhaltung einzureichen. Dies erleichtert die Erstellung des Gesamtplans.

Mitarbeiterregistrierung

Die vollwertige Arbeit einer Organisation beginnt mit der Rekrutierung von Mitarbeitern. Die Besetzung freier Stellen geht mit Papierkram einher.

Die Aufgaben des Personalverantwortlichen bei der Einstellung von Mitarbeitern sind wie folgt:

• Registrierung einer Bewerbung eines Bewerbers in einer Sonderzeitschrift;
• den Neuankömmling mit den aktuellen Anweisungen und örtlichen Vorschriften vertraut machen;
• Erstellung eines Arbeitsvertrags und Überwachung seiner Unterzeichnung durch die Parteien;
• Aushändigung einer Kopie des Vertrags an den Mitarbeiter und Anbringen einer Notiz darüber auf dem Briefkopf der Organisation;
• Ausführung und Eintragung der Bestellung in das Buchhaltungsbuch;
• Ausfüllen einer Personalkarte, Ablegen von Dokumenten in die Akte (Anträge, Kopien von Personalpapieren, Bestellungen, Verträge);
• Übermittlung von Unterlagen an den Buchhalter zur Berechnung des Gehalts des Arbeitnehmers.

Beim Aufbau eines Personalaktenmanagementsystems sollten Sie zunächst entscheiden, welche Dokumente erstellt werden müssen und welche für einen bestimmten Tätigkeitsbereich benötigt werden.

Zu den erforderlichen Unterlagen gehören:

• Personalaufträge (Empfang, Transfer usw.);
• Personalaufträge (für Urlaub, Prämien, Geschäftsreisen usw.);
• T-2-Karten;
• Arbeit;
• Vereinbarungen;

Zu den weiteren erforderlichen Unterlagen gehören:

• Personalplan;
• OT-Position;
• Reiseprotokoll;
• Regeln interne Vorschriften;
• Andere.

Berufsbeschreibungen und es ist nicht notwendig, einen Tarifvertrag zu haben, aber fast jeder Arbeitgeber verfügt über diese Dokumente.

Nachdem Sie die Liste der obligatorischen Dokumentation erstellt haben, sollten Sie die gesetzlichen Dokumente studieren. Darauf aufbauend müssen weitere Dokumente entwickelt werden. Ihre Liste hängt von der Art der Tätigkeit der juristischen Person und den Merkmalen der Arbeitsbedingungen ab. Wenn es beispielsweise erforderlich ist, den Mitarbeitern Uniformen und PSA zur Verfügung zu stellen, muss eine Anordnung über das Verfahren und den Zeitpunkt ihrer Ausgabe sowie darüber, welche Mitarbeiter diese benötigen, erstellt werden.

Vergütungen und Leistungen für Arbeiten unter besonderen Bedingungen müssen dokumentiert werden: in gefährlichen Branchen, unregelmäßigen Arbeitszeiten, Nachtarbeit usw. Als nächstes werden die Vorschriften zur Personalaktenverwaltung erstellt. Es spiegelt die Liste der für die Arbeit der Organisation erforderlichen Dokumente sowie das Verfahren zu ihrer Ausführung und Aufbewahrung wider.

Die Gesetzgebung verpflichtet nicht zur Ausarbeitung einer solchen Verordnung, wird aber die Arbeit der Personalverantwortlichen erheblich erleichtern. Ein Direktor wird zunächst für die Arbeit in einer neuen Organisation eingestellt und rekrutiert dann den Rest des Personals.

Die Zusammensetzung und Anzahl der benötigten Stellen ergibt sich aus der Besetzungstabelle. Die Betriebsregeln spiegeln alle Arbeitspläne, Anforderungen an die Mitarbeiter usw. wider. Auf der Grundlage der Normen des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation wird ein Standardarbeitsvertrag entwickelt.

Vor der Verwendung von Buchhaltungsjournalen sollten diese vorbereitet werden: Die Blätter sollten nummeriert, geheftet und versiegelt werden. An letzte Seite Firmware kleben Sie ein Stück Papier. Darauf ist die Anzahl der Seiten angegeben, der Direktor oder Geschäftsführer unterschreibt und ein Siegel ist angebracht. Auf der ersten Seite des Journals schreiben sie den Namen der Organisation und das Beginndatum ihrer Wartung.

Eines der wichtigsten Personalaktendokumente ist das Arbeitsbuch. Für deren Aufrechterhaltung wird in der Verordnung eine verantwortliche Person benannt, die diese ausfüllt und für deren Sicherheit verantwortlich ist.

FAQ

Die Organisation der Personalakten weist bestimmte Feinheiten und Nuancen auf:

Wiederherstellungsverfahren	Das Verfahren ist in der Gesetzgebung nicht verankert. Es besteht in der Regel aus folgenden Schritten: Studium aktueller Standards. Festlegung der Liste der erforderlichen Dokumente. Erstellung eines Plans für die weitere Arbeit der Organisation. Bestimmung der für Dokumente verantwortlichen Personen. Personalbildung. Überprüfung der Richtigkeit der Einstellung von Mitarbeitern, Umzüge, Personalveränderungen, Entlassungen. Feststellung der Rechtmäßigkeit des Arbeitsregimes im Unternehmen.
Merkmale einzelner Unternehmer mit angestellten Mitarbeitern	Ein Unternehmer stellt Personal nach einem Standardszenario ein. Der Vertragsschluss erfolgt in mehreren Schritten: Beschaffung der notwendigen Papiere. Einen Antrag ausfüllen. Ausarbeitung und Unterzeichnung einer Vereinbarung. Bildung eines Zulassungsbeschlusses. Einrichtung einer T-2-Karte. Eintragung in das Arbeitsbuch vornehmen. Die Beschäftigung von Bürgern, die Englisch sprechen, hat ihre eigenen Besonderheiten.
Führung eines Kleinunternehmens	In diesen Organisationen können Personalangelegenheiten von der Führungskraft selbst oder einer speziellen Abteilung bearbeitet werden. Ein Arbeitgeber kann Personalakten auslagern. Alle Probleme werden von einer spezialisierten Drittorganisation gelöst. Schwierigkeiten beim Dokumentenfluss treten auf, wenn die Organisation groß ist, über Struktureinheiten und ein großes Dokumentationsvolumen verfügt. In diesem Fall kann der Kurier für die Übergabe der Papiere verantwortlich sein. Gleichzeitig besuchen Vertreter der ausführenden Organisation das Büro des Kunden häufig nicht, d. h. die Arbeiten werden vollständig aus der Ferne ausgeführt.
Vereinfachung der Rechnungslegung für Kleinstunternehmen	Alle Arbeitsbedingungen werden in einer Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer festgelegt. Im Jahr 2019 haben Manager dieser Unternehmen und Einzelunternehmer das Recht, die Ausarbeitung lokaler Vorschriften zu verweigern. Innerhalb von 4 Monaten nach dem Verlust des Status eines Kleinstunternehmens ist das Management verpflichtet, eine „traditionelle“ Personaldokumentation zu erstellen.

Daher ist die Organisation der Personalaktenverwaltung in einem Unternehmen ein komplexer Vorgang. Es erfordert eine detaillierte Untersuchung des regulatorischen Rahmens und die Verfolgung aller Änderungen. Die kompetente Erstellung von Personalakten trägt zum Aufbau von Arbeitsbeziehungen im Rahmen des Gesetzes bei. Für die Ausbildung eines Personalreferenten kann ein Arbeitgeber die Dienste spezialisierter Unternehmen in Anspruch nehmen.

Die Organisation und Pflege der Personalakten liegt in der unmittelbaren Verantwortung der Mitarbeiter des Personaldienstes. In Situationen der Schöpfung neue Organisation, Umwandlung des Alten oder andere Reorganisationsmöglichkeiten, Management und Personalabteilung müssen die Hauptpunkte der Arbeit kennen: Ausbildung und Suche nach Mitarbeitern, Einstellung, Versetzung und Entlassung von Personal sowie die Regeln sowohl für die Archivierung als auch für die betriebliche Aufbewahrung von Dokumenten.

Kompetente Organisation der Personalakten als Grundlage für die Stabilität des Unternehmens

Jede Organisation verfügt unabhängig von ihrer Eigentumsform über Personal. Sie unterscheiden sich in Größe und Zusammensetzung, ausgeübten Funktionen und Qualifikationsniveau. Die Aufgabe der Personalabteilung besteht darin, sicherzustellen, dass alle Fragen und Probleme rund um die Mitarbeiter des Unternehmens so schnell und kompetent wie möglich gelöst werden.

Der stabile Betrieb einer Organisation hängt direkt von ihren Mitarbeitern ab. Die Hauptaufgabe des Personaldienstes besteht in der kompetenten und zeitnahen Auswahl der Mitarbeiter, der gesetzeskonformen Führung der Personalakten und der rechtzeitigen Übermittlung der Unterlagen an das Archiv. Dies ist die Grundlage für den stabilen Betrieb eines jeden Unternehmens.

Schulung des Personals für die Arbeit mit Personalressourcen

Aus den Anweisungen zur Personalaktenverwaltung geht eindeutig hervor, dass eine professionelle Ausbildung von Personalfachkräften erforderlich ist. In der Praxis gibt es jedoch häufig Probleme bei der Ausbildung von Arbeitnehmern mit dem erforderlichen Profil.

Höhere und weiterführende Fachbildungseinrichtungen bilden keine Fachkräfte mit einer so engen Qualifikation wie „Personalaktenverwaltung“ aus. Die Ausbildung findet in der Regel vor Ort oder in Fachkursen statt. Es ist auch möglich, einen Mitarbeiter durch Mentoring direkt am Arbeitsplatz weiterzubilden.

Die Personalaktenverwaltung umfasst die Ausbildung von Fachkräften auf folgende Weise:

• Umschulung basierend auf der zweiten höhere Bildung;
• Erwerb einer Hochschulausbildung in einem verwandten Bereich, zum Beispiel „Dokumentenmanagement“, „Recht“, „Personalmanagement“, „Informationssicherheit“;
• Ausbildung in spezialisierten Langzeitlehrgängen (mindestens drei Monate) mit anschließender bestandener Prüfung;
• praktische Arbeit mit anschließender regelmäßiger beruflicher Weiterentwicklung.

Regulierungsdokumente, die die Arbeit von Personaldiensten regeln

Tätigkeiten der Personalabteilung und allgemeine Organisation Die Verwaltung von Personalakten hängt stark von der aktuellen Gesetzgebung und internen Regulierungsdokumenten ab. Diese Funktion ist mit den Nuancen der Arbeit verbunden Große anzahl persönliche Dokumente, die oft vertraulich sind.

Die Führung von Aufzeichnungen im Personaldienst wird durch folgende Gesetze geregelt:

• Verfassungs-, Zivil- und Arbeitsgesetzbuch sowie teilweise Straf- und Familiengesetzbuch;
• Gesetzgebungsakte zum Profil der Organisation in Fragen der Personalarbeit;
• örtlichen Vorschriften;
• diverse Klassifikatoren, Regeln und Weisungen auf Bundesebene;
• interne Regulierungsdokumente, zum Beispiel Anweisungen zur Personalaktenverwaltung;
• Befehle und Weisungen der Geschäftsleitung.

Personaldienstmitarbeiter sind verpflichtet, die Anforderungen der Vorschriften und vor allem des Arbeitsgesetzbuchs strikt einzuhalten.

Suche und Dokumentation von Mitarbeitern

Die Durchführung von Personalakten beginnt mit der Suche und Registrierung von Personal. Zunächst müssen Sie sich über Möglichkeiten zur Suche nach neuen Mitarbeitern entscheiden. Unter ihnen stechen hervor:

• Arbeitsagenturen und -büros;
• Anstellung;
• Berufsmesse;
• Bildungseinrichtungen;
• Jobbörsen und Lebensläufe auf verschiedenen Ressourcen;
• andere Organisationen;
• Bekannte und Freunde.

Alle Möglichkeiten der Mitarbeitersuche haben ihre Vor- und Nachteile; ein HR-Mitarbeiter muss alle Chancen nutzen, um eine freie Stelle zu besetzen.

Wenn ein Bewerber gefunden wird, wird er interviewt. Es ist ratsam, den Fortschritt zu dokumentieren: Dies erleichtert eine fundierte Entscheidung über die Einstellung oder Ablehnung. Im letzteren Fall wird der Person der Grund innerhalb von fünf Werktagen schriftlich mitgeteilt. Wenn der Bewerber für die vakante Stelle geeignet ist, sollte er immatrikuliert werden. Hier beginnt die Registrierung für einen bestimmten Mitarbeiter.

• Abschluss eines Arbeitsvertrages;
• Erteilung eines Zulassungsbescheides;
• ein neuer Mitarbeiter oder seine Einrichtung;
• Registrierung einer persönlichen Karte;
• wenn es in der Organisation akzeptiert wird – Eröffnung einer Personalakte;
• Einarbeitung und Unterzeichnung der internen Vorschriften und Anweisungen durch den Mitarbeiter.

Personalakten (Personalkarten, Besetzungstabelle)

Die Führung von Personalakten erfordert die obligatorische Erstellung von Buchhaltungsunterlagen, insbesondere Personalplänen und Personalausweisen. Diese Dokumente sind für Organisationen aller Eigentumsformen obligatorisch.

Personal und Anzahl müssen aktuell sein und den Bedürfnissen der Organisation entsprechen. Es enthält die Namen aller Stellen, die Anzahl der Stellenangebote und die Stellenangebote für einen bestimmten Zeitraum.

Persönliche Karten sind einheitliche Dokumente mit kurzen Informationen über Arbeitstätigkeit Mitarbeiter- und persönliche Daten. Sie unterliegen einer strengen Rechnungslegung und spezielle Bedingungen Lagerung an Orten, die Beschädigung und Diebstahl verhindern.

Bestellungen für Personal, Unterschiede und Designmerkmale

Allgemeine Büroarbeiten in Personalarbeit drückt sich hauptsächlich in Befehlen und Anweisungen des Managements aus. Diese Dokumente können beide betreffen einzelne Mitarbeiter, und das gesamte Personal im Allgemeinen. Sie unterscheiden sich in Design und Implementierungsmerkmalen.

Die meisten Aufträge und Weisungen, die sich auf konkrete Handlungen mit einem Mitarbeiter beziehen, haben eine einheitliche Form. Sie bedürfen der zwingenden Vereinbarung mit allen Interessenten und der Einsichtnahme durch den Arbeitnehmer gegen Unterschrift. Kopien von Personalaufträgen werden in der Personalakte aufbewahrt, die Originale in separaten Ordnern.

Personalaktentagebücher, Regeln für die Registrierung und Aufbewahrung

Um Bewegungen im Personaldienst zu erfassen, ist die Führung von Fachzeitschriften erforderlich. Hierbei handelt es sich um Tabellenkalkulationsdokumente im mehrseitigen Format, meist einheitlich. Normalerweise werden sie entweder in großen Notizbüchern aufbewahrt oder in Fachgeschäften fertig gekauft.

Arten von Personalzeitschriften:

• Registrierung eingehender und ausgehender Unterlagen, einschließlich Briefe;
• Registrierung von Bestellungen;
• Registrierung der An- und Abreise von Mitarbeitern auf Dienstreisen;
• Registrierung von Erklärungen, Eingaben, Mitteilungen, Amts- und Dienstvermerken;
• Registrierung von Arbeitsbuchformularen und deren Beilagen;
• Bücher zur Aufzeichnung von Bewegungen verschiedener Personaldokumente usw.

Alle Zeitschriften müssen gebunden und versiegelt sein und die Blätter müssen nummeriert sein. Sie sollten getrennt von allen Dokumenten aufbewahrt werden. Am besten in einem Tresor oder Spezialschrank.

Funktionen zum Verwalten und Speichern persönlicher Dateien

Die Führung von Personalakten ist nicht verpflichtend. Allerdings sammeln die meisten Organisationen Mitarbeiterdaten in der einen oder anderen Form. Natürlich ist es bequemer, dies in einem Ordner zu tun.

Eine Personalakte ist eine Reihe dokumentierter persönlicher Informationen über einen Mitarbeiter, die gesammelt und zusammengestellt werden in einer bestimmten Reihenfolge. Es kann verschiedene Dokumente und Kopien enthalten:

• Kopien von Mitarbeiteraufträgen;
• Kopien von Kontoauszügen;
• Kopien von Ausweisdokumenten, die Qualifikationen, Ausbildung, Sozialleistungen und Familienstand bestätigen;
• Fragebogen;
• Eigenschaften und Bewertungen;
• Zertifikate usw.

Persönliche Dateien enthalten persönliche Informationen und sollten von anderen Dokumenten ferngehalten werden. Der Zugang zu ihnen ist nur einem streng begrenzten Kreis von Amtsträgern gestattet. Bei Entlassungen von Mitarbeitern werden Personalakten zur Archivierung übergeben.

Regeln für die Registrierung, Aufbewahrung und Ausgabe von Arbeitsbüchern sowie Beilagen

Alle Organisationen sind verpflichtet, Arbeitsbücher für ihre Mitarbeiter zu führen, mit Ausnahme von Teilzeitbeschäftigten. Beim Ersttermin erwirbt der Arbeitgeber selbstständig Blankoformulare und nimmt darauf den ersten Eintrag vor. Auf der Titelseite werden die relevanten Informationen zum Mitarbeiter eingetragen. Anschließend ist es notwendig, deren Relevanz zu überwachen und rechtzeitig Änderungen vorzunehmen.

Auf der Verbreitung des Hauptteils finden sich Einträge zu Arbeit und soziale Aktivitäten Mitarbeiter, seine Annahme von permanent Alle Datensätze sind nummeriert in allgemeine Vorgehensweise und werden auf der Grundlage einer Bestellung eingeführt. Dem Kündigungsschreiben sind ein Abdruck des Vereinssiegels und die Unterschrift des Geschäftsführers beizufügen.

Von Hand, mit blauem Kugelschreiber, in klarer und verständlicher Handschrift. Überwachen Sie sorgfältig die Relevanz und Richtigkeit der eingegebenen Daten. Wenn eine Korrektur erforderlich ist, müssen diese sorgfältig mit einer Zeile durchgestrichen und die entsprechenden Informationen eingegeben werden. Diese Aktion muss durch die Unterschrift und das Siegel des Managers bestätigt werden.

Arbeitsunterlagen werden getrennt von anderen Dokumenten in einem Safe aufbewahrt. Eine Weitergabe an Mitarbeiter oder Dritte ist ohne besonderen Beschluss der zuständigen Behörde untersagt.

Merkmale der Betriebs- und Archivspeicherung von Personaldokumenten

Die Aufbewahrung von Personaldokumenten richtet sich nach deren besonderer Bedeutung. Sie enthalten persönliche Informationen und sind vertraulich. Diese Daten unterliegen keiner unbefugten Weitergabe. Andernfalls wird gegen die Mitarbeiter des Personaldienstes und den Leiter der Organisation ein Bußgeld verhängt.

Um die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Personalunterlagen im Personaldienst zu organisieren, empfiehlt es sich, über einen separaten Raum zu verfügen. Es muss einen Eingang geben und mit einer Metalltür mit Alarm ausgestattet sein.

Die Dokumente selbst müssen in Metallschränken oder Tresoren aufbewahrt werden. Der Zugriff sollte vermieden werden Sonnenlicht und Staub sowie Temperaturschwankungen und zu viel Luftfeuchtigkeit. Diese einfachen Schritte helfen Ihnen, Ihre persönlichen Daten zu speichern.

Lohnbuchhaltung im Unternehmen und vielen anderen wichtige Punkte Es basiert auf Primärdokumente. Wenn Personalakten schlecht geführt werden, wirkt sich dies auf die Arbeit aller Abteilungen des Unternehmens aus.

Über alle Nuancen seines Verhaltens und Notwendige Dokumente und wird in diesem Artikel besprochen.

Warum wird es benötigt?

In jeder Organisation, unabhängig von der Anzahl der Personen, besteht die Verpflichtung, solche Aufzeichnungen zu führen. Es hilft, die Bewegungen des gesamten Personals zu dokumentieren. Dazu ist es zwingend erforderlich, die arbeitsrechtlichen Regelungen zu kennen. Darüber hinaus müssen Sie über Managementfähigkeiten verfügen.

Diese Art der Buchhaltung ist für folgende Zwecke gedacht:

• Menschen in Arbeitsabläufen richtig verteilen;
• Suchen Sie nach ungenutzten Reserven;
• Personalprobleme rechtzeitig erkennen und beseitigen.

Detaillierte Informationen zu diesem Vorgang erhalten Sie im folgenden Video:

So organisieren Sie es von Grund auf: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Ein HR-Mitarbeiter steht immer vor der schwierigen Aufgabe, diese Art von Büroarbeit zu organisieren. Um diesen Prozess zu erleichtern, ist es wichtig, zunächst einen groben Arbeitsplan zu erstellen und die Reihenfolge festzulegen, in der vorzugehen ist:

• Die richtige Entscheidung wäre, zunächst die regulatorischen Unterlagen zu studieren.
• Nach eingehender Prüfung erfolgt die sofortige Vorbereitung des Dokumentenflusses. Alle Gründungsdokumente werden dem Manager entnommen und eingehend studiert. Sämtliche Unterlagen müssen mit den Gründungsdokumenten übereinstimmen. Es ist wichtig, den Leiter des Unternehmens zu fragen, welche zusätzlichen Bedingungen er in den Arbeitsplan aufnehmen möchte. Auf der Grundlage seiner Wünsche werden weitere optionale Dokumente erstellt.
• Erstellung der Dokumentation:
  • Zunächst wird der Regisseur dokumentiert;
  • dann und wird kompiliert;
  • Es wird ein Formular entwickelt, das mit allen Mitarbeitern unterzeichnet wird. Es enthält alle Elemente, die die Organisation benötigt;
  • weitere wichtige Aufsätze und Zeitschriften sind in Vorbereitung;
  • Es muss entschieden werden, wer für die Arbeitsunterlagen verantwortlich ist. Bis die Leute offiziell eingestellt sind, wird der Manager gezwungen sein, sie einzustellen. Dementsprechend wird die Verantwortung für die Sicherheit, Fertigstellung und Verwaltung übernommen;
  • Danach beginnt der offizielle Empfang der Arbeiter.
• Es ist wichtig sicherzustellen, dass alle Personalunterlagen gespeichert und verwendet werden.

Nach der Anmeldung der Anstellung erfolgt für den Personalreferenten das Übliche Arbeitstage. Jeder Mensch ist jeden Tag bei der Arbeit anwesend. Wird einmal im Jahr herausgegeben.

Der Personalreferent ist verpflichtet, den Personenverkehr im Betrieb zu dokumentieren und entsprechende Unterlagen zu erstellen. Darüber hinaus muss er viele weitere Papiere vorbereiten.

Erforderliche Dokumente

Eine Reihe grundlegender Dokumentationen, die von HR-Mitarbeitern verwendet werden:

• Verschieden Bewegungsanweisungen für Mitarbeiter: , Übersetzung und viele andere.
• Besetzungstabelle. Ihr Inhalt muss mit den Angaben in den Arbeitsverträgen übereinstimmen. Wenn etwas nicht übereinstimmt, deutet dies auf Verstöße gegen das Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation hin. Und dies führt in der Regel zur Verhängung von Bußgeldern.
• Stundenzettel.
• Arbeitsunterlagen. Der Personalreferent nimmt sie bei der Einstellung entgegen, nimmt entsprechende Eintragungen vor und gibt sie bei der Entlassung zurück.
• Arbeitsvorschriften innerhalb der Organisation.
• Arbeitsverträge. Ein solcher Vertrag wird mit jeder Person geschlossen und dient als Beginn eines Arbeitsverhältnisses. Hier geht es vor allem darum, die Richtigkeit der Vorbereitung, das Vorhandensein aller Unterschriften und Daten zu überprüfen. Wenn sich die Arbeitsbedingungen ändern, beispielsweise eine Versetzung eines Arbeitnehmers oder eine Änderung des Gehalts, sollten Sie unbedingt vorbereitet sein. Sie werden für jeden Fall separat zusammengestellt.
• Urlaubsplan. Spätestens zwei Wochen vor Jahresende müssen alle Organisationen über Pläne für den Urlaub ihrer Mitarbeiter verfügen. Es ist wichtig, sie so zusammenzustellen, dass der gleichzeitige Aufenthalt von Personen den Arbeitsprozess der Abteilung oder des gesamten Unternehmens nicht beeinträchtigt.
• Logbücher. Für die Aufzeichnung von Dokumenten sind viele Tagebücher erforderlich.
• Auf jeden Fall im Gange. Es umfasst: für die Arbeit, Einarbeitungsblätter mit den Anordnungen des Arbeitgebers, eine Kopie eines Personalausweises, ein ärztliches Untersuchungszeugnis, Kopien von Diplomen und einen Militärausweis.
• Berufsbeschreibungen. Sie beinhalten detaillierte Beschreibung Rechte und Pflichten der Arbeitnehmer.
• Regelungen zu Vergütung und Boni. Regulierung, auf deren Grundlage alle Löhne berechnet werden.

Es gibt noch viele weitere unterschiedliche Dokumente, die auch in Unternehmen vorhanden sind. Dies gilt jedoch bereits für bestimmte Dokumente.

Wer macht das normalerweise?

Diese Frage stellt sich vor allem in kleinen Organisationen. Normalerweise wird dies von einem Personalreferenten durchgeführt, da die Führung dieser Aufzeichnungen eine recht komplexe Aufgabe ist. Leider lässt sich nicht jede Führungskraft davon überzeugen, eine solche eigene Position in die Belegschaft einzuführen. Dabei wird die Personalführung häufig vom Hauptbuchhalter oder dem Manager selbst in Teilzeit wahrgenommen.

Dies geschieht in der Regel in kleinen Unternehmen, um Geld zu sparen. Und es macht keinen Sinn, eine zusätzliche Einheit für zwei oder drei Personen in das Personal einzuführen. IN in diesem Fall Das Schema sieht folgendermaßen aus: Der Manager registriert die Mitarbeiter und der Hauptbuchhalter zahlt ihre Gehälter. Das wichtigste Gesetz, das das Verhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber regelt, ist Arbeitsgesetzbuch RF. Er bestimmt die Rechte und Pflichten beider Parteien.

Prozessautomatisierung

Um die Buchhaltung im Unternehmen zu vereinfachen, muss sich der Manager um die Umsetzung eines speziellen Programms kümmern. Heutzutage solche Systeme große Menge, und sie sind alle einfach zu bedienen.

Ein weit verbreitetes Programm ist „1C: Unternehmen“. Es hilft, Daten zu organisieren. Fast alle Dokumente werden daraus automatisch gedruckt. Der Einsatz automatisierter Technologien vereinfacht den Buchhaltungsprozess selbst.

Nuancen für Einzelunternehmer und LLCs

Die Dokumentation sollte immer in Ordnung sein. Es ist wichtig, es richtig zu pflegen und zu lagern. In diesem Bereich sind mehrere Nuancen zu berücksichtigen:

• Wenn ein einzelner Unternehmer einen Mitarbeiter zum ersten Mal registriert, muss er in einigen Fällen den Registrierungsprozess durchlaufen Gebietskörperschaften im Status eines Arbeitgebers. Genauer gesagt in der Pensionskasse und der Sozialversicherungskasse. Für dieses Verfahren gelten bestimmte Fristen:
  • 10 Tage bei der Anmeldung bei der Sozialversicherungskasse;
  • 30 Tage zur Anmeldung bei der Pensionskasse.

  Die Anzahl der Tage wird ab dem ersten Tag der Einstellung der ersten Person gezählt. Geschieht dies nicht, drohen der Organisation hohe Geldstrafen.

• Der Vorgesetzte muss seine Mitarbeiter gegen Unterschrift mit allen behördlichen Unterlagen vertraut machen. Zu diesem Zweck werden spezielle Journale erstellt, in die Mitarbeiter nach der Lektüre der Dokumente unterschreiben. Beispielsweise muss die Organisation jeden Monat persönlich eine Gehaltsabrechnung vorlegen. In diesem Zusammenhang ist es ratsam, ein Buch zu erstellen, um deren Ausstellung zu registrieren. Das ist praktisch, denn im Falle eines Konflikts ist es die Unterschrift, die beweist, dass das Dokument ausgestellt wurde.

Mögliche Sanktionen für Unwissenheit

Liegen keine Personalakten vor, werden die Beamten nach dem Gesetz „Über Ordnungswidrigkeiten“ zur Rechenschaft gezogen. Ihnen droht ein Bußgeld:

• pro Beamter - in der Höhe von 1 bis 5 Tausend Rubel;
• für juristische Personen - von 30 bis 50 Tausend Rubel

Darüber hinaus kann die Tätigkeit der Organisation eingestellt werden bis zu 90 Tage. Im Wiederholungsfall kann der Manager disqualifiziert werden.

Wenn eine Organisation einer Inspektion durch Aufsichtsbehörden gegenübersteht, ist es wichtig, sich darauf vorzubereiten. Dazu müssen Sie Folgendes wissen:

• Aufsichtsbehörden müssen den Behörden das bevorstehende Verfahren mindestens drei Tage im Voraus mitteilen;
• die Überprüfung sollte zwanzig Tage nicht überschreiten;
• Sie haben keinen Anspruch auf eine Vor-Ort-Besichtigung ohne Aufsichtsperson.

Diese Art der Buchhaltung ist der Hauptbestandteil eines jeden Unternehmens. Dank der zuverlässigen Verwaltung können Sie daher viele Probleme vermeiden.

Heutzutage ist die Führung der Personaldokumentation ein sehr akutes Thema. Auf dem Territorium der Russischen Föderation gibt es besondere Rechtsvorschriften, nach denen die Führung solcher Aufzeichnungen erforderlich ist.

Liebe Leser! Der Artikel spricht über typische Lösungen Rechtsfragen, aber jeder Fall ist individuell. Wenn Sie wissen wollen, wie genau Ihr Problem lösen- Kontaktieren Sie einen Berater:

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Darüber hinaus kann ein Verstoß dagegen zu erheblichen Problemen führen.

Es gibt einige Besonderheiten bei der Führung solcher Aufzeichnungen, die von einer Reihe unterschiedlicher Faktoren abhängen. Eines der Grundprinzipien ist gerecht Rechtsstellung spezifische Organisation.

Beispielsweise muss die Führung von Personalakten in einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung in Übereinstimmung mit einer Reihe regulatorischer Dokumente erfolgen.

Genau deshalb optimale Lösung wird einen Spezialisten beauftragen, der über gewisse Erfahrung in der Führung solcher Aufzeichnungen verfügt. Dadurch können Bußgelder der Arbeitsaufsichtsbehörde vermieden werden.

Grundlegende Momente

In jeder Art von Unternehmen ist es unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter unbedingt erforderlich, Personalakten zu führen. Es gibt eine Reihe von Pflichten des Arbeitgebers, diese aufrechtzuerhalten.

Unabhängig davon ist zu beachten, dass eine solche Buchhaltung je nach Art der Organisation selbst eine Reihe von Merkmalen aufweist. und muss in dieser Buchführung reflektiert durchgeführt werden.

Der Arbeitsplan beinhaltet die Führung von Arbeitsbüchern gemäß bestimmten Feinheiten und Besonderheiten des Verfahrens.

Es gibt viele verschiedene Anweisungen, die bei der Durchführung bestimmter Transaktionen innerhalb einer Organisation ordnungsgemäß ausgeführt werden müssen.

Auch hier wäre es am besten, diese im Voraus zu klären. Nur so können viele Schwierigkeiten und Schwierigkeiten vermieden werden.

Was ist das

Unter Personalakten versteht man die Dokumentation verschiedener Vorgänge im Zusammenhang mit der Aufnahme und Arbeit offiziell beschäftigter Mitarbeiter.

Darüber hinaus müssen solche Aufzeichnungen nicht nur beim Unternehmen, sondern auch beim einzelnen Unternehmer aufbewahrt werden.

Folgende Punkte sollten sich heute in der Personalakte angemessen widerspiegeln:

• Dokumentation des Empfangs;
• Bewegung von Mitarbeitern zwischen Positionen innerhalb der Organisation;
• Entlassung;
• andere.

Diese Aufzeichnungen müssen auf der Grundlage der primären Personaldokumentation sowie besonderer Arbeitsnormen geführt werden.

Um Aufzeichnungen fehlerfrei zu führen, benötigen Sie ein ziemlich umfangreiches Wissen. Dabei geht es zunächst einmal um Wissen Arbeitsrecht sowie Formate verschiedener Personaldokumente und mehr.

Mangels entsprechender Erfahrung ist die Beauftragung einer qualifizierten Fachkraft erforderlich.

Denn die Unfähigkeit, die Personaldokumentation zu führen, kann zur Verhängung hoher Bußgelder führen. Besonders betrifft es .

Diese müssen zwangsläufig verschiedene Aspekte widerspiegeln, die in direktem Zusammenhang mit der Entlassung stehen. Für die Zusammenstellung und Pflege solcher Bücher wurde ein bestimmter Algorithmus etabliert.

Zu welchem ​​Zweck wird es durchgeführt?

Personalakten als solche werden von geführt für verschiedene Zwecke. Auf diese Weise wird es möglich sein, eine ziemlich umfangreiche Liste verschiedener Probleme zu lösen.

Die Hauptaufgaben, die mit Hilfe qualifizierter Personalarbeit gelöst werden können, sind folgende:

Neben den Hauptaufgaben, die der Personaldienst löst, gibt es noch eine Reihe unterschiedlicher Zusatzbereiche, in denen ebenfalls gearbeitet wird.

Zu diesen Bereichen zählen heute:

Gleichzeitig die Aufgaben Personalabteilung kann je nach vielen verschiedenen Nuancen und den Besonderheiten des Unternehmens selbst erheblich variieren.

Neben der Hauptaufgabe der Führung der Personalakten kann diese Einheit weitere Weisungen der Geschäftsführung ausführen.

In jedem Fall ist alles rein individuell. Es ist jedoch wichtig zu bedenken, dass die Liste der Rechte und Pflichten auch die vom Management zugewiesenen Aufgaben enthalten muss.

Es gibt eine Reihe von Einschränkungen, die der Ausübung dieser Art von Tätigkeit auferlegt werden. Sie müssen sich auf jeden Fall im Voraus mit allen vertraut machen. Dies wird viele verhindern Problemsituationen weiter.

Dieses Dokument enthält eine umfangreiche Liste von Posten, innerhalb derer die Buchhaltung geführt werden muss.

Es ist wichtig zu beachten, dass dieser Prozess nicht nur die Einhaltung der Normen des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation, sondern auch einer Reihe anderer Regulierungsdokumente impliziert. Zum Beispiel der Registrierungsprozess Arbeitsmappe wird durch einen separaten NAP geregelt.

In den meisten Unternehmen ist die Hauptaufgabe, die HR-Mitarbeiter lösen müssen, präzise.

Dies ist in der Regel dann erforderlich, wenn ein Mitarbeiter eingestellt oder entlassen wird.

Der wichtigste NAP, in dessen Rahmen Arbeitsunterlagen ausgefüllt werden müssen, ist: Er umfasst alle Aspekte der Führung von Unterlagen.

Unabhängig davon ist zu beachten, dass das Arbeitsrecht die Erstellung einer Reihe ziemlich spezifischer Dokumente erfordert.

Dies gilt zunächst einmal, wie auch für viele andere Papiere.

Unabhängig davon ist zu beachten, dass solche Dokumente neben dem korrekten Ausfüllen auch für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Dieser Prozess weist viele verschiedene Merkmale auf.

Darüber hinaus sind Kenntnisse des Arbeitsrechts nicht nur für den Personalmitarbeiter selbst, sondern auch für einen normalen Arbeitnehmer, der sich um eine Stelle bewirbt, erforderlich.

Denn auf diese Weise ist es möglich, die Einhaltung Ihrer Rechte selbstständig zu überwachen.

Wenn ein Bürger glaubt, dass seine Rechte in irgendeiner Weise verletzt werden, benötigt er entweder eine Arbeitsaufsichtsbehörde. Das Arbeitsrecht ist umfangreich und es lohnt sich, bei Bedarf rechtlichen Rat einzuholen.

So führen Sie selbst Personalakten in einer LLC von Grund auf

Der Prozess der selbstständigen Führung von Personalakten in einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung ist mit einigen Besonderheiten verbunden.

Es gibt eine ganze Reihe unterschiedlicher Feinheiten und wichtiger Einzelpunkte.

Wenn außerdem aus irgendeinem Grund keine Erfahrung mit der Führung solcher Aufzeichnungen vorhanden ist, ist es besser, sich an Spezialisten zu wenden. Denn zum Beispiel dürfen beim Ausfüllen von Arbeitsbüchern keine Fehler gemacht werden.

Dementsprechend ist auch das Ausfüllen weiterer Personaldokumente mit gewissen Besonderheiten verbunden.

Ähnlich verhält es sich mit . Solche Dokumente müssen im Rahmen des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation erstellt werden.

Wenn aus irgendeinem Grund keine Möglichkeit besteht, einen qualifizierten Personalarbeiter einzustellen, müssen Sie zunächst folgende Fragen berücksichtigen:

• wo soll ich anfangen;
• Schritt-für-Schritt-Anleitung;
• Ausführung von Dokumenten;
• welche Zeitschriften werden bei der Büroarbeit verwendet;
• Nuancen für Einzelunternehmer.

Wo soll ich anfangen?

Es wird möglich sein, Personalakten zu führen verschiedene Wege. An dieser Moment Es gibt viele verschiedene Punkte, die direkt mit diesem Verfahren zusammenhängen.

Für diesen Typ gibt es mehrere Möglichkeiten:

• Aufbau eines Personaldienstes, Einstellung einer qualifizierten Fachkraft;
• die Verwaltung der Personalakten einer Sekretärin oder einem Buchhalter übertragen;
• Zusammenarbeit mit .

Es ist oft schwierig, die Personalakten selbst zu führen. Wenn Sie vorhaben, Personalakten selbst zu führen, sollten Sie unbedingt mit der Planung beginnen.

Daher müssen einige wichtige Punkte für die Organisation festgelegt werden:

• wie viele Mitarbeiter und welche Qualifikationen sollen eingestellt werden;
• Für verschiedene Kategorien von Arbeitnehmern werden bestimmte Anforderungen festgelegt.
• wie man neue Mitarbeiter anzieht;
• Welche Kosten fallen an?

Nachdem alle oben genannten Punkte geklärt sind, ist es notwendig, sich mit dem Rechnungslegungsverfahren sowie der Liste der in diesem Fall erforderlichen Unterlagen vertraut zu machen.

Letzterem muss besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden. Denn das Vorhandensein von Fehlern kann viele schwierige Momente verursachen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Sie müssen damit beginnen, den Dokumentenfluss entsprechend zu organisieren. Dies betrifft vor allem Folgendes:

örtlichen Vorschriften:

1. Regeln zur Aufrechterhaltung interner Vorschriften im Unternehmen.
2. Grundlegende Bestimmungen zur Arbeit.
3. für jede Mitarbeiterkategorie.
4. Vorschriften zum Arbeitsschutz.
5. Andere.

• für jeden Mitarbeiter wird separat eine Besetzungstabelle erstellt;
• Personalbesetzung wird erstellt;
• Für Abschlüsse mit Mitarbeitern werden Standardformulare erstellt;
• persönliche Mitarbeiterkarten werden im Formular Nr. T2 ausgestellt;
• Standardbestellungen.

Tatsächlich basieren die Personalakten in jedem Unternehmen auf der oben genannten Liste von Dokumenten. Und das nicht nur bei LLCs, sondern auch bei anderen Arten.

das gilt auch für Einzelunternehmer. Die Anforderungen hierfür sind nicht so schwerwiegend, aber sie sind auch festgelegt.

Typische Fehler sollten Sie in diesem Fall nach Möglichkeit vermeiden. Denn dies kann zu erheblichen Problemen und Fragen seitens der Arbeitsaufsichtsbehörde führen.

Ausführung von Dokumenten

Alle Dokumente, die für die Personalakte erstellt werden müssen, lassen sich je nach Art der Registrierung in zwei Arten einteilen:

Es ist auch wichtig zu beachten, dass für die zweite Art von Dokument möglicherweise inhaltliche Anforderungen gelten.

Video: So registrieren Sie einen Mitarbeiter

Auch hier ist es unbedingt erforderlich, eine vorläufige Prüfung der für diesen Moment maßgeblichen Gesetzesdokumente durchzuführen. Dadurch werden Verstöße verhindert und andere Probleme vermieden.

Welche Zeitschriften werden bei der Büroarbeit verwendet?

Bei der Büroarbeit müssen spezielle Zeitschriften verwendet werden.

Eine Standardliste davon würde Folgendes umfassen:

• Abrechnung ein- und ausgehender Dokumente;
• gesendete Informationen;
• eingehende und ausgehende Korrespondenz;
• andere.

Die vollständige Liste der verwendeten Zeitschriften kann je nach Tätigkeitsbereich des Unternehmens sowie einer Reihe anderer Faktoren unterschiedlich sein.

Sie müssen sich mit allen im Voraus vertraut machen. Dadurch können Sie viele Schwierigkeiten und Schwierigkeiten vermeiden.

Nuancen für Einzelunternehmer

Die allgemeine Definition besagt, dass Personalaktenverwaltung der Prozess der Registrierung und Pflege von Personaldokumenten ist. Dieses Thema ist sowohl für Einzelunternehmer als auch für juristische Personen relevant. Die Erstellung von Dokumenten unterliegt strengen gesetzlichen Standards und die beschriebenen Regeln müssen von allen Führungskräften und Personalabteilungen in Unternehmen berücksichtigt werden. Mit Hilfe der Personalaktenverwaltung wird es möglich sein, den Personalverwaltungsprozess zu optimieren, die Arbeit jedes Teams zu organisieren und das Meldeverfahren zu vereinfachen.

Was ist Personalaktenverwaltung?

Zu den Grundlagen der Personalaktenverwaltung gehört der gesamte Prozess der Erstellung, Ausfüllung und Berichterstattung über das im Unternehmen tätige Personal. Jedes ausgestellte Dokument hat Rechtskraft, auch wenn es auf Antrag eines Mitarbeiters erstellt wurde. Die Personalproduktion wird häufig von der Personalabteilung durchgeführt, zu deren Aufgaben folgende Personalarbeit gehört:

• Lohn-und Gehaltsabrechnung;
• Registrierung von Urlaub und Krankheit;
• Registrierung von Zertifikaten.

Ziele und Ziele

Aufgaben und Ziele dieser Personalabteilung:

Arbeitsrichtung	Mitarbeiteraufgaben
Buchhaltung, Registrierung, Kontrolle	Führen von Aufzeichnungen über die Anzahl der Mitarbeiter, Einstellungen und Entlassungen
Arbeitsordnung	Kennenlernen der Aufgaben, Arbeitsplatzwahl, Räumlichkeiten
Koordination, Training	Durchführung von Kursen, Schulungen, Fortbildungen, Umschulungen, Überprüfung der Leistungsergebnisse
Arbeiten Sie mit Dokumenten	Die Spezialisten dieser Abteilung sind mit der Zusammenstellung von Papieren, Büchern, Arbeitsplänen, der Führung eines Registers und der Berichterstattung beschäftigt
Organisation	Organisieren von Aktivitäten gemäß den Anweisungen

Gesetzliche Regelung

Die Personalarbeit wird durch eine Reihe von Regelungen geregelt Regulierungsgesetze, Anordnungen und ein Regelwerk auf regionaler oder staatlicher Ebene. Die Nichteinhaltung der im Regulierungsrahmen festgelegten Anforderungen stellt einen Verstoß dar. Grundregeln für die Durchführung der Personalproduktion:

• staatliche Stellungüber Arbeitsbücher (2003);
• Regeln der Büroarbeit und des Dokumentenmanagements von 2009;
• Bundesanweisungen zur Führung von Aufzeichnungen über Mitarbeiter;
• allgemeine Anforderungen, die auf Anordnung der Ministerien genehmigt werden.

Gesetzlicher Rahmen des Unternehmens

Jedes Unternehmen verwendet eine Reihe von Dokumentationen, die die Arbeit des gesamten Personals regeln. Der Transport von Dokumenten und deren Vorbereitung erfolgt gemäß den oben vorgeschriebenen Anweisungen und rechtlichen Rahmenbedingungen. Der rechtliche Rahmen des Unternehmens gliedert sich in fünf wesentliche Kategorien und wird durch die unternehmensinternen Regelungen geregelt:

• Satzung des Unternehmens;
• Arbeitsplan;
• Standards zum Schutz personenbezogener Daten;
• Arbeitsschutz (geregelt durch die Bundesarchivverordnung);
• Arbeitsplan des Personals (und Dokumente zur Personalausstattung).

Personaldokumentfluss in der Organisation

Einheitliche Papierbuchhaltungssysteme in Unternehmen sind in drei Hauptkategorien unterteilt, darunter interne Vorschriften, Personal- und Lohnvorschriften. Die erste Kategorie umfasst die Verteilung von Papieren gemäß dem Urlaubsplan und das Ausfüllen von Dokumenten zum Arbeitsplan. Der zweite Absatz ist globaler und enthält Bestimmungen zur Erstellung von Verträgen und Rechnungslegungsgrundsätzen. Die Lohnordnung regelt alle Fragen rund um die Auszahlung von Lohn, Prämien, Krankenurlaub, Urlaubsgeld und Abfindung bei Kündigung.

Personalbesetzung gemäß Formular T-3

Die Besetzungstabelle im Formular T-3 ist ein einheitliches Papier, das die gesamte Personalstruktur eines Unternehmens oder Unternehmens beschreibt. Die Spalten enthalten Daten zum vollständigen Namen, zur Position des Mitarbeiters und zur Abteilung, in der er registriert ist. Nach behördlichen und gesetzlichen Vorgaben ist dort das offizielle Gehalt eines Facharztes vorgeschrieben. Jede Änderung im Registrierungsprozess muss von der Buchhaltung in dieser Besetzungstabelle im T3-Formular registriert werden. Die Füllanleitung enthält immer Empfehlungen für jede Spalte. Insgesamt enthält das Dokument 5 Informationspunkte.

Arbeitsplan

Ein Arbeitsplan ist ein Dokument, das den Tagesablauf eines Spezialisten genehmigt. Der Zeitplan des Managers wird durch den Dokumentenfluss geregelt. Es enthält Punkte zur Notwendigkeit, eine Inspektion gemäß den geltenden Rechtsvorschriften durchzuführen, zu Mittag- und Pausenzeiten sowie zur Berichterstattung. In einigen Unternehmen verlangt der Sachbearbeiter, dass jede Woche oder jeder Monat ein Bericht erstellt wird (das Dokument muss nach Überprüfung durch die Unterschriften des Mitarbeiters und des Sachbearbeiters bestätigt werden). Für die zukünftige Arbeitsperiode werden ein Plan und ein Zeitplan erstellt. Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter werden erfasst.

Arbeitsvertrag

Ein Arbeitsvertrag ist ein zivilrechtliches Dokument, das zwischen einem zukünftigen Arbeitnehmer und einem Arbeitgeber geschlossen wird. Standardformulare für diese Art von Dokument werden nicht bereitgestellt, und die Vereinbarung wird in freier Form unter Angabe der Qualifikation (Position) und der Beschäftigungsdauer ausgefüllt. Dort wird auch das gewünschte Ergebnis geschrieben. Laut Rechtsnormen ist diese Art von Dokument einem Vertragsdokument sehr ähnlich, da es das Endergebnis der Arbeit und nicht deren Struktur vorschreibt. Um Mitarbeiter zu entlassen, müssen Sie nur bis zum Vertragsende arbeiten.

Personalaufträge

Die Wiedereinstellung von Mitarbeitern und die Einstellung von Fachkräften erfolgt nach Personalauftrag. Diese Art von Dokument schreibt die Ernennung von Personal zu Positionen und andere abteilungsübergreifende Bewegungen von Spezialisten vor. Mitarbeiter der Personalabteilung und Führungskräfte sind an der Erarbeitung von Weisungen und Aufträgen beteiligt. Lokale Entscheidungen werden von Unternehmensleitern/Administratoren getroffen. Aufträge haben eine einheitliche Form, sie wird durch den Rechtsrahmen festgelegt. Je nach Aufbewahrungsdauer müssen die Unterlagen in der Buchhaltung oder in der Personalabteilung bis zu fünf Jahre oder länger (je nach Auftragsart) aufbewahrt werden.

Berufsbeschreibungen

Stellenbeschreibungen sind ein Dokument, das die Verantwortlichkeiten der Parteien (Arbeitnehmer und Arbeitgeber) vorschreibt und auch Angaben zu den Weisungen und Verantwortlichkeiten einer bestimmten Fachkraft in ihrer Position enthält. Sie werden durch das Siegel der Organisation und die Unterschrift der verantwortlichen Person bestätigt. Zur Vervollständigung dieses Dokuments sind drei Kopien erforderlich. Einer verbleibt in der Personalabteilung, der andere beim Leistungsträger selbst und der dritte beim Manager oder Administrator einer bestimmten Abteilung. Ziel dieser Verordnung ist die Optimierung der Personalmanagementprozesse im Unternehmen.

So organisieren Sie die Büroarbeit in der Personalabteilung

Die ordnungsgemäße Verwaltung von Personalakten erfordert ein hohes Maß an Verantwortung. Die Mitarbeiter der Personalabteilung müssen sicherstellen, dass die Unterzeichnungsdaten korrekt sind. Sie können die Führung von Arbeitsbüchern und anderen Personaldokumenten Outsourcing-Unternehmen anvertrauen. Verantwortlichkeiten der HR-Mitarbeiter:

• Erstellen Sie einen Arbeitsplan und eine Buchhaltungsdokumentation für Urlaub.
• Dokumente zum Arbeitsschutz erstellen (erforderlich für Regierungsbehörden);
• Aufträge vorbereiten und erteilen;
• Führen Sie Gehaltsabrechnungen durch und kontrollieren Sie die Auszahlung von Prämien.

Interner HR-Service

Eine Vollzeit-HR-Dienstleistung liegt dann vor, wenn die gesamte Buchhaltung und der gesamte Papierkram nur von angestellten Vollzeitkräften der Personalabteilung erledigt wird. Diese Art der Dokumentenverwaltung ist für Unternehmen und Unternehmen mit einer Belegschaft von 20 bis 30 Personen relevant. Staatliche Normen erfordern ansonsten die strikte Einhaltung der Form aller Anordnungen und sonstiger Auflagen juristische Person kann mit einer Geldstrafe rechnen. Im Dienstleistungssektor, in dem eine juristische Person bis zu 30 Mitarbeiter beschäftigt, ist es rentabler, die Dienste von Outsourcing-Unternehmen in Anspruch zu nehmen.

Gewinnung von Spezialisten eines Outsourcing-Unternehmens für Personalarbeit

Durch die Einstellung von HR-Spezialisten eines Outsourcing-Unternehmens können Sie Geld sparen und die Gesamtzahl der Mitarbeiter reduzieren. Unabhängige Spezialisten führen den gesamten Umfang der notwendigen Arbeiten zur Auftrags- und Terminerstellung durch. Sie führen außerdem ein spezielles Tagebuch und regeln den Arbeitsablauf jedes Spezialisten im Unternehmen. Das Outsourcing der Personalverwaltung zeichnet sich dadurch aus, dass eine juristische Person über keine eigene Personalabteilung verfügt, sondern diese Aufgabe gegen ein angemessenes Entgelt einem separaten Team anvertraut.

Personalabrechnung von Grund auf Schritt für Schritt

Für die Dokumentation der Personalabteilungsdokumente sind Büroausstattung und Büroausstattung erforderlich. Es ist wichtig, einen starken Safe zu haben. In der Anordnung ist ein Leiter des Dokumentenmanagementsystems zu benennen. Danach werden innere Akte gebildet. Für jeden Mitarbeiter im Unternehmen muss ein separater Ordner erstellt werden, in dem sein Arbeitsbuch gespeichert wird. Die Verwaltung der Personalakten erfordert die Aufbewahrung dieser Dokumentation während der gesamten Tätigkeit der Fachkraft in der Position. Während der gesamten Tätigkeit der Abteilung werden Informationen in Bücher eingetragen und Aufträge erstellt.

Anforderungen an HR-Mitarbeiter

Die Personalverwaltung ist ein relativ komplexer Prozess, der bestimmte theoretische und praktische Fähigkeiten erfordert. Normative Basis für diese Stelle enthält eine Liste der Bedingungen, unter denen eine Fachkraft diese Stelle besetzen kann. Bildungseinrichtungen Es gibt kein separates Profil, wie z. B. Personalaktenverwaltung. Für Tätigkeiten im Personalbereich eignen sich Führungskräfte und Administratoren. Daher stellen Arbeitgeber Personen mit einer juristischen Ausbildung, Informationssicherheit oder Dokumentenmanagement ein.

Rechte und Pflichten eines Personalreferenten

Die erste Pflicht solcher Beamten besteht darin, Bescheid zu wissen Rechtsrahmen, Einhaltung etablierter Rechnungslegungsvorschriften. Die Artikel und Bundesgesetze, die bei der Führung von Personalakten befolgt werden sollten, wurden oben angegeben. Der Personalverantwortliche hat das Recht, Informationen von Mitarbeitern zu erhalten, persönliche Ordner einzusehen und das Buchhaltungsbuch einzusehen ( Löhne). Zu den Befugnissen von Spezialisten in diesem Profil gehören das Anbringen von Unterschriften und die Zusammenarbeit mit Arbeitgebern zur Verbesserung der Personaleffizienz.

Führen von Personalakten

Heutzutage werden Personalakten sowohl in schriftlicher als auch in digitaler Form geführt. Die Dokumentation wird von autorisierten Mitarbeitern persönlich unterzeichnet. Zur Pflege der Dokumentation werden staatliche Standards verwendet, die alle Vorlagen und Formulare vereinheitlichen. Es ist notwendig, die Standards GOST R 6.30-2003 und GOST R 7.0.8-2013 zu berücksichtigen. Wichtige Papiere werden in speziellen Ordnern oder Metalltresoren aufbewahrt. Je nach Tätigkeitsbereich und Unternehmensgröße müssen Spezialisten unterschiedliche Anforderungen an die Häufigkeit der Berichterstattung einhalten.

Suche und Registrierung von Personal

Bevor Sie Mitarbeiter registrieren, müssen Sie zunächst Fachpersonal finden, das strenge Kriterien erfüllt (sie müssen sich auf die Besonderheiten der Arbeit beziehen). Dazu nutzen sie spezialisierte Büros, Agenturen, Jobsuchseiten, Arbeitsämter oder private Anzeigen in Zeitungen, Medien und Websites. Anschließend werden die obligatorischen Personalunterlagen erstellt, die Anmeldung durchgeführt und ein Arbeitsvertrag bzw. Arbeitsvertrag unterzeichnet.

Einstellungsphasen

Das Verfahren zur Anmeldung von Personen für Stellen beginnt mit der Eingabe der Daten des Bewerbers in ein spezielles Journal. Im Abrechnungsblatt werden Informationen über Berufserfahrung, Betriebszugehörigkeit und bisherige Position erfasst. Nach der Genehmigung wird eine Anordnung zur Ernennung einer Person auf eine bestimmte Stelle erstellt. Die letzte Etappe Es handelt sich um die Bildung eines persönlichen Ordners, die Erstellung einer Akte in einem Unternehmen oder einer Abteilung. Der Vertrag regelt die Aufgaben und das Gehalt der ausgeübten Position.

Persönliche Karten und die Erstellung einer Personalakte eines Mitarbeiters

Zu den Arten von Personaldokumenten gehört die Personalkarte eines Mitarbeiters. Es enthält alle Informationen bzgl Familienstand Dort ist der vollständige Name, ein Foto eingeklebt und das Geburtsdatum vermerkt. All dies wird von Arbeitgebern durchgeführt, um ein Datenpaket über jeden Mitarbeiter des Unternehmens zu erstellen. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte ist laut Gesetz nicht möglich. Für die Abwicklung persönlicher Geschäfte werden Ordner, Schränke oder sogar Metalltresore verwendet (je nach Ausstattungsniveau des Firmenbüros).

HR-Zeitschriften

Gedruckte Papierprodukte helfen, die Berichterstattung zu systematisieren und den Dokumentenfluss zu vereinfachen. Die Dokumentation in Form von Zeitschriften für die Büroarbeit umfasst folgende Arten:

• um Dokumente und Papiere zu kontrollieren, die an ein Unternehmen oder Unternehmen geliefert werden;
• zur Zeitkontrolle, Zeiträume von Geschäftsreisen;
• um etwaige Notizen und Aussagen zu kontrollieren;
• Aufzeichnungen, um die Sicherheit der Arbeitsaufzeichnungen zu gewährleisten.

Führen von Arbeitsunterlagen

Die Personalaktenverwaltung verpflichtet Fachkräfte zur Führung von Arbeitsakten. Alle Aufzeichnungen werden aufbewahrt, wenn eine Person offiziell im Unternehmen registriert ist. Bei der Entlassung erhält der Arbeitnehmer ein Arbeitsbuch. In dieser Dokumentation werden alle Änderungen bezüglich Position und Auszeichnungen festgehalten. Die Schulung zur Personalaktenverwaltung von Grund auf beinhaltet obligatorische Punkte zur korrekten Ausführung von Arbeitsbüchern. Etwaige Fehler werden von Mitarbeitern der Personalabteilung korrigiert. Wenn sie entdeckt werden, können Spezialisten wegen eines Verwaltungsverstoßes angeklagt werden.

Systematisierung und Speicherung von Dokumenten

Für die Prüfung und Aufbewahrung von Dokumenten wurden gesonderte gesetzliche Regelungen geschaffen. Es ist wichtig, Artikel 17 des Bundesgesetzes über die Führung von Archiven zu erwähnen. Darin heißt es, dass die Führung von Unternehmen und Unternehmen für die Sicherheit der Archivdokumentation für den erforderlichen Zeitraum sorgen muss. Die Speicherdauer ist gesetzlich vorgeschrieben und richtet sich nach den staatlichen Standards. Um die Integrität der Papierdokumentation zu gewährleisten, werden feuerfeste Metalltresore und -schränke verwendet.

Bei Bedarf werden Daten aus Dokumenten an den Staatlichen Statistikausschuss übermittelt Russische Föderation. Die Automatisierung und Digitalisierung des Papierumlaufs ist einer der vorrangigen Bereiche bei der Optimierung des Personalarbeitsprozesses. Heute Großer Teil Die Berichterstattung erfolgt nicht in Papierform. Dies entbindet Unternehmensleiter und Manager nicht von ihrer Verantwortung, das Archiv ein, drei, fünf oder mehr Jahre lang aufzubewahren.

Elektronische Personalakten

Bei der Verwendung elektronischer Personalakten ist es aufgrund des Gesetzes zum Schutz personenbezogener Daten wichtig, die Bedingungen der Dokumentensicherheit einzuhalten und den Zugriff auf das Archiv zu beschränken. Die elektronische Dokumentationserfassung hat eine Reihe von Vorteilen:

1. schneller Zugriff auf Dokumente;
2. Dateien mit Passwörtern schützen;
3. es besteht keine Notwendigkeit, Safes zur Aufbewahrung von Papieren zu kaufen;
4. Platzersparnis im Büroraum – 10.000 Dokumente oder mehr können auf der Festplatte gespeichert werden;
5. Sparen Sie Zeit – Sie können jedes Dokument in 1–2 Minuten unterschreiben und im Festplattenarchiv Ihres Computers finden.

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